Ärendet i korthet Ärendet föredras av Marianne Sarberg. Kommunstyrelsen har 3 6gltzbeslutat infora verksamhetsbaserad arkiwedovisning senast juni zot4, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS zoos:4. Kartläggning av kommunens verksamheter för att ffi en gemensam Hassificeringsstruktur samt identifiera alla handlingstyper har genomförts under april zorz t o m maj zor3. Projektet redovisas härmed för kommunstyrelsen i form av slutrapport. Klassificeringsstrukturen ersätter det befintliga Allmänna arkivschemat (sedan år r9o3) samt kommunens nuvarande diarieplan. För alla handlingstyperna ska det finnas hanteringsanvisningar som kvalitetssäkrar kommunens dokumenthantering. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse: Information om projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning 2. Slutrapport projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning Expedieras till Akten lusterandes sign Justerandes sien / r.\ Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2013-04-11 DNR KS 2012.201 MARIANNE SARBERG SID 1/2 KOMMUNARKIVARIE 08-587 850 11 MARIANNE.SARBERG@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Information om projekt Verksamhetsbaserad arkivredovisning Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Kommunstyrelsen har 63/12 beslutat införa verksamhetsbaserad arkivredovisning senast juni 2014, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2008:4. Kartläggning av kommunens verksamheter för att få en gemensam klassificeringsstruktur samt identifiera alla handlingstyper har genomförts under april 2012 t o m maj 2013. Projektet redovisas härmed för kommunstyrelsen i form av slutrapport. Klassificeringsstrukturen ersätter det befintliga Allmänna arkivschemat (sedan år 1903) samt kommunens nuvarande diarieplan. För alla handlingstyperna ska det finnas hanteringsanvisningar som kvalitetssäkrar kommunens dokumenthantering. Handlingar 1. Slutrapport projekt Verksamhetsbaserad arkivredovisning 2. Information om projekt Verksamhetsbaserad arkivredovisning Roland Beijer Kommundirektör Victor Kilén Förvaltningschef Ska expedieras till: Alla nämnder Kommunarkivet KLK 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KLK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2013-04-11 DNR KS 2012.201 SID 2/2 Akten
DNR: KS2012:201 PROJEKTBESTÄLLARE: VICTOR KILÉN PROJEKTLEDARE: MARIANNE SARBERG START: JUNI 2012 AVSLUT: MAJ 2013 VERSION: 01 S LUTRAPPORT KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2013 Projekt Verksamhetsbaserad arkivredovisning Marianne Sarberg
Slutrapport Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Resultat... 3 3. Projektresurser... 3 4. Genomförande och leverans... 4 5. Förvaltning av arkivredovisningen... 5 KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
1. Sammanfattning Kommunstyrelsen har 120416 63 beslutat att implementera verksamhetsbaserad arkivredovisning enligt Riksarkivets anvisningar, RA-FS 2008:4. Projektet har pågått under ett år 2012-13 och omfattat kartläggning av nämndernas alla verksamheter. Kommunarkivarien har varit projektledare och under tiden ersatts av vikarie. Resultatet blir en gemensam klassificeringsstruktur för hela kommunen och medför att en ny diarieplan och ny arkivredovisning införs i kommunen från och med 2014. Den nya arkivredovisningen är en förutsättning för införandet av e-arkiv vilket planeras under 2014. Hanteringsanvisningar (tidigare dokumenthanteringsplaner) för all dokumentation, analog och digital, ska ingå i processmodellen och kommer att efter beslut i respektive nämnd publiceras på Intranätet. Den nya arkivredovisningen med klassificeringsstruktur ska förvaltas av arkivmyndighetens arkivarier. 2. Resultat Projektet har huvudsakligen följt tidplanen för kartläggning av kommunens verksamheter under ett år med start juni 2012 och slutrapport till kommunstyrelsen i maj 2013. Kommunens myndigheter har kartlagts utifrån verksamhetsområden, processgrupper och processer. I samband med kartläggningen har de olika handlingstyper och ITsystem som förekommer inom processerna identifierats och dokumenterats. Klassificeringsstrukturen är gemensam för alla myndigheter och redovisas i form av punktnotation i tre nivåer, där nivå ett är verksamhetsområden, nivå två processgrupper och nivå tre processer. Omläggningen av befintlig diarieplan och äldre arkivförteckning till den nya arkivredovisningen planeras till årsskiftet 2013-14. Processbeskrivningar med hanteringsanvisningar för de olika dokumenttyperna publiceras på intranätet och blir ett verktyg för dokumenthanteringen för handläggare och arkivredogörare m fl. 3. Resurser En projektansvarig har under 1 år budgeterats för att leda projektet. Metoden har varit att genom workshops kartlägga verksamheternas processer och identifiera handlingstyper som genereras i processerna. 3
Till projektet har knutits nyckelpersoner (1-3 pers/workshop) från verksamheterna. Projektet har inte inneburit några ytterligare kostnader utöver personalkostnader. Nedan redovisas den faktiska tidsåtgången för förvaltningarna: Förvaltning tim antal tillfällen Socialförvaltningen 45 22 Samhällsbyggnadsförvaltningen 58 32 Barn- och ungdomsförvaltningen 55 30 Kulturförvaltningen 16 15 Fritidsförvaltningen 19 13 Summa 193 112 *(KLK kartlades som pilotprojekt ca 1 år innan detta projekt och har nu anpassats till den gemensamma klassificeringsstrukturen.) 4. Genomförande och leverans Förankring i ledning och information till verksamheter är en förutsättning för ett lyckosamt genomförande. Kartläggningen är beslutad av kommunstyrelsen, har dessutom förankrats i kommunens förvaltningschefsgrupp, inför uppstart har förvaltningarnas ledningsgrupper informerats av projektledaren, förvaltningscheferna har i sin tur informerat personalen om projektet och att de behöver avsätta tid för kartläggningen. En övergripande tidplan i form av Ganttschema med start-/stopptider (kontrollpunkter) för respektive förvaltning och planerad remisstid gör projektet överskådligt. Förvaltningarna har på ett aktivt sätt deltagit och respektive ledningsgrupp har formulerat processgrupper och anvisat till de nyckelpersoner som ska delta från varje verksamhet. Dessa har informerats av sina chefer och bokat in tider för workshops med projektledaren. En tidplan per förvaltning, där processgrupper, inbokade tider för workshops, deltagare, lokal, tidsredovisning, etc har upprättats för att hålla ordning och tempo i projektet. Projektledaren har förberett workshops genom att söka information om myndigheternas huvudsakliga uppdrag och verksamhet, verksamhetsspecifik lagstiftning, tidigare beslutad dokumenthanteringsplan, Riksarkivets gallringsföreskrifter för resp verksamhetsområde, etc. Under kartläggningen har projektledaren tillsammans med verksamhetsgrupperna, byggt processerna samt identifierat handlingstyper som genereras i dessa. Varje arbetsgrupp har efter kartläggning fått sina respektive processer för synpunkter. När all kartläggning för ett verksamhetsområde utförts har hela processkartan remitterats till resp förvaltningschef för genomgång och synpunkter. Efter genomförda 4
revideringar och/eller kompletteringar har återkoppling skett till förvaltningschefen som godkänt resultatet. Det är viktigt att under projektets gång informera förvaltningschefen om tidplanen så de kan förbereda sin personal för att avsätta tid för kartläggningen. Information på intranätet om projektets löpande arbete och tidplan kunde ha medfört en smidigare övergång mellan förvaltningarna. Det har ibland varit svårt att se strukturen och att hålla en konsekvent nivå på kartläggningen. Att bara redovisa tre nivåer har varit ett bra sätt att begränsa processkartläggningen. Det viktigaste har varit att identifiera all information/ dokumentation, både analog och digital, som genereras ur verksamhetsprocesserna. Projektets slutresultat levereras till projektbeställaren för godkännande av resultatet i sin helhet. Kommunarkivarien som varit projektledare återgår fr o m juni till linjeorganisationen. 5. Förvaltning av arkivredovisningen För att hålla den nya arkivredovisningen levande och aktuell pågår arbetet med att ta fram en organisations- och förvaltningsmodell. Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att fortlöpande uppdateras. Kommunarkivet ansvarar för implementeringen av den nya arkivredovisningen. Klassificeringsstrukturen och uppdatering av hanteringsanvisningar för dokumenthanteringen förvaltas av kommunstyrelsens kansli/arkivfunktionen vilken har kompetensen för detta. Varje nämnd/arkivbildare fattar beslut om respektive verksamhetsområdes hanteringsanvisningar. För hanteringsanvisningarna inom verksamhetsområdena 1. Styrande verksamhetsprocesser och 2. Stödjande verksamhetsprocesser vilka är gemensamma för hela kommunen beslutar dock kommunstyrelsen. Hanteringsanvisningar för de olika handlingstyperna ska föras in i den nya modellen under 2013, men är avgränsat från projektet. När detta är klart ska den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen publiceras på intranätet som ett verktyg för dokumenthanteringen i kommunen. 5