Per-Erik Nygren Datum 046-15 31 36 2005-05-23 070-230 81 11 Dnr per-erik.nygren@skane.se MA-050112 Bilaga 1 Kravspecifikation Nedan följer krav på tjänsten som anbudsgivaren måste acceptera och uppfylla för att kunna bli antagen som leverantör. Av anbudsgivarens anbud skall tydligt framgå att anbudsgivaren accepterar ställda krav. Bakgrund Det avtal som undertecknats mellan Malmö stad/region Skåne och America s Cup Management (ACM) slår fast att ACM ansvarar för alla arrangemang i vattnet. Malmö stad / Region Skåne står för landarrangemangen, till exempel inkvartering av funktionärer och tävlande, iordningställande av mark för båtar och publik, publika anläggningar för utställningar med mera, samt lokaler för det internationella mediauppbådet. En projekt-organisation har bildats som fått ansvar för evenemangets genomförande, organisation och logistik, information, marknadsföring, säkerhet, hotell, tillstånd och liknande. Publikområdet på cirka 20 000 m 2 lokaliseras till Dockan-området vid Västra Hamnen i Malmö. I området kommer det att finnas caféer, restauranger, tält och paviljonger med utställningar om America s Cup, Malmö och Skåne samt företag som direkt är kopplade till tävlingarna. Tävlingarna kommer att kunna följas på storbildsskärmar på publikområdet. De 10-12 America s Cup-båtarna kommer att ha sin bas på ett cirka 14 000 m 2 stort område som placeras längst ut i Västra Hamnen vid gamla helikopterterminalen. Här kan publiken på nära håll följa förberedelserna på land och i vattnet. De 27 ton tunga America s Cup-båtarna lyfts upp ur vattnet varje kväll för att justeras under natten för att sedan sjösättas på morgonen igen. America s Cup kommer successivt att ha en tävlingsorganisation med drygt 200 personer. Under själva evenemanget kommer runt 250 volontärer att knytas till evenemanget. Ytterligare information kring evenemanget, avtalet mellan ACM och Malmö Skåne mm finns att tillgå på http://www.skane.se/americascup. Preliminär tidplan för tävlingarna: 13-14 augusti Lastfartyg kommer med tävlingsbåtar, följebåtar och övrig last 14-15 augusti Allt transporteras till det område som ska bli Team Base Compound 16-23 augusti Träning 24 augusti Invigning 25-30 augusti Act 6 Match Race 31 augusti Reservdag 1 september Vilodag 2-4 september Act 7 - Fleet Race och prisutdelning 5-8 september Nedmontering av Team Base Compound och lastning på lastfartyg 9 september Lastfartyget avgår
Allmänt Zonindelning Området i Västra hamnen, ca 50 000 m 2, är indelat i zoner. Vissa zoner är öppna 24 timmar, andra endast delar av dagen. Vid entréerna till zonerna finns ett vändkors / motsvarande. För ackreditering av behöriga personer ansvarar ACM. Behöriga personer tilldelas ett passerkort med vars hjälp inpassering sker. Inpassering sker under överinseende av väktare. Vid eventuella bekymmer med inpassering ska väktaren på ett diskret sätt hjälpa till att lösa problemet. Ordningsvaktsförordnande Delar av området är öppet för allmänheten vissa tider. Ansökan om ordningsvaktsförordnande för detta område kommer att inlämnas till Polismyndigheten. Under förutsättning att detta beviljas ska de områden som är öppna för allmänheten ronderas av ordningsvakter vid de tider allmänheten har tillträde dit. Kommunikationsutrustning Alla väktare eller ordningsvakter skall ha tillgång till egen kommunikationsutrustning för samband med egen larmcentral eller liknande. Ett stort antal radio- och TV-utsändningar kommer att genomföras liksom att annan kommunikationsutrustning kommer att användas. Anbudsgivaren ansvarar för att kommunikationsutrustningen fungerar i området. Funktionskontroller utförs på plats i samband med att övrig utrustning är i drift. Anbudsgivaren skall tillhandahålla tre handenheter till kommunikationsradiosystemet att användas av den personal som bemannar entréer till AC Park då denna är öppen för allmänheten. Den personal som ska använda radioapparaterna ska instrueras i handhavandet av dessa. Närhet till resurser Anbudsgivaren skall i Malmöområdet ha erforderliga resurser för att kunna utföra tilläggstjänster enligt punkt J, L och M nedan. Kontaktperson Anbudsgivaren ska ha en kontaktperson för objektet. Arbetsledning ska kunna nås dygnet runt. Anbudsgivaren ska medverka i riskinventeringar, projektmöten etc inför driftsättning av uppdraget, ca 10 tillfällen. Specifikation av objektet. Arbetsuppgifter Generellt Att handha ordningsfrågor den tid området är öppet för allmänheten. Omfattar besökares, personals, tävlandes m fl säkerhet. Att vara behjälplig om barn kommer bort från sina anhöriga. Att hålla uppsyn över publiktryck och ordningsförhållanden inom området och informera säkerhetsansvarig hos köparen vid problem. Att samarbeta med personal vid entréer till området. Att bevaka området för att förhindra stöld och skadegörelse. Att svara för inpasseringskontroll vid checkpoints till zoner, evenemang etc. Att säkerställa att polis, räddningstjänst och sjukvård tillkallas vid händelse och behov. Att omhänderta och se till att upphittade föremål lämnas till funktion för Lost and found inom området. Sid 2(6)
Att vara observant på säkerhetsrisker, dokumentera och att meddela säkerhetsansvarig hos köparen om dessa för beslut om åtgärd med undantag för akuta åtgärder. Att generellt och i synnerhet vid ingripande uppträda diskret och undvika att störa det fokus som är riktat mot arrangemanget. A. Team Base Compound. Tillträde 24 timmar under tiden 13/8 kl 12.00 till 9/9 kl 12.00. Inpassering av fotgängare men även fordon med last. En entré skall bemannas med två väktare 07.00 till 21.00. Från 21.00 till 07.00 skall entrén bemannas med en väktare. Under tiden 24/8 till 4/9 skall ytterligare en entré bemannas med en väktare mellan kl 10.00 och 21.00. B. Foredeck Club. Öppet mellan kl 09.00 och 20.00 under tiden 24/8 till 4/9. Två entréer skall bemannas med tre väktare under öppettider. C. Guest boats. Tillträde 24 timmar under tiden 13/8 kl 12.00 till 9/9 kl 12.00. Inpassering av fotgängare. En entré skall bemannas med två väktare 07.00 till 21.00. Från 21.00 till 07.00 skall entrén bemannas med en väktare. D. Media. Utrymmen/lokaler för media består av tre delar: Media Center, International Broadcast Center (IBC) samt TV Compound. Media Center är öppet mellan kl 07.00 och 22.00 under tiden 24/8 till 4/9. Två entréer skall bemannas med vardera en väktare under öppettiderna. IBC är öppet 24 timmar under tiden 24/8 till 4/9. Lokalen skall bevakas 24 timmar av en väktare. TV Compound består av ett inhägnat område. Området är öppet 24 timmar under tiden 24/8 till 4/9. Området skall bevakas 24 timmar av en väktare. E. ACM Office. Öppet mellan kl 07.00 och 22.00 under tiden 19/8 till 5/9. Två entréer skall bemannas med vardera en väktare. F. AC Park samt parkeringar. AC Park är öppen mellan kl 10.00 och 21.00 under tiden 24/8 till 4/9. Då området är öppet finns två entréer för fotgängare samt en entré för fordon vilka är bemannade med volontärer. Inom området skall utföras ronderande bevakning med fyra ordningsvakter då området är öppet för allmänheten. Minst två av dessa skall alltid finnas inom AC Park, två kan användas för bevakning av angränsande område, Dockporten. Sid 3(6)
Övrig tid under tiden 13/8 kl 12.00 till 9/9 kl 12.00 skall ronderande bevakning utföras med en väktare med hund inom motsvarande område. Under tiden 24/8 till 4/9 mellan kl 21.00 och 07.00 skall parkeringar samt intilliggande område bevakas av väktare med hund. G. Dockporten Inom området Dockporten kommer vissa utställningar att finnas samt att här finns förtöjningsplats för båtar tillhörande evenemanget. Under tiden 13/8 kl 12.00 till 9/9 kl 12.00 skall området bevakas av två väktare 24 timmar. Under tiden 24/8 till 4/9 mellan kl 8.00 till 12.30 samt 16.30 till 20.30 skall ytterligare tre väktare bevaka området. Huvudsaklig arbetsuppgift är tillträdeskontroll till bryggområdet. H. Utställning av troféerna. Troféerna (the Louis Vuitton Cup och the America s Cup) kommer att förevisas mellan kl 10.00 och 21.00 under tiden 24/8 till 4/9 på ett säkert sätt inom ett avspärrat område. Troféerna ska vidare transporteras på ett säkert sätt mellan utställningsplatsen och förvaringsplats övrig tid. Fakta om troféerna: America s Cup Trophy transporteras i ett emballage med måtten h 140, b 50, d 50. Total vikt 40 kg. Försäkringsvärde 15 000 euro. Louis Vuitton Cup Trophy transporteras i ett emballage med måtten h 45, b 30, d 30. Total vikt 10 kg. Försäkringsvärde 8 000 euro. a. Troféerna visas tävlingsdagar enligt ovan. Två väktare skall stationärt bevaka troféerna under denna tid. b. Anbudsgivaren skall lämna pris på transport av troféerna. Transporterna skall utföras på ett för uppdraget säkert sätt. c. Pris skall lämnas på förvaring av troféerna under annan tid än då de visas. Förvaring skall ske på ett för ändamålet säkert sätt. Under transport och förvaring har anbudsgivaren ansvar för troféerna. Eventuellt kan troféerna komma att förvaras i en lokal utsedd av Region Skåne. Beslut om detta kommer att tas före avtalsskrivande. I detta fall utgår punkt c samt att ansvar för förvaring av troféerna nattetid övergår till annan. I. Övervakningscentral Under förutsättning av Länsstyrelsens godkännande kommer området att kameraövervakas. Antalet kameror är ej fastställt, troligt antal är 5-7 st. Inom området anordnas en övervakningscentral med monitorer där bild från kamerorna visas. I övervakningscentralen kan även annan utrustning kopplas in såsom inbrottslarm, överfallslarm mm. Övervakningscentralen skall vara bemannad med en väktare 24 timmar under tiden 13/8 kl 12.00 till 9/9 kl 12.00. J. Evenemang mm Ett antal evenemang av skilda slag anordnas i anslutning till tävlingarna. Vid evenemangen skall bevakning anordnas för inpasseringskontroll men även tillse att god ordning upprätthålls. I bilaga 7 finns exempel på vilka evenemang som är planerade i nuläget. Dessa planerade evenemang kan komma att ändras och andra evenemang kan komma att an- Sid 4(6)
ordnas med kort varsel. Tillkommande evenemang skall bemannas med erforderliga resurser. För denna del utgår timpris enligt punkt K. K. Timpris avgående/tillkommande tjänster a. Väktare b. Väktare med hund c. Ordningsvakt d. Personskyddsväktare L. Övriga tjänster. Tjänsterna skall kunna avropas om behov uppstår. Pris lämnas på lämpligt sätt för följande: a. Portabelt larm med erforderligt antal larmgivare och trådlös överföring till larmcentral. Ange tillgängligt antal. b. Utryckning av väktare med åtgärd inklusive 30 min på plats. Ange även pris för tid utöver 30 min. c. Skyddstäckning. d. Värdetransport. M. Incidentberedskap Vid incident och beredskapsinsatser kan det föreligga behov av snabbt förhöjda säkerhetsåtgärder där stationära väktare är en del av behovet. Vid inträffad eller befarad incident skall Anbudsgivaren på anmodan bemanna aktuellt objekt med tre väktare inom 30 minuter. Efter ytterligare 30 minuter skall Anbudsgivaren, på anmodan, ha ytterligare tre väktare på plats, det vill säga inom 60 minuter sex väktare. Beskriv era resurser beträffande leverans vid extremt akuta situationer. a) Garanterat antal stationärväktare inom 30 minuter b) Garanterat antal stationärväktare inom 1 timme c) Garanterat antal stationärväktare inom 2 timmar d) Garanterat antal stationärväktare inom 4 timmar Ekonomi Priser Priser lämnas enligt nedanstående och enligt beskrivning i kravspecifikation. Alla priser skall anges inklusive milersättning och kostnad för körtid vid behov av transport. Fast pris lämnas för delarna A-I och för övriga delar (J-M) som timpris/motsvarande. Priserna skall anges i bifogade anbudsprislista, bilaga 5. Offererade priser skall anges i SEK och exklusive mervärdesskatt. Extra bevakning och tilläggstjänster Extra bevakning och tilläggstjänster skall efter beställning av köparen bekräftas skriftligt av Entreprenören. Förändringar i köp av tjänster Köparen skall ha möjlighet att under avtalsperioden öka eller minska sina köp av tjänster på grund av ändrade förutsättningar. Sid 5(6)
Personal Krav på utbildning Bevakningspersonal som används för att fullgöra uppdraget skall ha utbildning enligt Rikspolisstyrelsen krav. Utbildningskravet gäller även all extra och timanställd personal. All bevakningspersonal skall ha grundläggande brandskyddsutbildning för att kunna genomföra initial släck- och livräddningsinsats, varna, utrymma samt kunna anvisa anländande räddningstjänstpersonal. Utbildningens omfattning bör minst vara 4 timmar. Språkkunskaper Anbudsgivarens personal skall behärska svenska språket väl i både tal och skrift. Då arrangemanget är av internationell karaktär kommer stor del av kommunikationen att försiggå på engelska. Anbudsgivarens personal skall även behärska engelska språket. Övrigt Referenser Anbudsgivaren skall ha erfarenhet av liknande uppdrag. Till anbudet skall därför bifogas en förteckning över Beskrivning av liknande genomförda uppdrag de senaste 3 åren Företagets stora kunder Till anbudet kan även bifogas övrig information som Anbudsgivaren anser vara relevant för entreprenaden. Sid 6(6)