S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB Närvarande från Micasa Fastigheter i Stockholm AB: Annika Rapp Administrativ chef/arkivansvarig Under en del av inspektionen deltog även Annette Johansson, VD-assistent som också innehar funktionen som registrator, samt Kristian Arenander, IT-chef. Närvarande från stadsarkivet: Sara Naeslund Inspektionsförrättare Martin Ståhl Protokollförare SAMMANFATTNING Stockholms stadsarkiv inspekterade 2008-05-27 Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Inspektionen avsåg bolagets allmänna handlingar - pappersbaserade och digitala. Bolaget har aldrig inspekterats tidigare. Micasa Fastigheter var tidigare dotterbolag till AB Familjebostäder, då under namnet FB Servicehus, men är sedan år 2005 ett eget bolag och en del av Stockholms Stadshus AB. Stadsarkivet bedömer att bolaget delvis har rutiner för sin hantering av allmänna handlingar. Bl.a. har gallringsbehovet för all information, såväl analog som digital, setts över på ett föredömligt sätt. På andra områden finns det utrymme för förbättringsåtgärder. Bl.a. behöver kunskapen om regelverket fördjupas hos personalen och en arkivredovisning måste tas fram. Stadsarkivet ser mycket positivt på att bolaget inom en snar framtid har för avsikt att ta sig an dessa uppgifter. Arbetet kommer att bedrivas inom ramen för införandet av ett dokument- och ärendehanteringssystem. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad. Box 22063, 104 22 Stockholm. Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se Besöksadress Kungsklippan 6 www.ssa.stockholm.se
SID 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger bolaget att: - Anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. - Upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. - Upprätta rutiner för att säkerställa att man kan följa ett ärendes framväxt genom att arkivera minnesanteckningar, utkast etc som tillför ärendet sakuppgifter. - Omedelbart upphöra med oreglerad gallring. - Ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. - Försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. - Använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. - Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. - Upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Arkivförteckningen ska utgå från verksamhetens processer. - Redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Bolaget ska senast den 28 februari 2009 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats.
SID 3 (9) REKOMMENDATIONER Stadsarkivet rekommenderar bolaget att: - Ge samtliga medarbetare tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: sekretess hur handlingarna ska lagras under olika faser. - Kontrollera att hanteringsanvisningarna/dokumenthanteringsplanen tillämpas. - Hanteringsanvisningarna bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. - Fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. - Uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. - Använda informationsredovisningens klassificeringsstruktur för registrering av allmänna handlingar. - Försäkra sig om att diariet och diarieplanen bevaras för framtida sökning. - Arkivlägga efter diarieplanen. - Ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. - Redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att bifoga hanteringsanvisningarna till arkivredovisningen (i undantagsfall bifogas samtliga gällande gallringsbeslut).
SID 4 (9) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Bolaget har fastställt ansvarsfördelningen i en skriftlig arkivpolicy från år 2007. Instruktionen har antagits av VD och lever upp till kraven i regelverket. Arkivansvarig för bolaget är Annika Rapp, som även är administrativ chef och som därmed har möjlighet att påverka budget och andra resurser. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Avdelningscheferna fungerar som arkivombud. För det praktiska arbetet kommer det framöver att finnas en arkivsamordnare per avdelning. Bolagets totalt ca 70 medarbetare är geografiskt placerade på en plats, Rosenlundsgatan 44B. Bolaget har ingen egen arkivarie men har vid behov anlitat hjälp från konsultfirman Bra Arkivkonsult AB. Det finns ingen utbildad registrator. Arbetet med postöppningen och registreringen sköts i stället av receptionen och VD-sekreteraren. Ersättare finns vid frånvaro. En utbildning av dem som nu fyller registrators funktioner kommer att äga rum, i samband med införandet av RMT+, ett nytt system för dokument- och ärendehantering som även kommer att innehålla bolagets diarium. Bolaget kunde inte uppge hur arkivorganisationen fungerar i praktiken. Kunskapen bland medarbetarna ses som delvis mycket bristfällig (se mera om detta nedan, under Kunskap om allmänna handlingar ). ARKIVREGLER FÖR STOCKHOLMS STAD Micasa Fastigheter i Stockholm AB har inte antagit de nya arkivregler (Kfs 2007:26) som gäller i Stockholms stad och som trädde i kraft vid årsskiftet. Bolaget ska anta reglerna. Det räcker att beslutet fattas i styrelsen. Bolaget ska anta stadens arkivregler vid styrelsemöte. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån i organisationen uppges vara bristfällig, särskilt när det gäller bedömning av vilka handlingar som kan omfattas av sekretess. Detta gäller på alla nivåer i organisationen. Frågorna kring hanteringen av allmänna handlingar har bara diskuterats knapphändigt i olika sammanhang, t.ex. beträffande diarieföring, men några genomgripande utbildningsinsatser för personalen har inte hållits. Detta avser man från bolagets sida att ta itu med i höst, inför lanseringen av RMT+. Micasa Fastigheter kunde inte med säkerhet uppge hur informationen till nyanställda ser ut.
SID 5 (9) Rekommendationer Micasa Fastigheter bör ge samtliga medarbetare tillräckliga kunskaper för att kunna hantera allmänna handlingar enligt regelverket. Bolaget bör upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Stockholms stad har valt att samla alla sina omsorgsfastigheter i ett bolag Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Bolaget förvaltar och hyr ut ca 130 fastigheter i och utanför Stockholm. Det rör sig till stor del om servicehus, men bland omsorgsboendena finns även t.ex. gruppbostäder och behandlingshem företrädda. Stadsdelarna är den största hyresgästen. Det sker inga nybyggnationer, men bolaget renoverar och bygger ibland om fastigheterna. Till den dokumentation som uppstår i kärnverksamheten hör hyreskontrakt, digitala ritningar över fastigheter och projektakter samt fastighetssystemet Fasad. Fördelningen är jämn mellan digital och analog information. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Micasa Fastigheter har en dokumenthanteringsplan som lever upp till de obligatoriska kraven. Dock saknas uppgifter om sekretess och när handlingarna ska föras till arkivet (dvs. information om lagringen under handlingarnas olika faser). Stadsarkivet uppmärksammade även bolaget på att numret på det senaste gallringsbeslutet bör finnas med i planen. Dokumenthanteringsplanen finns utlagd på intranätet men bolaget kunde konstatera att den inte är särskilt spridd i verksamheten. Bolaget rekommenderades att överväga att införa en gemensam, processorienterad struktur för diarieföring, dokumenthanteringsplan och arkivredovisning. Övriga anvisningar för hanteringen av allmänna handlingar som bolaget har är en arkivhandbok som är under utarbetande. Fastställda diarieföringsrutiner finns Micasa Fastigheter har rutiner för sin diarieföring men dessa rutiner kan förbättras. Postöppningen sker centralt, av receptionen. Receptionen svarar även för att kontrollera den bolagsgemensamma e-postlådan. Fullmakter har utfärdats, men alla medarbetare har inte skrivit på. Rutiner för att ta om hand kollegers e-post finns vid planerad frånvaro (i form av vidarebefordrande av posten), men inte vid oplanerad. Handlingarna registreras i regel samma dag vid det centrala registraturet (receptionen). Detta görs såväl för inkommande som utgående handlingar. Dock fungerar rutinerna för att diarieföra expedierade handlingar inte lika bra, till följd av brister i verksamhetens kunskap om hanteringen av allmänna handlingar. Diarieföringen sker i enlighet med en diarieplan från Familjebostäder och bolaget registrerar på ärendenivå. Alternativ registrering förekommer också i några av bolagets system, för kontrakt i Fasad och för ritningar i Hyperdoc. Det
SID 6 (9) nuvarande diarieföringssystemet, ÄHS, kommer att vid årsskiftet ersättas av RMT+. Det saknas rutiner för rensning av handlingar i akter inför avslut av ärenden och för att stämma av de handlingar som diarieförts med dem som faktiskt finns i akten. Micasa Fastigheter ska upprätta rutiner för att rensa ut handlingar som inte ska arkiveras, för att undvika att de blir allmän handling. Bolaget ska upprätta rutiner för att säkerställa att man kan följa ett ärendes framväxt genom att arkivera minnesanteckningar, utkast etc som tillför ärendet sakuppgifter. Rekommendationer Förutom de krav som finns i arkivreglerna bör hanteringsanvisningarna omfatta: - sekretess - hur handlingarna ska lagras under olika faser. Bolaget bör kontrollera att hanteringsanvisningarna/dokumenthanteringsplanen tillämpas. Hanteringsanvisningarna bör utgå ifrån samma klassificeringsstruktur som informationsredovisningen. Bolaget bör fastställa rutiner och ansvar för årlig översyn av hanteringsanvisningar. Bolaget bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Bolaget bör uppmärksamma personalen på att upprättade och expedierade handlingar ska diarieföras. Bolaget bör använda informationsredovisningens klassificeringsstruktur för registrering av allmänna handlingar. Bolaget bör försäkra sig om att diariet och diarieplanen bevaras för framtida sökning. Bolaget bör arkivlägga efter diarieplanen.
SID 7 (9) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETS- FÖRÄNDRINGAR Förutom införandet av ovan nämnda IT-stöd väntas inga förändringar i verksamheten. Då bolaget är så ungt finns heller inget behov av att leverera handlingar till stadsarkivet. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Gallringsbehovet för bolagets samtliga handlingar, både digitala och analoga, är utrett. Det finns ett specifikt gallringsbeslut för Micasa Fastigheter (SSA 2007:37). Dessutom omfattas bolaget av gallringsbeslutet för fastighetsdata (SSA 2006:6) från de kommunala fastighetsbolagen. I övrigt gäller de generella gallringsbeslut som är tillämpliga för bolagen. Bolaget har inget lokalt gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas inte Befintliga gallringsbeslut har, eftersom bolagets verksamhet ännu är ung, inte börjat tillämpas på bolaget. Det villkor som ställdes då ovanstående beslut för fastighetsdata fattades var att digitala leveranser skulle ske årligen från vart och ett av bolagen. Micasa Fastigheter har trots påminnelse ännu inte levererat någon fastighetsanknuten information ur systemet Fasad till stadsarkivet, vilket räknas som otillåten gallring. Även om Familjebostäder i praktiken står för leveransen från Micasa Fastigheter är det sistnämnda bolag som formellt ansvarar för att leveransen äger rum. Om Micasa Fastigheter inte börjar leverera finns det risk för att gallringsbeslutet kommer att upphävas. Micasa Fastigheter ska omedelbart upphöra med oreglerad gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Micasa Fastigheter har en egen IT-avdelning även om Familjebostäder har driftansvar för systemen Fasad och Hyr ut. Micasa Fastigheter har ett flertal verksamhetskritiska system, t.ex. Visma (ekonomi) och Hyperdoc (ritningar). Dessutom förekommer ljud- och bildupptagningar, delvis i digital form. Det finns ingen strategi för digitalt bevarande. En strategi kommer att utarbetas under året.
SID 8 (9) Bolaget använder inte arkivbeständiga produkter Bolagets företrädare kunde inte med säkerhet uppge om arkivbeständiga produkter används. Inga handlingar binds in. Micasa Fastigheter i Stockholm AB ska ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Bolaget ska försäkra sig om att ljud- och bildupptagningar kan bevaras så länge de ska finnas kvar. Bolaget ska använda papper, pennor, skrivare, faxar och kopiatorer som ger arkivbeständiga handlingar. Rekommendationer Micasa Fastigheter bör ta med kraven på arkivbeständighet i rutin för upphandling/inhyrning/inköp. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Det saknas en arkivbeskrivning Micasa Fastigheter har inte upprättat någon arkivbeskrivning. Det saknas en arkivförteckning Bolaget har inte heller redovisat sin information i en arkivförteckning. Även en sådan ska således upprättas. Enligt de nya arkivreglerna för staden (Kfs 2007:26) gäller att utformningen av arkivförteckningen ska bestämmas av arkivmyndigheten i samråd med berörd myndighet. Då staden håller på att gå över till ett nytt sätt att redovisa handlingar ska även Micasa Fastigheter i sin kommande arkivredovisning utgå ifrån verksamheternas processer. Stadsarkivet rekommenderar bolaget att bifoga dokumenthanteringsplanen eller de gällande gallringsbeslut som finns till arkivförteckningen när denna har upprättats. Detta bör göras för att redovisa bolagets samtliga handlingar, alltså även de gallringsbara. Micasa Fastigheter ska upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i stadsarkivets handledning Att redovisa digital information. Bolaget ska upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Arkivförteckningen ska utgå från verksamhetens processer.
SID 9 (9) Bolaget ska redovisa gallringsbara handlingar överskådligt. Se vidare under rekommendationer nedan. Rekommendationer Micasa Fastigheter bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt genom att bifoga hanteringsanvisningarna till arkivredovisningen (i undantagsfall bifogas samtliga gällande gallringsbeslut). ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas delvis i arkivlokal Micasa Fastigheter har delvis utvecklat en strategi för sin förvaring av allmänna handlingar. En godkänd arkivlokal finns sedan tidigare (se stadsarkivets beslut, SSA 2007:18). Dessutom har bolaget byggt en lokal som tagits i bruk utan ett godkännande från stadsarkivet. Stadsarkivet kommer emellertid inte att fatta något beslut inom ramen för denna inspektion utan tar ställning till om lokalen kan användas först när bolaget har delgett stadsarkivet ritningar. Dokumentskåp används Bolaget förvarar handlingar i skåp med lägre brandklass än EI 120 (se tidigare beviljad dispensansökan, SSA 2007:10). Kraven i stadens IT-säkerhetsinstruktion efterlevs. Micasa Fastigheter ska förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Bolaget ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stockholms stadsarkiv 2008-07-17 Sara Naeslund