Utbildningsnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2017-01-31 9 Särskild granskning av upphandling Beslut Arbetsutskottet föreslår utbildningsnämnden besluta att godkänna rapporten Särskild granskning upphandling Att upphandlade avtal följs i utbildningsnämndens verksamheter. att muntlig återrapportering av arbetet med utvecklingsområden ska ske vid utbildningsnämndens sammanträde i juni 2017. Yrkande Björn-Owe Björk tilläggsyrkar att muntlig återrapportering av arbetet med utvecklingsområden ska ske vid utbildningsnämndens sammanträde i juni. Propositionsordning Ordförande Björn-Owe Björk finner att arbetsutskottet bifaller utsänt förslag till beslut samt Björn-Owe Björks tilläggsyrkande. Ärende Verksamhetscontroller informerar om att det kommer ske en mindre revidering av rapporten innan utskick till utbildningsnämndens sammanträde. Ett förtydligande kommer ske i rapporten angående inköpares kunskaper. Tjänsteskrivelse 2017-01-19 och rapport har varit utsänd.
Sida 1 av 3 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Datum Verksamhetscontroller 2017-01-19 Rev. 2017-02-06 Utbildningsnämnden Särskild granskning upphandling- Att upphandlade avtal följs i utbildningsnämndens verksamheter Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att godkänna rapporten Särskild granskning upphandling Att upphandlade avtal följs i utbildningsnämndens verksamheter, samt att muntlig återrapportering av arbetet med utvecklingsområdena i rapporten ska ske vid utbildningsnämndens sammanträde i juni 2017. Sammanfattning Under december 2016 har en granskning av upphandling och inköp inom utbildningsnämndens verksamheter genomförts. Granskningen har utförts genom en enkätundersökning samt genom stickprov av inköp. Vid granskningen har ett antal utvecklingsområden identifierats. - Kommunen bör se över organisationen för upphandling för att säkerställa att alla processer följer gällande lagstiftning. - Det bör finnas en ansvarfördelning på respektive enhet vem som får genomföra inköp. - Felaktigheter som framkommer ska alltid återkopplas till de medarbetare som genomför upphandling och inköp i verksamheterna. - Nämnden bör se över internkontrollområden som systematiskt granskar bland annat avtalstrohet. Om nämnden beslutar att godkänna rapporten godkänner de samtidigt att den utförda kontrollen av kontrollområdet upphandling i internkontrollplan för kvalitet för utbildningsnämndens verksamheter år 2016 är tillfredsställande.
Sida 2 av 3 Bakgrund För att Knivsta kommun ska hushålla med skattemedel och ta till vara konkurrensen på marknaden måste bestämmelserna för upphandling följas. Dessutom måste valet av leverantör av varan eller tjänsten också ske på affärsmässig grund och baseras på den leverantör som erbjuder bästa varan eller tjänsten till bästa villkor. Alla leverantörer ska även få möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. Inför framtagandet av utbildningsnämndens internkontrollplan för kvalitet 2016 genomfördes en riskanalys med nämndens arbetsutskott, nämnden bedömde att risken var hög för att inköp inte utförs i enlighet med aktuell lagstiftning och Knivsta kommuns riktlinjer. Med anledning av det har denna uppföljning av inköp genomförts. Ekonomisk konsekvensanalys Föreslaget beslut bedöms inte leda till några ekonomiska konsekvenser utöver befintlig budgetram Barnkonsekvensanalys Barnkonsekvensanalys är gjord enligt checklista. Hans Åhnberg Utbildningschef Lena K Larsson Fritid- och kulturchef Beslutet ska expedieras till: Akten
Sida 3 av 3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej X Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Uppföljningen och granskningen av utbildningsnämndens fastställda kontrollområden för 2016 syftar till att visa på hur förvaltningen under året efterlevt riktlinjer och lagstiftning gällande upphandling och inköp. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.
Särskild granskning Upphandling Att upphandlade avtal följs i utbildningsnämndens verksamheter.
Inledning I Sverige görs inköp inom den offentliga sektorn för cirka 600 miljarder kronor årligen. Inköp i offentlig sektor regleras genom upphandlingslagstiftningen. Reglerna för offentlig upphandling bygger på EU-direktiv och är av den anledningen förhållandevis likadana inom hela EU. Grundprinciperna bygger på objektivitet och öppenhet. I Sverige är det främst lagen om offentlig upphandling (LOU) som styr offentlig upphandling, men det finns en rad olika lagar som styr inom området. För att hushålla med skattemedel och ta till vara konkurrensen på marknaden måste bestämmelserna för upphandling följas. Dessutom måste valet av leverantör av varan eller tjänsten också ske på affärsmässig grund och baseras på den leverantör som erbjuder bästa varan eller tjänsten till bästa villkor. Alla leverantörer ska få möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. 1 Syftet med offentlig upphandling är att: främja kostnadseffektivt användande av skattemedel främja fri rörlighet inom EU undanröja ageranden som begränsar konkurrens underlätta för företag att göra affärer med offentlig sektor se till att det företag som säljer de efterfrågade varorna eller tjänsterna till de mest förmånliga villkoren vinner. 2 Knivsta kommun gör inköp av varor och tjänster för miljontals kronor årligen. Till stöd i detta arbete finns en upphandlingsstrateg på heltid. Grundprincipen är att verksamheterna själva sköter sina upphandlingar och upphandlingsstrateg är ett stöd vid större upphandlingar. Upphandlingsstrategen är bland annat ansvarig för styrdokument som gäller upphandling såsom inköps- och upphandlingspolicy och riktlinjer för direktupphandling. Inför framtagandet av utbildningsnämndens internkontrollplan för kvalitet 2016 genomfördes en riskanalys med nämndens arbetsutskott. Vid riskanalysen bedömde nämnden att risken var hög för att inköp inte utförs i enlighet med aktuell lagstiftning och Knivsta kommuns riktlinjer. Med anledning av det har denna uppföljning av alla nämndens verksamheters inköp genomförts. Syfte Syftet är att ta reda på om inköp i utbildningsnämndens verksamheter utförs i enlighet med aktuell lagstiftning och Knivsta kommuns riktlinjer. Bakgrund Utgångspunkt för granskningen har varit att; - Upphandlade avtal följs i utbildningsnämndens verksamheter. - Kommunen har tillräckliga regler och rutiner för upphandling. - Rutiner och lagstiftning är kända hos de personer inom kommunen som genomför inköp. - Upphandlingen säkerställs genom kommunens internkontroll. 1 Källa: www.konkurrensverket.se/upphandling 2 Källa: www.konkurrensverket.se/upphandling
Metod För att undersöka nuläget användes två metoder som bestod av en enkätundersökning för att ta reda på uppfattningen om upphandling från chefer och annan administrativ personal som hanterar upphandling, samt kontroll av stickprov utifrån bokföringssystemet och avtalsdatabasen. Enkätundersökning En enkätundersökning med 16 frågor skickades i okt 2016 ut till berörda som kommer i kontakt med upphandling i Knivsta kommun (Se bilaga 1). Enkäten gick ut under 10 dagar. Stickprov Tre avtalsområden valdes ut för att genomföra stickprov på, områdena är kontormöbler, läromedel/kontorsmaterial och tolk. Resultat Enkätundersökning Under hösten 2016 skickades en enkät ut till chefer inom socialnämnden, samhällsutvecklingsnämndens, kommunstyrelsens och utbildningsnämndens verksamheter. Resultatet från enkätundersökningen är för låg för att klassas som statistiskt säkerställd. Inom utbildningsnämndens verksamheter skickades undersökningen ut till 18 personer och endast fyra personer svarade på enkäten, vilket var 22 procent. Svarsfrekvensen för samtliga verksamheter hamnade på 39 procent vilket innebär 26 av 66 personer besvarade enkäten. På grund av den låga svarfrekvensen har enkätresultaten inte kunnat användas i rapporten. Se frågor från enkäten i bilaga 1. Stickprov Kontorsmöbler Vid kontroll av området kontorsmöbler framkom det att utbildningsnämndens verksamheter handlat kontorsmöbler för 1 574 666 kronor fram till nionde december 2016. Kommun har avtal med ett flertal företag inom skolmöbler, kontorsmöbler och kontorsstolar. Av dessa företag handlade verksamheterna möbler för 1 547 231 kr. De nio företag som verksamheterna handlat ifrån som saknar avtal med kommunen uppgick summan till 15 460 kr, vilket är drygt 0,9 procent av dem totala kostnaden. Tolk Vad gäller tolktjänster framkommer det att utbildningsnämndens verksamheter använt sig av ett företag utanför upphandlat avtal. Den totala summan för tolkar fram till den nionde december 201 var 100 005 kronor. 19 procent av den totala summan köptes från de icke upphandlade företaget för en summa av 18 820 kronor. Läromedel/Kontorsmaterial Vid granskning av området läromedel/kontorsmaterial framkom det att utbildningsnämndens verksamheter handlat läromedel/kontorsmaterial av över 50 olika företag under 2016 fram till nionde december. Exempel på produkter som köps utanför gällande ramavtal är surfplattor, slöjdmaterial, skrivartillbehör, idrottsmaterial, skolböcker, pyssel och arbetskläder. Den totala summan för läromedel/kontorsmaterial var 2 483 778 kronor. Cirka 500 tkr av den totala summan var varor inhandlade utanför ramavtal, vilket motsvarar 21 procent av den totala summan. Cirka 100 tkr av den summan kommer från en dagligvaruhandel i kommunen, kommunen har planerat att upphandla denna typ av vara/tjänst under 2017. Cirka 190 000 kr av den totala summan var utbildningar, studiebesök, kategorier som inte var möjliga att identifiera eller egna utlägg utan referens.
Övriga avtal Vid en genomgång av övriga avtal så konstaterades att kommunens vuxenutbildning inte är upphandlad under 2016. Från en enskild utbildningsanordnare har kommunen köpt vuxenutbildning för 495 tkr under 2016 utan upphandlat avtal. Avtalen som funnits sedan flera år tillbaka skulle från 2016 fortlöpa på grund av årsvisa förlängningar och förvaltningen valde att istället omförhandla dessa avtal, då tid saknades för att genomföra en upphandling. Förvaltningen planerar en upphandling under 2017 och hoppas kunna genomföra detta tillsammans med någon av de andra kommunerna i länet. Kommunens riktlinjer och internkontroll Vid inköp och upphandling gäller, utöver LOU, även kommunens policy och riktlinjer inom området. - Policy för inköp och upphandling - Riktlinjer för inköp och upphandling - Riktlinjer för direktupphandling - Riktlinjer för upphandling av livsmedel I internkontrollplanen för 2016 var upphandlingsområdet ett särskilt granskningsuppdrag och upphandling är inget återkommande granskningsområde i utbildningsnämndens internkontroll. Analys/Slutsatser Sammanfattningsvis framkommer det av denna uppföljning att utbildningsnämndens verksamheter handlar utanför gällande avtal. Kommunen har upprättade regler och rutiner i tillräcklig omfattning. Stöd och vägledning vid upphandling kan ta tid att få, vilket klargör att upphandlingsgruppens resurser är för knappa. Både inköpare och personer som utses att genomföra en upphandling bör ha kunskaper om både lagstiftning och kommunens egna riktlinjer. Riktlinjerna efterlevs inte i tillräcklig utsträckning och under granskningen konstateras att det finns avsteg från gällande lagstiftning. I de fall då chefer bedömer att kompetens inom upphandling eller större inköp inte föreligger har kommunen ett ramavtal med upphandlingskonsulter som kan köpas in. Kommunen bör se över sin organisation för upphandling för att effektivisera och kvalitetssäkra processerna. Vid granskning av stickproven kunde det konstateras att det är ett flertal inköpare inom varje kategori och enhet. Alla inköpare har inte tillräckliga kunskaper och gör därmed avsteg från lagstiftningen. För att undvika att detta sker bör verksamheterna utse ansvariga inköpare på respektive enhet, som del i sitt uppdrag genomför inköp och håller sig uppdaterad kring gällande avtal, regler och lagstiftning. I nuläget genomförs ingen systematisk granskning av avtalstrohet och efterlevnaden av riktlinjer. Uppföljningen av avtalstroheten bör vara en del av internkontrollen för utbildningsnämnden samt vara en del av nämndens ekonomiska uppföljning. Inköpsstatistiken bör efter att den redovisats även återkopplas till respektive ansvariga chefer för att öka kompetensen hos anställda som genomför upphandling och inköp. Granskningen kan slå fast att utbildningskontoret är medveten om avstegen inom vuxenutbildningen och det har inletts ett arbete med att försöka få verksamheten att efterleva reglerna. De icke upphandlade inköpen inom respektive stickprovsområde bör kommuniceras och återkopplas till medarbetare som genomför inköp.
Utvecklingsområden Utifrån det som framkommit av stickprov och dokumentstudier som genomförts har fyra utvecklingsområden identifierats: - Kommunen bör se över organisationen för upphandling för att säkerställa att alla processer följer gällande lagstiftning. - Det bör finnas en ansvarfördelning på respektive enhet vem som får genomföra inköp. - Felaktigheter som framkommer ska alltid återkopplas till de medarbetare som genomför upphandling och inköp i verksamheterna. - Nämnden bör se över internkontrollområden som systematiskt granskar bland annat avtalstrohet.
Bilaga 1 Uppföljning upphandling i Knivsta kommun
Uppföljning upphandling i Knivsta kommun Följande enkät är en del av uppföljningen av upphandling utifrån internkontrollen 2016. Syftet med enkäten är att ta reda i vilken utsträckning medarbetare och chefer känner till och använder sig av upphandlade avtal vid inköp, och om policys och riktlinjer om upphandling. Jag arbetar som: Chef/rektor Handläggare/administratör/strateg med flera. Vilken nämnd tillhör ditt verksamhetsområde? Utbildningsnämnden Socialnämnden Kommunstyrelsen Samhällsutvecklingsnämnden Jag utför inköp på min arbetsplats (med inköp menas alla former av inköp till exempel böcker, material, möbler, IT-system, konsulttjänster etc.) Ja Nej Jag känner till innehållet i kommunens upphandlingspolicy. Jag känner till innehållet i kommunens riktlinjer för inköp/upphandling. Jag vet vad ett ramavtal innebär. Jag känner till de ramavtal som berör min verksamhet.
Kommunens ramavtal täcker min verksamhets behov vid inköp av varor och tjänster. Om ditt behov av varor och tjänster inte finns inom befintliga ramavtal, vet du vad du ska göra? Ja Nej Kommentera ditt svar; Jag är tillräckligt insatt i hur kommunens olika ramavtal ska användas. Jag tycker att det är enkelt att hitta ramavtal för varor och tjänster i kommunens avtalsdatabas (Kommers). Jag handlar alltid på ramavtal. Ja Nej Om ja varför då?
Jag känner till vilka konsekvenser som kan uppstå för Knivsta kommun ifall vi inte använder oss av gällande ramavtal. Jag tycker att det är enkelt att hitta avtalade priser på respektive ramavtal i kommunens avtalsdatabas (Kommers). Jag har behov av utbildning i hur inköp/upphandling ska genomföras. Ja Nej Övriga kommentarer