Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH enhet: Rehab, hälsa och utveckling

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning 2017 IFO-FH enhet: Rehab, hälsa och utveckling

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot- och våldsplan Brandskydd (SBA) Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst

3 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys 2017: Bilolycka på väg till arbetet (lätt hjärnskakning), lindriga skärskador i kök och snickeri. Vi arbetar bra med att förebygga olyckor i verksamheterna, vi ser oss som en riskmiljö pga av att vi sysselsätter hundratalet deltagare med ovana vid arbete i allmänhet och som dessutom ofta inte känner till just våra arbetsmiljöer, verktyg och redskap och arbetsmetoder. De är också på olika sätt tillfälligt eller permanent funktionsnedsatta. Ingen otillåten påverkan eller tillbud har rapporterats Sjukfrånvaro Analys Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Den totala sjukfrånvaron under 2015 är inte jämförbar med 2016 pga omorganisation med nedläggning av Arbetsforum och många medarbetare som i samband med detta lämnade sina tjänster på enheten. Under 2016 var den totala sjukfrånvaron hög pga ett par deltids- och långtidssjukskrivna medarbetare. En av medarbetarna fick barn och övergick till föräldraledighet och är åter i tjänst sedan mars Övriga två har under höst 2016 och vår 2017 fått nya tjänster/tjänst har flyttats till ny enhet. Den korta sjukfrånvaron är spridd på många medarbetare och har naturliga orsaker såsom förkylningar. Den ligger på 2,1% 2016 och 2,4% har några medarbetare i en av verksamhetsdelarna haft problem med långdragna luftvägsinfektioner. Enheten har fått många nya medarbetare med småbarn, därför korttidsfrånvaron ökat med förhållandevis mycket VAB i jämförelse med tidigare år. Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Medarbetarna på enheten har ett mycket högt engagemang för sina uppdrag och en god gemenskap i detta. De känner att de kan göra skillnad för de vi är till för. Detta kan vara en bidragande orsak till att sjukfrånvaron är förhållandevis låg. Under en lång och oviss tid påverkades enheten av att vara i omorganisation med nedläggning av Arbetsforum och ovisshet om placering och arbetslokaler för andra delar av verksamheten. Vi beslöt att dela verksamheten mellan två EC för att kunna stödja medarbetarna bättre i denna process, vilket vi tror var en bra åtgärd som minskade påverkan på den kvarvarande personalgruppen och kunde lägga fokus på att stödja den nedläggande delen i deras övergångar till nya tjänster. Lokalfrågan har dock präglat alla medarbetare. Mycket förbättringar har skett, men frågan om ändamålsenliga lokaler är inte helt löst och är fortfarande en riskfaktor som arbetsgivaren arbetar hårt för att komma tillrätta med. (Lokalfrågan är en prioritet i arbetsmiljöarbetet 2017). Ändamålsenliga lokaler är viktiga,inte bara ur medabetarperspektiv, utan främst för att vi behöver ge våra deltagare en chans att pröva på realistiska arbetsplatsförhållanden. 3

4 Arbetsmiljön behöver vara mycket trygg och säker pga ökade risker för incidenter när många vid arbetslivet ovana personer skall pröva på arbete Frisknärvaro Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Frisknärvaron bedöms som god (62,5% 2016), majoriteten av medarbetarna har 0-4 sjukdagar under både 2016 och första kvartalet Stabilitet i personalgruppen och arbetsuppgifter som bedöms som meningsfulla och gör skillnad för de vi är till för är mycket starka friskfaktorer på vår enhet. Detta har hittills överbryggat påfrestningarna av att arbeta i inte fullt ut ändamålsenliga och arbetsmiljömässigt godtagbara lokaler och det faktum att vi sedan hösten 2015 varit i omorganisation. Många arbetskamrater har slutat och nya kommit till och det innebär också en påfrestning på arbetsklimatet. (En stabil verksamhet har förändrats till att bli en på flera sätt ny verksamhet, med nyorientering i arbetssätt och nya arbetskamrater som måste få tid att inlemmas i både uppdraget och i en ny arbetsgemenskap.) 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) I den psykosociala delen präglas verksamheten av att vara i utveckling och expansion med många nya medarbetare och en ledare som är ny i rollen som EC. Nya personalkonstellationer med flera nya medarbetare skall börja forma fungerande team. Ett olyckligt sammanträffande med samtidigt byte av flera chefsled och omorganisation av områdena har också påverkat EC:s kapacitet att stödja medarbetarna. Det har inte funnits chans att räcka till för alla behov som ny chef med stor enhet och utan samordnare under större delen av 2016 under samtidigt pågående expansion, strukturförändring med flera nya roller och utveckling av arbetssättet. Från nov 2016 finns samordnare på plats på Returhuset och i den 2017 nystartade verksamheten Aktivitetstorget, vilket så småningom förväntas ge resultat i form av bättre upplevd kommunikation, mindre oro för förändring och högre förtroende bland medarbetarna. En annan faktor som påverkar är att vårt uppdrag förändrats men att vi inte riktigt är i fas med detta beslut med inrekryterande myndighet och att det därför haltar i acceptansen i genomförandet av förändringen. Det skapar osäkerhet hos medarbetarna och har betydelse för förtroendet. Det finns en stark önskan hos myndighet att ha tillgång till arbetslivsinriktade sysselsättningsaktiviteter för personer med långsam progression i utvecklingen av arbetsförmåga där det krävs myndighetssamverkan för att komma framåt. Här krävs ett nytt grepp och behov av att skapa gemensamt finansierade kostnadseffektiva aktiviteter för målgruppen. Medarbetarna på Returhuset har både kompetens och engagemang att arbeta riktat oavsett målgruppsurval, vilket man också gör (och skall fortsätta att göra) i den klargörande delen av insatsen. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande 0% 4

5 Nivå som ska svara Alla Enhet Område och sektor Område och sektor Fråga i medarbetarenkäten problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Värde som ska redovisas Värde Medelvärdet för frågan 3,7 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande 0% 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) Hälsoteket Hälsotekets arbetsmiljö har förbättrats genom att den akuta trångboddheten har minskat (under 2016 var kvarvarande personal från nedläggningen av Arbetsforum tillfälligt inhyst i Hälsotekets aktivitets-/mötesrum). En kollega från Hälsosteget Aktiv (samordningsförbundet) har slutat och ev. ny medarbetare kommer inte att få plats på kontoret. Fortfarande råder trångboddhet då ett mindre kontorsrum delas av alla medarbetarna (5-7 personer). Fysisk miljörond för 2017 har genomförts för Hälsoteket under mars.föregående protokoll har följts upp. Ronden visar att det är fortsatt utrymmesbrist. Det finns 3 arbetsplatser som delas av all personal och det är svårt att jobba effektivt när personal står och trängs vid samma bord. Det blir fort dålig luft. Det är också ofta svårt att hitta tomma utrymmen att gå undan till för att prata i telefon då det är upptaget överallt stor del av dagen med olika aktiviteter. Vi har informerats om att aktivitetshallen inte kommer inte att stå till förfogande för oss i framtiden, oklart när. Av båda orsakerna ser vi att vi behöver prioritera att söka en lösning med nya lokaler/annan organisation av arbetet för Hälsoteket. Friskverkstaden/ Geråshallen Fysisk arbetsmiljörond och uppföljning av föregående handlingsplan har genomförts under mars. Ronden visar att arbetsmiljön är fortsatt god, men att flera av de äldre maskinerna i gymet behöver bytas ut under året varpå denna åtgärd prioriteras. Returhuset Genomgång den fysiska arbetsmiljön med alla medarbetare på Returhusets tre olika 5

6 avdelningar Bågskytten, Cykelfabriken och Kretsloppsparken har skett i mars. Den fysiska skyddsronden planerades till april men har av tidsskäl fått skjutas fram till maj. IT - finns nu installerat men wifi fungerar inte fullt ut och påverkar vår förmåga att erbjuda egenstudier och validering för deltagarna. Kretsloppsparken: Kontoret - bättre efter personalens spridning till nya lokalerna Bågskytten och Cykelfabriken. Fortfarande problem med dålig luft pga av att ventilationssystemet inte fungerar. Konstant vädring och golvstående AC förbättrar luften men tillför kyla och drar energi. Personalrum - trångbott och svårmöblerat. Kylar/frysar för kaféets bruk tar upp plats som annars kunnat brukas som personalyta m(nödvändig åtgärd - stor platsbrist i köket och inga alternativa lösningar inne i huset finns som inte påverkar negativt i ännu högre grad). Köket: Luftkvalitet och höga lufttemperaturer sommartid är ett fortsatt problem att åtgärda. Kyl- och frysars placering skapar bullerproblem. Allmänt: Viktigt är att följa upp rutiner för ordning och reda samt städ som är svaga punkter. I de nya verksamheterna pågår arbetet med att anpassa Returhusets rutiner till dessa samt att skapa nya där behov finns. Brandskydds- och säkerhetsrundor har företagits i alla Returhusets tre lokaler och brandskyddsföretag har besiktigat. Åtgärder och kompletteringar är beställda. SBApärmar för de nya verksamheterna är upprättade. Säkerhetsgenomgångar med brandskydd genomförs och följs upp med alla nya deltagare och medarbetare (var 14:e dag) i Kretsloppsparken. Utrymningsövning har gjorts men behöver följas upp och infon ev. revideras. Fysiska arbetsmiljöfrågor att prioritera 2017 Hälsoteket - Hälsotekets placering på längre sikt (nuvarande lokal är dels för trång och kommer inte heller ortsatt att kunna stå till vårt förfogande. Ingen tidplan finns) Returhuset Åtgärder för att förbättra luftkvaliteten och temperaturen i köket: ventilation i kök, kåpor till diskmaskinen och stekhällen, markis framför köksfönster: hanteras som kunduppdrag och beställs i maj. Lösa kyl- och frysförvaring på ett bättre sätt, lösa brist på mötesrum och lösa brist på pausyta; hanteras som förstudie, delegationsbeslut ska lämnas in i maj. Om möjligt genomföra förändring efter beslut i nämnd då förstudien är klar. Behov av fortsatt färdigbyggnad i cykelfabriken; förstudie med bl.a. kombinerad pausoch studieyta, arbetsledares kontorsplats och en lösning för omklädning och fler mötesrum Undersöka möjligheterna med en mer ändamålsenlig lokal för Återvinningsverkstan på Lärjeågatan 7B (vilket skulle öppna för renovering av lokalerna i Kretsloppsparken) Förbereda inför eventuell start av projekt ReGarden (besked 1/6 2017) med allt vad det innebär ur arbetsmiljöhänseende Fortsatt upprätthålla goda städ- och ordning- och reda-rutiner 6

7 Geråshallen - byta ut gamla maskiner i gymet Aktivitetstorget - Planera för start av ny avdelning Ungdomscentrum (ur arbetsmiljösynpunkt, upprätta hot- och våldsplan etc.). Tilltänkt lokal är utrymmen i Bersgjögården. Allmänt Utrymningsövningar. Uppföljning av SBA-arbetet Områdesgemensam SBA-plan 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Kretsloppsparken ekokafé: dålig ventilation och buller innebär risk för stress och försämrad hälsa hos medarbetarna i köket Röd Hanteras som kunduppdrag gentemot hyresvärd i Kretsloppsparken EC sep -17 Hälsoteket: Trångboddhet innebär stress och sämre möjlighet att utföra sina uppdrag för medarbetarna Gul Lyfta lokalfrågan till utvecklingsenheten EC okt -17 Returhuset: oro inför förändringar kan innebära risk för stress Grön Fungerande ledningsstruktur med arbetsledning på plats Prioritera kommunikation i förändringsprocessen EC dec Friskfaktorer och handlingsplan Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Delaktighet EC och samordnare prioriterar tid med medarbetarna så att förbättrad kommunikation, känsla av delaktighet och trygg arbetsplats upplevs EC dec Gemenskap Friskvård tillsamans med deltagare på arbetstid EC Pågår 0 Ändamålsenliga lokaler Arbeta för att lokalutveckling genomförs enligt plan EC/OC vt

8 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Använder du/ni någon särskild mall för kallelse till APT? a - vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten Hur sker kallelse till APT? Använder du/ni någon särskild mall för dagordning förapt? - om ja, vilken? Bifoga gärna längst ned i rapporten. - om nej, vilka punkter brukar ni ta upp på APT? Via kalendern a Den rekommenderade Har ni en uppdaterad dokumentation av era märkningspliktiga kemikalier och tillhörande aktuella säkerhetsdatablad? Förvaras kemikalier på ett säkert sätt som förhindrar miljö- och arbetsmiljörisker? a a 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Hälsotekets lokaler på Kortedala Torg 3 kommer inte stå till förfogande för verksamheten på längre sikt. Verksamheten behöver nya ändamålsenliga och tillgängliga lokaler. 8

9 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Område n Uppdra g Verksa mheten s mål Aktivitet er Ansvari g Beskriv ning / syfte med åtgärde n Startdat um Slutdatu m Komme ntar Arbetsmi ljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseend e arbetsmi ljö och hälsa 9

10 3 Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Sjukfrånvaro uni 2016 (ack. halvår) 12,0 (2, dgr + 9,8 15 dgr) uni 2017 (ack. halvår) 3,3% (2, dgr, 1,0 15 dgr) Den korta sjukfrånvaron på enheten är konstant mellan 2016 och Långtidsfrånvaron har minskat betydligt (från 9,8% till 1,0) pga att medarbetare återgått i arbete alternativt slutat på enheten. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan I den psykosociala delen präglas verksamheten av att vara i utveckling och expansion med många nya medarbetare och en ledare som är ny i rollen som EC. Nya personalkonstellationer med flera nya medarbetare skall börja forma fungerande team. Ett olyckligt sammanträffande med samtidigt byte av flera chefsled och omorganisation av områdena har också påverkat EC:s kapacitet att stödja medarbetarna. Det har inte funnits chans att räcka till för alla behov som ny chef med stor enhet och utan samordnare under större delen av 2016 under samtidigt pågående expansion, strukturförändring med flera nya roller och utveckling av arbetssättet. Från nov 2016 finns samordnare på plats på Returhuset och i den 2017 nystartade verksamheten Aktivitetstorget, vilket så småningom förväntas ge resultat i form av bättre upplevd kommunikation, mindre oro för förändring och högre förtroende bland medarbetarna. Situationen för enheten har förbättrats sedan samordnarna för Aktivitetstorget och Returhuset kommit in i arbetet och successivt kunnat ta över mer och mer av arbetsledningen och de praktiska frågorna från EC. Under våren och sommaren 2017 har EC dock upplevt alltjämt hög arbetsbelastning (bl.a.fortsatta åtstramningar av budget, med nedskärningar av verksamheterna på enheten) vilket inneburit att en del av de planerade uppgifterna har fått nedprioriteras eller skjutas upp. Några av medarbetarna, främst på Hälsoteket, upplever att deras psykosociala arbetsmiljö påverkas av brist på EC-tid. Det aktuella ekonomiska läget med osäkerheter både i bemanning och lokalfrågan har också påverkat arbetsklimatet. En handlingsplan för den psykosociala arbetsmiljön håller på att tas fram av personal och EC. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig N Hot- och våldsplanen är inte tillräckligt känd för alla medarbetare pga att två medarbetare är nyanställda och inte hunnit introduceras till den ännu (. Alla nya medarbetare får en genomgång av hot- och våldsplanen under introduktionsperioden. Den 10

11 revideras en gång om året och vid ev. incidenter alt. gås igenom med medarbetarna om det inträffat en incident eller om det upplevs som ökad risk för incidenter. 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Välj mellan a/nej/ej tillämplig N 3.5 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsbelastningen för EC sänkas. Ökad tillgänglighet för medarbetarna. Anpassning av arbetslokaler för förbättring av 1, kökspersonalens fysiska arbetsmiljö 2, Aktivitetstorgets lokaler är inte anpasade för den verksamhet som bedrivs (ljudmässigt, buller, rundgång, obefintlig möjlighet till enskilda samtal) Risk för förhöjd arbetsbelastning i och med väntade nedskärningar av bemanningen på enheten såvida inte uppdraget kan förändras. Sårbarhet på Aktivitetstorget pga få i personalstyrkan och att ensamarbete inte är tillämpligt. 11

12 4 Utvärdering av arbetsmiljöuppföljning vår och höst Upplever du som chef att du har tillräcklig kunskap och information gällande: arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter lokala rutiner och tidplaner stöd för kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner riskbedömning vid verksamhetsförändring hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser Välj mellan a/nej/ej tillämplig N Kommentarer och förbättringsförslag Aktuell fråga, ser gärna fördjupning i ledn-grupp/stöd av OC Ser gärna fördjupning i frågan tillsammans med ledningsgruppen 12