Projektledning - handbok

Byggnadsstyrelsens handböcker 37 Projektledning - handbok 1992-08 ersätter Föreskrift 301 1990-11 i C- i

Dokumentets utgivare 1 KSBYGGNADSSTYRELSEN Projektledare, upphovsman (män), konsult(er), etc Bo Karlgren Anders Ahlberg, KBS-Ö Dokumentnamn och dokumentbeteckning Byggnadsstyrelsens handböcker 37 Dokumentets datum rendebeteckning 1992-08 BP-staben Dnr 322-16192 Projektnamn (ev förkortat) Projektledning Uppdragsgivare Byggnadsstyrelsen Lennart Koke, Teknisk Direktör Dokumentets titel Projektledning - handbok Huvudinnehåll Denna publikation är ett övergripande dokument för hur man bedriver projektledning inom en byggherreorganisation (f.n. Byggnadsstyrelsen). Tillsammans med de publikationer som angetts i referenslistan på sista sidan utgör den stommen i Byggnadsstyrelsens kvalitetssystem avseende projektledingsarbetet (byggadministrationen) inom byggproduktionen. Kvalitetssystemet för byggproduktion innehåller dessutom en rad publikationer inom teknikområdet och redovisas i en särskild publikation "Byggnadsstyrelsens kvalitetssystem för byggproduktion". Projektledning är en publikation vars syfte är att vara en vägledning för projektledarna samt att fungera som en introduktion för nytillträdande projektledare. Denna publikation ersätter tidigare publikationer som getts ut av Byggnadsstyrelsen; Projektledning nr 301 1990-11; Kostnadstablåer m m nr 3005 samt Internt överlämnande BAF 2461 Nyckelord Administration, projektering, produktion, inredning, projektstyrning, projektledning, projektorganisation, samordning, ekonomi Försäljningsställen Byggnadsstyrelsen/publikationsförrådet - Stockholm 08-783 11 53 Omfång Svensk byggtjänst Stockholm 08-734 50 00 30 sidor Göteborg 031-81 0085 Omslagsillustration Malmö 040-709 55 H Landberg Umeå 090-12 5910 Red Sven Kristiansen 0 Byggnadsstyrelsen 1992 ISSN Ref Anders Jörlen, BP-staben Postadress Besöksadress Godsadress Telefon Telex Telefax Byggnadsstyrelsen Karlavägen 100 Banergatan 30 08-78310 00 104 46 build S 08-7831180 106 43 STOCKHOLM

Innehållsförteckning sid 1 Inledning 3 2 Begreppsdefinitioner 4 3 Uppkomsten av ett byggprojekt 7 4 Projektledarens uppgift 8 5 Målformuleringen 9 6 Planering 10 7 Ekonomi 13 8 Projektorganisation 15 9 Samverkan -- samråd 16 10 Projektrapporter 17 11 Projektering 18 12 Byggande 22 13 Besiktningar 24 14 Överlämnande 25 15 Projektets avslut 28 16 Garanti och projektuppföljning 29

á

1 Inledning Ett antal andra skrifter som handlar om arbetet med byggprojekt finns förtecknade på omslagets tredje sida. Projektledning är att planera, leda och styra projekt mot definierade mål. Denna handbok gäller projektledning för byggprojekt, företrädesvis sådana som genomförs på uppdrag av statliga uppdragsgivare. Till stora delar torde skriften vara tillämplig även för andra icke-statliga uppdragsgivare. För varje projekt tillsättes en projektledare. Projektledaren är den person som med hjälp av en projektorganisation har ansvaret för att genomföra projektet. I tiden sträcker sig projektledarens ansvar från projektets "rjan tills dess ansvaret för byggnaden/anläggningen övertagits av fastighetsförvaltningen och ekonomisk redovisning skett av samtliga kostnader för projektet. De övergripande målen för byggproduktionen är: - Byggnaderna skall ges god arkitektur som ger både den inre och den yttre miljön funktionella och estetiska värden. - Byggnaderna skall utformas så att framtida förändringar underlättas. - Byggnaderna skall vara drifts- och underhållsvänliga och ge god förvaltningsekonomi. - Byggnaderna skall vara helt funktionsfärdiga vid inflyttning. - Produktionen skall genomföras inom givna ramar för tid och kostnad. De specifika målen för ett projekt, med beaktande av byggherrens övergripande mål skall bestämmas. Uppdragsgivare, kunder, hyresgäster, statsmakter, statliga och kommunala myndigheter samt synpukter på lokalförsörjning, byggproduktion och fastighetsförvaltning ger skilda utgångspunkter på ett projekt. En av projektledarens viktigaste strategiska uppgifter är att sammanjämka alla olika synsätt och intressen. 3

2 Begreppsdefinitioner I och med att Boverkets nybyggnadsregler gavs ut i januari 1989, publicerade Tekniska nomenklaturcentralen (TNC), Plan- och byggtermer, 1989. Denna är en omarbetning av tidigare utgåvor. I arbetet med Allmänna Bestämmelser, AB92, har delvis ändrade begreppsbestämningar skett. Nedan följer några definitioner som ansluter sig till AB92 och TNC89 med några kompletteringar som tillämpas hår. De begrepp som är medtagna är sådana där det kan vara viktigt att innebörden är definierad. Anbud : Ensidigt erbjudande om att åta sig förpliktelser enligt definierade krav. Anläggningar : Enligt PBL indelas anläggningar, i byggnader och andra anläggningar. Ansvarig arbetsledare : Person som byggherren har utsett att leda och ha fortlöpande tillsyn över visst arbete och som fått riksbehörighet av Boverket eller godkänts av byggnadsnämnden. Arbetsområde : Område som under entreprenadtiden står till entreprenörens disposition för entreprenadens utförande. Beställare : Uppdragsgivare till konsult, entreprenör eller leverantör enligt förfrågningsunderlag, beställning eller kontrakt. Byggnad: Termen byggnad har en något skiftande betydelse i Plan- och bygglagen (PBL), Fastighetsbildningslagen (FBL) och Jordabalken (JB). Se även Anläggning. Byggnad är varaktig konstruktion av tak och vanligen även vaggar, som står på mark eller är placerad helt eller delvis under mark och är så stor att människor kan uppehålla sig i den. Bygghandling : En eller flera handlingar som redovisar ett projekts form, konstruktion eller kvalitet och som ligger till grund för utförandet. Byggherre : Den som för egen räkning utför eller låter utföra mark-, byggnadsinstallations -, rivnings-, eller anläggningsarbete. Kompetent byggherre : är den byggherre som kan antas följa kraven i 3 kap Plan- och bygglagen (PBL) utan att byggnadsnämnden gör någon detaljerad kontroll och som visar sig ha hög kompetens och har ansvar för byggproduktionen. Byggprojekt : Den aktivitet som erfordras för att genomföra projektering och byggande från projektstart till projektslut. Projektstarter når beslut tas att ett byggprojekt skall genomföras/påbörjas. Projektslut är når byggnaden/anläggningen har övergått till förvaltningsskedet och byggprojektet slutredovisats. 4

Byggprocessen: Process för att åstadkomma och vidmakthålla en byggnad eller en anläggning. Den omfattar: - utredningsskedet med problemanalys, lokalprogram, tomtutredning och skall utgöra underlag för beslut om ett byggprojekt skall utföras eller ej. - projekteringsskedet med byggnadsprogram, systemhandlingar och bygghandlingar inklusive upphandling av projektering byggskedet med produktion inklusive entreprenadupphandling samt överlämnande till förvaltning förvaltningsskedet Driftsinstruktion: Driftsinstruktioner är en anläggnings- och funktionsbeskrivning anpassad till driftpersonalens behov av ett underlag för drift av installationer. Entreprenad: Åtagande att på anvisad plats och enligt avtal med beställare utföra visst arbete. Begreppet används ej för projektering o.dyl. Entreprenadhandlingar: Kontraktshandlingar jämte de handlingar som tillkommer från kontraktets tecknande (eller från beställning) och intill garantitidens början och som skall gälla. Fastighet: Fast egendom som år upptagen eller skall upptas i fastighetsregister som självständig rättslig enhet. Fel: När del av entreprenaden inte utförts eller inte utförts kontraktsenligt. Informationsritningar: De bygghandlingsritningar'som efter slutbesiktning levereras till byggherren i föreliggande skick med senaste revidering, dock utan att vara reviderade till relationsritningar. Kontraktshandlingar : Kontraktet jämte de handlingar som är fogade till detta eller som- utan att vara därtill fogade -år däri angivna som gällande för kontraktsarbetena. Kvalitetssäkring : Alla planerade och systematiska åtgärder nödvändiga för att ge tillräcklig tilltro till att en produkt kommer att uppfylla givna krav på kval kvalitet. Kvalitetssystem: Organisatorisk struktur, ansvar, rutiner, processer och resurser for att leda och styra verksamheten med avseende på kvalitet. Kvalitetsplan: Handling som anger de särskilda kvalitetspåverkande åtgärderna, deras ordningsföljd och de resurser som skall användas. Kostnadsramar : Se kapitel 7 EKONOMI. 5

Kund:: Person eller organisation med vilken Byggnadsstyrelsen träffar avtal om att mot ersättning upplåta lokaler m.m. Begreppet hyresgäst sammanfaller ofta med begreppet kund. Jämför med begreppet uppdragsgivare Liggarritningar: Ritningar som finns tillgängliga på byggherrens retningsexpeditioner och är kopior av arkitektrelationsritningarna avseende situationsplan, planer, sektioner och fasader nedförminskade till A3- format eller förlängt A4-format. Relationshandlingar: Ritningar eller skrivna handlingar, som visar eller beskriver verkligt och aktuellt utförande av byggnad/anläggning. Systemhandlingar: En eller flera handlingar, som redovisar projektets uppbyggnad och ekonomi i dess väsentliga drag. Redovisningen skall översiktligt beskriva dimensionerande förutsättningar, arkitektonisk gestaltning, uppbyggnad av de tekniska huvudsystemen, systemkalkyl, inredning och inredningskalkyl samt omfattning av byggnadspåverkande utrustning. Ombud: Person som har befogenhet att teckna beställaren vid beställning och vid tecknande av kontrakt. Uppdragsgivare: Person eller organisation som uppdrar åt den byggande organisationen att som byggherre genomföra ett projekt. Jämför begreppet Kund. 6

3 Uppkomsten av ett byggp rojekt Förändring och förnyelse av lokalinnehavet ärr krav som ofta ställs på fastighetsägaren. Kraven kan komma från hyresgästerna och gälla nya eller ändrade lokalbehov, anpassning av lokaler till ändrad verksamhet eller förbättring av lokaler. Kraven kan också initieras av fastighetsägaren själv och leda till upprustning och underhåll av byggnader eller anläggningar. Oftast erfordras en utredning innan det kan beslutas att en förändring eller förnyelse skall tillgodoses genom ett byggprojekt. Behovet skall analyseras, t.ex, vid ett nytt lokalbehov, genom upprättande av verksamhetsbeskrivning och lokalprogram. Nästa stegar att klargöra på vilket sätt lokalbehovet bäst tillgodoses. En tomtutredning kan behöva genomföras för att klargöra om lokalbehovet kan tillgodoses i det tänkta läget. Vidare bör utkast till målbeskrivning, kostnadenbedömning och finansieringsplan göras. Som underlag för tomtutredning och kostnadsberäkning kan det vara nödvändigt att upprätta utredningsskisser och komplettera lokalprogrammet med tekniskt program. Når man kommer fram till att tomtutredning och utredningsskisser behövs och det dessutom bedöms som sannolikt att utredningen kommer att leda till ett byggprojekt, bör projektledare utses. 7

4 Projektledarens uppgift Senast i samband med beslut om att ett byggprojekt skall genomföras/ påbörjas utses en projektledare. Projektledaren har det operativa, tekniska och ekonomiska huvudansvaret för projektet från projektstart, under projekterings- och byggskedena och fram till projektslut. Fastighetsförvaltningen tar över ansvaret för byggnaden/anläggningen vid slutbesiktningen, men innan projektet är helt avslutat skall alla i projektet ingående aktiviteter vara avslutade så att t.ex. relationshandlingar, driftsinstruktioner och andra projektdokument har överlämnats, att besiktningar (dock inte garantibesiktning) och åtgärder med anledning därav genomförts, samt att den ekonomiska slutredovisningen är klar. Utöver själva byggprojektet kan projektledaren ha ansvaret för den inredning/utrustning som knyts till byggprojektet. Förvaltningen av inredning och utrustning ligger dock normalt på den som är hyresgäst. Projektledarens huvuduppgifter i ett projekt. Projektiedaren ska vara lagledare för en projektgrupp som gemensamt genomför ett projekt. Inom ramen för givna förutsättningar ha ansvar för projektet som helhet vad gäller process, utformning, funktion, tid och kostnad och inspirera alla som medverkar att göra sitt bästa för helheten. Etablera goda relationer i projektgruppen genom helhjärtat engagemang och lyhördhet för kundens verksamhet. Hjälpa kunden att organisera och planera sin medverkan i projektet. Organisera och planera projektarbetet så att beslutsprocess, samråd, myndigheters tillständ o.s.v, löper smidigt. Utnyttja den egna organisationens kompetens i projektets genomförande. Regelmässigt rapportera om projektets läge, ekonomi o.s.v. externt och internt. Ansvara för projektets budgetering och redovisning av måluppfyllelse och resultat till kund och internt. 8

5 Målformuleringen Projektledaren "r i samråd med berörda vid projektstart upprätta en målbeskrivning baserad på de dokument som upprättats som underlag för beslutet om att byggprojektet skall genomföras. Målbeskrivningen är ett övergripande dokument som skall vara en gemensam utgångspunkt för aktörerna i projektet. Målbeskrivningen får inte strida mot de övergripande målen för fastighetsägarens byggproduktion, se inledningen till denna skrift. Ett stort byggprojekt tar ofta flera år att enomföra. Målbeskrivningen måste allteftersom kunskaperna om projektet fördjupas och nya krav aktualiseras, bearbetas och preciseras. 9

6 Planering Projektstrukturer Projektledaren bör snarast strukturera sitt projekt i aktiviteter. Varje aktivitet är ett avgränsat område. Syftet med struktureringen är att: - skapa en bild av projektets innehåll - kunna konstatera problem tidigt - få underlag för en fördjupad målbeskrivning - utgöra underlag för bestämmande av en projektorganisation - utgöra underlag för upprättande av tidplaner Ett exempel på en övergripande projektstruktur är aktiviteterna: - projektering - byggande - inredning utrustning - inflyttning Efter behov kan strukturen byggas ut genom underuppdelningar. exempel på underuppdelning av aktiviteten Projektering är: - byggnadsprogram - systemhandlingar - bygghandlingar - uppföljning Ett Vid upprättande av en aktivitetsstruktur bör beskrivningar av aktiviteterna ske. Allteftersom projektet framskrider kan aktivitetsstrukturen och förfinas. fördjupas Tidpianer Projektledaren upprättar huvudtidplan för projektet. Den kan vara baserad på en tidsättning av aktiviteterna. Tider skall också avsättas för bl.a: - interna aktiviteter som upphandling, granskning, kontroll, kalkyler etc - externa aktiviteter hos myndigheter och beslutsfattare - samråd med berörda parter. huvudsakligen hyresgästerna - aktiviteter avseende inredning/utrustning och inflyttning Huvudtidplanenär ett dokument för redovisning till hyresgäst och uppdragsgivare. Huvudtidplanen utgör också ett underlag för de samlade projektsammanställningar som byggherren behöver göra. Huvudtidplanen skall därför redovisas för ledningen för ställningstagande och beslut. En huvudtidplan behöver oftast revideras allteftersom tiden går och kunskaperna om projektet ökar. lo

Projektledaren skall upprätta erforderliga detaljtidplaner för viktiga avsnitt. Exempelvis för projektets slutskede for: - injustering och provning av installationer - kontroll av driftsatt anläggning samordnande funktionsprovningar slutbesiktning - inrednings- och utrustningsleveranser - upprättande av drifts- och underhållsinstruktioner - leverans av relationshandlingar och informationsritningar. I tidplaneringen skall också ingå att ange när ansvaret för bevakning, låsning, fastighetsdrift och arbetarskydd övertas av fastighetsförvaltningen. Kvalitetsplan Projektledaren skall upprätta en (projektanpassad) kvalitetsplan för projekteringsarbetet senast inför start av projektering. Kvalitetsplanen skall behandla såväl projekterings- som byggskedet, men detaljeras och kompletteras lämpligen inför varje nytt skede i byggprocessen. Kvalitetsplanen bör redovisa: - allmän orientering om projektet - kortfattad målbeskrivning - organisationsplan med angivande av ansvar och befogenheter - krav på kvalitetssystem och kvalitetsplaner hos konsulter och entreprenörer - rutiner för uppföljning av konsulters och entreprenörers kvalitetsplaner - rutiner för kontrakts- och projektgenomgång - rutiner för val av och upphandling av konsulter och entreprenörer - styrning och uppföljning av projektering - rutiner för granskning av projektering - redovisning för och samråd med myndigheter - samråd med uppdragsgivare, hyresgäster m.m. - rutiner för fastställande av handlingar - rutiner för dokumentation och hantering av handlingar - uppföljning produktionen under byggskedet - rutiner och kontroll och provning - förslag till innehåll i provnings- och besiktningsplan - förslag till utrustnings- och inredningsplan - hantering av fel och avvikelser - rutiner för dokumentation och förvaring av handlingar - service och uppföljning under garantitiden - rutiner för uppföljning och revidering av kvalitetsplanen. 11

Kvalitetsplanen skall i möjligaste mån hänvisa till fastlagda rutiner i Byggnadsstyrelsens kvalitetssystem, föreskrifter och handlingar. Endast de projektanknutna rutinerna behöver särskilt redovisas. Kvalitetsplanen skall redovisas enligt strukturen i SS-ISO 9000. Konsulter och entreprenörer "r redovisa sina kvaltetsplaner enligt samma struktur som projektledarens övergripande kvalitetsplan för projektet. 12

7 Ekonomi För varje byggprojekt upprättas projektbudget och tas beslut om kostnadsramar. Budget och ram baseras på kalkyler, som upprättas i olika skeden. Preliminär kostnad Preliminär kostnad (PK) avser den totala kostnaden för ett eventuellt byggprojekt. PK grundas på en kalkyl, som görs under utredningsskedet, för att bedöma.lönsamheten av ett eventuellt byggprojekt. PK skall alltid anges i visst prisläge (datum). Programkalkyl Programkalkyl upprättas på grundval av programskisser och tekniskt program. Den utgör underlag för byggherrens beslut om kostnadsram för projektets totala kostnad. Projektledaren skall budgetera kostnaderna för projekteringen med härtill hörande kostnader för kopiering, modeller, tekniska undersökningar etc. Projektarvodet (se nedan) skall också budgeteras. Finansiering Kostnaderna för att genomföra ett byggprojekt är antingen investeringskostnader eller fastighetsförvaltningskostnader eller en kombination av dessa. Investeringskostnader finansieras med investeringsmedel, som är lån (kreditiv), anslag, donation eller andra medel som står eller ställs till byggherrens förfogande. Investeringsmedel skall tillgångsredovisas. finansieras med FF-medel, som belastar fastig- Förvaltningskostnader hetsförvaltningen. Hyra I programkalkylen beräknas även den s.k, kostnadshyran d.v.s. dels kostnad för investeringskapitalet, dels också kostnad för drift och underhåll. Kostnadshyran utgör, tillsammans med marknadsbedömningar om vilken hyra som kan debiteras, underlag för lönsamhetsbedömningar samt för överläggningar med kunden/hyresgästen om den överenskommelse om hyran, som skall finnas innan projektet går vidare. Extern kostnadsram Extern kostnadsram (EK)är en externt beslutad högsta kostnad för investeringen i ett projekt. I EK inräknas inte den räntekostnad söm uppstår vid lånefinansiering. Räntan redovisas separat. EK skall alltid anges i visst prisläge (datum), 13

Intern kostnadsram Intern kostnadsram (IK) är en inom byggherreorganisationen fastställd ram för projektkostnaden. IK fastställs vanligtvis stegvis allteftersom beslut fattas om genomförande av skeden i projektet. Normalt fastställs först en IK för byggnadsprogram. Nästa IK kan avse kostnader t.o.m. systemhandlingar. Först i samband med upphandling av entreprenaden fastställs en IK som avser hela projektet. Projektarvode Med projektarvode avses den ersättning byggherren debiterar för sin hantering av byggprojektet. Projektarvodet består av systemarvode och projektledningsarvode. Systemarvodet skall täcka kostnader för systemoch teknikutveckling. Det beräknas som en procentsats på totalkostnaden. Projektledningsarvodet skall täcka kostnader för den tid som läggs ner på att driva projektet och därtill hörande utlägg. Kostnadstablå Kostnadstablå är ett dokument som redovisar projektets budget och beslut om finansiering och uppdrag - med allmänna projektdata - EK och IK - uppdragsgivare och uppdragsbeslut - finansiering och finansieringsbeslut - övriga beslut som hör till uppgifterna. - totalkostnaden för projektet uppdelad på byggnadsprogram, projektering, produktion och KBS-arvode. - kreditivräntan Kostnadstablå skall göras för alla byggprojekt (och inredningsprojekt). Kostnadstablån skall vara fastställd innan beställningar eller annat görs som kan leda till kostnader i projektet. Till kostnadstablån hör specifikation som redovisar alla förekommande kostnadsposter inom projektering och produktion. Kostnaderna redovisas mot beställning eller mot konto. Kostnadsposterna markeras med A = baserade på anbud eller med B = baserad på budget 14

8 Projektorganisation Förvarje byggprojekt bildas en särskild projektorganisation anpassad till uppgiften att genomföra projektet. För stora projekt kan projektorganisationen föjlande sätt: exempelvis byggas upp på Närmast projektledaren för direkt operativa uppgifter utses en projekteringsledare och en inredningsledare (som också kan ha ett ansvar för utrustningfrågor), en vvs-handläggare och en el-handläggare. Senast inför byggskedet kopplas kontroll- och besiktningsfunktion till projektorganisationen. För mindre och medelstora projekt begränsas projektorganisationen omfattning genom att projektledaren själv svarar för flera av dessa uppgifter. Vid sidan av den egentliga projektorganisationen efter behov interna eller externa resurser. anlitar projektledaren Detta gäller t.ex: - teknisk expertis avseende tekniska system, brandnormer, handikappfrågor och säkerhet - frågor avseende hantering av statliga byggnadsminnen - kalkylarbete såsom upprättande av programkalkyler, upprättande eller granskning av systemkalkyler, råd i kostnadsfrågor - medverkan i entreprenadupphandling - granskning kontroll m.m. motsvarande byggnadsnämndsgranskning - kontroll av entreprenadens utförande - utredning och förhandling beträffande avtal och anslutningsavgifter - råd och medverkan i juridiska frågor - den formella hanteringen av planärenden I varje projekt skall samarbete etableras med fastighetsförvaltningen (fastighetsdistriktet) när det gäller: - programmering och planering av lokaler för fastighetens drift - driftpersonalens synpunkter på lokaler och fastighetens driftsystem - hyresfrågor, hyressättning och evakueringsfrågor - kunskap om fastigheten vid ombyggnad förberedelser för överlämnande - överlämnanderutiner, ritningsexpeditionerna är en lämplig samrådspartner avseende hantering av ritningar och handlingar. Projektledaren svarar normalt inför närmaste enhetschef. Projektledaren kan också sortera under en ledningsgrupp eller projektchef som tillsatts för projektet eller arbeta direkt mot ett fastighetsdistrikt eller en extern uppdragsgivare. BYGGNADSSTYRELSENS HANDBÖCKER ' 37 15

9 Samverkan -Samråd Projektledaren svarar för all samverkan såväl internt som externt. Kontakter och samråd skall dokumenteras. Dokumentationen skall registreras i diariet och arkiveras iårendeakten. Projektledaren ansvarar för att så sker. Internt Projektledaren skall sammanställ ekonomiska och andra rapporter, PM och koncept som krävs för de beslut som byggherrens ledning har att fatta i projektet. Det kan avse beslut om ramar för tid och kostnader, större upphandlingar, redovisning till regering och andra uppdragsgivare, avsteg från Byggnadsstyrelsens tekniska föreskrifter m.m. eller från myndigheters föreskrifter. Externt Projektledaren skall i samråd med internt berörda och med kunden/ hyresgästen planlägga information, underhandssamråd, och formellt samråd med kunden. Se även kapitel 11 Byggande om samråd och information under byggskedet. Normalt utser kunden en kontaktperson som ingående följer projektet. Denne skall kontinuerligt följa projektet bl.a. genom att delta i möten samt organisera det interna samrådet inom kundens organisation. I stora och komplicerade projekt kan det bli fråga om att kunden vill följa projektet mer i detalj via referensgrupp eller styrgrupp. Ansvarsområden och befogenheter och roller i kundens kontaktorganisation i relation till Byggnadsstyrelsens projektorganisation måste noga klarläggas. Informationen till kundhyresgäst är projektledarens ansvar och denne skall ställa upp på de önskemål kunden kan ha om information till skyddskommitte eller egen projektgrupp. Formellt samråd ska äga rum beträffande systemhandlingar. Av hyresgästens yttrande skall framgå att skyddskommitte eller personalorganisationer fått tillfälle att yttra sig över projektet. Detta yttrande skall biläggas Byggnadsstyrelsens formella begäran om förhandsgranskning hos yrkesinspektionen inför ansökan om bygglov. Observera arbetsgivaransvaret hos driftsorganisationen från arbetsmiljösynpunkt. Samråd skall också äga rum beträffande bygghandlingar avseende ventilation, belysning och klimat liksom ytskikt och färgsättning. Det senare avseende såväl byggnaden som dess inredning. Samrådet skall även avse orienterande inredningshandlingar. Projektledaren svarar för erforderliga kontakter med myndigheter och att formella yttranden inhämtas. Projektledaren svarar för samråd om konstnärlig utsmyckning. För vissa specialutrymmen finns det externa expertgrupper som utgör samrådsinstanser. Det kan gälla säkerhetslaboratorier, djurhus, polislokaler och kriminalvårdslokaler. 16

10 Projektrapporter I varje större projekt eller där så begärs av uppdragsgivare eller ledning skall projektrapporter sammanställas periodvis. Rapport ''rredovisaprojektets ekonomi och tidplan samt avvikelser från planerat och andra viktigare händelser. Viktiga erfarenheter som bör tillföras byggherrens erfarenhetsbank bör noteras för att senare sammanfattas i slutrapporten. Den första rapporten upprättas inför projektstart d.v.s. inför upprättande av byggnadsprogram och kan vara målbeskrivningen. Den sista rapporten upprättas når projektledaren avslutar sitt uppdrag att genomföra projektet d.v.s. när alla driftsinstruktioner, relationsritningar och övriga handlingar överlämnats och när slutlig reglering av kostnader skett. Rapporterna är viktiga dokument för uppdragsgivaren och ledningen för att man vid behov skall kunna rekapitulera projektets framåtskridande. Rapporterna skall registreras i diariet och arkiveras iårendeakten. De är också viktiga för kontinuiteten i de fall projektledare eller andra i projektorganisationen lämnar projektet och ersätts av andra personer. BYGGNADSSTYRELSENSHANDBÖCKER 37 17

11 Projektering Projektering kan delas upp i underaktiviteterna: byggnadsprogram, systemhandlingar, bygghandlingar och uppföljning under byggtiden. Vid projektstart och inför projekteringsstart skall projektledaren sammanställa följande underlag: uppdragsbeskrivning d.v.s. vem som år uppdragsgivare samt uppdragets innehåll och begränsningar i form av inriktningsbeslut, lokalprogram, utredningar, utkast till målbeskrivning samt övriga krav på projektets bedrivande. Vidare skall det framgå hur uppdragsgivaren tänkt sig finansieringen och om projekteringen skall föregås av arkitekttävling eller parallella skisser. målbeskrivning baserad på utkast till målbeskrivning om sådan finns, analys och bedömning av uppdraget. projektstruktur d.v.s. analysera och beskriva vilka aktiviteter som erfordras för projektets genomförande, föreslå projektorganisation, beräkna behovet av interna resurser för projektets genomförande samt föreslå hantering av inredning/utrustning. tidplan kvalitetsplan, där de specifika kvalitetspåverkande aktiviteterna noteras. plan för upphandling av projektering, där det redovisas hur denna upphandling skall genomföras. 4m fortsatt uppdrag kan pår" nas bör planen omfatta upphandling av hela projekteringen, även om uppdraget tills vidareår begränsat till upprättande av byggnadsprogram. Metoder för val och upphandling av konsulter för projektering bör också redovisas i planen. 18

Byggnadsprogram Byggnadsprogrammet utgör det samlade underlaget för den egentliga projekteringen. Underlaget består av: -Relevanta delar av underlaget för beslutet att genomföra eller påbörja ett byggprojekt såsom lokalprogram, utredningsskisser, tomtutredning etc. - geoteknisk undersökning, inventering av befintliga förhållanden - programskisser tekniskt program - orienterande beskrivning - programkalkyl med årskostnadsber" ving och hyresberäkning - bearbetad målbeskrivning - huvudtidplan - samrådsredovisning Handlingarna skall utföras så att kalkylen för normala/ofta förekommande projektkan utgöra underlag för sättandet av kostnadsram. Alltför stora kostnader bör dock inte läggas ner i detta tidiga skede innan manår säker på om projektet har ekonomisk bårkraft eller innan finansieringen är helt klar. Normalt ligger kostanden i storleksordningen en halv till en procent av den totala projektkostnaden. För komplicerade/ovanliga projekt måste kalkyl på systemhandling utföras som underlag för sättande av kostnadsram. I ett byggnadsprogram kan alternativa lösningar behöva redovisas för slutligt ställningstagande. Projektledaren sammanställer underlag för beslut om redovisning av projektet till uppdragsgivaren. Under rubriken systemhandlingar i detta kapitel finns exempel på hur en redovisning kan disponeras. Därefter tas beslut om framställning till uppdragsgivaren. Denne kan sedan ta beslut om genomförande eller t.ex. begära ny redovisning på grundval av systemhandlingar. Eventuellt kan uppdragsgivaren ställa krav på bearbetning av projektet avseende innehåll och/eller kostnad, vilket kan leda till att byggnadsprogrammet behöver göras om. Ibland kan det räcka med att bearbetningen sker i den fortsatta projekteringen. Systemhandlingar Når beslut om projektering föreligger får projektledaren sina direktiv och ramar för projektet av byggherrens ledning. Det avser projektets omfattning, normalt projektering t.o.m, bygghandlingar och byggande, samt ramar för tider och kostnader. 19

Normalt skall projekteringen drivas kontinuerligt fram till underlag för upphandling av byggande. När det finns skäl, delas projekteringen upp och systemhandlingar upprättas med systemkalkyl. Det kan vara fallet når direktiv om ändrade förutsättningar har givits t.ex. att projektet skall anpassas till en lägre kostnadsram. En annan möjlighet år att uppdragsgivaren begår detta för att ytterligare kunna pröva om projektet skall genomföras. Projektledaren skall se till att systemhandlingar och systemkalkyl granskas. Teknisk granskning utförs vanligtvis av projektorganisationen - eller om så erfordras med anlitande av särskild teknisk expertis. 4m konsulten har ett välutvecklat kvalitetss ystem kan detta till del ersätta Byggherrens granskning. I stället bör stickprov ske av konsultens egen kontroll. I egenskap av kompetent byggherre skall vi granska handlingar - t.ex. konstruktionsberäkningen - ur bygglovssynpukt. Granskning av systemkalkyl utförs normalt av vår kalkyl- och statistiksektion Dokument som sammanfattar och styrker att granskning genomförts skall upprättas. Fastighetsförvaltningen skall granska handlingarna inklusive kalkylen, dels ur driftssynpunkt, dels ur förvaltningssynpunkt (hyresnivå och lönsamhet) men också som arbetsgivare till driftpersonal.m. Utdrag ur systemhandlingarna skall för kännedom, tillställas byggherrens ledning samt den enhet som svarat för utredningen och lokalprogram. Ledningen får då möjlighet att besluta om särskild arkitektonisk eller annan granskning. Projektledaren bör till systemhandlingarna foga en rapport om projektets utveckling under systemhandlingsprojekteringen. Projektledaren skall sammanställa underlag för beslut om redovisning till uppdragsgivare, vanligen i form av en skrivelse. Skrivelsen kan innehålla följande avsnitt: - bakgrund, tidigare beslut, lokalprogram -projektbeskrivning, kortfattad beskrivning viktiga och övergripande handlingar biläggs - kostnader, byggkostnad samt kostnader för inredning och utrustning Beräknad eller överenskommen hyreskostnad redovisas -finansiering - tidplan - samråd - hemställan, d.v.s. vilka beslut som Byggnadsstyrelsen behöver för projektets fortsatta bedrivande, fastställande av ramar för byggkostnader och inredningskostnader (och utrustningskostnader i förekommande fall), fastställande av finansiering, uppdrag att projektera färdigt och utföra projektet. Når uppdragsgivaren fattat sitt beslut, beslutar byggherrens ledning om vilka ytterligare direktiv som skall gälla för projektet samt lämnar ett internt uppdrag till den projektansvariga enheten. 20