PROJEKTSPECIFIKATION OCH BESTÄLLARHANDLEDNING

Transkript

1 PROJEKTSPECIFIKATION OCH BESTÄLLARHANDLEDNING GR:s seminarium Hans-Åke Ivarsson Byggherrens betydelse 13 mars 2001 L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

2 LOKALFÖRSÖRJNINGSFÖRVALTNINGEN LFF är en kommunal fastighetsförvaltning i Göteborgs Stad förvaltar ca 1,4 miljoner kvm lokaler i drygt fastigheter framförallt skolor och förskolor förvaltar dessutom 4 miljoner kvm markyta har ca 190 anställda L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

3 LFF LFF prioriterar kvalitets- och miljöarbete i fastighets- förvaltningen miljödiplomerar samtliga egna fastigheter (540 st) under en treårsperiod har ett kvalitets- och miljöcertifierat verksamhets- system är miljödiplomerad av Göteborgs stads miljö- förvaltning L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

4 L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

5 L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

6 KVALITET I BYGGPROCESSEN Beställningskompetensen måste förbättras - utbildningsnivån - kvalitetscertifikat för projektledare - ISO certifiering för organisationen ISO certifierade leverantörer/leverantörer med kvalitetssystem Beställarstyrd byggprocess Kund- och förvaltardriven utveckling Leverantörssamverkan L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

7 KVALITET I BYGGPROCESSEN Bygg och förvaltningsprocessen måste kartläggas och beskrivas ur ett beställarperspektiv 1 idéskede 2 förstudieskede 3 programskede - volymer, ytor, samband - kvalitetskrav på produkt resp. system - miljökrav på produkter resp system 4 projekteringsskede inkl. konsulters arbetssätt - förslagshandling - huvudhandling - bygghandling 5 byggskede inkl. leverantörer 6 överlämnandeskede 7 förvaltningsskede - ombyggnad - underhåll - drift L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

8 KVALITET I BYGGPROCESSEN CAD/IT Byggherrehandlingar Driftsäkerhet (tillgänglighet) A - funktionssäkerhet - MTBF - underhållmässighet - MTTR - underhållssäkerhet - MLDT Livscykelkostnad - LCC Livscykelförtjänst - LCP Livscykelanalys - LCA vid materialval A = MTBF MTBF + MTTR + MLDT L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

9 SKEDESINDELNING Förstudieskede Idéskede Programskede Byggskede Förvaltningsskede Projekteringsskede Managementskede Syftet med skedesindelningen är successivt bättre beslutsunderlag Saknas något vid slutet av ett skede måste man gå tillbaka, annars blir beslutsunderlaget fel, beslutet fel och projektet fel Missar i informationsöverföringen mellan skeden tyder på en felaktig byggherreorganisation L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

10 ERFARENHETER/RESULTAT AV RÅD OCH ANVISNINGAR Vi får vad vi har köpt Färre tvister Minskad risk Gemensam syn/gemensamt agerande Säkrare beställare Säkrare leverantörer Erfarenheter tas tillvara Nyheter tas omhand Systematisk utveckling L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

11 Avslutningsvis 1. Varje skede är viktigast när man befinner sig i det. Startar byggprocessen fel kan man inte rätta till det senare utan tids- eller kostnadskonsekvenser. 2. Byggbranschen måste byta fokus från låga byggkostnader till låga årskostnader för att bygga - med rätt kvalitet - ekologiskt hållbart - med kompetensutveckling och ständigt lärande - med brukarnytta och samhållsnytta - med förvaltnings- och ägarhänsyn L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

12 3. Det är byggherren som bör styra utvecklingen med - en projektspecifikation inför respektive skede - professionell upphandling av respektive skede - uppföljning av respektive skede - erfarenhetsåterföring om hantering av olika frågor i respektive skede L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G

13 EXEMPEL PÅ KVALITETSSYSTEM OCH INNEHÅLL I RÅD & ANVISNINGAR

14 Dokumentnamn Dokument nr. Flik Byggprocessen, större projekt Kvalitetsgruppsamordnare Fastställare Ersätter dok. nr.med datum Sida U (1) Giltig fr. o. m. Datum/utgåva NN Lars-Olof Lindqvist U Delges: ALLA _X_; adm ; arbled ; drift ; fack ; förv ; ing ; ledn ; projl ; stab ; yrkarb ; L O K A L F Ö R S Ö R J N I N G S F Ö R V A L T N I N G E N G Ö T E B O R G HUVUDPROCESS: UPPDRAGSPROCESSEN Delprocess: Byggadministration Delprocess: Byggprocessen Rutinbeskrivning: BYGGPROCESSEN, STÖRRE PROJEKT (> 50 BB) Från Lokalanskaffning, förstudie dok nr L KUNDBEHOV Ny- och ombyggnation 2. Prel hyresnivå Projektledaren stämmer av med kund och förvaltare ef överenskomna skeden Kalkyler blankett RAB flik 14 inkl förv.plan 3. Program Byggnadsprogramskedet LFF 016 BRA-pärm Byggnadsprogram BRA-pärm Projekteringsledning 7. Totalentreprenad 4. Beredning 5. Prel hyreskontrakt 6. Val av entreprenadform 8. Generalentreprenad 9. Konsultupphandling 10. Projektering i 2 alt 3 skeden 11. Ev. igångsättningstillstånd Kalkyler blankett RAB flik 14 inkl förv.plan Enligt ommunens k investeringsrutin Upphandling av konsulttjänst dok nr S Projekteringsskedet LFF 017 för resp skede Kalkyler blankett RAB flik 14 för resp skede Enligt ommunens k investeringsrutin BRA-pärm Byggledning 12. Entreprenadupphandling 13. Byggskede Upphandling av entreprenad dok nr S Entreprenadskedet LFF Slutrapportering Slutrapportering dok nru.1.2.1

15 1(1) PROJEKTERINGSSKEDET I BYGGPROCESSEN Projektnamn Projektnummer Projektansvarig Diarienummer Dnr Checklistan skall alltid användas i lokalanskaffningens projekteringsskede. Ansvarig för projekteringsskedet bekräftar att varje moment på listan har genomförts genom att skriva sin signatur i respektive ruta. Varje moment skall resultera i ett dokument. Vid kostnad 5 BB kan de icke aktuella momenten undantas genom att handläggaren signerar dessa vid projektets början. Vid beräknad kostnad < 5 BB får checklistan användas som frivilligt hjälpmedel. MOMENT DATUM SIGN 1. A FÖRSLAGSHANDLINGSSKEDE 2. Förslagshandlingar 3. Investeringskostnadsberäkning blankett RAB flik Årskostnads-LCC-kostnadsberäkning blankett RAB flik B HUVUDHANDLINGSSKEDE 2. Huvudhandlingar 3. Investeringskostnadsberäkning blankett RAB flik Årskostnads-LCC-kostnadsberäkning blankett RAB flik C BYGGHANDLINGSSKEDE 2. Bygghandlingar 3. Investeringskostnadsberäkning blankett RAB flik Årskostnads-LCC-kostnadsberäkning blankett RAB flik Beställning från kund, kontraktsgenomgång, orderbekräftelse 2. Kontrakt/Avtal med konsulter 3. Tjänsteutlåtande enl dok.hant.rutin 4. Beslut i nämnd/anmälan till nämnd 5. Bygglov/bygganmälan 6. Arbetsmiljöplan, - underlag till 7. Förhandsanmälan till yrkesinspektionen 8. Info till anställda enligt 6:e kapitlet arbetsmiljölagen 9. Begäran om byggnadstillstånd 10. Kvalitets- och miljöplan från konsult 11. Kontrollplan, - förslag 12. Energibalansberäkning (ny- om- eller tillbyggnad) LFF

16 2(2) PROJEKTERINGSSKEDET I BYGGPROCESSEN 13. Geoteknisk undersökning 14. Rivningsplan 15. Projekteringsmötesprotokoll enl dok.hant.rutin 16. Anteckningar från möte med brukaren enl dok.hant.rutin 17. Konstruktionsgenomgång med kund (Kvalitetsmanualen 4.4.6) 18. Tilläggsbeställningar 19. Samråd enligt PBL 20. Korrespondens enl dok.hant.rutin 21. Bidragsansökningar 22. Myndighetskontakter 23. Tidplan 24. Förvaltningsplan 25. Finansiering 26. Ev. igångsättningstillstånd enligt kommunens investeringsrutin LFF

17 BYGGLEDNING INNEHÅLL Förord 1 Ändringar 9 Byggprocessen 2 Tider, vite, hinder, rubbning 10 Kvalitetskrav i byggskedet 3 Besiktning 11 Miljö i byggskedet 4 Garantiansvar 12 Betalning, dröjsmåls- Byggmöte 5 ränta, index, moms 13 Ekonomistyrning vid Arbetsmiljöplan 6 byggande och fastighetsförvaltning 14 Förhållandet beställare/entreprenör 7 Kalkylmetoder 15 Försäkringar 8 Färdigställande, provning och överlämnande 16 Övrigt 17 Mer detaljerad innehållsförteckning BYGGLEDNING

18 FLIK 7 FÖRHÅLLANDE BESTÄLLARE/ENTREPRENÖR Beställning/kontrakt Kontraktsgenomgång Tolkning av handling Likvärdighet Mängdbeskrivning Reglerbara mängder Kontrollräkning av reglerbara mängder À-prisernas tillämplighet Entreprenören hotar stoppa bygget Kontraktsumman Betalningsplan Förskott Säkerhet Litteraturhänvisning BYGGLEDNING

19 16. FÄRDIGSTÄLLANDE, PROVNING OCH ÖVERLÄMNANDE SID 16.1 ANMÄLAN PROVNING Egenprovning Injustering Driftsatt anläggning Samordnad funktionsprovning DRIFT- OCH UNDERHÅLLSINSTRUKTIONER SYN Syn av entreprenad Syn av angränsande fastigheter FÖRVALTNINGSHANDLINGAR OCH RELATIONSHANDLINGAR Relationshandlingar, ritningar och beskrivningar Underhållsplaner Märkning Varudeklarationer Energideklarationer Drift- och underhållsinstruktioner CE-märkningsdokumentation Arbetsmiljödokumentation ARKIVERING AV BYGGHANDLINGAR... 7 BYGGLEDNING

20 UPPHANDLING INNEHÅLL Förord 1 Byggprocessen Denna pärm 2 Regelsystem 3 Upphandling av konsultuppdrag 4 Upphandling av entreprenader Separat pärm 5 Upphandling av övriga tjänster 6 Upphandling av byggnadsmaterial 7 Prövning av anbud och ansökningar 8 Förvaltningsinternt 9 Övrigt 10 Mer detaljerad innehållsförteckning UPPHANDLING

21 1(2) INNEHÅLLSFÖRETECKNING FLIK 5 UPPHANDLING AV ENTREPRENADER Allmänt om upprättande av administrativa föreskrifter samt entreprenörformer, ersättningsformer, beställning och kontrakt Generalentreprenad Anvisningar för mall förr administrativa föreskrifter för generalentreprenad avseende byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader vid Göteborgs kommunala nämnder Delad entreprenad (saknas) Samordnad generalentreprenad Totalentreprenad Enklare entreprenader Ramavtal Energieffektiv upphandling UPPHANDLING

22 2 (10) 16.7 SLUTBESIKTNING EFTERBESIKTNING ÖVERLÄMNANDE TILL FÖRVALTARE RESPEKTIVE HYRESGÄST... 9 Bilagor 1. BEVARANDE AV PROJEKTERINGS- OCH BYGGHANDLINGAR 2. FÖRVALTNINGSHANDLINGAR 3. MALL TILL PROTOKOLL FÖR ÖVERLÄMNANDE AV HYRESOBJEKT UPPHANDLING FLIK

23 PROJEKTERINGSLEDNING INNEHÅLL Förord 1 Byggprocessen 2 Projektledning 3 Projektering 4 Redovisning i olika skeden 5 Konsulttävlingar/- parallella uppdrag 6 Projekteringsledning 7 Konsultansvar för utfört arbete och konsultförsäkringar 8 Ändringar 9 Tider, viten och preskriptionstider 10 Ersättning, betalning, dröjsmålsränta, index och mervärdesskatt 11 Kommunens handläggning av investeringsärenden 12 Ekonomistyrning vid byggande och fastighetsförvaltning 13 Övrigt 14 Förvaltningsinternt 15 Mer detaljerad innehållsförteckning PROJEKTERINGSLEDNING

24 4. PROJEKTERING SID 4. HUR GÅR DET TILL ATT PROJEKTERA? SYFTET MED ATT PROJEKTERA INNAN PROJEKTERINGSARBETET BÖRJAR ATT PROJEKTERA FÖRSLAGSHANDLINGSSKEDET HUVUDHANDLINGSSKEDET/SYSTEMHANDLINGSSKEDET BYGGHANDLINGSSKEDET PROJEKTERING FÖRE OCH UNDER ENTREPRENADSKEDET RELATIONSHANDLINGAR MÖTESRUTINER Bilagor 1. Grafisk illustration av projekteringsprocessen 2. Exempel på tidplan för projekteringsarbetet 3. Exempel på hur handlingar vandrar mellan aktörerna i processen PROJEKTERINGSLEDNING

25 7. PROJEKTERINGSLEDNING 7.1 PROJEKTERINGSLEDARENS ROLL MEDVERKANDE OCH DERAS ROLLER PROJEKTERINGSMÖTEN PERSONALREPRESENTANTER/BRUKARMÖTEN MYNDIGHETSKONTAKTER PROJEKTERINGSGRUPPEN TIDPLANERING BETALNINGSPLAN UPPHANDLING AV KONSULTER DATORISERADE HANDLINGAR SLUTGRANSKNING AV BYGGHANDLINGAR ERFARENHETSÅTERFÖRING Bilagor 1. Huvudpunktlista 2. Mall för projekteringsmötesprotokoll 3. Mall för distributionslista 4. Mall för kontaktlista 5. Exempel på projekteringsmötesprotokoll 6. Exempel på distributionslista 7. Exempel på kontaktlista 8. Exempel på huvudtidplan 9. Exempel på tidplan för projektering med resursplan 10. Exempel på betalningsplan SID PROJEKTERINGSLEDNING

26 BYGGPROCESSENS TIDIGA SKEDEN INNEHÅLL Förord 1 Startskede/idéskede 6 Byggprocessen 2 Förstudieskede 7 De tidiga skedena 3 Programskede 8 Kommunikation och kreativitet 4 Ombyggnad förstudie och program 9 Managementskedet 5 Kostnadsstyrning söka och sätta ram 10 PROJEKTERINGSLEDNING 2001