2018-10-26 Kallelse/underrättelse KYRKOFULLMÄKTIGE Måndagen den 5:e november 2018 kl. 18.30 Sigfridsalen, Domkyrkocentrum. Ledamot som är förhindrad att närvara anmäler detta till pastoratets kansli e-post: vaxjo.pastorat@svenskakyrkan.se Yngve Rehnström Ordförande Jörgen Waldén Kanslichef ÄRENDEN: 1. Mötets öppnande 2. Inledning - Upprop. - Val av två justeringspersoner att jämte ordföranden justera protokollet. - Tid för justering. 3. Verksamhetsinformation Gudstjänst att längta till i vår tid Med tradition och förnyelse firas relevanta gudstjänster där människor är delaktiga 4. Sammanträdets behöriga kungörande. Sammanträdet har kungjorts genom annons i Smålandsposten, genom anslag på pastoratets anslagstavla och genom personlig kallelse till var och en av fullmäktiges ledamöter och ersättare 1 vecka före sammanträdet. 5. Nya ledamöter Protokoll 2018-10-01 från stiftsstyrelsen enligt vilket Bo Gunnarsson (POSK) utses till ny ledamot i fullmäktige efter avgångne ledamoten Börje Nilsson (POSK). Till ny ersättare utses Christina Fredholm (POSK). 6. Avsägelser och val till församlingsråd Valberedningen 181105 7. Budget och verksamhetsplan 2019 för Växjö pastorat. KR 181024 103 8. Upphandling revisionstjänster, 2019-2022 9. Revisorer förvaltade mindre stiftelser, 2019-2022 10. Maskinprislista 2019. KR 181024 107 11. Taxor och inomkyrklig begravningsclearing 2019. KR 181024 108 12. Motioner. Obesvarad motion: Motion om mål och processer, Birgitta Nilsson (C), KF 180507 18 13. Sammanträdestider 2019 6 maj och 4 november 14. Ledamöternas frågestund VÄXJÖ PASTORAT POSTADRESS: Box 307, 35105 Växjö BESÖKSADRESS: Domkyrkocentrum, Gymnasiegränd 1, Växjö TELEFON: 0470-70 48 00 E-POST: vaxjo.pastorat@svenskakyrkan.se HEMSIDA: www.svenskakyrkan.se/vaxjo
1 FÖRSLAG Datum: Valberedningen 2018-11-05 1 Förslaget i ärendet föredras på sammanträdet. Valberedningen sammanträder 2018-11-05 och beslutar då om förslagen till aktuella fyllnadsval. Avsägelser och val till församlingsråd Församlingsrådet Växjö stads- och domkyrkoförsamling Ledamoten Börje Nilsson har avsagt sig samtliga uppdrag vilket innebär fyllnadsval av ledamot. Församlingsrådet Hemmesjö-Furuby församling Ersättaren Sirkka Fransson har avsagt sig uppdraget vilket innebär fyllnadsval av ersättare i församlingsrådet. Valberedningens förslag Kyrkofullmäktige beslutar att godkänna Börje Nilsson samt Sirkka Franssons avsägelser att välja N.N. som ordinarie ledamot i församlingsrådet i Växjö stads- och domkyrkoförsamling. att välja N.N. som ersättare i församlingsrådet i Hemmesjö-Furuby församling. Justerare Utdragsbestyrkande
2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum: Kyrkorådets arbetsutskott 2018-10-16 106 Kyrkorådet 2018-10-24 103 Dnr P 2018-20 1.1 Budget och verksamhetsplan 2019 Ekonomichef Camilla Carlsson föredrar förslag till budget 2019. Växjö pastorats budget år 2019 visar ett positivt resultat om ca 3,7 mkr, vilket i viss mån värdesäkrar pastoratets egna kapital. För 2020 visar dagens prognoser på ett svagt positivt resultat på 0,4 mkr och för 2021 ett negativt resultat på ca -2,7 mkr. Det kan konstateras att det inte kommer att bli någon reell ökning av kyrkoavgiftsintäkterna de kommande åren. Det är därför av stor vikt att Växjö pastorat fortsätter med effektiviserings- och prioriteringsarbetet de kommande åren. Beslutet om målkapital, det vill säga miniminivån för det egna kapitalet, har betydelse för vilken resultatnivå som ska hållas i framtiden. Kyrkofullmäktige beslutade hösten 2015 att fastställa Växjö pastorats målkapital till 280 mkr. I grund och botten handlar det fortsatt om att ha en god ekonomisk hushållning och att intäkter och kostnader behöver vara i balans. Revidering av målkapitalets storlek ska ske under våren 2019. Nyckelfrågor som kommer att bli centrala för pastoratets framtida utveckling är: - Medlemsutvecklingen - Verksamhetsresultat (dopfrekvens, konfirmationsfrekvens, gudstjänstbesökare och valdeltagande) - Prioriteringsförmåga - Kostnadseffektivitet - Personalen - Fastigheter - Avskrivningar Som bilaga till budgethandlingarna finns en barnkonsekvensanalys. Justerare Utdragsbestyrkande
3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum: Kyrkorådets arbetsutskott Kyrkorådet 2018-10-16 106 forts. 2018-10-24 103 forts. Dnr P 2018-20 1.1 Arbetsutskottets förslag till Kyrkorådet Kyrkofullmäktige beslutar att fastställa budget 2019 med drifts- och investeringsbudget samt plan 2020-2021 med tillhörande resultat-och balansräkning samt kassaflödesanalys. att fastställa budget, inklusive nettokostnadsunderlag om 51 351 tkr, för begravningsverksamheten för 2019 i enlighet med sidan 13. att för begravningsverksamhetens finansiering nyttja 1 827 tkr av 2015 års överskott samt 5 427 tkr från 2017 års överskott. att fastställa kyrkoavgiften till 1:00 kr (oförändrad). att förändra tjänster i enlighet med s.15. att fastställa principer för anslagsnivåer i enlighet med sidan 73. I kyrkorådet föredras ärendet av ekonomichef Camilla Carlsson, pastoralcheferna Carina Åstrand, Lars Gunnar Selinder, Daniel Sjöö samt kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad. Kyrkorådets förslag till Kyrkofullmäktige att fastställa budget 2019 med drifts- och investeringsbudget samt plan 2020-2021 med tillhörande resultat-och balansräkning samt kassaflödesanalys. att fastställa budget, inklusive nettokostnadsunderlag om 51 351 tkr, för begravningsverksamheten för 2019 i enlighet med sidan 13. att för begravningsverksamhetens finansiering nyttja 1 827 tkr av 2015 års överskott samt 5 427 tkr från 2017 års överskott. att fastställa kyrkoavgiften till 1:00 kr (oförändrad). att förändra tjänster i enlighet med s.15. att fastställa principer för anslagsnivåer i enlighet med sidan 73. Justerare Utdragsbestyrkande
FÖRSLAG Datum: Kyrkofullmäktiges presidium 2018-10-29 Dnr: P 2018.271, KR 2017-58 531 Förslaget i ärendet föredras på sammanträdet. Kyrkofullmäktiges presidium sammanträder 2018-10-29 och beslutar då om förslaget till revisionsbolag. Upphandling av revisionstjänster Upphandling av revisionstjänster för åren 2019-2022 har genomförts enligt Kyrkofullmäktiges uppdrag under september-oktober. Enligt 48 kap, 2 i kyrkoordningen ska kyrkofullmäktige utse en auktoriserad revisor eller en godkänd revisor för att granska verksamheten under en tidsperiod om längst fyra år. Till en sådan revisor får även ett revisionsbolag utses. I denna upphandling är det ett revisionsbolag som avses, detta framgår i förfrågningsunderlaget. Revisorernas uppgifter är reglerade i revisionslagen. Utöver det som anges där ska revisorerna, enligt 48 kap 5 i kyrkoordningen, även granska om församlingens verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Förfrågningsunderlaget har skickats till revisionsbolagen KPMG, Deloitte, PwC samt Ernst & Young. Anbud har inkommit från: - Ernst & Young - KPMG - PwC Kanslichef Jörgen Waldén och ekonomichef Camilla Carlsson har genomfört utvärdering av inkomna anbud enligt i förfrågningsunderlaget givna kriterier. Utvärderingen har föredragits kyrkofullmäktiges presidium vid sammanträde 2018-10-29. Presidiet gör bedömningen att beslutet inte har någon särskild konsekvens för barn. Kyrkofullmäktiges presidiums förslag till kyrkofullmäktige Kyrkofullmäktige beslutar att för perioden 2019-2022 utse XXXXXXXXXX till revisionsbolag för Växjö pastorat. att för perioden 2019-2022 utse XXXXXXXXXX till revisionsbolag för stiftelsen Fredrik och Sofia Hjellström, org.nr 829502-5673 och stiftelsen Gerda och August Granholms minnesfond, org.nr 829502-5699. att uppdra till kanslichef Jörgen Waldén och ekonomichef Camilla Carlsson att träffa avtal med valt revisionsbolag. Justerare Utdragsbestyrkande
FÖRSLAG Datum: Kyrkofullmäktiges presidium 2018-10-29 Revisorer mindre förvaltade stiftelser Förslaget i ärendet föredras på sammanträdet. Kyrkofullmäktiges presidium sammanträder 2018-10-29 och beslutar då om förslaget. Kyrkorådet förvaltar 32 stiftelser varav 15 st är under avveckling. Två av stiftelserna är så stora att de kräver upprättande av årsredovisning och revideras därmed av utsett revisionsbolag och övriga revisorer. För de mindre förvaltade stiftelserna som listas nedan upprättas räkenskapssammandrag och revision av dessa för åren 2019-2022 föreslås genomföras av pastoratets förtroendevalda revisorer med sammankallande revisor Krister Yngvesson som granskande revisor. Stiftelser där räkenskapssammandrag upprättas: - Bröderna Kvist Daniel Sellbergs understödsfond - Liliebladhs fond, församlingssång Tävelsås - Syskonen Johansson, Lundholmen Hylte - Ett syskonpars gåfvofond - Klara Malmsjö - Liliebladhs församlingssång, Vederslöv - Anna Andersson - K A Johansson - Ellen och Albert Håkansson - Norberg, Hjelmgrens och Ester Nilssons underhålls- och prydnadsstiftelse för Kalvsviks kyrka - Växjö Stadsförsamlings diakonistiftelse - Domkyrkans o Teleborgs diakonistiftelse - Hemmesjö Diakonistiftelse - Thomas och Maria Fornstens minnesfond - Gösta och Lisa Albrekts minnesfond - Salomon Johanssons donationsstiftelse - Vilhelmina Fredrika Johansson - Johan August Johannesson - Ida o Klas Johannesson - Hilda o August Gustavsson - Sonja Granstrands donationsfond - Ester o Gerda Andersson - Anna och Adolf Johansson - Karl Andersson - S J Peterssons donationsfond - I Rylander - Strömgrens donationsfond - Syskonen Johanssons donationsfond - Liljorstrands - Hilda Carlsson Presidiet gör bedömningen att beslutet inte har någon särskild konsekvens för barn. Kyrkofullmäktiges presidiums föreslag till kyrkofullmäktige Kyrkofullmäktige beslutar att till revisorer för stiftelser med räkenskapssammandrag förvaltade av kyrkorådet i Växjö pastorat perioden 2019-2022 granska stiftelser förvaltade av Växjö pastorat utse Carl-Olof Bengtsson, Brinkvägen 16, 352 49 Växjö Magnus Jisborg, Vinamans väg 3, 352 34 Växjö Göran Kannerby, Veckovägen 25, 352 61 Växjö Krister Yngvesson, Bokvägen 4, 363 44 Lammhult att till sammankallande revisor utse Krister Yngvesson. Justerare Utdragsbestyrkande
9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum: Begravningsutskottet 2018-10-15 102 Kyrkorådet 2018-10-24 107 Dnr 260/BV2018-156 Maskinprislista 2019 Kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad redogjorde för maskinprislistan 2019. Maskinprislistan är uppdaterad så att gjorde maskininvesteringar är inarbetade samt att aktuell timkostnad för maskinförare är inarbetad i respektive artikelpris. Bilaga A. Begravningsutskottets förslag till Kyrkorådet Kyrkofullmäktige beslutar att anta föreliggande maskinprislista för 2019. Kyrkorådets förslag till Kyrkofullmäktige enligt Begravningsutskottets förslag. Exp 2018-10-17: Mats Lindblad, Jörgen Waldén, Camilla Johansson Justerare Utdragsbestyrkande
10:1
10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Datum: Begravningsutskottet 2018-10-15 103 Kyrkorådet 2018-10-24 108 Dnr 260/BV2018-160 Taxor och inomkyrklig begravningsclearing 2019 Kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad har i skrivelse redovisat/föreslagit nya taxor samt gällande inomkyrklig clearing 2019. Bilaga B. Begravningsutskottets förslag till Kyrkorådet Kyrkofullmäktige beslutar att anta redovisade taxor för 2019. att uppdraga åt kyrkogårds- och fastighetschef Mats Lindblad att uppdatera priserna gällande clearing beloppen för begravningsgudstjänst när dessa är beslutade av Kyrkostyrelsen. Kyrkorådets förslag till Kyrkofullmäktige enligt Begravningsutskottets förslag. Exp 2018-10-17: Mats Lindblad, Jörgen Waldén, Camilla Johansson Justerare Utdragsbestyrkande