PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2019-09 2019-10-20 (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Cecilia Winterqvist Robert Svensson Gäster Roger Clemensson Håkan Olsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator COO Adjungerad Valberedningen Valberedningen 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med ett tillägg. Ärendepunkt 5.9 Ansökan om bidrag från BMK Uddevalla lades till. 2. Val av justerare Josefin Lundin valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 8 2019 godkändes och lades till handlingarna, med tillägg för ett förtydligande under punkt 5.6. VU-protokoll 2019_04 bekräftades av styrelsen och lades till handlingarna.
4. Resultatrapport Styrelsen tog del av ekonomirapporten för september månad och kunde konstatera att resultatet var positivt jämfört med budget. Kostnaderna ökar jämfört med budget men finansieras av ökade försäljningsintäkter. 5. Ärenden 5.1 Avtal TA (PW) Svemo behöver teckna avtal om drift av TA systemet för kommande 2 3 årsperiod. Systemet är centralt i hela Svemos verksamhet och fortsatt funktion av nuvarande system måste säkerställas. Styrelsen diskuterade de alternativ som finns. Vid denna fråga lämnade styrelseledamot Jonas Gustafsson rummet. Styrelsen beslutade att så snart som möjligt byta leverantör av TA-systemet. Det kommande avtalet ska inte vara tidsbestämt. Samtidigt ska en större leverantör kopplas in för att säkerställa kvalitetssäkring, framtida drift och utveckling av TA-systemet. 5.2 Prova-på verksamheten (PW) Styrelsen diskuterade hanteringen kring den nya digitala prova-på licensen och det tidigare provapå papperslicenserna. Målbilden vid beslutet om digital prova-på licens var att denna skulle ersätta de tidigare papperslicenserna. Den digitala licensen fungerar nu väl efter en del inkörningsproblem och används av förare och klubbar. Styrelsen beslutade att Svemo helt ska gå över till den digitala licensen vid årsskiftet 2019/2020. De block och/eller delar av block som klubbarna tagit ut kan återsändas till Svemo under kommande år (2020) och klubben får då tillbaka sina inköpskostnader för blocken/delar av blocken. Styrelsen överlåter vidare till kansliet att hantera situationer då systemet av tekniska eller andra skäl inte kan användas. 2
5.3 Uppdaterad placeringspolicy (PW, MJ) Ärendet bordlades till nästa styrelsemöte. 5.4 Övergripande strategidokument (JL, PW) Sedan våren 2019 har förbundets strategidokument med övergripande mål för verksamhetens arbete och utveckling arbetats fram. Nu är strategidokumentet färdigt för beslut. Styrelsen beslutade att godkänna det preliminära förslaget till Svemos övergripande strategi 2019 2025. Dokumentet ska sändas ut till distrikten för att inhämta ytterligare synpunkter och kommentarer innan den övergripande strategin fastställs av styrelsen. 5.5 Prisförändringar inför budget (PW) Styrelsen diskuterade eventuella prisförändringar inför 2020. Styrelsen beslutade: - att förare som vill få hemsänt en plastbricka, istället för att använda den digitala licensen, får betala 100 sek för denna tilläggsbeställning. Beslutet gäller inte funktionärs- och internationella förarlicenser. - att tillståndsavgifter för tävling ska höjas något och uppdrog åt kansliet att återkomma med förslag till kommande möte. - tillståndsavgiften för VM/EM tävlingar ska fortsättningsvis ha samma grundavgift som övriga tävlingar. -Vidare uppdrar styrelsen åt kansliet att se över samtliga övriga avgifter och återkomma med förslag till styrelsen vid novembermötet. 3
5.6 FIM E-bike Commission (HL, PW) FIM styrelse beslutade vid sitt möte i augusti att snarast tillsätta en arbetsgrupp för E-bikes, samt att föreslå för årets General Assembly att tillsätta en E-bike Commission. Svemo har som styrelsen tidigare konstaterat intresse av att medverka i denna utveckling, och har till FIM signalerat intresse att ha en representant i denna kommission. E-bikes är en verksamhet som växer snabbt på kontinenten, och det är en spännande verksamhet som skapar fördelar kring miljö- och ljudfrågor. Styrelsen beslutade att nominera Robert Svensson till FIM E-bike Commission, samt att uppdra till GS att snarast skicka in en ansökan till FIM. 5.7 Ny verksamhet i Svemo (HL, PW) Svemo är och ska vara ett välkomnande förbund, där vi organiserar och företräder olika idrotter för motorfordon. Under året har vi fått några olika förfrågningar kring idrotter som vill vara en del av Svemos växande verksamhet. Styrelsen bör diskutera hur vi går vidare med dessa förfrågningar, vilka krav detta ställer på oss som organisation samt vilka tidsmässiga utmaningar detta medför. Svemo har nu erhållit ett bidrag till en förstudie som ska utvärdera konsekvenserna om Svemo skulle inkludera SVERA, Svenska Racerbåtsförbundet. Avsikten är att både Svemo och SVERA ska ha en klar bild över vad en inkludering skulle innebära innan ett eventuellt beslut kan fattas. Styrelsen beslutade gå vidare med förstudien. 5.8 Förbundsbestraffning (ÅK) Styrelsen har under en längre tid vid tillfällen när det blivit aktuellt, ställt sig frågan, vem inom förbundet som ska lämna in anmälan om förbundsbestraffning. Enligt RF:s bestraffningsregler kan vem som helst som är berörd av saken lämna in anmälan om förbundsbestraffning. Detta kan också göras av person som av SF fått särskild rätt att föra talan i bestraffningsärende. 4
Styrelsen beslutade att GS, Per Westling utses till den som får särskild rätt att göra anmälan och föra förbundets talan i bestraffningsärende i enlighet med RF stadgar 14 Kap. 5.9 Ansökan om bidrag från BMK Uddevalla (HL) Svemo Motocrossektion har tagit emot en ansökan om ett ekonomiskt bidrag från BMK Uddevalla avseende 2020 års VM/EM-deltävling. Sektionen har sänt denna ansökan vidare till styrelsen för att efterhöra hur en sådan ansökan bör besvaras, samt hur förbundets regelverk och policies behandlar denna typ av förfrågningar. Styrelsen konstaterade med stöd av Svemo internationella strategi och tidigare styrelsebeslut att Svemo centralt inte ska stödja enskilda tävlingar ekonomiskt. Styrelsen såg ingen anledning att ändra dessa tidigare beslut eller att göra avsteg från den internationella strategin. Motocrossektionen rekommenderas därför att inte ansöka om ekonomiskt bidrag till den avsedda tävlingen i sin budget. 6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Styrelsen tog del av licensrapporten för september 2019. Vi ser fortfarande en mindre uppgång jämfört med föregående år. 6.2 Första diskussion kring budget 2020 (HL, RS, MJ) I vanlig ordning har ordföranden, GS och Ekonomichefen gjort en första skiss till budget för nästa år inför mötet i oktober. I år har dessutom styrelsens kontaktperson för ekonomi, Robert Svensson deltagit i diskussionen. I dagsläget balanserar budgeten inte, och till stor del beror detta på att vi saknar information om nästa årsbidrag från RF, men också på att vissa kostnadsposter i dagsläget är oklara. Styrelsen har dock att diskutera detta första utkast, för att tydliggöra vilka prioriteringar som gäller för 2020, samt hur detta kan tänkas påverka sektioner och kommittéers budgetarbete. 5
6.3 Avstämning efter Träffpunkt Svemo (Samtliga) Styrelsen diskuterade intrycken från Träffpunkt Svemo som hölls dagen innan styrelsemötet. Mötesformen med grupparbeten var positiv då det finns stor nytta från många parter med erfarenhetsutbyte av detta slag. Frågorna som diskuterades var relevanta och resultaten samlas nu ihop och sammanställs. 6.4 Inför Nordiskt möte - NMC (HL, PW) I slutet av oktober samlas som vanligt de nordiska förbundens ordförande samt GS för att diskutera gemensamma nordiska utmaningar och möjligheter. Respektive gren har dessförinnan genomfört nordiska grenmöten. Detta år står Sverige som värd och mötet hålls den 26 och 27 oktober på Arlanda Stad. Fokus detta år kommer att ligga på licensfrågor, E-bikes och digitalisering. Dessutom kommer den kommande General Assemblyn i Monaco att diskuteras, för att om möjligt en gemensam nordisk hållning ska kunna genomföras i de beslutsfrågor som kommer att presenteras där. 6.5 IUP (PW) Arbetet med IUP följer fortsatt planen. Utbildningsplattformen presenterades under föregående helg för distrikt och sektioner vid utbildningskonferensen och mottogs mycket positivt. När det gäller RF/SISU förs nu en konstruktiv dialog om hur IUP ska kunna användas och utbyta data med deras system. Övriga SF är fortsatt intresserade och några förbund har nu tagit styrelsebeslut på att köpa plattformen. Ytterligare presentation kommer att genomföras för övriga SF i slutet av oktober. 6.6 Barnkommitén (PW) Det har under en tid diskuterats vid olika tillfällen hur Svemos Barnkommitté ska organiseras i framtiden. Mycket av arbetet är direkt kopplat till Utbildningskommittén och därmed till IUP och barnledarutbildningar i allmänhet. Uppdraget har varit svårt att formulera och likaså det långsiktiga arbetet och bemanningen. Styrelsen diskuterade hur struktur och arbetssätt kan utvecklas för att möta de viktiga behov som finns. UK har för avsikt att tillsammans med kansli och styrelserepresentant återkomma med förslag till beslut vid novembermötet. 6
6.7 Säkerhet (UP) Säkerhetsrådet har sitt tredje möte för året söndagen den 20 oktober. Svemo kansli har gjort en sammanställning av Säkerhetsrådets arbete och planer inför 2020. Man har på olika sätt mött många positiva kommentarer ang. arbetet med hjärnskakning, även efter inslaget i tidningen Race. Förberedelser pågår också inför kommande möte i januari i samband med MC-mässan samt European Safety Meeting Motocross 8 9 februari som Svemo står som värd för ytterligare en gång. Styrelsen informerades även muntligt om händelser sedan senaste styrelsemötet. 6.8 RF bidrag (PW) GS rapporterade hur och vilka bidragsansökningar som Svemo sänt till RF för kommande år. RF har i skrivande stund ännu inte fattat beslut om medelsfördelningen kommande år. Vi väntar på beslut från Riksidrottsstyrelsen, som enligt tidigare kommunikation ska komma senast den 25 oktober. Det är idag alltför tidigt att säga något om utfallet men responsen på vår ansökan om Idrottslyftsmedel var god. 6.9 RF referensgrupper och utredningsuppdrag (HL, PW) RF sammankallar nu personer till sina referensgrupper i olika frågor. Vid RF:s senaste förfrågan om representanter i tre olika råd nominerade Svemo två personer. Håkan Leeman att ingå i den grupp som ska se över RF/SISU:s organisatoriska struktur och verksamhet samt Mikael Norén till rådet för hållbar utveckling inom idrottsrörelsen. Svar på nomineringarna kan komma i slutet av oktober. Utöver detta bildas mera informella råd, som kommer att presenteras senare. 6.10 GS möte i Rom (PW) Vid detta utökade Task Force möte deltog GS/CEO från 8 av de största länderna samt GS från FIM och FIM Europe. Mötet hade en diger agenda och syftade till att samla upp förbättringssynpunkter och åtgärder som bör ske mellan de stora nationerna samt mellan FIM/FIM E och nationerna. Mötet bygger enbart på hantering av praktiska detaljer och det dagliga arbetet. Mycket kortfattat överenskoms följande: 7
- Vi måste få igång ett seriöst arbete från FIM för att på allvar ta tag i ljudfrågan. Problemet är stort i alla länder. FIM GS lovade att omgående sätta till en grupp bestående av de kunnigaste personerna i några länder. Här föreslogs Svemos Mikael Norén som Svemos talesperson. -Mötet föreslog att FIM ska göra en tydlig "uppryckning" vad gäller digitalisering. De flesta närvarande nationer har kommit långt i sin respektive utveckling men ingen samordning av detta finns från FIM. I det fallet vill man att Svemo tillsammans med FIM E GS snarast sätter upp en "önskelista" på vad men vill at FIM ska göra. -Den internationella FIM licensen funkar inte som den nu ser ut. Här ska det göras en omstrukturering omgående. Svemo har sammanställt en "karta" över hur det borde se ut och Frankrike och Holland ska delta vid upphandlingen av den nya försäkringen för att säkerställa att det gynnar förbunden. - FIM E Open Calendar, dess funktion och förutsättningar diskuterades. Här fick Spanien huvudansvar att driva frågan vidare. Betydligt flera frågoravhandlades vilket GS rapporterade muntligt. 6.11 Gotland Grand National (PW) Styrelsen informerades muntligt om situationen och de senaste diskussionerna angående GGN och Svemos TA system. Det poängteras dock att dessa diskussioner sker i god anda och med sikte på att en överenskommelse ska vara färdig innan årets GGN. 6.12 Inför november-mötet (HL) Styrelsen hade planerat att genomföra ett tvådagars-möte i Göteborg i november, där första dagen skulle ägnas åt två skilda föreläsningar och andra dagen åt själva styrelsemötet. Då en av Sveriges stora motorcykel-profiler, Varg-Olle Nygren, firar sin 90-årsdag denna helg i Norrköping, har styrelsen beslutat att flytta mötet till Norrköping för att kunna medverka vid firandet. 8
6.13 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner kompletterade sina skriftliga rapporter från sina respektive distrikt och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa styrelsemöte är i Norrköping 17/11 2019. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2019-10-22 Justerare Josefin Lundin Godkänt via mail 2019-10-22 9