Inkomstregistret - kommuner som arbetsgivare. Webbseminarium

Transkript

1 Inkomstregistret - kommuner som arbetsgivare Webbseminarium

2 Agenda Allmänt om inkomstregistret Anmälan och korrigering av uppgifter Anvisningar för anmälan

3 Allmänt om inkomstregistret

4 Inkomstregistret Informationsanvändare FPA Arbetspensionsanstalterna och PSC Sysselsättningsfonden Skatteförvaltningen Arbetsgivare Förmånsbetalare Sysselsättningsfonden (vuxenutbildningsförmåner) Åland * Arbetslöshetskassorna Skadeförsäkringsbolagen Kommuner och samkommuner ANM:s förvaltningsområde Arbetarskyddsmyndigheterna Statistikcentralen Olycksfallsförsäkringscentralen Patientförsäkringscentralen Utsökningen Löntagare Förmånsinkomsttagare * Landskapet Åland, dess myndigheter och kommuner

5 Vad ska anmälas till inkomstregistret och vem ska göra det? Löne- och förvärvsinkomster som betalats ut och därefter ska anmälas till inkomstregistret. Uppgifterna anmäls av arbetsgivaren eller annan prestationsbetalare. Det finns ingen nedre gräns i euro eller åldersgräns för anmälan. Följande ska anmälas: löner som utbetalats för utfört arbete, naturaförmåner, arvoden, arbetsersättningar samt övriga förvärvsinkomster skattefria och skattepliktiga kostnadsersättningar Följande ska inte anmälas: skattefria personalförmåner (t.ex. internetförmån) rese- och logiersättningar som arbetsgivaren betalat ut enligt verifikat Inkomstregistret förändrar inte förfaringssättet för att anmäla stipendier

6 Tidsfristerna för anmälan Situation Utbetalda löner och övriga penningprestationer Förmåner och prestationer som betalats i annan form än i pengar, om penningprestationer inte betalas Arbetsgivarens anmälan om löner som betalats ut av en ställföreträdande betalare Ogrundad förmån, dvs. en överbetalning Återkrav Korrigering av uppgifter Arbetsgivarens separata anmälan Pappersanmälan Tidsfrist Senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Senast på den femte dagen i den kalendermånad som följer efter den månad då förmånen erhållits. Senast på den femte dagen i följande kalendermånad. Utan dröjsmål, senast inom en månad efter det att den ogrundade förmånen upptäckts. Senast på den femte kalenderdagen efter den dag då man tagit del av information om utbetalningen av det återkrävda beloppet, dess utbetalare och den ogrundade förmån till vilken utbetalning anknyter. Utan dröjsmål efter det att felet har upptäckts. Senast på den femte dagen i följande kalendermånad. Senast på den åttonde kalenderdagen efter betalningsdagen

7 Tidsfristerna för anmälan - exempel I de fem kalenderdagar som räknas efter betalningsdagen tas lördag, söndag eller annan helgdag med. Om den utsatta dagen för anmälan infaller på en lördag, söndag eller annan helgdag, kan uppgifterna anmälas följande vardag. Dagtraktamente betalas ut till en person Eftersom det är fråga om en prestation som betalats ut i pengar, är den utsatta dagen för anmälan Personen erhåller en telefonförmån och en bilförmån i april, några penningprestationer betalas inte ut. Den utsatta dagen för anmälan är och betalningsdagen t.ex Månadslön betalas ut till en person Personen erhåller även en telefonförmån. Den utsatta dagen för anmälan är I anmälan anmäls månadslönen och telefonförmånen

8 Kanaler för anmälan Kanal Tekniskt gränssnitt E-tjänst - laddningstjänsten E-tjänst - webblanketten Pappersblankett Beskrivning Anmälan lämnas in direkt från lönesystemet via det tekniska gränssnittet. Anmälan lämnas in med ett certifikat. I e-tjänstens laddningstjänst kan man ladda filer som skapats i lönesystemet till inkomstregistret. Anmälningar lämnas in enligt beviljade fullmakter. På webblanketten kan man lämna in enskilda anmälningar genom att mata in alla uppgifterna i anmälan. Anmälningar lämnas in enligt beviljade fullmakter. Anmälan på pappersblankett kan göras endast av särskilda skäl. Organisationer inom den offentliga förvaltningen och sjöarbetsgivare kan inte lämna in anmälningar på pappersblankett (Keva och SPK)

9 Anmälan och korrigering av uppgifter

10 Användning av inkomstregistrets e-tjänst Bekanta dig med e-tjänsten (video, längd 3:45 min, YouTube, på finska) E-tjänsten fungerar med så gott som alla webbläsare, men tjänsten fungerar bäst med webbläsaren Google Chrome. Du ser de sända anmälningarna i inkomstregistrets e-tjänst på sidan Inlämnade anmälningar. Du ser det sända materialet i inkomstregistrets e-tjänst på sidan Sänt material. Du når laddningstjänsten via startmenyn. I laddningstjänsten ser du behandlingsresponsen på det laddade materialet. Du får tilläggsanvisningar för inkomstregistrets olika funktioner genom att trycka på i- knappen eller genom att öppna i-anvisningen uppe på sidan

11 Inlämnande av anmälan i e-tjänsten Alla kundnummer kan matas in utan bearbetning. Det är viktigt att mata in små bokstäver, stora bokstäver och streck i FO-nummer på rätt sätt. När du lämnar in en anmälan granskas uppgifterna efter sändningen och eventuella fel eller brister meddelas i sändningsfönstret. Anmälan med fel kan inte sparas. I laddningstjänsten och i gränssnittet framgår fel och brister av behandlingsresponsen. Anmälan innehåller både obligatoriska och frivilliga, kompletterande uppgifter. En del av uppgifterna finns bakom menyn. Så här lämnar du in anmälan om löneuppgifter till inkomstregistret (video, längd 06:03 min, YouTube, på finska)

12 Sök inlämnad anmälan En sänd anmälan syns i de inlämnade anmälningarna om en stund. Anmälningar söks alltid efter valet av företag eller organisation. Välj i startmenyn vilket företag eller vilken organisation du företräder och gå vidare till de inlämnade anmälningarna. Från e-tjänsten kan du hämta anmälningar som lämnats in via vilken kanal som helst. Åtminstone ett tidsintervall ska användas som sökalternativ. Tidsintervallet kan gälla t.ex. betalnings- och anmälningsdagen eller intjänandeperioden. Ett stort antal preciserande sökalternativ är tillgängliga. 12

13 Hämtning av en inlämnad anmälan Som ett resultat av sökningen ser du alltid först en sammandragsvy, från vilken du kan gå till en mer detaljerad nivå, ända fram till enskilda anmälningar. I sammandragsvyn ser du sammanlagda uppgifter om anmälningarna i ditt sökresultat, t.ex. antalet anmälningar, det sammanlagda beloppet av inkomstslagen. Var noggrann när du söker anmälningar, så att inte tidigare sökvillkor blivit kvar i sökfönstret. När du inleder en ny sökning, ligger den tidigare sökningen alltid som grund och den ska tömmas innan du går vidare till följande sökning. 13

14 Korrigering av uppgifter ersättande förfarande En prestationsbetalare ska utan obefogat dröjsmål korrigera en felaktig anmälan. Alla fel i anmälningsuppgifterna ska korrigeras. Uppgifterna i inkomstregistret korrigeras i regel genom ett ersättande förfarande. Man lämnar in nya och ändrade uppgifter samt alla uppgifter som var korrekta i den ursprungliga anmälan Samma betalningsdag som i den ursprungliga anmälan ska användas Hänförs till den tidigare anmälan med anmälningsreferens Samma korrigeringssätt för anmälningssätten 1 och 2 Anmälningskanalen som använts påverkar inte korrigeringen av anmälan

15 Korrigering av uppgifter - makulering Uppgifter ska korrigeras genom att makulera en tidigare anmälan och göra en ny anmälan i följande situationer: Korrigering av betalningsdatum Korrigering av löneutbetalningsperiod Korrigering av prestationsbetalarens och inkomsttagarens kundidentifierare Korrigering av den egentliga arbetsgivarens kundnummer i datagruppen ställföreträdande betalare Korrigering av inkomsttagarens födelsedatum Korrigering av pensionsarrangemangnummer Korrigering av arbetsolycksfallsförsäkringsbolagets identifierare eller försäkringsnummer Korrigering av uppgifter i Typ av undantagssituationer för försäkring: Ändring av uppgifter i Ingen försäkringsskyldighet retroaktivt och Ändring av uppgifter retroaktivt i Omfattas inte av tillämpningsområdet för Finlands socialskydd. Närmare information om korrigeringar i inkomstregistrets anvisning: Korrigering av uppgifter i inkomstregistret

16 Korrigering av anmälan i e-tjänsten Korrigeringen sker genom att hämta den anmälan som ska korrigeras och trycka på knappen Korrigera. Anmälan öppnas som grund för korrigeringen. Kom ihåg situationer där korrigeringen sker genom makulering. Observera att en del av uppgifterna i anmälan kan finnas dolda under den expanderbara menyn och du får fram dem genom att trycka på triangeln på den expanderbara menyn. Kontrollera den korrigerade anmälan i förhandsgranskningsvyn innan du sänder den för att försäkra dig om att du säkert har gett alla uppgifter som behövs

17 Anvisningar för anmälan

18 Pensionsarrangemangnummer och uppgifterna om anställningsförhållandets registrering Pensionsarrangemangnumret är arbetsgivarens försäkringsnummer som pensionsanstalten har gett till avtalsarbetsgivaren. Består av 11 tecken, ska anges i sin helhet. Pensionsarrangemangnumret ska vara giltigt på betalningsdagen. Betalaren ska i anmälan om löneuppgifter anmäla pensionsarrangemangnummer (s.k. försäkringsnummer), om inkomsttagaren är arbetspensionsförsäkrad. För inkomsttagare som försäkrats enligt OffPL (pensionslagen för den offentliga sektorn), ska man om anställningsförhållandet även anmäla följande: anställningsförhållandets giltighetstid orsak till avslutande av anställningsförhållandet yrkeskategori och övriga uppgifter om yrket registreringsgrund 18

19 Anmälan om yrkeskategori För en inkomsttagare som försäkrats enligt OffPL ska man ange två yrkeskategorier. Statistikcentralens yrkesklassificering för olycksfallsförsäkrare. Inkomstregistret använder sin egen version av Statistikcentralens TK10-koduppsättning. Koderna ska anges med 5 siffror. Anmälarens olycksfallsförsäkringsbolag kan hjälpa till med val av koden. Kod enligt Kevas yrkesbeteckningar för Keva. Koderna avser olika pensionsförsäkringar. 19

20 Exempel på uppgifter om anställningsförhållandet och uppgifter om arbetspensionsförsäkringen Betalarens underorganisationer Kevas koduppsättning 20XXXX Yrkesklasser Kevas beteckningar: Informationstjänstchef Statistikcentralens yrkesklassificering Systemadministratörer Uppgifter om anställningsförhållandet Typ av anställningsförhållande: Heltid Anställningsförhållandets längd: Tills vidare Anställningsförhållandets giltighet: Registrering av ett anställningsförhållandet: Kevas registreringsgrund tjänste- /arbetsavtalsförhållande Försäkringsuppgifter Uppgift om arbetspensionsförsäkring: Arbetstagarens arbetspensionsförsäkring Arbetspensionsanstalt: 20 Kevas medlemsorganisationer Pensionsarrangemangnummer: XXXXX 20

21 Olika situationer för anmälan av arbetsersättning Om prestationsbetalaren betalar ut både sådan arbetsersättning som omfattas av OffPL och sådan som inte gör det, ska prestationsbetalaren anmäla uppgifterna till inkomstregistret som två separata material. Om arbetsersättningen omfattas av OffPL, ska uppgifterna om pensionsförsäkring anmälas för Keva. Bolagskod Pensionsarrangemangnummer Underorganisationens identifierare enligt Kevas anmälarkoder Identifierare enligt Kevas yrkesbeteckningar Kevas registreringsgrund Som uppgifter om anställningsförhållandet kan man som anställningsförhållandets start- och slutdatum på anmälan ange betalningsdagen för prestationen. Som orsak till anställningsförhållandets upphörande används orsak enligt Kevas koduppsättning. 21

22 Undantagssituationer från försäkring Anmälningar om löneuppgifter enligt OffPL där inkomsttagaren inte behöver försäkras p.g.a. hens ålder kan lämnas in till inkomstregistret på två olika sätt: Uppgifter anmäls som ett separat material: pensionsarrangemangnumret och uppgifterna om underorganisationen enligt Kevas anmälarkoder anges inte på anmälan. För inkomsttagaren anges Typ av undantagssituation för försäkring, t.ex. "Ingen försäkringsskyldighet (arbetspensionsförsäkring)". Uppgifterna anmäls tillsammans med OffPL-materialet: pensionsarrangemangnumret och de tillämpliga typerna av undantagssituation för försäkring ska anmälas, t.ex. Ingen försäkringsskyldighet (arbetspensionsförsäkring)". En statlig arbetsgivare ska ange uppgiften: Ingen försäkringsskyldighet (arbetsolycksfalls- och yrkessjukdomsförsäkring). 22

23 Anmälan om naturaförmån och ersättning som tagits ut för naturaförmån Även om arbetsgivaren skulle ha tagit ut eller arbetstagaren annars för naturaförmån till arbetsgivaren skulle ha betalat en ersättning som motsvarar naturaförmånens penningvärde, anmäls naturaförmånen och den uttagna ersättningen separat till fullt belopp till inkomstregistret. Beloppet av naturaförmånen ska anmälas till fullt belopp också i det fall att arbetstagaren till arbetsgivaren för naturaförmånen har betalat en ersättning som motsvarar naturaförmånens penningvärde, och ingen ersättningsbar förmån återstår. Naturaförmånen och den uttagna ersättningen anmäls i samma anmälan. En del av naturaförmånerna kan anmälas på två olika sätt Bostadsförmån (301), Telefonförmån (330) ja Kostförmån (334) eller Övriga naturaförmåner (317) och tilläggsuppgift om typ av förmån Personalbiljettförmånen behandlas på ett eget sätt 23

24 Anmälan om naturaförmån och ersättning som tagits ut för naturaförmån exempel Arbetstagaren har av arbetsgivaren fått en bostadsförmån till ett värde av 1000 euro, en garageförmån till ett värde av 1000 euro samt en kostförmån till ett värde av 100 euro. Arbetsgivaren tar av arbetstagaren ut en andel som motsvarar beloppet av den erhållna naturaförmånen. Den ersättning som tagits ut för bostadsförmånen är alltså 1000 euro, för garageförmånen 1000 euro, och för kostförmånen 100 euro. Arbetsgivaren anmäler uppgifterna till inkomstregistret på följande sätt: Miniminivå för anmälan Övriga naturaförmåner (317) 2000 euro Typ av förmån: Bostadsförmån Typ av förmån: Annan förmån Kostförmån (334): 0.00 euro eller 100 euro Ersättningen för kostförmån motsvarar beskattningsvärdet: Ja Ersättning för andra naturaförmåner (407) 2000 euro Kompletterande anmälningssätt Övriga naturaförmåner (317) 1000 euro Typ av förmån: Annan förmån Bostadsförmån(301): euro Kostförmån (334): 0.00 euro eller 100 euro Ersättningen för kostförmån motsvarar beskattningsvärdet: Ja Ersättning för andra naturaförmåner (407) 2000 euro 24

25 Kommun som en ställföreträdande betalare En kommun som verkar som ställföreträdande betalare anmäler med kommunens riktiga FO-nummer uppgifterna till inkomstregistret senast på den femte kalenderdagen efter betalningsdagen. Det finns inte något separat FO-nummer för anmälan av uppgifter i egenskap av en ställföreträdande betalare. Kommunen kan begränsa synligheten av uppgifterna med underorganisationens identifierare i inkomstregistrets e-tjänst. För en minderårig hjälpbehövande anges som uppgifter om den egentliga arbetsgivaren den hjälpbehövandes uppgifter, inte vårdnadshavarens uppgifter. Ett avtal som slutits med vårdnadshavaren ändrar inte denna situation. 25

26 Anmälan om uppgifter om en familjevårdare Om en familjevårdare står i ett uppdragsförhållande till en kommun eller en samkommun är det ofta en utomstående aktör som inte är kund hos Keva som betalar familjevårdarens lön och lämna in anmälningarna om löneuppgifter. Den utomstående aktören ska lämna in anmälningarna med kommunens eller samkommunens pensionsarrangemangnummer och använda den identifierare för betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder som reserverats för familjevårdare. Den utomstående aktören ska anmäla de prestationer som hen betalat till familjevårdaren till inkomstregistret. Betalaren anmäler uppgifterna till inkomstregistret enligt följande: Prestationsbetalaren är en utomstående aktör. Inkomsttagaren är den familjevårdare till vilken prestationen har betalats. Som uppgifter om pensionsförsäkring anmäls de obligatoriska uppgifterna enligt OffPL: på anmälan anges pensionsarrangemangnumret av den egentliga arbetsgivaren, dvs. kommunen eller samkommunen, och identifieraren för betalarens underorganisation enligt Kevas anmälarkoder. 26

27 Anvisningar för arbetsgivare på Kevas webbplats Kompletterande anvisningar till inkomstregistrets anvisningar om specialsituationer för pensionslagen för den offentliga sektorn (t.ex. förtroendeuppdrag, veterinärer, kommunens eller statens pensionsskydd, familje- och närståendevårdare) Kevas koduppsättning för inkomstregistret (koduppsättning enligt pensionsskydd: grund för registrering, orsak till anställningsförhållandets upphörande, yrkesbeteckningar) Nyhetsbrevet Aktuellt om inkomstregistret och pensionsavgifterna Hittade du inte det som du sökte? Ytterligare information får du via e-post av Kevas registerteam:

28 inkomstregistret.fi Följ inkomstregistret på Twitter och Facebook!