1.00 Utgåva (1)8 Dokumenttyp: Projekt: Projektdokument 1405 Dokumentbeskrivning: Slutrapport Insatsområde NPÖ Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Carina Arvidsson, Karl Fors Slutrapport Införande NPÖ för kommunerna i Västra Götaland
0.00 Utkast/Utgåva (2)8 Sammanfattning Tack vare informationsöverföring via NPÖ, är det möjligt att snabbt få en överblick av dokumentationen i vården vilket ger förutsättningar för en integrerad, sömlös vårdkedja. Ju mer information de delgivande (producerande) vårdgivarna kan visa desto bättre och smidigare kan den mottagande (konsumerande) vårdgivaren agera. Fullt utbyggt kan vårdpersonal genom NPÖ få tillgång till all information från alla som deltagit i vården av patienten. För att NPÖ ska kunna användas till sin fulla potential krävs att journalsystemen är anslutna till NPÖ och att berörd personal utan dröjsmål dokumenterar i sina egna journalsystem. Ett pilotprojekt som startades hösten 2013 innebar att fem kommuner anslöt sig som konsumenter till NPÖ. Resultatet av det gav en vägledning och dokument som stöd till nuvarande projekt 2014. Ett erbjudande skickades ut till varje kommun i Västra Götaland 2014. Det innebar möjlighet till att få ta del av stimulansmedel för att ansluta sig till NPÖ. 20 kommuner anmälde sitt intresse att ansluta sig som konsument och är nu (december 2014) igång och kan konsumera information, alternativt inom kort. Kommunerna har tagit hjälp av införandestöd från VästKom i form av information på hemsidan samt träffar med NPÖ-samordnare som finansierats med nationella stimulansmedel. Manualer och checklistor har hämtats från Ineras hemsida. Stöd av Ineras kontaktperson med avtalsfrågor och tekniska frågor såsom certifikat och felsökningar mot HSA har varit en framgångsfaktor. VästKoms NPÖ-samordnare har tillsammans med VGR ansvarige för NPÖ-frågor träffat de fem vårdsamverkansorganisationerna. Syftet var att öka anslutningen av de kommuner, enheter inom landstinget samt vårdcentraler som ännu inte är med. Kommunerna efterfrågar dokumentation från primärvården för att se full nytta med NPÖ! De offentliga vårdcentraler i VGR som haft journal 3 (profdoc) visar sedan oktober 2014 sin dokumentation. Under våren 2015 byter de journalsystem till Asynja och då kommer det att bli ett avbrott till NPÖ. När bytet är avklarat kommer de att prioritera koppling till NPÖ igen. Nationellt är det nu endast 34 kommuner som inte är eller är på väg att bli konsumenter av NPÖ varav merparten finns i Västra Götaland. NPÖ håller på att utvecklas och de kommuner som redan anslutit sig får med automatik alla nyheter som utvecklingsarbetet av nytt verktyg ger. Nationell utveckling sker genom anslutning till en samlad läkemedelslista samt genom en vårdgivarportal med möjligheten för invånare att nå sin journalinformation genom tjänsten Vårdhändelser via Mina vårdkontakter.
0.00 Utkast/Utgåva (3)8 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING AV RESULTAT... 2 1 UTFALL 4 1.1 Måluppfyllelse... 4 1.2 Aktiviteter... 4 1.3 Ekonomisk redovisning... 4 2 SPRIDNING AV RESULTAT OCH INFORMATIONSAKTIVITETER... 5 2.1 Lokal information, delaktighet och förankring... 5 2.2 Regional information, delaktighet och förankring... 5 2.3 Leverans... 6 3 AVSLUT... 7 3.1 Erfarenheter från projektet... 7 3.2 Förvaltning... 8 3.3 Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat... 8
0.00 Utkast/Utgåva (4)8 1 Utfall 1.1 Måluppfyllelse 1.2 Aktiviteter Projektdeltagandet har inneburit att: 20 kommuner har anslutit sig som konsument till NPÖ. Med de 5 kommunerna som var med i pilotprojektet 2013 så är det nu 24 kommuner kvar att ansluta under 2015. De 20 kommunerna som deltagit 2014 är Götene (Procapita), Skara (Procapita), Falköping (Procapita), Sotenäs (Magna Cura), Uddevalla (Procapita), Munkedal (Magna Cura), Vårgårda (VIVA), Herrljunga (VIVA), Kungälv (Treserva), Lerum (Treserva), Lysekil (Magna Cura), Mellerud (Procapita), Härryda (Treserva), Bengtsfors (Procapita), Borås (Procapita), Tanum (Treserva), Strömstad (Treserva), Essunga (Procapita), Bollebygd (Procapita) och Tjörn (MagnaCura). Varje kommun som skall använda NPÖ har genomfört nedanstående: Upprättat avtal med Inera Beställt TGP från systemleverantör och etablera koppling mellan vårdoch omsorgssytem med NPÖ Gjort en tidsplan för det tekniska införanet Beskrivit nyttan av NPÖ inom den egna kommunen Utarbetat rutin för när NPÖ skall användas inom berörda enheter Utarbetat regelverk för personalens åtkomst till NPÖ. Kan leda till att medarbetaruppdragen i HSA-katalogen skall ändras. Skapat en supportorganisation och rutiner kring supporten Tagit fram en kommunikationsplan och publicera information om på hemsidan Tagit fram broschyr för information till patient Tagit fram en utbildningsplan för användare av NPÖ via vård- och omsorgssystemet Tagit fram rutin på loggning av NPÖ 1.3 Ekonomisk redovisning Varje deltagande kommun har erhållit stimulansbidrag på 60 000kr. En förutsättning för stimulansbidragen har varit att kommunen själv bidrar med minst samma summa. Varje deltagande kommun har motsvarat detta åtagande.
0.00 Utkast/Utgåva (5)8 2 Spridning av resultat och informationsaktiviteter 2.1 Lokal information, delaktighet och förankring Varje kommun har haft en projektansvarig som har förankrat arbetet med berörda i verksamheten. En framgångsfaktor är samarbete med IT-enhet. Information har getts i föreläsningsform av NPÖ-samordnare där chefer, Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS), IT-konsulter och utvecklare medverkat. Mindre arbetsgrupper med legitimerad personal som ska använda NPÖ har underlättat införandefasen. I vissa kommuner har det funnits ett motstånd pga att NPÖ förändrar arbetssättet att inhämta information. Arbetsgruppen fungerar som stöd för sina kollegor. Deltagande på möte, pensionärs/anhörigföreningar. Informationspunkt på politiska sammanträden. Fokus/diskussionsgrupp tjänstemän, anhöriga och politiker 2.2 Regional information, delaktighet och förankring Under 2014 har VästKom anordnat en ehälsodag under våren och ett seminarie om NPÖ och informationssäkerhet under hösten. Båda evenemangen var välbesökta, knappt hundra deltagare per tillfälle. Ett möte i Stockholm anordnat av Inera om utvecklingsarbetet kring NPÖ 2.0 besöktes av NPÖ-samordnare. Viktig information delgavs som är intressant ur kommunernas framtida användande av NPÖ. Information om NPÖ, vad det är och vilken nytta det ger individer och verksamheter, har gjorts av NPÖ-samordnare tillsammans med regionens ansvariga för NPÖ-införandet till de fem vårdsamverkansorganisationerna. NPÖ-samordnare har även deltagit i nationella NPÖ-forum via telefonmöte varannan vecka. Där delges aktuell statistik av anslutning, användande, problemområde och kontakt med personer som kan hjälpa till vid frågor som är gemensamma nationellt. Deltagandet har gett kunskap som har förmedlats till kommunerna i länet. Kontaktpersonerna på Inera som håller i telefonmöten har också varit behjälpliga till enskilda kommuner när man haft problem med leverantörer för dokumentationssystem eller behövt hjälp med frågor om HSAkatolog och kopplingar till NPÖ. Tolv informations/uppstartsmöte har skett tillsammans med intresserade kommuner. Alla deltagande kommuner har lämnat in statusrapporter regelbundet till projektansvarig på VästKom.
0.00 Utkast/Utgåva (6)8 2.3 Leverans Den vägledning som togs fram i pilotprojektet 2013 bedöms fortsatt vara aktuell och har användts som stöd i införandefasen. Denna fungerar fortsatt för de som vill ansluta sig efter projektets avlsutande. Checklistor och utbildningsmaterial har uppdaterats på VästKoms hemsida. Inera har på sin hemsida tagit fram webbinarier för loggar och spärrfunktion. Manualer uppdateras kontinuerligt. Som stöd kan man använda sig av både Inera och VästKom hemsidor där man finner; Checklistor/vägledning Förslag på avtal/kravspecifikation/upphandlingsunderlag Projektredovisning o Lämplig tids- och aktivitetslista Rutiner Utbildningsunderlag, utbildningsförslag Nödvändiga förutsättningar och beslut. Länk till VästKoms hemsida; http://vastkom.se/samverkansomraden/esamhallet/ehalsa/npo.4.e6cd67914102 d10130f15.html Länk till Ineras hemsida och information om NPÖ: http://www.inera.se/tjanster--projekt/npo/
0.00 Utkast/Utgåva (7)8 3 Avslut 3.1 Erfarenheter från projektet Kvalitet och kvantitet av information från NPÖ är viktigt för att kommunen ska se nyttan av att vara konsument. Det har varit skillnader mellan sjukhus och primärvårdsenheter. Arbete pågår som ska förbättra informationsmängd och påtalade brister. Man dokumenterar på olika vis. Ett sjukhusområde är bra på att dokumentera under epikris från både läkare, sjuksköterskor, sjukgymnaster och arbetsterapeuter. Ett annat sjukhusområde så visas bara epikris från läkare och sjuksköterskor. Man jobbar olika med dokumentation kring läkemedel och läkemedelsberättelse på de olika sjukhusen, viktigt att att det visas i NPÖ. Bilddiagnostik är ett område som inte fungerar trots information om att det ska visas. Felsökning pågår inom VGR. Tillgång till primärvårdens dokumentation, både offentlig och privat, är en framgångsfaktor. Tyvärr är inte de privata vårdgivarna med i NPÖ ännu. För de kommuner som haft tillgång till information är synpunkterna enbart positiva och det ger en säker och trygg informationsdelning. Det har setts som positivt med stöd av NPÖ-samordnare vid införandet. De patienter som tillfrågats om samtycke till NPÖ är de positiva till användandet, de är mer förvånade över att vi inte använder det mer. De flesta har trott att detta var själklart att man i kommunen kan se provsvar och journalanteckningar från deras läkarbesök. Informationen på kallelser från regionen har blivit bättre under 2014. Framgångsfaktorer för projektet: Ett gemensamt regionalt stöd i kombination med att kommunerna som deltagit i projektet samverkat och varit stöd för varandra Stora nyttor, såsom ökad vårdkvalitet, patientsäkerhet och effektivetet, vid användade av samtliga parter Riskfaktorer för användandet av NPÖ: Kvalitet på informationen i NPÖ. Olika mängd information tillgängliggörs från sjukhusen beroende på deras rutiner för dokumentation Patientsäkerhet/juridik. Enligt lagstiftning krävs att patienten får information om sammanhållen journalföring, att samtycke inhämtas och informeras om möjlighet till att spärra sin information Kunskap och kännedom om NPÖ. En erfarenhet är att medarbetare inom VGR har liten eller ingen kännedom om att den information de dokumenterar tillgängliggörs för andra vårdgivare.
0.00 Utkast/Utgåva (8)8 Teknik. NPÖ hämtar tillgänglig information ur anslutna dokumentationssystem under en kort begränsad tid(30 sekunder). Om inte berörda system svarar tillräckligt snabbt, kommer inte fullödigt information att visas i NPÖ. Primärvården saknas till del i NPÖ 3.2 Förvaltning Inera koordinerar landstingens och regionernas gemensamma e-hälsoarbete och utvecklar tjänster till nytta för invånare, vård- och omsorgspersonal och beslutsfattare. Inera ansvarar för NPÖ och har utsedda kontaktpersoner för kommunerna. 3.3 Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat Ny patientlag infördes från 1 janurai 2015 med syfte att stärka patientens inflytande, delaktighet och självständighet. Lagen ger möjlighet till vård i annat landsting vilket medför ett ökat behov av att ta in information från andra vårdgivare på ett säkert och effektivt sätt. NPÖ-samordnare kommer fortsatt att finnas tillgänglig för kommunerna under inledningen av 2015. Fokus kommer att läggas på att ta fram en nulägesbild över informationsmängdernas kvalitet och kvantitet. Ju fler kommuner som ansluter sig desto bättre förutsättningar ges till framtida rapport. Nationellt anslöt sig under 2014 ett fåtal kommuner sig som producenter. Att samtliga vårdgivare förmedlar information till ett gemensamt informationsnav som NPÖ ses som en nödvändig utveckling. NPÖ utvecklas och dialog förs nationellt med leverantörer av kommunala dokumentationssystem. Möjligheten kommer finnas att kommuner i Västra Götaland, till en förhoppningsvis rimlig kostnad, kan ansluta sig och producera information till NPÖ. Kanske redan under 2015. Kostnaden att ansluta sig som konsument har fram till nu endast inneburit en engångskostnad till Inera motsvarande 2 kr/invånare. Man ser över kostnaderna och det finns ett förslag på en årlig förvaltningsavgift för Pascal, SITHS-kort, HSA-katalog och NPÖ som ligger på 4 kr/invånare. Kommunerna betalar nu enskilt för HSA och SITHS-kort. Länk till Ineras hemsida om framtida NPÖ: http://www.inera.se/tjanster--projekt/journal-och-lakemedelstjanster/ Carina Arvidsson. NPÖsamordnare Karl Fors. Projektansvarig VästKom