SLUTRAPPORT Projekttitel Arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö en kontrollerad studie i Örnsköldsviks kommun Dnr 140308 Projektledare Lisbeth Slunga Järvholm Innehåll: 1. Projektets syfte och bakgrund 2. Projektets genomförande 3. Uppnådda resultat 4. Genomförda insatser för att resultaten ska komma till praktisk användning 5. Publikationer, presentationer och annan spridning inom projektets ram Projektet har beskrivits noggrant i en särskild rapport Slutrapport från AktiKon-projektet i Örnsköldsviks kommun som bifogas denna rapport. Den slutrapport som ges här är av övergripande karaktär. Projektets syfte och bakgrund Service och tjänstesektorn har blivit allt större inom svenskt arbetsliv och allt fler arbetar framför datorer och på kontor. Informationsflödet och interaktionen mellan människor och olika enheter har också ökat dramatiskt. Arbetslivet har blivit mera flexibelt, men också komplext och gränslöst på flera olika sätt; det är möjligt för många att arbeta var och när som helst, och målen som anger vad vi ska åstadkomma är ofta både många och omfattande. Vi har därmed fått många nya utmaningar och inte minst på arbetsmiljöområdet. Kontor började utvecklas och användas på 1800-talet och det var då vanligt med stora öppna kontorslandskap där de anställda hade fasta arbetsplatser och övervakades av en arbetsledare. Det har sedan funnits olika trender och en hel del variation på hur kontor har utformats under olika tider och i olika länder. I Sverige blev det från 70-talet vanligt med egna eller delade rum, s.k. cellkontor och rättigheten till eget arbetsrum blev även en viktig facklig och arbetsmiljöfråga. Tidigare forskning har visat att öppna kontorslandskap har flera nackdelar vad gäller upplevd arbetsmiljö, trivsel och hälsa. Vi befinner oss nu i ett helt nytt läge genom att den nya tekniken gör det möjligt att arbeta under helt nya förhållanden och till stor del papperslöst. Vi har också fått allt större krav på kostnadseffektivitet, vilket innebär att även utgifter för lokaler och kontorsyta behöver ses över. Beläggningen på ett kontor brukar normalt ligga omkring 50-70 %. Om man har ett gemensamt kontor som används flexibelt och fritt av de anställda kan man minska den totala kontorsytan. Dessutom kan man tänka nytt och skapa alternativa typer av miljöer, som kanske bättre stödjer arbetsuppgifter där vi behöver vara kreativa, samverka och snabbt lösa problem. Många verksamheter går därför nu över till aktivitetsbaserade kontor (AB-kontor). Den vanligaste typen av AB-kontor är flexkontoret där de anställda inte har några fasta arbetsplatser utan arbetar huvudsakligen i en öppen kontorsmiljö. Kontoret är ofta indelat i
olika zoner och innehåller stödytor som ska stödja olika typer av arbetsuppgifter. Det finns också en annan typ av AB-kontor som kallas för kombikontor, där varje arbetstagare förutom gemensamma ytor har en egen arbetsplats, men denna typ av kontor är mindre vanliga. Trots att många nu går över till AB-kontor så vet vi ännu inte vilka effekterna blir på arbetsmiljö, hälsa och produktivitet. Ett problem med kontorsarbete är också att det ofta innebär en hög grad av sittande under arbetsdagen, vilket ökar risken för viktuppgång, diabetes och hjärtkärlsjukdom. Vi vet ännu inte vilka effekter olika typer av kontorsmiljöer har på sittande och fysisk aktivitet under arbetsdagen. Det övergripande syftet för detta projekt är att få kunskap om hur en övergång till AB-kontor påverkar de anställdas nöjdhet med kontoret, upplevd arbetsmiljö, produktivitet, hälsa och fysiska aktivitet. Projektet strävar också efter att få kunskap om vilka faktorer som är viktiga att beakta i samband med övergång till AB-kontor. Specifika frågeställningar i projektet har varit: 1. Vilka effekter uppstår kort- och långsiktigt på nöjdhet med kontoret, upplevd arbetsmiljö, produktivitet, hälsa och fysisk aktivitet vid övergång från cellkontor till AB-kontor och vid jämförelse med en grupp som flyttar till andra cellkontor? 2. Hur ser förändringsprocessen ut och vilka faktorer är av betydelse för ett bra resultat vid införande av aktivitetsbaserad kontorsmiljö? 3. Hur ser preferens av kontorsmiljö ut 18 månader efter flytt till nytt kontor och vilka faktorer har betydelse för utfallet? 4. Hur fungerar AB-kontor för personer med någon form av funktionsnedsättning, t.ex. hörselnedsättning, tinnitus, smärta eller stressproblematik? Projektets genomförande Projektet genomfördes i Örnsköldsviks kommun där man hade fattat beslut om att drygt 400 tjänstemän skulle flytta till nya kontor. De allra flesta satt från början i egna eller delade cellkontor. Drygt hälften flyttade till AB-kontor och knappt hälften till cellkontor. Båda grupperna undersöktes med enkäter, gåturer, fokusgruppsintervjuer och observationer i kontoren vid 6 månader före flytt och vid 6 respektive 18 månader efter flytt, Figur 1. Det genomfördes även mätningar av fysisk aktivitet vid två tillfällen före flytt och tre tillfällen efter flytt. Individuella intervjuer av personer med upplevd funktionsnedsättning utfördes vid ca 10 månader efter flytt. Det gjordes även en processutvärdering under hela projektet för att bättre kunna beskriva och förstå den verksamhet och det sammanhang som förändringsprojektet genomfördes i. Projektet har kallats för AktiKon, vilket är en förkortning av AKTIvitetsbaserat KONtor. Alla som arbetade på kontoren vid tidpunkten för mätning fick möjlighet att fylla i en stor enkät, som innehöll frågor om bakgrundsvariabler, tillfredsställelse, nöjdhet, upplevd arbetsmiljö, produktivitet, hälsa och fysisk aktivitet. Väl beprövade och validerade frågor/instrument användes. I Slutrapport för AktiKon-projektet i Örnsköldsviks kommun, vilken ingår som bilaga till denna rapportering, finns det angivet mera i detalj vilka frågor som användes i enkäten och även redovisat hur övriga undersökningar gick till. Svarsfrekvensen för enkäten har vid samtliga tillfällen varit hög och hela tiden legat över 75 %. I projektet ingick även aktiviteter på båda kontoren för att stimulera till fysisk aktivitet och minska stillasittandet. Objektiv mätning med rörelsemätare utfördes på en subgrupp bestående av ca 40 personer från respektive kontorstyp. Processutvärdering har skett genom kontinuerlig insamling av relevanta dokument från kommunen och intervjuer av nyckelpersoner för flyttprocessen.
Efter varje mättillfälle med enkät och fokusgruppsintervjuer har resultaten återkopplats till både ledningen och medarbetarna i Örnsköldsviks kommun för att ge dem underlag till ett fortlöpande arbetsmiljöarbete. Vid tre tillfällen har skriftliga delrapporter sammanställts till Örnsköldsviks kommun. Samarbetet med Örnsköldsviks kommun har fungerat utomordentligt väl. Figur 1. AktiKon-studiens upplägg med tidpunkter för olika mätningar. Uppnådda resultat AktiKon-studien visade att man generellt upplevde den fysiska miljön på AB-kontoret som behaglig och fin. Färgvalet upplevdes harmoniskt och luftkvaliteten som god. De som flyttade till cellkontor var initialt inte lika nöjda med design, estetik och funktion. De upplevde också mer problem i samband med själva flytten. Man upplevde i båda kontoren att datorstödet och IT fungerade bra. Vid 18 månader efter flytt varierade nöjdheten med AB-kontorets utformning som helhet mycket beroende på vilket yrke man hade och vilka arbetsuppgifter man utförde. De som var chefer och de som behövde vara idérika och arbeta mycket i grupp var nöjda med AB-kontoret och upplevde en oförändrat hög egen produktivitet. De upplevde också spontana möten som positiva och viktiga i deras arbete. Assistenter och handläggare vid myndighet i AB-kontoret var inte nöjda. De hade mer koncentrationskrävande enskilda arbetsuppgifter och arbetade mest med sina närmaste kollegor. De upplevde problem av bristande avskildhet och mer störning av ljud och andra intryck. De upplevde spontana möten mest som störmoment och skattade sin produktivitet lägre än tidigare. I genomsnitt blev det en lägre skattad produktivitet i AB-kontoret 18 månader efter flytt jämfört med före flytt. Det var inte några säkra förändringar över tid i respektive kontor vad gällde upplevda krav i arbetet, arbetsbelastning och olika dimensioner av hälsofrämjande arbetsmiljöfaktorer, och inte heller vid jämförelse över tid mellan de två kontoren. De som flyttade till AB-kontor upplevde inte någon säker förändring av sammanhållning och samarbete mellan olika arbetsgrupper eller i organisationen som
helhet. Däremot upplevde man att lokalerna i mindre utsträckning än tidigare underlättade kontakter inom den egna arbetsgruppen. Det var inga säkra skillnader över tid vid jämförelse mellan de två kontoren vad gäller upplevd hälsa och förekomst av olika typer av besvär. Undersökning av fysisk aktivitet och stillasittande med rörelsemätare visade att gruppen som flyttade till AB-kontor ökade sin tid i gående med 8 minuter per 8-timmars arbetsdag och gruppen som flyttade till cellkontor med 2 minuter. Det var en statistiskt säkerställd skillnad mellan de två kontoren vad gäller förändring över tid. Antalet steg ökade också i båda grupperna. I AB-kontoret uppmättes en ökning med 830 steg vilket var signifikant mer än ökningen på 388 steg i cellkontoret. Det fanns inga säkra skillnader mellan de två grupperna i långvarigt stillasittande. Redan före flytt hade man utrustat kontoren med höj- och sänkbara bord och man stod och arbetade ca 40 % av arbetstiden. Undersökning av preferens vid 18 månader efter flytt visade att ca 40 % av de som arbetade i ABkontor ville fortsätta att arbeta aktivitetsbaserat och ca 40 % ville i första hand arbeta i cellkontor. De som valde AB-kontor var i stor utsträckning chefer, hade behov av att diskutera med kollegor, vara idérika och arbetade mer i grupp. De som valde cellkontor hade i högre utsträckning enskilt koncentrationskrävande arbete och arbetade mer i telefon. De upplevde en minskad produktivitet i AB-kontoret. Personer som hade besvär av stress och långvarig utmattning eller psykisk ohälsa föredrog också i hög utsträckning arbete i cellkontor. Individuella intervjuer visade att individer med någon form av funktionsnedsättning upplevde större svårigheter att få till en anpassning av arbetsmiljön i AB-kontoret jämfört med i cellkontoret. En viktig erfarenhet från projektet är att man behöver ta hänsyn till den kontext som en förändringsprocess äger rum i. En kommun består i praktiken av många enheter med olika typer av verksamheter och arbetsuppgifter, vilket man måste ta hänsyn till i tolkningen av resultaten. Framgångsfaktorer vid övergång till AB-kontor är noggrann kartläggning och analys före flytt, samverkan, delaktighet, överenskomna gemensamma regler i kontoret och tydliga rutiner för det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Det är också viktigt att kontoret inte överbeläggs så att trängsel uppstår. Det behövs i ett AB-kontor en tydlig övergripande ledning som tar ansvar för och vårdar det gemensamma kontoret. Genomförda insatser för att resultaten ska komma till praktisk användning Forskargruppen har tillsammans med projektledningen i Örnsköldsviks kommun arbetat fram en checklista Checkflex, som är ett verktyg för verksamheter som planerar att övergå till AB-kontor och som är tänkt att vara ett stöd med syfte att underlätta förändringsprocessen. Denna checklista är digital och kommer att läggas ut på en särskild hemsida under våren 2018. Vi arrangerade en konferens om kontorsmiljöer 2015-05-25 i Umeå, som var riktad till företagshälsovård och arbetsgivare där vi informerade om det aktuella projektet och den kunskap som finns på området. Vi har påbörjat planering av en konferens om arbete i kontorsmiljö i Örnsköldsvik 2018-11- 28-29. Vi medverkade vid en utbildning om kontorsmiljöer som Metodicum arrangerade 2017-04- 22-23 i Stockholm varvid vi presenterade preliminära resultat från projektet. Vi kommer att delta i en utbildning som Metodicum ger i Stockholm 2018-04-18. Vi har under projektets gång haft mycket kontakt med media, vilket resulterat i reportage i dagstidningar, facktidningar, TV och radio. Vi har också fått en mängd förfrågningar från arbetsgivare, anställda, fackförbund och företagshälsovård om kunskap på området och preliminära resultat från vårt projekt.
Publikationer, presentationer och annan spridning inom projektets ram En detaljerad beskrivning av forskningsprojektet Slutrapport från AktiKon-projektet i Örnsköldsviks kommun bifogas denna rapport och finns även på hemsidan http://www.phmed.umu.se/digitalassets/209/209026_slutrapport-aktikon-final.pdf. Christina Bodin Danielsson presenterade ett abstrakt från vårt projekt vid en internationell konferens, IAPS (International Association People-Environment Studies) i Alnarp, Lund 27/6 1/7 2016. Mette Harder föreläste om kontorsmiljöer vid en nationell konferens om Fysisk aktivitet och hälsa i Umeå november 2016. Maria Nordin presenterade preliminära resultat från projektet vid International Congress of Behavioral Medicine, 2016 i Melbourne, Australien. Viktoria Wahlström och Maria Öhrn redovisade resultat från projektet vid en NIVA-kurs i Helsingfors september 2017. Maria Öhrn presenterade preliminära resultat från projektet vid Arbets- och miljömedicinskt höstmöte i Umeå 15-16 november 2017. Inom projektet finns idag två doktorander och vi har förhoppning om att ytterligare en doktorand ska kunna antas med inriktning mot arkitektur och interaktion individ miljö. Vi har påbörjat arbetet med ett flertal vetenskapliga publikationer och planerar även presentationer vid nationella och vetenskapliga konferenser.