Tekniska 11-16
2 Informationer och överläggningar 5 Upphandling av parkdrift, norra kommundelen... 7 Avslutande av avtal med slamsugningsentreprenör och övertagande av driftledning... 9 Granskning av Bälinge Återvinningscentral... 12 Delegerade beslut 2014... 15 Inkomna skrivelser 2014... 16 Kor och får - lägesrapport 17
3 Plats och tid Tekniska förvaltningen, tisdagen den 25 mars 2014, kl. 14.00 16.50 Paragrafer 11-16 Beslutande Anita Skoglund (M), ordförande Carl-Erik Bergsén (S) Thorsten Larsson (M) Hans Lindell (M) Thomas Jensen (KD) Lars-Åke Thunberg (FP) Gunnar Tiselius (S) Barbro Engh (S) Viola Schüberg Lundgren (S) Ersättare Simon Pehrsson (S) Mikael Andersson (FP) Gillis Carlsson (C) Lena Klevenås (MP) Övriga deltagare Utses att justera Barbro Sundström, förvaltningschef Gunilla Hedman, förvaltningssekreterare Tommy Blom, Va-chef Åke Aronsson, gatuchef Christian Nellis, avfallschef Conny Josefsson, utredare Martin Wollhag, enhetschef ekonomi/controller Agneta Wendesten, park/naturchef Anna Lindqvist, skogsmästare Carl-Erik Bergsén (S) Justeringens plats och tid Tisdagen den 1 april 2014, kl. 11.00 Sekreterare Ordförande Justerande Gunilla Hedman Anita Skoglund (M) Carl-Erik Bergsén (S)
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska Sammanträdesdatum, 12 Datum för anslags uppsättande 2014-03-26 Datum för anslags nedtagande 2014-04-17 Förvaringsplats för protokollet Tekniska förvaltningen Underskrift Gunilla Hedman förvaltningssekreterare
5 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2014-04-02 Datum för anslags nedtagande 2014-04-23 Förvaringsplats för protokollet Tekniska förvaltningen Underskrift Gunilla Hedman förvaltningssekreterare
6 Informationer och överläggningar A) Slutrapporter, investeringar 2013 B) Kor och får, lägesrapport C) Förvaltningschefen, aktuell information D) Studieresa, 22 maj 2014 E) Rapport från barn, liv och trafikseminariet F) Rapport från presidiekonferansen i Sigtuna (mer information vid nästa nämnd) Tekniska beslutar Tekniska anordnar en studieresa för, miljöskydds, samhällsbyggnads samt tekniska s ledamöter torsdagen den 22 maj 2014, klockan 09.00 15.00. Inbjudan skickas ut till samtliga nämndledamöter senare. Punkt B utgår och överförs till 16.
7 TN 11 Dnr 2013.191 Upphandling av parkdrift, norra kommundelen Ärendebeskrivning Tekniska har 2013-08-27, 40 beslutat att upphandlingen av parkdrift genomförs itre etapper med upphandling av norra respektive södra kommundelen var för sig under 2013 och staden i sin helhet, genom verksamhetsövergång, under 2014. Tekniska beslutade också att skötsel och underhåll av byggnader inte ska ingå i upphandlingen,samt att tekniska skall godkänna upphandlingsunderlaget innan det går ut på upphandling. Vid tekniska s möte den 19 november 2013, beslutade, 57, att återremittera upphandlingsunderlaget för den norra kommundelen. Förvaltningens yttrande Efter tekniska s återremiss har Alingsåshem valt att själva genomföra sin upphandling för den norra kommundelen. Samhällsbyggnads har valt att awakta med sin upphandling av Gräfsnäsparken,för att samråda med kultur- och fritids om framtida drift och skötsel av Gräfsnäsparken. Av denna anledning finns det för närvarande inte något intresse eller möjlighet för någon av de övriga parterna att teckna något avtal med tekniska eller att vara huvudman för skötseln av den norra kommundelen. Om och när Samhällsbyggnads beslutar fullfölja sitt tidigare beslut om upphandling av all drift och skötsel i ett helhetskoncept inom Gräfsnäsparken, får detta genomföras som en separat upphandling. Om Samhällsbyggnads väljer en samverkan med Kultur- och fritids kan det istället bli aktuellt med någon form av föreningsdrift. l awaktan på beslut hos samhällsbyggnads svarar tekniska förvaltningens parkavdelning för skötseln av Gräfsnäsparken. Detta kan dock ske längst till dess en ny entreprenör är antagen för norra kommundelen, senast den 1 april 2015. Beroende på de övriga parternas beslut och hantering kan det innebära att det blir en eller flera entreprenörer för markskötsel inom den norra kommundelen. Tekniska kan upphandla den norra kommundelen per omgående men senast i samband med upphandlingen av staden. Eftersom upphandling av staden genomförs med verksamhetsövergång, kan den norra delen inte upphandlas senare än staden. Utifrån nuläget föreslår förvaltningen att tekniska själv genomför sin, tidigare beslutade, upphandling för den norra kommundelen. Upphandlingen bör genomföras samtidigt som upphandling av staden, men som en separat upphandlingsdel
8 Forts TN 11 Förvaltningens förslag till beslut i tekniska Tekniska beslutar att genomföra upphandlingen av norra kommundelen enligt förvaltningens förslag. Nämnden ska ta del av förfrågningsunderlaget innan upphandlingen genomförs. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 18 mars 2014, 6. Yrkande Carl-Erik Bergsén (S) yrkar att upphandlingen skall avbrytas. Proposition Ordföranden ställer propositions på Carl-Erik Bergséns (S) yrkande mot förvaltningens förslag och finner att förvaltningens förslag har bifallits Tekniska beslutar Tekniska beslutar att omgående genomföra upphandlingen av norra kommundelen. Nämnden ska ta del av förfrågningsunderlaget innan upphandlingen genomförs. Reservation Carl-Erik Bergsén (S), Viola Schüberg Lundgren (S), Gunnar Tiselius (S) samt Barbro Engh (S) reserverar sig mot beslutet. Exp: Sbk-Cj
9 TN 12 Dnr 2014.058 Avslutande av avtal med slamsugningsentreprenör och övertagande av driftledning Ärendebeskrivning Mantum AB är sedan 2013-01-01 Alingsås kommuns entreprenör gällande tömning av slamavskiljare, slutna tankar och fettavskiljare. Då kvalitetsbrister i nuvarande upplägg mot våra abonnenter uppstått återkommande under 2013 och att vi i betydelsefulla delar ser väsentligt olika på avtalet har vi undersökt möjligheten att avsluta vårt samarbete med Mantum AB. Beredning Utgångspunkt De brister i nuvarande upplägg vi som ansvarig beställare upplever är att vi inte har någon som helst insyn i den dagliga verksamheten. Det s.k. anläggningsregistret med information om abonnenter och deras brunnar, tankar, avskiljare etc ägs av entreprenören, som också ansvarar för att hålla registret uppdaterat. Registret ska sedan vid ev. byte av entreprenör lämna över det till nästa anbudsvinnare. Vissa anläggningar töms inte alls pga. luckor i anläggningsregistret, vilket kan leda till bl.a. infiltrationsproblem hos fastighetsägare. Detta kan inte bara Mantum lastas för då de agerar inom ramen för vår uppdragsbeskrivning. Mantum har däremot visat brister i sina administrativa rutiner där abonnenter fakturerats fel. Avfallsavdelningen har inte erhållit rätt underlag för fakturering vilket vi upptäckt tack vare bra rutiner hos ekonomiavdelningen. Man har dessutom inte agerat som förväntat vad gäller att köra ikapp den tid man gick miste om under inledningen av avtalsperioden p.g.a. bristande underlag, däribland anläggningsregistret. Vid möte med Mantum AB har vi kommit överens om att gå skilda vägar. Formerna för detta är dock inte helt klara i dagsläget. Övriga köpande parter i avtalet, Fabs, Alingsåshem, Alingsås Energi är vidtalade och ställer sig positiva till en eventuell förändring såvida en ny lösning innebär likvärdig eller förbättrad kvalitet. För att lösa uppdraget då vi avslutar med Mantum, har flera aktiviteter planerats och kommunicerats. Dels har Cleanpipe, som är Mantums underentreprenör och utförare, vidtalats och de vill fortsätta att uföra uppdragen. De kan även tänka sig ett utökat uppdrag t.ex. fakturering. Dels har kommmunens upphandlingschef hjälpt oss göra bedömningen om slamuppdraget framöver går att hantera som s.k. tjänstekoncession istället för att handlas upp enligt lagen om offentlig upphandling (LOU).
10 Forts TN 12 Tjänstekoncession Ett avtal om tjänstekoncession förutsätter att leverantören tar en ekonomisk risk för att genomföra kontraktet. En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt men innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätten att genomföra uppdraget och ta betalt av tredje man (abonnenten) för tjänsten. Som exempel kan nämnas att en leverantör på uppdrag av en kommun ansvarar för driften av ett badhus med rätt att ta ut ersättning från allmänheten. Leverantören kan inte på förhand vara säker på i vilken utsträckning tredje man kommer att köpa tjänsten vilket ökar den ekonomiska risken. Som framgår ovan är det vem som tar den ekonomiska risken som avgör om tjänstekoncession kan tillämpas eller ej. Vem som kan vara den fakturerande/ekonomiskt risktagande parten styrs av hur vi tillsammans med juridisk expertis på området, tolkar begreppet tjänstekoncession. Ekonomi De ekonomiska konsekvenserna för att genomföra förändringarna bedöms vara små. Men rimligtvis kommer kommande förhandlingar med Mantum leda till en förlikning som bägge parter kan leva med. Att vi får möjligheten att köpa tillbaka kunskapen om detta uppdrag, i form av anläggningsregistret, bör ses som värdeskapande och som en förutsättning att kunna göra ett bättre jobb med högre servicegrad framöver. Mantum ser dock ett kontrakt med vinst avslutas i förväg och kommer göra gällande att de vill ha viss kompensation för att bryta. I vilket fall kan konstateras att den kostnadsnivån vi har idag innehåller stora brister i genomförandet. Sammanfattning Avfallsavdelningen önskar ta över detta uppdrag, så snart som möjligt, i alla avseenden och bli en beställare i ordets rätta bemärkelse. Att utföra tömningarna med egna bilar ska inte uteslutas på sikt, men är inte aktuellt i närtid. Avfallsavdelningen ska sköta driftledning av fordon, avisering om tömning, själva disponera och löpande uppdatera anläggningsregister. På så vis kan vi upprätthålla en god kvalitet och leva upp till bl.a. bestämmelserna i avfallsförordning och renhållningsordning. Avfallsavdelningen bedömer att man kan utföra detta inom ramen för befintlig personalstyrka. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 18 mars 2014, 7.
11 Forts TN 12 Förslag till beslut i tekniska Tekniska godkänner förslaget till ny ansvarsfördelning och hantering av slamuppdraget och ger avfallschefen i uppdrag att avbryta nuvarande avtal, tillse att nuvarande entreprenör vid avtalets slut, överlämnar ett i alla avseenden uppdaterat anläggningsregister och skapar förutsättningar för att uppdraget i väsentliga delar kan styras av avfallsavdelningen. Vid kontraktsskrivning med ny entreprenör skall det framgå i avtalet att kommunen skall äga anläggningsregistret. Paragrafen direktjusteras Anita Skoglund (M) Ordförande Carl-Erik Bergsén (S) Justerare Exp: Tf-CN
12 TN 13 Dnr 2014.039 Granskning av Bälinge återvinningscentral Ärendebeskrivning Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Alingsås granskat Tekniska s styrning av Bälinge Återvinningscentral (ÅVC). Man har granskat följande frågor: Hur säkerställs att verksamheter får information om vilket avfall de kan lämna på Bälinge ÅVC och vad det kostar? Hur säkerställs en enhetlig information till verksamheter inom kommunen avseende avfall som omfattas av producentansvar? Hur har beslut fattats om vilket avfall från verksamheter i kommunen som ska omhändertas på Bälinge ÅVC? I vilken omfattning genererar skrot intäkter på Bälinge ÅVC? Finns risk för att kommunen belastas med kostnader avseende återvinning av insamlat material som producenten ska bära? Bakgrunden till ovanstående frågeställningar avseende Bälinge ÅVC är en förstudie gjord under våren 2013 där man kom fram till att en fördjupad granskning bör ske utifrån de huvudsakliga frågeställningarna: Är det tydligt kommunicerat vad som gäller för verksamhetsavfall? Hur hanterar kommunen avfall som omfattas av producentansvar? Hur hanteras risken för oegentligheter på Bälinge ÅVC? Beredning Dokumentgranskning och intervjuer med Bitr förvaltningschef, ekonomiansvarig, avfallschef, driftchef och administratör på Tekniska förvaltningen genomfördes av EY under hösten 2013. Sammanfattningsvis görs bedömningen att Bälinge är en väl fungerande anläggning med god ordning och kompetent personal men att det finns områden där styrningen kan stärkas ännu mer. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer enligt revisionsrapportens punkt 4.2 sid. 16 med tekniska förvaltningens kommentarer. 1. EY -Tekniska bör tillse att information till verksamheter avseende vilket avfall som kan lämnas och kostnaden för att lämna avfallet utvecklas i syfte att öka tillgängligheten. Även om kommunen inte har någon skyldighet att enligt lag informera verksamheter om möjligheten att omhänderta deras avfall så finns ett önskemål från politikerna att även bistå verksamheter inom kommunen. TF Information till verksamheter finns idag främst på kommunens hemsida. Där finns utrymme för förbättring. Information lämnas även på plats på Bälinge ÅVC eller
13 Forts TN 13 via telefon och mail. Vilka fraktioner från verksamhet som kan lämnas och vad det kostar ska framgå av hemsidan. Åtgärder för att säkerställa detta pågår. 2. EY -Tekniska bör säkerställa att information lämnas om beslut som avfallschefen fattat på delegation avseende prislista för verksamheter som lämnar avfall på återvinningscentralerna. TF Förslagsvis lämnas detta vid rapportering av delegerade beslut en gång per år eller vid större förändring av prislista. 3. EY Tekniska bör tillse att kommunens information till verksamheter avseende avfall som omfattas av producentansvar förbättras för att säkerställa att verksamheter får tillgång till enhetlig information. Kommunen har ingen skyldighet enligt lag att informera verksamheter men för att säkerställa att samtliga verksamhetsutövare i kommunen ges samma förutsättningar bör information lämnas om att även verksamheter kan lämna avfall som omfattas av producentansvar utan att avgift debiteras. TF Se svar på punkten 1 ovan. 4. EY -Tekniska bör säkerställa att aktiviteter fortsatt vidtas för att öka möjligheten för småföretagare att lämna farligt avfall på Bälinge ÅVC. TF Avtalet med NOAH Dr nr 2013.419 TN skapar goda förutsättningar för att företagare ska kunna avlämna farligt avfall på Bälinge ÅVC. Planering pågår och mer information kommer. 5. EY Tekniska bör tillse att förvaltningen dokumenterar uppföljande kontroller avseende skrotintäkter. TF Skrotintäkter bokförs månadsvis och kan alltid särredovisas vid behov. Avfallschefen följer upp det tillsammans med ekonomiavdelningen precis som man gör med övriga intäkter från försäljning. Marknadsprisets förändring för skrot rapporteras varje månad genom Järnbruksförnödenheter (JBF) och vår leverantör Skrotfrag AB. Blybatterier regleras dagligen på London Metal Exchange (LME) och rapporteras på avhämtningsdagen av Skrotfrag AB. 6. EY -Tekniska bör säkerställa att avtal avseende försäljning av skrot upprättas. TF avtal avseende skrot tecknades med Skrotfrag AB den 21 januari 2014. Prisjämförelse gjordes mellan Hans Andersson Recycling, Stena Recycling och Skrotfrag, varvid Skrotfrag lämnade de bästa villkoren.
14 Forts TN 13 Sammanfattning Vi kan bli mer systematiska i vår kommunikation mot verksamheter. Det fungerar mycket bra i praktiken men vid en genomlysning framgår brister ur ett systematiskt kvalitetsperspektiv. Hemsidan bör uppdateras så snart som möjligt och vara fullt utvecklad senast vid årsskiftet. Skrotintäkter och avtalet avseende skrot och metaller är under god kontroll. Svinn från nattliga besök förekommer men bedöms inte utgöra några större kostnader för kommunen. Detta ska ställas mot kostnader för att inhänga ett större område med el-stängsel och videoövervakning. Ökad rondering av Securitas övervägs. Farligt avfall från verksamheter är ett dilemma. Av vår statistik att döma minskade mängden farligt avfall på Bälinge under 2013 kontra 2012. Detta trots att Ragn-Sells flyttade sin anläggning till Marieholm i Göteborg. Enligt Tomas Hansen Johnsson, tidigare anläggningschef på Ragn-Sells i Alingsås, var det obetydliga volymer farligt avfall som kom till dem från småföretagare. Avfallsavdelningen tittar trots den informationen på olika lösningar tillsammans med NOAH, enligt vårt avtal, för att vi på bästa sätt ska kunna tillgodose det eventuella behov som finns. Även detta ska kommuniceras tydligt på hemsidan. Mer information om detta kommer löpande. Arbetsutskottets beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde den 18 mars 2014, 8. Tekniska beslutar Tekniska godkänner förvaltningens förslag till svar på revisionens frågor och överlämnar detsamma till kommunstyrelsen och till Ernst & Young. Tekniska ger avfallschefen i uppdrag att under året uppdatera hemsidan med, för verksamheter, relevant information om vilka avfallsfraktioner som kan avlämnas på Bälinge och priser kopplade till dessa. Tekniska ger avfallschefen i uppdrag att rapportera förändring av verksamheters prislista en gång per år eller vid större förändring av prislistan. Tekniska ger avfallschefen i uppdrag att fortsatt utreda och löpande informera om bästa sätt att hantera farligt avfall från småföretagare. Exp: Tf-CN, Ks, Ernst & Young
15 TN 14 Dnr 2014.004 Delegerade beslut 2014 Ärendebeskrivning Genom sammanställning anmäls följande beslut fattade med stöd i delegationsordning. Trafikärenden: - Yttrande om tillstånd enligt ordningslagen - Parkeringstillstånd för rörelsehindrade - Tillfälliga lokala trafikföreskrifter Beslut enligt listor från verksamhetscheferna: - Tekniska förv./adm: Beslut fattade 2014-01-20 - VA-avdelningen: Beslut fattade mellan 2014-01-15 2014-03-03 - Gatuavdelningen: Inga beslut fattade - Park/natur: Inga beslut fattade - Avfall: Beslut fattade 2014-02-24 och 2014-02-28 - Nämndordförande: Beslut fattat 2014-01-17 Tekniska beslutar Tekniska tar del av redovisningen och lägger den till handlingarna
16 TN 15 Dnr 2014.003 Inkomna skrivelser 2014 Ärendebeskrivning Inkomna skrivelser/meddelanden som ej redovisas under egen punkt. Samtliga skrivelser lämnas till handläggare för eventuell åtgärd och för kännedom till tekniska 1. från regionstyrelsen 348, 2014-02-18, E20 Vägen framåt Ärende 2014.065/340 TN-001 2. sutdrag från KRF 9, 2014-02-03, ansvarsförhållande angående Trottoar, borstning vintertid Ärende 2014.048/343 TN-001 3. Önskemål om installation av trafikljus i korsningen Kungälvsvägen - Kungegårdsgatan Ärende 2014.068/340 TN-001 4. Inbjudan till Vattenstämman 2014 (Jönköping 13-14 maj) Ärende 2014.069/360 TN-001 Tekniska beslutar Tekniska tar del av skrivelserna och lägger dem till handlingarna
17 TN 16 Dnr 2014.089 Kor och får - lägesrapport Ärendebeskrivning Bakgrund Tekniska förvaltningen har ett 13 vänekor och 25 gutefår som används till bete och naturvård av kommunens mark som är känslig och svår att underhålla på annat sätt än med frigående djur. Övriga värden som kan tillskrivas dessa djur är landskapsvård, bevarande av biologisk mångfald samt inom turism. Kommunen har tidigare fått bidrag från EU och jordbruksverket och förväntas få det även fortsättningsvis, om kommunen ansöker om det. Fram till 2007 vinterförvarades djuren på Tokebacka. Då socialförvaltningen sedan flyttade sin verksamhet fanns därefter inte denna möjlighet. Förvaringen av tekniska förvaltningens kor och får under delen av året då det inte fanns tillräckligt med bete i naturen upphandlades enligt LoU (Lagen om offentlig upphandling). Sedan november 2007 har alla djuren varit inhyrda hos Roger Johansson i Ale kommun. Således har avtalet förlängts enligt den möjlighet som gavs i avtalet. 2014-05-10 går fodervärdsavtalet ut och kan inte förlängas ytterligare. l praktiken har djuren vinterförvarats 9 månader om året sedan 2007. Djuren hålls i lösdrift hos Roger Johansson. Enligt avtal utgår ersättning endast då djuren vinterförvaras. Avtalet gäller 15-20 kor samt 25-40 får. Förvaltningens yttrande Det är önskvärt att behålla djuren hos förvaltningen av flera olika skäl. Främst naturvård, landskapsvård, bevarande av biologisk mångfald och turism. Bete på kommunens mark (ca 27 hektar) som är känslig och därmed svår att underhålla på annat sätt än med frigående djur är ett tungt vägande skäl att fortsätta med djurhållningen. För att om möjligt göra djurhållningen mer kostnadseffektiv och ändamålsenlig föreslås att möjligheten med att utöka samarbetet med kultur- och fritidsförvaltningens verksamhet i Nolhagaparken utreds. I dagsläget utövar djurparkspersonal daglig tillsyn av djuren då dessa vistas i Nolhagaviken. För att djuren skall kunna förvaras under vintertid och skötas om av kommunens personal krävs att vind- och regnskydd (ligghall} upprättas på lämpligt ställe. Om detta inte hinns med innan vintersäsongen 2014/2015 behöver ett avtal för förvaring tas fram med extern part. Upphandlingsavdelningen förslås hjälpa till med detta.
18 Forts TN 16 Förvaltningens förslag till beslut i tekniska Tekniska beslutar att frågan om utökat samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen och förutsättningarna för att detta skall bli möjligt skyndsamt utreds av tekniska förvaltningen. Kontakt med upphandlingsenheten skall också inledas i syfte att förbereda en upphandling av vinterförvaring av djuren i ytterligare en period om detta blir tvunget. Tekniska beslutar Tekniska beslutar att frågan om utökat samarbete med kultur- och fritidsförvaltningen och förutsättningarna för att detta skall bli möjligt skyndsamt utreds av tekniska förvaltningen samt att kontakt tas med upphandlingsenheten i syfte att förbereda en upphandling av vinterförvaring av djuren i ytterligare en period om detta blir nödvändigt. Rapport skall lämnas vid nästkommande nämndmöte. Upphandlingsunderlag skall godkännas av tekniska före en eventuell upphandling. Exp: Tf- al, mw, aw