Arbetsmiljöuppföljning IFO-FH enhet: Barn- och familjeenheten 1

Transkript

1 Arbetsmiljöuppföljning 2018 IFO-FH enhet: Barn- och familjeenheten 1

2 Innehållsförteckning 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Frisknärvaro Utvärdera föregående handlingsplan Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Arbetsmiljörond (fysisk) Riskanalys och handlingsplan Friskfaktorer och handlingsplan Tillfälliga uppföljningsfrågor Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Uppföljning höst Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Sjukfrånvaro Uppföljning och revidering av handlingsplan Hot- och våldsplan Brandskydd (SBA) Heltidsarbete Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet

3 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal, analys av nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller 3

4 minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen våren 2018 Den 21 april ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 21 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 25 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden. 4

5 1 Uppföljning vår Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. 5

6 Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för helår 2016 och På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: december Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Analys Sjukfrånvaro mätt i februari 2018: 1-14 dagar 2,9 % 15 - dagar 5,5 % Korttidsfrånvaro har ökat sedan februari ,6%, ligger trots detta inte på en anmärkningsvärd hög nivå utifrån den höga arbetsbelastning som finns på enheten. Långtidsfrånvaron Frisknärvaro Frisknärvaro mäter hur stor andel av de anställda som har max 4 sjukdagar under ett år. Statistik kan tas fram ut IT-systemet Nekksus, flik "personal". Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. 6

7 Analysfrågor: Vad främjar frisknärvaro hos er? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. På sektorsnivå ska frågan varför frisknärvaron ser ut som den gör besvaras. För in friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2017 Kolumnuppsättning Frisknärvaro % jmf Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd Analys och prioriterade åtgärder maa frisknärvaron 1.2 Utvärdera föregående handlingsplan Följ upp föregående arbetsmiljöprotokoll/handlingsplan. Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? 2017 års handlingsplan: Riskfaktorer: Röd: För lite arbetsledning - enheten har tillsatt ytterligare en arbetsledare from Gul: Många utredningsprocesser - utökad arbetsledning. Här behöver enheten ha full bemaning vilket inte varit under hösten Gul: Psykiskt påfrestande arbete - Regelbunden handledning och nära arbetsledning - finns idag behöver dock ses över ytterligare utifrån oerfarna socialsekreterare. Gul: Hög stress vid egen sjukfrånvaro. Viktiga processer som avstannar - Medhandläggarskap - fortsatt arbete med att utöka medhandläggarskapet. Enheten har påbörjat vissa förändringar som förhoppningsvis ska bidra till att minska sjukfrånvaron kommer under 2018 kommer följas upp. Friskfaktorer: Hög omtanke och respekt om klienter och kollegor - Fortsatt värdegrundsarbete på APT. Arbetet känns meningsfullt - Upprätthålla en hög tillit till medarbetarnas förmåga - under hösten 2017 har enheten haft en tung period, vilket tydligt visat sig i medarbetarenkäten. Meningsfullheten i arbetet har minskats utifrån den höga arbetsbelastning som varit. 7

8 1.3 Arbetsmiljörond (social och organisatorisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är rimliga krav/arbetsbelastning, påverkansmöjligheter, socialt stöd, balans och återhämtning. Arbetsmiljöronden genomförs exempelvis genom att arbeta med resultatet i medarbetarenkäten i dialog med arbetsgruppen. Nedanstående frågor har plockats ut ur medarbetarenkäten då de har en tydlig koppling till nämnda faktorer ovan. I tabellen nedan ska du skriva i det värde som är aktuellt och sedan göra en analys av det samlade resultatet. Utifrån analysen, för in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Observera att ni inte behöver göra en separat handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten! Arbetsmiljöarbete är en stående punkt på varje APT. Antal som svarade på medarbetarenkäten var 12 stycken, tre av de som svarade på medarbetarenkäten under hösten 2017 hade slutat vid arbetsmijöronden Vid arbetsmiljöronden på APT har medarbetarna svarat på checklista, efter sammanställning lyfts följande fram av det som sticker ut och behöver hanteras på enheten och i organisationen. 13 av 18 socialsekreterare och 3 st. 1:ar har svarat. Är du trött och slut när du kommer hem - 11 svarar ja Har du varit utsatt för hot/våld under senaste året - 8 svara ja Är det en rimlig arbetsbelastning - 7 svarar nej Hinner du med dina arbetsuppgifter inom normal arbetstid - 5 svarar nej Tar du med arbetet hem så det påverkar din fritid negativ - 5 svarar ja Diskuterar ni era samarbetssvåigheter/meningsmotsättningar öppet på enheten - 5 svarar nej Observera att olika nivåer ska svara på olika frågor. Orsaken till detta är att vissa frågor kräver närhet till medarbetarna för att kunna göra en korrekt analys medan andra kräver en större grupp för att resultat ska vara säkerställt. Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde 8

9 Nivå som ska svara Fråga i medarbetarenkäten Värde som ska redovisas Värde Alla Alla Enhet Område och sektor Område och sektor 41. Med stress menas ett tillstånd då man känner sig spänd, rastlös, nervös eller orolig eller inte kan sova på natten eftersom man tänker på problem hela tiden. Känner du av sådan stress för närvarande? 13. g har möjlighet att återhämta mig efter perioder av hög arbetsbelastning 42. Hur ofta känner du av fysiska besvär (t ex huvudvärk, ont i rygg och nacke, musarm) som du tror beror på din arbetsmiljö? 43. Hur många gånger de senaste 12 månaderna har det hänt att du arbetat, trots att du med tanke på ditt hälsotillstånd borde ha sjukanmält dig? 44. Kryssa för det alternativ som närmast beskriver hur fysiskt aktiv du har varit under de senaste 3 månaderna Andel av medarbetarna som har svarat att de upplever väldigt mycket stress för närvarande 58 Medelvärdet för frågan 1,3 Andel av medarbetarna som har svarat att de känner av fysiska besvär varje dag Andel av medarbetarna som har svarat att de gått till arbetet trots sjukdom 4-5 gånger eller fler det senaste året Frågan om fysisk akvititet: Andel av medarbetarna som har svarat att de är mest stillasittande Arbetsmiljörond (fysisk) Forskning visar på att flera faktorer påverkar den fysiska arbetsmiljön. Exempel på faktorer att undersöka är belastning, buller, luftkvalitet, kemikalier mm. Tänk särskilt på kemikalier i arbetsmiljön som är ett område som följs upp i Miljöledningssystemet Östra Göteborg- för klimat och miljö. Arbetsmiljöronden genomförs i dialog med arbetsgruppen. Under styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa hittar du stöddokument och information som underlättar arbetet med den fysiska arbetsmiljön. I chefsbrevet/miljödatabasen finns information om Göteborg -för klimat och miljö. Analysera resultatet ur ett jämlikhetsperspektiv. Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan respektive friskfaktorer samt insatser/aktiviteter för att främja hälsa och arbetsmiljö i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan. Genomgång av den fysiska arbetsmiljön gjordes tillsammans med skyddsombud Åsa- Lena Björk, Vision och Aida Nauti, SSR Checklista för skyddsrond 9

10 användes. Vid genomgång konstaterades att några arbetsplatser saknar bra platsbelysning, EC ansvarar att detta åtgärdas senast Fortsatt olika uppfattning om temperaturen i rummen, vissa anser att det är för kallt och vissa anser att det är för varmt. Varje medarbetare får själv ta ansvar för att reglera klädsel och ventilation på rummet. Fortsatta klagomål finns på ventilationen, snabbt dålig luft i besöksrummen. Detta är lyft i husgruppen och direktiven är att alltid anmäla dålig ventilation direkt. Annars svårt att komma till rätta med problemet. Enhetens kök är överbelastat, för många på för liten yta. Direktiv är att hela enheten ska äter nere i matsalen och förvara sin matlåda i kylskåpet på v. 1.. Växter önskas dels utifrån det estetiska men även utifrån att luften förbättras av gröna växter. EC tar frågan vidare till ledningsgrupp. Behov av att låsa in privata värdesaker ska undersökas, idag finns ingen sådan förvaringsmöjlighet. Första hjälpen rutin finns men ej känd av medarbetarna. Kommer att lyftas på APT. Om det finns behov av utbildning i hur hjärtstartaren fungerar kommer att lyftas i husgruppen. 1.5 Riskanalys och handlingsplan Riskanalys Bedöm riskfaktorns allvarlighetsgrad. Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Många gånger kan riskerna bedömas direkt, ta annars hjälp av stödfrågor och riskmatris nedan. Orsakas risken av mänskliga, tekniska och/eller organisatoriska faktorer? Hur troligt är det att något ska hända? Kan en eller flera medarbetare utsättas för risker? Vid vilka arbetsmoment är riskerna särskilt stora? Hur länge är medarbetarna utsatta? Vilket slags ohälsa och olycksfall kan inträffa? Bedöm om risken är acceptabel (grön), medelstor (gul) eller stor (röd). 10

11 Bestäm vilka risker ni ska fokusera på och För in åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. Dessa kan du även med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Riskkällor/Risker Bedö m- ning Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att minimera risken Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Hög arbetsbelastning Psykiskt påfrestande arbete Röd Gul J Rekrytera EC J Handledning och nära arbetsledning EC 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Analysera friskfaktorer genom att bedöma hur de bidrar till en god arbetsmiljö och hälsa. Analysera gärna med hjälp av MTO, Människa, Teknik, Organisation. Är det 11

12 mänskliga, tekniska eller organisatoriska faktorer som spelar roll för att medarbetare ska må bra? Kan dessa utvecklas för att fler ska må bra? Prioritera vad som är viktigast att arbeta med. Skapa insatser/aktiviteter för att främja hälsa. Dessa kan du med fördel omvandla till ett mål/aktivitet och föra in i din verksamhetsplan under uppdraget arbetsmiljö och hälsa Friskfaktorer Till handli ngspla n? Åtgärd/aktivitet för att främja hälsa Ansva rig Klart när? Uppska ttad kostnad Full bemanning J Rekrytera EC Full bemanning Respektfullt bemötande J N Sänka arbetstyngden/få personal att stanna. trivseldag/likabehandlingsarb ete EC alla Friskvård på arbetstid N gemensamma aktiviteter alla Tillfälliga uppföljningsfrågor För att uppnå en hälsofrämjande arbetsmiljö måste alla medarbetare känna sig välkomna och en del av gemenskapen. En arbetsmiljö fri från trakasserier, sexuella trakasserier, diskriminering och kränkande särbehandling är en grundsten för att våra medarbetare ska må bra. Dessa frågor kommer att ligga till grund för kommande kompetensutvecklingsinsatser inom ramen för En hälsosam arbetsplats. Har du som chef hanterat ärenden på din/dina enheter med koppling till följande under det senaste året: N - diskriminering? N - trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna? N - sexuella trakasserier? N kränkande särbehandling? Har du i så fall tagit stöd av HR för att hantera dessa ärenden? Har du som chef?genomfört en analys av risker för diskriminering, trakasserier kopplat till diskrimineringsgrunderna, sexuella trakasserier på din enhet/enheter? Har du som chef?analyserat orsakerna bakom eventuella risker? Har du vidtagit några förebyggande och främjande åtgärder med koppling till diskriminering eller trakasserier på din enhet/enheter? N N N J 12

13 1.8 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Många i personalen är nyanställda samt nya i yrket, av 18 medarbetare är 9 anställda de är antingen helt nyutexaminerade eller har lite erfarenhet av försörjningsstödsarbete. En enhet med så många nya i yrket kräver fler arbetsledare, enheten har idag 3 förstar, deras arbetssituation är hårt pressade då de dagligen ska finnas tillgängliga för de nyanställda, de har svåra rättsprocesser att hantera samt de behöver även finnas för de med mer erfarenhet som också är i behov av stöd i sitt arbete. Enheten strävar efter att göra ett kvalitativt bra arbete, det är idag inte möjligt utifrån personalsituationen. För att ha ett kvalitativt bra arbete krävs tid, tid kräver personaltäthet. Enheten producerar utredningar för att hålla utredningstiden men då inflödet av ärenden är högt blir kvalitén lidande. Det sociala arbetet är mer än den skrivna produkten, det är möten, allianser, förändringsarbete - för detta behövs det tid vilket innebär tillräckligt med personal. Finns det erfarna medarbetare så klarar de av en större mängd ärenden per handläggare, men framförallt kan de prioritera vad som är viktigt osv. Om enheten ska få erfarna medarbetare så måste man satsa på en rimlig arbetstyngd, så att personalen orkar stanna kvar. De medarbetarna som har slutat gör det inte för att de inte trivs utan för att de vet att de får en rimligare arbetstyng i flera andra stadsdelar. 13

14 2 Mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem.samtidigt ska målen vara förankrade i högsta ledningen och utgå från arbetsmiljöpolicyn. Det innebär att förvaltningen kommer att sätta mål på alla nivåer. Varje enhet tar fram minst ett mål eller en aktivitet utifrån er arbetsmiljökartläggning. Detta mål/aktivitet lägger du till i justera plan under området Styrning och ledning där det finns ett uppdrag som heter "Alla enheter ska ha ett mål och/eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa." Det blir då synligt i tabellen nedan. Förvaltningsledningen och sektorsledningarna tar därefter fram övergripande mål som gäller för förvaltningen respektive sektorerna. 2.1 Arbetsmiljö och hälsa Alla enheter ska ha ett mål och/ eller en aktivitet avseende arbetsmiljö och hälsa Beskrivning av uppdrag Enligt AFS 2015:4 om Social och organisatorisk arbetsmiljö ska arbetsgivaren ta fram mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska ge arbetstagarna möjlighet att medverka i arbetet med att ta fram målen och se till att arbetstagarna känner till dem. Målen ska syfta till att främja hälsa och arbetsmiljö samt öka organisationens förmåga att motverka ohälsa, exempelvis genom att stärka och förbättra kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet. 14

15 3 Uppföljning höst 2018 Du, som chef, ansvarar för att systematiskt undersöka, rapportera, åtgärda och följa upp arbetsmiljön och hälsan inom din verksamhet. I juridisk mening, enligt Arbetsmiljölagen, är även chefer medarbetare. Observera att det på grund av detta finns två separata arbetsmiljöuppföljningar i Rappet. För mer information om arbetsmiljöarbete och ditt ansvar som chef, se Styrande dokument/personal/arbetsmiljö och hälsa. I SDF Östra Göteborgs arbetsmiljöuppföljning ingår att du som chef analyserar nyckeltal samt genomför arbetsmiljöronder och rapporterar in resultat och analys för dessa, samt åtgärder. Arbetsmiljöronder gör du tillsammans med dina medarbetare. Under rubriken Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen skriver du in de frågor som du och dina medarbetare behöver stöd och hjälp med att hantera, från sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Att tänka på i analysarbetet Jämlikhetsperspektivet (Jämlikhet är alla människors lika värde oavsett kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder, socioekonomi och geografisk hemvist i staden. Jämställdhet är jämlikhet mellan könen) Identifiera risk- och friskfaktorer utifrån resultatet* * En riskfaktor är något i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa och ska tas bort eller minimeras. En friskfaktor är något i arbetsmiljön som gör att hälsan bevaras eller förbättras hos de anställda på arbetsplatsen. Tänk på att faktorerna kan gälla såväl fysisk, psykisk eller social arbetsmiljö samt finnas på så väl organisations-, gruppsom individnivå. Tidplan 2018 Tidplan för arbetsmiljöuppföljningen hösten 2018 Den 21 oktober ska du som chef vara klar med din uppföljning och ha rapporterat in den i Rappet. Senast vecka 47 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i lokal samverkansgrupp (LSG). För detta ansvarar du som områdeschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för enheterna respektive områdena - redovisas och samverkas i den lokala samverkansgruppen. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Senast vecka 51 ska redovisning och slutsamverkan ha skett i förvaltningens samverkansgrupp (FSG). För detta ansvarar du som sektorschef. Det innebär att arbetsmiljöuppföljningen - inklusive analys och handlingsplan för sektorn - redovisas och samverkas i förvaltningens samverkansgrupp. Tänk på att det kan behövas två tillfällen. Två gånger per år ska förvaltningen rapportera nuläge och handlingsplan avseende arbetsmiljö och hälsa till nämnden 15

16 3.1 Analys av nyckeltal Arbetsskador, otillåten påverkan och tillbud Statistik finns i IT-systemet LISA. Du kan även be din HR- specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analys Vilka är de vanligaste händelserna som förorsakar arbetsskador eller tillbud? Vad beror detta på? Analysera utifrån modellen Människa- Teknik- Organisation. Ta med jämlikhetsperspektiv i analysen. Under våren 2018 har endast en anmälan inkommit i LISA, otillåten påverkan/hot. Hot- och våldsplanen kommer revideras den 17/ Sjukfrånvaro Statistik kan tas fram ur IT-systemet Nekksus, se anvisning längst ned i denna textrutan. Du behöver inte föra in statistiken utan bara analysera den. Analysera total sjukfrånvaro samt korttidsfrånvaro (1-14 dagar) för halvår 2016 och

17 På områdes- och sektorsnivå ska statistiken även analyseras per kön. På sektorsnivå ska de befattningar som har högst sjukfrånvaro tas fram och analyseras. Analysfrågor: Varför ser sjukfrånvaron ut som den gör? Vilka risk- respektive friskfaktorer påverkar? Vad kan vi som arbetsgivare påverka? Analysera ur ett jämlikhetsperspektiv. För in risker samt åtgärder/aktiviteter för att förebygga ohälsa i 1.5 Riskanalys och handlingsplan. För in friskfaktorer och aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön i 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan Instruktion för att ta fram statistik i Nekksus Välj enhet. År: 2016 respektive 2017 Period: juni Kolumnuppsättning Sjuk% ackumulerad Anställningsform: alla Du kan även be din HR-specialist eller processledaren för arbetsmiljö och hälsa om stöd. Korttidsfrånvaron har sjunkit något sedan 2017, från 3,3 till idag 2,9. Långtidsfrånvaron har dock ökat samma tid, 0.9 till 4,5. Långtidsfrånvaron har troligtvis ökat på grund av att enheten haft två gravida som under första halvåret behövt stanna hemma längre på grund av svårigheter under graviditeten. Enheten har ett rehabärende, som under vinter/våren ökade sin arbetstid från 25% till 50% fram till en ryggoperation och var under sommaren sjukskriven i två månader. Personen arbetar idag 100%. 3.2 Uppföljning och revidering av handlingsplan Följ upp 1.5 Riskanalys och handlingsplan samt 1.6 Friskfaktorer och handlingsplan och revidera vid behov. Fundera kring: Har åtgärderna som beslutats i handlingsplanen genomförts? Om inte, varför? Har genomförda åtgärder lett till önskat resultat? Vad återstår? Hur ska de lösas? Finns det andra lösningar än de tänkta åtgärderna? Enheten har sedan december 2017 fått 12 stycken nya medarbetare, övervägande delen 17

18 är helt nya i yrket. Enheten har under våren haft tur att de nya medarbetare har kunnat gå bredvid den som slutat eller gått hem på föräldraledighet. Enheten har idag full bemanning. Många upplever fortfarande att det är en hög arbetsbelastning, den frågan kommer vi arbeta vidare med under hösten. De som har erfarenhet får ta ett större ansvar vilket gör att de har fler och tyngre ärenden, de som är nya upplever hög arbetsbelastning då de ännu inte kan arbetet. Enhetens utmaning är att få medarbetare att växa och att orka vara kvar trots den tyngd som finns i många ärendena. Alla har en hög ambitionsnivå och vill göra ett gott arbete. Enheten har haft gemensamma friskvårdsaktiviteter under våren, bl a en tävling mellan tre grupper där nästan alla var delaktiga. Flera medarbetare deltog även i Blodomloppet. Enheten hade en trivseldag i april där samarbete och glädje var temat. I september hade enheten en heldag på temat Bemötande och delaktighet. 3.3 Hot- och våldsplan Hot och våld Har enheten en rutin för hot- och våldssituationer som följer stadsdelens mall? Är den känd för alla medarbetare? Har ni reviderat den minst en gång den senaste 12-månadersperioden? Välj mellan /Nej/Ej tillämplig J J J 3.4 Brandskydd (SBA) SBA Har enheten SBA- föreskrifter? Är de kända för alla medarbetare? Har ni haft brandskyddsrond på alla arbetsplatser inom enheten under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft utrymningsövning under den senaste 12- månadersperioden? Har ni haft brandskyddsutbildning under de senaste 3 åren? Välj mellan /Nej/Ej tillämplig J J J J N 3.5 Heltidsarbete ar Kommunal och Sveriges Kommuner och landsting har kommit överens om att heltid ska vara norm och att fler ska arbeta heltid. Alla arbetsgivare ska planera för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska ökad, vilket framgår av det centrala kollektivavtalet med Kommunal, HÖK 16. I Östra Göteborg ska en plan för detta tas fram på områdesnivå. Planen ska utgå ifrån verksamhetens behov och resurser. Planen ska stämmas av årligen fram till maj I början av hösten 2018 genomfördes en enkät till de medarbetare som var tjänstlediga enligt Heltidsavtalet mellan Göteborgs Stad och Kommunal. Syftet med 18

19 enkäten är att identifiera om arbetsmiljön är orsaken till att medarbetare valt att gå ner i tid. Följ länk för sammanställning av enkätresultat på områdesnivå. Analysera ert område och ta fram åtgärder för att öka andelen som arbetar heltid. Fokusera på de orsaker som vi som arbetsgivare kan påverka. Skriv in åtgärderna i områdets 1.5 Riskanalys och handlingsplan. 3.6 Arbetsmiljöfrågor att lyfta i organisationen Beskriv arbetsmiljöfrågor eller åtgärder som det finns anledning att lyfta i organisationen utifrån att du behöver stöd i frågan av sektorsledning, lokal samverkansgrupp (LSG), förvaltningsledning eller förvaltningens samverkansgrupp (FSG). Fortsatta klagomål på ventilation och kyla. Arbetsbelastningen upplevs fortfarande vara hög. Detta kan till stor del bero på att många handläggare är relativt nya i sin roll och de är ett stort inflöde av anmälningar, framförallt våld i familjeärenden. Ärendetyngden skiljer sig mellan handläggarna, de nya och de erfarna. Ärenden per handläggare är idag lågt om man inte beaktar att det är skillnad på hur många de nya och de erfarna har. Det finns en farhåga att inte detta beaktas och att det utifrån ärendeantal bedöms att vi har för många medarbetare. Vår utmaning är att få medarbetarna att stanna i förvaltningen och inte gå till andra förvaltningar som kanske kan erbjuda mindre tyngd i arbetet. Ärendena är ytterst komplexa och det krävs mycket samarbete med andra aktörer. Det krävs även att handläggarna kan härbärgera andra aktörers tyckande om vad som ska göras och inte göras. Barnavårdsärenden väcker ofta många parallellprocesser som relativt nya och ofta unga socialsekreterare ska hantera. 19

20 4 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljösarbetet Den årliga uppföljningen av vårt systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) är en lagstadgad återblick av hur vi under det gångna året arbetat med arbetsmiljöfrågorna. Syftet är att se hur vi i praktiken arbetar med dessa frågor. Uppföljningen ska säkerställa att vi lever upp till föreskrifterna om SAM, AFS 2001:1. Om det vid uppföljningen framkommer brister ska dessa åtgärdas. Den årliga uppföljningen är ett underlag för att förbättra arbetsmiljöarbetet nästkommande år på såväl enhets- som förvaltningsnivå. Enhetschef och skyddsombud går gemensamt igenom frågorna nedan i samband med höstens arbetsmiljöuppföljning. Detta för att stämma av hur SAM fungerar på enheten och vilka frågor enheten behöver fokusera på under nästkommande året. Frågorna besvaras i Stratsys, skrivs ut, undertecknas av chef och skyddsombud och skannas sedan in som en bilaga. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Område Väl mellan, Nej eller Delvis Vilka åtgärder ska genomföras för att förebygga riskerna? Ansvarig för att åtgärderna genomför?s När ska åtgärderna vara genomförda? Datum för uppföljning I VERKSAMHETEN: Finns arbetsmiljöjfaktorerna med när beslut ska fattas? Delvis När arbetsmiljöfrågorna hanteras i verksamheten, gäller det såväl fysiska som psykologiska och sociala arbetmiljöförhållanden? Finns det mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljlön i er verksamhetsplan? Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan mellan arbetsgivaren, skyddsombud och övriga medarbetare? Genomförs APT regelbundet (minst 10 ggr/år) då medarbetarna ges möjlighet att påverka arbetsmiljön och verksamheten? RUTINER OCH INSTRUKTIONER: Är arbetsmiljöpolicyn känd hos alla medarbetare? Delvis Finns det skriftliga instruktioner för 20

21 arbetsuppgifter som kan innebära allvarlig risk för ohälsa eller olycksfall? Har alla på arbetsplatsen tillräckliga kunskaper om riskerna och hur man aförebygger olhälsa eller olyckor? Används personlig skyddsutrustning/hjälpmedel som är bestämt? Delvis UNDERSÖKA, RISKBEDÖMA, ÅTGÄRDA OCH KONTROLLERA: Undersöks arbetsmiljön regelbundet enligt våra rutiner genom att ex. gå skyddsronder och genomföra medarbetarsamtal? Undersöks även chefers arbetsmiljö enligt våra rutiner? Görs en ABCD risk- och konsekvensbedömning inför planerade ändringar i verksamheten, ex omorganisation eller ombyggnation? Åtgärdas de risker som upptäcks i arbetet så snart som möjligt? Dokumenteras resultatet av undersökningen i en handlingsplan? Utvärderas resultatet av genomförda åtgärder? Delvis RAPPORTERING OCH UTREDNING Rapporteras tillbud och arbetsskador i verksamheten? Utreds orsakerna till varför ohälsa, tillbud och olycksfall har intrräffat? Anmäls allvarliga olycksfall och tillbud till Arbetsmiljöverket? UTVÄRDERING AV UPPFÖLJNING Var ovan frågor lätta att svara på? Saknar ni något i materialet? Delvis Nej 21

22 22