PROTOKOLL. Sammanträdesdatum Revisorerna Tid: Alingsås ,

Transkript

1 Tid: Alingsås , Beslutande Anita Andersson Sven-Erik Dahlgren Vladan Glisic Sten-Åke Gustafsson Anita Skoglund Anders Strömqvist Per-Göran Örwall Övriga Ulrika Berling från EY Att justera protokollet tillsammans med sammankallande: Underskrifter: Vid protokollet Ulrika Berling Sammankallande Anita Skoglund Justerande Justeringens plats och tid Rådhuset, den 23 juni 2015

2 30 Dagordning Dagordning har varit utsänd inför mötet. Kommunens revisorer beslutade att godkänna dagordningen 31 Val av justerare Till justerare föreslås. Kommunens revisorer beslutade att utse Revisionsarbetet 32 Rapport från grupperna Anita Skoglund rapporterar att hon deltagit i intervjuer i samband med granskningen av mat, måltid och valfrihet. Inget övrigt att rapportera. 33 Bevakningslista Ulrika Berling, EY, föredrog svaren på granskningarna avseende granskning av finanshanteringen samt intern kontroll inom inköp och upphandling. 34 Lekmannarevisionen Anita Skoglund och Anita Andersson har kontaktat bolagens VD:ar för att boka studiebesök på bolagen. Lekmannarevisorerna har diskuterat möjliga granskningsområden och vill inrikta årets granskning på följande områden: Utformning av protokoll Ägardirektiv Upphandling och inköp Intern kontroll

3 Moderbolagets (ABAR:s) roll Lekmannarevisorerna beslutar att boka in ett möte med EY:s Cecilia Svensson (ansvarig för biträde till lekmannarevisorerna enligt EY:s offert) i augusti. Ulrika Berling svarar på de frågor som ställdes vid föregående revisionsmöte avseende Alingsås Energi Nät: Det är vanligt förekommande att nätverksamheten finns i moderbolaget. Det finns inga lagmässiga hinder mot detta. Bakgrund avseende processen med Borås Elnät: Borås Elnät är i en process som kortfattat kan beskrivas som att en privatperson menar att de avkastningskrav som ägaren ställer på bolaget strider mot kommunallagens självkostnadsprincip. Den första instansen, förvaltningsrätten, menade att bolaget inte omfattades av undantagen från självkostnadsprincipen. En oenig kammarrätt bedömde däremot att hanteringen inte strider mot lagen. Den 18 februari 2015 lämnade Högsta förvaltningsdomstolen prövningstillstånd. Det finns diskussioner som menar att ellagen och kommunallagen inte behöver vara motstridiga vad gäller avkastningskrav. En annan frågeställning berör vilken effekt privat eller offentligt ägande skulle få på verksamheten om Högsta förvaltningsdomstolen kommer fram till samma slutsats som förvaltningsrätten. Processen påverkar många elnätsbolag i Sverige. Alingsås Energi Nät AB är också ett vinstgivande bolag. Frågan hur bolaget kan komma att påverkas av domen bör ställas direkt till bolaget. 35 Förslag projektplan flyktingmottagning Revisorerna diskuterade förslaget till projektplan avseende flyktingmottagning. Revisorerna betonar att det är flera nämnder som samverkar kring flyktingmottagandet; bland andra socialnämnden, barn- och ungdom och kulturoch fritid. Revisorerna understryker vidare att det hade varit intressant att ta del av resultatet av motsvarande granskningar i andra kommuner. Revisorerna beslutar att anta projektplanen efter tillägg av en fråga avseende om det förekommit frågor/korrespondens med Länsstyrelsen och Migrationsverket. EY kommer att uppdatera priset för granskningen som ett resultat av detta. 36 Förslag projektplan kompetensförsörjning Revisorerna diskuterade förslaget till projektplan avseende kompetensförsörjning. Revisorerna beslutar att preliminärt anta projektplanen (slutligt beslut fattas i augusti efter avstämning av revisorernas budget) efter att ha strukit den sista revisionsfrågan. EY kommer att uppdatera priset för granskningen som ett resultat av detta. Revisorerna betonar vikten av att förstudien fångar upp omsättningen på nyckelpersoner och vad som görs för att förbättra denna, om det bedöms behövas.

4 37 Förslag frågor inför årlig granskning Revisorerna diskuterar förslaget till skriftliga frågor i årlig granskning. Revisorerna beslutar att lägga till en fråga: Hur tillser nämnden att verksamheten arbetar mot de prioriterade målen för Alingsås kommun? EY ombeds undersöka när nämnderna har möte så att frågorna kan kommuniceras vid en lämplig tidpunkt. 38 Status pågående granskningar Granskning av miljöskyddsnämnden: Granskningen pågår och en rad intervjuer är bokade. Ludwig Reismer, EY, kommer att meddela ordförande tiderna för intervjuer när samtliga är bokade. Granskning av mat, måltid och valfrihet: Granskningen pågår. Ordförande har deltagit i genomförda intervjuer. Anita Andersson och Ann Charlott Axelsson kommer att delta när fokusgrupperna äger rum. 39 Övriga frågor Kommunens hemsida Sammankallande tillser att protokollen från revisionens möten läggs upp på kommunens hemsida. Länken är följande: Revisionens rapporter återfinns också på denna sida. Broschyr revisionen EY har tagit fram ett utkast på broschyr som visar vad revisionen i en kommun gör, med kontaktuppgifter till kommunrevisorerna. Broschyren kan bl a användas i samband med möten med nämnderna. Broschyren kompletteras med bl a hänvisning till revisorernas sida på hemsidan. Revisorerna diskuterar att broschyren också kan läggas in under allmän information om revisorerna på hemsidan. Ulrika Berling får i uppgift att maila ut broschyren till hela gruppen.

5 Inför kommunfullmäktigemötet den 10 juni 2015 Revisorerna diskuterade sina möjligheter att ta upp frågeställningar på kommande kommunfullmäktigemöte. I underlaget till kommunfullmäktigemötet (punkt 7) hänvisas felaktigt till att revisorerna ska bistå med en analys av standardkostnader. Det borde stå revisorernas sakkunniga biträden. Möte med miljöskyddsnämnden Måndagen den 15 juni kl träffar Anita Skoglund och Birger Ericson miljöskyddsnämnden. Oberoende Ulrika Berling informerade att EY fått förfrågningar om att bistå kommunen i uppdrag avseende analys av standardkostnader, jämförelse av uppgifter i budget (tekniska nämnden) samt utbildning avseende intern kontroll för kultur- och fritidsförvaltningen. Inget hot mot oberoendet har identifierats. Utbildning Revisorerna har erhållit en inbjudan på utbildning i Bryssel. Utbildningens inriktning diskuterades och revisionen beslutade att bordlägga frågan. Deltagande på kommunfullmäktigemöten Deltagande på kommunfullmäktigemöten under hösten fördelades mellan revisorerna enligt följande: 2 september Anders Strömqvist 30 september Sven-Erik Dahlgren 28 oktober Sten-Åke Gustafsson 25 november Vladan Glisic 9 december Anita Skoglund Reflektion över dagens möte Revisorerna berättade kort om sina reflektioner över dagens möte. Sammankallande tackade för gott samarbete och önskade alla en glad sommar. Dokumentation (offentliga handlingar) från detta möte: Protokoll