Revisionsrapport 4 / 2008 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2008 Lidingö Stad Granskning av intern kontroll 2008 Lidingö Stad Granskning av Intern kontroll 2008
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 2 2 Reglemente för intern kontroll... 2 3 Bokslutsprocessen... 3 4 Materiella anläggningstillgångar... 3 5 Finansiella anläggningstillgångar... 3 6 Leverantörsfakturor och utbetalningar... 4 7 Kundfordringar... 4 8 PA-/löneprocessen... 5 9 Ledningsnära kostnader... 6 10 Skatter och avgifter... 6
1 Inledning Enligt kommunallagen har respektive nämnd ett tydligt ansvar för den interna kontrollen avseende de verksamheter som omfattas av nämndens uppdrag. Kommunstyrelsen har dessutom ett övergripande ansvar för den interna kontrollen, bland annat. genom kommunallagens krav på uppsikt och sitt åliggande i lagen att ha hand om den ekonomiska förvaltningen. Revisorerna ska årligen granska och i sin ansvarsprövning av styrelse och nämnder bedöma om den interna kontrollen i respektive nämnd och styrelse är tillräcklig. Revisorerna genomför granskning av den interna kontrollen såväl via sin grundläggande granskning som via fördjupade granskningar. Denna granskning omfattar den interna kontrollen kopplad till säkerhet kring korrekta räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. Vår granskning av den interna kontrollen kopplat till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed, vilket bland annat innebär att granskningen tagit sin utgångspunkt i en väsentlighets- och riskanalys. Granskningen har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i stadens kontrollsystem. Huvudområden vid granskning av den interna kontrollen år 2008 har varit: Status på stadens arbete med införande av reglemente för intern kontroll Bokslutsprocess/avstämningar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Löner Kundfordringar Leverantörsskulder Ledningsnära kostnader Betalning av uppbörder (källskatt och sociala avgifter) till skatteverket. En separat revisionsrapport lämnas avseende delårsbokslutet per 31 augusti 2008 (Revisionsrapport nr 3). Uppföljning av tidigare års rekommendationer framgår under respektive avsnitt. 2 Reglemente för intern kontroll Staden kommer under hösten 2008 att inleda ett arbete med att utarbeta en vision för staden. Med utgångspunkt från visionen ska därefter målstyrningskedjan ses över. Detta är en process som enligt kommunledningens uppfattning sannolikt kommer att ta en längre tid. Någon fastställd tidsplan för projektet finns inte. I ett första steg kommer en intern kontrollplan för ekonomiadministrationen att upprättas. Syftet med detta är att systematisera, formalisera och dokumentera arbetet med Lidingö Stad Granskning av Intern kontroll 2008
intern kontroll inom ekonomiadministrationen. Staden har enligt uppgift för avsikt att färdigställa kontrollplanen under hösten 2008. Hittills har diskussioner förts avseende vad som ska ingå och jämförelser har gjorts med andra kommuner och deras arbete inom området. 3 Bokslutsprocessen Vi har granskat bokslutsprocessen genom intervju med stadens redovisningschef samt genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet. Genomgång har gjorts av hur processen ser ut, bland annat vad gäller avstämningar, upprättande av bokslutsverifikationer, konsolidering och upprättande av årsredovisning. Vår bedömning är liksom tidigare år att den interna kontrollen i bokslutsprocessen är tillräcklig och att ansvar och roller kopplade till bokslutsprocessen är tydliga i organisationen. Vi har dock noterat att det inte framgår av attestreglementet hur bokföringsorder ska attesteras och utanordnas. Vi har dessutom gått igenom hantering av poster som inte utgör rutinmässiga bokningar, utan där det finns inslag av bedömningar, såsom exempelvis osäkra kundfordringar, upplupna kostnader och intäkter, beräkning av avskrivningar samt värdering av lager. Nytt för i år är att osäkra kundfordringar redovisats även vid delårsbokslutet. I övrigt gäller samma principer och rutiner som föregående år avseende dessa poster. Rekommendationer: Vi rekommenderar staden att uppdatera attestreglementet med regler avseende attest och utanordning av bokföringorder. 4 Materiella anläggningstillgångar Rutinen för hantering av materiella anläggningstillgångar har granskats. Avstämningar mellan anläggningsregister och huvudbok sker ca fyra gånger per år och dokumenteras på ett tillfredsställande sätt. De listor som används för avstämningarna bedöms vara ändamålsenliga. Vid delårsbokslutet förelåg vissa mindre differenser mellan huvudbok och anläggningsregister. Periodens anskaffningar av anläggningstillgångar har granskats stickprovsvis mot fakturaunderlag. Totalt har ca 54,6 mkr av årets investeringar granskats mot fakturaunderlag. Kontroll har gjorts av att attest skett av behöriga personer, samt att redovisade utgifter bedömts vara balansgilla. Granskningen har inte föranlett några anmärkningar. En fastighetsförsäljning har skett under året. Denna har granskats mot beslut i kommunfullmäktige samt mot försäljningsavtal. Vinst vid avyttringen uppgår till 2,3 mkr. 5 Finansiella anläggningstillgångar Staden har under året antagit nya placeringsföreskrifter avseende sina finansiella placeringar. Dessa har numera en starkare koppling till de pensionsåtaganden som placeringarna är avsedda att möta. De nya föreskrifterna kallas för Övergripande mål och strategi för förvaltning av pensionsmedel samt Föreskrifter för förvaltning av pensionsmedel. Föreskrifterna har tagits fram med hjälp av en extern konsult.
I placeringsföreskrifterna framgår övergripande placeringslimiter samt aktuella placeringslimiter. Övergripande limiter avser lägsta och högsta andel som respektive tillgångsslag vid varje tidpunkt ska få utgöra av fondens totala marknadsvärde. Aktuella limiter fastställs med syftet att förvaltningsmålet inte får riskeras, det vill säga att tillräckligt med medel är avsatta för att täcka framtida förväntade pensionsutbetalningar. Övergången till de nya placeringsföreskrifterna kommer att ske under en övergångsperiod, och staden har påbörjat detta arbete. Dock kan inte följsamhet mot föreskrifterna följas upp vid granskningstillfället, då de ännu inte är implementerade. Per 31 augusti 2008 understiger marknadsvärdet på den totala portföljen anskaffningsvärdet med 27,3 mkr. Staden har under året förvärvat aktier i nystartat försäkringsbolag som ska ägas av 23 av länets kommuner. Anskaffningsvärdet för dessa aktier uppgår till 4,2 mkr. Kontroll har gjorts av beslut i kommunfullmäktige. 6 Leverantörsfakturor och utbetalningar Vi har granskat rutinen för hantering av leverantörsfakturor och utbetalningar. Granskningen har skett genom intervjuer med berörd personal samt stickprovsvis granskning av fakturor och utbetalningar. Under året har en väsentlig förändring skett i hanteringen av leverantörsfakturor i och med att samtliga förvaltningar från och med 1 januari 2008 använder elektronisk skanning av leverantörsfakturor. Hanteringen av stadens skanning av leverantörsfakturor sköts av bolaget A2D i Fagersta. Bolaget tillser att i stort sett samtliga fakturor förutom sekretessbelagda fakturor, skannas in digitalt för vidare elektronisk hantering. Bolaget skickar därefter filer med fakturainformation till staden som läser in informationen i stadens ekonomisystem. Därefter skickas fakturan ut för elektronisk attest. Attestansvarig person får ett email om att faktura har emottagits i dennes brevlåda. Efter att mottagaren har kontrollerat och konterat samt attesterat fakturan elektroniskt sänds den vidare till slutattestant. Betalning kan inte ske förrän fakturan blivit definitivbokad i systemet av en tredje person, vanligtvis respektive förvaltnings ekonomiassistent. Det föreligger fortfarande en del brister avseende leverantörernas fakturor som behöver åtgärdas för att hanteringen ska fungera smidigt. Exempelvis skickas fortfarande fakturor till stadens adress i Lidingö, och det kan även saknas ansvarskoder på fakturorna vilket gör att det krävs manuell hantering för att utreda vem som ska attestera. Granskningen har dock inte föranlett några noteringar avseende brister i den interna kontrollen för processen. Leverantörsfakturor har granskats stickprovsvis avseende kontroll av korrekt attestering, rörelsetillhörighet, kontering etc. Vi har kontrollerat att det finns uppdaterade attestförteckningar tillgängliga. Granskningen har inte föranlett några noteringar. 7 Kundfordringar Vi har granskat stadens hantering av kundfakturering inklusive kravrutiner samt hantering av osäkra kundfordringar. Vid granskning av processen har vi fokuserat på utbildningsnämndens hantering av kundfordringar.
Kravhanteringen sker centralt. Några väsentliga förändringar i rutinerna har inte skett sedan föregående år. Om en kund inte har betalat inom 10 dagar från förfallodag skickas påminnelse ut, vissa kundgrupper får även en andra påminnelse efter ytterligare 20 dagar. Därefter sänds ärendet till inkasso, som därmed övertar bevakningen. Staden har avtal med SVEA-inkasso avseende inkassoärenden. Vi har stickprovsvis granskat utbildningsförvaltningens fakturering av förskoleverksamheten mot avtal. Granskningen föranleder ingen anmärkning. 8 PA-/löneprocessen Kostnader för arbetskraft utgör den andelsmässigt högsta kostnadsposten för staden, och uppgår till ca 752,9 mkr inklusive sociala avgifter per 31 augusti 2008. Löneprocessen har granskats genom intervju med stadens lönechef samt genom stickprovsvis granskning av utbetalda löner och avgångsvederlag mot underlag. Inga stora förändringar har skett i processen sedan föregående år. Lidingö stad använder liksom tidigare år lönesystemet Heroma (före detta Palett). Till grundsystemet finns personalregistreringsverktyget DAM kopplat (kallas Självservice i nya versionen). Arbetet med att införa DAM/Självservice har slutförts under året. Införande av en ny version av Heroma, Version 5, pågår. De pilotgrupper som startades upp föregående år är nu i full drift. Staden håller på att planera för fortsatt införande för samtliga anställda. I dokumentet Ansvars- och arbetsfördelning löneadministration framgår vilka roller och ansvar som gäller för olika nivåer i organisationen. Det finns även rutinbeskrivning i dokumentet Rutinkatalog 3 avseende utbetalning av lön där det framgår vilka kontroller som ska göras. I likhet med tidigare år har chefer med personalansvar, exempelvis enhetschefer, ansvar för att lönegrundande registreringar i lönesystemet blir korrekta. De ska attestera avvikelser såsom sjukfrånvaro, semester och övertid. De ska dessutom kontrollera grundlistor för sin personal varje månad efter den preliminära lönekörningen och meddela eventuella behov av korrigeringar till central löneadministratör. De centrala löneadministratörerna granskar förvaltningens signallistor varje månad efter den preliminära lönekörningen. Efter slutlig lönekörning ska chefer med personalansvar attestera utanordningslistor, antingen manuellt eller elektroniskt beroende på vilken version av lönesystemet de använder. Vi har tidigare rekommenderat staden att se över möjligheten att införa central kontroll av att utanordningslistorna faktiskt attesteras. Denna rekommendation kvarstår, då detta bedöms vara en nyckelkontroll. I den nya versionen av lönesystemet som håller på att införas attesteras utanordningslistor elektroniskt, vilket eventuellt kan underlätta en central kontroll. Vi har stickprovsvis granskat utbetalda löner mot underlag samt kontrollerat huruvida attesterade utanordningslistor finns dokumenterade hos respektive chef. Stickprov har även gjorts avseende avgångsvederlag utbetalda under året mot avtal. Granskningen har inte föranlett några anmärkningar. Vid granskningen har framkommit att eftersom utanordningslistorna är uppdelade på respektive budgetområde ingår chefer på den utanordningslista som denne själv attesterar. Således attesteras inte dessa personers lön på utanordningslista hos sin chef.
Rekommendationer: Rekommendation kvarstår om att staden bör se över möjligheten att införa central kontroll av att elektroniska attester avseende utanordningslistor utförs i lönesystemets nya version. 9 Ledningsnära kostnader Stickprovsvis granskning har gjorts av fakturaunderlag för poster bokförda på kostnadskonton avseende intern och extern representation, gåvor, resekostnader samt kurser och konferenser. Dessutom har utgifter som betalats med betalkort granskats. Granskningen koncentrerades på kostnadsställen för följande grupper: Kommunstyrelsen Stadsledningskontoret Nämnder Stickprov har även gjorts avseende dessa kostnader på förvaltningarna för att täcka in förvaltningscheferna. Kontrollen avsåg huruvida kostnaderna är rörelsegilla, att kontering är korrekt, att attester har utförts i enlighet med stadens attestordning samt att stadens riktlinjer har följts. Enligt gällande riktlinjer från staden ska det bifogas underlag där det framgår syfte, deltagarförteckning och program vid kurser och konferenser, samt syfte och deltagarförteckning vid representation. Vid granskningen noterades vissa mindre brister avseende underlag i form av syfte, program och deltagarförteckning vid kurser och konferenser, samt syfte vid representation. Rekommendationer: Vi rekommenderar att staden utformar ett standardiserat försättsblad till verifikationer för konferens, resor och representation för angivande av syfte och deltagare. 10 Skatter och avgifter Vi har kontrollerat att inbetalning av skatter och avgifter till Skatteverket har gjorts i rätt tid och till rätt belopp för perioden januari till augusti. Granskningen har inte föranlett några anmärkningar. Stockholm den 18 november 2008 Mikael Sjölander Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor