Sammanträde med Tekniska nämnden

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Tekniska nämnden Tid: Tisdagen den 25 Mars 2014, kl Plats: Skräddaren, Sveagatan 12, Alingsås Information och överläggningar A/ Slutrapporter, investeringar 2013 B/ Förvaltningschefen, aktuell information Ärendelista Studieresa den 22/ kl. 09:00 15:00 Besök vid tekniska förvaltningens anläggningar SBN och MN är inbjudna Buss avgår från Sveagatan 12, kl. 09:00 Val av justerare och tid för justering 1. Upphandling av parkdrift, norra kommundelen 2. Avslutande av avtal med slamsugningsentreprenör och övertagande av driftledning 3. Granskning av Bälinge Återvinningscentral 4. Delegerade beslut Inkomna skrivelser Utredning kor och får - Nytt ärende Övrigt Anita Skoglund (M) Ordförande Gunilla Hedman Sekreterare Tel: E-post: Gunilla.hedman@alingsas.se Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

2 Ärende 1 Upphandling av parkdrift, norra kommundelen

3

4

5 Ärende 2 Avslutande av avtal med slamsugningsentreprenör och övertagande av driftledning

6 Tekniska förvaltningen Datum: Tekniska nämnden Handläggare: Christian Nellis Direktnr: Beteckning: TN Avslutande av avtal med slamsugningsentreprenör och övertagande av driftledning Ärendebeskrivning Mantum AB är sedan Alingsås kommuns entreprenör gällande tömning av slamavskiljare, slutna tankar och fettavskiljare. Då kvalitetsbrister i nuvarande upplägg mot våra abonnenter uppstått återkommande under 2013 och att vi i betydelsefulla delar ser väsentligt olika på avtalet har vi undersökt möjligheten att avsluta vårt samarbete med Mantum AB. Beredning Utgångspunkt De brister i nuvarande upplägg vi som ansvarig beställare upplever är att vi inte har någon som helst insyn i den dagliga verksamheten. Det s.k. anläggningsregistret med information om abonnenter och deras brunnar, tankar, avskiljare etc ägs av entreprenören, som också ansvarar för att hålla registret uppdaterat. Registret ska sedan vid ev. byte av entreprenör lämna över det till nästa anbudsvinnare. Vissa anläggningar töms inte alls pga. luckor i anläggningsregistret, vilket kan leda till bl.a. infiltrationsproblem hos fastighetsägare. Detta kan inte bara Mantum lastas för då de agerar inom ramen för vår uppdragsbeskrivning. Mantum har däremot visat brister i sina administrativa rutiner där abonnenter fakturerats fel. Avfallsavdelningen har inte erhållit rätt underlag för fakturering vilket vi upptäckt tack vare bra rutiner hos ekonomiavdelningen. Man har dessutom inte agerat som förväntat vad gäller att köra ikapp den tid man gick miste om under inledningen av avtalsperioden p.g.a. bristande underlag, däribland anläggningsregistret. Vid möte med Mantum AB har vi kommit överens om att gå skilda vägar. Formerna för detta är dock inte helt klara i dagsläget. Övriga köpande parter i avtalet, Fabs, Alingsåshem, Alingsås Energi är vidtalade och ställer sig positiva till en eventuell förändring såvida en ny lösning innebär likvärdig eller förbättrad kvalitet. För att lösa uppdraget då vi avslutar med Mantum, har flera aktiviteter planerats och kommunicerats. Dels har Cleanpipe, som är Mantums underentreprenör och utförare, vidtalats och de vill fortsätta att uföra uppdragen. De kan även tänka sig ett utökat uppdrag t.ex. fakturering. Dels har kommmunens upphandlingschef hjälpt oss göra bedömningen om slamuppdraget framöver går att hantera som s.k. tjänstekoncession istället för att handlas upp enligt LOU.

7 Tjänstekoncession Ett avtal om tjänstekoncession förutsätter att leverantören tar en ekonomisk risk för att genomföra kontraktet. En tjänstekoncession är ett kontrakt av samma slag som ett tjänstekontrakt men innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätten att genomföra uppdraget och ta betalt av tredje man (abonnenten) för tjänsten. Som exempel kan nämnas att en leverantör på uppdrag av en kommun ansvarar för driften av ett badhus med rätt att ta ut ersättning från allmänheten. Leverantören kan inte på förhand vara säker på i vilken utsträckning tredje man kommer att köpa tjänsten vilket ökar den ekonomiska risken. Som framgår ovan är det vem som tar den ekonomiska risken som avgör om tjänstekoncession kan tillämpas eller ej. Vem som kan vara den fakturerande/ekonomiskt risktagande parten styrs av hur vi tillsammans med juridisk expertis på området, tolkar begreppet tjänstekoncession. Ekonomi De ekonomiska konsekvenserna för att genomföra förändringarna bedöms vara små. Men rimligtvis kommer kommande förhandlingar med Mantum leda till en förlikning som bägge parter kan leva med. Att vi får möjligheten att köpa tillbaka kunskapen om detta uppdrag, i form av anläggningsregistret, bör ses som värdeskapande och som en förutsättning att kunna göra ett bättre jobb med högre servicegrad framöver. Mantum ser dock ett kontrakt med vinst avslutas i förväg och kommer göra gällande att de vill ha viss kompensation för att bryta. I vilket fall kan konstateras att den kostnadsnivån vi har idag innehåller stora brister i genomförandet. Sammanfattning Avfallsavdelningen önskar ta över detta uppdrag, så snart som möjligt, i alla avseenden och bli en beställare i ordets rätta bemärkelse. Att utföra tömningarna med egna bilar ska inte uteslutas på sikt, men är inte aktuellt i närtid. Avfallsavdelningen ska sköta driftledning av fordon, avisering om tömning, själva disponera och löpande uppdatera anläggningsregister. På så vis kan vi upprätthålla en god kvalitet och leva upp till bl.a. bestämmelserna i avfallsförordning och renhållningsordning. Avfallsavdelningen bedömer att man kan utföra detta inom ramen för befintlig personalstyrka.

8 Förslag till beslut i tekniska nämnden Tekniska nämnden godkänner förslaget till ny ansvarsfördelning och hantering av slamuppdraget och ger avfallschefen i uppdrag att avbryta nuvarande avtal och skapa förutsättningar för att uppdraget i väsentliga delar kan styras av avfallsavdelningen. Tekniska förvaltningen Barbro Sundström Förvaltningschef Christian Nellis Avfallschef Godkänd av: Barbro Sundström Titel: Förvaltningschef Datum:

9 Ärende 3 Granskning av Bälinge Återvinningscentral

10 Tekniska förvaltningen Datum: Tekniska nämnden Handläggare: Christian Nellis Direktnr: Beteckning: TN Granskning av Bälinge Återvinningscentral Ärendebeskrivning Ernst & Young (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Alingsås granskat Tekniska nämndens styrning av Bälinge Återvinningscentral (ÅVC). Man har granskat följande frågor: Hur säkerställs att verksamheter får information om vilket avfall de kan lämna på Bälinge ÅVC och vad det kostar? Hur säkerställs en enhetlig information till verksamheter inom kommunen avseende avfall som omfattas av producentansvar? Hur har beslut fattats om vilket avfall från verksamheter i kommunen som ska omhändertas på Bälinge ÅVC? I vilken omfattning genererar skrot intäkter på Bälinge ÅVC? Finns risk för att kommunen belastas med kostnader avseende återvinning av insamlat material som producenten ska bära? Bakgrunden till ovanstående frågeställningar avseende Bälinge ÅVC är en förstudie gjord under våren 2013 där man kom fram till att en fördjupad granskning bör ske utifrån de huvudsakliga frågeställningarna: Är det tydligt kommunicerat vad som gäller för verksamhetsavfall? Hur hanterar kommunen avfall som omfattas av producentansvar? Hur hanteras risken för oegentligheter på Bälinge ÅVC? Beredning Dokumentgranskning och intervjuer med Bitr förvaltningschef, ekonomiansvarig, avfallschef, driftchef och administratör på Tekniska förvaltningen genomfördes av EY under hösten Sammanfattningsvis görs bedömningen att Bälinge är en väl fungerande anläggning med god ordning och kompetent personal men att det finns områden där styrningen kan stärkas ännu mer.

11 Identifierade förbättringsområden/rekommendationer enligt revisionsrapportens punkt 4.2 sid. 16 med tekniska förvaltningens kommentarer. 1. EY -Tekniska nämnden bör tillse att information till verksamheter avseende vilket avfall som kan lämnas och kostnaden för att lämna avfallet utvecklas i syfte att öka tillgängligheten. Även om kommunen inte har någon skyldighet att enligt lag informera verksamheter om möjligheten att omhänderta deras avfall så finns ett önskemål från politikerna att även bistå verksamheter inom kommunen. TF Information till verksamheter finns idag främst på kommunens hemsida. Där finns utrymme för förbättring. Information lämnas även på plats på Bälinge ÅVC eller via telefon och mail. Vilka fraktioner från verksamhet som kan lämnas och vad det kostar ska framgå av hemsidan. Åtgärder för att säkerställa detta pågår. 2. EY -Tekniska nämnden bör säkerställa att information lämnas om beslut som avfallschefen fattat på delegation avseende prislista för verksamheter som lämnar avfall på återvinningscentralerna. TF Förslagsvis lämnas detta vid rapportering av delegerade beslut en gång per år eller vid större förändring av prislista. 3. EY Tekniska nämnden bör tillse att kommunens information till verksamheter avseende avfall som omfattas av producentansvar förbättras för att säkerställa att verksamheter får tillgång till enhetlig information. Kommunen har ingen skyldighet enligt lag att informera verksamheter men för att säkerställa att samtliga verksamhetsutövare i kommunen ges samma förutsättningar bör information lämnas om att även verksamheter kan lämna avfall som omfattas av producentansvar utan att avgift debiteras. TF Se svar på punkten 1 ovan. 4. EY -Tekniska nämnden bör säkerställa att aktiviteter fortsatt vidtas för att öka möjligheten för småföretagare att lämna farligt avfall på Bälinge ÅVC. TF Avtalet med NOAH Dr nr TN skapar goda förutsättningar för att företagare ska kunna avlämna farligt avfall på Bälinge ÅVC. Planering pågår och mer information kommer. 5. EY Tekniska nämnden bör tillse att förvaltningen dokumenterar uppföljande kontroller avseende skrotintäkter.

12 TF Skrotintäkter bokförs månadsvis och kan alltid särredovisas vid behov. Avfallschefen följer upp det tillsammans med ekonomiavdelningen precis som man gör med övriga intäkter från försäljning. Marknadsprisets förändring för skrot rapporteras varje månad genom Järnbruksförnödenheter (JBF) och vår leverantör Skrotfrag AB. Blybatterier regleras dagligen på London Metal Exchange (LME) och rapporteras på avhämtningsdagen av Skrotfrag AB. 6. EY -Tekniska nämnden bör säkerställa att avtal avseende försäljning av skrot upprättas. TF avtal avseende skrot tecknades med Skrotfrag AB den 21 januari Prisjämförelse gjordes mellan Hans Andersson Recycling, Stena Recycling och Skrotfrag, varvid Skrotfrag lämnade de bästa villkoren. Sammanfattning Vi kan bli mer systematiska i vår kommunikation mot verksamheter. Det fungerar mycket bra i praktiken men vid en genomlysning framgår brister ur ett systematiskt kvalitetsperspektiv. Hemsidan bör uppdateras så snart som möjligt och vara fullt utvecklad senast vid årsskiftet. Skrotintäkter och avtalet avseende skrot och metaller är under god kontroll. Svinn från nattliga besök förekommer men bedöms inte utgöra några större kostnader för kommunen. Detta ska ställas mot kostnader för att inhänga ett större område med el-stängsel och videoövervakning. Ökad rondering av Securitas övervägs. Farligt avfall från verksamheter är ett dilemma. Av vår statistik att döma minskade mängden farligt avfall på Bälinge under 2013 kontra Detta trots att Ragn-Sells flyttade sin anläggning till Marieholm i Göteborg. Enligt Tomas Hansen Johnsson, tidigare anläggningschef på Ragn-Sells i Alingsås, var det obetydliga volymer farligt avfall som kom till dem från småföretagare. Avfallsavdelningen tittar trots den informationen på olika lösningar tillsammans med NOAH, enligt vårt avtal, för att vi på bästa sätt ska kunna tillgodose det eventuella behov som finns. Även detta ska kommuniceras tydligt på hemsidan. Mer information om detta kommer löpande. Förslag till beslut i tekniska nämnden

13 Tekniska nämnden ger avfallschefen i uppdrag att under året uppdatera hemsidan med, för verksamheter, relevant information om vilka avfallsfraktioner som kan avlämnas på Bälinge och priser kopplade till dessa. Tekniska nämnden ger avfallschefen i uppdrag att rapportera förändring av verksamheters prislista en gång per år eller vid större förändring av prislistan. Tekniska nämnden ger avfallschefen i uppdrag att fortsatt utreda och löpande informera om bästa sätt att hantera farligt avfall från småföretagare. Tekniska förvaltningen Barbro Sundström Förvaltningschef Christian Nellis Avfallschef Bilagor: 1. Granskning av Bälinge Återvinningscentral revisionsrapport, Dnr TN Skrivelse från kommunens revisorer gällande granskning av Bälinge Återvinningscentral Dnr TN-001 Godkänd av: Barbro Sundström Titel: Förvaltningschef Datum:

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33 Ärende 4 Delegerade beslut 2014

34 Tekniska förvaltningen Datum: Tekniska nämnden Handläggare: Rose-Marie Jansson Direktnr: Beteckning: TN Anmälan av delegerade beslut TN Ärendebeskrivning Genom sammanställning anmäls följande beslut fattade med stöd i nämnden delegationsordning. Trafikärenden: - Yttrande om tillstånd enligt ordningslagen - Parkeringstillstånd för rörelsehindrade - Tillfälliga lokala trafikföreskrifter Beslut enligt listor från verksamhetscheferna: - Tekniska förv./adm: Beslut fattade VA-avdelningen: Beslut fattade mellan Gatuavdelningen: Inga beslut fattade - Park/natur: Inga beslut fattade - Avfall: Beslut fattade och Nämndordförande: Beslut fattat Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden tar del av redovisningen och lägger den till handlingarna Tekniska förvaltningen Ulrika Samuelsson Administrativ chef Rose-Marie Jansson Administratör Godkänd av: Ulrika Samuelsson Titel: Datum:

35 Ärende 5 Inkomna skrivelser 2014

36 Tekniska förvaltningen Datum: Tekniska nämnden Handläggare: Rose-Marie Jansson Direktnr: Beteckning: TN Inkomna skrivelser/meddelanden till tekniska nämnden Ärendebeskrivning Inkomna skrivelser/meddelanden som ej redovisas under egen punkt. Samtliga skrivelser lämnas till handläggare för eventuell åtgärd och för kännedom till tekniska nämnden 1. Protokoll från regionstyrelsen 348, , E20 Vägen framåt Ärende /340 TN Protokollsutdrag från KRF 9, , ansvarsförhållande angående Trottoar, borstning vintertid Ärende /343 TN Önskemål om installation av trafikljus i korsningen Kungälvsvägen - Kungegårdsgatan Ärende /340 TN Inbjudan till Vattenstämman 2014 (Jönköping maj) Ärende /360 TN-001 Förslag till beslut i Tekniska nämnden Tekniska nämnden tar del av skrivelserna och lägger dem till handlingarna Tekniska förvaltningen

37 Ulrika Samuelsson Administrativ chef Rose-Marie Jansson Administratör Godkänd av: Ulrika Samuelsson Titel: Datum:

38 Ärende 6 Utredning kor och får

39

40