Arbetsmiljöuppföljning chefer IFO-FH område: Bistånd och service

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning chefer 2018 IFO-FH område: Bistånd och service

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot och våld gentemot chefer Kunskaper inom brandskydd (SBA) Heltidsarbete Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Uppgiftsfördelning, kunskap och information

3 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2018 Den 21 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 25 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. 3

4 Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden.. 4

5 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. En enhetschef har vid två tillfällen blivit hotad av klient (samma). Händelserna är polisanmälda. Enhetschef har erbjudits möjlighet att få stödsamtal via företagshälsovård och SOS International Sjukfrånvaro 5

6 Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaron samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2016 och På sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet (område/sektor). År: 2016 respektive 2017 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys Under 2016 var 5 av 11 medarbetare sjuka. Sjuktalet låg på 4,1 %. Av dessa fem personer var två långtidsfrånvaro som inte var arbetsrelaterat hade området 16 medarbetare varav 6 personer var sjuka med en sjukfrånvaro med 1,6 %. Sjukfrånvaron berodde i majoritet på korttidsfrånvaro (förkylning o dyl.) samt en långtidssjukskrivning. Under 2017 har sjukfrånvaron sjunkit och ligger på en vanlig nivå. Riskanalys och handlingsplan redovisas under Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller 6

7 processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2017 Kolumnuppsättning Frisknärvaro % jmf Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron koll på flextid och semester friskvård - blodomlopp handledning arbetsbelastning anpassade mötesrum och fysisk arbetsmiljö struktur i arbetet tydlig organisation och rollfördelning personal på plats 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Området har fortsatt att arbeta med kommissionsrapportens rekommendationer kring antalet medarbetare per chef samt 1.e socialsekreterare per socialsekreterare. Området har i dag 2, 5%socialadministratörer för att avlasta socialsekreterare och Enhetschefer i det dagliga arbetet. verksamheten kan konstatera att de enheter som har flera medarbetare som gör sina första år har ett större behov av ett nära ledarskap för att hantera sin arbetssituation. Detta leder till en ökad arbetsbelastning på chef och 1:e socialsekreterare. Samtliga enhetschefer f har möjlighet till friskvård på arbetstid. de inplanerade 7

8 aktiviteterna har prioriterats bort pga. den höga arbetsbelastning som varit under andra halvan av Samtliga enhetschefer (utom EC ungdomsmottagningen) erhöll gemensam handledning utifrån känslan av att krav och prestationer inte stämde överens. handledningen påbörjades våren 2017 och har efter utvärdering fortsatt. 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd och nätverk, balans och återhämtning. När det gäller chefers arbetsmiljö brukar också nämnas sådant som rimligt antal medarbetare per chef, tillgång till administrativt och specialiststöd, geografisk placering av enheter/verksamheter, stöd från egen chef med mera. För att en organisation ska vara hälsofrämjande och hållbar för såväl cheferna själva som för medarbetarna och verksamheten, krävs att cheferna har rätt förutsättningar att utföra sitt uppdrag. Därför är förvaltningen angelägen om att få veta hur cheferna har det med sin arbetsmiljö. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i ledarenkäten tillsammans på ett APT för chefer eller på ett ledningsgruppsmöte. Nedanstående frågor har plockats ut ur ledarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Fråga i ledarenkäten Värde som ska redovisas Värde 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? Andel av chefer som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande 0/8 13. ag har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning Medelvärdet för frågan 3,4 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? Andel av chefer som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året 0/8 Exempel på analysfrågor: Har vi en rimlig balans mellan krav/arbetsbelastning och påverkansmöjligheter? Har vi det stöd vi behöver för att utföra vårt uppdrag på bästa sätt? 8

9 Hur ser fördelningen av antal medarbetare per chef ut inom vårt område/vår sektor? Är den fördelningen hållbar för individen respektive för verksamheten? Har vi möjlighet att återhämta oss då och då? Varför ser sjuknärvaron ut som den gör? Vilka risk- och friskfaktorer har vi, kopplat till social och organisatorisk arbetsmiljö? För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från ledarenkäten! Verksamheten har under främst andra halvåret 2017 upplevt en mycket hög grad av stress och press för att hålla sin budget. Enhetscheferna har upplevt att det inte alltid har funnits en förståelse för att man måste utöka hemmaplanslösningar för att minska den köpta vården. Detta blev tydligt då resursenheten fick dra ner på två förebyggande socionomer och inte tillsätta två ytterligare familjebehandlare. några av enhetscheferna har uppgett att de känner att de utför sina uppdrag med kniven på strupen - att de balanserar mellan vad brukarna behöver och vad en maximalt utnyttjad hemmaplanslösning kan erbjuda. Det som enhetscheferna uppger är att det idag inte finns en rimlig balans mellan krav och möjlighet att utveckla verksamheten. Några av enhetscheferna har en rimlig arbetsbelastning medans två av utförarcheferna har ett för stort antal medarbetare med en allt för splittrad verksamhet som de skall leda. 1.4 Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Enhetscheferna uppger att de har en god fysisk arbetsplats. Myndighetscheferna delar kontor och kan uppleva att det är svårt att hitta rum för att ha enskilda samtal med medarbetare samt löne- och bedömningssamtal. Utförarcheferan sitter själva eller delar rum med sina medarbetare. Enhetschefen för 9

10 Förebyggande barn och unga sitter trång. När Förstamajgatan 2A är klar kommer verksamheten flytta dit. Ung Östs lokaler (där enhetschef för boende och socialt stöd sitter) har aldrig varit fungerande. De sitter nu i evakueringslokaler som inte är helt optimalt anpassad. Från föregående år kvarstår att samtliga enhetschefer uppger att det finns perioder med hög arbetsbelastning framför datorn och där man inte kan dela på datorarbetet. För att åtgärda oangelägenheten med långvarigt datorarbete har verksamheten pratat om detta. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). 10

11 Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och för in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel föra in i din verksamhetsplan. Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Hög arbetsbelastning utan tid för återhämtning Röd Hålla koll på flex och semester. Rimlig arbetsbelastning..planeringsdag angående arbetsbelastning samt uppföljning på chefsworkshop OC hösten Känslan av att krav och prestationer inte stämmer överens Röd Handledning till cheferna Samtal med OC OC hösten Friskfaktorer och handlingsplan 11

12 Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Chefsworkshop Praktisk hjäp för att hantera sitt chefsuppdrag OC dec Friskvård på Arbetstid aktiviteter varannan onsdag em OC EC dec rimligt antal medarbetare/chef på utförarsidan påbörjas när nya sektorn är klar OC EC dec Tillfälliga uppföljningsfrågor För att uppnå en hälsofrämjande arbetsmiljö måste alla medarbetare känna sig välkomna och en del av gemenskapen. En arbetsmiljö fri från trakasserier, sexuella trakasserier, diskriminering och kränkande särbehandling är en grundsten för att våra medarbetare ska må bra. Dessa frågor kommer att ligga till grund för kommande kompetensutvecklingsinsatser inom ramen för En hälsosam arbetsplats. Har du som chef hanterat ärenden på din/dina enheter med koppling till följande under det senaste året: - diskriminering? - trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna? - sexuella trakasserier? - trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna? Har du i så fall tagit stöd av HR för att hantera dessa ärenden? Har du som chef?genomfört en analys av risker för diskriminering, trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna, sexuella trakasserier på 12

13 din enhet/enheter? Har du som chef?analyserat orsakerna bakom eventuella risker? Har du vidtagit några förebyggande och främjande åtgärder med koppling till diskriminering eller trakasserier på din enhet/enheter? Svaren baseras på vad respektive enhetschef har arbetat med på sin enhet. 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Vi kan se historiskt att vi har samma dilemman kring ständiga omorganiseringar, hög personalomsättning, sjukfrånvaro och återkommande rekryteringar samt flera administrativa system. Vi tror att vi behöver skapa lugn och förutsägbarhet, med ett nära och tryggt ledarskap och att vi har en budget i balans. Genom detta tror vi att vi kan skapa en tillit och möta upp befintlig misstro. 13

14 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. 2.1 Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Beskrivning av uppdrag Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. 14

15 3 Uppföljning höst 2018 Rapportövergripande anvisning Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef gör analyser av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet ämlikhetsperspektivet Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* Observera att vid inrapportering av samtliga nyckeltal gäller siffrorna per årsskiftet/t o m juni * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och samverkan ske i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Senast vecka 51 ska redovisning och samverkan ske i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 15

16 3.1 Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. Under halvåret 2018 har en enhetschef varit hotad av en person. Den som hotat har levt under stark psykisk press och händelsen är polisanmäld Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaron samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och

17 På sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet (område/sektor). År: 2017 respektive 2018 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Korttidsfrånvaron är 0,8% och ingen har varit långtidssjukskriven. Könsstatistik går ej att redovisa då flera andra medarbetare ligger inlagda hos områdeschef. (Myndigetsgemensam rekrytering) I de senaste arbetsmiljöuppföljningar under året visar att enhetschefer går till arbetet trots att de är sjuka och borde vara hemma. Ansvarig chef ser att resultatet överensstämmer med verkligheten, vid dessa tillfällen har områdeschef en dialog med medarbetarna om deras situation. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Riskanalys och handlingsplan samt friskfaktorer och handlingsplan följs. Chefernas handledning är nu avslutad. De chefer som har behov erbjuds fem enskilda samtal via CLU. Friskvården är åter en kontinuerlig del av vårt gemensamma arbete där vi tillsammans 17

18 simmar, springer eller promenerar på onsdag fm. 3.3 Hot och våld gentemot chefer Hot och våld gentemot chefer Har det, det senaste året, förekommit någon hoteller våldssituation gentemot någon chef inom ert område/sektor? Om ja: - visste ni hur ni skulle hantera situationen? Om ja: - varifrån kom hotet/våldet (brukare, medarbetare,anhörig osv)? Har området/sektorn en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Svara och skriv förklarande text vid behov a. Händelsen polisanmäld. a Brukare a 3.4 Kunskaper inom brandskydd (SBA) Kunskaper inom brandskydd Upplever cheferna inom området/sektorn att de har tillräckliga kunskaper och information angående brandskydd? Svara samt skriv förklarande text vid behov a Om nej, vad saknas? 3.5 Heltidsarbete ar Kommunal och Sveriges Kommuner och landsting har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska ökad, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet med Kommunal, HÖK 16. I Östra Göteborg ska en plan för detta tas fram på områdesnivå. Planen ska utgå ifrån verksamhetens behov och resurser. Planen ska stämmas av årligen fram till maj I början av hösten 2018 genomfördes en enkät till de medarbetare som var tjänstlediga enligt Heltidsavtalet mellan Göteborgs Stad och Kommunal. Syftet med enkäten är att identifiera om arbetsmiljön är orsaken till att medarbetare valt att gå ner i tid. Följ länk för sammanställning av enkätresultat på områdesnivå. Analysera ert område och ta fram åtgärder för att öka andelen som arbetar heltid. Fokusera på de orsaker som vi som arbetsgivare kan påverka. Skriv in åtgärderna i områdets 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Samtliga enhetschefer, som medarbetare erbjuds heltidsanställning. 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp 18

19 (FSG). Det största dilemmat enligt cheferna är brist på tillit i organisationen till stadsdelens högre ledning. 19

20 4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Den årliga uppföljningen av vårt systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) är en lagstadgad återblick av hur vi under det gångna året arbetat med arbetsmiljöfrågorna. Syftet är att se hur vi i praktiken arbetar med dessa frågor. Uppföljningen ska säkerställa att vi lever upp till föreskrifterna om SAM, AFS 2001:1. Om det vid uppföljningen framkommer brister ska dessa åtgärdas. Resultatet av uppföljningen kan leda till att det behöver göras förbättringar av arbetssättet, den årliga uppföljningen är ett underlag för att förbättra arbetsmiljöarbetet nästkommande år på såväl ledningsgrupps- som förvaltningsnivå. Vi försöker hela tiden förbättra det material vi har för att det ska vara så enkelt som möjligt för chef att följa arbetsmiljölagen. Områdeschef och skyddsombud går gemensamt igenom frågorna nedan i samband med höstens arbetsmiljöuppföljning. Detta för att stämma av hur SAM fungerar inom ledningsgruppen och vilka frågor ledningsgruppen behöver fokusera på det kommande året. Frågorna besvaras i Stratsys, skrivs ut, undertecknas och skannas sedan in som en bilaga. Tabell Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Område Väl mellan a, Nej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför?s När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning I VERKSAMHETEN: Finns arbetsmiljöjfaktorerna med när beslut ska fattas? a När arbetsmiljöfrågorna hanteras i verksamheten, gäller det såväl fysiska som psykologiska och sociala arbetmiljöförhållanden? a Finns det mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljlön i er verksamhetsplan? a Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan arbetsgivaren, skyddsombud och övriga medarbetare? a Genomförs APT regelbundet (minst 10 ggr/år) då medarbetarna ges möjlighet att påverka arbetsmiljön och verksamheten? Delvis Cheferna har APT 4 ggr per år.inför 2019 kommer cheferna ha APT 10 per år. OC

21 Område Väl mellan a, Nej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför?s När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning RUTINER OCH INSTRUKTIONER: Är arbetsmiljöpolicyn känd hos alla medarbetare? a Finns det skriftliga instruktioner för arbetsuppgifter som kan innebära allvarlig risk för ohälsa eller olycksfall? a Har alla på arbetsplatsen tillräckliga kunskaper om riskerna och hur man aförebygger olhälsa eller olyckor? a Används personlig skyddsutrustning/hjälpmedel som är bestämt? a UNDERSÖKA, RISKBEDÖMA, ÅTGÄRDA OCH KONTROLLERA: Undersöks arbetsmiljön regelbundet enligt våra rutiner genom att ex. gå skyddsronder och genomföra medarbetarsamtal? a Undersöks även chefers arbetsmiljö enligt våra rutiner? a Görs en ABCD risk- och konsekvensbedömning inför planerade ändringar i verksamheten, ex omorganisation eller ombyggnation? a Åtgärdas de risker som upptäcks i arbetet så snart som möjligt? a Dokumenteras resultatet av undersökningen i en handlingsplan? Delvis Åtgärder som omedelbart omhändertas dokumenteras inte alltid Utvärderas resultatet av genomförda åtgärder? a RAPPORTERING OCH UTREDNING Rapporteras tillbud och arbetsskador i verksamheten? a 21

22 Område Väl mellan a, Nej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför?s När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning Utreds orsakerna till varför ohälsa, tillbud och olycksfall har intrräffat? a Anmäls allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket? a UTVÄRDERING AV UPPFÖLNING Var ovan frågor lätta att svara på? Nej Saknar ni något i materialet? Nej 4.1 Uppgiftsfördelning, kunskap och information Sektorschef och områdeschef respektive områdeschef och enhetschef går igenom frågorna tillsammans i samband med höstens arbetsmiljöuppföljning för chefernas arbetsmiljö. Chefer på respektive chefsnivå förbereder samtalet var för sig inför mötet. Detta ger en bild av vilka utbildningsinsatser som behöver planeras centralt i förvaltningen, samtidigt som det ligger till grund för den individuella utvecklingsplanen för chefen. Har ni ytterligare frågor är ni välkomna att höra av er till HR. Tabell Uppgiftsfördelning Uppgiftsfördelning och kunskaper Välj mellan a/nej/delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomförs? När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning? Har du som chef fått fördelning av arbetsfördelning skriftligt? Delvis En enhetschef har inte fått och kommer att få detta. OC nov Finns det rutiner för fördelning av arbetsmiljöuppgifter vid din frånvaro (exempelvis sjukdom eller semester)? a Har du som mottagit fördelning av arbetsmiljöuppgifter tillräckligt av 22

23 följande faktorer för att utföra uppdraget: - kunskap? a - resurser? Delvis Avsaknad av modernaoch uppdaterad tekniska hjälpmedel. Lyftas till sektorschef SC - befogenheter? a - tid? a Tabell Kunskap och information Upplever du som chef att du har tillräcklig kunskap och information gällande: Välj mellan a/nej/delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomförs? När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning? arbetsmiljö (lagar, avtal samt praktiskt arbete) a uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter a lokala rutiner och tidplaner a kartläggning, riskbedömning och handlingsplaner a hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning a skillnaden mellan diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling a hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling a hälsofrämjande ledarskap och hälsofrämjande arbetsplatser a 23