1(7) Sole sourcing Bertil Danared Jan Hallgren Sole sourcing en riktad och effektiv upphandling och omförhandling av avtal genom virtuell konkurrens. Sole sourcing sammanfattning När det är dags att omförhandla ett outsourcingkontrakt är det endast en liten andel som väljer att gå ut i en upphandling med fler än en leverantör och konkurrensutsätta de tjänster som omfattas. Majoriteten av alla avtal omförhandlas således med den befintliga leverantören. När ett outsourcingavtal går ut och skall omförhandlas är det endast en liten andel som konkurrensutsätts och upphandlas i en upphandling med fler än en leverantör. Majoriteten av alla avtal omförhandlas med befintlig leverantör med en stor fördel att man bl a slipper kostnader och besvär med överföringen ( transition ) till en ny leverantör. Fördelen är även att man slipper långa upphandlingar som både kostar tid och pengar. Nackdelen är att man riskerar att inte dra fördel av det som marknaden har att erbjuda och att pris och andra villkor inte blir fullt så attraktiva. Pressen kan emellertid vara stor för den IT-ansvarige, som ofta lever med ett konstant kostnadsrationaliserings- och förändringstryck, att gå ut i en ny upphandling. Ofta upplevs inte leverantören ha presterat så väl som man önskat, de har inte varit så innovativa som man hoppades och man tror sig kunna få bättre pris på annat håll. Det kan även finnas en i organisationen djupt rotad syn att stora affärer alltid skall göras i full konkurrens, dvs att man alltid bör gå ut till flera leverantörer. Det kan upplevas vara enda sättet att få ner sina priser och få en leverantör som är proaktiv och intresserad. För en kund som egentligen inte vill byta leverantör utan vill fortsätta sin relation till sin befintliga leverantör kan, rätt använd, en riktad upphandling ( sole sourcing ) vara ett mycket bra alternativ. Det förutsätter dock att ett antal kriterier är uppfyllda för att vi som rådgivare skall rekommendera detta. Med hjälp av den metodik som vi kallar sole sourcing kan en riktad omförhandling eller upphandling genomföras på ett sätt som kan skapa lika bra förhandlingstryck som en upphandling med flera leverantörer. Sole sourcing kan också vara relevant när man vill göra en omdefinition av sin befintliga outsourcingaffär, kopplat till nya förutsättningar hos kunden och till utveckling av teknik och tjänster. De nya förutsättningarna kan då bli basen för exempelvis en ny femårsperiod med den befintliga leverantören, men på helt nya villkor. Leverantörsval när passar sole sourcing bäst? Det kan sägas finnas tre huvudsakliga typer av upphandlingsmetodiker: 1. Full konkurrens ( competitive ) 2. Komparativ ( comparative ) 3. Sole source Full konkurrens Upphandling i full konkurrens karakteriseras av att det är flera leverantörer i en traditionell RFP-process (Request For Proposal) där en utförlig anbudsförfrågan skickas ut till flera leverantörer. Man utarbetar normalt en kortlista för vidare utvärdering där en leverantör väljs ut för slutförhandling. Inom det offentliga upphandlingsområdet kan detta sägas motsvaras av ett öppet förfarande där alla leverantörer får lämna anbud. Den upphandlande myndigheten annonserar om vad de skall upphandla och intresserade leverantörer begär ut förfrågningsunderlaget och kan sedan lämna anbud. Modellen används av de flesta kunder och är en standardprocedur för de flesta inköpsavdelningar.
2(7) Komparativ Den komparativa upphandlingsformen karakteriseras av att det oftast är två eller tre leverantörer som utarbetar kundspecifika förslag, ofta i workshopliknande sammanhang tillsammans med kunden, där det ena väljs ut för slutförhandling. Inom det offentliga upphandlingsområdet motsvaras detta till viss del av ett selektivt eller förhandlat förfarande där leverantörerna selekteras och en begränsad skara får delta i en anbudstävling och till viss del av konkurrenspräglad dialog, som ska syfta till att vara en mer flexibel procedur att tillämpas då det inte går att specificera behoven på ett sätt så att det går bra att jämföra offererade lösningar. Sole source Sole source är en riktad upphandlingsform som karakteriseras av att kunden endast diskuterar med en utvald leverantör och det sker på så sätt ingen urvalsprocess. Den motsvaras inom det offentliga upphandlingsområdet närmast av så kallad direktupphandling. Sole source En utvald leverantör. Ingen urvalsprocess. Process som belastar alla parter minst i tid och pengar. Stark relation med aktuell leverantör är en förutsättning. Stöd av rådgivare säkerställer förhandlingsposition och genomförande. Komparativ Få leverantörer. Utvalda leverantörer utarbetar kundspecifika förslag, där det bästa väljs ut för slutförhandling. Möjliggörs genom starka relationer till och god kunskap om marknadens leverantörer. Resulterar i en snabbare process och ett smidigare beslutsfattande. Endast en leverantör väljs ut för slutförhandling. Full konkurrens Flera leverantörer. Flera leverantörer i en RFPprocess som kortlistas för vidare utvärdering där den bästa väljs ut för slutförhandling. Inga starka relationer. Tjänster som kontinuerligt utvecklas. Regelstyrd bransch eller föremål för offentliga lagar. Egen policy att upphandla i full konkurrens. Sole sourcing kan rekommenderas och är främst tillämpbar när några av följande kriterier är tillämpbara: Upphandlingsexpertis Om kunden är en kunnig upphandlare med erfarenhet av sole sourcing och outsourcingtjänster, med god kännedom om marknadsutbud och leverantörer samt med stöd av externa rådgivare. Relation Om kunden har en god befintlig relation med aktuell leverantör som på en strategisk nivå är tillräckligt väl anpassad till kundens affärsmål. Få kandidater Om det finns få faktiska kandidater, t ex att omfattningen är geografiskt krävande och tjänsterna är så komplexa att det bara finns någon eller några få leverantörer och där alla kan antas vara tillräckligt bra och konkurrenskraftiga. I praktiken bara en leverantör Om omfattningen av tjänster som ska levereras t ex är under så stark utveckling att det i praktiken bara finns en möjlig leverantör. En leverantör med en stor fördel Om en leverantör har en så stor fördel, tekniskt eller operativt, som är av så stort värde att kunden inte kan förvänta sig att andra leverantörer kan ha möjlighet att konkurrera.
3(7) Spara tid och pengar Fördelarna med sole sourcing är flera, både för kund och leverantör. Upphandlingsprocessen tillämpas tillämpas med fördel vid omförhandling av befintliga avtal, snarare än vid första generationens outsourcing (det vill säga första gången man lägger ut något som man har drivit i egen regi och personal eventuellt går över till den aktuelle leverantören), eftersom den underlättas av en mogen inköpande part och en god befintlig relation mellan parterna. De fördelar som anges för en sole sourcing är vanligtvis kopplade till att man sparar tid och pengar, då processen är mer tidseffektiv, både i kalendertid och i nedlagd arbetstid. Att spara tid och pengar är normalt två viktiga motiv för att outsourca och när en sole sourcing genomförs istället för en fullt konkurrensutsatt upphandling, blir den besparingseffekten ännu större. Vid en första generationens outsourcing läggs ofta huvudfokus vid avtalets tecknande på att få till bra priser. Inför en omförhandling inser man kanske att frågor som governance och hur man samverkar med leverantören måste förstärkas. Kanske samarbetet till och med står på gränsen till haveri och man efterlyser en leverantör som står för en högre grad av innovationspartnerskap och ordning och reda. När det inte fungerar är det dock ofta ett resultat av bristande styrning från både kund och leverantör. Kunden kan ha en spontan drivkraft att gå ut i upphandling av en ny leverantör, men kan avskräckas av transitionskostnader och det arbete en sådan upphandling kräver. Då kan sole sourcing vara en process som kan spara mycket tid, pengar och besvär. För kunder som har en bra relation till en starkt engagerad, kan det vara ett sätt att ta upp en diskussion om pris och avtalsvillkor samt sätta press på bättre dokumentation, innovation, samverkan och så vidare och samtidigt undvika den risk för misstroende och osäkerhet som en ny konkurrensutsättning kan medföra. Genom att ta upp diskussionen med leverantören på ett sätt så att man kan garantera att denne har en exklusiv förhandlingsmöjlighet till ett nytt avtal på flera år, kan istället leverantören se detta som en möjlighet. Inom vissa områden kan prisbilden ha ändrats dramatiskt över några år, vilket kan vara en drivkraft för omförhandling. Då vill man omförhandla det utan att äventyra en hög leveranskvalitet och en god relation med ett stort engagemang från leverantören. Det kan emellertid också vara så att även leverantören kan ha ett intresse för en prisjustering. Det gör i sin tur att det för en kund kan vara värt att inleda sitt arbete med en översyn av befintliga priser och leveranskvalitet, utan att blanda in leverantören men kanske med benäget bistånd av en rådgivare för att få en indikation på vad det tjänsterna skulle kosta i en upphandling. När man outsourcar första gången tenderar man ofta att göra det selektivt, t ex delar av ITmiljön eller delar av applikationerna, tills man känner sig bekväm med förfarandet. Därefter, när det är dags att omförhandla eller när de ser att det kan finnas synergier i att exempelvis lägga sin service desk hos IT-infrastrukturleverantören för att få ett bättre pris, kan de typiskt tänka sig att genomföra en sole sourcing och på så sätt utveckla relationen med en leverantör. Genom en väl genomförd solesourcingprocess kan en omförhandling med en leverantör genomföras på ett sätt som på ett för båda parter positivt sätt förnyar och vitaliserar hela samarbetet mellan parterna. För- och nackdelar Som tidigare konstaterat är det vissa kriterier som bör vara uppfyllda för att en sole sourcing skall vara relevant och tillämpbar. Den potentiellt försämrade förhandlingspositionen genom en naturligt minskad konkurrens mellan olika leverantörer i upphandlingssituationen är den tydligaste risken med förfarandet. Det gör att man bör säkerställa att man har en mycket god marknadskännedom och/eller att man använder sig av en rådgivare som har detta. En rådgivare som genomför många
4(7) upphandlingar och har en aktuell kunskap om leverantörer, priser och villkor på marknaden, kan i många fall sätta lika eller till och med högre tryck på den aktuelle leverantören, då man som leverantör på sitt sätt faktiskt konkurrerar med rådgivarens hela prisdatabas. Och inte bara med en prisdatabas, utan med en rad faktiska vinnare i nyligen genomförda upphandlingar som har gjorts i full konkurrens. Det skapar också en tydlighet kring att lättare balansera hur mycket man vill pressa priset relaterat till och eventuellt på bekostnad av kvaliteten. För att få en bättre förhandlingsposition förutsätter det att man i processen skapar en medvetenhet och känsla hos leverantören att de har en exklusiv förhandlingsrätt, men om de inte når fram till de mål som man har satt upp inför processen kring t ex pris eller kvalitet, så är man förberedd på att snabbt vända sig till marknaden. Det kan man i processen visa genom bland annat en tydlig formalisering av dokument som beskriver hela förfarandet. Argumenten mot sole sourcing kan exempelvis vara att en traditionell förfrågan med tydliga specifikationer krävs, då utvecklingen har gjort att den tjänst som nu ska levereras inte är densamma som upphandlades tidigare. Solesourcingprocessen tar höjd för detta genom att acceptans för best practice och åtaganden kring CIP (Continuous Improvement Process/Program) är förutsättningar för att en sole sourcing skall vara genomförbar. Och ett avtal bör normalt även hantera förändringar av tjänster och vara mer funktionellt orienterade. När en sole source genomförs är den i många fall mer än en ren omförhandling av ett befintligt avtal. Den kan med fördel ta hänsyn till hur tjänsterna bäst skall levereras framåt och på vilka villkor, vilket inte alls behöver överensstämma med hur det har sett ut innan. Det kan i en del fall leda till att man finner att det är av värde att inte bara ändra på några bilagor i befintligt avtal, utan faktiskt skriva ett helt nytt avtal. Argument mot sole sourcing att den inte skapar samma priskonkurrens som en RFP och att leverantören känner sig för trygg i sin roll som ensam leverantör, gör att det är en förutsättning för att lyckas att processen genomförs på ett väl genomtänkt, metodiskt och målmedvetet sätt. Jämförelse mellan RFP och sole sourcing En konventionell RFP-process (Request för Proposal, med flera leverantörer som erhåller en detaljerad kravspecifikation) kan ofta ta mellan 10-15 kalendermånader, inkluderande tiden att definiera processen och samla in data fram till att ett avtal är påskrivet. (Överföringsfasens längd kan sedan variera stort mellan olika projekt.) En solesourceprocess med samma omfattning tar typiskt 3-6 månader i anspråk, enligt nedan.
5(7) Tidsvinsterna uppkommer dels genom att man inte behöver lägga samma vikt vid ett ofta tidsödande kravspecifikationsarbete, som sedan i alla fall ofta inte stämmer överens med vad leverantörerna kan leverera. Dels uppkommer de också genom själva arbetet i kvalificeringsprocessen som kan genomföras fokuserat med bara en leverantör istället för ett antal. Förutom de uppenbara tidsvinsterna är vinsterna för kunden även exempelvis: Minskade kostnader för att utvärdera marknaden. Minskade interna arbetskostnader i att ta fram underlag. Minskade kostnader för utvärdering av offerter. Minskade kostnader för att arbeta fram ett färdigförhandlat avtal, om man är överens om grundläggande principer inför förhandling och speciellt om det är en omförhandling som bygger på ett befintligt avtal. Vinsterna för leverantören är bland andra: Minskad kostnad för att ta fram anbud. Minskade kostnader för att arbeta fram ett avtal även för leverantören. Risken för att lägga ner pengar på sådant som i ett senare skede visar sig onödigt minskar i och med att processen bygger på dialog, som gör att parterna pratar sig samman och når samsyn på ett helt annat sätt kring behov och lösningar. Det är emellertid av vikt att identifiera de risker som en sole sourcing innebär och minimera konsekvenserna av dessa, genom att bland annat: Etablera och komma överens om ett antal principer som skall ligga till grund för upphandlingen, för avtalet och för det efterföljande samarbetet. Säkerställa att möjligheterna att upphandla alternativa leverantörer i konkurrens har övervägts och att beslutet att välja en sole sourcing har dokumenterats och kommunicerats i tillräcklig omfattning. Se till att bibehålla ett tillräckligt konkurrenstryck och inte invagga den utvalda leverantören i för mycket säkerhet, för att åstadkomma de pris- och servicenivåer som önskas. Detta behöver också kopplas till hur processen kommuniceras internt för att inte fel budskap sedan skall sprida sig externt. Den övergripande upphandlingsprocessen för en sole source är i många avseenden lik en upphandling i full konkurrens, även om enskilda aktiviteter hanteras annorlunda, riskerna skiljer sig åt och aktiviteterna är mer flexibla och inkluderande. Genomförandet Projektets genomförande kan beskrivas i en typmodell baserad på beskrivna faser och steg:
6(7) Projektstart Leverantören startar Fryst lösning Fryst pris Frysta dokument Transition Go Live Krav & mål Nuläge Förslag på lösning Fasindelad transition Tjänstebeskrivningar, SLA, T&T-plan Verifiering av lösning och due diligence Priser och betalningsvillkor Förhandling av avtal och bilagor Avtalssignering Beställarorganisation, samverkan & governance, kommunikation etc Löpande governance Den övergripande upphandlingsprocessen är i stort densamma, oavsett om upphandlingen görs i full konkurrens eller om man väljer en sole sourcing. Däremot tar en upphandling i konkurrens mer tid i anspråk genom arbetet med att hantera flera leverantörer och leverantörerna blir mer återhållsamma när det kommer till exempelvis innovation. En av de största skillnaderna är att man i en omförhandling minskar kostnader och risker kring transitionsfasen, med överföringen till en ny leverantör. Lyckades vi? En lyckat genomförd sole sourcing kännetecknas blad annat av en tids- och kostnadseffektiv process samt ett kostnadseffektivt och hållbart slutresultat. Det kan bland annat beskrivas som: Rekommendationer och slutsatser Inför val av upphandlingsmetodik bör man klargöra vilka verksamhetens drivkrafter är med outsourcingen. Vilka är affärsmålen? Är de t ex reducerade kostnader, ökad kvalitet eller ökad flexibilitet? Genom att tydliggöra detta blir det enklare att fullt ut kunna utvärdera de förslag som sedan skall utvärderas för att verifiera att de stödjer de uppsatta affärsmålen. I alla större upphandlingar bör även sourcingstrategin ses över. Hur matchar det man planerar att göra den befintliga sourcingstrategin och hur påverkas den? Behöver sourcingstrategin revideras? I en sole sourceprocess är det av vikt att kunden äger och kontrollerar processen, och inte leverantören. Det kan dock vara extra utmanande i en process där kund och leverantör
7(7) samverkar nära varandra. Det kan t ex göras genom att identifiera ett antal principer för att nå kostnadsreducering, ha ett bra grepp om alternativa leverantörer och tjänster för att säkerställa förhandlingspositionen, tydliggöra för leverantören att en plan B med upphandling i konkurrens är ett reellt alternativ, säkerställa att den övergripande tidplanen tillåter en plan B till och med för ett scenario där förhandlingarna strandar i slutet. En sole sourcing som är väl genomtänkt och hanterad kan nå samma prisbild som en upphandling i full konkurrens och dessutom nå fördelar avseende en lösning som arbetas fram gemensamt, en ytterligare stärkt kund-leverantörsrelation, tid- och kostnadsvinster på köpsidan och lägre risk och försäljningskostnader på säljsidan. Men sole sourcing är inte att jämföra med slarviga förhandlingar som genomförs med för lite förberedelser. När en sole sourcing görs korrekt kräver den ändå en hel del tid och engagemang. Copyright Sourcing Professionals Nordic 2013. All rights reserved. The prior written permission of Sourcing Professionals Nordic is required to reproduce all or any part of this document, in any form whether physical or electronic, for any purpose.