Ärende 26 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor
Tjänsteskrivelse 1 (1) 2015-10-01 KS 2015.0184 Handläggare Karin Jirénius Kommunstyrelsen Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 2008-05-26 101) ska varje myndighet redovisa sitt arkiv i en översiktlig beskrivning som ska visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som är av betydelse ur arkivsynpunkt, arkivvårdens organisation samt principer för bevarande och gallringsbeslut. Arkivbeskrivningen ska fortlöpande revideras. Arkivbeskrivningen för kommunstyrelsens ledningskontor har reviderats avseende ny organisation från den 1 september 2015 och nya arkivredogörare. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 1 oktober 2015 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor den 1 oktober 2015 Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor. Karin Jirénius Kommunsekreterare Expedieras till Kommunarkivet
Tjänsteskrivelse 2015-10-01 KS 2015.0184 Handläggare: Karin Jirénius Arkivbeskrivning för kommunstyrelsens ledningskontor Verksamhet Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet och kommunala företag i enlighet med vad som framgår av kommunallagen. Vidare ska kommunstyrelsen uppmärksamt följa frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen ska även fullgöra uppgifter som fullmäktige beslutat eller som framgår av lag. Organisation Kommunstyrelsen har 13 ledamöter och 13 ersättare. Under kommunstyrelsen finns arbetsutskottet som ansvarar för personalpolitiken, näringslivsfrågor samt är budgetberedning. För att verkställa fattade beslut och utarbeta beslutsunderlag finns en förvaltningsorganisation, kommunstyrelsens ledningskontor. Kontoret består av kommunledning samt fyra avdelningar; ekonomiavdelningen, kansliavdelningen, personalavdelningen och utvecklingsavdelningen. Under ekonomiavdelningen finns budget- och uppföljningsenheten, redovisningsenheten och upphandlingsenheten, under personalavdelningen finns bemanningsenheten och kommunikationsenheten, samt under utvecklingsavdelningen finns ITenheten. Historik 1991-1992 Kommunkansliet, ekonomikontoret, personalkontoret, planeringskontoret och servicekontoret samlas under en förvaltning kommunstyrelsens ledningskontor. Den nya organisationen består av stab/juridik, kansliavdelning, g:\kansliavdelningen\ks\kallelser\ks 2015\ks 2015-12-18\underlag\arkivbeskrivning för ks ledningskontor 2015.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO 691 83 KARLSKOGA Fakturahantering 0586-610 00 kommunstyrelsen@karlskoga.se 12 27 80-0 BESÖKSADRESS Box 50755 TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan 2-4 202 71 MALMÖ 0586-530 50 www.karlskoga.se 212000-1991
2015-10-01 2 (4) ekonomiavdelning, planeringsavdelning, personalavdelning, AR/ADB-avdelning och näringslivsavdelning. 1992 Arkivfrågorna läggs under ekonomiavdelningen. 1993 Inrättades en arbetsmarknadsenhet inom förvaltningen. 1993 Controllerfunktionen flyttas från ekonomiavdelningen till att bli direkt underställd kommundirektören. 1994 Den 1 februari underställs staben kommundirektören. 1995 Lovisa ADB-utbildning övergår till barn- och utbildningsnämnden. 1995 Ett miljöutskott inrättas under kommunstyrelsen 1995 Personalutskottet avskaffas. Uppgifterna överförs till kommunstyrelsen och/eller dess arbetsutskott. 1995 Det inrättas en finansförvaltning inom ekonomiavdelningen. 1995 Servicenämnden övertar ledningskontorets uppgift att agera hyresvärd mot andra avseende kommunens lokaler. 1995 Ansvar och resurser för turistfrågor och allmän information, inklusive konsumentvägledning, överförs från den 1 oktober till kultur- och fritidsnämnden. 1997 CLL/Komvux överförs till kommunstyrelsen från barn- och utbildningsnämnden. 1998 Från Teknisk service överförs mark- och exploateringsavdelningen. 2001 Servicenämnden upphör. Verksamheterna läggs direkt under kommunstyrelsen och organiseras i en avdelning för kost och en för kommunteknik, som innefattar städ-, fastighet-, gatu/trafik- och parkavdelning. 2001 Arbetsmarknadsenheten och CLL/Komvux läggs samman till en avdelning under KS ledningskontor. 2002 Miljöutskottet under kommunstyrelsen ersätts av miljöberedningen under kommunfullmäktige. 2004 Från och med 1 april flyttas CLL/Komvux från kommunstyrelsen till barn- och utbildningsnämnden.
2015-10-01 3 (4) 2004 Kommunteknik som avdelning upphör. Fastighetsverksamheten blir en sektion under ekonomiavdelningen, gatu- och parkverksamheten blir en egen avdelning och kostavdelningen blir en egen nämnd i samarbete med Degerfors. 2005 Städverksamheten överförs från kommunstyrelsen till folkhälso- och kostnämnden. 2006 Personal- och ekonomiavdelningarna centraliseras till kommunstyrelsen från och med den 1 maj. 2007 - En ledningsstab för tillväxt och utveckling inrättas, där en ny verksamhetscontroller och en utvecklingschef anställs. Gatu- och parkavdelningen samt fastighetsavdelningen flyttas till den nya samhällsbyggnadsnämnden vid årsskiftet 06/07. 2008 Bemanningsenheten bildas som ett projekt under personalavdelningen. Redovisningsgruppen flyttar från KShuset och budgetgruppen flyttar in i KS-huset. 2009-2010 Löneenheten och budgetgruppen flyttar in i KS-huset. IT-avdelningen flyttas från KS-huset till Skrantahöjdsvägen 35, men är kvar som en del av KS ledningskontor. 2011 Bemanningsenheten permanentas under personalavdelningen. 2012 Löneenheten flyttas till Kristinehamns kommun. Tjänsten som förvaltningschef inrättas. 2013 Upphandlingsenheten flyttas från ekonomiavdelningen till kansliavdelningen den 1 februari. Tjänsten som informatör för kommunstyrelsens ledningskontor flyttas till kansliavdelningen. Tjänsten som förvaltningschef tas bort. 2015 Upphandlingsenheten flyttas från kansliavdelningen till Ekonomiavdelningen den 1 september. Kommunikationsenheten samlas under personalavdelningen. IT-avdelningen ändras till en enhet under utvecklingsavdelningen. Växel/reception flyttas från IT-avdelningen till
2015-10-01 4 (4) kansliavdelningen. Ytterligare förändringar avseende tjänsters tillhörighet till olika avdelningar har förändrats. Viktigare handlingstyper Från verksamheten finns bevarat protokoll, diarier, diarieförda handlingar, informationsbroschyrer och tidningar, personalakter, bokslut och årsredovisningar, budgethandlingar, grund- och huvudbokföring, förteckning över förtroendemän samt egenproducerad statistik. Gallringsbeslut Gallring ska ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen, för respektive avdelning. Sekretess Sekretess tillämpas främst i följande fall Upphandlingsärenden, OSL 19 kap 3 Affärsförbindelse med myndighet, OSL 31 kap 16 Personalsocial verksamhet, OSL 39 kap 1 Personaladministrativ verksamhet i övrigt, OSL 39 kap 2 Arkivansvar Arkivansvarig är kommundirektören. Arkivredogörare är: Huvudregistrator för kansliavdelningen Redovisningschef för ekonomiavdelningen Upphandlingschef för upphandlingsenheten Pensionshandläggare för personalavdelningen Webbredaktör för kommunikationsenheten Verksamhetsutvecklare för utvecklingsavdelningen IT-konsulent för IT-enheten