2010 01 25 Anne Landin Exempel: Kvalitetsledning i upphandlingsprocessen Välkomna! Vad är ett kvalitets miljösystem? Varför i upphandlingsprocessen? 1
Standarder ISO, Internationella Standardiseringsorganisationen en global organisation med flertalet av världens länder som medlemmar. Har gett ut mer än 10.000 standarder, bl. a. standarder för kvalitets- och miljöledning. Varför? Konkurrensskäl Skapar förtroende Gemensam bas/språk Enklare relationer mellan beställare - leverantör Beställarkrav, myndighetskrav. Samma syn på process och produktkvalitet! Kvalitets och miljöledningssystem: Kvalitetsledning fokuserar på den avsedda produkten medan miljöledning fokuserar på den icke avsedda (rest ) produkten. Ett ledningssystem med målsättning att effektivisera verksamheten i syfte att bli lönsam och få nöjda kunder samtidigt som vi bidrar till att minimera negativ miljöpåverkan. Alla företag har någon form av ledningssystem. ISO 9001 och ISO 14001 utgör endast kompletterande krav på ett sådant ledningssystem. Förmodligen uppfyller de flesta välskötta företag 80% av vad de båda standarderna kräver utan att vara medvetna om det. ISO 9001 ISO 9000-familjen syftar till att säkerställa att produkten uppfyller ställda krav i syfte att skapa en nöjd kund ISO 9000 familjen introducerades 1987, kompletterades 1994 och omarbetades i sin helhet 2000 och 2008. ISO 9000 familjen består av fyra kärn -standarder: ISO 9000:2005 Ledningssystem för kvalitet - Principer och terminologi ISO 9001:2008 Ledningssystem för kvalitet Krav ISO 9004:2008 Ledningssystem för kvalitet - Vägledning för verksamhetsförbättring ISO 19011:2002 Revision 2
ISO 9000:2005 Ledningssystem för kvalitet - Principer och terminologi Omfattar och förklarar de grundbegrepp och enskilda termer som används i de övriga kärn standarderna. Redogör för bakomliggande principer ISO 9001:2008 Ledningssystem för kvalitet - Krav Innehåller och specificerar krav på ett ledningssystem för kvalitet som kan användas av en organisation för att beakta kundtillfredsställelse eller av extern part för att utvärdera förmåga att uppfylla ställda krav. ISO 9004:2008 Ledningssystem för kvalitet - Vägledning för verksamhetsförbättring Tillhandahåller vägledning bortom kraven i ISO 9001 och fokuserar på potentialen till förbättring av effektiviteten i organisationen. ISO 19011:2002 Riktlinjer för kvalitets- och miljörevision Ersätter de specifika revisionsstandarderna i ISO 10011 1 2 3 14010, 14011, 14012 De åtta kvalitetsledningsprinciperna Grundläggande regler för hur en organisation styrs och leds med målsättning att ständigt och långsiktigt förbättra effektiviteten genom att fokusera på kunden och samtidigt ta hänsyn till övriga intressenter. Kundfokus Ledarskap Medarbetarnas engagemang Processinriktning Systemangreppssätt för ledning Ständig förbättring Faktabaserade beslut Ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer Kundfokus Organisationer är beroende av sina kunder och bör därför förstå aktuella och framtida kundbehov, bör uppfylla kundkrav och bör sträva efter att överträffa kundens förväntningar. Det finns externa och interna kunder Vilka kunder har vi? Hur vet vi att de är nöjda? Hur kan vi förbättra kundtillfredsställelsen? Ledarskap Ledare åstadkommer enhetlighet när det gäller organisationens inriktning. De bör skapa och underhålla den inre miljö vari personalen kan engageras helt för att uppnå organisationens mål. En bra ledning ser till att organisationen har en tydlig inriktning och att rätt resurser tilldelas uppgifterna. Ledningen ansvarar för att kvalitetsledningssystemet passar verksamhetens behov. Vilka rutiner behövs, och varför behövs dessa? Hur försäkrar vi oss om att kvalitetsledningssystemet fungerar som det är tänkt? Är det några krav i ISO 9001 som kan uteslutas? 3
Medarbetarnas engagemang Medarbetare på alla nivåer är organisationens främsta tillgång. Deras fulla engagemang medför att deras förmåga kan användas till organisationens bästa. Vilken organisationskultur har vi? Vilken kompetens och utbildning krävs för olika typer av uppgifter? Hur fungerar den interna kommunikationen? Processinriktning Ett önskat resultat uppnås mer effektivt när aktiviteter och tillhörande resurser hanteras som en process. Det främsta skälet till att standarden framhåller processinriktningen är att man kan vinna i effektivitet om en verksamhet betraktas som en process. Mål Mätning Insats Aktiviteter Utfall Resurser Systemangreppssätt för ledning Att fastlägga, förstå och hantera samverkande processer som ett system medverkar till att organisationen blir effektiv i att uppnå sina mål. Ledning Ständig förbättring Ständig förbättring av organisationens funktion och resultat bör vara ett beständigt mål. En formell behandling av korrigerande och förebyggande åtgärder leder till förbättringar. Ett fel! Dags att lära något nytt! Kund Operativt arbete Kund Adm., ekonomi, pers 4
Faktabaserade beslut Verkningsfulla beslut baseras på analys av data och annan information. Objektiva mätningar Rena indata Revisioner Användbara fakta Intuition och erfarenhet = Bra beslut Ömsesidigt fördelaktiga relationer till leverantörer En organisation och dess leverantörer är beroende av varandra, och ömsesidigt fördelaktiga relationer ökar förmågan hos båda att skapa värde. Processmodell ISO 9001 ISO 9001 Kap 1 Omfattning Vad skall vi ha ett kvalitetsledningssystem till? Vilka undantag från krav är möjliga? Kap 2 Normativ hänvisning i Referens till ISO 9000 Kap 3 Termer och definitioner Specifika termer Jämför med Deming-cirkeln!! 5
4. Ledningssystem för kvalitet 5. Ledningens ansvar 5.1 Ledningens åtagande 5.2 Kundfokus 5.3 Kvalitetspolicy 5.4 Planering 5.5 Ansvar, befogenhet och komm 5.6 Ledningens genomgång 4.1 Allmänna krav 4.2 Dokumentations krav Kval mål Ansv, bef Allm Allmänt Plan av ledn syst för kval Ledn rep Underlag Kvalitetsmanual Int komm Resultat spec dok red dok 22 6. Hantering av resurser 7. Produktframtagning 6.1 6.2 6.3 6.4 Tillhandahållande Personal Infrastruktur Verksamhets- av resurser resurser miljö 7.1 Planering av produktframtagning 7.2 Kundanknutna processer Fastst krav 7.3 Konstruktion och utveckling Planering 7.4 Inköp Process 7.5 Produktion av varor och utförande av tjänster 7.6 Behandling av övervakningsoch mät utrustning Allmänt Genomgång av krav Underlag Info Validering Komp, medvet, prakt utb Kommunikation Resultat Genomgång Verifiering Id & Spår Kundens egendom Skyddande Verifiering Validering 23 Ändringar 24 6
8. Mätning, analys och förbättring Processmodell ISO 9001 8.1 Allmänt 8.2 Övervakning och mätning 8.3 Behandling av avvikande produkter 8.4 Analys av information 8.5 Förbättring Kundtillfredsställelse Ständig förbättring Intern revision Korrigerande åtgärd Ö & M Processer Förebyggande åtgärd Ö & M Produkter Jämför med Deming-cirkeln!! 25 7