Granskning av överförmyndarna

Revisionsrapport Granskning av överförmyndarna Borgholms kommun Lisa Åberg

Borgholms kommun Granskning av överförmyndarna

Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål... 1 1.3. Metod... 1 2.1. Organisation och ekonomi... 3 2.2. Rekrytering av gode män, förmyndare och förvaltare... 4 2.3. Granskning av årsräkningar... 4 2.4. Dokumenthantering... 5 2.5. Intern kontroll... 5 3.1. Kontrollfrågor... 7 Borgholms kommun

1. Inledning 1.1. Bakgrund Överförmyndarverksamhet är en obligatorisk kommunal uppgift och innefattar betydande moment av myndighetsutövning dvs. ett bestämmande över vad enskilda människor får och skall göra. Omfattande lagstiftning, främst föräldrabalken utgör grunden för hur verksamheten ska bedrivas. Förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet står under överförmyndarens tillsyn. Beslut angående godkännande av god man/förvaltare fattas av tingsrätten och länsstyrelsen skall utöva tillsyn över verksamheten. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk funnit det angeläget att granska kommunens överförmyndarverksamhet. Granskningen har utförts av Lisa Åberg inom. 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Bedriver överförmyndarna en ändamålsenlig och effektiv verksamhet och är den interna kontrollen tillräcklig? Följande kontrollmål ingår i granskningen: Är överförmyndarverksamhetens organisation ändamålsenlig? Fungerar rekryteringen av gode män, förmyndare och förvaltare tillfredsställande? Fungerar överförmyndarnas granskning av årsräkningar tillfredsställande? Är överförmyndarnas dokumenthantering ändamålsenlig? Vilka system och rutiner för intern kontroll har överförmyndarna beslutat om? Hur garanterar överförmyndarna en hög säkerhet och god intern kontroll inom sitt ansvarsområde? 1.3. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med överförmyndarna Christer Johnsson, Lars-Göran Andersson och Ann-Christine Forsman, kommunchef Christina Madeling och ekonom Linda Kjellin. Borgholms kommun 1 av 10

Vidare har dokumentation såsom budget och uppföljningar och protokoll från länsstyrelsens inspektioner gåtts igenom. Rapporten har sakavstämts av överförmyndarna och kommunchefen. Borgholms kommun 2 av 10

2. Iakttagelser 2.1. Organisation och ekonomi Organisation och uppgiftsfördelning Kommuner kan välja att ha en överförmyndarnämnd eller att utse en överförmyndare. Borgholms kommun har två ordinarie överförmyndare och två ersättare. Från och med 2012 sköter en av ersättarna all handläggning av gode män till kommunens ensamkommande flyktingbarn, vilket innebär att kommunen i praktiken har tre handläggande överförmyndare. Något formellt beslut fattades dock inte med anledning av att överförmyndarna utökades från två till tre ordinarie. Kommunfullmäktige har inte fastställt något reglemente/instruktion för överförmyndarna. Överförmyndarna har inte heller något internt dokument som reglerar verksamhetens uppgifter och uppgiftsfördelningen mellan överförmyndarna. Överförmyndarna har delat upp den verksamhet, som inte avser gode män till ensamkommande flyktingbarn, utifrån det geografiska området. Detta innebär att en överförmyndare ansvarar för handläggning av ärenden inom den norra kommundelen och en överförmyndare för handläggningen inom den södra delen. Överförmyndarna sköter i dagsläget verksamheten utan något tjänstemannastöd. Överförmyndarnas expedition och tjänsterum finns i stadshuset i nära anslutning till kommunens reception. Måndagar och torsdagar mellan 8.00 och 12.00 bemannar överförmyndarna expeditionen, övriga dagar i veckan är de nåbara via telefon. Ekonomi Det totala antalet ärenden omfattar ca 140 godmanskap och ca 10 förvaltarskap. Budgeten för år 2012 uppgår till 788 tkr. Kostnaderna utgörs i huvudsak av arvoden till överförmyndarna och arvoden till gode män, förmyndare och förvaltare. Överförmyndarna prognostiserar ett underskott på ca 167 tkr för år 2012. Underskottet beror främst på ökade kostnader för gode män till ensamkommande flyktingbarn som fått permanent uppehållstillstånd. Inför budget år 2013 har överförmyndarna äskat om en budgetökning till 989 tkr. Utökningen av ramen ska också täcka kostnader för justering av godemansarvoden och licenskostnader för nytt datasystem. Kommunen har beslutat att ta emot tio ensamkommande flyktingbarn per år. Enligt lagen (2005:429) om god man för ensamkommande barn, ska överförmyndaren i den kommun som barnet uppehåller sig i förordna en god man för det ensamkommande barnet. Gode mannen träder i både vårdnadshavarens och förmyndarens ställe. Bestämmelsen gäller alla asylsökande ensamkommande barn, oavsett anledningen till att de kommit till Sverige och innan de har fått Borgholms kommun 3 av 10

uppehållstillstånd. Kostnaderna för god man kan återsökas från migrationsverket så länge barnet är asylsökande. När barnen får permanent uppehållstillstånd ska en vårdnadshavare utses av tingsrätten. Processen att utse en vårdnadshavare tar i praktiken tre till fyra månader. Under denna period måste överförmyndaren fortsätta att ha en god man förordnad. För en av dessa månader har kommunen rätt att återsöka ersättning från migrationsverket för sina kostnader, för övriga månader får överförmyndarna ta kostnaderna. Överförmyndarna har hittills inte blivit kompenserade för sina ökade kostnader med anledning av kommunens mottagande av de ensamkommande barnen. 2.2. Rekrytering av gode män, förmyndare och förvaltare Överförmyndarna upplever att det är relativt lätt att rekrytera gode män, förmyndare och förvaltare. Det är främst rekryteringen av gode män till de ensamkommande flyktingbarnen som ibland upplevs svårare. Enligt överförmyndarna är det mycket tack vare det egna, breda kontaktnätet lokalt i Borgholm som rekryteringen fungerar bra. Vid rekryteringen utgår överförmyndarna mycket från förnuft och kännedom om personen ifråga. Det förekommer också att redan utsedda gode män kan hjälpa till att rekrytera utifrån sina kontaktnät. Två gånger har överförmyndarna annonserat efter gode män, men ytterst få svar inkom. Överförmyndarna har inte några dokumenterade rutiner som anger hur rekryteringen ska gå till. Vid rekrytering genomför överförmyndarna en intervju med den tilltänkta kandidaten. Vidare görs en kontroll med skattemyndigheten och kronofogdsmyndigheten av att inte betalningsanmärkning föreligger eller att den föreslagna gode mannen är på obestånd. Dessutom känner överförmyndarna merparten av de gode män som rekryteras. Alla gode män får muntlig och skriftlig information om uppdragets omfattning i samband med uppdragets erhållande. Arvodet som utgår till gode män, förvaltare och förmyndare utbetalas en gång per år efter överförmyndarnas granskning av årsräkningen. För cirka 55 % av gode männen utgår arvode från överförmyndarna, 40 % ersätts från huvudmännen och uppskattningsvis för ca 5 % av huvudmännen utgår inget arvode. 2.3. Granskning av årsräkningar Överförmyndarna får in merparten av årsräkningarna i tid. Det förekommer dock att vissa gode män begär anstånd, vilket överförmyndarna har rätt att bevilja. Av intervjuerna framkommer att överförmyndarna i vissa fall får hjälpa gode män med att upprätta årsräkning. Alla årsräkningar granskas översiktligt. Överförmyndarna utgår från föregående års årsräkning (om sådan finns). Vidare görs en avstämning utifrån kontoutdrag från banken och kontroll görs av ingångssummor så att det är rätt ingående balans. Ett Borgholms kommun 4 av 10

urval av årsräkningar väljs därefter ut för djupgranskning. Av intervjuerna framkommer att hanteringen av årsräkningarna har underlättats med det nya verksamhetssystemet. Överförmyndarnas ambition är att vara klar med granskningen av årsräkningar före midsommar. Cirka 80 % av årsräkningarna är färdiggranskade då. Av intervjuerna framkommer att överförmyndarna anser att granskningen får ta den tid det tar, någon särskild prioritering vid tidsbrist sker inte. När det gäller gode männen till de ensamkommande flyktingbarnen sker redovisningen månadsvis till överförmyndaren. Hanteringen upplevs fungera bra och de gode männen inkommer i tid med redovisningen. Arvodet till ensamkommande uppgår till 140 kronor timmen Utbetalningen av arvodet sker fr.o.m. år 2013 genom det nya verksamhetssystemet, vilket har bidragit till en effektivare arvodering. 2.4. Dokumenthantering Överförmyndarna har ett postfack i vaktmästeriet och inkommande post öppnas och omhändertas under expeditionstiden på måndagar och torsdagar. Från och med år 2012 diarieför och handlägger överförmyndarna alla ärenden i det elektroniska verksamhetssystemet Värna, som är ett ärendehanteringssystem för överförmyndarverksamhet. Akterna förvaras inlåsta i ett brandsäkert arkivskåp på överförmyndarnas kontor/expedition. 2.5. Intern kontroll Överförmyndarna har inte beslutat om några system och rutiner för intern kontroll. Någon plan för intern kontroll upprättas inte årligen och några formaliserade uppföljningar av verksamheten har hittills inte genomförts. När det gäller hur överförmyndarna garanterar en hög säkerhet och intern kontroll inom sitt ansvarsområde hänvisar överförmyndarna till de kontroller som görs i samband med rekryteringen. Vidare hänvisas till den stora personkännedom som överförmyndarna ofta har om de gode männen. Överförmyndarna har också täta kontakter med kommunens särskilda boenden och andra kommunala verksamheter där vissa av huvudmännen vistas. Vid komplicerade årsräkningar gör överförmyndarna granskningen tillsammans. Överförmyndarna deltar regelbundet i utbildningar och årliga konferenser för överförmyndare. De gode männen får också delta i en utbildningsdag för gode män som anordnas i länet varje år. Överförmyndarna ser också länsstyrelsens återkommande inspektioner som en viktig del av sin interna kontroll. Vid inspektionerna genomförs aktgranskning Borgholms kommun 5 av 10

utifrån ett stickprov. Den senaste inspektionen från länsstyrelsen genomfördes i september 2011 och lämnade inga större synpunkter på verksamheten. Av inspektionsprotokollet framgår att aktgranskningen inte föranledde några anmärkningar och det noterades att ärendehanteringen planerades vara datoriserad i Värna fr.o.m. januari år 2012. Borgholms kommun 6 av 10

3. Revisionell bedömning Vi bedömer att överförmyndarna i huvudsak bedriver en ändamålsenlig och effektiv verksamhet. Vidare bedömer vi att överförmyndarnas interna kontroll av verksamheten behöver utvecklas och stärkas. När det gäller verksamhetens effektivitet och ändamålsenlighet grundar vi vår bedömning på att rekryteringen av gode män, förmyndare och förvaltare huvudsakligen fungerar tillfredsställande, att granskningen av årsräkningar fungerar tillfredsställande och att överförmyndarnas dokumenthantering huvudsakligen fungerar ändamålsenligt. Beträffande överförmyndarnas interna kontroll av verksamheten grundar vi vår bedömning på att överförmyndarna dels bör upprätta och dokumentera rutiner, dels regelbundet genomföra kontroller och uppföljningar av strategiska moment i handläggningen av ärenden. 3.1. Kontrollfrågor Är överförmyndarnas organisation ändamålsenlig? Vi anser att organisationen med de tre överförmyndarna möjliggör en effektiv handläggning och ändamålsenlig verksamhet. Enligt vår bedömning är kommunens kostnader för verksamheten rimlig då även mottagande av ensamkommande barn inkluderas. Vi anser att förändringen från två till tre ordinarie överförmyndare skulle ha föranletts av ett formellt beslut i fullmäktige. Vidare konstaterar vi att överförmyndarna saknar ett reglemente. Enligt vår bedömning bör kommunstyrelsen initiera att fullmäktige antar ett reglemente för överförmyndarna som tydligt anger överförmyndarnas ansvar, organisation, uppgiftsfördelningen mellan överförmyndarna och överförmyndarnas arbetsformer. Fungerar rekryteringen av gode män, förmyndare och förvaltare tillfredsställande? Vi bedömer att rekryteringen av gode män, förmyndare och förvaltare fungerar tillfredsställande, mycket tack vare överförmyndarnas breda kontaktnät och lokala förankring. Överförmyndarna har hittills inte haft några svårigheter att rekrytera gode män, förutom när det gäller rekryteringen av gode män till de ensamkommande barnen. Rekryteringen för denna målgrupp är generellt något som uppfattas som svårt i kommuner som fattat beslut om mottagande om ensamkommande barn, vilket således inte gör Borgholms kommun unik i det avseendet. Vi bedömer dock att överförmyndarna bör upprätta och dokumentera rutiner för rekryteringen av gode män. Likaså bedömer vi att överförmyndarna inom ramen för sin interna kontroll bör fastställa riktlinjer för vilka typer av insatser som ingår i Borgholms kommun 7 av 10

godemanskapet, riktlinjer som också delges ställföreträdarna. Särskilt viktigt anser vi att det är när det gäller uppdraget som god man till de ensamkommande barnen. Fungerar överförmyndarnas granskning av årsräkningar tillfredsställande? Vi bedömer att överförmyndarnas granskning av årsräkningar fungerar tillfredsställande. Granskningen genomförs inom ramen för den tidsram som lagstiftningen anger och granskningen och arvoderingen underlättas genom nyttjandet av verksamhetssystemet Värna. Är överförmyndarnas dokumenthantering ändamålsenlig? Vi bedömer att överförmyndarnas dokumenthantering i huvudsakligen fungerar ändamålsenligt. Vi ser positivt på registreringen av handlingar sker i verksamhetssystemet Värna och att personakterna förvaras ändamålsenligt i brandklassat arkivskåp. Vi anser dock att överförmyndarnas rutiner för posthanteringen behöver förbättras. För att kunna leva upp till gällande lagstiftning bör inkommande post öppnas dagligen och registreringen av inkomna handlingar bör ske utan dröjsmål. Enligt tryckfrihetsförordningen ska också utlämnande av allmänna handlingar möjliggöras samtliga vardagar. Vi bedömer att det är av vikt att överförmyndarna tydligt informerar via kommunens hemsida och att det i kommunens reception finns angivet hur man kan få kontakt med överförmyndaren de dagar då överförmyndarna inte har expeditionstid och under semestertider. Vilka system och rutiner för intern kontroll har överförmyndarna beslutat om? Överförmyndarna har inte beslutat om några system och rutiner för intern kontroll. Enligt vår bedömning ska överförmyndarna årligen anta en plan över det som ska följas upp. Hur garanterar överförmyndarna en hög säkerhet och god intern kontroll inom sitt ansvarsområde? Vi konstaterar att överförmyndarna gör vissa kontroller i samband med rekryteringen av gode män, liksom att djupgranskning genomförs av ett urval av årsräkningar. Vi bedömer dock att överförmyndarna behöver kvalitetssäkra verksamheten genom dokumenterade rutiner och genom återkommande kontroller och uppföljningar av verksamheten. Ett område som vi ser som kontrollområde är de arvoden som överförmyndarna betalar till ställföreträdarna, exempelvis att arvoden betalas till rätt person och i enlighet med regelverken. Borgholms kommun 8 av 10

Borgholms kommun 9 av 10

2012-11-06 Lisa Åberg Projektledare Åsa Bejvall Uppdragsledare Borgholms kommun 10 av 10