Minnesanteckningar ABE LG Datum för mötet: 2019-02-13 Plats för mötet Konferensrummet, Teknikringen 74 D, plan 4 Närvarande: Frånvarande:, skolchef Mats Wilhelmsson, vice skolchef/ t.f. prefekt SEED Katja Grillner, prefekt Arkitektur Sabine Höhler, prefekt Filosofi och historia Johan Silfwerbrand, prefekt Byggvetenskap Maria Håkansson, prefekt Samhällsplanering och miljö Inga-Lill Söderberg, prefekt Fastigheter och byggande Kjartan Gudmundsson, Grundutbildningsansvarig Per Franson, tf. vice GA Anders Karlström, Forskarutbildningsansvarig Johanna Stellan, administrativ chef Catherine Pimenta, HR-ansvarig Ulf Arvidsson, ekonomiansvarig Ulrika Gunnarsson Östling, representant LG SEED Studeranderepresentant GRU David Leffler/Helena Westerlind, studeranderepresentant doktorand Emelie Blomgren, sekreterare 1 Föregående minnesanteckningar Läggs till handlingarna. 2 Besök från skolans nya avtalskontaktperson Malin Koch presenterar sig och beskriver tankarna kring den nya organisationen på KTH rörande avtalsjuristerna. De är nu samlade organisatorisk på Research Support Office och Malin kommer att vara huvudansvarig avtalsjurist för ABE skolan. Inför LG mötet inleddes samarbetet med ett möte mellan skolchef, adminchef och Malin där en översyn av rutinerna påbörjades. Malin Koch Kontakt med avtalsjuristerna sker bäst genom funktionsepostadressen avtal@kth.se där ärenden som inkommer från ABE kommer att fördelas till Malin. 1 (5)
Mötet ombads uppmärksamma att avtal kopplat till utbildning även fortsättningsvis skall skickas till våra förvaltningsjurister på forvaltningsjuridik@kth.se 3 Information a) Från rektors strategiska råd/skolchefsråd Muriel återger innehållet från rektors strategiska råd och skolchefsråd. Årsbokslutet visar att KTH går med lite överskott, ca. 90 mkr. Myndighetskapitalsatsningar kommer att ske under året och arbetet med att ta fram förslag på satsningar har inletts inom skolan. På måndag 18 februari kommer skolchef och vice skolchef att träffa GVS för att inleda dialogen med centrala KTH kring satsningarna. Genomströmningen inom utbildningarna på KTH ser fortfarande god ut. Det har lämnats in en slutrapport för pedagogisk meritering, bifogades kallelsen till detta möte. I nästa steg skall den ses över centralt och sedan fastställas. Det har tillsatts en styrgrupp kring rankning, beslutet bifogas minnesanteckningarna. b) GA/FA Grundutbildning Per Franson Kjartan Gudmundsson Skolans pedagogiska utvecklare skall slutrapportera till Kjartan och Per senast den 19 mars. Söktrycket till Mastersprogrammet Arkitektur är fortsatt högt och i år skall 1100 portföljer bedömas. Per informerade om ett inslag i Sveriges radio om studenter från Arkitektur som deltar redan i planeringsstadiet för att tillsammans med Knivsta kommun försöka utforma en blomstrande stadsdel. Det ingår i Pers projekt inom ramen för PAUS satsningen på KTH. https://sverigesradio.se/sida/artikel.aspx?programid=114&artikel= 7153119 Samhällsbyggnadslänken genomför en medlemskonferens 10 juni, tema digitalisering En KTH workshop kring utformningen av handlingsplanen som skolan skall lämna in kopplat till den regelbundna granskningen av utbildning kommer att genomföras den 15 mars. EIT KIC Urban Mobility har blivit godkänd och innebär bland annat ett gemensamt mastersprogram med fokus på transport men även med stora inslag av entreprenörskap och innovation. ABE skolan kommer att vara programansvarig skola och arbetet måste ske fort med att utveckla programmet. Det kommer att ske med utgångspunkt av vad som redan finns inom utbildningsutbudet. Ett pedagogiskt utvecklingsprojekt har genomförts inom skolan: Virtuellt besök i undervisningshuset. Det är nu färdigt att lansera och kan ses vara Fortniteinspirerat. Funderingar finns kring att ev. ta betalt om tillgång skall ges till andra intressenter. 2 (5)
Forskarutbildning Anders Karlström En översyn kring antagningsprocessen, föranlett av ett tillsynsärende på KI, har genomförts på KTH. Det kommer att innebära stora förändringar i processen, se bilaga. Processen är inte fastställd ännu utan förväntas nå skolchefsrådet inom kort. FA har synpunkter kring processen som har lämnats in till Prodekanus. Riktlinje för forskarutbildningen har fastställts där 18 styrdokument har samlats i ett dokument. En engelsk översättning finns inte på plats initialt men kommer att åtgärdas. Mötet uppmärksammades på att en ny Vicerektor för utbildning har utsetts, professor Leif Kari, nuvarande skolchef på Skolan för teknikvetenskap. Det kommer att innebära behov av att ändra i delegationsordningen på KTH. c) Ekonomi GRU och Fofu-fördelningarna är i det närmaste klart och kommer att skickas ut i slutet av veckan förhoppningsvis. Ulf Arvidsson Redovisningsansvariga Ingrid Simmesgård slutar nästa onsdag (20 februari), en rekrytering har skett och Lars Österman träder in i rollen som ny redovisningsansvarig. Inom funktionen sker rekrytering av tre (3) tjänster för närvarande, en tillsvidare och två vikariat. Ulf redogjorde sedan för ekonomifunktionen idag och framåt. I dagsläget har ABE skolan 1200 projekt vilket innebär att 1200 bokslut görs varje månad. Här finns stor potential att arbeta smartare med mer automatisering och frigöra tid till mer stöd för verksamheten. Vi måste hitta sätt att undvika manuella transaktioner. d) HR Catherine redogjorde för den årliga arbetsmiljöplanen som skall lämnas in på fredag (15 feb.) HR har sett över förra årets plan, tagit hänsyn till vilka aktiviteter som gjordes förra året och kopplat till GAIA satsningen. Har prefekterna synpunkter bör de lämnas in senast fredag. Catherine Pimenta Catherine påminde även om att det är dags att inleda utvecklingssamtalen i mars. Dessa samtal bör vara avslutade i slutet av april. Viktigt att ta med de nya lönekriterierna i samtalet för att säkerställa att medarbetaren känner till vad man premieras på. Frågan ställdes om alla som önskar har haft en kontakt med GAIA, Katja lyfte att Arkitektur kommer att ta en kontakt för att påbörja en dialog. Mötet informerades även om att GAIA önskar sitta med på prefektmöten, planeringsmöten på skolnivå och LG för att lyssna in och lära känna verksamheten. e) Fakultetsförnyelse På KTH erbjuds möjligheten att skicka medarbetare på olika ledarskapsutbildningar dessa kan vara riktade för olika tjänstekategorier. Viktigt att komma ihåg att det är väldigt begränsat med antal platser per skola och vi kan inte erbjuda alla som nomineras en plasts utan skolan blir tvungen att prioritera blad de nominerade. Den som inte erbjuds en plats hoppas skolan kunna erbjuda en plats vid nästa tillfälle. 3 (5)
Ansökningstiden för befordringsärenden stängde 31 januari ansökningar har lämnats in från skolan. Halvtidsutvärderingar för biträdande lektorer kommer att genomföras av skolchefen med stöd av Margaux Calissendorff. Vid dessa utvärderingen bestäms inte vad biträdande lektorn skall göra utan det är enbart en uppföljning, en diskussion kring vad man behöver tänka på för att uppfylla kraven för befordran. För närvarande har skolan 2 stycken biträdande lektorer. Under våren har inbjudningar till professorssamtal börjat skickas ut till skolans professorer. Inbjudningarna sker löpande och samtliga professorer kommer att få en inbjudan under året. Johan gav initiativet en eloge och framförde att det var uppskattat i verksamheten. f) JML Bordlades g) Impact Johan Silfwerbrand Den 7 februari genomfördes den årliga Don-middagen, denna gång på KTH. Johan meddelade mötet att återkopplingen från deltagarna visade på stor uppskattning. På KTH arbetar man med projektet Case for support, arbetet leds av Philip von Segebaden. Det är ett prioriterat projekt som ämnar ge donationer till KTH. Johan påminde om önskemålet om att varje institution bör utse en kontaktperson för impactfrågor. Maria framförde önskemålet om att en impactgrupp bildas. Förslag bör finnas framme till nästa prefektmöte om 2 veckor. Muriel informerade om att Ann Legeby är föreslagen som ny partnerskapsansvarig för Stockholm Stad. Gällande SLL behöver skolan ta en diskussion, mycket transportfrågor men även planfrågor. Ett medskick till mötet är att föreslå någon som kan vara en bra representant. h) Hållbar utveckling/miljöledning Ett utkast till handlingsprogram för tjänsteresor har skickats ut till mötet. Johanna Stellan Inledningsvis kommer programmet att fokusera på en kartläggning kring resvanorna på institutionsnivå, utifrån resultatet kan handlingsprogrammet komma att revideras med nya aktiviteter. Mötet ställde sig bakom programutkastet, det kommer inom kort fastställas. Katja informerade om att på ledningens genomgång kommer frågor ställas kring kopplingen mellan utbildning och forskning Rektor har beslutat om en klimatpott som ersätter den tidigare klimatfonden. Varje enkelresa kommer att innebära att pengar sätts av i 4 (5)
denna pott, pengarna tas av skolans prestationsdel av fakultetsanslagen. Potten kommer sedan kunna användas för att finansiera aktiviteter som leder till minskade koldioxidutsläpp. 4 Övrigt a) Rektorsbesök 21 februari ny fakultet presenterar sin forskning. Tid kommer att finnas för mingel, inbjudan skickas till prefekter/avdelningschefer m.m. b) MIT samarbetet fortsätter det kvarstår vissa juridiska frågor kopplat till avtalet. Stockholm Stad deltar i samarbetet och går in med medel tillsammans med två externa donatorer. Ett event kommer att genomföras den 29 mars där samarbetet kommer att presenteras. c) Akademiska Hus mäter radon på hela campus, det rör sig om en standardmätning. d) Per Franson kommer att involveras i Växthusprojektet, det kommer att göras många ritningar etc. Vid anteckningarna Johanna Stellan 5 (5)