Patientsäkerhetsberättelse för medicinska insatser i elevhälsan. Gymnasiet Barn och ungdom Eslövs kommun År 2014 Datum och ansvarig för innehållet 2015-02-28 Mats Swensson, Skolöverläkare och Medicinskt Ledningsansvarig för skolhälsovården, Lex Maria ansvarig Lotta Ljungström, Verksamhetschef enligt HSL 29 1
Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 5 Riskanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 6 Hantering av klagomål och synpunkter 6 Samverkan med patienter och närstående 7 Sammanställning och analys 7 Övergripande mål och strategier för kommande år 7 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 Förklaring av förkortningar i texten: BOU = Barn och ungdom PMO = Journaldatasystemet MLA = Medicinskt ledningsansvarig HPV = Humant papillomvirus PM = Rutiner ht/vt = Hösttermin/Vårtermin 2
Sammanfattning Under år 2014 har det åtgärdats en del tekniska problem med journalsystemet PMO. Journalsystemet PMO uppdateras kontinuerligt när ny programvara finns för installation, för att skolhälsovårdens system för dokumentation ska vara patientsäkert. PMO journalsystem kan användas av olika yrkeskategorier, där varje yrkesgrupp endast har tillgång till sina egna moduler. Skolsköterska med samordningsansvar är systemansvarig för PMO skolhälsovård tillsammans med en skolsköterska på gymnasiet inom BOU. Nätverket mellan-skånes skolsköterskor träffas en gång per termin för att utbyta erfarenheter och samverkan. Nätverket mellan-skånes medicinskt ledningsansvariga träffas 1-2 gånger per termin för att diskutera patientsäkerhet, arbetssätt och metoder, kvalité, dokumentation och andra viktiga ämne för att öka patientsäkerheten. Nätverket Södra Sveriges medicinskt ledningsansvariga skolsköterskor, skolläkare och verksamhetschefer för skolhälsovården, träffas en heldag en gång per år. PMO-systemansvariga skolsköterskor i Skåne träffas en gång per termin.. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 Det övergripande målet för skolhälsovården är att stödja eleverna till optimal skolgång dvs att ge alla förutsättningar för att de ska kunna nå sina mål i studierna. Elevhälsan samarbetar nära kuratorer, specialpedagoger, socialpedagog och fritidsledare. Säkerställa hantering av läkemedel, kylkedjan för vaccin, vaccinationsrutiner. Öka miljötänket inom skolhälsovården, genom att ta med miljöperspektiv i det dagliga arbetet. Medverka till att göra vårdnadshavare och elev delaktiga, i att kunna påverka skolhälsovården. Organiserad journalgranskning, för att på detta sätt identifiera behov av individuell kompetensutveckling i VIPS-metoden. MLA och verksamhetschefen kontinuerligt se över att det finns tydliga dokument i E-handboken för att minska risk för vårdskada och ökad patientsäkerhet vid administration av läkemedel och vaccin. Tillsammans leda och utveckla vårdkvaliteteten och säkerheten inom verksamhetsområdet utifrån frågeställningar: Har vi hög vårdkvalitet? Har vi hög patientsäkerhet?, Har elev och vårdnadshavare inflytande i skolhälsovården? 3
Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p 1 Vårdgivare Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden är enligt 10 respektive 22 HSL (Hälso- och sjukvårdslagen) vårdgivare för skolhälsovården som i skollagen benämns som, elevhälsans medicinska insats. Samma lag 29 föreskriver att en verksamhetschef skall vara den som ansvarar för verksamheten. Vårdgivaren i detta fall nämnden bestämmer vilken kompetens denna chef ska ha. Verksamhetschef enligt HSL Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden i Eslövs kommun utsåg Lotta Ljungström, enhetschef för Barn- och elevstödsenheten, till verksamhetschef för skolhälsovården att gälla från och med 2014-10-01. Under perioden 2014-01-01- - 2014-09-30 var Anne-Marie Borgqvist, rektor på Bergagymnasiet, verksamhetschef för gymnasiets skolhälsovård. Medicinskt Ledningsansvarig skolsköterska (MLA) I Eslövs kommun har Gymnasie- och utbildningsnämnden/verksamhetschefen inte utsett någon MLA att ha det Medicinska ledningsansvaret varför en av skolsköterskorna har tagit uppgifter av MLA karaktär. Lex Maria ansvaret har delegerats till Lizbeth Blennerup under årets första sju månader. Lizbeth Blennerup har varit tjänstledig under hösten 2014 och under denna period har Mats Swensson, skolöverläkare, varit Lex Maria ansvarig, på uppdrag av verksamhetschefen. Verksamhetschefen utsåg skolöverläkare Mats Swensson att var MLA för gymnasiets skolhälsovård från och med 2014-10-01. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Utifrån rapporter och avvikelsehantering ska vårdskador mätas kontinuerligt. Framtagen blankett för avvikelsehanering fylls i av berörd vid avvikelse och lämnas därefter till Lex Maria ansvarig som gör en bedömning av vilka åtgärder som ska vidtas i samråd med verksamhetschef. Resultatet av åtgärderna sammanställs och återförs avidentifierat till verksamheten. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Avsikten är att åstadkomma kvalitet och säkerhet i skolhälsovården. Den ska vara uppdaterad, evidensbaserad och rutiner ska kontinuerligt omprövas och analyseras. 4
Årlig kontroll av medicinsk utrustning har utförts Vaccin beställs utifrån behov och förvaras i kyl på skolan Generella läkemedelslistan har setts över av skolöverläkaren HLR utbildningar huvudinstruktörsutbildning till idrottslärare på skolan har tagits fram för att de ska kunna erbjuda personalen utbildning. Hjärtsäker arbetsplats har diskuterats Vårdcentralchefer har kontaktats med syfte att öka patientsäkerheten. Detta arbete har stannat upp bland annat på grund av byte av chefspersoner på vårdcentralerna. Rutiner för vaccinering för IM språk har utarbetats under året. Arbetsmiljöverket påtalade för två år sedan att skolan med byggprogrammet måste arbeta mot vibrationsskador. Detta arbete har påbörjats och till ht är man anmälda till en kurs för att förbättra arbetet. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Inom skolhälsovården finns ett patientsäkert system för dokumentation, i det kommungemensamma datajournalprogrammet PMO. Detta behöver kontinuerigt uppdateras i takt med att systemet uppgraderas. Det finns delar i PMO-systemet som behöver förbättras hos Compu Group Medical. Inom skolhälsovården finns ett kontinuerligt behov av fortlöpande stöd och utbildning. Skolsköterskan har ett yrkesansvar att genom egenkontroll i sin skolenhet utföra skolhälsovårdsarbetet utifrån evidens och patientsäkerhet och rapportera genom avvikelse om det finns brister som behöver åtgärdas. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Kontinuerlig samverkan har påbörjats med lokala primärvårdsenheter, BUP, HAB för utarbetande av gemensamma rutiner och samarbete över huvudmannagränser. Det kvarstår på en del skolenheter problem med att information om nya elever inte alltid når fram till skolsköterskan i samband med inskrivning i skolan. För att skolsköterskan ska kunna ge god och säker vård samt verka för en gynnsam lärandemiljö i skolan, är det av stor vikt att hon får tidig kännedom om samtliga inskrivna elever inom sitt ansvarsområde. Skolsköterskan kan behöva erhålla tidig information från föregående skola eller annan vårdenhet, för att ta vid där tidigare skolsköterska avslutat ett pågående arbete med den enskilde. Viktigt att rekvirera journal från avlämnande skola. 5
Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Kontinuerligt genomföra riskanalyser i samband med vaccinering för att förebygga vårdskada. Detta sker genom att varje skolsköterska i god tid före varje vaccineringstillfälle, gör en bedömning om att vaccinering kan ske på ett tryggt och säkert sätt enligt PM i lokal metodbok. Vaccinations PM uppdateras kontinuerligt. Varje skolsköterska har ett eget ansvar att vid kännedom av exv. smittsam sjukdom hos elev, göra en riskanalys och se PM för skolhälsovårdens hantering. Viktigt med dokumentation i journalen om vidtagna åtgärder och hur hantering ska ske i det enskilda fallet. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 Avvikelser Skolsköterska och skolläkare ska rapportera till Lex Maria ansvarig händelser som har medfört skada, eller hade kunnat medföra skada i samband med vård och omhändertagande. Lex Maria ansvarig utför en händelseanalys och vidtar åtgärder. Resultatet ska avidentifieras och återföras till verksamheten. I de fall det bedöms av MLA och verksamhetschef att det ska göras en Lex Maria anmälan, görs denna anmälan av Lex Maria ansvarig. Skolsköterskorna fått genomgång av hur avvikelsehanteringen genomförs och de avvikelser som inkommit, har lett till att verksamheten fått uppdatera alternativt skapa nya rutiner. Ingen avvikelse har bedömts var en Lex Maria. Resultatet har avidentifierat och återkopplats till skolsköterskegruppen. Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Verksamhetschef och rektor tar emot och utreder klagomål och synpunkter. Om det är frågor som rör patientsäkerhet är det Lex Maria ansvarig som utreder, i samverkan med verksamhetschefen. 6
Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 Elevhälsans medicinska insats arbetar för ett nära samarbete med elev och vårdnadshavare. Elevens mognad och ålder avgör hur mycket eleven ska involveras. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Verksamhetschef och MLA sammanställer och beslutar om eventuella åtgärder av negativa händelser och återför resultatet till verksamheten. Övergripande mål och strategier för kommande år Avsikten är att åstadkomma kvalitet och säkerhet i skolhälsovården. Den ska vara uppdaterad, evidensbaserad och rutiner ska kontinuerligt omprövas och analyseras. Under år 2015 ska rutiner för dokumentation i journalsystemet fortsätta att utvecklas. Mallar, sökord, vårdplanering ska uppdateras enligt VIPS-metoden som är en dokumentationsmodell. Verksamhetschef och MLA kommer under året att se över och säkerställa hantering av läkemedel och journaler. Den generella läkemedelslistan ses årligen över av MLA och skolläkaren för att minska hantering av läkemedel i skolan. Endast akuta läkemedel och värktabletter ska finnas i skolhälsovården. Uppdaterad läkemedelsinstruktion tas fram och finns i E-handboken för skolhälsovården. Utvärdera att alla kan dokumentera enligt VIPS-modellen i datajournalen E-handboken för elevhälsans medicinska insats uppdateras kontinuerligt och är tydlig med enhetliga PM, rutiner och blanketter. Detta leder till att alla inom elevhälsans medicinska insats jobbar enligt samma mål för god vård, vilket ger en ökad patientsäkerhet för vårdtagaren Undersöka möjligheterna för en regelbunden uppdatering av elevlistor i PMO av IT-ansvarig. Finns möjlighet att man skulle kunna köra en elevimport en ggr/månad under september-maj varje läsår? Detta skulle innebära ökad patientsäkerhet. Utvärdera och utarbeta tydligare rutiner för mottagande av nyanlända elever. Årlig kontrollservice av teknisk utrustning ska genomföras. 7
Samarbete har påbörjats med externa vårdenheter för att öka patientsäkerheten och kommer att fortsätta under 2015. Under 2015 kommer skolsköterskorna att erbjudas Öppna mottagningar, 1 ggr/månad, hos skolläkaren och MLA. Detta görs för att öppna upp möjligheten för konsultation, vaccinationsordinationer m.m. utanför de ordinarie skolläkarmottagningarna. De öppna mottagningarna är centralt placerade i Stadshuset där tillgång till PMO datajournal även finns. I samband med att läkemedelsverket gick ut med information den 8 november 2013, att det var Sällsynta fel på injektionspennor JEXT (adrenalin) togs beslut av MLA i samråd med skolläkaren att vid vaccinationer ska det alltid finnas tillgång till minst två JEXT adrenalinpennor på vaccinationsmottagningen. Detta gäller även för 2015. I enlighet med Socialstyrelsen information gällande vårdnadshavares underskrift på vaccinationsmedgivande, begärs idag samtliga vårdnadshavares underskrift och medgivande till vaccination, för att vaccinering ska kunna ske. Det kan i undantag föreligga särskilda skäl att det inte går att få samtliga vårdnadshavares underskrift, och då tar verksamhetschef och MLA i samråd med skolläkaren, ställning i det enskilda fallet, om erbjuden vaccination trots detta bör genomföras utifrån barnets bästa.. 8