Inkomstregistret för småföretagare. Webbseminarium

Transkript

1 Inkomstregistret för småföretagare Webbseminarium

2 Agenda Allmänt om inkomstregistret Anmälan och korrigering av uppgifter Anvisningar för anmälan

3 Allmänt om inkomstregistret

4 Inkomstregistret Informationsanvändare FPA Arbetspensionsanstalterna och PSC Sysselsättningsfonden Skatteförvaltningen Arbetsgivare Förmånsbetalare Sysselsättningsfonden (vuxenutbildningsförmåner) Åland * Arbetslöshetskassorna Skadeförsäkringsbolagen Kommuner och samkommuner ANM:s förvaltningsområde Arbetarskyddsmyndigheterna Statistikcentralen Olycksfallsförsäkringscentralen Patientförsäkringscentralen Utsökningen Löntagare Förmånsinkomsttagare * Landskapet Åland, dess myndigheter och kommuner

5 Vad ska anmälas till inkomstregistret och vem ska göra det? Löne- och förvärvsinkomster som betalats ut och därefter ska anmälas till inkomstregistret. Uppgifterna anmäls av arbetsgivaren eller annan prestationsbetalare. Det finns ingen nedre gräns i euro eller åldersgräns för anmälan. Följande ska anmälas: löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar Följande ska inte anmälas: skattefria personalförmåner (t.ex. internetförmån) rese- och logiersättningar som arbetsgivaren betalat ut enligt verifikat Privata uttag i en firma behandlas i firmans bokföring och anmäls på skattedeklarationen. Privata uttag som görs av en firmaföretagare ska inte anmälas till inkomstregistret

6 Tidsfristerna för anmälan Situation Utbetalda löner och övriga penningprestationer Förmåner och prestationer som betalats i annan form än i pengar, om penningprestationer inte betalas Arbetsgivarens anmälan om löner som betalats ut av en ställföreträdande betalare Ogrundad förmån, dvs. en överbetalning Återkrav Korrigering av uppgifter Arbetsgivarens separata anmälan Pappersanmälan Tidsfrist Senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen erhållits. Senast på den femte dagen i följande kalendermånad. Utan dröjsmål, senast inom en månad efter det att den ogrundade förmånen upptäckts. Senast på den femte kalenderdagen efter den dag då man tagit del av information om utbetalningen av det återkrävda beloppet, dess utbetalare och den ogrundade förmån till vilken utbetalning anknyter. Utan dröjsmål efter det att felet har upptäckts. Senast på den femte dagen i följande kalendermånad. Senast på den åttonde kalenderdagen efter betalningsdagen

7 Tidsfristerna för anmälan - exempel I de fem kalenderdagar som räknas efter betalningsdagen tas lördag, söndag eller annan helgdag med. Om den utsatta dagen för anmälan infaller på en lördag, söndag eller annan helgdag, kan uppgifterna anmälas följande vardag. Dagtraktamente betalas ut till en person Eftersom det är fråga om en prestation som betalats ut i pengar, är den utsatta dagen för anmälan Personen erhåller en telefonförmån och en bilförmån i april, några penningprestationer betalas inte ut. Den utsatta dagen för anmälan är och betalningsdagen t.ex Månadslön betalas ut till en person Personen erhåller även en telefonförmån. Den utsatta dagen för anmälan är I anmälan anmäls månadslönen och telefonförmånen

8 Kanaler för anmälan Kanal Tekniskt gränssnitt E-tjänst - laddningstjänsten E-tjänst - webblanketten Pappersblankett Beskrivning Anmälan lämnas in direkt från lönesystemet via det tekniska gränssnittet. Anmälan lämnas in med ett certifikat. Till exempel Palkka.fi I e-tjänstens laddningstjänst kan man ladda filer som skapats i lönesystemet till inkomstregistret. Anmälningar lämnas in enligt beviljade fullmakter. På webblanketten kan man lämna in enskilda anmälningar genom att mata in alla uppgifterna i anmälan. Anmälningar lämnas in enligt beviljade fullmakter. Anmälan på pappersblankett kan göras endast av särskilda skäl

9 Anmälan och korrigering av uppgifter

10 Användning av inkomstregistrets e-tjänst Bekanta dig med e-tjänsten (video, längd 3:45 min, YouTube, på finska) E-tjänsten fungerar med så gott som alla webbläsare, men tjänsten fungerar bäst med webbläsaren Google Chrome. Du ser de sända anmälningarna i inkomstregistrets e-tjänst på sidan Inlämnade anmälningar. Du ser det sända materialet i inkomstregistrets e-tjänst på sidan Sänt material. Du når laddningstjänsten via startmenyn. I laddningstjänsten ser du behandlingsresponsen på det laddade materialet. Du får tilläggsanvisningar för inkomstregistrets olika funktioner genom att trycka på i- knappen eller genom att öppna i-anvisningen uppe på sidan

11 Inämnande av anmälan i e-tjänsten Alla kundnummer kan matas in utan bearbetning. Det är viktigt att mata in små bokstäver, stora bokstäver och streck i FO-nummer på rätt sätt. När du ger en anmälan granskas uppgifterna efter sändningen och eventuella fel eller brister meddelas i sändningsfönstret. Anmälan med fel kan inte sparas. I laddningstjänsten och i gränssnittet framgår fel och brister av behandlingsresponsen. Anmälan innehåller både obligatoriska och frivilliga, kompletterande uppgifter. En del av uppgifterna finns bakom menyn. Så här lämnar du in anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret (video, längd 06:03 min, YouTube, på finska)

12 Inämnande av anmälan i e-tjänsten Anmälan som lämnats in kan framöver användas som grund för en ny anmälan. Då ska endast de uppgifter som ändrats matas in på webblanketten. Hela innehållet i anmälan om löneuppgifter behöver därmed inte fyllas i varje månad. Du hittar de anmälningar som du lämnat in i inkomstregistrets e-tjänst under punkten Inlämnade anmälningar. Sök anmälningar t.ex. med anmälningsreferens. Öppna den anmälan som du vill använda som grund för en ny anmälan och välj "Använd som grund"

13 Sök inlämnad anmälan En sänd anmälan syns i de inlämnade anmälningarna om en stund. Anmälningar söks alltid efter valet av företag eller organisation. Välj i startmenyn vilket företag eller vilken organisation du företräder och gå vidare till de inlämnade anmälningarna. Från e-tjänsten kan du hämta anmälningar som lämnats in via vilken kanal som helst. Åtminstone ett tidsintervall ska användas som sökalternativ. Tidsintervallet kan gälla t.ex. betalnings- och anmälningsdagen eller intjänandeperioden. Ett stort antal preciserande sökalternativ är tillgängliga

14 Sök inlämnad anmälan Som ett resultat av sökningen ser du alltid först en sammandragsvy, från vilken du kan gå till en mer detaljerad nivå, ända fram till enskilda anmälningar. I sammandragsvyn ser du sammanlagda uppgifter om anmälningarna i ditt sökresultat, t.ex. antalet anmälningar, det sammanlagda beloppet av inkomstslagen. Var noggrann när du söker anmälningar, så att inte tidigare sökvillkor blivit kvar i sökfönstret. När du inleder en ny sökning, ligger den tidigare sökningen alltid som grund och den ska tömmas innan du går vidare till följande sökning

15 Korrigering av uppgifter ersättande förfarande En prestationsbetalare ska utan obefogat dröjsmål korrigera en felaktig anmälan. Alla fel i anmälningsuppgifterna ska korrigeras. Uppgifterna i inkomstregistret korrigeras i regel genom ett ersättande förfarande. Man lämnar in nya och ändrade uppgifter samt alla uppgifter som var korrekta i den ursprungliga anmälan Samma betalningsdag som i den ursprungliga anmälan ska användas Hänförs till den tidigare anmälan med anmälningsreferens Samma korrigeringssätt för anmälningssätten 1 och 2 Anmälningskanalen som använts påverkar inte korrigeringen av anmälan

16 Korrigering av uppgifter - makulering Uppgifter ska korrigeras genom att makulera en tidigare anmälan och göra en ny anmälan i följande situationer: Korrigering av betalningsdatum Korrigering av löneutbetalningsperiod Korrigering av prestationsbetalarens och inkomsttagarens kundidentifierare Korrigering av den egentliga arbetsgivarens kundnummer i datagruppen ställföreträdande betalare Korrigering av inkomsttagarens födelsedatum Korrigering av pensionsarrangemangnummer Korrigering av arbetsolycksfallsförsäkringsbolagets identifierare eller försäkringsnummer Korrigering av uppgifter i Typ av undantagssituationer för försäkring: Ändring av uppgifter i Ingen försäkringsskyldighet retroaktivt och Ändring av uppgifter retroaktivt i Omfattas inte av tillämpningsområdet för Finlands socialskydd. Närmare information om korrigeringar i inkomstregistrets anvisning: Korrigering av uppgifter i inkomstregistret

17 Korrigering av anmälan i e-tjänsten Korrigeringen sker genom att hämta den anmälan som ska korrigeras och trycka på knappen Korrigera. Anmälan öppnas som grund för korrigeringen. Kom ihåg situationer där korrigeringen sker genom makulering. Observera att en del av uppgifterna i anmälan kan finnas dolda under den expanderbara menyn och du får fram dem genom att trycka på triangeln på den expanderbara menyn. Kontrollera den korrigerade anmälan i förhandsgranskningsvyn innan du sänder den för att försäkra dig om att du säkert har gett alla uppgifter som behövs

18 Anvisningar för anmälan

19 Anmälan av pensionsarrangemangnummer Pensionsarrangemangnumret är arbetsgivarens försäkringsnummer som pensionsanstalten har gett till avtalsarbetsgivaren. Består av 11 tecken, ska anges i sin helhet. Pensionsarrangemangnumret ska vara giltigt på betalningsdagen. Första delen av pensionsarrangemangnumret ska motsvara arbetspensionsanstaltens bolagskod i anmälan. T.ex. bolagskod 46, pensionsarrangemangnummer Betalaren ska i anmälan om löneuppgifter anmäla pensionsarrangemangnummer (s.k. försäkringsnummer), om inkomsttagaren är arbetspensionsförsäkrad. Om inkomsttagaren är försäkrad enligt lagen om pension för lantbruksföretagare (LFöPLförsäkrad) eller enligt lagen om pension för företagare (FöPL-försäkrad), ska pensionsarrangemangnummer inte anmälas

20 Tillfällig arbetsgivare Tillfällig arbetsgivare är ett begrepp som används av arbetspensionsförsäkringsbolagen. Med begreppet anges om prestationsbetalaren har slutit ett avtal om arbetspensionsförsäkring med ett arbetspensionsförsäkringsbolag eller inte. Arbetsgivaren ordnar pensionsskydd för sina anställda antingen som tillfällig arbetsgivare eller som avtalsarbetsgivare. I fråga om arbetspensionsförsäkring är lönebetalaren en tillfällig arbetsgivare om hen under sex på varandra följande månader betalar högst euro i löner (2019) och har ingen fast anställd personal. En tillfällig arbetsgivare har inget giltigt pensionsförsäkringsavtal med ett arbetspensionsförsäkringsbolag. Som uppgiften Typ av betalare anges Tillfällig arbetsgivare

21 Tillfällig arbetsgivare och pensionsarrangemangnummer För tillfälliga arbetsgivare varierar anmälan av pensionsarrangemangnummer mellan de olika kanalerna. Pensionsarrangemangnummer ska inte anmälas på pappers- eller webblanketten. Som Typ av betalare anges Tillfällig arbetsgivare. Arbetspensionsbolagets bolagskod ska väljas från listan. Pensionsarrangemangnummer ska anges i gränssnittet (WS och SFTP) och i laddningstjänsten

22 Anmälan om yrkesklass Om inkomsttagaren är olycksfallsförsäkrad och inkomst som är underställd arbetsolycksfallsförsäkringen anmäls med anmälan, är Statistikcentralens yrkesklassificering TK10 en obligatorisk uppgift. Statistikcentralens yrkesklassificering TK10 behövs för olycksfallsförsäkrare. Inkomstregistret använder sin egen version av Statistikcentralens TK10-koduppsättning. Koderna ska anges med 5 siffror. Anmälarens olycksfallsförsäkringsbolag kan hjälpa till med val av koden

23 Undantagssituationer från försäkring Om inkomsttagaren inte omfattas av Finlands socialskydd eller betalaren inte är skyldig att försäkra inkomsttagaren, är det fråga om undantag från försäkring. Uppgiften Typ av undantagssituation för försäkring gäller hela anmälan, det vill säga den kan inte anmälas separat för ett enskilt inkomstslag. I vissa situationer är betalaren inte skyldig att försäkra inkomsttagaren, till exempel på grund av den nedre gränsen för försäkring i euro eller inkomsttagarens ålder eller på grund av att inkomsttagaren fungerar som företagare. I sådana fall anmäler betalaren i inkomsttagarens anmälan om löneuppgifter för inkomsttagare en lämplig typ av undantagssituation för försäkring. Om inkomsttagaren på grund av sin ålder inte omfattas av arbetspensionsförsäkringen eller hens inkomst understiger den nedre gränsen för arbetspensionsförsäkring, ska betalaren anmäla att det inte finns någon försäkringsskyldighet genom att ange som Typ av undantagssituation för försäkring Ingen försäkringsskyldighet (arbetspensionsförsäkring). Uppgifter om arbetspensionsförsäkring anmäls inte, såsom arbetspensionsanstaltens bolagskod eller pensionsarrangemangnummer. En statlig arbetsgivare ska ange uppgiften: Ingen försäkringsskyldighet (arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring)

24 Anmälan av en FöPL- eller LFöPL-försäkrad företagares lön till inkomstregistret En företagare ska till inkomstregistret anmäla löner som hen lyft från sitt företag samt uppgiften om den arbetspensionsförsäkring som ska tillämpas: Välj Arbetspensionsförsäkring för lantbruksföretagare (LFöPL), om företagaren är försäkrad enligt lagen om pension för lantbruksföretagare. Välj Pensionsförsäkring för företagare (FöPL), om företagaren är försäkrad enligt lagen om pension för företagare. Pensionsarrangemangnummer, pensionsbolagets bolagskod och yrkeskategori ska inte anmälas. Dessutom anmäls: Typ av undantagssituation för försäkring: Ingen försäkringsskyldighet (arbetspensionsförsäkring) Typ av undantagssituation för försäkring: Ingen försäkringsskyldighet (arbetslöshetsförsäkring) Typ av undantagssituation för försäkring: Ingen försäkringsskyldighet (arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring) Läs mera här

25 Anmälan om naturaförmån och ersättning som tagits ut för naturaförmån Även om arbetsgivaren skulle ha tagit ut eller arbetstagaren annars för naturaförmån till arbetsgivaren skulle ha betalat en ersättning som motsvarar naturaförmånens penningvärde, anmäls naturaförmånen och den uttagna ersättningen separat till fullt belopp till inkomstregistret. Beloppet av naturaförmånen ska anmälas till fullt belopp också i det fall att arbetstagaren till arbetsgivaren för naturaförmånen har betalat en ersättning som motsvarar naturaförmånens penningvärde, och ingen ersättningsbar förmån återstår. Naturaförmånen och den uttagna ersättningen anmäls i samma anmälan. En del av naturaförmånerna kan anmälas på två olika sätt Bostadsförmån (301), Telefonförmån (330) ja Kostförmån (334) eller Övriga naturaförmåner (317) och tilläggsuppgift om typ av förmån Personalbiljettförmånen behandlas på ett eget sätt

26 Anmälan om naturaförmån och ersättning som tagits ut för naturaförmån exempel Arbetstagaren har av arbetsgivaren fått en bostadsförmån till ett värde av 1000 euro, en garageförmån till ett värde av 1000 euro samt en kostförmån till ett värde av 100 euro. Arbetsgivaren tar av arbetstagaren ut en andel som motsvarar beloppet av den erhållna naturaförmånen. Den ersättning som tagits ut för bostadsförmånen är alltså 1000 euro, för garageförmånen 1000 euro och för kostförmånen 100 euro. Arbetsgivaren anmäler uppgifterna till inkomstregistret på följande sätt: Miniminivå för anmälan Övriga naturaförmåner (317) 2000 euro Typ av förmån: Bostadsförmån Typ av förmån: Annan förmån Kostförmån (334): 0.00 euro eller 100 euro Ersättningen för kostförmån motsvarar beskattningsvärdet: Ja Ersättning för andra naturaförmåner (407): 2000 euro Kompletterande anmälningssätt Övriga naturaförmåner (317) 1000 euro Typ av förmån: Annan förmån Bostadsförmån (301): euro Kostförmån (334): 0.00 euro eller 100 euro Ersättningen för kostförmån motsvarar beskattningsvärdet: Ja Ersättning för andra naturaförmåner (407): 2000 euro

27 Exempel - FöPL-försäkrad företagare, erhåller endast naturaförmån I april erhåller inkomsttagaren en bilförmån på 650 euro (fri bilförmån, åldersgrupp A) och en telefonförmån på 20 euro. Naturaförmåner betraktas i enlighet med nyttjandeprincipen som inkomst för den månad då de har funnits tillgängliga för inkomsttagaren. Betalningsdagen ska enligt nyttjandeprincipen infalla under den månad då förmånen har erhållits. Anmälan om löneuppgifter lämnas in enligt den tidpunkt då naturaförmånen används. Löneutbetalningsperiod Betalningsdag Inkomsttagare, personbeteckning Tilläggsuppgifter om inkomsttagaren Arbetspensionsförsäkring Ingen försäkringsskyldighet Inkomstslag XX I delägarställning visavi betalaren Företagarens pensionsförsäkring (FöPL) Ingen försäkringsskyldighet (arbetspensionsförsäkring) Ingen försäkringsskyldighet (arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring) Ingen försäkringsskyldighet (arbetslöshetsförsäkring) 304 Bilförmån euro Typ av bilförmån: Fri bilförmån Bilens åldersgrupp: A 330 Telefonförmån - 20 euro

28 Ändringar i anmälan av telefonförmån Hantering av telefonförmån när anställningen börjar: När arbetstagaren har beviljats telefonförmån direkt i början av anställningen, men den första dryga månadens penninglön betalas ut först vid nästa månads löneutbetalning, kan den första månadens telefonförmån anmälas med samma anmälan tillsammans med penninglönen för den aktuella månaden. Telefonförmån (20 euro/mån) för personer till vilka samma betalare inte betalar ut andra inkomster: Telefonförmånen för dessa personer kan behandlas i löneberäkningen i januari för hela året. Telefonförmånen kan alltså anmälas till inkomstregistret en gång om året enligt dess behandling i löneräkningen. Detta förfarande kan användas för inkomsttagare för vilka prestationen inte är underställd försäkringsavgifter för arbetspensions-, arbetslöshets- eller arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring, t.ex. FöPLförsäkrade delägare. En förutsättning är också att inga andra inkomster utbetalas till personen och att personen inte heller fått andra förmåner

29 Anmälan av negativa tal I inkomstregistret kan man vanligtvis inte anmäla eller korrigera inkomstslag genom att använda negativa tal, dvs. tal med minus som förtecken. Inkomstslag i 400-serien anmäls i allmänhet som positiva tal. T.ex. förskottsinnehållning som verkställts på lönen anmäls i regel som ett positivt tal. Undantagsvis kan negativa tal förekomma till exempel om en anställning redan har upphört och förskottsinnehållning redan verkställts för inkomsttagaren eller om den anställda har debiterats för höga socialförsäkringsavgifter. Prestationsbetalaren återbetalar innehållning som verkställts till ett för stort belopp till inkomsttagaren och anmäler den som ett negativt tal. Ett negativt tal kan anmälas med inkomstslagen 402 Förskottsinnehållning, 404 Källskatt, 412 Arbetstagarens sjukförsäkringsavgift, 413 Arbetspensionsförsäkringsavgift för arbetstagare och 414 Arbetstagarens arbetslöshetsförsäkringsavgift

30 Arbetsgivarens separata anmälan Arbetsgivarens separata anmälan ska lämnas in månatligen, senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter löneutbetalningsmånaden. En regelbunden arbetsgivare ska lämna in arbetsgivarens separata anmälan för varje månad. Anmälan ska lämnas in även för de månader då man inte har betalat ut några löner (uppgiften Ingen lönebetalning). En tillfällig arbetsgivare ska lämna in arbetsgivarens separata anmälan endast för löneutbetalningsmånader, det vill säga för de månader som hen även lämnar in inkomsttagares anmälan om löneuppgifter. En tillfällig arbetsgivare behöver inte lämna in arbetsgivarens separata anmälan för de månader då några löner eller kostnadsersättningar inte betalas ut

31 Arbetsgivarens separata anmälan Begreppen tillfällig arbetsgivare och regelbunden arbetsgivare hänför sig till Skatteförvaltningens arbetsgivarregistrering. En regelbunden arbetsgivare betalar ut lön regelbundet till två eller flera löntagare eller samtidigt till minst sex löntagare, även om anställningsförhållandena är tillfälliga och avsedda att vara kortvariga. En arbetsgivare som betalar ut löner regelbundet ska anmäla sig till Skatteförvaltningens arbetsgivarregister innan löneutbetalningarna inleds. En tillfällig arbetsgivare har under skatteåret endast en löntagare i sin tjänst eller högst fem löntagare vars anställningsförhållanden är kortare än ett kalenderår. En arbetsgivare som betalar ut löner tillfälligt är inte skyldig att anmäla sig till arbetsgivarregistret. En tillfällig arbetsgivare kan emellertid anmäla sig till arbetsgivarregistret om hen så önskar. I så fall behandlas arbetsgivaren som en arbetsgivare som regelbundet betalar ut löner och arbetsgivarens separata anmälan ska inlämnas för varje månad

32 Arbetsgivarens separata anmälan Med anmälan anmäls beloppet av arbetsgivarens sjukförsäkringsavgift som uträknats utifrån de löner som betalats under den aktuella månaden. Januari 2019 anmäls senast Endast en anmälan kan lämnas in per rapporteringsmånad. Inverkar inte på betalningen av arbetsgivarprestationer till Skatteförvaltningen. Uppgifter som anmälts till inkomstregistret syns i MinSkatt från den sjunde dagen i den månad som följer på skatteperioden. Uppgifter som anmälts till inkomstregistret t.ex. i januari 2019 syns för första gången Se närmare information om arbetsgivarens separata anmälan i inkomstregistrets anvisning: arbetsgivarens separata anmälan

33 inkomstregistret.fi Följ inkomstregistret på Twitter och Facebook!