Verksamhetsrapport Tertial 2 2012 Servicesektorn
2(13) Innehållsförteckning 1 Verksamhetsöversikt... 3 2 Sammanfattning... 4 3 Volymer... 6 3.1 Måltidsservice... 6 4 Måluppföljning... 7 4.1 Strategiska förutsättningar... 7 4.2 Hållbar utveckling... 8 4.3 Valfrihet... 9 5 Ekonomi... 10 5.1 Utfall för hela sektorn... 10 5.2 Nettokostnad per verksamhet... 10 5.3 Kommentarer till utfall och prognos... 10 6 Personal... 12 6.1 Anställda... 12 6.2 Antal arbetade timmar... 12 6.3 Sjukfrånvaro... 12
3(13) 1 Verksamhetsöversikt Bakgrund FM service bildades våren 2008 för att kommunen skulle kunna ebjuda maximal service till medborgarna. Dåvarande kommunledning ansåg att en intern stödfunktion baserad på Facility Management konceptet skulle vara en framgångsfaktor. 21 Augusti 2012 bytte sektorn namn till Servicesektorn. Visionen för sektorn är: Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Många vill jobba inom service sektorn och kringkommuner vill gärna köpa service av oss. Sektorns uppdrag är att Leverera kostnadseffektiv service som ökar nyttan i kärnverksamheterna Ansvara för servicekatalogen Arbeta i stödprocesserna och med drift/produktion Sektorn är organiserad enligt nedan:
4(13) 2 Sammanfattning Sammanfattning av Servicesektorns resultat och måluppföljning för tertial 2, 2012. Måluppföljning Vad gäller måluppföljning, så kommer sektorn i princip nå alla de mål som satts upp för 2012. Noterbart är att målet kring "Underhåll på en trygg nivå" inte kommer att uppnås. Det beror på att tillräckliga medel inte har skjutits till för att kunna genomföra detta. Underhåll har ändå genomförts på ett kostnadseffektivt sätt med de medel som funnits till förfogande. Ekonomi Servicesektorn redovisar ett underskott på -8 178 tkr för tertial 2. En av förklaringarna till detta beror på att några enheter inte har fått betalt för tjänster de utfört i kärnsektorerna. Det beror bl.a på att man inte har kunnat fakturera i den omfattning som den interna verksamheten har köpt service för. Detta kommer att vara åtgärdat innan året är slut. En annan orsak är uppsagda interna avtal, som medför minskade intäkter för sektorn medans man inte under innevarande år, fullt ut, kan justera den egna organisationens kostnader. Ett par enheter redovisar ett överskott för perioden - och i de fallen beror det oftast på en underbemanning av personal. Då bemanningen är på normalnivå igen, kommer de uppvisa en budget i balans. Sektorn som helhet förväntas ha en budget i balans vid årsskiftet och uppvisa ett 0-resultat. Personal Inom personalområdet kan man konstatera en ökning av antalet anställda, vilket främst beror på en omorganisation där "Lön & Personaladministration" flyttades från Kommunledningssektorn till Servicesektorn. Sjukfrånvaron har ökat något, och det är männen som står för den ökningen. Det som är positivt att konstatera är att sektorn har lyckats styra om arbetad tid, så att den i större utsträckning utförs av månadsanställd personal.
5(13) Kommunfullmäktiges (KF) Strategiska mål Sektormål Samma kostnadsnivå som 2011, vid samma volym Strategiska förutsättningar Säkra långsiktig personalförsörjning Underhåll på en trygg nivå God och trygg livsmiljö Hållbar utveckling Valfrihet Sänk egen energiförbrukning Främja positiv utveckling genom konkurrens
6(13) 3 Volymer Färgmarkeringen till volymtalen visar avvikelse mellan plan och prognostiserat utfall på helår. Volymtalet får grönt om avvikelsen är mindre än 2 procent, Gult om avvikelse är 2 till 5 procent. Rött vid mer än 5 procent avvikelse. Röd färg indikerar alltså endast avvikelsen från planen och inte nödvändigtvis att resultatet är dåligt. 3.1 Måltidsservice Volymtal Utfall T2 Plan T2 Prognos helår Plan helår Serverade måltider 1 400 000 1 200 000 2 300 000 2 023 505 Måltidsservice har producerat och serverat något fler portioner utifrån våra egna beräkningar. När det gäller beställda portioner från skolan hämtar vi själva information från skolans inskrivna elever vilket inte är överensstämmande med möjligt ätande i skolan, framför allt i högstadiet och gymnasiet.
7(13) 4 Måluppföljning 4.1 Strategiska förutsättningar 4.1.1 Samma kostnadsnivå som 2011, vid samma volym Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Vi skall klara planerade volymer med oförändrad kvalitet och ha en beredskap för att hantera avvikelser. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Bedömning I dagsläget ser det ut som sektorn klarar målet. Analys Osthyvelsprincipen, dvs ta bort och håll igen verkar kunna leda till att sektorn klarar detta mål. Långsiktigt så utarmas möjligheterna att vidareutveckla sektorn. Slutsats För att komma åt kostnadsbesparingar som härör från kommungemensamma processer behövs bl.a. verksamhetsutvecklingsresurser. Det finns behov av investering för att kunna sänka kostnadsnivåer genom att jobba "smartare." Indikator Utfall T2 Målvärde T2 Budgetuppföljning -8 178 0 Aktivitet Vidareutveckla chefer och medarbetare, baserat på världsklass 2015 Inventera dagens kompetensnivå på medarbetare och göra utvecklingsplaner Serviceråd definierat för de olika serviceområdena Implementera systemstöd i löneprocesserna Utveckla arbetssätt för överlämning av projekt till fastighetsskötsel/lokalvård Säkerställa överlämning av nya/inhyrda fastigheter med avseende på FMS ansvar Förändringar vid matsedelsplanering och produktion Servicekatalog etablerad Beskrivning av projektmodell för FMS är definierad De 3 viktigaste processerna är definierade för IT Utse stödpersoner som möjliggör effektivare arbete för chefer och medarbetare Förbättrad kommunikation till medarbetare inom FMS Definiera uppföljningsbara volymer på beställningar och felanmälningar för varje FMS-enhet Skapa en tydlig organisation med tydligt uppdrag - och förväntan hos kunderna
4.1.2 Säkra långsiktig personalförsörjning Målet kommer från: Sektor Tolkning Kommunens arbete utgår från aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare. I detta ingår åtgärder för att attrahera nya medarbetare, behålla kompetens och avsluta anställningar på ett positivt sätt. Arbete pågår/målsättning håller En viktig del i Servicesektorns vision hänför sig till våra medarbetare, samt deras kompetens och servicetänk. Det är viktigt att vi arbetar med begreppet yrkesstolthet, så att våra medarbetare känner en glädje och stolthet kring sina uppdrag. Detta arbete pågår på olika sätt i sektorns enheter. Dessutom pågår ett övergripande långsiktigt arbete med att implementera sektorns vision. 8(13) Aktivitet Handlingsplaner för åtgärder klara för varje enhet 4.1.3 Underhåll på en trygg nivå Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla. Förhindra kapitalförstöring. Kommer ej att uppfyllas/är ej uppfyllt Bedömning Planerade insatser har gjorts/kommer att göras under året. Analys De resurser som skulle behövas för att skapa underhåll på trygg nivå har inte kunnat rymmas inom befintlig budget, men utifrån given ram har kostnadseffektivt underhåll genomförts. Slutsats För att kunna säkerställa underhåll på en trygg nivå, på lång sikt, behöver ekonomiska medel motsvarande det planerade behovet skjutas till. Det görs enkelt genom att följa internhyresreglerna. Aktivitet Okulärbesiktning av alla kommunala byggnader Följa underhållsplanen enligt Summarum 4.2 Hållbar utveckling 4.2.1 Sänk egen energiförbrukning Målet kommer från: Sektor Tolkning Effektivisera kommunens egen energianvändning inom områdena fastighet, anläggning,
transport, gatubelysning och VA. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Bedömning De aktiviteter som är kopplade till målet har slutförts, eller kommer slutföras enligt plan. Indikatorerna kommer följas upp på årsbasis. Slutsats Servicesektorn kommer att klara av sin del av målet kring att sänka egen energiförbrukning. 9(13) Indikator Utfall T2 Målvärde T2 Minimera pappersförbrukning via utskrifter och kopiering Bygga energisnålt enligt kommunens energikrav Aktivitet Utbyte av energikrävande fläktaggregat och belysningar Värmevagnar sätts på senare än idag 4.3 Valfrihet 4.3.1 Främja positiv utveckling genom konkurrens Målet kommer från: Kommunstyrelse Tolkning Kommer att uppfyllas/är uppfyllt De aktiviteter som var planerade under året, har genomförts. Dessutom pågår en del diskussioner inom ledningen kring Soltak AB. En del av verksamheterna inom Servicesektorn har identifierats som tänkbara inom bolaget - och arbete har påbörjats förstudier för att få ett samlat beslutsunderlag. Aktivitet Ny upphandling inom lokarvård, för att optimera effektivitet "Benchmarka" våra kostnader inom projekt, bygg och anläggning mot konsultbranschen
10(13) 5 Ekonomi 5.1 Utfall för hela sektorn Tkr Utfall 31 augusti Budget 31 augusti Avvikelse 31 augusti Prognos helår Budget helår Avvikelse helår Summa intäkter 166 024 175 090-9 066 269 237 267 453 1 784 Personalkostnader -87 836-92 817 4 981-138 188-139 238 1 050 Övriga kostnader -87 716-83 623-4 093-131 049-128 215-2 834 Summa kostnader -175 552-176 440 888-269 237-267 453-1 784 Nettokostnad -9 528-1 350-8 178 0 0 0 5.2 Nettokostnad per verksamhet Tkr Utfall 31 augusti Budget 31 augusti Avvikelse 31 augusti Prognos helår Budget helår Avvikelse helår Sektor 550 0 550 0 0 0 Lön- och PA 606 0 606 600 0 600 Entreprenad -2 297 0-2 297 500 0 500 IT -6 195 0-6 195-1 100 0-1 100 Fastighet -1 812 814-2 626-1 300 0-1 300 Lokalvård 1 947-73 2 020 1 500 0 1 500 Bemanning 838 0 838 300 0 300 Måltidsservice -2 204-2 201-3 0 0 0 Hamnverksamheten -349 0-349 0 0 0 Båtellet -612 110-722 -500 0-500 Nettokostnad -9 528-1 350-8 178 0 0 0 5.3 Kommentarer till utfall och prognos IT-enheten IT-Enheten har lägre intäkter för perioden pga av att en del faktureringar inte har kunnat genomföras pga brister i system och kunddatabas. När den faktureringen är genomförd och tillräknat resten av året ger det 1 300 tkr högre intäkter som hänger samman med fler klienter. Intäkten är 500 tkr lägre pga av det brutna avtalet med skolan. Personalkostnaderna är lägre pga av minskad personalstyrka som ersatts med konsultinsattser istället. Det ger även grund för en positiv prognosavvikelse om 900 tkr. Kostnaderna är högre för perioden och prognostiseras fortsätta så för mer konsulter och högre volymer i form av licenser och material. Det ger sammantaget en negativ avvikelse om -1 100 tkr. Fastighet Fastighet redovisar ett negativt resultat i år pga av minskad budget för fastighetsskötsel avseende förra året med ca 1 300 tkr, men man har kvar samma uppgifter och åtaganden som förr.
11(13) Entreprenad och Verksamhetsservice Resultatet för Entreprenad balanseras upp när reverserade fakturor samt pågående arbeten fakurerats, vilket ger en något högre omsättning jämfört med budget, positivt är också en lite lägre kostnadssida. Förråd ligger i stort sett i balans med hänsyn tagen till att en intäktsomföring hamnat på september månad. Transportcentralen har lägre intäkter och kostnader pga flytt av mat- och posttransporter till Verksamhetsservice samt att sommarmånaderna ger mindre uthyrning i bilpoolerna. Sammantaget uppskattas ett överskott om ca 500 tkr, i bokslutet för dessa ansvar. Verksamhetsservice båda ansvar har lägre intäkter och kostnader emot budget pga eftersläpande intäkter från avtal gällande förvaltningslokaler samt att intäkter krediterats på kostnadskonto. När detta åtgärdats för dessa båda ansvar uppskattas ett resultat i bokslutet omkring nollstrecket. Lokalvård Inom lokalvården har vi haft en volymökning och extra städ som uppgår till c:a 800 tkr. Vi har tagit över objekt och personal från Äldreomsorgen från aug-12 detta medför också ökade personalkostnader. Prognosen för helåret är 1 500 tkr. Måltidsservice Måltidsservice prognos vid årets slut beräknas ligga enligt budget, +/- 0. Intäkterna kommer att ligga något över budgeterat eftersom vi har en ökad volym. På personalsidan har vi löst ut en person. Dessutom kommer den extra satsningen på chefer och köksbiträden att påverka personalkostnaderna. Livsmedelskostnaderna har ökat i takt med volymökningen. Bemanningsenheten Bemanningsenhetens beräknar ha ett överskott vid årets slut på ca 500 tkr. Detta pga icke tillsatta tjänster. Har avvaktat tillsättning av tv-tjänster i väntan på projektgruppen Utveckling av Bemanningsenhetens arbete. Lön & Personaladministration Enheten levererar ett överskott på 606 tkr tom T2. Detta beror till stor del på en underbemanning under året på 1-2 tjänster. Enheten är från 1/9 fullt bemannad igen, så beräknat överskott förväntas bli 600 tkr vid årets slut.
12(13) 6 Personal 6.1 Anställda 1/8 2012 1/8 2011 Förändring Antal anställda 366 343 23 Antal årsarbetare 335 312 23 Kommentar av utfall i tabell Sektorn har ökat antal anställda med 23 personer. En av de tydligaste förklaringarna till detta, är på grund av omorganisation av "Lön & Personaladministration" med 17 anställda, från Kommunledningssektorn till Servicesektorn. I övrigt rör det sig om enskilda anställningar som skiftar. 6.2 Antal arbetade timmar Per 31/7 2012 Per 31/7 2011 Förändring Månadsavlönade 301 562 290 626 10 936 Timavlönade 30 074 37 866-7 792 Mer/övertid 4 326 7 022-2 696 Summa 335 962 335 514 448 Kommentar av utfall i tabell Utöver ovan personalförändring är det positivt att konstatera att det har skett en omfördelning av antalet arbetade timmar inom sektorn. Mer tid har utförts av månadsanställd personal - och mindre tid har utförts av timavlönade samt mer/övertid. Detta är ett långsiktigt mål som kommunen har - och Servicesektorn har i detta bidragit på ett bra sätt. På totalen är det ingen större skillnad från föregående år - och det är inget som behöver kommenteras i utfallet. 6.3 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid Per 31/7 2012 Per31/7 2011 Förändring 4,8 4,4 0,4 - Kvinnor 5,0 5,0 0,0 - Män 4,2 3,1 1,1 Varav sjukfrånvaro >59 dagar av total sjukfrånvaro Kommentar av utfall i tabell 36,6 32,4 4,2 Sjukfrånvaron har ökat något inom sektorn, och man kan konstatera att det enbart är beroende på att sjukfrånvaron för män har ökat. Kvinnar har samma sjukskrivningsnivå som året innan. Detta kräver viss analys, och vidare arbete med hälsa och arbetsmiljö-frågor på enhets- och sektorsnivå.
Sjuklönekostnad 13(13) Per 31/7 2012 Per 31/7 2011 Förändring Förändring i % Sjuklönekostnad Kr 897 561 879 302 18 259 2,08 Beräknat PO Kr 354 177 346 972 7 205 2,08 Summa 1 251 738 1 226 274 25 464 2,08 Kommentar av förändring av sjuklönekostnad Ökningen i sjuklönekostnad (samt PO) går att hänföra dels till löneökningar som har skett under samma period, dels på den ökade sjukfrånvaron. Dock är det viktigt att poängtera att den sjukfrånvaroökning som har skett kan till del hänföras till ökad långtidsfrånvaro och påverkar då inte sjuklönekostnaden så mycket.