Dokumenthantering Under menyvalet Dokument i Ridsportportalen finns en avancerad dokumenthanterare. Här kan föreningen samla all information på ett och samma ställe. Vid uppladdning väljer administratören själv vilken behörighet som krävs för att få tillgång till dokumentet. Normalt ärver dokumentet till att börja med samma behörighet som den mappen har som dokumentet läggs i. Administratören kan också styra behörigheter på gruppnivå, t.ex. om endast styrelsen skall ha tillgång till vissa dokument och mappar. Behörigheterna fungerar även för roller, till exempel ordförande. Byter föreningen ordförande är det bara att ändra behörigheten inne i Ridsportportalen och ge ordföranderollen till den nya ordföranden. Då får denne full tillgång till allt som den tidigare ordföranden har lagt in och kan fortsätta att arbeta därifrån. Administratören kan även avisera dokument exempelvis styrelseprotokoll, nyhetsbrev eller speciell information till vissa medlemmar. Aviseringarna kan ställas på mappnivå så att allt som läggs i en viss mapp aviseras. Aviseringarna går till så att de berörda får ett mail från Ridsportportalen med information om att dokument lagts till, ändrats etc. och kan sedan logga in och ta del av detta. Det finns också möjlighet att se hur många och vilka som laddat ned dokumentet.
Exempel på hur man kan använda dokumenthanteringen Nedan ett exempel på hur det kan se ut på startsidan i dokumenthanteraren. Ridsportportalen har per default standardmappar avseende Beslutsunderlag, Kallelser, Rapporter och Styrelseprotokoll. Dessa är avsedda främst att fungera som en första struktureringshjälp för styrelse och ledning. Mappar och dokument är behörighetsstyrda. Verktygs-symbolen som visas längst till höger vid varje dokument är klickbar. Klicka på den för att styra/göra aviseringar, hantera behörigheter/delning och metadata (extra information), se antal läsare m.m. avseende varje enskilt dokument.
Ändra behörigheter med mera för mappen genom att klicka på knappen Mappegenskaper. Behörigheter i en mapp ärvs till nya dokument och mappar d.v.s. de får per default samma behörigheter som mappen de ligger i.
För att ladda upp dokument klicka på knappen Ladda upp dokument uppe till höger ovanför mapp/dokumentlistan. Välj filer genom att klicka och bläddra eller dra och släppa ett eller flera dokument in i den vita rutan, se ovan. Ange behörighet genom att dra knappen i vänsterkanten tills alla som skall omfattas av behörigheten är gröna och har svart text. I exemplet ovan är det endast styrelsen som får tillgång till dokumentet.
Nästa steg i uppladdningen av dokument är att ange klassificering (frivilligt). Det är praktiskt om detta görs eftersom klassificering av dokument kommer att göra det möjligt att t.ex. skapa framtida, smarta funktioner och översikter för användarna. Det är också bra att ange en kort dokumentbeskrivning i samband med uppladdningen även detta främst för att det är bra information inför framtida utökningar av dokumenthanteraren.
Klicka på verktygssymbolen vid ett dokument i listan och välj aviseringar för att använda en styrfunktion för att skapa och hantera aviseringar. Systemet skickar då ett E-postmeddelande som talar om till exempel att dokumentet lagts upp, till de personer som berörs. De går då via meddelandet in i systemet och tar del av informationen. Välj att avisera enskilda personer eller avisera hela grupper.
Ange grupper genom att kryssa för dem. Systemet väljer per default att inte avisera sådana som redan blivit aviserade, vid till exempel en påminnelse eller om personen redan tagit del av dokumentet inne i Ridsportportalen. Detta går att ändra genom att kryssa ur endera eller båda rutor uppe till höger innan aviseringen skickas.