Gemensam överförmyndarnämnd

Kallelse till Gemensam överförmyndarnämnd 2019-09-25 Kl. 08:30 Överförmyndarnämndens kansli, Österängsskolan

KALLELSE Datum 2019-09-20 Sida 2(3) Gemensam överförmyndarnämnd Ledamöter Ersättare Nils Hultin, C, ordförande Erik Danielsson, C Anna-Carin Hammarberg, M, vice ordförande Jean Luc Kabisa, S Johnny Holmfors, M Jessica Rundberg, S Maj Söderström, S Mattias Ekstrand, S

KALLELSE Sida 3(3) Datum 2019-09-20 Ärende Budgetuppföljning, delårsbokslut och prognos för gemensamma överförmyndarnämnden 2019 Dnr 00011-2019 Verksamhetsplan 2020 för gemensamma överförmyndarnämnden Dnr 00015-2019 Dataskyddsombud för gemensamma överförmyndarnämnden Dnr 00013-2019 Arvodesriktlinjer för gemensamma överförmyndarnämnden avseende EKB (Lagen om ensamkommande barn) Dnr 00016-2019 Delegationsärenden Dnr 00003-2019 Meddelanden Dnr 00004-2019 Informations- och överläggningsärenden Dnr 00002-2019 Nils Hultin Ordförande Alexandra Karlsson Nämndsekreterare

Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-09-11 Sida 1(3) Diarienummer GON 00011-2019 Förslag till beslut - Delårsrapport Tertial 2 2019 Sammanfattning av ärendet Överförmyndarkansliet har upprättat budgetuppföljning per 31 augusti 2019 och prognos för helår 2019 avseende gemensamma överförmyndarnämndens budget. Förvaltningens förslag till beslut 1. Gemensamma överförmyndarnämnden godkänner upprättad budgetuppföljning för perioden 2019-08-31. 2. Gemensamma överförmyndarnämndens budgetuppföljning 2019-08-31 överlämnas till kommunfullmäktige. Underlag för beslut Överförmyndarkansliets förslag till beslut 2019-09-11 Överförmyndarnämndens budgetuppföljning per 31 augusti 2019 Bakgrund Överförmyndarkansliet har upprättat budgetuppföljning per 31 augusti 2019 och prognos helår 2019 avseende gemensamma överförmyndarnämndens budget. Gemensamma överförmyndarnämndens kansli handlägger enbart ärenden av lagstadgad art och styrs av föräldrabalken. Det finns inga möjligheter att underlåta handläggning, eftersom detta medför kritik från Länsstyrelsen samt JO-anmälningar avseende utebliven eller långsam handläggning. 1/1 2019 bildades en gemensam överförmyndarnämnd tillsammans med Åres och Krokoms kommuner. Kansliet har arbetat med att sammanföra de resurser och akter som ingår i de tre kommunernas överförmyndarverksamhet. Syftet är bl a att minska sårbarheten och öka

Datum 2019-09-11 Sida 2(3) rättssäkerheten, samt hitta samordningsvinster. Över hela landet bildas gemensamma överförmyndarnämnder/-förvaltningar. Den faktiska hopslagningen av kansliet, där Östersunds kommun är värdkommun, trädde i kraft 1 juli 2019 och parallellt med detta byttes verksamhetssystemet ut. Det nya systemet kommer att ha relativt lång inkörningsperiod eftersom det ersätter ett system med många år på nacken, men är förutsättningen för det platsoberoende arbetssätt som påbörjats och ska även möjliggöra digital redovisning för de ställföreträdare som så önskar. Hopslagningen och förändringen i verksamheten har medfört ett utökat behov av förstärkning medelst timvikarier och viss vidareutbildning för personalen. Vissa av nämndens nya ledamöter har deltagit i SKL:s utbildning avsedd för nya politiker/tjänstemän i samband med ny mandatperiod. Ytterligare brandsäkra aktskåp har inköpts för att kunna förvara Åres och Krokoms akter. Problem med datorer och nätverksuppkopplingar har påverkat och försenat införandet av det nya systemet och verksamheten har ännu inte uppnått önskad effektivitet och funktionalitet. Överförmyndarkansliets konsekvensbedömning I samband med hopslagningen av kanslifunktionen för tre kommuner och den planerade digitaliseringen kan vissa oförutsedda kostnader bli konsekvensen under 2019. Budgeten för 2019 var endast avsedd för ordinarie verksamhet och inte den nya nämnden eller det extra arbete som en organisationsförändring medför. Beslutet skickas till Krokoms kommun Åre kommun Kommunkansliet Östersunds kommun Redovisningschef Ella Sandström Maria Hagnestad, kommunledningsförvaltningen

Datum 2019-09-11 Sida 3(3) Underskrifter Åsa Pettersson Överförmyndarchef

Delårsrapport Tertial 2 2019 Överförmyndarnämnden 1 (11)

1 Nämndens/Styrelsens uppföljning till fullmäktige 1.1 Måluppfyllelse och bidrag till Kommunövergripande mål Anvisning (Texten till nedanstående "Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål" och "Kommentar till mål och måluppfyllelse" kommer från de kommentarer som skrivits direkt mot de olika målen) När det gäller "Beskrivning..." så ska det här beskrivas vad nämnden konkret har gjort för att bidra till att de kommunövergripande målen uppnås. Fokus i avsnittet "Kommentar..." är måluppfyllelse av nämndens mål. Har nämnden uppfyllt målen eller inte? Om inte kort beskrivning av orsaken till detta. Färgsättning av nämndsmålen ska utgå ifrån faktiskt läge. I huvudsak används färgerna grönt eller rött och endast i undantagsfall gult. För de kommunövergripande mål som inte har något nämndsmål - så har förvaltningen tidigare sagt att de ändå kan bidra till det kommunövergripande målet. 1.1.1 Demokratisk hållbarhet Anvisning Några generella skrivregler för uppföljningen: Skriv inte ord som vi, vår och man utan använd istället t ex kommunen, nämnden, förvaltningen eller enheten. Undvik förkortningar (om de inte är vedertagna). Nämnder, förvaltningar och enheter skrivs t ex alltid ut i sin helhet. Skriv utförligt men ändå kortfattat och tänk på att hålla texten på en nivå som är lättläst och tilltalar läsaren. Avrunda siffror då det underlättar för läsaren. Skriv 0,4 mnkr (med en decimal) i stället för 390 000 kr och skriv drygt 8 000 st i stället för 8 046 st. Har ni mycket siffror i texten så skapa hellre än tabell. Kommunövergripande mål 1. Valdeltagandet i EUvalet 2019 ska öka och tillhöra det övre skiktet i kommungruppen. Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Information på hemsidan samt via mail till de ställföreträdare som lämnat giltig e-postadress. Även muntlig information i samband med telefonkontakter. Nämndsmål Information till ställföreträdare om huvudmännens rätt att delta i EU-valet Kommentar till mål och måluppfyllelse Information på hemsidan och via mail till de ställföreträdare som lämnat giltig e-postadress. 1.1.2 Social hållbarhet Kommunövergripande mål 9. Medborgarnas upplevelse av trygghet ska öka och överstiga genomsnitt i riket år 2020. Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Akuta ärenden hanteras med prioritet för att säkerställa att den som behöver en ställföreträdare ska få en sådan så snart som möjligt och minimera risken för rättsförlust. Nämndsmål Antal klagomål på tillgängligheten ska minska från året innan Kommentar till mål och måluppfyllelse Nämnden bedömer att målet kommer att uppnås. 2 (11)

Kommunövergripande mål 11. Kommunen skapar förutsättningar för ett Östersund som är inkluderande och där alla känner sig välkomna och behandlas lika. Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Stor vikt läggs vid att bemöta såväl huvudmän som ställföreträdare och anhöriga på ett bra sätt. Varje verksamhetsprocess kartläggs för att säkerställa likabehandlingsprincipen. Nämndsmål Handläggningsprocessen är rättssäker, tydlig och effektiv Kommentar till mål och måluppfyllelse Under 2019 har processen som avser granskning och tillsyn av ställföreträdares redovisning har identifierats och fastställts vad gäller tidsintervall, vilket medfört att påminnelser och viten har gått ut i god tid inför sommaren, vilket i sin tur har medfört att fler årsredovisningar inkommit för granskning. Ställföreträdare som haft svårt att redovisa har fått hjälp och där det framkommit att ställföreträdaren är olämplig har denne bytts ut. Detta har inneburit att en av myndighetens viktigare processer säkerställts. Arbete fortgår med övriga handläggningsprocesser. 1.1.3 Ekologisk hållbarhet Kommunövergripande mål 12. De fossila koldioxidutsläppen ska minska med 100 % till 2030 13. Energiförbrukningen ska minska med 20 % till 2030 jämfört 2010. 16. Kommunen skapar förutsättningar för ett Östersund som är ekologiskt hållbart. Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Överförmyndarkansliet är sällan på resande fot, men vid alla eventuella utbildningar eller studiebesök används i första hand tåg. Då bedömningen gjorts att tågresa varit alltför tidsödande eller besvärlig har flyg valts. Dock har diskussion föregåtts innan. Videokonferenser och skypemöten används varje vecka för att minimera resandet, och fr o m 1 juli finns det en utökad möjlighet att arbeta platsoberoende kan påverka resor till och från arbetet. Överförmyndarkansliet har inga möjligheter att påverka energiförbrukningen. Datorer stängs av manuellt och belysningen via automatik. Överförmyndaren har bytt verksamhetssystem och skannar numera in alla handlingar. I framtiden bör detta underlätta övergången till e-arkiv och när lagen så tillåter, minska antalet pappersdokument. Nämndsmål Minskad användning av papper Kommentar till mål och måluppfyllelse Arbetet med att kunna ta emot digitala handlingar pågår. Ett problem är att lagen kräver att ÖF ska spara handlingar i pappersform, vilket medför att även digitialt inlämnade handlingar ska sparas i pappersakter. 1.1.4 Ekonomisk hållbarhet Kommunövergripande mål Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Nämndsmål Kommentar till mål och måluppfyllelse 3 (11)

Kommunövergripande mål 21. Kommunen har god finansiell hushållning Beskrivning av insatser mot kommunövergripande mål Att fördelningen av vem som ska betala arvodet för ställföreträdare blir rätt är viktigt för såväl den enskilde huvudmannen som för kommunen. Genom lagefterlevnad och tydliga riktlinjer framgår vem som ska betala och hur mycket som ska betalas ut i arvode. Kommunala medel ska inte användas till arvoden om det inte finns lagstöd för detta. Nämndsmål Säkerställa att fördelning av kostnader för arvoden mellan huvudmän och kommun sker enligt föräldrabalken Kommentar till mål och måluppfyllelse Väldigt få överklaganden av arvoden har kommit in. De som kommit in har skickats vidare till tingsrätten för bedömning, och i dagsläget har fem arvodesbeslut ogillats av tingsrätten. Främst vad avser arvodesbeslut för huvudmän som har ställföreträdare kopplade till en extern uppdragstagare. 1.2 Verksamhetsutveckling - kvalitet och effektivitet Anvisning Beskriv nämndens arbete med verksamhetsutveckling för att skapa bättre kvalitet och högre effektivitet (skrivs som fritext genom att trycka på pennan till höger om rubriken). Fokus för avsnittet är vad som gjorts under åter men även vad som planeras för framtiden kan kort anges. Händelser av större karaktär eller exempelvis yttre faktorer som påverkat nämnden ska också beskrivas här. I viss mån kan det sammanfalla med information under avsnittet måluppfyllelse ovan och ska då inte upprepas (mer än nödvändigt för att skapa en helhet). Fokus för texten är fullmäktige - bör därför hållas relativt kort och tydlig. Vill ni beskriva mer utförligt så kan ni göra det under avsnittet "Nämndsspecifik uppföljning" nedan. Östersunds kommun bildade gemensam överförmyndarnämnd med Åre och Krokoms kommuner 1 januari 2019. Under 2019 sker arbetet med att sammanfoga tre kommuners överförmyndarverksamhet till en, där Östersunds kommun står för värdskapet. En stor utmaning för T2 har varit att slå ihop de tre kommunernas kanslifunktioner vad avser ÖF och även bytet av verksamhetssystem, vilket skedde parallellt under juni månad. Alla akter har flyttats till Östersundskontoret, och de handläggare som arbetar i Krokoms/Åre kommuner har möjlighet att arbeta arbetsplatsoberoende. Problem från kommunens sida vad gäller IT-funktioner har dock medfört en betydligt lägre effektivitet under sommaren och tidiga hösten än förhoppningen var. Verksamhetssystemet innebär även möjlighet till ett ändrat arbetssätt som kan säkerställa att handläggningen blir utförd även om någon är sjuk eller har semester. Samtliga akter från Åre och Krokom har skannats in och arbetet med att skanna Östersunds akter har påbörjats. Överförmyndarkansliets största utmaning är rekrytering av ställföreträdare.fler ställföreträdare, fler utbildningstillfällen och hårdare kontroll krävs för att minska antalet ej lämpliga ställföreträdare. En plan för detta ska tas fram under hösten/vintern. Övermyndarnämnden var under lång tid underbemannad med långa handläggningstider som följd. Utökningen av ram 2018 medgav en utökning av handläggare och fokus har därefter legat på att granskningar av årsredovisningar och beslut om arvode sker inom den tidsram som anges i förvaltningslagen och som tidigare påtalats av såväl JO som länsstyrelsen. Kansliet har under året satsat på utbildningar inom granskningsområdet vilket har gett resultat i form av högre kvalitet på inlämnade årsräkningar och en snabbare granskningsprocess. Att handlägga inkomna årsredovisningar snabbare än tidigare år tycks ha medfört att fler ställföreträdare är nöjda med handläggningen och kan tänka sig att ta på sig flera uppdrag, och verkar ha gett mer positiva signaler om överförmyndarnämndens verksamhet till allmänheten. 4 (11)

1.2.1 Kvalitetsindikatorer till fullmäktige Anvisning Här ska redovisning av de kvalitetsindikatorer som fanns med i budget till fullmäktige redovisas med kommentarer. Utseende på diagram ska här i möjligaste mån följa kommunens diagramstandard (för mål- och styrkedjan). Indikatorer Antal överklaganden under året som fått bifall i tingsrätten Antal arvodesbeslut under året Kommentar Överklaganden till tingsrätten beror oftast på att en ställföreträdare eller huvudman är missnöjda med arvodets storlek eller vem som ska betala detta. I vissa fall är tingsrätten den enda instans som kan rätta ett felaktigt beslut.. Rapporteras vid årsbokslut. Exklusive arvodesbeslut enligt Lagen om ensamkommande barn. Andel inkomna godkända årsräkningar per första mars som är arvoderade sista juni Andel granskade och arvoderade årsräkningar per sista september En stor ökning av andelen granskade och arvoderade årsräkningar inför sista juni har medfört minskade klagomål och en ökad nöjdhet hos ställföreträdarna. Målet att samtliga kompletta årsräkningar inlämnade före 1 mars ska vara granskade kan vara möjligt att uppnå nästa år, detta pga en satsning på utbildning och ett påbörjat arbete med digital redovisning. Rapporteras vid årsbokslut. Målvärdet på 95 % bedöms uppfyllas. 5 (11)

Indikatorer Antal beslutade rutiner under året Kommentar Rapporteras vid årsbokslut. Totalt antal händelser/aktiviteter i ärenden Rapporteras vid årsbokslut. Mängden händelser under 2016-2017 ökade på grund av antalet ensamkommande barn. Totalt antal pågående ärenden Rapporteras vid årsbokslut 1.3 Driftredovisning Anvisning Här skrivs kommentarer till det ekonomiska utfallet för driftsredovisningen. Eventuella över- och underskott ska förklaras. Om utfall visar på underskott jämfört budget ska åtgärder som kommer att vidtas under året för att komma till rätta med detta beskrivas. Nämnden har granskat och arvoderat inkomna årsredovisningar för i stort sett samtliga årsräkningar avseende 2018 vilket medfört att kostnaderna för arvoden och löner är högre per tertial 2 jämfört med föregående år. Årshyran höjdes första januari 2019 från 200 000 kr till 600 000 kr vilket prognosen tagit hänsyn till. Prognosticerat resultat för överförmyndarnämnden är 300 000 kr i överskott. Vid resultatfördelning mellan samarbetskommunerna kommer hänsyn, i enlighet med avtal, att tas till avsatta medel samt utfall vad gäller nämnd- och arvodeskostnader. Prognos kostnader per helår Åre (exklusive nämnd och arvoden): 1 100 000 kr Prognos kostnader per helår Krokom (exklusive nämnd och arvoden): 1 400 000 kr Driftsredovisning, Mnkr Anvisning Fyll i siffror alternativt kopiera in från Excelfil förutsatt att den ser likadan ut som nedanstående tabell. Budget 2019 Utfall 2019-08-31 Prognos 2019 Utfall 2018-08-31 Utfall 2018 Intäkter 2,70 0,70 2,70 0,30 0,40 6 (11)

Budget 2019 Utfall 2019-08-31 Prognos 2019 Utfall 2018-08-31 Utfall 2018 Kostnader 16,14 10,5 16,14 7,40 11,60 Kommunbidrag och tilläggsanslag 13,74 9,20 13,74 8,50 12,80 Resultat 0,30-0,60 0,30 1,40 1,6 1.4 Underskrifter Underskrifter Nils Hultin Ordförande Åsa Pettersson Förvaltningschef 7 (11)

2 Nämndsspecifik uppföljning Anvisning Här kan ni skriva en mer utförlig beskrivning av arbetet med kvalitet och effektivitet. Målgrupp är respektive nämnd/styrelse - där nivån på informationen kan vara mer utförlig än till fullmäktige. Planering av förbättringar och kvalitetshöjning görs av kansliet gemensamt och omfattar den gemensamma nämndens hela verksamhetsområde. Samma gäller utbud av utbildningar och hantering av årsräkningar. Indikatorer i rapporten grundar sig enbart på Östersunds kommuns ärenden. Under våren har nämnden fokuserat på att förbättra handläggningstiden vad gäller granskning av årsredovisningar. Planen för hösten är att göra satsningar på rekrytering och utbildning av ställföreträdare samt att erbjuda möjligheten för de ställföreträdare som vill att redovisa digitalt. Arbetet med att ta fram dokument och riktlinjer som ska anpassas till en gemensam nämnd pågår fortlöpande. 2.1 Nämndsspecifika mål Nämndsmål Alla kompletta årsräkningar inlämnade före 1 mars ska vara granskade och arvoderade senast 30 juni. Alla årsräkningar ska vara granskade och arvoderade sista september Fortsatt dokumentation av rutiner Kommentar till mål och måluppfyllelse Målet uppfylldes inte då andelen granskade och arvoderade var 95 %. Anledningen till detta var att verksamhetssystemet byttes ut under juni månad. Följs upp vid årsbokslut. Målet kommer troligen att uppfyllas. Arbetet pågår löpande. 2.2 Nämndsspecifik redovisning och kvalitetsindikatorer Indikatorer Antal överklaganden under året som fått bifall i tingsrätten Antal arvodesbeslut under året Kommentar Överklaganden till tingsrätten beror oftast på att en ställföreträdare eller huvudman är missnöjda med arvodets storlek eller vem som ska betala detta. I vissa fall är tingsrätten den enda instans som kan rätta ett felaktigt beslut.. Rapporteras vid årsbokslut. Exklusive arvodesbeslut enligt Lagen om ensamkommande barn. 8 (11)

Indikatorer Antal inkomna godkända årsräkningar per första mars Kommentar En viss ökning har skett men troligen finns det en del ställföreträdare som väntar, eftersom man utgår från att handläggningen ska ta lika lång tid som tidigare år. Andel årsräkningar inkomna per första mars som är granskade sista april En gemensam insats och omfördelning av resurser har medfört ett bra resultat! Andel årsräkningar inkomna per första mars som är granskade sista juni Andel inkomna godkända årsräkningar per första mars som är arvoderade sista april En stor satsning har gjorts på att utbilda och informera ställföreträdare samt att granska inlämnade redovisningar i snabbare takt, bl a med hjälp av timanställd personal. Enligt förvaltningslagen ska detta göras inom 6 månader. 97% av komplett ifyllda årsräkningar inlämnade 1 mars har granskats före sista juni. 72 % av andel inkomna godkända årsräkningar per första mars var arvoderade sista april vilket kan jämföras med 18 % 2018 och 11,5 % 2017. Andel inkomna godkända årsräkningar per första mars som är arvoderade sista juni En stor ökning av andelen granskade och arvoderade årsräkningar inför sista juni har medfört minskade klagomål och en ökad nöjdhet hos ställföreträdarna. Målet att samtliga kompletta årsräkningar inlämnade före 1 mars ska vara granskade kan vara möjligt att uppnå nästa år, detta pga en satsning på utbildning och ett påbörjat arbete med digital redovisning. 9 (11)

Indikatorer Andel granskade och arvoderade årsräkningar per sista september Kommentar Rapporteras vid årsbokslut. Målvärdet på 95 % bedöms uppfyllas. Antal beslutade rutiner under året Rapporteras vid årsbokslut. Antal nya ärenden Rapporteras vid årsbokslut. Toppen under 2016-2017 beror på antalet ensamkommande barn. Antal avslutade ärenden Rapporteras vid årsbokslut Totalt antal händelser/aktiviteter i ärenden Rapporteras vid årsbokslut. Mängden händelser under 2016-2017 ökade på grund av antalet ensamkommande barn. Antal granskade redovisningshandlingar Rapporteras vid årsbokslut I redovisningshanadlingar ingår: tillgångsförteckningar, årsredovisningar och slutredovisningar. 10 (11)

Indikatorer Totalt antal pågående ärenden Kommentar Rapporteras vid årsbokslut 11 (11)

Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-09-18 Sida 1(3) Diarienummer GON 00015-2019 Förslag till beslut - Verksamhetsplan 2020 för gemensamma överförmyndarnämnden Sammanfattning av ärendet Överförmyndarnämndens verksamhetsområde har utökats och förändrats de senaste åren. Anledningarna är flera: ökad invandring, samhällsförändringar i form av bl a utökad IT-användning hos allmänheten (vilket medfört svårigheter för de som inte kan hantera tekniken), det kontant- och bankkontorslösa samhället, svårigheter att rekrytera nya ställföreträdare samtidigt som nya ärenden blir mer och mer komplexa och ställer allt högre krav på såväl ansvariga handläggare som förordnade ställföreträdare. Långsam handläggning föranleder kritik från såväl domstolarna som länsstyrelsen och JO. Parallellt ökar kraven från allmänheten avseende tillgänglighet och e-tjänster. Ett bildande av gemensam nämnd och ett gemensamt kansli för Åre, Krokom och Östersund samt ett byte av verksamhetssystem är ett led i arbetet med att effektivisera och höja rättssäkerheten, vilket bör kunna ge effekt tidigast 2021. Förvaltningens förslag till beslut Gemensamma överförmyndarnämnden föreslår att kommunfullmäktige fastställer verksamhetsplan för gemensamma överförmyndarnämnden år 2020. Underlag för beslut Överförmyndarkansliets förslag till beslut 2019-09-18 Förslag till verksamhetsplan för gemensamma överförmyndarnämnden år 2020. Förslag till konsekvensbeskrivning förslag till effektiviseringar, besparingar och intäktsökningar år 2020.

Datum 2019-09-18 Sida 2(3) Bakgrund Överförmyndarkansliet och tillhörande nämnd har genomgått stora förändringar de senaste åren. Östersund har övergått från att ha haft en politiskt tillsatt tjänsteman, en överförmyndare under många år, till att ha inrättat en nämnd 2015-01-01 och fr o m 2019-01-01 en gemensam nämnd med Åre och Krokom. Parallellt med denna förändring har antalet komplexa ärenden ökat, och svårigheterna att hitta nya ställföreträdare genomsyrar hela verksamheten. Det tar tid att hitta och utbilda nya, tänkbara ställföreträdare, och de nyrekryterade ställföreträdarna ställer krav på verksamheten vad gäller e-tjänster och IT-stöd. En gemensam nämnd/kansli och ett nytt verksamhetssystem bör kunna ge en mer rättssäker handläggning när inkörsperioden avseende organisation och verksamhetssystem är avklarad. Inrättandet av en gemensam nämnd och ett gemensamt kansli har initialt medfört utökat behov av utbildnings- och uppstartskostnader för såväl 2019 som 2020 som inte funnits med i tidigare budget, då denna beslutats före beslut i respektive kommuns KF om en gemensam nämnd. Överförmyndarna genomgår ett paradigmskifte och frågan om kommunernas tillsyn och länsstyrelsens över kommunerna över utsedda ställföreträdare är uppe på regeringsnivå. Problemet med den ålderdomliga lagtexten och organisationen av såväl rekrytering som tillsyn över dagens ställföreträdare är vida känt, och påverkar det dagliga arbetet för kommunens handläggare. Kritik riktas mot långsam handläggning, dåligt IT-stöd, för låg ersättning, tillgänglighet mm. Arbetet på kommunens överförmyndarkansli har tills 2019 sett i princip ut på samma sätt som för 15-20 år sedan. Samma system, ökad mängd papper och med mer krävande anhöriga, huvudmän och ställföreträdare. Förändrade rutiner hos andra myndigheter har medfört ytterligare pappershantering och diarieföring hos överförmyndaren. En satsning på att förenkla och effektivisera måste göras, men detta kräver resurser under ett antal år framåt, både avseende personal och verksamhetssystem. Det system som inköpts under 2019 och tagits i bruk under andra halvan av året bör kunna förenkla och förbättra handläggningen på sikt, samt möjliggöra digitala ansökningar från kommunernas ställföreträdare. Bemanningsnivån avseende tillsvidareanställd personal bedöms idag vara rimlig då det finns tillgång till timanställda vid stor arbetsbelastning främst under granskningsperioden.

Datum 2019-09-18 Sida 3(3) Varje år tillkommer ca 300 akter och lika många avslutas. Det finns stora problem att hitta nya, kompetenta ställföreträdare, och många vill avsluta sina uppdrag eftersom man upplever att kraven på ställföreträdarna från samhället/övriga myndigheter är alltför höga, till för låg ersättning. Att hitta nya är ett tidskrävande arbete, och upplevs som ett problem i många kommuner. En satsning på detta arbete är ett måste under 2020. Beslutet skickas till Åre kommun Krokoms kommun Kommunkansliet Östersunds kommun Budgetchef Christina Westman Maria Hagnestad, kommunledningsförvaltningen Underskrifter Åsa Pettersson Överförmyndarchef

Nämndens verksamhetsplan 2020 Överförmyndarnämnden 1 (5)

1 Nämndens ansvarsområde Överförmyndaren är en kommunal och obligatorisk tillsynsmyndighet vars uppdrag innebär att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare samt kontrollera att de fullgör sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt. Överförmyndarens huvudsakliga uppdrag är att vara en rättsvårdande myndighet i första instans. Överförmyndaren ska via tillsyn skydda underåriga och vuxna som helt eller delvis saknar beslutskompetens, från rättsförluster. Tillsynen sker genom att överförmyndaren kontrollerar att förmyndare, gode män och förvaltare fullgör sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt och handlar på det sätt som bäst gagnar den enskilde. Bl a kontrollerar överförmyndaren hur ställföreträdaren hanterar sin huvudmans tillgångar och om dessa är placerade så tryggt som möjligt och ger skälig avkastning. Den enskildes tillgångar ska i skälig omfattning användas till hans eller hennes nytta. Verksamheten styrs främst av föräldrabalken, förmynderskapsförordningen och lagen om god man för ensamkommande barn och har karaktären av skyddslagstiftning. I överförmyndarens ansvar ingår också att fastställa det arvode som ställföreträdarna har rätt till. Överförmyndarens beslut överklagas hos tingsrätten. Varje år utför länsstyrelsen en granskning av verksamheten. Även JO utövar tillsyn av överförmyndarens verksamhet. Utöver ansvaret att utöva tillsyn ingår även att säkerställa att gode män och förvaltare får den utbildning som behövs, både vad gäller introduktion och fortbildning inom de områden som bedöms vara aktuella och nödvändiga för att utföra ett ställföreträdaruppdrag. 2 Nämndsordförande har ordet... Det stora förändringsarbete som startade 2019 genom sammanslagningen av Åre, Krokom och Östersunds överförmyndarenheter har bland annat inneburit införande av ett modernt ärendehanteringssystem. Ett digitaliserat arbetssätt gagnar samtliga samarbetskommuner då det möjliggör en fortsatt lokal servicenärvaro. En digital mognad hos ställföreträdarna är en förutsättning för att det nya ärendehanteringssystemet skall innebära önskad effektivisering, nämnden ser det därför som viktigt att under 2020 prioritera utbildningsinsatser inom detta. Överförmyndarnämndens myndighetsutövning är komplex och för att säkerställa rättssäkerheten ser nämnden arbetet med att rekrytera ställföreträdare, utveckla enhetliga och gemensamma handläggningsrutiner samt att utföra riktade kontroller som angeläget. 3 Kommunövergripande mål och uppdrag Nämnden ska bidra till måluppfyllelse av kommunfullmäktiges åtta kommunövergripande mål i budget 2020 genom följande uppdrag per mål: 2 (5)

3.1 I Östersunds kommun har vi en tillväxt som är jämställd och ekonomiskt hållbar, där alla känner sig delaktiga 3.1.1 Fullmäktige Uppdrag. Revidera processen för medborgarinflytande (KS) och implementera den i verksamheterna (Alla) 3.2 I Östersunds kommun har vi en trygg och tillgänglig infrastruktur där både stad och landsbygd växer på ett smart och hållbart sätt 3.2.1 Fullmäktige Uppdrag. Öka den kommunala servicenärvaron på serviceorter och servicepunkter 3.3 I Östersunds kommun får medborgarna stöd, vård- och omsorg och lever ett självständigt liv 3.3.1 Fullmäktige Uppdrag. Säkerställ en trygg och effektiv hantering av myndighetsutövningen vid överförmyndaren 3.3.2 Nämnd Uppdrag. Uppdrag att öka medborgarnas kunskap om vad ställföreträdarskap innebär Uppdrag att utbilda ställföreträdare i digitaliserat arbetssätt i Valter redovisningssystem. Uppdrag att utbilda ställföreträdare gällande offentliga stödinsatser. Uppdrag att säkerställa tillgång på ställföreträdare. Uppdrag att utföra riktade och planerade tillsynsbesök. 3.4 I Östersunds kommun bedrivs ett effektivt arbete för minskad miljö- och klimatpåverkan 3.4.1 Fullmäktige Uppdrag. Minska de fossila koldioxidutsläppen Öka materialåtervinning i kommunens organisation 3.5 I Östersund är kommunen en modern och attraktiv arbetsgivare 3.5.1 Fullmäktige Uppdrag. Genomför åtgärder för att minska sjukfrånvaron Genomför insatser för att öka upplevelsen av kommunen som attraktiv arbetsgivare och skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv 3 (5)

4 Nyckeltal Nämnden ska löpande följa upp nedanstående nyckeltal: Kommunövergripande mål Typ Politiska nyckeltal 6. I Östersunds kommun får medborgarna stöd, vård- och omsorg och lever ett självständigt liv Överförmyndare/-nämnd - Ställföreträdaruppdrag där arvode inte tas ut, andel (%) Överförmyndare/-nämnd - Ställföreträdare, antal Kostnad för överförmyndare/-nämnd, kr/ställföreträdarskap Överförmyndare/-nämnd - Ensamkommande barn som har god man, antal/1000 invånare Överförmyndare/-nämnd - Invånare som har förmyndare, antal/1000 invånare Överförmyndare/-nämnd - Invånare som har förvaltare, antal/1000 invånare Överförmyndare/-nämnd - Invånare som har god man, antal/1000 invånare Överförmyndare/-nämnd - Invånare som har ställföreträdarskap, antal/1000 invånare Överförmyndare/-nämnd - Ställföreträdarskap per ställföreträdare, antal Andel granskade och arvoderade årsräkningar per sista september Andel inkomna godkända årsräkningar per första mars som är arvoderade sista juni Andel årsräkningar inkomna per första mars som är granskade sista juni Antal inkomna godkända årsräkningar per första mars 5 Ekonomi 5.1 Driftsredovisning Driftbudget/plan (Mnkr med en decimal) Utfall 2018 Budget 2019 Budget 2020 Taxor och avgifter 0 0 0 0 0 Externa bostads- och lokalhyror 0 0 0 0 0 Statsbidrag 0,2 0 0 0 0 Övriga externa intäkter 0,1 2,70 2,81 2,88 2,95 Interna hyresintäkter 0 0 0 0 0 Övriga interna intäkter 0,1 0 0 0 0 Kommunbidrag 12,8 13,74 13,68 14,00 14,40 SUMMA INTÄKTER 13,2 16,44 16,49 16,88 17,35 Personalkostnader 7,6 8,63 8,93 9,08 9,28 - varav arvoden, uppdragstagare och övriga löner 3,9 4,23 4,34 4,40 4,56 Personalomkostnader (PO-pålägg) 2,5 5,56 5,60 5,81 6,06 Varor 0,2 Köp av verksamhet 1,27 1,27 1,28 1,29 Övriga kostnader 0,6 Lämnade bidrag Hyror, externt Hyror, internt 0,2 0,68 0,69 0,71 0,72 Avskrivningar Internränta Interna köp exklusive hyror 0,6 SUMMA KOSTNADER 11,7 16,14 16,49 16,88 17,35 RESULTAT 1,5 0,30 0,00 0,00 0,00 Plan 2021 Plan 2022 4 (5)

5.2 Effektiviseringar, besparingar och intäktsökningar Effektiviseringar, besparingar och intäktsökningar (mnkr med en decimal) Budget 2020 Effektivisering 0,4 SUMMA EFFEKTIVISERINGAR, BESPARINGAR OCH INTÄKTSÖKNINGAR 5.3 Investeringar (tkr) 5 (5)

Dokumentnamn: Konsekvensbeskrivning förslag till effektiviseringar, besparingar och intäktsökningar år 2020 Sida: 1 (3) Nämnd: Överförmyndarnämnden Datum: 2019-09-19 Konsekvensbeskrivning förslag till effektiviseringar, besparingar och intäktsökningar år 2020 Östersunds kommun står 2020 inför krav på effektiviseringar, besparingar och intäktsökningar. Nedan är nämndens förslag. Summa är i enlighet med rambudget beslutad av kommunfullmäktige 2019-06-20. Sammanställning (mnkr med en decimal) Nr Effektiviseringar Belopp 1 Synergivinst genom sammanslagning av tre nämnder 400 000 Besparingar Intäktsökningar SUMMA TOTALT

Dokumentnamn: Konsekvensbeskrivning förslag till effektiviseringar, besparingar och intäktsökningar år 2020 Sida: 2 (3) Nämnd: Överförmyndarnämnden Datum: 2019-09-19 Specifikation Här nedan specificeras respektive effektivisering, besparing eller intäktsökning mer utförligt med konsekvensbeskrivning. Effektivisering/besparing eller intäktsökning Målgrupp Berörda samarbetspartners Belopp Synergivinst genom sammanslagning 400 000 Beskrivning Överförmyndaren har 2020 fått effektiviseringskrav på 400 000 kr. Sammanslagningen av tre nämnder ger synergivinster som beräknas täcka effektiviseringskravet. Konsekvenser Ett besparingskrav för 2020 kan påverka arbetssituationen negativt med anledning av den stora organisationsförändring och arbetsbörda som sammanslagningen medfört i ett initialt skede. Ett stort arbete med att skanna in handlingar och utveckla ett arbetsplatsoberoende arbetssätt pågår. Stora utbildnings- och informationsinsatser riktade mot samtliga tre kommuners ställföreträdare måste göras för att höja rättssäkerhet och kompetensnivå, och kan i förlängningen kräva en satsning på certifiering av ställföreträdare. Den satsning på utbildning och information till ställföreträdare som är ett lagkrav har eftersatts under ett antal år och arbetet med att ta fram en utbildningsplan har hög prioritet. Det finns förståelse för, och möjlighet till effektiviseringar i verksamheten, men samordning av tre kommuner, byte av verksamhetssystem och arbete med att ta fram gemensamma styrdokument och rutiner bedöms påverka resultatet under 2019 och 2020. Effektivisering/besparing eller intäktsökning Målgrupp Berörda samarbetspartners Belopp Ex nr 2 (med text) Beskrivning Text Konsekvenser Text

Dokumentnamn: Konsekvensbeskrivning förslag till effektiviseringar, besparingar och intäktsökningar år 2020 Sida: 3 (3) Nämnd: Överförmyndarnämnden Datum: 2019-09-19

Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-09-11 Sida 1(2) Diarienummer GON 00013-2019 Förslag till beslut - Dataskyddsombud för gemensamma överförmyndarnämnden Sammanfattning av ärendet Enligt den europeiska dataskyddsförordningen är varje myndighet skyldig att utse ett dataskyddsombud. Ett ombud behöver därför utses. Rollen som personuppgiftsombud som reglerats i Personuppgiftslagen har försvunnit i och med att Personuppgiftslagen upphörde att gälla. Dataskyddsombud för gemensamma nämnden ersätter tidigare utsett dataskyddsombud för den tidigare överförmyndarnämnden i Östersund och Krokom samt överförmyndaren i Åre som upphörde 2019-01-01. Nuvarande dataskyddsombud Per Wester avslutar sin anställning 2019-10- 31. Förvaltningens förslag till beslut Elin Forsgren utses till dataskyddsombud för gemensamma överförmyndarnämnden fr o m 2019-10-14. Underlag för beslut Överförmyndarkansliets förslag till beslut 2019-09-11. Bakgrund Den 25 maj 2018 trädde den europeiska dataskyddsförordningen ikraft. Samtidigt upphörde Personuppgiftslagen (PuL) att gälla. Den europeiska dataskyddsförordningen har till syfte att säkerställa ett tillräckligt skydd för de registrerades rättigheter och friheter. Den europeiska dataskyddsförordningen har stora likheter med personuppgiftslagen men innebär också en skärpning av reglerna för hantering av personuppgifter. I den europeiska dataskyddsförordningen finns ett krav på att alla myndigheter ska utse ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet är en ny roll som introduceras. Även om det finns likheter med rollen som personuppgiftsombud är det inte att betrakta som samma roll.

Datum 2019-09-11 Sida 2(2) Dataskyddsombudets uppgifter är enligt artikel 39 i den europeiska dataskyddsförordningen minst att: - Att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet och de anställda - Att övervaka efterlevnaden av den europeiska dataskyddsförordningen, och andra dataskyddsbestämmelser - Att på begäran ge råd vad gäller konsekvensbedömningen avseende dataskydd och övervaka genomförandet av den - Att samarbeta med tillsynsmyndigheten. - Att fungera som kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten Beslutet skickas till Elin Forsgren Åre kommun Krokoms kommun Kommunkansliet Östersunds kommun Underskrifter Åsa Pettersson Överförmyndarchef

Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-09-18 Sida 1(2) Diarienummer GON 00016-2019 Förslag till beslut - Arvodesriktlinjer för den gemensamma överförmyndarnämnden avseende EKB (Lagen om ensamkommande barn) Sammanfattning av ärendet Med anledning av att Åre, Krokom och Östersund har bildat en gemensam överförmyndarnämnd behövs gemensamma arvodesriktlinjer. I samband med framtagandet av dessa har en översyn av nivåer och ersättningar gjorts. Förvaltningens förslag till beslut Gemensamma överförmyndarnämnden antar föreslagna arvodesriktlinjer avseende EKB att gälla fr o m 2020-01-01 Underlag för beslut Överförmyndarkansliets förslag till beslut 2019-09-18 Förslag till arvodesriktlinjer avseende EKB SKL:s arvodesriktlinjer Bakgrund De kommuner som bildat en gemensam överförmyndarnämnd har haft olika arvodesriktlinjer. Det finns ett behov av nya arvodesriktlinjer som gäller för den gemensamma överförmyndarnämnden. Information, utbildning, rutiner och riktlinjer ska gälla på samma sätt för alla tre kommunerna. Konsekvenser De nya gemensamma arvodesriktlinjerna kan komma att innebära en viss sänkning av kostnaderna för Åre respektive Krokoms kommuner, samt en mindre höjning av kostnaderna för Östersunds kommun. Med anledning av att det just nu kommer, och beräknas komma, väldigt få ensamkommande barn bör detta inte göra någon större skillnad kostnadsmässigt för någon av samarbetskommunerna.

Datum 2019-09-18 Sida 2(2) Beslutet skickas till Åre kommun Krokoms kommun Marielle Mellberg, överförmyndarhandläggare Maria Hagnestad, kommunledningsförvaltningen Underskrifter Åsa Pettersson Överförmyndarchef Marielle Mellberg Överförmyndarhandläggare EKB

Förslag arvodesriktlinje till gode män för ensamkommande barn Rätt till arvode Den som har förordnats till God man för ensamkommande barn har rätt till ett skäligt arvode för uppdraget och ersättning för nödvändiga utgifter för uppdraget (12 Kap 16 föräldrabalken). Det är Överförmyndaren som beslutar både om arvodets storlek och vem som ska betala arvodet. Överförmyndarens beslut kan överklagas till tingsrätten. God man för asylsökande barn Från och med den 1 januari 2020 tillämpas nya riktlinjer för arvode till Gode män för ensamkommande asylsökande barn: Barnet är asylsökande fram till kommunplacering, vilket innebär beslutsdatum för uppehållstillstånd plus 30 dagar. Arvode till gode män för asylsökande barn är 2000 kr per månad de första tre månaderna i uppdraget. Därefter är arvodet 1600 kronor per månad. Reseersättning inom uppdraget utgår med 1,85 kr per kilometer. Vid resor påkallade av uppdraget kan extra arvode ansökas med 200 kronor per timme mellan klockan 07:00-19:00 under den tid resan pågår. Vid resor utgår ingen ersättning för kost. Om uppdraget som god man kräver extra ordinära insatser har gode mannen möjlighet att ansöka om timersättning á 200 kronor per timme. Vid begäran om timarvode redovisas och specificeras arbetad tid under kompletterande upplysningar på redogörelsen. God man för barn som fått uppehållstillstånd Arvode till gode män för ensamkommande barn med uppehållstillstånd är 1200 kronor per månad. Reseersättning inom uppdraget utgår med 1,85 kr per kilometer. Arvodet betalas ut kvartalsvis efter inlämnad begäran och redogörelse.

Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-09-18 Sida 1(1) Diarienummer GON 00004-2019 Meddelanden Protokoll från kommunstyrelsen 2019-08-20 197 Sammanträdestider 2020 för kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Protokoll från kommunstyrelsen 2019-08-20 181 Kommunövergripande styrdokument för att motverka hemlöshet

Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut Datum 2019-09-18 Sida 1(1) Diarienummer GON 00002-2019 Informations- och överläggningsärenden - Uppföljning årsräkningar - Lägesrapport Provisum