Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH enhet: Barn- och familjeenheten 2

Arbetsmiljöuppföljning 2017 IFO-FH enhet: Barn- och familjeenheten 2

Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår 2017... 5 1.1 Analys av nyckeltal... 5 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 5 1.1.2 Sjukfrånvaro... 6 1.1.3 Frisknärvaro... 6 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan... 7 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk)... 8 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk)... 10 1.5 Riskanalys och handlingsplan... 11 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan... 13 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor... 14 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 15 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön... 16 3 Uppföljning höst 2017... 20 3.1 Analys av nyckeltal... 21 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud... 21 3.1.2 Sjukfrånvaro... 21 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan... 22 3.3 Hot- och våldsplan... 22 3.4 Brandskydd (SBA)... 22 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen... 23 4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst... 24 2

Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2017 Den 28 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 25 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala 3

samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4

1 Uppföljning vår 2017 1.1 Analys av nyckeltal 1.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. De vanligaste orsakerna till arbetsskador är hot. Orsaken är att vi arbetar på myndighet och placeringar av barn och möter människor i kris som ibland är både arga och ledsna och som får negativa besked. Hotsituationer uppstår även när brukare försöker att påverka socialsekreterare att ändra beslut. Väglaget har också också gjort att en personal halkat. 5

1.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2015 och 2016. På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2015 respektive 2016 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys Rehab processer Har sjukfrånvaron höjts? Lång tids sjukskrivna Prata med Thomas Nilsson HR 1.1.3 Frisknärvaro 6

Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Yoga på arbetstid Minskad tygnd på tjänsterna Personal på plats Koll flextid och semester Handledning Friskvård på arbetstid, blodomloppet 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Då enheten var ny fanns det ingen tidigare handlingsplan. En stor fråga under 2016 har varit arbetsbelastningen och behov av chefsstöd. Barn och familjenheten delades under 2016 upp i två enheter som ett led att öka stödet till socialsekreterare i form av arbetsledare och chefer. Arbetsbelastning Arbetsbelastningen har minskat då enheten vid årsskiftet 2016/2017 hade alla tjänster tillsatta. Januari-mars 2017 fanns det även en konsult som stöd till socialsekreterare för att sammanställa utredningar. Behov av chefsstöd Barn och familjenheten 2 har rekryterat och tillsatt tre 1:e socialsekreterare under 2016 som ett led i att öka stödet till socialsekreterare. 7

1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! Inför APT den 10 januari 2017 hade enhetschef efter dialog med skyddsombud skickat ut enkät till alla medarbetare angående den psykiska arbetsmiljön för att alla skulle kunna fylla i och fundera på den psykiska arbetsmiljön inför APT. På APT fick personalen prata med varandra i smågrupper och sedan samlades informationen in och skrevs upp på whiteboard. På APT den 21 mars 2017 gick enhetschef igenom medarbetarenkäten för 2016. Det konstaterades att det var en låg svarsfrekvens, 7 personer hade svarat och resultaten var dåliga. Det som framkom på APT var att vi behövde arbeta vidare med den organisatoriska tilliten och att det var viktigt att enhetschef återkopplade beslut till socialsekreterare. Bestämde efter förslag från personalen att vi på kommande APT skulle ägna hela APT tiden till att arbeta med medarbetarenkäten för 2016. Den 11 april 2017 8:30-12 arbetade socialsekretearna först i grupper kring arbetsmiljön och resultatet i medarbetarenkäten, därefter samlades all information in i storgrupp och skrevs upp på whiteboard. Det var även "bikups diskussioner" mellan socialsekreterarna för att alla skulle komma till tals. Psykiska arbetsmiljön -Medarbetare lyfter fram att arbetet i sig är psykiskt påfrestande. Det är viktigt att en stöttande hållning finns genom alla nivåer. Det är viktigt att i möjligaste mån vara två handläggare i möten, och att efter ett besök kunna tala med varandra om upplevelsen i samtalet. Viktigt att det finns en tillåtelse att få bryta ihop då arbetet är tungt psykiskt. I mottagningsgruppen sitter handläggare och 1:e Socialsekreterare tillsammans i möte varje morgon. Önskemål finns om extra handledning vid behov. -Det lyfts fram att det är viktigt att ha god koll på varandra i samband med hembesök 8

och liknande. Förslag om att tex en kollega väntar in på kontoret för att säkerställa och fånga upp. Säkerheten och arbetsmiljön är en fråga som kommer att uppta ett gemensamt APT 2017-01-25, för att följa upp efter Arbetsmiljöinspektionens synpunkter. -Samarbetssvårigheter beskrivs med samarbetspartners utifrån oklarheter runt arbetsuppgifter och roller etc. Exempel på detta är tex SSPF. -Pengar för inköp av stegräknare finns. Förslag på att utlysa någon form av tävling runt detta. -En Socialadministratör har anställts på barn och familjenheten 1 och hon kommer att kunna stötta socialsekreterare på barn och familjenheten 2 i avvaktan på att rekrytering och anställning av egen socialadministratör är klarsocialadministratörens arbetsuppgifter kommer exempelvis innefatta att handha sjukfrånvaro i form av att avboka möten o dyl. Hon kan även vara behjälplig med tex att lämna ut inbegärda dokument. Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla Alla Enhet Område och sektor 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. Jag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande 14 Medelvärdet för frågan 1.6 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året 29 29 9

Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde borde ha sjukanmält dig? Område och sektor 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande 29 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Inför APT den 10 januari 2017 gjorde enhetschef och skyddsombud en fysisk arbetsmiljörond. Vi gick runt på Tellusgatan och utgick från en enkät om fysisk arbetsmiljö. Enhetschef skickade i samband med kallelsen till APT ut den information som framkom i den fysiska arbetsmiljöronden. På APT den 10 januari 2017 fick personalen prata med varandra i smågrupper och sedan samlades informationen in och skrevs upp på whiteboard. Fysiska arbetsmiljön Det som framkom av den fysiska arbetsmiljöronden var följande: -Det finns mer att önska finns avseende trivsamheten i lokalerna. - Det finns en risk för hög ljudnivå i de arbetsrum som hyser sex stationer. - Upphängningskrok för ståmattorna har levererats. - Revidering av Brandskyddsplan skall utföras. I det nu uppsatta exemplaret anges fel uppsamlingsplats. - Grovstädning av lokalerna behöver genomföras. - Det finns problem med ventilationen i lokalerna. Dessa kan till viss del justeras manuellt. - Larmtavlan behöver ses över och kontrolleras. - Katastroflådan bör flyttas till annat ställe. 10

- Belysning, trasiga möbler samt solskydd behöver ordnas. Efter en gruppdiskussion om den fysiska arbetsmiljön ger följande önskemål och tankar vid handen; -Att inredning och arbetsredskap etc skall vara lika på alla rum och stationer. -Ökad trivsel i lokalerna; tex blommor, tavlor. Även besöksrummen behöver en upprustning. Även ur säkerhets- och sekretessynpunkt bör besöksrummen ses över. -Kan exempelvis en dimmer installeras i rum Gåselyckan? Medarbetare vill ha olika stark belysning. -Önskemål om Ergonomisk genomgång lyfts fram av medarbetare. E.C. meddelar att detta går att få, genom att man kontaktar sin E.C. -Enheten har inget fikarum, vilket skulle vara önskvärt. Gemensamma fikatider då ej samtal förs om arbetet efterfrågas. -Skåp att låsa in värdesaker samt aktskåp efterfrågas. -Kylskåpen i pentryt är små och räcker ej till för enheten. -Varm choklad önskas till kaffemaskinen, till exempelvis de barn som besöker Socialkontoret. -Önskvärt vore en tidsplan för genomförandet av de förändringar som efterfrågas. -Utemiljön skulle behövas göras trivsamare. -Samtal om Naprapatbehandlingar. -Massagefåtölj har efterfrågats, men E.C. meddelar att detta är lyft i ledningsgrupp redan och det kommer inte att installeras i dagsläget. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? 11

Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Organisatorisk ineffektivitet Röd J Samverkan mellan BoF och KoFF den 26 april och den 11 oktober 2017. Syfte tydliggöra roller och rutiner med mål att minimera risken för att akutverksamheten inte fungerar och att arbetsuppgifter "bollas runt" mellan olika enheter. Syfte är även att ansvarsfördelningen och roller ska tydliggöras. 1. EC 31 decem ber 2017 Organisatorisk ineffektivitet Röd J 1:e på barn coh familjeenheten 2 kommer bjuda in till 1:e socials ekreter 31 dec 2017 12

Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad samverkansmöte med 1:e socialsekreterare på LSS. Syfte är att minska risken för att LSS handläggare anmäler oro till mottaget och att ärenden "bollas runt" are Det behöver förtydligas och föras generell diskussion kring "vad är omsorgsbrister" "vad kan var och en göra på respektive enhet och vad kan vi göra tillsammans för att det ska bli så bra som möjligt för brukaren" För att avlasta arbetsbörda från socialsekreterare behöver EC undersöka och vid behov "Ta bort arbetsuppgifter" från socialsekreterare Utveckling och förnyelse Röd J Socialadministratör kommer anställas i syfte att kunna avlasta socialsekreterare med administrativa uppgifter som inte är "ett måste" att socialsekreterare gör ex ordna fika, tolklappar, boka samverkansmöte, fakturor EC 1 augusti 2017 Inflytande, tid för arbetsuppgifter och återhämtning Röd J Socialsekreterare önskar utbildning. EC får i uppgift att undersöka hur mycket utbildning/år som som är möjligt. Önskemål finns om kravlösa utbildningsdagar utan krav på motprestation. Personal kommer under 2017 att få gå MI, Tejping, BBIC, Patriark, Barnperspektivutbildning, FREDA utbildning, delta i föreläsning på Westpride EC 31 dec 2017 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare 13

ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Förebygga stress J EC ansvarar för att samtala och utreda orsak till korttidssjukfrånvaro. EC Dec 2017 Förebygga stress J Gemensamma "spelregler" under fika pratar vi inte arbete Alla Dec 2017 Förebygga stress J Kollegialtstöd - att som kollega- uppmärksamma stressreaktioner hos kollegor och prata och signalera till arbetsledning Alla December 2017 Förebygga stress J Arbetsledning strävar efter att vara förebilder och ta fika och ge positiv feedback "tack för en bra vecka" EC och 1:e December 2017 Tillräckligt med personal på plats J Samtlig personal kan få semester som de önskar Alla EC 1 april 2017 Friskvård J Alla ges möjlighet att installera och använda Pausit, EC skickar länk till alla medarbetare i april 2017 EC Dec 2017 Yoga på arbetstid erbjuds Kompetensutveckling J Ståendepunkt på APT - vilka utbildningar finns Alla Dec 2017 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Använder du/ni någon särskild mall för kallelse till APT? JA - vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten samverkad med facket Hur sker kallelse till APT? Använder du/ni någon särskild mall för dagordning förapt? - om ja, vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten. - om nej, vilka punkter brukar ni ta upp på APT? en vecka innan APT samverkad med facket Har ni en uppdaterad dokumentation av era märkningspliktiga kemikalier och tillhörande aktuella säkerhetsdatablad? Förvaras kemikalier på ett säkert sätt som ej relevant ej relevant 14

förhindrar miljö- och arbetsmiljörisker? 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). 2016 Det är trångbott i de lokaler som finns på Tellusgatan. Problem med faxar Behov av mer administrativt stöd 15

2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar Arbetsmi ljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseend e arbetsmi ljö och hälsa All personal deltar på APT Anna Lundqvi st Syftet med att alla närvarar på APT är att skapa ett naturligt och återkom mande forum för diskussi oner i syfte att öka delaktig heten hos personal en. Inför APT ges alla medarbe tare möjlighe t att påverka 2017-01- 01 2017-12- 31 Syftet med att alla närvarar på APT är att förebygg a ohälsa och skapa ett naturligt och återkom mande forum för diskussi oner i syfte att öka delaktig heten hos personal en. Inför APT ges alla medarbe tare 16

Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar vad vi ska ta upp på APT, erbjudan de finns från enhetsc hefen att veckan innan APT delta i ett litet möte kring punktern a på APT, för att kunna framföra önskem ål kring punkter som ska tas upp på APT. möjlighe t att påverka vad vi ska ta upp på APT, erbjudan de finns från enhetsc hefen att veckan innan APT delta i ett litet möte kring punktern a på APT, för att kunna framföra önskem ål kring punkter som ska tas upp på APT. Ärendet yngdsm ätningar Anna Lundqvi st 1:e socialse kreterar e ska regelbun det genomfö ra ärendety gndsmät ningar för att kunna se hur identifier a både hur arbetsbe lastning en är på tjänstern a och samtala om vilken känsla socialse kreterar na har av sin arbetsbe lastning. 2017-01- 01 2017-12- 31 Syftet med ärendety ngdsmät ningar är att främja hälsan. 1:e socialse kreterar e genomfö r regelbun det ärendety gndsmät ningar för att kunna se och identifier a både hur arbetsbe lastning en är på tjänstern a och samtala 17

Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Målet är att socialse kreterar na ska trivas och känna sig nöjda med sin arbetsin sats. Syftet är att skapa och behålla "rimliga tjänster" och att socialse kreterar na genom regelbun dna ärendety gndsmät ningar ska kunna få ledning och hjälp i att kunna prioritera vilka arbetsup pgifter som de ska genomfö ra på sin arbetstid samt att 1:e socialse kreterar e ska kunna ha en överblick både över socialse kreterar nas faktiska arbetsty ngd och känsla Startdat um Slutdatu m Komme ntar om vilken känsla socialse kreterar na har av sin arbetsbe lastning. Målet är att socialse kreterar na ska trivas och känna sig nöjda med sin arbetsin sats. Syftet är att skapa och behålla "rimliga tjänster" och att socialse kreterar na genom regelbun dna ärendety gndsmät ningar ska kunna få ledning och hjälp i att kunna prioritera vilka arbetsup pgifter som de ska genomfö ra på arbetstid en samt att 1:e socialse kreterar e ska kunna ha en överblick 18

Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n av arbetsty ngd. Startdat um Slutdatu m Komme ntar både över socialse kreterar nas faktiska arbetsty ngd och känsla av arbetsty ngd. 19

3 Uppföljning höst 2017 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2017 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2017 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 20

3.1 Analys av nyckeltal 3.1.1 Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. 3.1.2 Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och 2017. På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och 21

analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Välj mellan Ja/Nej/Ej tillämplig Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Välj mellan Ja/Nej/Ej tillämplig 22

SBA Välj mellan Ja/Nej/Ej tillämplig Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). 23

4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Följande avsnitt är en utvärdering av hur arbetsmiljöarbetet inom SDF Östra Göteborg fungerar. Underlaget kommer att användas för att förbättra t ex information, rutiner och utbildning inom arbetsmiljöområdet. Svara kortfattat på nedanstående frågor. Upplever du som chef att du har tillräcklig kunskap och information gällande: arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter lokala rutiner och tidplaner stöd för kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner riskbedömning vid verksamhetsförändring hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser Välj mellan Ja/Nej/Ej tillämplig Kommentarer och förbättringsförslag 24