SFF Kommunikationsstrategi 2012-2016 Denna kommunikationsstrategi beskriver Svenska Fallskärmsförbundets arbete med intern och extern kommunikation och information. Dokumentet ska fungera som en vägledning för alla som arbetar inom förbundet, både anställda och förtroendevalda. Kommunikationsstrategin ska uppdateras vid behov och kompletteras årligen med en åtgärdsplan/kommunikationsplan. Gråmarkerade textstycken = externt informationsarbete, att utökas under senare delen av perioden. Syfte Ett effektivt kommunikationsarbete är en av de viktigaste förutsättningarna för att Svenska Fallskärmsförbundets strategiska mål 2012-2016 uppnås. För att fallskärmshoppningen och vår organisation ska bli utvecklas i en positiv riktning är det första och viktigaste steget att bli starkare internt. Genom att kommunicera och samarbeta mer effektivt kan vi stötta varandra mer. Först då blir vi kraftfulla i dialogen med myndigheter och andra viktiga samarbetsorgan. Vår externa kommunikation ska stärka vår legitimitet (vårt existensberättigande) genom att visa upp vassa tävlingsinsatser och genom att berätta för omvärlden om vårt aktiva miljöarbete och vår uppvisningsverksamhet. De interna kommunikationsmålen ligger i fokus för kommunikationsplanen 2012-2013 medan arbetet med de externa kommunikationsmålen kommer att lyftas fram mer under åren 2013-2016. En väl fungerande organisation med nöjda och engagerade medlemmar ger tillväxt. Mål Effektiv verksamhet - ETT fallskärmsförbund (administration, klubbnytta, samverkan). Genom att förbättra den interna kommunikationen mellan förbundsstyrelse, kommittéer, RI, kansli och medlemmar kan Svenska Fallskärmsförbundet bli en proffsigare och mer effektiv organisation. Somlig information måste nå alla vid en viss tidpunkt (envägskommunikation) medan den interna diskussionen kring händelser och beslut har sin plats (dialog och diskussion). Grundläggande information måste ständigt finnas lätt åtkomlig och tillgänglig för alla som behöver söka den. Det måste också finnas bättre möjligheter än idag att söka information i olika mängd och djup efter eget behov. Det är dessutom viktigt att medlemmarna kan hitta varandra för erfarenhetsutbyten inom ramen för de roller man har (kassörer, instruktörer, kontrollanter). Effektiv verksamhet handlar också om att stärka förtroendevalda i deras roller och att öka tillgängligheten till expertkunskap i ämnen som ekonomi och juridik, med mera. Med bättre tillgång till kunskap, stöd och möjlighet till personlig utveckling blir det mer attraktivt och givande att arbeta ideellt.
Genom att göra all relevant information tillgänglig på alla nivåer, för olika grader av engagemang, förkunskap och intresse överbrygger vi och dom -känslan. - Protokoll/utredningar/källmaterial/bidragsunderlag. - Förklarande artikel i SFS. - Kort notis/nyhet på hemsidan. - Notis/puff i Facebookflöde. Transparens: insyn och delaktighet. Genom att förbundsstyrelsen och kommittéerna berättar mer om sin verksamhet löpande, även medan ärenden bereds, kan de medlemmar som vill bli mer delaktiga i verksamheten. En större öppenhet kring beslutsprocesser motverkar uppfattningar om vi och dem mellan medlem och förbundsstyrelse, ökar förtroendet för de som sitter i beslutande positioner och förbättrar beslutens innehåll eftersom de i större grad blir relevanta för dem det gäller. Vi måste också ständigt påminna om vart vi är på väg som förbund (vision och strategi) så att varje medlem vet vart vi ska och varför och kan sträva dit tillsammans. Hopptillgänglighet Genom bättre kommunikation kring evenemang som läger, riksstämma, tävlingar och förbundsutbildningar kan vi behålla fler av de redan verksamma hopparna och påverka dem att stanna längre i sporten genom att på ett tydligare sätt presentera möjligheter till utveckling och lärande. Genom att stärka och ha ett utbyte kring den kompetens som behövs för klubbarnas kontakter med kommuner och myndigheter kan vi säkra tillgången till hoppfält och hopptillstånd. Tävlande i mästarklass Genom att bättre och tydligare kommunicera kring tävlingsverksamheten i stort kan vi intressera fler att själva börja tävla, förankra elitsatsningarna på bred front och även intressera fler att vara med och arrangera tävlingar. Uppmuntra till deltagande och visa att tröskeln till att börja tävla är liten. Genom att göra landslagen mer synliga för alla medlemmar höjer vi också statusen kring att tävla och satsa på högre nivå. Genom att se till att planeringen av och inbjudan till tävlingarna görs i god tid ser vi till att lagen får de bästa förutsättningarna för att lägga upp sin träning och tävlings-säsong och ger klubbarna bästa möjliga förutsättningar för att göra ett bra arrangemang. Genom att arbeta aktivt med information och service till medier visar vi också våra tävlande för omvärlden och bidrar på så sätt både till tillväxt och stärkt legitimitet.
Påverkansarbete - Samhällsnytta/legitimitet: folkhälsa, frivilligverksamhet, säkerhet. (Miljö se egen punkt). Genom att oftare och tydligare informera om hur kommittéer och styrelse samarbetar med Transportstyrelsen, Försvarsmakten och Riksidrottsförbundet/Svenska Flygsportförbundet odlar vi en bredare förståelse för hur viktiga dessa kanaler är för vår existens. Samtidigt underlättar det att rekrytera fler medlemmar till den sortens uppdrag framöver. Genom att satsa på aktivt påverkansarbete genom våra tre viktigaste samarbetsorganisationer (se ovan) stärker vi vårt existensberättigande/legitimitet. Vi maximerar också möjligheterna att söka såväl finansiella medel som samarbeten kring utbildning, tävling och PR. Miljöarbete i framkant I arbetet mot att miljöcertifiera verksamheten 100% krävs ett löpande kommunikationsarbete för att alla medlemmar ska förstå orsakerna bakom miljöcertifieringen, hur man själv bidrar som enskild klubb/medlem och på vilket sätt det ger positiva miljöeffekter. Genom att kommunicera externt kring vårt miljöarbete i framkant stärker vi legitimiteten och stärker sportens möjligheter att växa och utvecklas i framtiden. Utbildning och säkerhet Ett ökat utrymme för enskilda medlemmar att få insyn i beslutsprocesserna kring utbildnings- och säkerhetsfrågor höjer både den allmänna kunskapen och nivån på säkerhetsdiskussionerna runt omkring i hoppsverige. En förbättrad kommunikation kring förbundets utbildningar fyller samma syfte, liksom bättre tillgång till källmaterial kring säkerhetsfrågor, incidenter och olyckor. Tillväxt Ansvaret för nyrekrytering och marknadsföring av hoppverksamheten ligger på klubbarna. Förbundsstyrelsen, tillsammans med kommittéerna och RI samt kansli bygger upp den grundstruktur som gör att hoppning över huvud taget kan bedrivas i Sverige. Förbundet ansvarar för att se till att det finns förutsättningar för hoppning och att behålla medlemmar. Det betyder att förbundets verksamhet indirekt stöttar möjligheten till tillväxt men inte har något direkt med rekrytering att göra, förutom att peka intresserade vidare till klubbar och deras verksamhet. Stärka varumärket Ett ev. varumärkesarbete som riktas externt kan påbörjas först när kärnan finns och fungerar. Förslagsvis återkommer man till detta om ett par år.
SWOT-analys (styrkor, svagheter, hot och möjligheter) SFF kommunikation SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats och är ett strategiskt verktyg som organisationer och företag kan använda för att identifiera, granska och utvärdera styrkor, svagheter, möjligheter och hot avseende den egna organisationen, produkter, tjänster och/eller marknad. Goda faktorer för verksamheten Skadliga faktorer för verksamheten Interna egenskaper Styrkor - Kompetens - Gemenskap - Engagemang - Upplevelser - Utveckling - Bildmässigt intressant idrott Svagheter - För få personer, för få instruktörer (elever tappas) - För liten budget - Folk vill inte jobba ideellt - Avsaknad av fält, flygplan och miljömässiga restriktioner - Svenska Flygsportförbundet byråkrati mellan oss och RF (medel, påverkan) Externa egenskaper Möjligheter - Effektiv verksamhet mer professionalism på både klubb- och förbundsnivå genom utbildning och kompetensutbyte ger effektivitet. Mer attraktivt att jobba ideellt när det ger resultat och ger möjligheter till personlig utveckling. - Transparens och insyn leder till samsyn och delaktighet. Stärker tillväxt, förenklar organisationens arbete. - Bättre delaktighet och insyn i Svenska Flygsportförbundet bättre tillgång till medel, utbildningar, elitpengar mm. - Dedicerad utbildningskoordinatör (SISU, FM) kan höja värdet i och intresset för att vara förtroendevald. - Extrem miljö ger stark gemenskap. Vår unika tillgång är vår sport och att vi delar passionen för den. - Bra underlag för storytelling. - Berättelser ur vår verklighet, illustrerade med bild och film, har hög wow-faktor externt. Bygger på klubbarnas SWOT-analys men sedd ur ett kommunikationsperspektiv. Hot/risker - Förväntningar på förbundet som borde saker. Förbundet är någon annan. - Otydlig fördelning av ansvar inom förbundet (styrelse, kommittéer, RI, kansli, SFS-redaktion, ev webbredaktion) ger felaktiga förväntningar. - Vad innebär varumärkesarbetet och vem ska genomföra den delen av planen? - Personella och ekonomiska resurser klarar vi våra åtaganden?
Grafisk profil Grafisk profil finns inte 2012. Bör tas fram, åtminstone som en light-version under 2012-2013. Ett mer omfattande arbete bör göras under periodens senare del, gärna i kombination med en bildbank. Verktyg för att nå målen / kanalstrategier Övergripande - Styrelsen har en utsedd ansvarig för kommunikationsfrågor. Hen tar hjälp av en kompetenspool/grupp med kommunikatörer/redaktörer att sköta hemsidan, Facebook och nyhetsbrev för att se till att arbetsbördan blir rimlig och för att undvika flaskhalsar och korta svarstider. - Formulera kärnbudskap. - För att säkra att informationen når fram, öka engagemanget och för att undvika flaskhalsar eller bli beroende av andra så ska förbundet satsa på att ge information mer direkt till medlemmarna för information som berör alla. - SFF ska presentera alla anställda och förtroendevalda inklusive kontaktuppgifter (samt hur snabbt man kan förvänta sig att få svar) på hemsidan tillgängligt för medlemmarna. - Det ska finnas kända beskrivningar och rutiner för kansli, kommittéer och styrelse: arbetsfördelning, rollbeskrivning, ansvarsfördelning och kommunikationsvägar: var, hur, när, vem svarar på/uttalar sig om vilka frågor? - Samordning i kanalerna. Kommunikationsansvarig i styrelsen bör synka och samordna informationen/budskap i olika kanaler för största och kostnadseffektivaste effekt. - Svenska Fallskärmsförbundet ska sträva efter transparens gentemot medlemmarna. T.ex. ska protokoll och anteckningar från styrelse och förbundets arbetsgrupper möten finnas tillgänglig för medlemmarna på hemsidan så snart som möjligt efter mötets slut. (Om protokollet innehåller känsliga delar kan protokollet skrivas om till en kortare light-version innan publicering på hemsidan). Protokollen ska i möjligaste mån skrivas så att även den som inte deltog på mötet ska kunna förstå sammanhang och resonemang. - För att minska ryktesspridning och spekulation ska förbundet sträva efter att i största möjliga mån informera fakta så snabbt som möjligt, och om debatt uppstår, ska ev. frågor och oklarheter besvaras av den som äger frågan. Riktlinjer ska skapas för hur detta kan fungera för att vara informativt, neutralt men ändå med rimlig arbetsbörda för de kommunikationsansvariga. - Alla kommittéer ansvarar för att information inom deras område sprids till berörda så snabbt som möjligt. - Styrelsen och kommittéerna bör i största möjliga mån använda förbundets olika forum för att bereda frågor inför beslut för att få så stor transparens och högt engagemang som möjligt från medlemmarna. - All kontakt med massmedia ska göras av styrelsen eller kansliet, eller av dem utsedd mediekontakt. - Grafiskt material, t.ex. powerpoints, inbjudningar, diplom, hemsidan, nyhetsbrev, officiella protokoll mm bör följa SFF:s grafiska profil. Mallar för den grafiska profilen ska finnas på hemsidan.
- Bilder, musik (konstverk, illustrationer, tekningar, musik och foton) skyddas av Upphovsrättslagen vilket innebär at all användning kräver medgivande från upphovsrättsinnehavaren. Detta gäller även material publicerat på internet. - Riktlinjer upprättas för publicering på hemsida, i sociala medier och i nyhetsbrev (tas fram under 2012). Mail mailutskick/maillistor/nyhetsbrev Snabba nyheter och direkt information, t.ex. regeländringar, utredningar, aktuella frågor, inbjudningar till tävlingar, möten och event ska förutom att finnas på hemsidan även skickas direkt till medlemmarna via mail, för att undvika rykten, feltolkningar, missförstånd och spekulationer. - Ett mejlbaserat nyhetsbrev (envägsinformation) skapas utifrån aktuella adresser i Skynet). - Utskicken kan samlas ihop till veckobrev, eller månadsbrev efter behov och innehålla rubrik och ingress med en hänvisning/länk till hemsidan för fördjupning. - Man bör även använda Facebook och ev andra sociala medier för att puffa för aktuella frågor och hänvisa/länka till hemsidan. Hemsida SFF ska ha en uppdaterad, lättillgänglig, informativ och lättläst hemsida. - Hemsidan ska kontinuerligt uppdateras med aktuell information och vara den självklara källan för grundfakta. - Hemsidan ska vara legitimitetsbyggande och visa upp vårt varumärke för externa målgrupper samt erbjuda tydlig, kompetenshöjande, engagerande, inspirerande information för medlemmarna samt förbättra kommunikationen mellan förbund klubb. - Alla sidor/artiklar/event/utbildningar/rapporter/protokoll bör ha en avsändare/kontaktperson på hemsidan så att man vet vem som kan svara på frågor inom respektive ämne. Även info om hur snart man kan förvänta sig svar. - Nyheter på sidan bör kunna följas i ett flöde, (t.ex. RSS) för dem som vill prenumerera på innehållet. - Hemsidan ska innehålla en kalender där förbundets alla aktiviteter, tävlingar, möten, läger, event mm finns samlat samt möjlighet för klubbarna att lägga in sina aktiviteter. - Hemsidan ska informera generellt om vår verksamhet och hänvisa till klubbarna när det gäller tandem och nybörjarkurser. - Publicering på hemsidan skall följas av framtagna riktlinjer (tas fram under 2012). - SFF bör undersöka möjligheterna att ta del av befintliga tekniska lösningar för webbplattform, medlemsdatabas och licensmodul som erbjuds från RF (IdrottOnline). - Hemsidan skall produceras för att vara tillgänglig i de vanligaste plattformarna. - Sökbarheten av hemsidan ska ses över för att hamna bra till i sökmotorer. Tidningen Tidningen Svensk Fallskärmssport ska komma ut med 5 nummer per år och sammanfatta vad som händer inom sporten, inspirera, rapportera och informera våra medlemmar på ett tilltalande och lättläst sätt. Tidningen ansvarar framför allt för att rapportera om nyheter och förändringar inom säkerhet, utbildning, regelverk, materiel, tävling och miljö. Tidningen är den enda kommunikationskanal som når 100% av medlemmarna (enligt postadress angiven i Skynet), något
redaktörerna måste ha i åtanke när innehållet planeras. Det innebär att tidningen uppfyller ett viktigt myndighetskrav på vår informationsverksamhet. - Tidningens mer tidlösa artiklar (t.ex. friflygarskola, tävlingspooler, artiklar om säkerhet, utrustning mm.) ska även vara tillgängliga via hemsidan. - A-cert special skall skickas ut till alla medlemmar i samband med uppgradering från E till A- certifikat. A-cert special bör finnas tillgänglig på hemsidan (t.ex. som en nedladdningsbar PDF). Sociala medier För att möjliggöra debatt och utbyte mellan medlemmar ska SFF starta en slutet forum, t.ex. en sluten Facebookgrupp som ska användas som officiellt diskussionsforum. Frågor på FB svaras så direkt som möjligt av den som frågan berör kansliet, styrelsen, kommittéledamöter eller av dem utsedda redaktörer och enligt riktlinjer för användning av sociala medier (tas fram under 2012). Dessutom får medlemmarna chansen att hjälpa varandra med svar, tips och utbyte av erfarenheter. Viktigt att göra upp en plan för vad/när/vem och hur man ska använda Facebookgrupp respektive Facebooksida. PR och påverkansarbete Ha en nära relation med våra samarbetsorganisationer för att minimera begränsningar för sportens genomförande i framtiden. SFF ska aktivt söka information om vilken typ av stöd vi kan få från våra sammarbetsorganisationer/myndigheter samt förekomma dem med att fråga vilken typ av information och rapporter de vill ha av oss. SFF har en utsedd mediekontaktperson för frågor som intresserar media extra mycket, t ex samband med en olycka, en rapport, inför SM eller andra större event. Marknadsföring, gemensamt marknadsföringsmaterial Ansvaret för marknadsföring och nyrekrytering ligger hos klubbarna och de får själva ta fram önskat material. Finns önskemål om samarbeten, utbyte och gemensamma upphandlingar över klubbgränserna så uppmuntrar förbundet detta och hänvisar till gemensamma forum samt ev samordningsstöd från förbundets kommunikationsansvarige. Målgrupper Med målgrupper menar vi: - Ett behovs- eller beteendemönster - i relation till fallskärmsförbundets kommunikation - som är relevant för vårt syfte Syfte - Transparens och insyn ger delaktighet, stärker syftet att jobba som ETT förbund och får fler att stanna i sporten och att engagera sig. - Effektivisera/stödja klubbadministration och medlemmens administration. Målgrupperna är: - Vad händer inom fallskärmsvärlden? Ett kontinuerligt och korrekt nyhetsflöde sätter händelser och skeenden i ett sammanhang och knyter ihop fallskärmssverige.med ett genomtänkt tilltal inspirerar vi och skapar engagemang.
- Hur gör jag för att...? Om medlemmarna får en snabb och korrekt hjälp bidrar det till en ökad medlemsservice och medlemmar som känner att förbundet gör stor nytta. - Vad gör/tycker SFF? Med ökad transparens och tydlighet kommer engagemanget och förståelsen för förbundets arbete att öka ETT förbund. Nöjda och engagerade medlemmar är en viktig grund för att kunna växa och bli fler. - Vad gäller för att? Viktigt att kunna erbjuda fakta direkt från källan. Förbundet ska äga den korrekta versionen av informationen och kommunicera direkt till mottagaren utan omvägar. Se utförlig beskrivning av målgrupperna i bilaga MÅLGRUPPER Intressenter i prioriteringsordning I nulägesanalysen har vi identifierat följande intressenter för Svensk Fallskärmshoppning. De är grupperade i fyra grupper. SFF kommer att prioritera och fokusera på den interna kommunikationen med klubbar och enskilda medlemmar, samt hålla dialogen levande med samarbetsorganisationer och myndigheter. - Styrelsen har ansvaret för att dialog förs och att relevant information når alla medarbetare/anställda samt alla förtroendevalda i förbundets kommittéer, SFS-redaktionen och i klubbar. - Kansliet/RI har ansvar för att den information som de har tillgång till förmedlas till berörda. - Anställda och förtroendevalda (styrelser, kommittéer, kansli) inom SFF har ansvar för att på eget initiativ söka den information de behöver för att hålla sig uppdaterade och som de behöver för sitt yrkesutövande/ansvarsområde. 1. Interna intressenter - Elever - A-D -hoppare - Instruktörskåren - Funktionärer (manifestorer, faddrar, elevgrupp, områdesansvariga, tandemvärdar mm) - Tävlande (hoppare och domare) - Förtroendevalda i klubbarna (uppdelade i olika skrån) - Förbundets kommittéer - SFS-redaktionen - SFF Styrelse - Kansliet - RI 2. Samarbetsorganisationer och myndighetskontakter - Andra frivilligorganisationer - Andra fallskärmsförbund internationellt - Transportstyrelsen - Riksidrottsförbundet/SISU/Flygsportsförbundet - Försvarsmakten 3. Externa intressenter - Beslutsfattare (tjänstemän, politiker mm) - Journalister och medier - Studenter och forskare
4. Potentiella medlemmar/kunder - Blivande fallskärmshoppare och tandempassagerare
Förslag på övergripande ansvarsfördelning Intressenter/målgrupp Kanaler Främst ansvarig Interna intressenter Hemsidan, nyhetsbrev, Facebook, personliga möten, telefon och Kansliet, styrelsen och kommittéerna (med stöd av kommunikatörspool). mailkontakt med kansliet. Samarbetsorganisationer Hemsidan, personliga möten, mail och Kansliet, RI och styrelsen. och myndigheter telefon. Externa intressenter Hemsidan, mail och telefon RI, styrelsen (med stöd av Potentiella medlemmar/kunder medieansvarig). Klubbarna (med stöd av varandra). Utvärdering/mätningar/uppföljning Kontinuerlig uppföljning/utvärdering inom kommunikationen ska ske genom enkäter (via webb och/eller intervjuer) till förtroendevalda, medlemmar och sammarbetspartners om ämnen som tillgänglighet, saklighet, effektivitet, nytta, kanaler och former. Inför varje verksamhetsår (från riksstämma till riksstämma) görs en kommunikationsplan/aktivitetsplan och denna utvärderas och följs upp i årsberättelsen och inför nästa års plan. Kommunikationsplanen synkas med verksamhetsplanen. Externa marknadsföringsinsatser ska mätas och följas upp på lämpligast möjliga sätt (webbstatistik t ex).