KB:s expertgrupp för biblioteksstatistik Tid: 10 november 2010 kl. 10.00-16.00 Plats: Kulturrådet i Stockholm Minnesanteckningar Närvarande: Tore Torngren, ordf., Biblioteksdirektionen, Lunds universitet Mats Cavallin, Göteborgs universitetsbibliotek Margareta Guldér, Skolbibliotek Väst Margaretha Holstensson, Värmdö gymnasium Christer Klingberg, Örebro kommun Katarina Kristoffersson, Arvika kommun Marie Källberg, Biblioteket, Karolinska Universitetssjukhuset Christine Lindmark, sekr., Avdelningen för Nationell samverkan, Kungl. biblioteket Karin Perols, Karolinska Institutet, Universitetsbiblioteket Cecilia Ranemo, Statens kulturråd Julia Reuter, Biblioteksföreningen Marjatta Styrud, Södertörns Högskola Lena Wranne, Arkitekturmuseum Förhinder: Elisabet Ahlqvist, Avdelningen för Nationell samverkan, Kungl. biblioteket Krister Hansson, Länsbibliotekarierna Adjungerade: Poul Henrik Jörgensen (punkt) 7 1. Välkomna! Tore Torngren hälsade alla hjärtligt välkomna. 2. Dagordningen för mötet fastställs Dagordningen fastställdes enligt förslaget med tillägg av punkten årsplanering. (Punkt 9) 3. Minnesanteckningar från mötet den 16 september Minnesanteckningarna lades till handlingarna. 4. KB.s uppdrag, kommande statistikinsamlingar lägesrapport - Christine Lindmark Budgetpropositionen kom i oktober. Enligt den ska KB svara för nationell överblick, främja samverkan och driva på
utvecklingen inom biblioteksväsendet och, tillsammans med länsbiblioteken, följa upp bibliotekslagens praktiska tillämpning. KB bör mot den bakgrunden överta ansvaret för biblioteksstatistiken samt vissa utvecklingsmedel från Statens kulturråd. När punkten behandlades var det osäkert vid vilken tidpunkt KB tar över biblioteksstatistiken. Kommer det att ske den 1 januari eller senare under 2011? I skrivande stund när anteckningarna sammanställs är datumet fortfarande inte fastställt. 5. Arbetet med revideringen av statistikenkäterna Hur har det gått att bilda arbetsgrupper? Vad behöver grupperna för att komma igång? Vad blir nästa steg? lägesrapporter från kontaktpersonerna i arbetsgrupperna Mötet genomförde ett grupparbete förberett av Tore Torngren. I grupperna diskuterades: Hur går det med arbetsgrupperna? Vilket underlag behöver grupperna? Hur knyter vi ihop de olika bibliotekstyperna? Hur ser vi processen / tidplanen fram till färdig rapport? Hur kommunicerar vi? Efter gruppdiskussionerna följde en gemensam diskussion kring det fortsatta arbetet med revideringen: Hur går det med arbetsgrupperna? Läget i grupperna ser ut enligt följande: Marie Källberg rapporterade att sjukhusbiblioteken hämtar deltagare till arbetsgruppen ur det befintliga nätverket för chefer. Just nu finns 3-4 intresserade och förhoppningsvis ansluter ytterligare 2 personer. Marjatta Styrud och Karin Perols rapporterade att gruppen för universitets- och högskolebibliotek har förslag på namn på personer som ska tillfrågas. Man räknar med att gruppen är konstituerad före jul. Katarina Kristoffersson och Christer Klingberg rapporterade att folkbiblioteksgruppen är startklar. Tre personer är tillfrågade. Gruppen kommer alltså att bestå av fem personer sammantaget och dessa fem bor så att det är möjligt att träffas. 2
Lena Wranne rapporterade att det finns en plan för hur gruppen för specialbibliotek ska se ut. Gruppen blir en fortsättning på Kerstin Assarsson-Rizzis rapport, d.v.s. kommer att bestå av ett urval från de humanistiska specialbiblioteken i Stockholmstrakten. Margaretha Guldér och Margaretha Holstensson rapporterade att de har en grupp på sammantaget fyra personer (två från grundskola och två från gymnasieskola) som träffats en gång. Kontaktpersonerna uppmanades att skicka namn och kontaktuppgifter på deltagarna i respektive arbetsgrupp till Christine Lindmark. Vilket underlag behöver grupperna? Grupperna behöver tillgång till faktaunderlag enligt följande: Rapporten Dikt eller verklighet? Rapporten Bibliotek 2009 Enkäter och definitioner från senaste insamlingen Material kring ISO-standarden Excel-filer från senaste insamlingen Kommun- och regionsammanställningen från Biblioteksföreningen Materialet kommer att samlas på en av KB:s webbsidor. Christine Lindmark ansvarar. Hur knyter vi ihop de olika bibliotekstyperna? Expertgruppen är länken som knyter ihop de olika arbetsgrupperna. Det material som kommer fram i arbetsgrupperna bearbetas i expertgruppen. Expertgruppen lämnar ett förslag till Nationella referensgruppen. Vad som slutligen ska finnas med i enkäterna är ett myndighetsbeslut. Hur ser vi processen / tidplanen fram till färdig rapport? Vad ska arbetsgrupperna göra och när ska de träffas? Mötet enades om att arbetsgrupperna ska ta sin utgångspunkt i de befintliga enkäterna. Idéer och tankar ska flöda så fritt som möjligt. Det finns inga krav på arbetsgrupperna att man ska presentera färdiga frågeställningar eller fullständiga definitioner. Arbetsgrupperna bör träffas två gånger under våren. Vid första tillfället har alla den senaste insamlingen i färskt minne och kan lämna synpunkter på vad som saknas, vad som varit svårt och 3
vilka frågor man inte vill ha med i fortsättningen. Vid andra sammankomsten kan arbetsgruppen arbeta med utdatat, d.v.s. kvalitén på det man fick tillbaka från insamlingen och kommentera hur användbart detta är i verksamheten. Arbetet i arbetsgrupperna bör vara klart efter sommaren. Därefter tar expertgruppens arbete vid. Expertgruppen bearbetar materialet från arbetsgrupperna under hösten 2011 och sammanställer en slutrapport. En mindre redaktionsgrupp inom expertgruppen bör utses för arbetet med slutrapporten. I månadsskiftet oktober / november 2011 hålls ett slutseminarium där både medlemmarna i arbetsgrupperna och expertgruppens medlemmar deltar. Där kan en slutdiskussion föras innan expertgruppen överlämnar en rapport till Nationella referensgruppen i samband med biblioteksstämman i mitten av november. Slutversion av rapporten kan sedan lämnas till KB i slutet av 2011. Mötet enades om att arbetsgrupperna inte ska arbeta med revideringen av ISO 2789 men att grupperna, vid behov, kan använda revisionsmaterialet. Hur kommunicerar vi? Arbetsgrupperna kommunicerar på det sätt som passar bäst. Kan man träffas är det förstås bra, i annat fall finns t.ex. via Skype. Vi fortsätter att använda expertgruppens lista och Tore Torngren undersöker möjligheten att bilda undergrupper till listan. Likaså undersöker Tore Torngren om vi kan flytta våra dokument från Google groups till Google docs. 6. Revidering av standarden ISO 2789 - frågor, förslag och synpunkter Parallellt med referensgruppernas revidering av enkäterna löper arbetet med revisionen av ISO-standarden 2789. Under hösten har Cecilia Ranemo delat med sig av revisionsförslag till expertgruppen. Det är ett stort material att gå igenom. Mötet enades om att Cecilia Ranemo och Christine Lindmark tar huvudansvaret för genomläsningar av revisionsmaterialet och ställer frågor till resten av expertgruppen vid behov. 4
Nästa möte i den internationella arbetsgruppen är i München den 6-7 december. Alla i expertgruppen som vill lämna synpunkter kan göra det fram till slutet av november. 7. Teknisk plattform redovisning av fortsättningsprojektet, Poul Henrik Jörgensen Konsulten Poul Henrik Jörgensen arbetar med en fördjupning av förarbetet till en teknisk plattform i ett projekt som utförs vid Biblioteksdirektionen på Lunds universitet med medel från KB. På mötet avrapporterade Poul Henrik Jörgensen resultaten från projektet. Bl.a. redovisades den teknik som idag används i Sverige, Finland, Norge och Danmark. Förslag till kravspecifikation för ett system lyftes också fram. En skriftlig rapport kommer i slutet av året. Expertgruppen delges den presentation som gjordes vid mötet. 8. Seminarier och konferenser Mötet enades om att det gemensamma avslutande seminariet i oktober / november för alla arbetsgrupper får räcka som arrangemang för 2011. Istället för egna seminarier bör vi försöka vara synliga i så många befintliga forum som möjligt under 2011 för att presentera vårt arbete med revisionen av biblioteksstatistiken. Tore Torngren och Christine Lindmark fick i uppdrag att tillsammans med Julia Reuter undersöka möjligheterna att ha ett seminarium under Biblioteksdagarna i maj. Vi bör också vara synliga på Bok & Bibliotek, Möteplats Borås och andra liknande sammanhang. Tankar på en nordisk konferens på temat kvalitet och statistik finns fortfarande med som en idé och mötet resonerade kring möjligheten att arrangera något sådant i anslutning till annat befintligt evenemang för att på så sätt minska arbetsinsatsen. 5
9. Årsplanering Expertgruppens möten under 2011: Torsdagen den 17 mars (reservdag 16 mars) Torsdagen den 16 juni (reservdag 15 juni) Torsdagen den 15 september (reservdag 14 september) Torsdagen den 10 november (reservdag 9 november) I månadsskiftet oktober / november hålls det gemensamma seminariet för arbetsgrupper och expertgrupp. 10. Nästa möte Vi träffas nästa gång torsdagen den 17 mars 2010 hos Lena Wranne på Arkitekturmuséets bibliotek på Skeppsholmen i Stockholm, kl. 10.00 16.00. 11. Avslutning, summering, uppdrag Mats Cavallin avtackades för sitt arbete i expertgruppen. Mats Cavallin går i pension vid årsskiftet och lämnar därmed sitt uppdrag i expertgruppen. Tore Torngren tackade för ett givande möte och lovade att som vanligt skicka ut korta anteckningar de närmaste dagarna. / Christine Lindmark 2010-12-15 6