Förstudie Arbetsmiljöarbetet för ej utryckande personal Nerikes Brandkår 2013-11-28 Anders Pålhed
1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 5 3. Syfte... 5 3.1 Metod... 5 3.2 Avgränsning... 5 4. Bakgrundsfakta... 6 4.1 Arbetsmiljölag (1977:1160)... 6 4.2 Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete... 6 5. Arbetsmiljöarbetet hos Nerikes Brandkår... 7 5.1 Policys och riktlinjer... 7 5.2 Det löpande arbetet... 8 6. Slutsats och rekommendationer... 9 2(11)
1. Sammanfattning Nerikes Brandkår har som arbetsgivare ett stort antal personer anställda både i utryckande tjänst men också för övriga tjänster. Av Arbetsmiljölagen framgår vilka krav som ställs på en arbetsgivare för att upprätthålla en god arbetsmiljö. För den utryckande personalen är arbetssituationen i många fall påfrestande och farlig. För dessa är frågor om arbetsmiljön därför naturlig och sådant som man arbetar med dagligen. För övrig personal är kanske detta inte lika naturligt. Därför har revisorerna i Nerikes Brandkår i sin risk- och väsentlighetsplanering bedömt att dessa frågor bör granskas i en förstudie. Revisionen i Nerikes Brandkår har därför givit EY i uppdrag att granska om man bedriver ett arbetsmiljöarbete inom Nerikes Brandkår så att man följer Arbetsmiljölagen och ger övrig personal förutsättningar för en god arbetsmiljö. Syftet är att granska om det finns ändamålsenliga, beslutade och kommunicerade styrdokument avseende arbetsmiljöfrågorna samt om de tillämpas och dokumenteras hos Nerikes Brandkår så att förutsättningarna finns för att en god arbetsmiljö uppnås i enlighet med Arbetsmiljölagen. Följande revisionsfrågor har särskilt belysts: Vilka övergripande riktlinjer finns? Vilka rutiner och bemanning finns för hantering av dessa frågor? Hur är rutinerna implementerade i den löpande verksamheten? Är det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenterat? Följs utfallet upp på ett strukturerat sätt? Förstudien har genomförts i form av genomgång av aktuella styrdokument och riktlinjer samt genom samtal med Kristina Lood (personalsekreterare). Förstudien avser aktuella förhållanden under 2013 och görs på en övergripande nivå utan detaljerade kontroller av t.ex efterlevnaden av detaljerade regler i Arbetsmiljölagen m.m. Studien avser endast ej utryckande personal men eftersom det inte finns några separata policys och instruktioner för den ej utryckande personalen är våra noteringar oftast allmängiltiga för hela verksamheten. Sammantaget bedömer vi att Nerikes Brandkår i allt väsentligt har arbetsmiljöarbete i tillräcklig omfattning så att de anställda kan anses ha förutsättningar för en god arbetsmiljö. Man skulle dock kunna utveckla dokumentation av planering, riskbedömning och rutinbeskrivningar ytterligare för att det ska bli ett komplett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt lagens intentioner. Det är också ett ständigt behov av utbildning inom arbetsmiljöområdet för att hålla sig uppdaterad om regeländringar samt andra krav och erfarenheter. 3(11)
De främsta behoven av förbättringar anser vi vara: att upprätta mera strukturerade, fullständiga och skriftliga dokument över riskbedömningar och rutiner samt att löpande ompröva dessa att i arbetsmiljöpolicyn också ange vilka krav på återrapportering som Direktionen ställer att fortsatt undersöka möjligheterna att anskaffa ett mera enhetligt och strukturerat dokumentationsverktyg för skador, tillbud och vidtagna åtgärder, dvs ett mera komplett kvalitetssystem inom arbetsmiljöområdet att löpande tillse att ansvariga personer med delegerade uppgifter inom arbetsmiljöområdet erhåller tillräcklig utbildning och information för att kunna fullgöra sina uppgifter att fastställa en enhetlig struktur för policys i förhållande till andra instruktioner och handledningar samt fastställa på vilken nivå inom Nerikes Brandkår som dessa ska beslutas 4(11)
2. Inledning Nerikes Brandkår har som arbetsgivare ett stort antal personer anställda både i utryckande tjänst men också för övriga tjänster. Av Arbetsmiljölagen framgår vilka krav som ställs på en arbetsgivare för att upprätthålla en god arbetsmiljö. För den utryckande personalen är arbetssituationen i många fall påfrestande och farlig. För dessa är frågor om arbetsmiljön därför naturlig och sådant som man arbetar med dagligen. För övrig personal är kanske detta inte lika naturligt. Därför har revisorerna i Nerikes Brandkår i sin risk- och väsentlighetsplanering bedömt att dessa frågor bör granskas i en förstudie. Revisionen i Nerikes Brandkår har därför givit EY i uppdrag att granska om man bedriver ett arbetsmiljöarbete inom Nerikes Brandkår så att man följer Arbetsmiljölagen och ger övrig personal förutsättningar för en god arbetsmiljö. 3. Syfte Revisorerna skall bl.a. pröva om väsentliga förvaltningsfrågor hanteras på ett tillfredsställande sätt inom Nerikes Brandkår. Som underlag för dessa prövningar ligger revisionsplanen där de väsentliga riskerna definierats. Denna förstudie utgör underlag för revisorernas bedömning av en av de väsentliga revisionsfrågor som identifierats i planeringen. Syftet är att granska om det finns ändamålsenliga, beslutade och kommunicerade styrdokument avseende arbetsmiljöfrågorna samt om de tillämpas och dokumenteras hos Nerikes Brandkår så att förutsättningarna finns för att en god arbetsmiljö uppnås i enlighet med Arbetsmiljölagen. Följande revisionsfrågor har särskilt belysts: Vilka övergripande riktlinjer finns? Vilka rutiner och bemanning finns för hantering av dessa frågor? Hur är rutinerna implementerade i den löpande verksamheten? Är det systematiska arbetsmiljöarbetet dokumenterat? Följs utfallet upp på ett strukturerat sätt? 3.1 Metod Förstudien har genomförts i form av genomgång av aktuella styrdokument och riktlinjer samt genom samtal med Kristina Lood (personalsekreterare). 3.2 Avgränsning Förstudien avser aktuella förhållanden under 2013 och görs på en övergripande nivå utan detaljerade kontroller av t.ex efterlevnaden av detaljerade regler i Arbetsmiljölagen m.m. Studien avser endast ej utryckande personal. 5(11)
4. Bakgrundsfakta 4.1 Arbetsmiljölag (1977:1160) Lagens övergripande ändamål beskrivs i 1 kap 1 som att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Av 2 kap redogörs för arbetsmiljöns beskaffenhet. Detta kan t.ex. innebära att arbetsmiljön ska vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället. Arbetsförhållandena ska anpassas till personernas olika förutsättningar både i fysiskt såväl som psykiskt avseende. De anställda ska också ges möjlighet att delta i utformningen av sin egen arbetsssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbetet. I 3 kap beskrivs de allmänna skyldigheter som finns för både arbetsgivare och den anställde. Detta kan bl.a. innebära att: - arbetsgivare och anställd ska samverka - arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. - arbetsgivaren ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna och vidta åtgärder - arbetsgivaren ska dokumentera arbetsmiljön och arbetet med den. Handlingsplaner ska upprättas - arbetsgivaren ska svara för att företagshälsovård finns att tillgå - den anställde ska medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av nödvändiga åtgärder. Den ska också följa givna föreskrifter och använda skyddsanordningar mm I 6 kap beskriver lagen samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Där anges bl.a. att det på en arbetsplats där minst 5 sysselsätts regelbundet ska ett eller flera skyddsombud utses. Om det på ett arbetsställe finns flera skyddsombud ska ett av dessa vara huvudskyddsombud. Kapitel 7 innehåller regler för tillsyn. Det är Arbetsmiljöverket som utöver tillsyn enligt Arbetsmiljölagen. 4.2 Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete Denna författningssamling från Arbetsmiljöverket ger en mera konkret beskrivning av hur man ska tolka olika begrepp och förhållanden som finns angivna i lagtexten. Här anges t.ex. att det ska finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena ska vara för att förebygga ohälsa och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Det framgår också att det ska finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbete ska gå till. Både arbetsmiljöpolicyn och rutinerna ska vara skriftligt dokumenterade om man är fler än 10 personer i verksamheten. 6(11)
Arbetsgivaren ska fördela arbetsmiljöarbetet i verksamheten så att flera får i uppgift att verka för att risker förebyggs m.m. Den ska också tillse att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivare ska även se till att dessa personer har tillräckliga kunskaper om regler, olika förhållanden som innebär risker, åtgärder som förebygger ohälsa och olycksfall etc. Uppgiftsfördelningen ska vara skriftligt dokumenterad om det är fler än 10 anställda i verksamheten. Det ska upprättas en skriftlig dokumentation över de rutiner som ska tillämpas för att ge ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Tydliga rutiner förhindrar också felaktiga beslut. Det är också viktigt att det finns skriftliga instruktioner för vad som ska göras när det händer ett tillbud eller olycksfall. Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. Om något händer i arbetet ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att riskerna kan förebyggas i fortsättningen. De åtgärder som inte genomförs direkt ska föras in i en skriftlig handlingsplan. Varje år ska en dokumenterad uppföljning göras av det systematiska arbetsmiljöarbetet. 5. Arbetsmiljöarbetet hos Nerikes Brandkår 5.1 Policys och riktlinjer Inom Nerikes Brandkår finns ett antal olika policys m.m. som berör arbetsmiljöområdet. Först och främst finns en Arbetsmiljöpolicy som urspungligen upprättades 2005-02-29. Denna har reviderats 2013 och har antagits av verksamhetsrådet 2013-08-27. Policyn innehåller information om ansvar, delegation och viljeinriktningen. Av policyn framgår t.ex. att alla anställda har skyldighet att följa instruktioner och policys och rapportera brister till närmaste chef. Av Arbetsmiljöpolicyn framgår inte vilka övriga policys och riktlinjer som finns att följa. Därutöver finns ett antal övriga policys och instruktioner med inriktning mot arbetsmiljöfrågor: - Drogpolicy - Policy mot kränkande särbehandling - Policy angående fysiska krav för anställda i utryckningstjänst - Handlingsprogram för kamratstöd - Jämställdhetspolicy - Mall för medarbetarsamtal På intranätet Brandposten publiceras Arbetsmiljöpolicyn tillsammans med länk till de specifika föreskrifter som gäller för arbete inom räddningstjänsten. Dessa innehåller dock främst specifika föreskrifter för den utryckande personalen. På intranätet finns också länkar till anmälningsblanketter för arbetsskada och till den egna tillbudsrapporten samt till information om arbetsplatsträffar, medarbetarsamtal, skyddsombud. Därutöver finns den antagna uppgiftsfördelningen publicerad. 7(11)
Av arbetsmiljöpolicyn framgår att Direktionen har huvudansvaret för arbetsmiljön vid Nerikes Brandkår samt att brandchefen har den övergripande uppgiften att tillse att arbete och befogenheter förs ut i organisationen. Det anges att samtliga chefer och arbetsledare är arbetsgivarens ställföreträdare och därför har ett ansvar för arbetsmiljöarbetet inom sitt verksamhetsområde. En samlad skrift om uppgiftsfördelning finns och innehåller information om vilka olika uppgifter som finns i arbetsmiljöarbetet och vem som denna uppgifter delegerats till. 5.2 Det löpande arbetet Årligen upprättas handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet av vice brandchefen i enlighet med beslutad uppgiftsfördelning. Denna behandlas i verksamhetsrådet och finns även med i budget och verksamhetsplanen. Dock har arbetsmiljöfrågor tagit mycket tid varför det ska flyttas till en ny separat Arbetsmiljögrupp. Av naturliga skäl är frågorna här främst hänförliga till den utryckande verksamheten. Det finns inga separata rutiner för arbetsmiljöarbetet avseende ej utryckande personal utan regler m.m. gäller alla anställda. När ett tillbud uppkommer ska det anmälas via tillbudsrapporter till personalsekreteraren. Dessa förtecknas i ett Excel-dokument för registrering och uppföljning. I dokumentet anges uppgifter om när, var, vad och uppgiftslämnare. Uppgifterna skickas vidare till vice brandchefen med kommentarer som i sin tur ansvarar för att vidaresända för eventuella åtgärder. Det är upp till personalsekreteraren att tillse att ärenden inte har blivit liggande utan att åtgärdas och/eller återrapporteras. Personalsekreteraren ansvarar också för att anmälan sker till Försäkringskassan vid arbetsskada. Årligen sammanställs alla arbetsskador i ett Exceldokument uppdelade i arbetsskador och tillbud. Man har i dagsläget inget annat system för dokumentation av detta arbete men man tittar på ett program, ett kvalitetssystem specifikt för räddningstjänster, som skulle ge ett bättre och mera integrerat arbetssätt avseende arbetsmiljön. Arbetsmiljöfrågor diskuteras löpande i verksamhetsrådet (arbetsmiljögrupp framöver). Det ska också tas upp på andra arbetsplatsträffar som hålls ca 1 gång per månad. Dock finns inte arbetsmiljö som en egen ständig punkt på dagordningen. Personalutvecklingsamtal ska hållas minst 1 gång per år mellan de anställda och deras chefer. För detta finns en framtagen mall med frågor som är lämpliga att diskutera. Ingen formell sammanställning eller samlad dokumentation görs av resultat från personalutvecklingssamtalen. Operativt ansvariga för arbetsmiljöarbetet är främst personalsekreteraren och vice brandchefen. Kunskap inom ämnet har man till stor del fått lära sig efterhand och på egen hand. Dock är de båda nu inplanerade på en utbildning i ämnet. Man har hittills inte haft någon specifik granskning av arbetsmiljöarbete från Arbetsmiljöverket. JämO har brevledes ställt frågor om jämställdheten inom kåren vilket besvarats. Svårare tillbud anmäles egenhändigt till Arbetsmiljöverket. För närvarande pågår också en lönekartläggning enligt krav från Diskrimineringsombudsmannen. För detta köper man konsulttjänster. 8(11)
6. Slutsats och rekommendationer Sammantaget bedömer vi att Nerikes Brandkår i allt väsentligt genomför ett systematiskt arbetsmiljöarbete i tillräcklig omfattning så att de anställda kan anses ha förutsättningar för en god arbetsmiljö. Man skulle dock kunna utveckla dokumentation av planering, riskbedömning och rutinbeskrivningar ytterligare för att det ska bli ett komplett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt lagens intentioner. Det är också ett ständigt behov av utbildning inom arbetsmiljöområdet för att hålla sig uppdaterad om regeländringar samt andra krav och erfarenheter. Eftersom det inte finns några separata policys och instruktioner för den ej utryckande personalen är våra noteringar nedan oftast allmängiltiga för hela verksamheten. De viktigare moment som ska finnas enligt Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets författningssamling är: 1. Dokumentationskrav - Arbetsmiljöpolicy - Riskbedömningar och handlingsplaner - Rutiner - Uppgiftsfördelning - Uppföljning av skador och tillbud Det finns en skriftlig arbetsmiljöpolicy som nyligen reviderats. Dock har denna inte beslutats i Direktionen utan endast i Verksamhetsrådet. Policyn innehåller övergripande tankar och inriktningar över hur man ser på en god arbetsmiljö. Eventuellt skulle man kunnat hänvisa vidare till de skriftliga rutinbeskrivningarna, uppgiftsfördelningen och övriga policys och instruktioner som är aktuella inom området så att arbetsmiljöpolicyn blir litet mera specifik över vad man avser med de angivna tankarna och inriktningarna. Det bör också infogas vilka krav på återrapportering av utfallet som Direktionen kräver. Riskbedömningar och handlingsplaner finns delvis upprättade och dokumenterade och Verksamhetsrådet behandlar detta årligen. I dokumentet för uppgiftsfördelning anges att vice bradchefer ska göra riskbedömningar när väsentliga förändringar ska genomföras men vi rekommenderar att riskbedömningarna ses över mera regelbundet även om inga större förändringar är på gång. Omvärldsfaktorer kan medföra att förändringar sker som skulle behöva beaktas i riskbedömningen. Denna riskbedömning, som ska vara skriftlig, är den samlade övrsiktliga bedömningen av historiska och nya risker som finns för allt arbete inom verksamheten, även för ej utryckande personal. Vi har inte fått del av något sådant samlat dokument. 9(11)
Vi har inte kunnat se att det finns några egentliga dokumenterade rutinbeskrivningar över hur det praktiska arbete ska ske utan mycket baseras på uppgiftsfördelningen och på personalsekreterarens egna initiativ. Skriftliga och tydliga rutinbeskrivningar är alltid bra för att undvika fel åtgärder t.ex. vid personalförändringar. Dessa rutiner bör finnas tillgängliga för alla via intranätet och löpande tas upp som information och påminnelse på arbetsplatsträffar. Det finns dock ett antal policys och liknande som gäller för vissa specifika områden där innehållet kan anses utgöra skriftliga instruktioner. Man har en upprättad uppgiftsfördelning som dels anger vilka som har delegerat ansvar för olika delmoment i arbetsmiljöarbetet samt vilka moment man anser finns i arbetsmiljöarbetet. Det kan därför också ses som en enklare variant av rutinbeskrivning även om delmomenten oftast är mera översiktligt beskrivna. Man har ett eget utvecklat system för dokumentation och uppföljning av skador och tillbud med hjälp av en Excelfil. Personalsekreteraren har berättat att man överväger att anskaffa ett riktigt kvalitetssystem för att få en bättre och säkrare dokumentation och uppföljning, vilket vi rekommenderar. 2. Uppgiftsfördelning och kunskaper Man har en skriftlig uppgiftsfördelning som är publicerade på intranätet så att alla kan ta del av informationen. Uppgifterna är delegerade till chefer, områdesansvariga, lagansvariga, stationschefer och personalsekreteraren. Det är således tämligen många involverade i arbetsmiljöarbetet. Detta ställer dock krav på större informationsoch kunskapsspridning eftersom alla som har delegerats uppgifter också ska ha nödvändiga resurser och kunskaper. Informationen kan spridas i de löpande verksamhetsråden och arbetsplatsträffarna. Det är dock viktigt att åtminstone nyckelpersonerna i arbetsmiljöarbetet får möjlighet att få tillräcklig utbildning, lämpligen i extern regi, om aktuella regler och andra frågeställningar inom arbetsmiljöområdet. Dessa kan därefter förmedla riktade kunskaper internt inom Nerikes Brandkår. Vi har erfarit att kunskapen hittills till stor del fått inhämtas på egen hand men att vice brandchefen och personalsekreteraren nu skulle delta i en extern utbildning. 3. Skriftliga instruktioner Det är viktigt att det finns skriftliga instruktioner över vad som praktiskt ska göras vid uppkomna skador eller tillbud. Nerikes Brandkår har ett flertal olika policys och liknande instruktioner inom arbetsmiljöområdet. Dessa har angetts ovan under avsnitt 5.1. I vissa av dessa, t.ex. i drogpolicyn, finns angivet reglerna som gäller inom Nerikes Brandkår, vilka förebyggande åtgärder som ska genomföras samt också beskrivning över hur man ska agera när någon incident inträffar i strid med policyn. Detta innehåll finns också i de övriga policys som finns inom arbetsmiljöområdet. 10(11)
Vi noterar att dessa policys har beslutats på litet olika sätt. Vissa har ursprungligen beslutats av Direktionen men har senare reviderats, och eventuellt beslutats i verksamhetsrådet, men det framgår inte att nytt beslut tagits av Direktionen. Samtliga dessa policys är dock reviderade i rimlig närtid. Vi rekommenderad att strukturen för hur man benämner och beslutar om skriftliga instruktioner görs mera enhetlig. T.ex. kan begreppet policy begränsas till sådana övergripande instruktioner som beslutas av Direktionen medan mera praktiska instruktioner som beslutas på tjänstemannanivå benämns handledning, instruktion eller liknande. Det är också viktigt att uppgifter om vilka policys och andra instruktioner som finns inom området dokumenteras samlat t.ex. i arbetsmiljöpolicyn eller på annan central plats. 11(11)