1 ANVISNINGAR OCH RUTINER

1 ANVISNINGAR OCH RUTINER 1.1 LEDANDE DOKUMENT LOU Lagen (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling PBL SFS 2010:900, Plan- och bygglag Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) (SFS 2002:908 omtryck) Offentlighets- och sekretesslagen, OSL (2009:400) ersätter sekretesslagen PUL Personuppgiftslag (SFS 1998:204) Arkivlagen (SFS 1990:782) Kommunallagen 1991:900 reglerar kommunerna och deras medlemmars förhållanden. Huddinge kommuns författningssamling (HKF) Reglemente för Huddinge kommuns upphandling (HKF 9420) Huddinge kommuns författningssamling (HKF) Arkivreglemente (HKF 9310) AB 04 Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader. Byggandets Kontraktskommitté. ABT 06 Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten. Byggandets Kontraktskommitté. ABK 09 Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet. Byggandets Kontraktskommitté. AF AMA 07 Administrativa föreskrifter för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader. Svensk Byggtjänst. MSB, Huddinge Kommun 12

Anläggnings AMA 10 Allmän material- och arbetsbeskrivning för anläggningsarbeten. Svensk Byggtjänst. EL AMA 09 Allmän material- och arbetsbeskrivning för eltekniska arbeten. Svensk Byggtjänst. MER anläggning 10 Mät- och ersättningsregler anläggningsarbeten. Svensk Byggtjänst. Plexman Så här arbetar vi med exploateringsprojekt i Huddinge kommun, 2006-05-09, rev 2010 Bussar och gupp - Utgångspunkter, fakta och avsikter Vägverket 2009:54 MSB, Huddinge Kommun 13

1.2 PROJEKTSTEGEN PLEXMAN PLanerings- och EXploateringsMANual Framtagen av Miljö och Samhällsbyggnadsförvaltningen i samarbete med KSF Utvecklingsavdelning. Innehåller en arbetsmanual för följande fem steg: I Plexman beskrivs ingående tänkbara moment, lämpliga deltagare och projektledare för de olika stegen PROJEKTSTART, PLANPROGRAM, DETALJPLAN, GENOMFÖRANDE och UTVÄRDERING. Vid uppstart av varje nytt projektsteg ska man gå igenom Plexmanmanualen för att nå fram till lämplig bemanning av projektet, tidplan och innehåll i det aktuella steget. Innehållsförteckningen för ingående aktiviteter ska ses som en bruttolista där man väljer i det enskilda projektet vilka moment som är aktuella. Man bör också givetvis fundera över om det finns moment som inte finns i Plexman som projektet bör kompletteras med. I dessa fall är det viktigt att Plexman för framtiden kan kompletteras med dessa moment. Gatu- och trafikavdelningen är normalt projektdeltagare i stegen PLANPROGRAM och DETALJPLAN. I delen DETALJPLAN är förprojektering av ingående gator den viktigaste delen. Under steget GENOMFÖRANDE är projektering och byggledning moment där gatuoch trafikavdelningen normalt är delprojektledare eller i samband med vissa exploateringsprojekt svarar för kontroll och mottagande av kommunala exploateringsanläggningar. Varje steg i Plexman avslutas med en uppföljningsfas. Även sedan objektet tagits i drift är det viktigt att en uppföljning sker av om objektet utförts till en kvalitet som stämmer med uppställda krav och av erfarenheterna från en driftperiod. Se 1.10 UPPFÖLJNING MSB, Huddinge Kommun 14

1.3 RUTINER VID PROJEKTERINGSSTART OCH AVSLUT Checklistor finns: F:\MSB\1Gatukont\Handbok (LB)\checklistor Projektering egen regi Projektering konsult Granskning: F:\MSB\1Gatukont\Handbok (LB)\checklistor Projektering granskning Synpunkter granskning MSB, Huddinge Kommun 15

1.4 RUTINER FÖR ENTREPRENADSTART OCH AVSLUT Checklista finns: F:\MSB\1Gatukont\Handbok (LB) (LB)\checklistor Byggledning MSB, Huddinge Kommun 16

1.5 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG AF-DEL upprättas av beställaren (gatuavdelningarna) F:\MSB\1Gatukont\Förfrågningsunderlag mallar (LB)\Mallar afdelmall MÄNGDBESKRIVNING mark + belysning, Ledningsdriftbolag va F:\MSB\1Gatukont\Förfrågningsunderlag mallar (LB) mbes GRANSKNING Mall för granskning se 1.3 RITNINGAR Vilka som ska vara med styrs av det enskilda projektets omfattning: NAMN INNEHÅLL Beläggningsplan - höjdsättning - slänter Markplaneringsplan - ytbeläggningar förklaring Höjdsättningsplan - dagvattenbrunnar Va-plan - befintlig va - planerad va (dagvatten) Övriga ledningsplaner - befintligt - planerat Samordningsplan - sammanställning av allt befintligt - sammanställning av allt nytt - vägmarkering - vägmärken - gatunamnsskyltar Trafikanordningsplan Vägutrustningsplan Normalsektion - typsektioner - detaljer Profil - befintlig mark - planerad profil - profildata - plandata Tvärsektioner - befintlig mark - planerad sektion - tomtgränser Trafiksignalplan - befintlig signalanläggning (flytt, riv, behålles) - planerad signalanläggning Belysningsplan - befintlig belysning (flytt, riv, behålls) - planerad belysning MSB, Huddinge Kommun 17

1.6 RITTEKNIK Bygghandlingar, arbetshandlingar För utförande får enbart av gatuavdelningarna godkända ritningar märkta med texten Bygghandling eller Arbetshandling användas. Revideringar Uppträder under arbetets gång förhållanden som innebär att godkända arbetsritningar ej kan följas eller att komplettering av dessa handlingar är nödvändiga skall detta omedelbart anmälas till gatuavdelningarna. Om revidering sker på ritning ska dessa förses med revideringsmoln samt text i ritningshuvud. Ritningsnummer Enligt dokument F:\MSB\1Gatukont\Förfrågningsunderlag mallar (LB)\Ritningar/underlag Ritningsformat Största ritningsformat är A1. (förlängd A1 kan användas vid behov) Läge Samtliga planer skall förses med norrpil, koordinater, konnektioner och översiktsbild Hänvisning till samtliga ritningar i projektet Linjeuppsättning För god läsbarhet gäller allmänt att planerade anläggningar skall markeras med tjockare linjer än motsvarande befintliga anläggningar. Samordningsplaner Skall vara i färg samt olika linjetjocklek beroende på om ledningen är befintlig eller planerad. MSB, Huddinge Kommun 18

1.7 UPPHANDLING 1.7.1 ENTREPRENADER För upphandling gäller LOU och HKF 9730 se 1.1 LEDANDE DOKUMENT Upphandlingsmanual F:\MSB\1Gatukont\Förfrågningsunderlag mallar (LB)\13handlingar 13.1 Prövning av entreprenad 13.2 Anbudsformulär 13.3 maskinhksvab, alt maskinhk 13.9 Sanningsförs MSB, Huddinge Kommun 19

1.7.2 RAMAVTAL Kommunen har ett antal ramavtal för: - Trafikplanering (Atkins, Ramböll, Structor, Tyrens, WSP, Trafikverket konsult) - Projektering (Ramböll, Mecad, Tyrens, WSP, Vectura, Marktema, Sweco) - Byggledning / besiktning (Marktema, Trafikverket konsult, Bro & Betong, FAVEO) - Bro (Bro & Betong) Befintliga ramavtal går ut hösten 2011, ny upphandling pågår Avtal och avropsmallar finns på F:\MSB\1Gatukont\Ramavtal (LB) MSB, Huddinge Kommun 20

1.8 RELATIONSHANDLINGAR Nedanstående text ska ingå i förfrågningsunderlagets mängdbeskrivning: F:\MSB\1Gatukont\Förfrågningsunderlag mallar (LB) MSB, Huddinge Kommun 21

Handling 13.7 skall ingå i alla förfrågningsunderlag under övriga handlingar Efter det att underlaget för relationshandlingar kommit in ska: - Ansvar: Det digitala underlaget lämnas till projektledaren som distribuerar det vidare till Lantmäteriet (rev av baskarta). - Underlaget (digitalt) lämnas till Lantmäteriavdelningen, för uppdatering av baskartan. - Underlaget (digitalt) och arbetsritningar lämnas till driftavdelning, se 1.9 ÖVERLÄMNANDE TILL GATU- OCH PARKDRIFTAVDELNINGEN MSB, Huddinge Kommun 22

1.9 ÖVERLÄMNANDE TILL GATU- OCH PARKDRIFTAVDELNINGEN FÖLJANDE UPPGIFTER LÄMNAS TILL GATU- OCH PARKDRIFTAVDELNINGEN VID ÖVERTAGANDET Objektnamn (även f.d.) och huvudman Avtal om ekonomi, skötsel, gränsdragning mm Typväg (GCM, lokalgata, huvudgata mm.) Trafikklass, hastighet och trafikmängd med andel tung trafik (dimensioneringsförutsättningar). För Gatu- och parkdriftavdelningens olika databaser (som är planeringsverktyg för periodiserad drift och underhåll) lämnas fullständig anläggningsinformation. Den kan utgöras av gällande planritning och normalsektion relationshandling eller beskrivas på annat lämpligt sätt. Uppgifter om skötsel (driftkoder) lämnas till systemansvarig. Dvs hur och i vilken omfattning skall denna anläggning skötas Objekt som ej färdigställs: Medel (kostnadsreglerat belopp) överförs till Gatu- och parkdriftavdelningen för detta ändamål. Beräknad årlig driftkostnad om sådan finns checklista: F:\MSB\1Gatukont\Handbok (LB) (LB)\checklistor MSB, Huddinge Kommun 23

1.10 UPPFÖLJNING Plexmanstegen I Plexman är föreskrivet att varje steg ska avslutas med en uppföljning. Projektledaren är ansvarig för att den genomförs. I de steg som vi enbart deltager i arbetsgrupper är det viktigt att vi påfordrar att projektledaren tar initiativ till en uppföljning. Den ska ske senast inför uppstart av nästa steg i processen. I Plexman anges också vilka frågor som uppföljningen bör omfatta i olika steg. Resultaten av en uppföljning ska också delges alla inom Gatuavdelningarna och där vi är projektledare alla övriga som har deltagit i projektet. Drifterfarenhet Gatu- och parkdriftavdelningen ska en gång om året ordna ett möte där erfarenheter från drift av nya projekt tas tillvara. Vid dessa möten ska inbjudas deltagare från övriga MSB, andra förvaltningar och projektörer, där gjorda erfarenheter som ska presenteras kan påverka andras sätt att lösa kommande projekt. Vid dessa möten bör också eventuella resultat från forskning eller uppföljningar från andra aktörer presenteras. Eget arbete Varje medarbetare eller medarbetargrupp ska i samråd med närmaste chef utveckla en rutin för kvalitetsuppföljning av eget arbete. Uppföljningen ska ge svar på om ålagda arbetsuppgifter utförts i rätt tid och till rätt standard. Driftarbete För såväl park, gc-vägar och vägar ska finnas kvalitetsmål som kan följas upp inom de mest betydelsefulla delarna av vinterväghållning, beläggningsunderhåll, övrigt barmarksunderhåll, service samt parkskötsel. Målen ska kunna följas upp till såväl standard som kostnad. Ett samarbete med kommuner på Södertörn pågår för att mäta standard. MSB, Huddinge Kommun 24

1.11 ÄRENDEHANTERING 1.11.1 GENERELLA RÅD OM REGISTRERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR I OSL 5 kap 1-2 finns reglerna för registrering av allmänna handlingar. Följande skall framgå av registret: 1. Datum, då handlingen kom in eller upprättades. 2. Diarienummer eller annan beteckning som handlingen får vid registrering. 3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare kommit in eller till vem den har expedierats 4. I korthet vad handlingen rör. MSB, Huddinge Kommun 25

1.11.2 LAGLIGA KRAV Tryckfrihetsförordningen (TF) I tryckfrihetsförordningen definieras bl a offentlighetsprincipen samt begreppet allmän handling. Vad är myndighet (TF 2:5) Myndighet är kommunfullmäktige samt varje nämnd eller styrelse Vad är allmän handling (TF 2:3) Allt som förvaras, kommer in till eller är upprättat hos en myndighet är allmän handling. Varje svensk medborgare (i TF 14:5 likställs utlänning med svensk medborgare) har rätt att ta del av allmänna handlingar, med vissa undantag som specificeras i OSL. Allmänna handlingar utan sekretess är offentliga. Inkommen handling (TF 2:6) En handling anses inkommen när den anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare (all personal på gatuavdelningarna) tillhanda, t ex om man får något i handen på torget. Ett undantag; anbud anses ej inkommet förrän dagen för anbudets öppnande, här sker full sekretess. Upprättad handling (TF 2:7) En handling är upprättad när den expedierats eller slutbehandlats hos myndigheten t ex ett justerat protokoll, brev, tjänsteutlåtande, vissa pm etc. Arbetsmaterial och minnesanteckningar (TF 2:9) Skall gallras om det inte tillför ärendet sakuppgift. De blir allmänna handlingar om de arkiveras. Gallringsbeslut finns, SBN 2008 MSB, Huddinge Kommun 26

1.11.3 ÄRENDEPOLICY När handlingar inkommit till gatuavdelningarna via webbformulär, e-post, fax eller post ska dessa så snart det är möjligt (inom en vecka) besvaras med ett brev, webbformulär (mottagningsbevis) där diarienummer och namn på handläggare anges. Enklare frågor vid besök, på telefon, fax eller e-post som går att besvara direkt kan i vissa fall vara lämpligt att diarieföra eller bevara i kronologisk eller alfabetisk ordning i pärm som minnesanteckning för framtiden. Det är upp till tjänsteman att från fall till fall avgöra om det är nödvändigt. MSB, Huddinge Kommun 27

1.12 ARKIV 1.12.1 ALLMÄNT 1. Regler för arkivering av skrivet och ritat material De regler som styr hur den tekniska förvaltningen ska hantera skrivet och ritat material finns främst i följande lagar och förordningar: Tryckfrihetsförordningen I tryckfrihetsförordningen definieras bl a offentlighetsprincipen samt begreppet allmän handling. Offentlighets och sekretesslagen I OSL regleras bl.a. vilka handlingar som är undantagna från offentlighetsprincipen och som myndigheter därför kan hemlighålla. Dessutom innehåller lagen bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna handlingar etc. Sekretessförordningen innehåller kompletterande regler till sekretesslagen. Personuppgiftslagen (PUL) tidigare Datalagen Personuppgiftslagen finns för att hindra att hantering av alla förda personregister medför otillbörligt intrång i den personliga integriteten. Arkivlagen Arkivlagen reglerar arkivvården inom den offentliga sektorn. Lagen innehåller övergripande regler om arkiv, bl.a. ansvarsfrågor, registrering, skydd av handlingar etc. Arkivförordningen kompletterar arkivlagen och innehåller viss detaljreglering inom området. Huddinge kommun Arkivreglemente, HKF 9310 Tillämpningsanvisningarna har utarbetats av Huddinge kommun och innehåller bl a regler om arkivbildning, arkivlokaler, gallring, utlån m m. 2. Arkivorganisation Arkivredogöraren/na svarar för den löpande arkivvården. Personer, som har god överblick över dokumentflöde eller handläggning av ärenden, är lämpliga som arkivredogörare, t ex registrator/avdelningsassistent. 3. Arkivbildning Gatuavdelningarnas arkiv består främst av de allmänna handlingar som uppkommer i förvaltningens verksamhet. Förutom skrivelser och ritningar är även fotografier, mikrofilm, e- post, sms, sociala medier, ljud- och videoband etc. att anses som allmänna handlingar. MSB, Huddinge Kommun 28

1.12.2 GALLRA Gallra innebär att allmänna handlingar förstörs eller att allmänna uppgifter som ingår i ljudupptagning eller dataupptagning utplånas. Beslut om bevarande och gallringutredning av databaser/verksamhetssystem före konvertering/migrering/avslut, fattat av myndighet. Gallringsbeslut krävs även innan man förstör handlingar på magnetiskt medium som har överförts till pappersmedium, eftersom möjligheten att göra nya sammanställningar försvinner. MSB, Huddinge Kommun 29

1.12.3 RENSA Rensa innebär att handlingar som inte är allmänna förstörs. När man rensar plockar man bort arbetspapper av tillfällig betydelse som inte har tillfört ett ärende sakuppgift. De handlingar som kan rensas är bl.a. kladdar och utkast som har utmynnat i färdiga skrivelser, överexemplar och övertaliga kopior, anteckningar och meddelanden av tillfällig betydelse, trycksaker som inte har behövt åtgärdas m.m. Rensning ska ske innan arkivläggning och den ska utföras av den handläggare som har haft hand om ärendet, eftersom det är denna/e som bäst kan avgöra vad som behövs för att förstå ett ärende. Det krävs inget särkskilt beslut för att få rensa handlingar. Det som arkiveras arkivhandling/allmän handling. MSB, Huddinge Kommun 30

1.12.4 ARKIVERA Den som är ansvarig för ett ärende eller projekt har också ansvar för att alla handlingar och ritningar (relationsritningar) lämnas över till arkivet när ärendet eller projektet är avslutat. 10 år efter avslut sker leverans till kommunens slutarkiv (beroende på bevaransvärde). MSB, Huddinge Kommun 31

1.12.5 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Väl gjorda dokumenthanteringsplaner tillgodoser såväl samhällets krav på insyn och effektivitet som myndigheters behov av överblick över sina dokumentflöden. Arbetet med dokumenthanteringsplaner ingår dessutom på ett naturligt och grundläggande sätt i det kvalitetsarbete som bedrivs i Huddinge kommun. Myndigheten som ansvarar för verksamheten i sig, avgör vilken information som ska dokumenteras i vilken form och på vilket medium informationen ska dokumenteras hur länge informationen ska finnas tillgänglig vid myndigheten. Dokumenthanteringsplanen ska för myndigheten fylla funktioner som dokumentöversikt plan för bevarande och gallring plan för överlämnade till kommunarkivet. I dokumenthanteringsplanen bör handlingarna sammanföras och beskrivas i en ordning som svarar mot myndighetens verksamheter - inte myndighetens förvaltningsorganisation. En fördel med att utgå från verksamheterna är att dokumenthanteringsplanerna inte behöver skrivas om från grunden i samband med en omorganisation. http://insidan/sv/msb/nyheter/forvaltningsgemensam-dokumenthanteringsplan-revideradoch-beslutad-i-samhallsbyggnadsnamnd-och-miljonamnd/ Blankett för utskrift av dokumenthanteringsplan Avsikten med blanketten är att uppnå en för hela kommunen enhetlig översikt över dokumenthanteringen. Blanketten är uppbyggt av ett antal kolumner med följande rubriker och innebörder: Handlingar, serier: här anges vilken sorts handlingar det rör sig om. Förvaringsplats: här anges var handlingarna förvaras, tex rumsnummer eller vilket närarkiv. Arkivläggning/placering: här anges om handlingarna är sorterade alfabetiskt, numeriskt, kronologiskt, eller om de är sorterade efter objekt, eller efter diarieplan. Centralarkiv: här anges efter hur lång tid handlingarna ska sändas till kommunarkivet. BEVARAS / gallringsfrist: här anges efter hur lång tid handlingar ska gallras, eller om de ska BEVARAS, d.v.s. överföras till kommunarkivet. Anmärkningar: här anges övriga nödvändiga fakta. MSB, Huddinge Kommun 32