Elektronisk budbok för tidningsbud

Elektronisk budbok för tidningsbud Ett arbete av Johan Millert (millert@home.se) Innehållsförteckning för kursen Interaktionsdesign Sommaren 2004 Inledning...2 Bakgrund...2 Kravanalys...2 Användarintervjuer...2 Krav...3 Design...4 Prototyper...4 Startmenyn...4 Huvudmenyn...5 Meddelanden...5 Ändringar...5 Gångboken...6 Utvärdering...6 Slutsats...7 1

Inledning Jag har valt att undersöka möjligheten att utveckla en elektronisk budbok för tidningsbud. Jag har själv jobbat deltid med tidningsdistribution under ett antal år och har genom min utbildning som datavetare intresserat mig för hur en elektronisk budbok skulle kunna underlätta för buden, först och främst genom att förenkla informationsuppdateringen, men också genom att tillföra nya funktioner. Frågan var nu om min egen vision av en elektronisk budbok skulle kunna resultera i en mycket lättanvänd produkt som tillför buden något, och hur en sådan lösning skulle kunna se ut. Bakgrund Idag jobbar tidningsbuden med en budbok som består av en bok med plastfickor. I plastfickorna finns ett antal adresskort (se bild) som är avsedda att innehålla abonnenternas adresser samt information om vilka tidningar som skall delas ut till respektive abonnent. Informationen om aktiva prenumerationer upprätthålls av budet genom att med penna och suddgummi, lägga till eller ta bort information på korten. Denna information får budet vid varje pass genom att läsa på de överlägg som följer med tidningsbuntarna. På överläggen finns dessutom information om reklamationer som inkommit, samt viss övrig information. Adresskorten är ordnade i boken efter distriktets gångordning. Det första bladet utgör början av distriktet och adresskorten är därefter ordnade i den tänkta utdelningsordningen. Kravanalys Användarintervjuer Då det inte är några problem att få tag på användarna så bestämde jag mig för att göra intervjuer med ett antal tidningsbud. För att få fram så mycket information som möjligt utan att jag via detaljerade frågor styrde svaren så formulerade jag fyra mer generella frågor att diskutera omkring. Hur använder man sig av budboken idag Vad upplevs som bra och vad är är problemen med denna Vilka förväntningar har buden på vilket stöd boken skall ge Finns det några idéer om hur man kan utveckla budboken med ytterligare funktioner och vad en elektronisk variant skulle betyda för arbetet. De två första punkterna var för att ta reda på hur dagens budböcker fungerar i verksamheten, och de senare för att hitta de utvecklingsmöjligheter som buden ansåg angelägna. 2

Användarna är en heterogen grupp, där män är överrepresenterade. Detta gör det svårt att ta ut ett litet antal intervjuobjekt som skall representera hela gruppen. Jag valde ut ett antal bud där huvuddelen hade lång erfarenhet av tidningsdistribution. Intervjuproceduren gick till så att jag presenterade mitt projekt för budet och vi satte oss ned tillsammans och resonerade fritt kring de fyra punkterna ovan. Efter att ha bearbetat den information som intervjuerna gett mig, sammanfattade jag denna enligt följande: De erfarna buden som har gått samma distrikt en längre tid använder sig inte av budboken. Man har efter ett tag memorerat hela rundan och har inte heller några problem med att komma ihåg ändringar utan att behöva titta i budboken. Denna uppfattas då som ett överflödigt hjälpmedel. Vissa bud är noggranna med att uppdatera budboken varje arbetspass med de aktuella ändringarna. Andra bud slarvar med detta, vilket gör att ändringar som är flera veckor gamla inte finns i boken då buden ändå inte går efter den utan har all information i huvudet. Att boken inte är uppdaterad skapar naturligtvis problem om något annat bud skall gå distriktet exempelvis pga sjukdom eller semester. Ett annat problem som uppkommer om man inte går efter boken är att då ett ordinarie bud återkommer efter en frånvaro händer det att han inte bläddrar igenom hela boken för att leta efter ändringar, alternativt missar någon ändring och då forsätter dela ut efter den bild av distriktet som han hade senast. Detta gör att ändringar som skett under frånvaron inte uppmärksammas. Budboken uppfattas som mycket enkel att jobba med och adresskorten som överskådliga. Det fanns en skepsis mot elektroniska budböcker, och en rädsla att dessa skulle skapa mer problem än de löser. Ett bud sade Sätt de elektroniska böckerna där de byter bud ofta och låt oss andra vara i fred Idén att kunna rapportera in saknade exemplar av tidningarna direkt via en elektronisk budbok var uppskattade. Det sker i dagsläget via telefon och upplevs som mycket jobbigt eftersom det är svårt att få tag i nattförmannen. Problemet med att få tag i nattförmannen gällde också inrapportering av låsta portar. Om buden inte kommer in i porten utan lägger tidningarna utanför så bör även detta rapporteras. Krav Med utgångspunkt från sammanställningen av de diskussioner jag haft med användarna så kunde jag nu formulera ett antal krav som den elektroniska budboken bör uppfylla. 1. Budboken skall vara mycket lätt att hantera och budet skall endast behöva en kort handledning för att bemästra dess funktioner. 2. Budboken måste vara smidig att ha med sig. 3. Budböckerna måste vara stöttåliga samt klara den fysiska utomhusmiljön med avseende på temperatur och fuktighet. 3

4. Batteriet måste räcka minst 20 timmar 5. Ändringar skall ske med automatik 6. Det skall gå att spåra ändringar 7. Det bör finnas möjlighet att rapportera abonnenter som blivit utan tidning. 8. Det bör finnas möjlighet att rapportera låsta portar. Design Min ide var att designa en elektronisk budbok i ett format som liknar en PDA, med ett rent gränssnitt och där antalet knappar för interaktion hålls nere till ett minimum. För att behålla den intuitiva enkelhet som budboken har så valde jag att använda mig av boken som metafor. Det utseende på adresskorten som användarna uppskattat sedan tidigare valde jag att överföra till den elektroniska varianten. Att också behålla sid bläddrandet istället för att införa en rullande textmassa, gör att man kan skapa sig en spatial minnesbild av sidan. Just bläddrandet i boken är kanske dess mest karakteristiska funktion. Bläddrandet ses som den viktigaste och mest grundläggande funktionen under tiden man delar ut tidningarna. Därför har jag valt att göra två stora lättåtkomliga knappar för att bläddra framåt respektive bakåt i boken, medan de övriga har gjort något mindre. Knappen uppe i vänstra hörnet ät till för att slå på och stänga av budboken. Knapparna är färgkodade samt skiljer sig i form, för att mappningen mellan knapparna och det val som man kan göra på skärmbilden skall vara intuitiv. Färgerna är tänkta att kunna särskiljas även av användare som saknar färgseende. Då arbetsmiljö för tidningsbud skiftar med årstiderna så måste den klara temperaturer mellan 30 30 C. Dessutom måste den vara skyddad så att den klarar fukt. Då tidningsbuden jobbar till övervägande del i mörker så skall skärmen vara belyst. Det är också nödvändigt att budboken är stöttålig, då det är troligt att den kommer att utsättas för fall och stötar. Kommunikationen mellan handenheten och centraldator som har prenumerationsinformation sker via en GSM modul. Batteritiden har beräknats utifrån att den inte skall behöva laddas oftare än en gång i veckan. Prototyper För att snabbt kunna ta fram ett antal prototyper och slippa ägna sig åt grafiska smådetaljer som inte inverkar på gränssnittet så bestämde jag mig för att jobba med pappersskisser. Efter att ha tagit fram några olika förslag på hur delarna i den elektroniska budboken kan se ut så gick jag tillbaka och förde en diskussion med ett par användare kring några olika varianter av gränssnitt jag tagit fram. Speciellt intressant i detta skede var hur interaktionen fungerade med den uppsättningen knappar som jag tänkt använda mig av, samt det övergripande utseendet på gränssnittet. Utifrån den diskussionen så växte ett utkast till en prototyp fram. 4

Startmenyn Den första skärmen som kommer upp när man slår på budboken innehåller information om dagens datum och batteristatus. Batteristatus visas dels med en klassisk stapel samt en text som beskriver batteriets status, och säger till när enheten bör laddas. Dessutom krävs att man matar in det distriktnummer som budboken skall gälla. Då budboken oftast används enbart till ett distrikt så kommer det senast inmatade att kommas ihåg och behöver då bara bekräftas genom en knapptryckning. Då man bekräftar sitt val informeras användaren om att budboken hämtar aktuell information från en central dator via den GSM modul som finns inbyggd, varefter man hamnar i huvudmenyn. Huvudmenyn Här finns valmöjligheterna att läsa meddelanden, titta på ändringar samt börja läsa i gångboken. Dessa är sorterade efter en naturlig prioritet då meddelanden är det primära som buden vill läsa. Därefter kommer information om vilka ändringar som skett sedan igår. Att tillgodogöra sig denna information är något som varje bud måste göra varje dag. Därefter går det bra att börja läsa i gångboken. Jag har valt att lägga alternativet se ändringar från annat datum längst ned då detta är en funktion som endast kommer att användas av buden då de varit borta från distriktet en tid. Här fördes en diskussion om att samla båda versionerna av ändringar i en rubrik för att sedan välja dagens ändringar eller gamla ändringar i en undermeny. Detta förslag ratades dock då det nu valda menysystemet visar alla möjligheter på en gång, vilket gör valen mycket överskådliga. Förutom detta så fanns det en strävan att hålla det menynavigerande som sker varje dag till ett minimum. Meddelanden I meddelandefönstret så finns information som för dagen är viktig för budet. Denna information kommer med nuvarande system ut till buden via det överlägg som finns på tidningsbuntarna, samt i form av informationspapper som distribueras separat med buntarna. Här samlas all denna informationen på ett ställe. En pil upp och/eller ned till höger i displayen visar att det finns mer information att bläddra i. För att kunna gå ifrån meddelandefönstret krävs att man bläddrat sig genom all information, detta för att undvika att buden missar viktig information. 5

Ändringar Om man väljer att visa ändringar sedan ett visst datum så kommer man till en kalendervy i vilken man kan navigera framåt och bakåt tills det datum som man är intresserad av att se ändringar ifrån blir markerat. Då man bekräftar sitt val kommer man till en ny vy, vilken är samma vy som om man valt att visa dagens ändringar direkt i huvudmenyn. Man kan bläddra runt bland reklamationerna, alternativt får man ett meddelande om att det inte finns några reklamationer. Härifrån tar man sig tillbaka till huvudmenyn igen närhelst man tycker på tillbakaknappen, det är ej meningsfullt att tvinga budet att läsa igenom denna information. Gångboken Denna vy har hämtat det mesta av sitt utseende från de adresskort som används idag. Överst på sidan finns alltid gatunamn och eventuell portkod. Därefter följer abonnentinformationen. Här har dock en modifiering införts jämfört med pappersvarianten. De vanligaste tidningarna som utkommer 6 7 dagar i veckan har fortfarande tilldelats varsin kolumn, dock får övriga tidningarna dela på det kvarvarande utrymmet. Detta designbeslut gör att raderna kan kortas ned avsevärt. I och med detta skippade jag att introducera de pilar som buden brukar rita ut på adresskorten för att inte missa tidningar som är noterade ute i periferin. Noterbart är att övriga tidningar alltid återfinns i samma individuella ordning. Navigationen här sker fram och tillbaka sidvis med piltangenter. I denna vy ges det möjlighet att rapportera en port som är låst, samt rapportera uteblivna tidningar. I det första scenariot så har man med hjälp av den högra sidpilen hoppat in på sidan och markerat gatan. Man har nu möjlighet att rapportera låst port med en knapptryckning. Man får då en bekräftelse på att porten rapporterats in som låst. Forsätter man stega nedåt på sidan så får man möjlighet att rapportera utebliven tidning. Då man valt detta stegar man mellan tidningarna för abonnenten och väljer till slut den tidning man vill rapportera, varefter man får en bekräftelse på att detta har rapporterats. 6

Utvärdering För att utvärdera mitt system så vände jag mig återigen till några användare som tidigare varit med under diskussionen om prototypen, men också ett par nya. Detta för att se hur användare som inte alls kommit i kontakt med den elektroniska budboken uppfattade den vid en första mötet. I detta skede hade jag redan fått indikationer på vad användare tycket genom att jag diskuterat mina prototyper med några av dem. Denna gång hade jag dock sammanställt de olika prototyp förslagen till en slutgiltig design, också den bestående av ett antal pappersskisser över gränssnittet. Vi stegade igenom det tänkta interaktionsförfarandet som man skulle ha med den digitala budboken under en normal arbetsdag och jag förde (med utvärderingskriterierna i Nielsen/Molich's Heuristic evaluation i tankarna) åter en diskussion om hur de uppfattade systemet. Funktionaliteten hos budboken upplevdes som att den täckte de essentiella delarna, och gränssnittet enkla att begripa direkt första kontakten. Användarna var i detta skede mycket positiva till att testa en skarp variant. Slutsats Det har varit mycket värdefullt att ha tillgång till ett antal användare under hela processen. Att föra nära diskussioner med dem under framtagande av kravspecifikation, prototyp och utvärdering har bidragit till att man tagit beslut åt rätt håll, samt på ett tidigt stadium kunnat korrigera avvikelser från det som användarna själva önskar. Det skulle ha varit givande att bygga en interaktiv prototyp. Någon veckas jobb ytterligare samt tillgång till hårdvara i form av en enkel PDA skulle kunna ha gett en prototyp med möjlighet att testas under mer realistiska former i fält. Under utvecklingen har jag funderat en del kring vidare funktionalitet så som t.ex. kartstöd via GPS, möjlighet att mata in text via en tryckkänslig skärm samt att ge användaren frihet att lägga till och modifiera viss information. Men redan med den begränsade funktionalitet som finns nu har jag insett hur snabbt komplexiteten i interaktionen ökar med nya funktioner. En eller ett par extra knappar är tvungna att införas, vilket gör att man snart har glidit ifrån den ursprungligt minimalistiska designen. Eftersom denna produkt riktar sig till en målgrupp där man inte kan räkna någon som helst datorvana, så har jag aktat mig för att förse budboken med för många funktioner. Vid all konstruktion av användargränssnitt dyker avvägningen mellan att skapa ett intuitivt, användarvänligt gränssnitt och att ge användaren en rik uppsättning med funktioner upp. Denna gång har inte varit något undantag. Jag gör mig inga illusioner om att ha skapat det perfekta gränssnittet. Men så anser jag inte heller att något sådant existerar. 7