Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll Sida 10 (22) Sammanträdesdatum 2013-12-04 2.014 0 8 91 KoF.2013.0246 Rapport om utförd kontrollåtgärd 2013 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll. Enligt reglementet har varje nämnd skyldighet att årligen fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde. Varje nämnd skall även behandla respektive förvaltnings rapport om utförd kontrollåtgärd. Beslutsunderlag s tjänsteskrivelse 22 november 2013. Förvaltningens rapport om utförd kontrollåtgärd 2013. Beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner rapport om utförd kontrollåtgärd som översänds till Kommunstyrelsen. Expediering Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkande 9-'99
" ESLÖVS KoF.2013.0246 INVESTORS K MMUN 2013-11-22 444 IN PEOPLE Ifr Lars Månsson 0413-62072 Kultur- och fritidsnämnden Rapport om utförd kontrollåtgärd 2013. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll. Enligt reglementet har varje nämnd skyldighet att årligen fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen inom nämndens ansvarsområde. Varje nämnd skall även behandla respektive förvaltnings rapport om utförd kontrollåtgärd. Förvaltningens ärendehantering Förvaltningens rapport om utförd kontrollåtgärd 2013 föreligger. Förslag till beslut - Rapport om utförd kontrollåtgärd 2013 för godkännes och översänds till Kommunstyrelsen. Stefa, Persson Förvaltningschef Lars son Adm.chef Förvaltning Webb www.eslov.se
ESIOVS KOMMUN Angelica Vicol 0413-62192 KOF.2013.0246 2013-09-19 ht" INVESTORS 944 4Y IN PEOPLE Kultur- och fritidsnämnden Granskning av internkontroll-avtalstrohet mm Kontrollu dra Stickprovskontroll av förvaltningens avtalstrohet gällande inköp samt tillhörande administrativa rutiner såsom fakturahantering mm. Re lemente la etc Enligt beslut av Kommunfullmäktige "Plan för granskning av intern kontroll 2013". S fte resultat och effekter Anledningen till granskningen beror på ett antal orsaker: Syftet med granskningen är att säkerställa att kommunens regler vid inköp följs, att rätt kontering görs samt inköpen förtydligas genom bifogade kommentarer. I nämnden ingår relativt nya verksamheter såsom bad och Kulturskola I bifogad tabell finns sammanställning om utfallet av granskade verksamheter Stickprovsutfallet är till övervägande del tillfredsställande men i samtliga verksamheter upptäcktes brister i inköps- respektive fakturahantering såsom inköp av leverantörer utanför avtal, representationshantering, icke angivet ID-nr etc. I bifogad tabell finns sammanställning om aktuella verksamheter, utfallet av rutinmoment samt förslag till förbättringsrutiner. Verksamheterna är informerade och fortbildade. Förslaget är att denna granskning ske egelbundet so ståencie punkt i varje internkontrollplan inom KoR Lars 'nsson Adm chef Angelica Vicol Assistent Webb www.eslov.se
kor. P.D13.(3.,Mt, Sida 1 Bilaga 1 Plan för granskning av intern kontroll 2013 Granskning Risk Metodik Målkategori 1: Andamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Ansvarig Tid Plan klar Utfört/redovisat i nämnd Föreningsbidrag Måttlig Stickprovskontroll av fem föreningars Fritidschef (årliga kontroll) uppfyllelse av bidragskraven Kulturbidrag Måttlig Uppföljning av bidragsrutin enligt Kultur- kulturchef och fritidsnämndens bidragsregler 1 vecka juni 1 vecka juni Mälkategori 2: Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Mälkategori 3: Efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Inköpsavtal Måttlig Stickprovskontroll av förvaltningens Adm. Chef avtalstrohet gällande inköp 1 vecka febr Ekonomirutiner Måttlig översyn av rutiner Stiftelsen Haga Kvar Adm. Chef 1 vecka våren Kontanthantering Hög Tillsammans med ekonomiavd på Klk Adm. Chef utföra översyn av samtliga förvaltningens verksamheter som hanterar kontanter 1 vecka febr Awaktas tv i väntan på att rapport beställd av KLK redovisas Bidragshandläggning Måttlig Granskning av förvaltnignenshandläggni Resp ansvarig av bidragsbedöming. Riskanalys i syfte att undvika mutbrott eller oegentligheter
ESLOVS KOMMUN ---- Angelica Vicol 041362192 KoF.2013.0246 2013-11-22 "4 INVESTORS 4,1 IN PEOPLE Kultur- och fritidsnämnden Intern kontroll för. Rapport om utförda kontrollåtgärder 2013. Kultur- och fritidsnämnden antog 2013- Plan för granskning av intern kontroll 2013 för. 1. Förenin sbidra årli kontroll Enligt planen skall stickprovskontroll av fem föreningars uppfyllelse av bidragskraven genomföras. Fem föreningar har kontrollerats under 2013. När det gäller föreningen Bosnisk- Hercegovinsk Förening Rubin har vi funnit några avvikelser i rapporteringen av antal deltagartillfållen på olika åldersgrupp som står till grund till beviljat och betald lokal aktivitetsstöd. Då medför återbetalningsskyldighet. Rapport i KoF-nämnden 2013-11-06 2. Kulturbicirag Enligt planen skall det genomföras en uppföljning av bidragsrutin enligt Kulturoch fritidsnämndens bidragsregler. Som systemet fungerar idag ser förvaltningen inga tydliga behov av förbättringar. Ett förbättringsområde som dock finns gäller rutinerna kring utbetalningen. Rapport i KoF-nämnden 2013-11-06 3. Avtalstrohet Enligt planen skall göras stickprovskontroll av förvaltningens avavtalstrohet gällande inköp Cirka fem slumpmässigt utvalda transaktioner inom alla verksamheter har valts ut. Utfallet av kontrollen innehöll flera avvikelser. I bifogad tabell finns sammanställning om aktuella verksamheter, genomgångna rutinmoment samt i flera fall, utfallet av dessa och förslag till förbättringsrutiner. Rapport i KoF-nämnden 2013-11-06 4. Ekonomiska rutiner övers n av rutiner Stiftelsen Ha a Kvarn Översynen avser främst rutiner tillhörande ekonomi och löpande administration och avser ej stadgar eller liknande. Förslag till åtgärder framgår av tabell. Rapport i KoF-nämnden 2013-11-06 Förvaltning Webb www.eslov.se 1 (2)
5. Kontanthanterin Översyn och ny rutinbeskrivning av förvaltningens samtliga verksamheter som hanterar kontanter. Förvaltningen har för varje berörd verksamhet antingen reviderat befintliga, eller i vissa fall, producerat helt nya handlingar till intern kontanthanteringsrutin. Dessa har genomgåtts med och godkänts av berörda kassaansvariga. Rapport i KoF-nämnden 2013-10-02. 6. Bidra shandlä nin Granskning av förvaltningens handläggning av bidragsbedöming. Riskanalys i syfte att undvika mutbrott eller oegentligheter. Då det inte finns några större pengar i omlopp i Eslövs föreningsliv och bidragen är väldigt väl reglerade så bedömer vi risken för mutbrott eller andra oegentligheter som liten. Ett förbättringsområde är dock att tydliggöra kriterierna för att bevilja alla bidrag. Rapport i KoF-nämnden 2013-11-06. Förslag till beslut - Rapport om utförd kontrollåtgärd 2013 på Kultur och Fritid godkännes och översänds till Kommunstyrelsen. StefaPersson\ Förvaltningscha Angelica Vicol Assistent Förvaltning Webb www.eslov.se 2 (2)
ESLÖVS KOMMUN KoF.2013.0246 2013-10-21-7 INVESTORS 44.4 1 IN PEOPLE Kultur och fritid Angelica Vicol 0413-62192 Kultur-och fritidsnämnden Granskning av internkontroll-föreningsbidrag/årlig kontroll. Kontrolluppdrag Stickprovskontroll av fem föreningars uppfyllelse av bidragskraven. Avser verksamheten året 2012. Eslövs Ridklubb, Bosnisk-Hercegovinsk Förening Rubin, BK Flickers, Österkyrkan i Eslöv, ungdomsförening, Harlös a Idrottsförening. Reglemente, lag etc Enligt beslut av Kommunfullmäktige "Plan för granskning av intern kontroll 2013". Bak und metodik resultat av ansknin samt kommentarer: Granskningen har gjorts efter de att föreningar fick betalda sina årliga lokala aktivitetsstöd resp. lokalbidrag under maj månad 2013. Kontrollmoment: -aystämning närvarokort original när det gäller antal deltagartillfällen som rapporteras i samband med bidragsansökan senast 15 februari 2013. följande dokument fmns bifogade till bidragsansökan: medlemsregister, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, revisions berättelse. övrigt. Resultat av ransknin När det gäller föreningen Bosnisk-Hercegovinsk Förening Rubin har vi funnit några avvikelser i rapporteringen av antal deltagartillfallen på olika åldersgrupp som står till grund till beviljat och betald lokal aktivitetsstöd. Då medför återbetalningsskyldighet. -- Stefan,ersson, Förvaltningschef Angelica Vicol Assistent Förvaltning Webb www.eslov.se
14844 dr -4.1. ESLÖVS KoF.2013.0246 11 ; 14 INVESTORS KOMMUN 2013-10-02 444 1 1N PEOPLE Ulrika Odenius 0413-623 87 Kultur- och fritidsnämnden Uppföljning av bidragsrutin enligt kultur- och fritidsnämndens bidragsregler betalar årligen ut bidrag till föreningar för arrangerande av olika kulturevenemang. Varje år är det ett femtontal föreningar som får bidrag för exempelvis föreläsningar, musikarrangemang och teaterföreställningar. Några bidrag betalas ut som årsanslag, andra söks och betalas ut inför varje arrangemang. Eftersom mängden ansökningar är relativt liten, cirka 40 per år, är det lätt att se till att gällande regler och rutiner för ansökningar och redovisningar följs. Blanketter och regelverk finns tillgängligt på hemsidan. Som systemet fungerar idag ser förvaltningen inga tydliga behov av förbättringar. Ett förbättringsområde som dock finns gäller rutinerna kring utbetalningen. Om man i Platina kunde koppla en modul till bidragsansökningarna där utbetalningarna kunde administreras, skulle man minimera risken både för dubbla utbetalningar och för att utbetalningar inte blir gjorda. (fol, Ulrika Odenius Förvaltningschef Förvaltning Webb www.eslov.se
Rapport avseende granskningav KOFsverksamheter Representationshantering Stickprov 5 fakturor ID-nummerhantering Stickprov 5 fakturor Ovrigt Stickprov 5 fakturor 2 fakturor saknar uppgifter som syfte och lista deltagare Tillfredställande 2 konteringar på klass 64 (livsmedel) istället för 58 (personalkostnader) Informerat verksamheten om gällande regler. Bifoga kompletterande uppgifter i efterhand i Raindance.Se funktionen Meddelande(symbol -en penna) eller Bifoga dokument(symbol A4) i Raindance. Regelbunden uppföljning. Fortsätta informera leverantörerna om gällande fakturadress o ev. förändringarna i denna. Föreslagnaåtgärder: säkerställa att alla som kan göra konteringar får en grundläggande utbildning i kommunens kontoplan samt vilka konsekvenser som felkontering kan leda till. 3 fakturor ej enligt avtal: Actor Biljett o Entresystem Brenntag Nordic AB(gas) Nilsson Åke(snöröjningen) ej funna Tillfredställande ej funna Kommunens upphandlingsansvarige har vetskap om att avtal inte kan tecknas då det är för få existerande leverantörer. Hänvisatill Kommunens upphandlingsansvarige. Undvika spontana inköp genom att planera beställningen. Informerat verksamheten om gällande regler. Regelbunden uppföljning. fortsätta informera leverantörerna om gällande fakturadress o ev. förändringarna i denna. Föreslagnaåtgärder: säkerställa att alla som kan göra konteringar får en grundläggande utbildning i kommunens kontoplan samt vilka konsekvensersom felkontering kan leda till. Avtalstrohet Stickprov 5 fakturor Verksamhet KOF Bibliotek 3 fakturor ej enligt avtal : Axiell(leverantör för biblioteketssystem) Kristianstad-Blekinge Konsumentförbund-se också små inköp under 100 kr Mawell Scandinavia AB(smsprogram för bokningssystem) Genomförda åtgärder : Kommunens upphandlingsansvarige har vetskap om att avtal inte kan tecknas då det är för få existerande leverantörer. Hänvisatill Kommunens upphandlingsansvarige. Undvika spontana inköp genom att planera beställningen. Kontakta leverantören Kristianstad-Blekinge Konsumentförbund o undersöka möjligheten att få en samlingsfaktura får flera inköp ej enstaka fakturor. Badet
Medborgarhuset ej funna 3 fakturor ej enligt avtal-fruktservice AB Carlsberg AB Live Media Group Europe AB(förbrukningsmaterial) Man har valt handla oftare på Fruktservice även pm det inns redan ramavtal med RCDFood service AB. Förklaringen är att nuvarande avtal som gäller för hela kommunen inte gynnar verksamheten -se leverans samma dag och Kommunens upphandlingsansvarige har vetskap om att avtal inte kan tecknas då det är för få existerande leverantörer. Hänvisatill Kommunens upphandlingsansvarige. Undvika spontana inköp genom att planera beställningen. Kulturskolan Informerat verksamheten om gällande regler. Regelbunden uppföljning. Tillfredställande 2 konteringar på konto 64144 (inköp Mattor) istället för 61240(hyra/leasing av mattor) 1 hela kontering på konto 64430(livsmedel) istället för indelning på kto 64430 resp. 67990(övr. främmande tjänster) fortsätta informera leverantörerna om gällande fakturadress o ev. förändringarna i denna. Föreslagnaåtgärder: säkerställa att alla som kan göra konteringar får en grundläggande utbildning i kommunens kontoplan samt vilka konsekvenser som felkontering kan leda till. 2 fakturor som innehåller oändrad id nr sedan den tiden då kulturskolan ingick in i annan förvaltning inom kommunen Informerat verksamheten om gällande Kommunens upphandlingsansvarige har vetskap om att avtal regler. fortsätta informera inte kan tecknas då det är för få existerande leverantörer. Bifoga kompletterande uppgifter i efterhand leverantörerna om gällande i Raindance.Se funktionen fakturadress o ev. Hänvisatill Kommunens upphandlingsansvarige. förändringarna i denna. Meddelande(symbol -en penna) eller Bifoga Undvika spontana inköp genom att planera beställningen. dokument(symbol A4) i Raindance. Kontakta leverantören Kristianstad-Blekinge Regelbunden uppföljning. Konsumentförbund o undersöka möjligheten att få en samlingsfaktura får flera inköp. 3 fakturor ej enligt avtal Kristianstad-Blekinge Konsumentförbund-se ocksåsmå inköp under 100 kr Svenskatonsättares Int.Musikbyrå Malmä Musikaffär AB 3 fakturor saknar uppgifter som syfte och lista deltagare 2 utbetalningsordrar saknas eller det är otydligt syfte med utbetalningen Föreslagnaåtgärder: Bifoga kompletterande uppgifter i efterhand i Raindance.Se funktionen Meddelande(symbol en penna) eller Bifoga dokument(symbol A4) i Raindance. Regelbunden uppföljning. Säkerställa att alla som kan göra konteringar får en grundläggande utbildning i kommunens fakturarutiner.
3 fakturor ej enligt avtal Kristianstad-Blekinge Konsumentförbund-se också små inköp under 100 kr Veolia Transport Sverige AB Swedish Film AB Tillfredställande 1 kontering på 76190(övriga avgifter) istället för 70110(bussresor) kontering av lokal hyreskostnaderna på fel ansvarkod 410011(barnkultur) istället för 410012(gasverket) men på rätt verksamhet. Konteringen gjordes av SOTför hela kommunen. Föreslagna årgärder: fortsätta informera leverantörerna om gällande fakturadress o ev. förändringarna i denna. Föreslagna åtgärder: säkerstålla att alla som kan göra konteringar får en grundläggande utbildning i kommunens kontoplan samt vilka konsekvenser som felkontering kan leda till. Tillfredställande Tillfredställande 1 faktura för kurser och konferenser då det inte framgår deltagare. 1 fakturan utan moms även det står innehar F skatt Informerat verksamheten om gällande regler. Föreslagna årgärder: Regelbunden uppföljning. Föreslagna årgärder: fortsätta informera leverantörerna om gällande fakturadress o ev. förändringarna i denna. Informerat berörd handläggare. Föreslagna åtgärder: Bifoga kompletterande uppgifter i efterhand i Raindance.Se funktionen Meddelande(symbol en penna) eller Bifoga dokument(symbol A4) i Raindance. Regelbunden uppföljning. Säkerställa att alla som kan göra konteringar får en grundläggande utbildning i kommunens fakturarutiner. ej funna Gasverket Kommunens upphandlingsansvarige har vetskap om att avtal inte kan tecknas då det är för få existerande leverantörer. Föreslagna årgärder: Hänvisatill Kommunens upphandlingsansvarige. Undvika spontana inköp genom att planera beställningen. Kontakta leverantören Kristianstad-Blekinge Konsumentförbund o undersöka möjligheten att få en samlingsfaktura får flera inköp. Övriga verksamheter 3 fakturor ej enligt avtal : Kristianstad-Blekinge Konsumentförbund Mamma Måd(artist) Ska eriet Kommunens upphandlingsansvarige har vetskap om att avtal inte kan tecknas då det är för få existerande leverantörer. Föreslagna årgärder: Hänvisatill Kommunens upphandlingsansvarige. Undvika spontana inköp genom att planera beställningen. Kontakta leverantören Kristianstad-Blekinge Konsumentförbund o undersöka möjligheten att få en samlingsfaktura får flera inköp. Informerat verksamheten om gällande regler. Föreslagna årgärder: Regelbunden uppföljning.
ESLÖVS OMMUN Lars Månsson 0413-62072 K0F.2013.0246 2013-10-21 `.1 kr INVESTORS 44 IN PEOPLE Kultur- och fritidsnämnden Översyn av rutiner Stiftelsen Haga Kvarn Den numera 100-åriga kvarnen skänktes till Eslövs kommun i början av 1970-talet. 1975 försågs den med nya vingar. I samband med förra årets 100-årsfirande av nuvarande kvarn sattes nya vingar. 1987 bildades Stiftelsen Haga Kvarn med uppgift att äga, förvalta och bevara Haga Kvarn i Stehag. Enligt KS-beslut 1995-05-09 skall stiftelsen efter varje mandatperiod sända årliga verksamhetsberättelser till Kommunstyrelsen, för vidarebefordran tifi Kommunfullmäktige. Ärliga verksamhetsberättelser handläggs i Kultur- och fritidsnämnden som anmälning. Kultur- och fritidsförvaltningen handhar den ekonomiska förvaltningen. Stiftelsen samlar medel i syfte att kunna visa kvarnen i funktion. Stiftelsen ansöker därför årligen om bidrag med för närvarande 35000 kr. Överskott eller underskott av det årliga bidraget påverkar tillgångskontot som vid årets slut 2012 uppgick till drygt 287000 kr, vilket således motsvarar stiftelsens fordran på kommunen. För närvarande görs ekonomiska transaktioner i kommunens driftsredovisning. Kommunens ekonomikontor utreder huruvida stiftelsemedel bör handläggas på så kallade balanskonto, dvs utanför kommunens löpande redovisning. Efter mandatperioden 2007-2010 gjordes intern revision på verksamhetsberättelser och ekonomiska redovisningar. Denna gjordes av kommunen utvald revisor och denne tillstyrkte att styrelsens ledamöter beviljades ansvarsfrihet för tiden som revisionen omfattade. I plan för granskning av intern kontroll 2013 är det beslutat att översyn av rutiner tillhörande Stiftelsen Haga Kvarn skall göras. Översynen avser främst rutiner tillhörande ekonomi och löpande administration och avser ej stadgar eller liknande. Syftet är att stämma av stiftelsens rutiner mot kommunens gällande ekonomirutiner. Kontrollmoment framgår av bifogad tabell och utgår från händelser verksamhetsåret 2012 där särskilt rutiner tillhörande faktura- och beställarrutinen granskas. Förslag till åtgärder framgår av tabell. Webb www.eslov.sc 1 (2)
Lars ånsson Administrativ chef Webb www.eslov.se 2 (2)
Genomgång av tillhörande rutiner Stiftelsen Haga Kvarn Händelse Intern revision Faktura och beställarrutin Utfall Synpunkter på enstaka händelser där moms avdragits samt förslag mer pedagogisk redovisning till stiftelsens styrelse Kommentar Revison ej fördjupad kring kommunens ekonomirutiner Stiftelsen använder ID-nr kopplat till KoF samt ref Lars Månsson. Förslag/Åtgärd Ekonom ansvarar för rutin. Se rutin i stadgar från 1986 Förslag nytt unikt idnr kopplat till Stiftelsen. Div tjänster såsom hyra av maskiner, inköp inventarie mm Leverantörsfaktura oftast inte ställd till kommunens fakturaadress. Medför problem då fakturor fastnar. Även risk att tappa förfallodatum. -Meddela stiftelsens berörda att faktura endast kan behandlas med kommunens fakturaadress. Eslövs kommun, Idnr 41000002, Box 82, 24122 Eslöv -Inventarie av ringa belopp köpt av person enligt kvitto. -Avgöras från fall till fall. Dock viktigt att alltid kvitto med uppgifter om mottagarens persnr, (orgnr), kontonr. El Hyresarrende parkeringsplats Försäkringar Tillverkning/montering av vingar 800 kr (2012) 600 kr (2012) 3800 kr (2012) 312500 kr (2012) Årskostnad. Avtal EON Årligt belopp till jordägare Årskostnad Länsförsäkringar -Belopp inkl moms. Beakta högt belopp Ingen åtgärd Ingen åtgärd Ingen åtgärd Bedönming stiftelser omfattas ej av LOU
Diverse: körersättning, parkeringsavgift, mindre inköp nära gränsen för tröskelvärde. Svårt teckna avtal då finns få existerande leverantörer -Fakturan hänvisar till kostnadsförslag vilken ej inkommit till Beakta om milersättningsbelopp är relevant. Övriga inköp ok -Meddela berörda att offerter skall bifo gas Ersättningsbelopp bedöms rimligt Intern representation 2244 kr (2012) Notering på faktura stiftelsen-jultallrik avs arbetande styrelse 2012. Framgår ej av leverantörens kvitto. Motsvarande underlag alltid framgå syfte och deltagare.
ESLÖVS KOMMUN Angelica Vicol 0413-62192 KOF.2013.0246 2013-09-19 1ff INVESTORS '4kJ IN PEOPLE Kultur- och fritidsnämnden Granskning av internkontroll - Kontanthantering Kontrollu dra Översyn och ny rutinbeskrivning av förvaltningens samtliga verksamheter som hanterar kontanter. Re lemente la etc Enligt beslut av Kommunfullmäktige "Plan för granskning av intern kontroll 2013". Bak rund metodik resultat av ransknin samt kommentarer Anledningen till granskningen beror på ett antal orsaker: I nämnden ingår nya verksamheter med kontanthantering såsom bad och Kulturskola som saknat s kontanthanteringsrutiner Regelbunden aystämning av rutiner enligt plan lämplig då förutsättningar ändras efter hand, inte minst bankavtal med tillhörande bankinsättningsrutiner, instruktioner från kommunen etc I det gemensamma intresset att sträva efter minskad kontanthantering och därmed undvika möjligheter till exempelvis stölder. I bifogad tabell finns sammanställning om aktuella verksamheter, genomgångna rutinmoment samt i flera fall, utfallet av dessa och förslag till förbättringsrutiner. Förvaltningen har för varje berörd verksamhet antingen reviderat befintliga, eller i vissa fall, producerat helt nya handlingar till intern kontanthanteringsrutin. Dessa har genomgåtts med och godkänts av berörda kassaansvariga. Lars Månsson Adm. chef Angelica Vicol Assistent Webb www.eslov.se
Genomgång RUTINER FÖR HANTERING AV KONTANTA MEDEL OCH KORTBETALNINGAR PÅ KULTUR OCH FRITID Verksamhet Biblioteket Filialer Nuvarande Status Finns KOF skriftliga rutiner Kommentar Rutiner fungerar tillfredsställande. Behov finns av tydligare rutiner. Plan/åtgärd Nya anpassade rutiner. Förbereder sig på visionen "kontantlöst". Gasverket Medborgarhuset Finns KOF skriftliga rutiner Växelkassa Handkassa Finns skriftliga KOF rutiner Växelkassa Rutiner fungerar tillfredsställande Rutiner fungerar tillfredsställande. Behov finns av tydligare rutiner. Nya anpassade rutiner. Avskaffning handkassa. Nya anpassade rutiner. Karlsrobadet Finns inte KOF skriftliga rutiner. Behov av KOF Nya anpassade anpassade rutiner. rutiner Växelkassa Kulturskolan Handkassa Ej i behov av handkassa Växelkassa kommer att användas för försäljningar biljetter till egna program. Avskaffning Handkassa Införa Växelkassa Nya anpassade rutiner.
vffi? ESKAVS KOMMUN Förvaltning Ulrika Odenius 0413-623 87 KoF 2013.0246 2013-10-16 kfr INVESTORS 944 IN PEOPLE Kultur- och fritidsnämnden Granskning av förvaltningens handläggning av bidragsbedömning. Riskanalys i syfte att undvika mutbrott eller oegentligheter. Ärendebeskrivning handlägger föreningsbidrag samt studieförbundsbidrag. Efter genomgång av på vilka grunder bidragen betalas ut anser att risken för mutbrott eller andra oegentligheter är låg i samband med bidragshanteringen. Eftersom de flesta bidragen är väldigt väl reglerade är det svårt att genom fusk eller exempelvis bestickning påverka bidragens storlek, då detta skulle upptäckas vid granskning. Några av bidragsformerna är dock något otydliga i sina kriterier, och en bedömning kan därför bli subjektiv, och handläggare skulle kunna låta sig påverkas av representant för föreningen i fråga. Men eftersom bidragssummorna är så små, och det inte finns några större pengar i omlopp i Eslövs föreningsliv, så bedömer vi risken för mutbrott eller andra oegentligheter som liten. Ett förbättringsområde är dock att tydliggöra kriterierna för alla bidrag så att risken för att handläggaren ska bevilja större bidrag än vad som borde vara rimligt efter att ha låtit sig påverkas av en förening blir ännu mindre. Förvaltningschefens namn Förvaltningschef Förvaltning Webb www.eslov.se