Rekrytering till befattning i Svenska kyrkan. en handbok

Rekrytering till befattning i Svenska kyrkan en handbok

ISBN 978-91-89016-34-7 Stockholm 2010 2:a upplagan Rekrytering till befattning i Svenska kyrkan - en handbok

Förord Rekrytering av nya medarbetare kan vara en svår uppgift om man inte har rutin för de olika moment som man bör tänka på. Denna handbok kan fungera som lathund för beslutsfattare och den/de som har till uppgift att vara rekryteringsansvariga i församling/samfällighet. Handboken är en sammanställning av de principer som jag anser viktiga. Samarbete har skett med Linda Thomasson, Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation, Charlotte Klingestad och Lillemor Olsson, Karlstad. Förhoppningsvis kan handboken underlätta för arbetsgivare att göra goda rekryteringar för en väl fungerande verksamhet. Stockholm mars 2009 Nan Flodwall 4

Innehållsförteckning Rekrytering 6 Rekrytering till befattning 6 1 Rekryteringsbehovet fastställs/behovsanalys 7 2 Kravanalys tas fram 9 3 Rekryteringshinder 10 4 Marknader/annons 11 5 Behörighet 12 6 Ansökan och bekräftelse 12 7 Urval/tester 13 8 Intervju/information 14 9 Referenser 15 10 Förhandling enligt 11 Medbestämmandelagen (MBL) 16 11 Erbjudande om anställning 17 12 Beslut 17 13 Anställningsinformation 17 14 Avslutning av rekryteringen 18 15 Introduktion 18 16 Uppföljning 19 Bilagor 5

Rekrytering Goda medarbetare är en förutsättning för att församlingarna ska kunna genomföra sitt uppdrag. Att rekrytera medarbetare är därför en uppgift som måste tas på största allvar. Det är en process som från första tanke på ny medarbetare till introduktion och uppföljning kan beräknas till nästan två år. Innan man påbörjar arbetet med att rekrytera en ny medarbetare måste man, för korrekt handläggning, ha tillgång till följande litteratur: Kyrkoordningen (KO), Svenska kyrkans avtal, Lag om medbestämmande (MBL), Lag om anställningsskydd (LAS) och gärna handbok i Arbetsrätt för Svenska kyrkan. Rekrytering till befattning En genomtänkt rekrytering förutsätter att den genomförs formellt och korrekt samt att det inför varje rekrytering genomförs en noggrann översyn av arbetsplatsens samlade kompetens och analys av kommande personalbehov. Ingen befattning ska återbesättas utan att det finns ett dokumenterat behov. Församlingsinstruktionen och verksamhetens olika måldokument måste också ligga till grund för all rekrytering. Dessutom framgår i det personalpolitiska utvecklingsavtalet att arbetsgivaren ska utarbeta riktlinjer för rekryteringsarbetet. Vidare måste arbetsgivaren ha kännedom om kyrkoordning, lagar och avtal som reglerar anställning och ansökan. Det kan exempelvis gälla eventuellt krav på medlemskap i Svenska kyrkan och även tillämpning av de olika diskrimineringslagarna. Två år för rekrytering kan verka som en väldigt lång tid, men det gäller att komma ihåg att innan man startar själva arbetet med att se till att få en ny medarbetare, måste arbetet börja med fokus på om det är ett verkligt behov eller om det bara är ett sätt att lösa en akut situation. Innan man startar rekryteringen måste man även se till att det finns ekonomiska förutsättningar för att anställa. Vidare måste man fundera 6

över domkapitlets roll i rekryteringen. För vissa befattningar gäller att domkapitlet ska pröva sökandens behörighet att inneha befattning. Vi kommer nu att visa på de 16 steg som ligger till grund för en genomtänkt och förhoppningsvis lyckad rekrytering. Att arbeta med rekrytering efter givna förutsättningar är lika viktigt vid visstids- som vid tillsvidareanställningar. Vem som beslutar om anställningen ser olika ut i olika sammanhang. Församling och samfällighet kan ha olika stora resurser för att handlägga personalfrågor. Det är emellertid alltid personalorganet som fattar beslut. Personalorganet kan vara kyrkonämnd, kyrkoråd, personalnämnd eller motsvarande. En församling kan vara självständig och fatta alla beslut från verksamhet till ekonomi. I en sådan församling handhar kyrkorådet beslutandet gällande tillsättningar av anställda. De flesta församlingar ingår i en samfällighet och har då begränsade befogenheter rörande tillsättningar. Oftast beslutar samfälligheten om tjänster, men kan ha givit den enskilda församlingen uppdraget att genomföra tillsättningsförfarandet. Vissa tjänster rörande anställda i en samfällighet, vilka endast tjänstgör i en särskild församling och inte arbetar över gränser, kan anställas i den enskilda församlingen. I samfälligheter är kyrkonämnden personalorgan, såvida inte uppdraget givits till särskild nämnd eller utskott. Vanligast är att kyrkonämnden hanterar tillsättningar av tjänster. KO 2 kap. 11. Det gäller att vara tydlig och bekräfta om det eventuellt finns delegationsbeslut till grupp eller enskild, om anställning. Detta är inte ovanligt vid exempelvis vikariatsanställningar. Kyrkoherden eller annan chef har ofta rätt att på delegation anställa för kortare tid. 7

1 Rekryteringsbehovet fastställs/behovsanalys Den första fasen i rekryteringen innebär att fastställa hur rekryteringsbehovet ser ut genom att fundera över vissa givna förutsättningar: hur ser verksamheten ut idag? vilka resurser behöver arbetsplatsen? kan resurs frigöras genom verksamhetsförändring? hur ser personalstrukturen ut? behövs en ny medarbetare, eller kan vi lyfta fram en redan anställd? tänk efter om ni har någon med företrädesrätt eller någon som önskar utökad anställningsgrad. ska vi meddela Arbetsförmedlingen om ledig tjänst? upprätta en akt över rekryteringen. En total genomgång av behov av ny medarbetare och befintliga resurser måste företas innan man över huvud taget börjar rekryteringen. Kanske kan det framkomma vid en genomlysning av verksamheten att en verksamhetsförändring eller omorganisation väl täcker behovet. Varje ny befattning måste finnas budgeterad eller i alla fall ekonomiskt beräknad för att kunna inrättas. Det senare kan gälla om chef har delegationsbeslut på vikariatsanställning. Att slentrianmässigt rekrytera kan komma att bli mycket kostsamt. Behovet kanske inte var reellt och man kan då finna att den nya medarbetaren inte motsvarar vad man hade tänkt sig. Bestäm er från början om befattningen ska vara tillsvidare, under viss tid (tidsbegränsad) eller om ni eventuellt vill börja anställningen med en provtjänstgöring. Tidsbegränsade anställningar får träffas 1. för allmän visstidsanställning (arbetsgivaren behöver inte precisera anledningen), 2. för vikariat, 3. för säsongsarbete och 4. när arbetstagare fyllt 67 år, enligt 5, Lagen om anställningsskydd (LAS). Provanställning kan ske under högst 6 månader om arbetsgivaren anser det vara nödvändigt på grund av särskilda omständigheter. Om arbetsgivaren vill erbjuda provanställning måste förhandling 8

med den sökandes fack, ske enligt 11, Medbestämmandelagen (MBL). Detta finns även beskrivet i kapitel 2, 4 moment 2 (anställningsform), Kyrkans Avtal. Möjlighet till provanställning gäller alla befattningshavare/tjänster. Det är också viktigt att meddela Arbetsförmedlingen att man tänker tillsätta en tjänst. Man behöver inte använda sig av förmedlingens tjänster, men det ger en samlad statistisk bild av möjliga bristyrken. Informera på arbetsplatsen att en rekrytering kommer att inledas. Upprätta en akt över tillsättningen. Tag tidig kontakt med domkapitlet vid rekrytering av präst, diakon och kyrkomusiker. Domkapitlet ska behörighetspröva och avge yttrande gällande prästtjänsterna. Detta betyder att de ska se till att de sökande har rätt kvalifikationer för uppdraget och kan anses lämpliga att utföra detsamma. När det gäller sökande som diakon eller musiker prövar församlingen/samfälligheten själv behörigheten och domkapitlet lämnar på samma sätt yttrande över de sökande. Detta belyses närmare under kapitel 5. Det är emellertid av största vikt att tillräcklig tid avsätts för behörighetsprövningen, då man inte kan förvänta sig att detta sker omgående. Domkapitlet har särskilda tidsrutiner som måste beaktas. Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations kan hjälpa till i olika faser av rekryteringen. Rekryteringens faser ses i bilaga 1. 9

2 Kravanalys tas fram Fas två innebär att man bestämmer vilka krav man ska ha på befattningen, men också vilka krav den blivande anställde bör uppfylla. Vilka kompetenskrav ska ställas för befattningen? Finns det någon befintlig beskrivning av befattningens innehåll, befattningsbeskrivning och/eller instruktion? Vilka utbildningskrav ska ställas för befattningen? Ska vissa anställningsvillkor ställas? Exempelvis krav på kyrkotillhörighet, kunskaper i svenska: muntligt och skriftligt? Främjande av jämställdhet och mångfald. Finns personliga krav? Vad står det i församlingsinstruktionen? Denna fas är den mest grundläggande för rekryteringsarbetet. Tillsätt därför en särskild rekryteringsgrupp eller ge uppdraget åt någon enskild att starta rekryteringsprocessen. En rekryteringsgrupp kan exempelvis bestå av personer bland förtroendevalda, som har erfarenhet av liknande arbete i sin yrkesutövning. Det är också lämpligt att den som blir den anställdes chef är med. Om chef ska anställas är det däremot inte lämpligt att nuvarande befattningshavare deltar i rekryteringsarbetet, då en sådan person kan få allt för stort inflytande över hur efterträdaren rekryteras. Gör en rekryteringsplan där rekryteringsförloppet och tidplan beskrivs för rekryteringsprocessen. Rekrytering visar sig ofta ta längre tid än vad man planerat. Utse rekryteringsansvarig. Det betyder att man nu har kommit fram till att rekryteringsbehovet är fastställt och att en befattningshavare ska anställas för en särskild uppgift. Det är då viktigt att analysera vad det är befattningen ska innehålla och vilka krav som kan ställas på den. Det blir också nödvändigt att fundera igenom vilka krav man ska ställa på befattningshavaren. Det blir alltså viktigt att klargöra vilka kompetenskrav som behövs. Det kan gälla 10

både formella krav, examina, genomgångna kurser eller liknande liksom erfarenheter. Det kan gälla både särskilda yrkeserfarenheter och allmänna arbetslivserfarenheter. Kunskap och förmåga att möta barn och unga är också något man bör ha i åtanke. Det blir också viktigt att fundera över om det är motiverat att ställa krav på kyrkotillhörighet för befattningen. Kyrkoordningen reglerar att alla ska vara kyrkotillhöriga om den anställde inte helt eller till största delen arbetar inom kyrkogårdsväsendet, KO 34 kapitel 7. Det är inte tillräckligt i rekryteringen att endast åberopa kyrkoordningens huvudregel om kyrkotillhörighet, eftersom kyrkoordningen är underställd lag. Kravet på medlemskap måste alltid kunna motiveras. Diskrimineringsombudsmannen (DO) har vid ett flertal tillfällen påpekat att det är orimligt att ställa krav på kyrkotillhörighet, om anställningen inte gäller arbetsuppgifter inom församlingens grundläggande uppgifter, såsom gudstjänst, diakoni, undervisning och mission. Det skulle alltså kunna gälla administrativa tjänster och olika servicefunktioner, information eller liknande. Här måste man också gå igenom den lokala jämställdhets- och mångfaldsplanen. Varje församling ska upprätta sådana planer för att säkra att arbetet med dessa frågor respekteras, särskilt vid nyanställning. Man måste även fundera över huruvida särskilda personliga krav ska/kan ställas på befattningshavaren. Det gäller att se till att man inte bryter mot diskrimineringslag gällande kön, handikapp, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, könsöverskridande identitet eller uttryck och ålder. Kom ihåg att inte slentrianmässigt åberopa kyrkoordningen, se möjligheter med en öppen hållning och redovisa sakliga skäl för krav på medlemskap. I vissa fall kan det vara önskvärt att ge en person företräde till tjänst för att utjämna obalans i personalstaben gällande exempelvis jämställdhet eller ålder. Bilaga 2. 11

3 Rekryteringshinder I fas tre är det viktigt att tillse att alla hänsyn har tagits till eventuella omplaceringar, företräden eller utökning av tjänst. Finns det rekryteringshinder enligt kyrkans kollektivavtal eller LAS? Nu måste man noggrant gå igenom kapitel 7 35, Kyrkans avtal och 22,25 och 27, LAS, för att konstatera att det inte är någon som har företrädesrätt till befattningen, alternativt att en deltidsanställd anmält att vederbörande önskar utökad arbetstid, innan man går vidare och eventuellt rekryterar externt. Vid utvecklingssamtalen mellan chef och medarbetare kan det ha framkommit att någon önskar utökad arbetstid och detta ska det tas hänsyn till om det är möjligt ur kvalifikationssynpunkt. Redan anställd, som önskar tillträde till ny/annan tjänst, måste naturligtvis ha de kvalifikationer som gäller för tjänsten. 4 Marknader/annons Annonsera eller leta framtida medarbetare på annat sätt blir den stora frågan i fas fyra av rekryteringsprocessen. Ska vi annonsera? Hur ska annonsen utformas? Ska vi headhunta? Ska vi internrekrytera? 12 I detta läge måste det bestämmas hur man ska informera om den lediga befattningen. Det är nu man tar ställning till om man ska annonsera. Var ska det i så fall ske? Det gäller att välja lämpliga forum, exempelvis Arbetsförmedlingen, Jobline/Monster.se eller andra organ, någon/några tidningar och i så fall ta ställning till i vilken eller vilka. Om man kan tänka sig att headhunta, eller om kompetensen finns internt eller kan tillgodoses utan större svårighet och om man i så fall ska internrekrytera, bör också tas i beaktande.

Tänk noga igenom hur annonsen utformas, om sådan används. Vem vill man nå med annonsen? Beskriv det som gäller själva befattningen och inte allt möjligt ovidkommande. Annonsen måste korrespondera med kravanalysen för att kunna användas som underlag vid eventuell kommande process, framförallt gällande kyrkotillhörighet och diskriminering. Det är viktigt att spara ansökningshandlingar, i 2 år, då någon sökande kan komma att driva frågan om eventuell diskriminering. Fundera på om du själv skulle söka den utannonserade tjänsten (om du vore behörig). Bilaga 3. 5 Behörighet I fas fem kommer behörighetsfrågan i fokus. Det gäller alltså präst, diakon och kyrkomusiker. Övriga befattningar prövas direkt av det anställande organet. Ska behörighetsprövning ske? Av kyrkoordningen framgår att domkapitlet ska pröva vilka sökande som är behöriga, avseende prästtjänster. Behörighetsprövningen gäller de krav som ställs på sökande enligt kapitel 31, 1, kyrkoordningen. Den talar om att man ska vara vigd till präst eller vara behörig enligt domkapitlet. Vid tillsättning av kyrkoherde gäller särskilda villkor för anställningen, enligt kapitel 34, 9. Det gäller anställningstid, påbjuden utbildning, domkapitlets egna villkor samt att vederbörande har förklarat sig beredd att tjänstgöra med andra oavsett kön. Därefter ska domkapitlet avge yttrande över de sökande utifrån de särskilda krav, som framkommer i kravprofilen över befattningen. 13

Vid tillsättning av diakon- och musikertjänster prövas behörigheten av församling/samfällighet. För att var behörig som diakon ska man vara vigd diakon enligt Svenska kyrkans ordning eller förklarats behörig av domkapitel. Domkapitlet ska yttra sig över de behöriga sökandena, enligt samma mönster som för präst. Se kapitel KO 34, 14 och 15. De flesta stift rangordnar även de sökande, men detta ska ses som en rekommendation. Varje stift har sina egna direktiv för behörighetsprövningen. 6 Ansökan och bekräftelse Fas sex är viktig ur trovärdighetssynpunkt. Vi vill ju visa oss vara dugliga arbetsgivare. En eller högst två ansvariga personer svarar på alla frågor angående befattningen. Informera berörda om rutinerna posthantering och eventuell telefonväxel. Samtliga ansökningar ska dateras och införas i ankomstordning i den upprättade akten, enligt kapitel 1. Samtliga ansökningar ska besvaras skriftligt med angivande om ungefärlig tillsättningstidpunkt. Bestäm hur ni tar emot ansökningar per post eller e-post. Den/de som är rekryteringsansvarig(a), svarar på frågor om befattningen. Det är viktigt att hålla sig till den information som överenskommits i rekryteringsgruppen. Alla som söker har rätt att få likvärdiga upplysningar. För att göra ett så trovärdigt intryck som möjligt gäller det att hantera inkomna ansökningar noggrant. Ankomststämpla samtliga ansökningar och placera dem i inkommandeordning i akten. Informera på arbetsplatsen, så att medarbetarna hanterar inkommande frågor och ansökningar enligt rekryteringsplanen. Notera sista ansökningsdag och överskrid inte denna, om ni inte noga övervägt varför. Varje inkommen ansökan ska bekräftas med brev eller svarsmail, beroende på hur ansökan har inkommit. 14

Här ska även anges när urvalsprocessen kommer att påbörjas. Bilaga 4. 7 Urval/tester Fas sju fokuserar på urvalsprocessen, men tar också upp om och hur man ska hantera frågan om tester vid rekrytering. Samtliga ansökningar ska ställas i relation till kravanalysen, inga efterkonstruerade avvikelser får ske. Bestäm i detta skede om särskilda tester ska användas. När man ska göra urval av inkomna ansökningar gäller det att noga gå igenom den kravanalys som gjordes innan man inledde ansökningsförfarandet. Det gäller både kraven på befattningen och på den blivande befattningshavaren. Det är inte professionellt att i detta läge ändra förutsättningarna och välja sökande som inte motsvarar kraven. Det innebär ju att alla tänkbara sökande inte får samma chans och man visar då att de krav som man ställt upp från början kanske inte var relevanta eller tillräckligt bra. Det gäller att hålla sig till de krav som visar att verksamheten är i fokus och att arbetsplatsen får de medarbetare som verksamheten kräver. Urvalet lägger grunden för de 3 5 sökande som ska kallas till intervju/information. Om tester ska användas i detta skede bör man konsultera stiftet eller Svenska kyrkans arbetsgivarorganisation för hjälp. På stiftskanslierna finns kompetens gällande utformande och tolkning av testresultat. Under senare år har tester blivit allt mer vanligt förekommande vid rekryteringsförfarande. Uppfattningen av nyttan är väldigt skiftande. Ibland känns det tryggt att ha ett verktyg i sin hand som tydligt visar på lämplighet inom vissa områden. Sök information på www.svenskakyrkan.se/arbetsgivare eller kontakta arbetsgivarkonsulten på stiftskansliet, om ni är osäkra på om ert tänkta test är bra eller inte. 15

Om rekryteringsgruppen anser att tillräckligt antal eller kvalificerade sökande ej inkommit, bör man bestämma sig för att börja om från början, hellre än att misslyckas med att få den bästa tänkbara befattningshavaren. Ni är aldrig tvungna att anställa någon av de sökande om de inte motsvarar de krav och önskemål ni har, vare sig ni fått en eller flera sökande. Det är ni själva som äger rätten att anställa och därmed hela anställningsprocessen. 8 Intervju/information Många anser att intervju är svår att genomföra, då den innehåller många osäkerhetsmoment. Tänk bara på att den ska innehålla både beskrivningar och frågor. Hur väl denna fas genomförs kan vara avgörande för hur väl anställningen utfaller. Denna fas gäller er egen intervju/information. Domkapitlet kan ha genomfört intervju gällande framför allt kyrkoherdetjänster. Kom dock ihåg att ni själva ska göra egna intervjuer, då ni är de som ska anställa. 3 5 sökande bör kallas till intervju/information, så snart som möjligt efter ansökningstidens utgång. Beroende på befattningens karaktär genomförs intervjun av den blivande befattningshavarens chef och eventuellt någon annan som chefen utser. Samtal om lönenivå bör ske för att man ska veta om den sökande ligger inom tänkt lönespann. Planera intervjun noga genom att ställa ansökningshandlingarna mot kravanalysen. De utvalda, som ska intervjuas, kallas så snart som möjligt efter ansökningstidens utgång. Det gäller att inte fördröja rekryteringsprocessen i onödan. Gruppen som sköter intervju/information ska inte vara för stor. 2 3 personer är alldeles tillräckligt. Den blivande chefen, eller ordföranden för anställningsorganet samt några lämpliga personer sköter själva samtalet. Det ska både innehålla fördjupade frågor om sökanden och information om befattningen och arbetsplatsen. 16

Använd gärna en mall, så att samtliga intervjuade bedöms på samma grunder. Gör anteckningar så att alla sökande bedöms likadant. En intervju tar minst 1 timme att genomföra om alla frågor som kan uppkomma ska få tillräckligt utrymme. Mitt förslag är att ni planerar för ca 2 timmar. Om man anser det värdefullt att de blivande kollegerna får samtala med den sökande, sker detta separat. Detsamma gäller fackets tillfälle till intervju/samtal. Om den sökande inte angivit lönekrav i sin ansökan är det viktigt att ta upp frågan vid intervjun för att avgöra om vederbörande ligger inom ett, för arbetsgivaren, tänkbart lönespann. Fråga även efter referenser om sådana saknas eller ej motsvarar era önskemål. Lämpligt antal referenser är tre stycken och de ska vara chefer eller arbetsgivare. Medarbetare och vänner vill säkert den sökande väl, men kan inte svara för arbetsuppfyllelse på tidigare arbetsplatser. Notera att även domkapitlen i vissa fall gör egna intervjuer av behöriga sökande till prästtjänster. Dessa är rådgivande för församlingarna/samfälligheterna, men inte tvingande. Bilaga 5. Bilaga 6. 9 Referenser Fas nio pekar på nödvändigheten av god referenstagning. Detta är en fas som allt för ofta har visat sig vara eftersatt. Samma person tar samtliga referenser på de sökande. Endast då kan man göra jämförelser och värdera. Referenser inhämtas av personer i arbetsledande ställning. Referenstagande får endast ske efter den sökandes medgivande. Denna del av rekryteringsprocessen kan visa sig vara avgörande för hur anställningen kommer att gestalta sig. Här döljer sig många av de problem som uppstår när man anser att rekryteringen 17

inte blivit bra. Vid referenstagning är det viktigt att detta sker efter intervjun. Annars är det lätt att bli påverkad av hur någon annan bedömer den sökande och det blir ju intressant först sedan man själv gjort sig en bild av individen. Det gäller ju att få sin egen bild bekräftad. Begär referenser av någon som bedömt vederbörande tidigare, chef eller liknande. Det är också viktigt att man frågar efter referenter om den sökande inte lämnat några eller inte så många som önskas. Som sagts ovan är det lämpligt med tre referenser. Man ska inte ta referenser hos andra än medgivna referenspersoner av hänsyn till den sökandes önskemål gällande till exempel nuvarande arbetsgivare. Det är viktigt att en och samma person, chefen om det är lämpligt, tar samtliga referenser. Det gäller att få information om och göra bedömning av den sökande på samma sätt oavsett vem referenten är. Använd även här en mall, så att bedömningen blir så likvärdig som möjligt. Överlämna inte referenstagning till kolleger eller andra som inte har arbetsledande ställning. Bilaga 7. 10 Förhandling enligt 11 MBL Fas tio gäller arbetsledande befattningar samt provanställning. Andra tillsättningar är förhandlade vid budgetarbetet och finns angivna i bemanningsplan. Förhandling ska alltså ske: vid tillsättning av person i arbetsledande ställning om arbetsgivaren vill erbjuda provanställning. Om en arbetsledande befattning ska tillsättas ska förhandling ske enligt 11 MBL. Detta ska ske innan beslut om tillsättning fattas i styrelse eller beslutande nämnd. Observera att tidsutrymme måste 18

finnas för eventuell 14 förhandling. Detta är en förhandling med central arbetstagarparts medverkan. Förhandling sker med blivande underställd personals fackliga organisation. Detta för att kommande underställd personal, genom sina fackliga ombud, ska kunna framföra sina synpunkter på den blivande arbetsledaren/chefen. Förhandling äger rum oavsett om personal eller lokal facklig medverkan har ägt rum i rekryteringsprocessen. Förhandlingen gäller för den/de kvarvarande kandidaterna. Om detta inte sker kan tillsättningsförfarandet skjutas upp och skadeståndsanspråk komma från de fackliga organisationerna. Om arbetsgivaren vill erbjuda provanställning, oavsett befattning, sker även förhandling enligt 11, MBL om detta, 4 mom. 2, Kyrkans avtal. Provanställning kan komma ifråga om någon sökande inte kan visa på erfarenheter som önskas, men i övrigt visar goda vitsord. Det förekommer även att arbetstagare själva önskar provanställning om de känner sig osäkra på arbetsgivaren eller arbetsuppgifterna. MBL-förhandlingen gäller inte själva inrättandet av befattningen, då den redan är beslutad i budgeten, så själva tillsättningen är redan klar i den bemärkelsen. 11 Erbjudande om anställning Nu kommer vi närmare anställning och då gäller det att göra upp om villkoren. Viktigt att tydligt gå igenom befattningens villkor och den beslutade lönen med den blivande arbetstagaren. Vid anställningserbjudandet är det viktigt att vara helt överens om villkoren gällande befattningens innehåll, lön, dag för tillträde och övriga anställningsvillkor. Detta kan ske skriftligt eller muntligt på det sätt ni kommer överens om. Det är lämpligt att den rekryteringsansvarige gör det, då denne kan komplettera om det 19

finns frågor kvar att ställa. Erbjudandet sker skyndsamt efter att ni kommit så här långt. Det gäller ju att bli klar med rekryteringen och få den nyanställde på plats. 12 Beslut Beslutet, den tolfte fasen, visar på att det är viktigt att det sker på behörig nivå. Den instans som fattar beslut om tillsättningen, meddelar sitt beslut till arbetsplatsen vid första möjliga gemensamma information. Endast arbetsgivaren eller den som fått uppdraget på delegation, kan fatta beslut om anställning. När beslut om tillsättning är klart, meddelas samtliga berörda om detta. Det är viktigt att samtliga medarbetare får information både om vem som anställts samt när tillträde sker. Här är det viktigt att återkoppla beslut, alltså vem som fattat det, då enskilda anställda och förtroendevalda kan missuppfatta att de är delaktiga i anställningsbeslutet. 13 Anställningsinformation Innan den anställde kommer till arbetsplatsen är det viktigt att fas tretton genomförs. Ingen ska börja en anställning utan att ha fått ett anställningsbevis. Skriftlig anställningsinformation med löneuppgift översänds till den nya befattningshavaren. När anställningsbeslut är fattat ska den nye befattningshavaren få skriftlig anställningsinformation (anställningsbevis) enligt 6c LAS med de villkor som gäller för anställningen. Mall för hur sådan information kan se ut, finns i bilaga 8 samt på Svenska kyrkans arbetsgivarorganisations webbplats. I informationen ska man kunna 20

utläsa anställningsform, arbetstid, lön, semesterförmåner m.m. Det är viktigt att båda parter undertecknar anställningsbeviset. Bilaga 8. 14 Avslutning av rekryteringen Fas fjorton är den sista i den gemensamma rekryteringsprocessen. Nu ska den avslutas på samma goda sätt som den inleddes. Fortsättningen handlar om vad som händer när ni har en anställd på plats. Meddela sökande som ej fått tjänsten: muntligt till intervjuade; skriftligt till övriga. Återsänd handlingar ej ansökan och CV. Det är av största vikt att samtliga sökande, vilka ej fått tjänsten, får meddelande om detta skyndsamt efter tillsättningen. Det är trevligast om det sker muntligt till dem som varit på intervju. Övriga bör få information skriftligt med meddelande om att tillsättning ägt rum. Samtliga ansökningar med CV bevaras i akten. Betygskopior återsänds med brevet. Handlingar bevaras i 2 år för att finnas tillgängliga vid eventuell diskrimineringstvist. Arbetsgivare ska ha goda argument för sin tillsättning och ska vara väl förberedda om någon sökande skulle vilja driva process om påstådd diskriminering. Om rekryteringsprocessen genomförts enligt våra faser torde det underlätta för arbetsgivare att veta sina befogenheter och rättigheter. Bilaga 9. 15 Introduktion Om en god rekrytering ska fungera fullt ut är det av största vikt att den femtonde fasen får stort utrymme i rekryteringsprocessen. 21

Utse introduktionsansvarig. Se till att arbetskamraterna är informerade och förberedda på den nya medarbetarens ankomst. Gör ett skriftligt introduktionsprogram, som sträcker sig över minst två veckor. Innan den nyanställde anländer till arbetsplatsen ska det göras upp ett introduktionsprogram. Detta ska vara skriftligt för att man ska kunna följa upp introduktionen och också inlemma den i befintlig rutin för rekrytering. En introduktionsansvarig utses för att hålla samman introduktionen, så att den nyanställde får en så bred introduktion som möjligt. Det behöver inte vara chefen som utses att vara ansvarig, men denne ska vara väl förtrogen med introduktionsprogrammet. De medarbetare som kommer att samarbeta med den nyanställde ska ha tillfälle till egen tid med henne eller honom, men det är också viktigt att alla andra medarbetare får tillfälle att träffa den nyanställde. Se till att tillräcklig tid avsätts. Introduktionen måste löpa över minst två veckor för att den nyanställde ska komma in i arbetet och i kollegiet så fort som möjligt. Man bör ändå vara medveten om att det första anställningsåret får ses som introduktionsperiod. Bilaga 10. 16 Uppföljning Rekryteringsprocessen kan inte anses avslutad förrän den sextonde fasen om uppföljning är genomförd. Chefen genomför uppföljningssamtal efter ca två månader, för att se efter att allt fungerar som det var tänkt och för att ta reda på om introduktionsprogrammet var väl genomarbetat. 22

För att både arbetsgivare och arbetstagare ska få reda på om anställningsförfarandet och introduktionen förlöpt på önskvärt sätt, ska chefen efter ca två månader ha ett första medarbetarsamtal för att återkoppla vad som ägt rum sedan den nye medarbetaren tillträdde, om allt avlöpt till belåtenhet för båda parter eller om det finns synpunkter. Genom uppföljningen kan man förbättras som rekryterare och den anställde har större möjligheter att känna sig utvald för den nya befattningen. Dessa 16 punkter visar hur en genomtänkt rekrytering bör gestalta sig och flera av punkterna måste naturligtvis förberedas samtidigt. Det finns inga garantier för att resultatet utfaller till allas belåtenhet, men möjligheten att lyckas är större än att misslyckas och det tjänar alla parter på, både mänskligt och ekonomiskt. 23

Bilaga 1 Denna bilaga kan utgöra underlag för att göra bedömningar av vilka faser som är nödvändiga för olika typer av befattningar. Kryssa i tillämplig ruta inför rekryteringen. Rekryteringens faser för olika befattningar (inklusive vikariat) Annan chef Kyrkoherde Komminister Diakon Musiker/ Förskollärare Övriga Behov fastställs/ behovsanalys Kravanalys Hinder Marknader/ annons Behörighet Ansökan/ bekräftelse Urval/tester Intervju/ information Referenser MBL Beslut Anställningsvillkor Anställningsinformation/bevis Avslut Introduktion Uppföljning 24

Exempel på kravanalys Bilaga 2 Beskrivning av arbetsinnehåll: organisatorisk inplacering huvudsakliga och viktigaste arbetsuppgifter arbetsformer kontakter (innehåller tjänsten många externa och interna kontakter?) personalansvar/resursansvar arbetsmiljö - delegation, ansvar, befogenheter förväntade förändringar (hur ser framtiden ut på arbetsplatsen/tjänsten?) lönesättning/och lönenivåer. Krav på befattningshavaren: eventuellt medlemskap i Svenska kyrkan utbildning - önskvärda teoretiska kunskaper yrkeserfarenhet förmåga att uttrycka sig i tal och skrift ledaregenskaper samarbetsförmåga mognad/ålder flexibilitet analysförmåga körkort. Det är upp till arbetsgivaren att avgöra vad som ska betonas i merithänseende. 25

Bilaga 3 Exempel på två annonser gällande kyrkotillhörighet Ur skriften Anställning och krav på medlemskap i Svenska kyrkan Bibliotekarie/kulturhandläggare 100 % Tjänsten är till 50 % en bibliotekarietjänst med tillsvidareanställning. Resterande 50 % är ett utvecklingsprojekt på tre år med koncentration på kulturfrågor och programverksamhet i pastoratets fyra församlingar. Vi vill: att du utvecklar samarbetet med kulturnämnd, kulturförvaltning och lokala kulturutövare att du med övriga medarbetare söker olika uttrycksformer för den kristna tron och de existentiella frågorna i såväl kyrkorum som andra lokaler att du tillsammans med kyrkoherden samordnar och utvecklar församlingarnas programverksamheter att du är villig att ta på dig en rådgivande funktion när det gäller utvecklingen av våra värdefulla kyrkliga miljöer. Vi söker dig som: är utbildad bibliotekarie med några års yrkeserfarenhet har någon form av specialisering inom kulturområdet har lätt för att samarbeta åt många håll samtidigt tillhör Svenska kyrkan och delar dess grundläggande värderingar gärna vill utveckla såväl församlingarnas arbete som din egen kompetens. Kommentar: Tydlig och genomtänkt annons. 26

Kyrkokamrer Vår nuvarande kyrkokamrer kommer successivt att minska sin arbetstid fram till pensioneringen år 2009. Tjänsten är underställd kyrkonämnden. Huvudsakliga arbetsuppgifter: ekonomisk förvaltning, budget, bokslut, redovisning och medelsförvaltning sekreterare och föredragande i kyrkofullmäktige. verkställighet av fattade beslut ansvara för personaladministration och lönehantering arbetsledare för kanslipersonal och personal för kyrkogårdar och fastigheter. Kvalifikationer: Ekonomisk och administrativ högskoleutbildning. Praktisk erfarenhet av liknande verksamhet är en merit. Vi söker en kyrkokamrer som har lätt för att samarbeta med förtroendevalda och anställda. Vi fäster stor vikt vid personlig lämplighet och förutsätter att du är medlem i Svenska kyrkan. Kommentar: Medlemskapet saknar koppling till arbetsuppgifterna som presenteras här. 27

Bilaga 4 Kyrkbyns församling 2009-03-01 Angående tjänsten som kanslist i Svensby församling Vi tackar för att du har sökt tjänsten hos oss. Vi kommer att påbörja behandlingen av ansökningarna under vecka 17, 24 28 april. Vi återkommer med närmare besked så snart vi har möjlighet. Vänligen Miroslav Svensson Rekryteringsansvarig 28

Intervjumall Bilaga 5 1. Hälsa välkommen och ge en kort presentation av deltagarna 2. Kort om församlingen/samfälligheten organisation geografi inriktning på verksamhet (enligt Församlingsinstruktionen) vad som gör församlingen/samfälligheten speciell. 3. Intervjufrågor Kom ihåg: avbryt inte raka och öppna frågor inga ledande frågor inget förhör låt tystnaden (pauser) föra samtalet vidare inga egna värderingar. a) Berätta om din bakgrund med utbildning och arbete idag: vad som påverkat valen utbildning (inriktning, motiv) arbeten (arbetsuppgifter, trivsel, avslut, annat) eventuell kunskap om Svenska kyrkan. b) Nuvarande sysselsättning: vad gör du nu? Har du anställning/är du arbetslös eller är du egen företagare? hur trivs du i din nuvarande situation? söker du flera arbeten? beskriv en situation som gör dig glad/ledsen/arg/stressad. 29

c) Det sökta arbetet (alternativa frågor): varför söker du detta arbete? kan du något om Svensby församling/samfällighet? säg något om att arbeta med (gudstjänster, barn och ungdomar, blomsterdekorationer ) vad vill du uträtta som? vilka är dina personliga mål? hur vill du bli ihågkommen? vad anser du att du har uträttat som? vad vill du tillföra? d) Personen: hur gör du arbetet roligt? vad tycker du om planering? hur ser en idealisk arbetsvecka ut? beskriv en stressituation hur gjorde du vad tycker du om förändringar? hur reagerar du på kritik? vad gör dig kritisk mot andra? beskriv en bra chef/medarbetare beskriv dig själv beskriv en konfliktsituation vad gjorde du då? beskriv resultatet vad skulle du vilja bli bättre på? vad gör dig glad? vad gör dig ledsen? beskriv din största framgång beskriv en motgång vilken är din syn på självständigt arbete och samarbete? Kringfrågor: bostad familj 30

tillgång till bil fritidsintressen framtidsplaner hälsotillstånd kyrkotillhörighet datorvana. 4. Avslutning Tillträdesdatum referenser lön tala om hur och när återkoppling sker. 31

Bilaga 6 Faktorer som påverkar oss när vi ska bedöma andra: utseende klädsel ansiktsuttryck sätt att röra sig i gester, etc. sätt att tala våra tidigare känslor våra tidigare uppfattningar och uppgifter om personen betydelsen och värdet av personens handlingar vår uppfattning om människan som helhet hur vi uppfattar oss själva vår uppfattning om personens personlighet känslor för personen vår uppfattning av orsakerna till, avsikten med och det berättigade i personens handlande. 32

Referensguide Bilaga 7 Befattning Akt Arbetsplats/enhet Datum för referenstagande Sökandes namn Referent Telefon Telefon Referentens förhållande till sökande Arbetsplats Befattning Exempel på frågeområden 1. Anställningstid total tid; uppehåll 2. Arbetsuppgifter ansvar befogenheter arbetsgruppens storlek och sammansättning 3. Avgångsorsak 4. Arbetskapacitet initiativtagande strategisk empatisk flexibel 5. Noggrannhet 6. Arbetskunskaper (Arbetslivserfarenhet) 33

7. Kompetenser idérik yrkeskompetens kompetensutveckling 8. Ansvar 9. Omdöme 10. Lojalitet 11. Ledarförmåga leda och stimulera andra planera och organisera eget och andras arbete 12. Frånvaro frekvens mönster punktlig 13. Samarbetsförmåga förhållande till medarbetare förhållande till över-/underordnade 14. Styrkor och förbättringsområden 15. Intressen utanför arbetet 16. Lämplig för återanställning 34

Bilaga 8 Arbetsgivare Organisationsnummer Postadress Telefonnummer PERSONUPPGIFTER Förnamn och efternamn Bilaga 8 Anställningsbevis Anställningsinformation enligt 6 c LAS Personnummer Postutdelningsadress Postnummer och -ort E-postadress Telefonnummer bostaden Mobiltelefonnummer BEFATTNING OCH ARBETSPLATS Befattning BSF-kod Huvudsaklig arbetsplats Kort beskrivning av arbetstagares arbetsuppgifter. Alternativt kan befattningsbeskrivning bifogas ANSTÄLLNINGSFORM Tidsbegränsad anställning *) Tills vidare från och med fr o m dock längst t o m *) Under anställningen gäller reglerna i GRUND FÖR TIDSBEGRÄNSAD ANSTÄLLNING 7 LAS *) Allmän visstidsanställning Säsongsanställning Arbete efter ålderspension Kyrkomusiker utan föreskriven utbildning *) Kyrkomusiker med lägre sysselsättningsgrad än 40 % Pastorsadjunkt, praktik/utbildningsbefattning *) Provanställning av förskollärare och kyrkomusiker **) Vikariat för som är ledig pga Studier Semester Sjukdom Föräldraledighet Civil- och värnplikt Annan orsak, nämligen: Provanställning (efter förhandling enligt 11 MBL) under tiden *) Särskilda bestämmelser till Kyrkans AB **) Protokollsanteckningar till Kyrkans avtal respektive särskilda bestämmelser till Kyrkans AB för kyrkomusiker ANSTÄLLNINGSVILLKOR Kollektivavtal: Kyrkans avtal / Kyrkans AB Heltidslön per månad (gäller års löneläge) kronor Timlön kronor Semesterersättning tillkommer med Eventuellt tillägg för oreglerad arbetstid kr/månad Andra förmåner / övriga villkor kr/timme ÖVRIGT För befattningen krävs tillhörighet i Svenska kyrkan Anteckningar: UNDERSKRIFTER Datum Namnteckning arbetsgivarens representant Antal betalda semesterdagar enligt 27 Kyrkans AB Uppsägningstid för arbetstagare med anställning tills vidare enligt 33 Kyrkans AB och Omställningsavtalet Sysselsättningsgrad procent av heltid Arbetstid per dag Arbetstid per vecka Annan arbetstidsberäkning Reglerad arbetstid Skyldighet att bo i tjänstebostad Datum Namnteckning arbetstagare Oreglerad arbetstid Namnförtydligande Namnförtydligande 29 35

Bilaga 9 Kyrkbyns församling 2009-05-05 Vi har nu tillsatt tjänsten, som kanslist, som du sökt hos oss. Tack för det intresse du visat vår församling/samfällighet genom din ansökan. Med vänlig hälsning Miroslav Svensson Rekryteringsansvarig 36

Före den nyanställdes första arbetsdag Bilaga 10 Ansvarig Arbetsrummet är städat och i ordning På rummet ska finnas: anteckningsblock penna/or info om samfälligheten/församlingen lista över medarbetarna (telefonlista) ev. litteratur Dator: rensa datorn från gamla dokument mailkonto lösenord etc. intranät internetanslutning skrivaranslutning gemensam mapp Postfack ställs i ordning Se till att telefonen fungerar och uppdatera telefonlistan Se till att det finns en blomma på rummet vid ankomst Gå igenom introduktionsprogrammet med ansvariga (NN) (NN) (dataansvarig) (vaktmästeri/kansli) (växel) (NN) (chef/arbetsledare) 37

Introduktionsprogram för den nyanställde Gäller 2009-08-04 t.o.m. 2009-08-15 Datum Aktivitet Ansvarig Anmärkning m.m. Dag 1 Ankommer 09.00 chef/arbetsledare visa runt i lokalerna presentera medarbetare Fm samtal chef/arbetsledare arbetsuppgifter introduktionsprogram nyckel, ev stämpelkort Lunch med arbetslaget chef/arbetsledare 13.00 samtal handledare/medarbetare arbetsuppgifter Dag 2 09.00 samtal dataansvarig/växel dator, mail, växel, telefon Em tillsammans med handledare/medarbetare Dag 3 tillsammans med handledare/medarbetare Dag 4 09.00 Samtal kamrer/löneass. sjuk- och friskanmälan, arbetstider, semester, komp, tidrapportering, mobil, material m.m. Em tillsammans med handledare/medarbetare Dag 5 Fm tillsammans med handledare/medarbetare 13.00 samtal skyddsombud arbetsmiljöpolicy, risker, personlig skyddsutrustning, nödutgångar, omklädningsrum, brandredskap m.m. Dag 6 09.00 samtal övriga medarbetare församlingsverksamheten 13.00 samtal övriga medarbetare vaktmästeriet Dag 7 Eget arbete handledare/medarbetare Dag 8 09.00 samtal övriga medarbetare barnverksamheten Em eget arbete handledare/medarbetare Dag 9 09.00 samtal övriga medarbetare diakonala verksamheten Em eget arbete handledare/medarbetare Dag 10 09.00 frågor och svar arbetslaget Em eget arbete handledare/medarbetare Efter ungefär två månader är det lämpligt att chef/arbetsledare har ett uppföljningssamtal och tillsammans med den nyanställde utvärderar introduktionen för att rätta till sådant som hade kunnat göras bättre. 38

Svenska kyrkans arbetsgivarorgansiation Box 4312, 102 67 Stockholm arbetsgivare@svenskakyrkan.se