Din guide för att upphandla framtidens textilservice för regioner

Din guide för att upphandla framtidens textilservice för regioner

Att upphandla framtidens textilservice. Att upphandla arbetskläder och andra textilier till regioner kan upplevas som svårt och tidskrävande. Det är många faktorer och detaljer som påverkar slutresultatet, vilket ställer höga krav på den upphandlande enheten. Utifrån vår långa erfarenhet som textilservicepartner till många av Sveriges sjukhus, vårdcentraler, äldreboenden och tandvårdsmottagningar, vet vi vilka krav man bör ställa och hur upphandlingsunderlaget bör utformas för att uppnå bästa möjliga resultat. 2

INNEHÅLL 1. INFÖR UPPHANDLINGEN...4 1.1 Delad eller samlad upphandling?... 4 1.2 Påbörja upphandlingen i god tid... 4 1.3 Bjud in till dialog... 4 2. ATT KRAVSTÄLLA TEXTILSERVICE...5 2.1 Hantering av textilier... 5 2.2 Utgå ifrån Socialstyrelsens föreskrifter om hygien... 5 2.3 Logistik och transporter... 5 3. TEXTILIER...6 3.1 Hållbara textilier... 6 3.2 Kundägda textilier... 6 3.3 Leverantörsägda textilier... 6 3.4 Operationstextilier... 6 4. MILJÖ, KVALITET OCH HYGIEN...7 4.1 Att ställa krav på miljö... 7 4.2 Socialt ansvarstagande/csr... 7 4.3 Hygien... 7 5. KOMMERSIELLA VILLKOR...8 5.1 Avtalslängd... 8 5.2 Utveckling under avtal... 8 5.3 Prisjusteringsklausul... 8 5.4 Svinn... 8 5.5 Kassation... 8 5.6 Leveranssäkerhet... 8 6. VAL AV PRISMODELL...9 6.1 Styckprisdebitering... 9 6.2 Veckohyra... 9 6.3 Split-price... 9 7. VAL AV UTVÄRDERINGSMODELL...10 Hållbara textilier... 10 Aktiviteter för att uppnå ställda miljömål... 10 Spårbarhet... 10 3

1. INFÖR UPPHANDLINGEN 1.1 Delad eller samlad upphandling? En samlad upphandling som omfattar såväl plagg till olika personalkategorier, bädd-, bad- och patienttextilier samt eventuella kundägda textilier ger ofta bäst resultat, såväl miljömässigt som kostnadsmässigt. En samlad upphandling medför bland annat en mer miljö- och kostnadseffektiv tjänst med färre transporter till Era leveransplatser samt minskade svinnkostnader då det är mindre risk för att textilier från olika leverantörer blandas ihop eller försvinner mellan olika leverantörer. I de fall verksamheten består av olika organisatoriska delar som har olika syn och önskemål på textilservicens upplägg är det ofta mest fördelaktigt att upphandla ett grundavtal som kan kompletteras med ett antal tilläggstjänster. På så sätt kan varje del inom verksamheten själva styra textilservicetjänstens exakta utformning och omfattning. Dessa tilläggstjänster kan exempelvis avse kundunika sortiment, plaggdistributionssystem eller ett helhetsåtagande där leverantören exempelvis tar ansvar för beställning, uppackning, påfyllning av förråd och vid behov omdistribution inom enheten. 1.2 Påbörja upphandlingen i god tid Tänk på att påbörja upphandlingen i god tid så att vald leverantör ges tillräckligt med tid för att förbereda uppdraget efter att avtal har signerats. Faktorer såsom val av sortiment, avtalets omfattning, särskilda krav på textilier och ledtid hos leverantör etc. är sådant som påverkar uppstartstiden. I upphandlingsunderlaget bör det anges att det efter avtalstecknande följer en implementeringstid och att avtalstiden räknas från driftstart - dvs. från första leveransen - och inte från tillfället för avtalssignering. 1.3 Bjud in till dialog Oavsett vad som ska upphandlas så ska man inte vara rädd att nyttja den kompetens som leverantörerna besitter. Att bjuda in leverantörer till dialog före en upphandling skapar bra förutsättningar för båda parter inför ett avtal. Du som upphandlare kan på detta sätt få en god förståelse för marknaden och ett bra underlag inför upphandling. Det kan förhoppningsvis även bidra till en minskad arbetsbelastning både vid framtagande av upphandlingsunderlaget samt under anbudsprocessen genom ett minskat antal frågor från leverantörerna. 4

2. ATT KRAVSTÄLLA TEXTILSERVICE 2.1 Hantering av textilier För att säkerställa att leverantören hanterar textilier på ett korrekt sätt bör det i upphandlingsunderlaget anges att textilhanteringen hos leverantören ska följa riktlinjer enligt Textilhandboken - Avsedd för textilier inom vård och omsorg SIS-TR 11:2011 om inte särskilda avvikelser anges. 2.2 Utgå ifrån Socialstyrelsens föreskrifter om hygien Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om basal hygien i vård och omsorg gäller att Arbetskläder får endast bäras i arbetet. Om arbetet bedrivs på flera platser, får de dock även bäras vid färd mellan dessa. Arbetsklädernas ärmar ska vara så korta att de slutar ovanför armbågen. Arbetskläderna ska bytas dagligen. Om de blir förorenade eller om det annars finns behov av det, ska de bytas så snart som möjligt. Om kläderna riskerar att komma i kontakt med kroppsvätskor eller annat biologiskt material under ett vård- eller omsorgsmoment, ska plastförkläde, skyddsrock eller motsvarande skyddskläder användas utanpå arbetskläderna. Om skyddskläder används vid vård av eller omsorg om flera personer efter varandra, ska de bytas mellan varje person. 2.3 Logistik och transporter I upphandlingsunderlaget bör det, om möjligt, tydligt framgå information avseende antal leveransplatser inklusive adresser. Informera gärna även om eventuella särskilda förutsättningar på respektive plats eller om leveranser från leverantören ska ske till en distributionscentral och hur spridning därifrån i ett sådant fall är tänkt att ske. Efterfråga gärna ett internlogistikstöd från textilserviceleverantören inom ramen för textilserviceupphandlingen. Exempelvis kan ett plaggdistributionssystem som säkerställer att samtlig personal ges tillgång till kläder dygnet runt bidra till en högre tillgänglighet och leveranssäkerhet. Genom ett plaggdistributionssystem kan spårbarhet på de plagg som omfattas av avtalet säkerställas och ge Beställaren en god kontroll över textilierna. Krav kan exempelvis ställas på att systemet ska vara tillgängligt dygnet runt och att tillgång till kläderna ska kunna garanteras även vid exempelvis strömavbrott. Krav kan även ställas gällande huruvida systemet ska fungera oavsett val av textilserviceleverantör. 5

3. TEXTILIER För en kostnadseffektiv tjänst är det viktigt att hålla nere sortimentsbredden, dvs antalet artiklar, och plocka bort artiklar som inte används i någon större omfattning. En textilstock med färre variationer ger bättre förutsättningar för hög tillgänglighet och leveranssäkerhet. 3.1 Hållbara textilier Tillverkning av textilier står för en stor del av den totala klimatpåverkan för tvätt- och textilservicetjänsten. Framställning av bomull är särskilt resurskrävande och det finns miljömässigt bättre alternativ att efterfråga. Det är därför viktigt att upphandla och kravställa hållbara textilier där så är möjligt. Av hållbarhetsmässiga skäl bör även engångsmaterial undvikas så långt som möjligt. Livscykelanalyser visar att engångsmaterial har upp till nio gånger så stor påverkan på de globala klimatmålen som flergångsmaterial. 1 Definitionen av hållbara textilier bör omfatta samtliga aspekter inom textilframställningen och inte endast fokusera eller begränsa urvalet till exempelvis artiklar som består av endast bomull utan också göra det möjligt för anbudsgivare att offerera nya och mer hållbara material. En bra nivå på kravställande kan exempelvis vara att kravställa att minst två artiklar i grundsortimentet ska vara märkta med Bra Miljöval eller motsvarande vid avtalsstart och att gemensamt med vald leverantör arbeta för att öka antalet hållbara textilier under avtalstiden. 3.2 Kundägda textilier Kundägda textilier är de textilier som är inköpta och som ägs av Er som beställare. Priset på dessa artiklar bör efterfrågas som pris per styck per artikel och per levererat antal under ett helt år. Kundägda textilier bör inneha tvättråd och klara industriell hantering. 3.3 Leverantörsägda textilier För att säkerställa en korrekt utvärdering baserat på uppskattat verkligt behov bör upphandlingsunderlaget innehålla uppgifter om hur många av respektive artikel och storlek som förväntas levereras under ett år. Tydliggör också om det finns vissa personalgrupper som efterfrågar mer profilerade plagg och vilka volymer som uppskattas för dessa grupper. Specificera önskemål och krav på plaggens design och funktion. Tänk dock på att inte ställa för snäva krav på plaggens materialsammansättning, gramvikter eller specifika färgkoder då olika leverantörer kan ha olika materialsammansättningar och utseende på sina plagg men som ändå uppfyller samma funktion. Ju färre färger och varianter som väljs, desto bättre flöde hos både kund och leverantör. Välj förslagsvis bara en färg på byxa och två färger på överdelarna. 3.4 Operationstextilier För de textilier som används vid operationer är det särskilt viktigt att ställa höga krav på att hygienen säkerställs genom hela kedjan. Genom att tvätta textilierna i minst 70 grader i minst 10 minuter uppnås en godkänd hygiennivå. Det är även viktigt att säkerställa och kravställa att efterföljande efterbehandling, packning och transport håller hög hygienisk nivå. Då partikelsläpp i OP-salen är en vanlig orsak till vårdrelaterade infektioner är det också viktigt att säkerställa att de operationstextilier som används vid särskilt känsliga operationer uppfyller högt ställda krav på låga partikelsläpp (CFU). 1 (Enligt studien Comparative Life Cycle Assessment of Surgical Scrub Suits The Case of Reusable and Disposable Scrubs used in Swedish Healthcare som är gjord av Martyna Mikusinska vid KTH i samverkan med Region Örebro län). 6

4. MILJÖ, KVALITET OCH HYGIEN 4.1 Att ställa krav på miljö De allra flesta offentliga verksamheter har idag tydligt definierade miljömål och det är vår rekommendation att Ni hänvisar till dessa i upphandling av de produkter och tjänster som på något sätt påverkar möjligheten att leva upp till ställda krav. Dvs; Hur kan vinnande anbudsgivare hjälpa Er som kund att uppnå ställda miljömål? För att krav avseende miljö och kvalitet ska vara anpassade till marknadens förutsättningar och utmaningar rekommenderas att kraven ställs i enlighet med Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier för tvätt- och textilservice. Det bör i upphandlingsunderlaget hänvisas till den senaste versionen av Upphandlingsmyndighetens krav samt gärna till respektive Krav-ID så att det för anbudsgivaren är tydligt vilka krav som avses och hur dessa ska verifieras. 4.2 Socialt ansvarstagande/csr Ställ krav på att leverantören i sina leverantörsled ska ha ett dokumenterat CSR-arbete och att den uppförandekod som upphandlande myndighet arbetar med efterlevs. 4.3 Hygien Hygien och rutiner kring hygienarbete är lika viktiga i hela kedjan från tvätteriet till slutanvändaren och tillbaka igen. För att säkerställa att en hög hygien hålls genom hela textilservicekedjan bör Ni som kund ställa krav på att vald leverantör har ett av tredje part verifierat kontrollsystem för biokontamination enligt kvalitetsstandarden SS-EN 14065. 7

5. KOMMERSIELLA VILLKOR 5.1 Avtalslängd För att skapa de bästa förutsättningarna för en välfungerande, kostnadseffektiv och miljövänlig textilservicelösning där upphandlade textilier nyttjas till fullo bör avtalslängden anges till minst 6 år med en förlängningsoption om ytterligare två år. Vår rekommendation är att upphandla ett kontrakt avseende kända fastställda volymer och där eventuella tillkommande volymer hanteras genom en option. 5.2 Utveckling under avtal Tänk på att också ta med avtalsparagraf som gör det möjligt för leverantör och kund att under avtalets gång anpassa och utveckla avtalet till de förändringar som sker i kundens verksamhet samt i branschen. Detta kan exempelvis avse minskad miljöbelastning eller optimerad effektivitet hos Er som kund. Ställ krav på ett aktivt och gemensamt utvecklingsarbete under avtalstiden där båda parter delar på såväl de kostnader som kan vara förenade med utvecklingsarbetet, som kostnadsfördelar från den kostnadsreducering som arbetet kan leda till. 8 5.3 Prisjusteringsklausul Prisjustering bör ske årligen i enlighet med SCB:s Tvätt och textilserviceindex som reflekterar textilservicebranschens kostnadsutveckling. Genom att i upphandlingsunderlaget tydliggöra att avtalade priser årligen justeras genom detta index så minskar risken för leverantören att under avtalstiden inte få täckning för eventuella kostnadsökningar, vilket i sin tur gör att leverantören inte behöver ta höjd för denna risk utan istället kan ge ett lägre pris initialt. Ange gärna basmånad för prisjustering i anbudsunderlaget för att undvika missförstånd. 5.4 Svinn Textilier som försvinner innebär onödiga kostnader för både leverantören och för kunden. Det innebär även en onödig miljöbelastning när försvunna textilier måste ersättas med nya. Därför är det viktigt att både leverantören och kunden aktivt samarbetar för att motverka alla typer av svinn i verksamheten, detta sker exempelvis genom att skapa rutin för att kontinuerligt gå igenom textilförråden ute i verksamheten och skicka in de textilier som inte används till tvätteriet. I de fall leverantören, genom exempelvis chipmärkning, kan härleda svinn till en specifik beställande enhet rekommenderas det att kunden står för återanskaffningsvärdet för de ersättningsartiklar som leverantören behöver köpa in. Kostnaden för detta bör faktureras månadsvis till respektive avdelning. 5.5 Kassation Med normal kassation menas artiklar som behöver kasseras till följd av normalt slitage. Dessa artiklar kasseras och ersätts löpande av leverantören utan kostnad för Er som kund. Med onormal kassation avses de artiklar som behöver kasseras pga. att de t.ex. blivit avsiktligt förstörda, bläckfläckade på grund av kvarglömda bläckpennor i fickorna eller annan förstörelse som ej beror på vanligt slitage. I upphandlingsunderlaget bör det framgå att onormal kassation får debiteras av leverantören och månadsvis faktureras respektive avdelning dit kassationen kan härledas. 5.6 Leveranssäkerhet Leveranssäkerhet mäter hur väl en leverantör lyckas leverera de artiklar som beställs av Er som kund. Man jämför helt enkelt antal beställda artiklar med antal levererade artiklar. 97 % är en leveranssäkerhetsnivå som ger en god och långsiktig tillgänglighet utan att det kostar Er som beställare för mycket. Att uppnå en leveranssäkerhet över 97% är möjligt men också väldigt kostsamt. Leveranssäkerheten bör följas upp per månad och per artikel.

6. VAL AV PRISMODELL Nedan följer en beskrivning av de vanligast förekommande debiteringsmodellerna inom tvätt- och textilservice. 6.1 Styckprisdebitering Styckprisdebitering innebär att debitering sker med ett styckpris per varje beställd och levererad artikel. Denna typ av debiteringsmodell används vanligtvis för ej chippade artiklar såsom bädd-, bad-, och patienttextilier och bör i upphandlingsunderlaget efterfrågas som pris per styck per levererat antal under ett helt år. 6.2 Veckohyra Denna debiteringsmodell innebär att leverantören debiterar en veckohyra per insatt artikel i den textilstock som Ni som kund nyttjar. Denna debiteringsmodell styrs inte av huruvida beställningar gjorts eller antal beställningar per artikel utan ger en mer fast och stabil kostnad över året och efterfrågas vanligtvis i underlaget som kostnaden per insatt artikel multiplicerat med årets antal veckor. 6.3 Split-price Split-price är en kombination av tidigare beskrivna debiteringsmodeller där varje insatt artikel debiteras med en grundkostnad i form av en veckohyra samt en styckprisdebitering vid varje utleverans. Detta är en debiteringsmodell som ger en viss säkerhet till såväl leverantör som kund, då leverantören genom hyrdelen får täckning för investering och kunden har en kostnad som till viss del är baserad på förbrukning. Detta medför också att leverantören inte behöver ta höjd för eventuella oklarheter kring volymer vid den initiala prissättningen. 9

7. VAL AV UTVÄRDERINGSMODELL Utvärderingsmodellen bör ta hänsyn till bästa förhållandet mellan pris och kvalitet så att det anbud som är det mest ekonomiskt fördelaktiga för Er som kund antas. Kvalitet kan utvärderas genom olika typer av kriterier, nedan beskrivs tre kvalitetskriterier med särskild betydelse för framtidens textilservice: hållbara textilier, miljö samt spårbarhet. Dessa kriterier skulle förslagsvis kunna poängsättas i en relativ modell där varje anbudsgivare erhåller en poäng i procentuellt förhållande till antal inkomna anbud. Hållbara textilier Genom att använda andel hållbara textilier som ett utvärderingskriterium kan anbudsgivarna själva ange hur stor andel av den totala textilstocken som kan erhållas med hållbara textilier. Det är dock viktigt att tydligt definiera vad som är att klassa som hållbara textiler. Det är även viktigt att tydliggöra hur anbudsgivaren ska styrka kravuppfyllnad, genom certifikat och/eller intyg. Poängsättning kan exempelvis ske genom att den leverantör som erbjuder störst andel hållbara textilier utifrån förväntad volym (räknat i styck) erhåller maxpoäng och att övriga leverantörer (i det fall man erbjudit hållbara textilier) erhåller poäng i procentuellt förhållande till antal inkomna anbud. Aktiviteter för att uppnå ställda miljömål Låt anbudsgivarna i anbudet beskriva vilka åtgärder som man avser att vidta under avtalsperioden för att hjälpa Er som kund att uppnå fastställda miljömål. Anbudsgivarna bör även beskriva vilka mål som kommer att påverkas, vilka aktiviteter som ska vidtas samt hur man avser att följa upp effekten. Utvärdering kan ske utifrån dessa beskrivningar där varje anbud ges poäng utifrån antal inkomna anbud. Poäng bör tilldelas utifrån fastställda, tydliga och i upphandlingsunderlaget kommunicerade kriterier. Spårbarhet I de fall en spårbarhets- och internlogistiklösning önskas som en del av textilservicetjänsten kan en god idé vara att låta anbudsgivarna beskriva tänkt lösning som en del i utvärderingen. Beskrivningen bör omfatta en övergripande beskrivning av systemet, dess uppbyggnad och funktion och förslagsvis ges varje anbud en poäng utifrån tydliga och väl kommunicerade områden. Poängsättning kan exempelvis baseras utifrån följande parametrar; kontroll, flexibilitet, tillgänglighet, hygien samt uppföljning/statistik. Det anbud som förslagsvis kan påvisa att den föreslagna lösningen, dess uppbyggnad och funktion, såväl som relaterade rutiner, metoder och arbetssätt mycket väl motsvarar de relevanta parametrarna för området bör tilldelas högst poäng. Även parametrar som hur väl anbudsgivaren uppvisar god kompetens och ett proaktivt arbetssätt kan med fördel vägas in. 10

Vill du veta mer? Vill du få kontakt med våra anbudsexperter, maila till affarsstod@textilia.se. Du kan även prenumerera på vårt nyhetsbrev PURE Magazine. I nyhetsbrevet tar vi upp bl.a. Kunskap om textilier / för- och nackdelar med olika material. Hållbarhet och miljöfrågor kopplat till textilservice. Information om nya produkter och innovationer i branschen. Inspiration från andra verksamheter. 11

Textilia Tvätt & Textilservice AB, Box 1544, 701 15 Örebro Tel: 0771-21 23 00 E-post: info@textilia.se Webb: www.textilia.se