Strategi för införande. Anläggningsprojekt för ett nationellt inkomstregister

Strategi för införande Anläggningsprojekt för ett nationellt inkomstregister 19.6.2019

Dokumentets användningsändamål Detta dokument innehåller en allmän beskrivning av införandet i inkomstregisterprojektet tidsplan principer och riktlinjer för införandena inom projektet. Dokumentet ger riktlinjer och allmänna principer för en mer exakt plan för införandet och planeringen av uppgifterna vid införandet. Strategin för införandet grundar sig på Skatteförvaltningens allmänna riktlinjer för införande, de olika parternas erfarenheter från bland annat andra projekt och allmänt känd god praxis. 2

Innehåll Planering av införandet Genomförande av införandet Hantering av införandet 3

Införande av inkomstregistret 1/2 Införandet inkluderar i enlighet med den uppdaterade planen för Anläggningsprojektet för det nationella inkomstregistret att genomföra ett inkomstregistersystem i tre faser ta intressentgruppernas tekniska anslutningar och intressentgruppernas samt medborgarnas e-tjänster i produktionsanvändning starta Inkomstregisterenhetens verksamhet och i anslutning till starten ta i bruk de tekniska stödfunktionerna. Genom övergripande planering och förberedelser som är intensivast i början försäkrar vi oss om att införandena av det nya systemet och processerna sker så smidigt som möjligt på en hög servicenivå.

Införande av inkomstregistret Beroenden och delprojekt Projektet med genomförande av inkomstregistret, Löner och integrationer intressentgruppstestning påbörjande av produktionen överföring till programhanteringen och den fortlöpande servicen Projektet med genomförande av inkomstregistret, informationsanvändare i den andra fasen intressentgruppstestning inledandet av produktionen utvecklingsarbeten i projektet Löner överföring till programhanteringen och den fortlöpande servicen Projektet med genomförande av inkomstregistret, Förmåner intressentgruppstestning påbörjande av produktionen överföring till programhanteringen och den fortlöpande servicen Införandet av hela helheten påverkas av hur långt intressentgrupprojekten har avancerat. 2/2 Projektet Ändringar i affärsverksamheten projektet Inkomstregisterenheten projektet Certifikatlösning projektet Digi3

Indelning av införandena i faser Löntagare Förmånsinkomsttagare Arbetsgivare 2019 Förmånsbetalare 2021 2019 2021 Inkomstregistret 2019&21 2019&21 2019&21 2019&21 2019&21 2020-21 2020-21 2020-21 2020-21 2020-21 2020-21 2020-21 2020-21 2021 *** Informationsanvändare FPA Arbetspensionsanstalterna och PSC Sysselsättningsfonden* Skatteförvaltningen Åland** Arbetslöshetskassorna Skadeförsäkringsbolagen Kommuner och samkommuner ANM:s förvaltningsområde Arbetarskyddsmyndigheterna Statistikcentralen Olycksfallsförsäkringscentralen Patientförsäkringscentralen Utsökningen Användare av löneuppgifter 2020 * Vuxenutbildningsförmåner år 2020 ** Landskapet Åland, dess myndigheter och kommuner *** 2021 Pensioner och förmåner (producenter och användare) 1/3

2/3 Indelning av införandena i faser Anläggningsprojekt för det nationella inkomstregistret har indelats i tre genomförande- och införandehelheter Löner och integrationer - införande 01.01.2019 Löner och integrationer, användare i den andra fasen - införande 01.01.2020 Förmåner - införande 01.01.2021 Genom indelning av projektet i faser minskar riskerna då alla funktioner och tjänster inte tas i användning på en och samma gång. Införandehelheten för löner indelades i faser, och införandehelheten för förmåner kommer också att indelas i faser.

Faserna och milstolparna för införandet av Förmåner Innan införandet 1.1.2020 möjliggörs funktionerna i produktionen och de växande volymerna 9/2019 Användare av löneuppgifter profiler och roller utförande av uppgiftstillstånd 10 11/2019 Användare av löneuppgifter användares och huvudanvändares behörigheter för e-tjänsten certifikat 12/2019 Start av uppgifter som hänför sig till införande, produktionsavbrott och röktest 1.1.2020 GO LIVE nya användare av löneuppgifter årsförändringarna i inkomstregistret Införandena för utvecklingsarbeten Löner överförs till produktion som separata publikationer. 3/3

Omfattningen av införandet 1/2 Införandet inkluderar intressentgruppstestning och uppbyggnad av miljöer som införandet kräver intressentgruppstestning för att testa det tekniska gränssnittets funktion ur informationsproducentens och informationsanvändarens perspektiv test av processerna och tjänsterna för införandet och produktionen i intressentgruppstestningen planering av införandet och genomförande av de planenliga uppgifterna för införandet inklusive röktestning i produktionsmiljön införandet av användarnas kundservicemodell start för organisationen som verksamheten kräver.

Omfattningen av införandet 2/2 Införandet inkluderar planering och genomförande av följande helheter: Ändringar i verksamheten Utbildning och kommunikation Uppbyggnad av miljöer för intressentgruppstestning och produktion samt överföring till produktion Anordningar samt datasystem Övningar för införandet och produktionen Planering och genomförande av övningar för införandet och produktionsverksamheten i normala situationer och krissituationer Planering av produktionen Planering av verksamheten, avtalshanteringen, dataflödena och produktionen av batchkörningar Röktest Begränsat test av verksamheten och datasystemen innan ett allmänt produktionstillstånd ges Stöd för produktionen Införandet svarar för produktionsstödet fram till överföringen till affärsverksamhetens stöd och programhanteringen Affärsverksamhetens stöd och överföring till programhanteringen Ansvaret för den genomförda helheten överförs till Inkomstregisterenheten och inkomstregistergruppen hos Skatteförvaltningens Utvecklings- och informationsförvaltningsenhet för användning, underhåll och utveckling Säkerhetsutlåtande Utlåtande om uppnående av produktionsberedskap från Skatteförvaltningens Säkerhets- och riskhanteringsenhet för beslutsfattandet Statusutvärdering Utvärdering för beslutsprocessen av huruvida beredskap för intressentgruppstestning samt produktionsberedskap har uppnåtts. Inkluderar en utvärdering av status för intressentgrupperna samt en utvärdering av projektets interna, operativa och tekniska beredskap.

Kvalitetssäkring och riskminimering 1/4 Med hjälp av följande åtgärder minimeras riskerna med införandena och säkerställs servicekvaliteten: Revisioner Planerna för införandet revideras av en extern aktör. För systemhelheten genomförs en datasäkerhetsrevision av en extern aktör innan intressentgruppstestningen påbörjas och innan produktionsanvändningen påbörjas. Automationstestning Med hjälp av en automatiserad testning minimeras eventuella fel som skulle kunna uppkomma i en manuell testning. Testautomationen frigör resurser för funktioner som genererar större mervärde. Till exempel testexperterna kan fokusera på arbete som inte kan automatiseras såsom experimentell testning, testbarhetsanalyser, omstrukturering och vidareutveckling av testfallen och uppgiftslistan. Utbildningar och stödfunktioner Utbildningar och stöd anordnas för Inkomstregisterenheten och intressentgrupperna för genomförandet, testningen och införandet under genomförandet av projekten.

Kvalitetssäkring och riskminimering 3/4 Röktest Ett röktest genomförs alltid innan någon version publiceras. För produktionen görs ett röktest innan produktionsanvändningen påbörjas. Test av kapaciteten Systemhelhetens kapacitet testas i syfte att reda ut den maximala kapaciteten, apparatbehovet och belastningstoleransen samt identifiera eventuella flaskhalsar i systemet. Kapaciteten testas regelbundet under genomförandefasen samt ännu separat innan intressentgruppstestningen och produktionen påbörjas.

Kvalitetssäkring och riskminimering (2/2) Datasäkerhet I projektet används Microsofts modell Security Development Lifecycle (SDL) för att säkra datasäkerheten i utvecklingen av systemet. Varje år följer man upp att utvecklarna, testarna, datasäkerhetspersonerna och miljöexperterna avlagt de regelbundna datasäkerhetsutbildningarna (bland annat SDL). 4/4 Extern testning och omfattningen av denna Systemhelheten testas förutom internt inom projektet även av externa intressentgrupper under nio månader innan produktionsanvändningen påbörjas i syfte att säkerställa en så övergripande och omfattande testning som möjligt. Statusutvärdering Status för genomförandet, testningen och införandet utvärderas både inom projektet och i fråga om intressentgrupperna. Samarbete med intressentgrupperna Både under projektets gång och i produktionsfasen har man ett nära samarbete med intressentgrupperna. Dataproducenterna och dataanvändarna utser kontaktpersoner för bland annat följande delområden: testning, kommunikation, juridiska frågor, införande.

Införandets framskridande Intressentgruppstestning, införande 2019-2020 Månader fram till införandet GRÄNSSNITTEN PUBLICERAS STRATEGI FÖR INFÖRANDE ANVÄNDARNAS UPPGIFTSTILLSTÅND GO LIVE UTVÄRDERING PLAN FÖR INTRESSENT- GRUPPSTESTNING BEHÖRIGHET FÖR ANVÄNDARNAS HUVUD- ANVÄNDARE PRODUCENTERS PRODUKTIONS- CERTIFIKAT GO LIVE 2/2 Styrgrupperna Genomförandesprinter Planering av införandet Statusutvärdering (internt genomförande, testning, produktion) Pilottestning (införande 1) Utbildningar, kommunikationer (intressentgrupperna, Inkomstregisterenheten) Intressentgruppstestning och stöd för testningen (gränssnitt) Gränssnitt Intressentgruppstest ning Substanser TRV Producenter & användare, kommunikationer om införandet Statusutvärdering (intressentgrupper: genomförande, testning, produktion) Godkännandetestning Intressentgruppstestning och stöd för testningen (e-tjänsten) Datasäkerhetsrevisioner och test av kapaciteten Frysningsperiod Införande, uppgifter/genomförande Röktest Stöd för införandet och etablering av produktionen Överföring till programhanteringen och den fortlöpande servicen =intressentgruppstestning OBS Börjar under införande 1 och fortsätter genom inkomstregistrets hela livscykel.

Innehåll Planering av införandet Genomförande av införandet Hantering av införandet 15

Planering av införandet Huvudsakliga planer Strategi för införandet (detta dokument) allmänna principer och riktlinjer för införandet samt tidsplan för den övre nivån fungerar som ett rättesnöre för de mer exakta planerna för införandet Plan för införande (allmän beskrivning) beskrivning av införandets olika delområden och uppbyggnaden av dessa samt förberedelserna för införandet till exempel program, gränssnitt, ans lutningar, personresurser, risker för båda två införandehelheter (Löner och integrationer, Förmåner) görs separata planer för införandet grundar sig på principerna och riktlinjerna för strategin för införandet fungerar som en grund för en mer exakt uppgiftsplanering och fastställer omfattningen av uppgiftsplaneringen för införandet Uppgiftsplan för införandet innehåller en beskrivning av de detaljerade uppgifterna för införandet: schemaläggning på exakt nivå, ansvarsparter eller -personer, beroendena mellan de olika uppgifts- och delområdena innehåller detaljerade uppgifter och länkar till uppgiftsplanerna för införandet inom de olika delområdena (till exempel koduppsättningar, kunduppgifter) fungerar som situationsrummets verktyg i uppföljningen av hur huvuduppgifterna för införandet och uppgifterna inom de olika delområdena framskrider Modellen för beslut om och hantering av införandet innehåller en beskrivning av de olika nivåerna i beslutsprocessen och avgränsningarna av ansvaret för intressentgruppstestningen och införandet samt beslutsbefogenheterna. Testplan för intressentgrupper beskrivning av intressentgruppernas testning och bildning av intressentgrupper för intressentgruppstestningen Plan för godkännandetestning beskrivning av hur godkännandetestningen genomförs inom projektet Plan för testning av kapaciteten beskrivning av hur testningen av kapaciteten inom projektet ska genomföras innan produktionsanvändningen påbörjas

Planering av införandet Övriga planer Utbildningsplan inklusive utbildningar för intressentgrupperna (testning, införande) Modell för hantering av införandet Plan och stödmodell för införandets stöd Plan och stödmodell för intressentgruppstestningens stöd Plan för röktest Planer för produktionen (batchkörningar/informationsflöden) Statusutvärdering inklusive statusutvärdering för intressentgrupper Beredskapsplan för införandet Kommunikationsplan för införandet

Innehåll Planering av införandet Genomförande av införandet Hantering av införandet 18

Genomförande av införandet Genomförande av införandet Införandet genomförs i enlighet med uppgiftsplanerna. Under genomförandeprojektet följs framskridandet av planeringen upp med hjälp av statusutvärderingar med hjälp av regelbundna standardrapporteringsmetoder under veckoliga situationsmötet. Styrning av införandefasen och uppföljning av hur uppgiftsplanerna genomförs genom att upprätta ett situationsrum en fysisk lokal där styrgruppen för införandet verkar under införandefasen under dagliga diskussioner om läget (dailys) under projektets interna situationsmöten diskussioner om läget med intressentgrupperna (producenterna, användarna) genom att inrätta en separat central för utförandet av uppgifterna (s.k. dev center) en fysisk lokal där de tekniska ansvarspersonerna för införandet verkar under införandefasen. I införandefasen förbereder man sig på ökat behov av kundtjänst planerar man effektiviserat stöd till de nya kunderna i samband med införandet och under etableringsperioden.

Genomförande av införandet Statusutvärdering (1/2) 1/2 Med statusutvärderingen skapar man en helhetsbild om statuset av intressentgruppstestningen och produktionen samt bedömer och prioriterar funktionernas kritiskhet. Statusutvärderingen genomförs regelbundet under genomförandet, intressentgruppstestningen och införandet med en standardblankett både inom projektet och i fråga om intressentgrupperna. Föremål för utvärderingen är genomförandet testningen införandet. Beslut om införande kan fattas när resultaten av statusutvärderingen är positiva och man konstaterar att införandet kan genomföras. Om någon av de centrala frågorna eller uppgifterna är oavslutade, kan det till vissa delar innebära en uppskjutning av intressentgruppstestningen eller införandet eller intressentgruppstestningen och införandet av något delområde som ska införas.

Genomförande av införandet Statusutvärdering (2/2) 2/2 Helheter som ska utvärderas status för affärsverksamheten till exempel Inkomstregisterenheten, anvisningar, utbildning status för intressentgrupperna till exempel genomförande, testning, införande, organisation status för miljöerna till exempel servrar, brandväggar, datakommunikation status för inkomstregistersystemet teknisk och operativ status för organisationen för införandet roller, ansvar, verksamhetsberedskap status för stödfunktionerna och -processerna stödet till införandet och produktionen status för planeringen införande- och beredskapsplaner datasäkerhet Produktionsberedskap, datasäkerhetsrevisioner, Säkerhets- och riskhanteringsenhetens säkerhetsutlåtande

Innehåll Planering av införandet Genomförande av införandet Hantering av införandet 22

Hantering av införandet Organisation Ändringar i affärsverksam heten Datasäkerhets gruppen Leveransprojektet KATRE Styrgruppen KATRE Projektledare Den operativa styrgruppen Styrgruppen för Leveransproje införandet ktet Situationsrummet Den strategiska styrgruppen för samarbetet Situationsrummet är en ledningscentral som ansvarar för införandet. Primära uppgifter: att upprätthålla situationsbilden att säkerställa beredskapssituationen att säkerställa framskridandet av införandet enligt en precis plan Projektet för införande av tjänsterna Etablering av inkomstregister enheten att ta beslut om och leda förfaranden i undantagssituationer att fungera som distributör av officiell information om situationen. Genomförande projektet Projektet Digi3 Testning Införande Tekniska Överföring till lösningar programhanteringen /Programhantering Projektet certifikatlösnin g

Ansvariga/samordnare för införandet inom de olika delområdena Stöd till införandet och produktionen Hantering av införandet Införandets och produktionens stöd Inkomstregisterprojekt et Intressentgrupper Operativa team Styrgruppen för införandet Situationsrummet Informationsproducenterna Tekniska team Hantering av kunduppgifterna Inkomstregisterenheten Inkomsttagarna Informationsanvändarna

Hantering av införandet Beslutsfattande Beslut under införandet fattas av de beslutsfattande organen av varje part. informationsproducenter informationsanvändare inkomstregisterprojektet. Ledningsgruppen för inkomstregisterprojektet fattar besluten om inkomstregistrets införande. Beslutsfattandet baseras på helhetsbilden av produktionsberedskapen av inkomstregisterhelheten Som innehåller en bedömning av beredskapsgraden av informationsproducenter och -användare. Strax före eller efter tidpunkten för införandet fattar projektledaren de nödvändiga brådskande besluten och delegerar till styrgruppen för projektet vid behov.

Närmare information: Terhi Holmström, terhi.holmstrom@vero.fi Henry Lindfors, henry.lindfors@vero.fi