Byggnadsstyrelsens rekommendationer. Kostnadstablåer m m

Transkript

1 Byggnadsstyrelsens rekommendationer Kostnadstablåer m m

2 Dokumentets utgivare URBYGGNADSSTYRELSEN Projektledare, upphovsman (mån), konsult(er), etc Dokumentnamn och dokumentbeteckning Byggnadsstyrelsensrekommendationer Nr 3005 Dokumentets datum Projektnamn (ev förkortat) Kostnadstablåer m m Uppdragsgivare Arendebetecknin9 Projektledare: Bo Karlgren Sonja Mölsä Lennart Kolte, teknisk direktör Dokumentets titel Övriga uppgifter Kostnadstablåer m m Huvudinnehåll Denna publikation är en rekommendation för byggnadsstyrelsens hantering av kostnader i byggprojekt m m. Publikationen ingår i byggnadsstyrelsens "projektiedarbibliotek", vilket är ett antal publikationer som byggnadsstyrelsen håller sina projektledare med som underlag och stöd för projektledningsarbetet. 1 och med denna publikation upphör BAF 2011 att gälla. Nyckelord Administration, blanketter, budgetering, byggnadsprogram, definitioner, ekonomi, förvaltning, investeringslån, juridik, kalkyler, KBS-arvode, kostnader, kostnadsram, kostnadstablå, lyftplan, objektredovisningar, planering, produktion, p rojekt, p rojektarvode, räntekostnader. Försäljningsställen ISSN Byggnadsstyrelsen/publikationsförrådet - Omfång Svensk byggtjänst Stockholm sidor Göteborg omslagsfoto Malmö Umeå Red Sven Kristiansen 0 Byggnadsstyrelsen1990 Bo Karlgren, Staben för byggproduktion Ref Denna skrift är utgiven av byggnadsstyrelsen. Verket har regeringens Innehållet i denna skrift får inte återges utan byggnadsstyrelsens medgivande att försälja publikationer utan hinder av expeditionskungö - samtycke. Överträdelser kan beivras i enlighet med upphovsrättsrelsens (SFS 1976:383) regler om kopior av myndighets expeditioner, lagen (SFS 1960:799). WgstadFRrä Byggnadsstyrelsen STOCKHOLM Aii4gpAA Karlavägen 100 Banergatan 30 1Ap build S :Fplpf

3 KOSTNADSTABLÅER INNEHÅLLSFÖRTECKNING sid Definitioner av begrepp 3 Föreskrifter för kostnadstablå 4 Funktionskoder i byggprojekt 5 Anvisningar för ifyllandet av kostnadstablå 6 Bilagor: Kostnadstablå- blankett KBS Bilaga 1 till kostnadstablå - blankett KBS Bilaga 2 till kostnadstablå - blankett KBS Specifikation till kostnadstablå- blankett KBS Kostnadstablå - inredning- blankett KBS

4 2 BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER. 3005

5 Denna publikation är byggnadsstyrelsens handbok för budgetering och hantering av kostnadstablåer inom byggproduktion och inredning. Härfinns även definitioneravbegrepp och praktiska an visningar för hanteringen. Definitioner av begrepp Byggprocessen Enligt TNC 89, Plan- och byggtermer, definieras byggprocessen som en process för att åstadkomma och vidmakthålla byggnadsverk. Byggprocessen kan indelas i skedena programmering, projektering, upphandling, produktion och förvaltning. Byggnadsstyrelsen tillämpar en annan indelning enligt följande: utredningsskedet Här analyseras lokalbehoven och detta leder oftast till lokalprogram och beslut om lokalförsörjningsalternativ. projekteringsskedet Här upprättas byggnadsprogram, systemhandlingar och bygghandlingar.. byggskedet Här sker entreprenadupphandling förvaltningsskedet och produktion. Byggprojekt Med byggprojekt avses de aktiviteter som genomförs under projekterings- och byggskedet. När ett byggprojekt inom egen lokalhållning överlämnats till förvaltning använder byggnadsstyrelsen i fortsättningen begreppet förvaltningsenhet eller objekt. Inredningsprojekt Med inredningsprojekt avses de aktiviteter som genomförs från och med utredningsskedet till och med byggskedet inklusive inflyttning. Aktiviteterna omfattar utredning, dvs inventering, inplaceringstest, skisser, funktionsstudier och kalkyler, projektering med kostnadsberä kn ing, upphandling, leverans och montage. Ansvaret för förvaltning av inredning vilar på hyresgästen. Utrustning Utrustningen kan delvis vara byggnadspåverkande eller beroende av hur byggnaden eller dess delar utformas. Byggnadsstyrelsen kan få uppdrag att projektera och/eller upphandla och montera/installera utrustning. Med utrustningsprojekt avses de aktiviteter som verket åtar sig att utföra. Preliminär kostnadsram (PK) Hår avses totalkostnaden för ett projekt tills byggnadsstyrelsen fått beslut om extern kostnadsram. Extern kostnadsram (EK) Här avses en fastställd högsta kostnad för ett byggprojekt, inredningsprojekt, utrustningsprojekt eller uppdragsprojekt. Kostnaden har beslutats av regering/ riksdag eller genom avtal med uppdragsgivare. När det gäller byggprojekt (egen lokalhållning) avses högsta kostnad för de delar av projektets finansiering som regeringen beslutar om. Detta har i allmänhet redovisats i skrivelse till regeringen. Ramen bestårnormalt av investeringslån inklusive ränta och eventuell finansiering via driftstaten, så kallade riktade FF-medel. Extern kostnadsram anges alltid i prisläge ett visst år. Investeringslån Här avses uppskattad kostnad för investeringslån inklusive ränta på lånet. Regeringen ger bemyndigande till byggnadsstyrelsen att ta upp lån hos riksgäldskontoret. Lån och räntekostnader beräknas i prisläge ett visst år. Inredningsprojekt finansieras genom anslag eller uppdrag och belastas inte med räntekostnader. Intern kostnadsram (IK) Här avses internt fastställd högsta kostnad för ett byggprojekt eller inredningsprojekt. Intern kostnadsram fastställs för varje skede, t ex IK för byggnadsprogram och IK för projektering (inkl byggnadsprogram). IK för den totala kostnaden fastställs i samband med upphandlingsbeslut. Nar IK avser ett skede före produktionen anges IK i prisläge år Når IK avser produktionsskedet kan IK anges i annat prisläge än Uppdragsprojekt Med uppdragsprojekt avses de aktiviteter som verket åtar sig utanfördet egna ansvarsområdet. Detta kan vara byggprojekt, helt eller delvis, inredningsprojekt eller utrustningsprojekt. BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER

6 Kostnadstablå Med kostnadstablå avses dokument som redovisar följande: allmänna projektdata, finansiering, PK, EK och IK, uppdragsgivare, beslut som hör till uppgifterna. Bilaga 1 till kostnadstablån redovisar en plan för när investeringslånen kan lyftas, finansieringskällor och turordning för förbrukning Bilaga 2 till kostnadstablån kan användas för beräkning av räntekostnader och KBS-arvode samt för upprättande av budget. Specifikation till kostnadstablå Med specifikation avses ett dokument som redovisar alla förekommande kostnadsposter inom projektering och produktion. Specifikationen är underlag för kostnadstablån. Kostnadspostema redovisas per beställning eller mot FuF, se kapitlet "Funktionskoder i byggprojekt". Uppdelning av funktioner med hjälp av funktionsdelarbör göras då styrningen av projektet gördetta lämpligt. Utan uppdelning ska koden vara treställig; med en nolla sist. Mer information finns i användarhandböcker om verkets datasystem. KBS-arvode Med KBS-arvode avses den kostnad som byggnadsstyrelsen tar ut för hantering av projekt. KBS-arvodet består av projektarvode och systemarvode. För byggprojekt, utrustningsprojekt och uppdragsprojekt ska projektarvodet täcka den tid som läggs ner mot projektet av KB S-personal. Arvodet ska även täcka utlägg för resor och för konsulter som ersätter egen personal. Systemarvodet ska täcka kostnader för byggnadsstyrelsens gemensamma system- och teknikutveckling. Det beräknas som en procentsats som fastställs av byggnadsstyrelsen. Underlag för projektarvodet är en resursbedömning av arbetsinsatser och utlägg. Detta blir en budget i byggprojekt eller används för att teckna avtal i utrustningsprojekt och uppdragsprojekt. Föreskrifter för kostnadstablå Kostnadstablå ska göras för alla projekt som administreras av byggnadsstyrelsen. Här ska alla kostnader beräknas och dokumenteras. Till kostnadstablån hör bilagoma 1 och 2. Bilaga 1 är obligatorisk för alla projekt som finansieras med lån. Bilaga 2 ska användas för alla projekt där en budgetuppföljning är viktig för projektet och dess ekonomiska styrning. För inredningsprojekt och utrustningsprojekt görs särskilda kostnadstablåer. Kostnadstablån ska vara färdig och fastställd innan beställningar eller annat görs som kan leda till kostnader i projektet. Intern kostnadsram får bara avse kostnader som har finansieringsbeslut. Lokalförsörjningsutredning Som en del av underlaget inför beslut att byggnadsprogram ska upprättas ska den första preliminära kostnadsramen beräknas. Detta görs genom en prognos som projektledaren ska ta fram. Prognosen kan baseras t ex på en bedömning av bruttoarean (BTA) och en jämförelsekostnad per m2 BTA. Projektering och byggnadsprogram kan antas utgöra 15 % av produktionskostnaden. KBS-arvodet kan antas utgöra 7 % av totalkostnaden. Räntekostnaden kan tas fram av Tekniska enhetens kalkyl- och statistiksektion (T-KoS) på underlag av en uppgift om antalet produktionsår och kostnadsuppskattningarna enligt ovan. T-KoS har ett dataprogram som snabbt ger en schablonmässig uppfattning om räntekostnaden. Denna första preliminära kostnadsram kan anges på blanketten för kostnadstablå och bör innehålla en beskrivning av hur beräkningen gjorts. Byggnadsprogram Kostnadstablå upprättas för byggnadsprogrammets kostnader, tillhörande arvode och ränta. Preliminär kostnadsram ska vara med på kostnadstablån. I byggnadsprogramarbetet ingår att programkalkyl görs på följande sätt: T-KoS beräknar produktionskostnaden och avgifter, mervärdesskatten anges separat. På underlag av kalkyluppgifter underhand beräknar projektledaren kostnaderförbyggnadsprogram ochprojektering. Här anges mervärdesskatten separat liksom KBS-arvodet. T-KoS gör sammanställning, lägger till systemarvode enligt fastställd procentsats och beräknar räntan efter samråd med projektledaren. Denne gör en bedömning avseende förbrukning per budgetår. Alternativt räknar T- KoS räntan med hjälp av huvudtidplan. Redovisning av hurprojektarvode och räntekostnaderharber" ats ska 4 BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER.3005

7 finnas med och noteras på bilaga 2 till kostnadstablån. Denna bilaga kan även användas som budgetunderlag och för att följa projektets kostnadsutveckling. Kostnadssammanställningen fogas till kostnadstablån. Sedan tar byggnadsstyrelsen st" 'ng till vilken kostnad som ska redovisas till regering/uppdragsgivare. Detta kan leda till en justerad kostnadssammanst" lning. Projektering När projekteringsuppdrag erhållits upprättas en kostnadstablå med kostnader till och med projektering inklusive tillhörande ränta och KBS -arvode. Kostnadstablån justeras och kompletteras med en detaljerad specifikation. Då erhålls ett underlag för kostnadsstyrning. Vid behov justeras bilagoma 1 och 2 till kostnadstablån. Systemkalkyl upprättas på grundval av systemhandlingar. Kostnadstablån justeras och kompletteras. Verket tar ställning till eventuellt ändrad kostnadsram eller bearbetning av projektet. Med bygghandlingar som grund görs en kostnadsavstämning som används i upphandlingen för jämförelse med anbud (JAK). Produktion Vid upphandlingsbeslut görs en kostnadstablå med tillhörande specifikation. Kostnadstablån ska nu även ange en prognos för slutkostnaden. Vissa poster i Specifikationen är säkra, dvs grundade på anbud och andra poster får budgeteras. Detta "r markeras i specifikationen. Då en budgeterad post övergår till att bli anbud eller bli definitiv ändras specifikationen. Överlämnande till förvaltning När projektet färdigställts, dvs slutbesiktigats, ska överlämnande till förvaltning ske. Vid överlämnandet upprättas en slutkosmadstablå. I denna budgeteras ofakturerade och återstående kostnader. Investeringslånet lyfts av. Objektet etableras och tillgångsredovisning sker. Byggprojektet lever vidare parallellt med objektet under en övergångstid som normalt icke överstiger 12 månader varefter projektet slutredovisas. Eventuellt uppkommande garantikostnader finansieras i särskild ordning. Kostnader som betalas efter slutbesiktning kostnadsförs i projektet och finansieras med investeringslån. Omföring till objektet sker genom E-enhetens försorg. Räntekostnaden belastar objektet och således inte byggprojektet. Observera att vid etappvis färdigställande och delöverlämnande till förvaltning skall motsvarande del av investeringslånet lyftas av. Funktionskoder i byggprojekt Funktion (Fu) är en tvåställig kod. Medhjälp av denna kod kan olika aktiviteter särskiljas. Om koden slutar på ennolla representerar den summanav andra koder med samma förstasiffra. Funktionsdel (F) består av ensiffra och medger ytterligare nedbrytning på aktiviteter. Fu 20 Projektering. Konsultkostnader m m för byggnadsprogram och projektering inkl uppföljning under byggtiden, driftinstruktioner, relationshandlingar, geotekniska och andra tekniska undersökningar. Kopiering, modeller, resor för byggkonsulter, bygglovavgifter. Tillhörande mervärdesskatt. Fu 21 Byggnadsprogram Fu 22 Systemhandlingar Fu 23 Bygghandlingar Fu 24 Byggskedeprojektering Fu 25 Inredningsprojektering Fu 30 Produktion. Entreprenader m. Tillhörande mervärdesskatt. Fu 31 Mark Fu 32 Hus/Generalentreprenad Fu 33 VVS/Va Fu 34 El Fu 35 Transportanläggningar Fu 36 Anslutningsavgifter Fu 37 Index Fu 38 Ändringar och tilläggsarbeten. Bör alltid kompletteras med funktionsdel för uppdelning på programändringar och tillkommande kostnader. Fu 39 Gemensamt, besiktningar, provningar, utsättning, markhyror. Byggplatskostnader såsom telefon, kontorsmaterial, sammanträdeskostnader. Annonsering. Taklagsfest. Bevakning. Drift av byggnad fram till överlämnande. Skyltar. Provning. Observera att dröjsmålsränta endast får belasta projekt då särskilda skäl föreligger. Fu 40 Inredningsproduktion Fu 90 Gemensamma funktioner Fu 93 KBS-arvode. Bör alltid kompletteras med funktionsdel för uppdelning på: Projektarvode, kostnader för egna och intema insatser i projektet samt kostnader för konsulter som ersätter egen personal för projektledning, kontroll och liknande samt utlägg såsom debiterbara resor etc. Systemarvodenligt av verket beslutad procentsats. Fu 00 Övriga funktioner Fu 08 Räntekosntader för de investeringslån som erfordras för att kunna genomföra projektet. BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER

8 Anvisningar för ifyllande av kostnadstablå med bilagor 1 Börja med bilaga 2. 2 Fyll i kalkylkostnader för byggnadsprogram projektering och produktion. 3 Fyll i tillplan. Observera att perioderna avser budgetår dvs juli-juni. Det kan vara praktiskt att låta första kolumnen avse tiden före Lägg införbrukningen per budgetår med hjälp av den ifyllda tidplanen. Beakta att momslyft sker sent under produktionen liksom att entreprenörernas sista fakturor kommer in i samband med slutuppgörelser. Eftersom dessa kostnader uppkommer i nära anslutning till tiden för slutbesiktning anses räntekostnaden schablonmässigt vara noll. 5 Fördela förbrukningen påfinansiering med investeringslån och med övrig finansiering. Övrigt finansieringsutnyttjande tidsbestäms. För att rätt fördela övrig finansiering på budgetår kan "övrig finansiering" på bilaga 1 användas. 6 Gör ränteberäkning genom att fylla i raden årets lån exklusive ränta. Räkna därefter ränta på årets lån som schablonmässigt år 15% räknat på halva året dvs 7,5%. Räkna därefter ut räntan på ingående skuld med 15%. Räkna därefter ihop så att summa räntekostnader samt utgående skuld för respektive budgetår erhålles. Närhela räntekostnaden är summerad på tvåren för upp summan till kalkylkostnaden. 7 Beräkna projektarvodet genom att budgetera hur många timmar som behövs för interna insatser som ska belasta arvodet och multiplicera med aktuell genomsnittlig timkostnad. Komplettera med utlägg för externa konsulter som anlitas för arbete som avser arvodeskostnader samt med övriga utlägg som resor utanför stationeringsorten m m. Beräkna systemarvodetenligt av verket beslutad procentsats på summan av kostnaderna för byggnadsprogram projektering och produktion för respektive budgetår. Summera projektarvode och systemarvode till KBS-arvode och för upp beloppet till kalkylkostnader. 8 Fortsättmed bilaga 1. Hämta underlag från bilaga 2 samt upprätta lyftplan kvartalsvis. Fördela övrig finansiering på olika finansieringskällor och lägg in under vilket budgetår förbrukningen ska ske. Gör en turordning som visar i vilken ordning finansieringarna ska utnyttjas. 9 Fortsätt med kostnadstablån, som nu kan fyllas i. Ange finansieringsbeslut och finansieringskällormed hänvisning till beslutslasta. I förekommande fall anges uppdragsgivare m m. Ränta på investeringslånet beräknas och verkligt utfall kommer efterhand att anges av E-enheten. Uppgifter om utfall av projektarvodet fås ur verkets databaserade informationssystem. Vid varje tillfälle då kostnadstablån görs om ska justeringar göras med de verkliga utfallen. Bilagor: Kostnadstablå - blankett KBS Bilaga 1 till kostnadstablå - blankett KBS Bilaga 2 till kostnadstablå - blankett KBS Specifikationtillkostnadstablå-blankettKBS Kostnadstablå - inredning - blankett KBS BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER. 3005

9 BYGGNADSSTYRELSEN Region KOSTNADSTABLÅ - byggproduktion Diarienr Org enhet, handläggare Kostnadstablå Ersätter kostnadstablå Produktionstid Nr Upprättad datum Beslutslista nr Nr Fastställd datum Byggstart datum Färdigställ datum Projektnr II1I Projektbenämning tull.1111 I!,t Fastighetsbeteckning Objektreferens 1 (Alfanr) Objektreferens 2 (Alfanr) Objektreferens3 (Kontraktsn Finansieringsbeslut, datum, belopp, uppdragsgivare, avräkningskonto EK kkr Prisläge Fastställd Varav ränta Exkl ränta Prisläge Förslag Varav ränta Exkl ränta IK (Intern kostnadsram) kkr PK kkr PK nr Prisläge 21 Byggnadsprogram Projektering 30 Produktion 93 KBS-arvode 08 Ränta FU Budgetpost Exkl mervärdeskatt Mervärdeskatt Inkl mervärdeskatt Ändring 21 Byggnadsprogram Projektering Produktion Summa 93 KBS-arvode SUMMA 08 Räntekostnad SUMMA IK Underskrift Föredragandens namnteckning samt namnförtydligande Beslutsdatum och sign Registreringsdatum och sign Distribution Original Rg Kopia E, F, BP-stab, LF-stab BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER

10 8 BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER. 3005

11 BYGGNADSSTYRELSEN Region Org enhet, handläggare BILAGA 1 till kostnadstablå byggproduktion (lyftplan samt Diarienr finansieringskäl lor) Projektnr Projektbenämning Prisläge Belopp i kkr Lyftplan för investeringslån inklusive ränta Lyftplan / / / / / / / / Juli -Sept Okt- Dec Jan - Mars April -Juni SUMMA Finansieringoch turordning Finansiering EK i-o / I-o I nv-anslag för Inv-lån inkl R / L E i-o / E -o i / E i-o / -o / E I-o / Summa Riktade FF SUMMA i-. finansierin g,c 1' ö / c E -- ö / c F- ö / / c 1- o / c - o / c I ' o / c I - ö / Summa FF enl plan Uppdragsmedel Donationsmedel Reavinstmedel Hyresmedel SUMMA BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER

12 f BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER 3005

13 BYGGNADSSTYRELSEN Region BILAGA 2 till kostnadstablå byggproduktion (tidplan, räntor och arvode) Diarienr Org enhet, handläggare Projektnr Projektbenämning Prisläge Belopp i kkr Kostnad PK Programkalkyl Systemkalkyl JAnnat IK Byggnadsprogram Projektering Produktion SUMMA KBS-arvode Räntekostnad SUMMA Exkl mervärdeskatt Mervärdeskatt Inkl mervärdeskatt Tidplan / / / / / / / / By-program Projektering Produktion Kostnad per budgetår / / / / / / / Summa By-program Projektering Produktion SUMMA Ränteberäkn my-lån / / / / / Summa Ingående skuld Årets lån exkl ränta Ränta på årets lån Ränta på ing skuld Summaränta Årets lån inkl ränta Utgående skuld KBS-arvode kronor / i Summa Timmar å = Kostnad Utlägg Proj-arvode Syst-arvode SUMMA BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER '

14 12 BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER 3005

15 BYGGNADSSTYRELSEN Region SPECIFIKATION till kostnadstablå byggproduktion Datum Diarienr Sida Org enhet, handläggare Tillhör kostnadstablå nr, datum Projektnr Projektbenämning Beställningsnr FUF Konto Beställning/Reservation Beloppexkl mom Moms Beloppexklmoms * Underskrift Namnteckning SUMMA/TRANSPORT Namnförtydligande * A = Anbud B = Beräknat Distribution BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER'

16 14 BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER. 3005

17 BYGGNADSSTYRELSEN (-Tjänsteställe rhandläggare rorg enhet KOSTNADSTABLA inredning verksamhetsområde 40 EDiarienr Kostnadstablå Ersätter kostnadstablå Projekterings roduktionstid Nr Upprättad datum Nr Fastställd datum Start Färdigställande Projektnr Projektbenämning r r r I (Referens EPK) I Referens byggprojekt Objektreferens 1 (Alfanr) Objektreferens 2 (Alfanr) J i I Finansieringskällor, belopp, uppdragsskrivelse m m EK Prisläge PK Prisläge Summa kr Mervärdesskatt FU Mervärdesskatt kr (fastställd) Kronor PK nr Utredning/projektering Belopp kr (förslag) Kronor Prisläge 40 Produktion, inredning. 93 KBS-arvode... Summa FU FU FU F Kon- Ändring i förhållande Budgetpost till föregående Intern kostnadsram (IK) kronor to kostnadstablå kronor (inkl moms) (inkl moms) UTREDN 1 NG/PROJEKTER 1 NG Utredning/projektering inkl kopiering I Kopiering Tillkommande kostnader.... Summa ändring I Kp... Summa IK PRODUKTION, INREDNING Specialinredning Standardinredning Tillkommande kostnader, Specialinredning Tillkommande kostnader, Standardinredning Summa ändring I K prod... Summa IK rod Summa IK - IK prod 93 KBS- ARVODE SUMMA IK IK Namnteckning Beslutsdatum och sign Beslutslista nr Registrerad datum Distribution Kopia Ae BYGGNADSSTYRELSENS REKOMMENDATIONER

18 á

19 r

20 Byggnadsstyrelsens rekommendationer S BYGGNADSSTYRELSEN Kostnadstablåer m m är framtagen vid Staben för byggproduktion vi byggnadsstyrelsen och ingår i skriftserien"byggnadsstyrelsens publikationer". Redigering och layout: Informationssektionen, byggnadsstyrelsen. Upplaga: 500 ex. Tryckeri: Garnisonstryckeriet, Stockholm, nov Upplysningar om byggnadsstyrelsens publikationer lämnas av informationssektionensbiblioteks- och dokumentationsservice, tel Byggnadsstyrelsens publikationer kan beställas från kontorsservice/publikationsförrådet, tel Adress: Byggnadsstyrelsen, Stockholm.