Arbetsmiljöuppföljning 2018

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning 2018 IFO-FH enhet: Försörjningsstödsenhet 3 Vårens arbetsmiljöuppföljning är nu genomförd och dokumenterad. Perioden 2017/2018 har präglats av justeringar gjorda i organisationen då fyra enheter blivit tre enheter och grupper har flyttats mellan enheterna. Försörjningsstödsenheten 3 består idag av två stycken Rehabgrupper. Alla tjänster är tillsatta. De tjänster som vi tillsatta under -18 har vi kunnat genomföra bredvidgångar med bra ärende överlämningar mellan kollegor. Från mars månads APT så har vi på enheten uppgett färger enligt Toyotamodellen (grönt, gult eller rött) för att påvisa sin upplevda stress i arbetet. På mars var det många som uppgav gult eller orange och två st rött men under april har denna upplevda stress sjunkit och de flesta uppger sin arbetssituation som grön, några gula och ingen finns kvar på rött. De som uppger rött vid möten/apt får ett enskilt samtal med EC.

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot- och våldsplan Brandskydd (SBA) Heltidsarbete Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet Bilagor Bilaga 1: FriskGod kompetensutveckling Bilaga 2: Friskgottbemötandeklienter Bilaga 3: Friskgottkollegialltsamarbete Bilaga 4: RiskArbetsbörda Bilaga 5: RiskDåligekonomistyrabedömningar Bilaga 6: RiskLÅGdelaktighet-intelyssnadepå 2

3 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Utifrån de organisationsjusteringar som genomförts på enheten så kan jag inte se vilka tillbud eller arbetskador som rapporterats in under året. Vi har som en stående punkt på APT tillbud där vi ska prata om det har varit något "Aj" eller "Oj" Sjukfrånvaro Analys Antal personer Antal sjuka sjuk total 1-14dagar ,8% 3,2% 6,6% ,5% 2,3% 5,3% På enheten finns det i dagsläget två personer som varit sjukskrivna under en lång period. Dessa båda är på väg tillbaka och slutmålet är 100% och de är båda på 50% i dagsläget. För ingen av dessa så ligger arbetsmiljö som grund för sjukskrivningen utan det är andra saker bakom dem. Förra året hade enheten fler personer som var långtidssjukskrivna. Korttidssjukfrånvaror har sjuknkit men ligger nu på en nivå som man kan se som "normal". Det är nu viktigt att vi får behålla denna nivån eller om möjligt sänka den. I vår handlingsplan så har vi på enheten tillsammans tagit fram en rad aktiviteter som vi alla tror kommer att bidra till en bra arbetsmiljö, god hälsa och hög frisknärvaro Frisknärvaro Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron Frisknärvaro för enheten 2017 är 31,8%, den siffran är dock inte jämförbar med någon siffra från år -16 då inte enheten såg likadan ut då. Grupperna på enheten är mycket stödjande gentemot varandra. De har ett fungerande klustersamarbete som innebär att de vet att det finns någon som stöttar upp och gör arbetsuppgifter om någon är borta vilket gör att arbetssituationen blir mer förutsägbar. Efter omorganisationen finns också förhoppning om att frisknärvaron kan öka då de akuta tak-över-huvudet och nybesöken flyttats till Försörjningsstödsenhet 1. Detta ger handläggarna på enheten en större möjlighet fokusera på de långa processerna Utvärdera föregående handlingsplan Följande fyra riskkällor identifierades förra året: Dålig tillgång till rum vid spontana situationer, bedömdes som gul.-tillgången på rum vid spontana situationer har ökat under året då vi fått bokningsbara besöksrum med dubbla dörrar vilket också avsevärt ökat säkerheten. Sen har vi även fått tre st 3

4 besöksrum på andra våningen som är tillför proffessionella besök. Trött efter arbetsdagen, bedömdes som gul.- Där skulle man på enheten öka friskvårdsaktiviteten. Då jag är ny som EC så har jag svårt att utläsa om detta genomförst men det är inte en riskkälla som kommit upp på detta års arbetsmiljögenomgång. Ingen rimlig arbetsbelastning, bedömdes som röd.-aktiviteten här var att ge 1arna i uppdrag att arbete med prioriteringar av arbetet. Denna rikskälla finns med även i årets genomgång av arbetsmiljön så det finns fortfarande mer att göra kring detta. I år är den dock bedömd som gul. Förbättra APT och andra arbetsformer, bedömdes som gul. -den aktivitet som beskrivs i förra årets handlingsplan är att man är en ny grupp som behöver mötas i flera olika former, vad detta inneburrit i praktiken är svårt att utläsa men våra mötesformer är inget som kommit upp som riksfaktor i år. Följande fyra friskkällor identifierades förra året: Bra trivsel på arbetplatsen och man får god hjälp av sina arbetskamrater -detta är även en av de friksfaktorer som identifieras detta år så fortsatta aktivitetr kommer att genomföras för att bibehålla detta på enheten. Man har ett intressant arbete- ingen aktivitet planerad under året. Men under nu pågående utvecklingssamtal på enheten så ger man utryck för att man tycker om sitt arbete. Korta promenader 20min - går inte att utläsa om detta genomförst under året. Gemensam aktivitetsdag 7/ denna dag har genomförts och upplevelsen av denna var att man hade en härlig ag och det finns med som en aktivitet att även detta år heldag men enheten där uppskattning för ett gott arbete visas. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Årets arbetsmiljörond har genomförst på följande sätt: För den psykosocialarbetsmiljön har resultat från medarbetarenkäten legat som grund. På APT 22/3 så gick vi tillsammans igenom enhetens resultat på medarbetenkäten. Detta gjordes med en PP som visades och vi stannade upp för gemensamma och spontana reflektioner. Efter det arbetade vi med resultatet i OPERA form där man först satt enskilt och tog fram 2-3 risk- och friskfaktorer utifrån det man sett sen satt vi oss i mindre grupper där man presenterade sin faktorer och tillsammans bestämde vilka tre risk- och friskfaktorer man ville föra fram som grupp. Sen samlade vi ihop oss i helgrupp och samtliga smågrupper redovisade sin faktorer. Vi enades sedan tillsamans om vilka sex (3 risk och 3 frisk) av dessa som vi skulle arbeta med under året. I smågrupperna tog vi sedan fram aktiviteter som vi på APT 19/4 redovisade och sen via ett enkelt "pinn-ssytem" (en röst en pinne) bestämde vilken aktivitet som skulle genomföras under varje av de sex faktorerna. De aktiviter som vi tagits fram att arbeta med under året har fördelats mellan gruppen. Samtliga medarbetare är med och ansvara för någon aktivitet och arbete med dessa kommer vi att följa upp på våra APT under året och under hösten arbetsmiljöuppföljning. Då det inte varit något skyddsombud närvarande under detta arbete på APT så har jag och huvudskyddsombud Ingela Williams i efterhand gått igenom hela processen. Både psyosocial- och fysiskarbetmiljö. ivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla 41. Med stress menas ett tillstånd då man Andel av medarbetarna som har svarat att de 33 4

5 ivå som ska svara Alla Enhet Område och sektor Område och sektor Fråga i medarbetarenkäten känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Värde som ska redovisas upplever väldigt mycket stress för närvarande Värde Medelvärdet för frågan 2,2 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande Arbetsmiljörond (fysisk) Årets arbetsmiljörond har genomförst på följande sätt: För den fysiskarbetsmiljön användes en enkät från Prevent för varje medarbetares enskilde skrivbordsarbetsplats och för de gemensamma utrymmena så genomfördes en rond tillsammans med EC och skyddsombud. Reulstat av enkäten samanställdes och redovisades på APT den 19/4. Och sen satt vi oss i fyra grupper och bedömde i frågorna utifrån Låg-Mellan-Hög risk. Utifrån denna bedömning och antal ja-kande svar så kunde vi tillsammans "sålla" oss fram till de risk- och friksfaktoerr kring den fysiska arbetsmiljön vi i år skulle abeta med på enheten. Aktiviteter till dessa tog vi tillsammans fram på samma APT. De aktiviter som vi tagits fram att arbeta med under året har fördelats mellan gruppen. Samtliga medarbetare är med och ansvara för någon aktivitet och arbete med dessa kommer vi att följa upp på våra APT under året och under hösten arbetsmiljöuppföljning. Då det inte varit något skyddsombud närvarande under detta arbete på APT så har jag och huvudskyddsombud Ingela Williams i efterhand gått igenom hela processen. Både psyosocial- och fysiskarbetmiljö. 5

6 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Stor arbetsbörda som leder till stress och tidsbrist Gul Vägledning i hur man ska prioritera sina ärenden Lovisa H, Helena L och Minna Ruosol 31/ :- Man upplever låg delaktighet, att man inte blir lyssnad på Gul Tre kollegor tar på sig att bli den som fångar upp synpunkter från kollegorna samlar ihop dem och framför dem till EC på enhets morgonmöten måndagar Boris L, Tori A och Ljiljana M 31/ :- Oro för att den dåliga ekonomin i förvaltningen skall styra hur vi gör våra biståndsbedömningar Gul Tre st kollgeor skall tillsammans fördjupa sig i dommar, ta fram "fall" till team att disskutera och prata om isyfte att höja kunskapsnivån och att påminna om att det är lagen och behove som skall styra våra bedömningar Emelie B, anna O och Ivnka G 31/ :- Man upplever att man inte fått tillräckligt med information/utbildning i dataprogramm som man förväntas använda Gul Vår och höst kommer Ec att ta fram och visa de utbildningar som finns att tillgå i förvaltningenex Excell på APT EC ov-18 0:- Utbildning i ergonomi Gul Genomgång av ergonom antingen fysiskt på plats eller via intruktionsfilm EC Sep-18? 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Enheten har ett gott bemötande av klienterna Skapa forum för kollegial feedback Marku s, athali e W, ina M och Abdula hi E 31/ :- Man upplever att man får stöd i arbete av kollegorna och att vi har ett gott kollegiallt samarbete Ta fram en gemensam friskvårdaktivitet att göra under/efter arbete Marci A, Kani D och Malin E 31/ :- 6

7 Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad God kompetensutveckling Planera enhetsdag/heldagar med syfte att lära och utbild sig men även med tid för god mat och uppskattning för ett gott arbete Maria, Mikael a L, enny E, Erika D och Ellen G 31/ :- Genomföra pausgymnastik samtliga medarbeter skall ladda ner och göra "paus-it" Medar betarn a 31/ :- Varierande arbetsuppgifter Kontorsmiljöuppbygd för att främja pauser. Ex postfack på våning 1 mm EC 31/ :- 1.7 Tillfälliga uppföljningsfrågor Har du som chef hanterat ärenden på din/dina enheter med koppling till följande under det senaste året: - diskriminering? - trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna? - sexuella trakasserier? kränkande särbehandling? Har du i så fall tagit stöd av HR för att hantera dessa ärenden? Har du som chef?genomfört en analys av risker för diskriminering, trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna, sexuella trakasserier på din enhet/enheter? Har du som chef?analyserat orsakerna bakom eventuella risker? Har du vidtagit några förebyggande och främjande åtgärder med koppling till diskriminering eller trakasserier på din enhet/enheter? 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen 7

8 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön 2.1 Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Beskrivning av uppdrag Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Aktiviteter Startdat um Slutdatu m Kommentar Sommarlunch och julbrunch för hela området Ansvarig Maria yberg Den 20/6 genomfördes en mkt uppskattad sommarlunch. Veganskt och socialhållbart framförd. Att smala alla så att vi tillsammans får en trevlig och rolig stund. Detta för att underlätta och uppmanna till samverkan genom att påvisa att vi är en del av en stor helhet. 8

9 3 Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Analys Under 2018 har 6 st tillbud raporterats, samtliga av dem har varit hot. Tre st i samband med telfonsamtal, 2st vid möte på kontoert och ett utanför efter att möte genomförts på kontoret. Samtliga är uppföljda av Ec och är avslutyade i systemmet. Ec har varje APT ställt frågor till medarbetarna varav det har framkommit att tillud har skett, Ec har uppmanat medarbetarna att rapportera in tillbuden. Detta tönker jag är anledninge till att vi har fler tillbud inrapportedea nu än tidigare men jag tänker att det fortfarande finns ett mörkertal när det gäller att inrapportera och då speciellt vid hot. Enheten har inga inrapporterade arbetsskador Sjukfrånvaro Den ackumulerade sjukfrånvaron för -18 är 11,5 % varav över 15 dagar är 8,1% och korttidsfrånvaron är 3.4%. Siffran som avser längre sjukfrånvaro än 15 dagar är inte arbetsrelaterad, vi har under året haft 7st pågående rehabärenden, för ingen av dessa är det arbetsrelaterat utan andra anledningar som lett till långa sjuksrivningar. För två av dessa är rehabärendet avslutat och de är åter i tjänst men ordinarie arbetsuppgifter. För 2 av dem finns en planering för hur återgång till arbete skall se ut och de arbetar nu deltid. Tre av dem är helt sjuksrivna och utifrån deras läkaruntyg har ingen planering till återgång påbörjats. För kortidsfrånvaron finns medicnsk grund och den är inte arbetsrelaterad. Siffrorna från -16 och -17 är inte direkt jämförbara då enhet 3 inte var rehabgrupperna tidigare utan helt andra arbetsgrupper (SFI och mottag) 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Vi tog i gruppen fram 5st var av frisk- och riskfaktorer utifrån en fysisk och psykosocialaspekt. Risk: 1. Stor arbetsbörda som leder till stress och tidsbrist, 2.Man upplever låg delaktighet, att man inte blir lyssnad på, 3.Oro för att den dåliga ekonomin i förvaltningen skall styra hur vi gör våra biståndsbedömningar 4. Man upplever att man inte fått tillräckligt med information/utbildning i dataprogramm som man förväntas använda, 5. Utbildning i ergonomi Frisk: 1.Enheten har ett gott bemötande av klienterna, 2. Man upplever att man får stöd i arbete av kollegorna och att vi har ett gott kollegiallt samarbete,3. God kompetensutveckling, 4. Genomföra pausgymnastik, 5. Varierande arbetsuppgifter samtliga har vi gjort arbetsgrupper kring och de arbetet med aktiviteter kring var och en av dem och det arbete följs upp på APT. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Välj mellan a/ej/ej tillämplig 9

10 Hot och våld Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan a/ej/ej tillämplig 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft brandskyddsutbildning under de senaste 3 åren? Välj mellan a/ej/ej tillämplig 3.5 Heltidsarbete 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Det behövs ny it-utrustning. Möteslokaler fungerar inte tillfredställande 10

11 4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Område Väl mellan a, ej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför?s är ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning I VERKSAMHETE: Finns arbetsmiljöjfaktorerna med när beslut ska fattas? a är arbetsmiljöfrågorna hanteras i verksamheten, gäller det såväl fysiska som psykologiska och sociala arbetmiljöförhållanden? a Finns det mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljlön i er verksamhetsplan? a Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan arbetsgivaren, skyddsombud och övriga medarbetare? a Genomförs APT regelbundet (minst 10 ggr/år) då medarbetarna ges möjlighet att påverka arbetsmiljön och verksamheten? a RUTIER OCH ISTRUKTIOER: Är arbetsmiljöpolicyn känd hos alla medarbetare? a Finns det skriftliga instruktioner för arbetsuppgifter som kan innebära allvarlig risk för ohälsa eller olycksfall? a Har alla på arbetsplatsen tillräckliga kunskaper om riskerna och hur man aförebygger olhälsa eller olyckor? a Används personlig skyddsutrustning/hjälpmedel som är bestämt? a UDERSÖKA, RISKBEDÖMA, ÅTGÄRDA OCH KOTROLLERA: Undersöks arbetsmiljön regelbundet enligt våra rutiner genom att ex. gå a 11

12 skyddsronder och genomföra medarbetarsamtal? Undersöks även chefers arbetsmiljö enligt våra rutiner? Görs en ABCD risk- och konsekvensbedömning inför planerade ändringar i verksamheten, ex omorganisation eller ombyggnation? Åtgärdas de risker som upptäcks i arbetet så snart som möjligt? Dokumenteras resultatet av undersökningen i en handlingsplan? Utvärderas resultatet av genomförda åtgärder? a a a a a RAPPORTERIG OCH UTREDIG Rapporteras tillbud och arbetsskador i verksamheten? Utreds orsakerna till varför ohälsa, tillbud och olycksfall har intrräffat? Anmäls allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket? a a a UTVÄRDERIG AV UPPFÖLIG Var ovan frågor lätta att svara på? Saknar ni något i materialet? a ej 12