Ändringar i arbetsgivarnas dagpenningsärenden

Transkript

1 Ändringar i arbetsgivarnas dagpenningsärenden Webbseminarium för arbetsgivare Uppdaterat :familjeledighetsersättning kan tillsvidare inte sökas via inkomstregistret

2 Innehåll Elektroniska beslut Att ansöka om dagpenningar via inkomstregistret Handläggning av ansökningar som har lämnats in via inkomstregistret Kontroll av beslutsuppgifter och mottagande av elektroniska beslut Från Katso till Suomif.i Ytterligare information

3 Ändringar i skötseln av dagpenningsärenden Arbetsgivare kan välja om de vill ta emot dagpenningsbeslut per post eller elektroniskt. Arbetsgivaren får ett e-postmeddelande när ett elektroniskt beslut finns tillgängligt i FPA:s e-tjänst för arbetsgivare. Tidigast börjar FPA handlägga ansökningar som har skickats via inkomstregistret. Arbetsgivaren kan enklare än förut kontrollera sina beslut i e- tjänsten. 3

4 Elektroniska beslut Ändringar i skötseln av arbetsgivarnas dagpenningsärenden

5 Samtycke till elektroniska beslut 1/2 Arbetsgivaren kan i e-tjänsten för arbetsgivare välja hur FPA-besluten tas emot. Besluten skickas elektroniskt endast om arbetsgivaren har gett sitt samtycke till detta. Samtycket måste ges om man ansöker om förmåner via inkomstregistret. En ny funktion där man kan meddela samtycket kommer att öppnas i e-tjänsten. Samtycket kan inte begränsas till att gälla endast en del av besluten. Samtycket och ändring av det kan ges endast i FPA:s e-tjänst inte i inkomstregistret, inte på suomi.fi, inte på pappersblankett och inte heller per telefon. Arbetsgivare som har gett sitt samtycke kontrollerar FPA:s beslut i e-tjänsten för arbetsgivare. 5

6 Samtycke till elektroniska beslut 2/2 Uppgifterna som har uppgetts behandlas automatiskt och beaktas genast i beslut som fattas efter att uppgiften har tagits emot. Ex.: samtycket ges kl : Beslut som har fattats före det här klockslaget skickas per post. Beslut som fattas efter det här klockslaget kan läsas endast i e-tjänsten. Det är på anmälarens ansvar att uppge rätt e-postadress FPA säkerställer inte att meddelandet har kommit fram Meddelanden som automatiskt returneras från adresser som har tagits ur bruk eller är felaktiga tas inte i beaktande. Den e-postadress som har uppgetts visas på ansökan som skickas via e-tjänsten. Samma e-postadress kan uppges för flera olika arbetsgivare. 6

7 Så här meddelar man samtycke 1/2 Välj Jag meddelaer arbetsgivarens samtycke Alternativet syns om den inloggade användaren är Katso-huvudanvändare eller är sekundär Katsohuvudanvändare eller har behörigheten Kela suostumus (FPA-samtycke) Anvisning för att Bevilja auktoriseringar i Katsotjänsten

8 Så här meddelar man samtycke 2/2 E-postadressen är obligatorisk. Det är inte möjligt att skicka textmeddelanden i stället för e- post. När samtycket har skickats är det möjligt att på skärmen ändra den angivna e- postadressen eller återkalla samtycket. Samtycket gäller alla FPAbeslut: sjukdagpenningar föräldradagpenningar rehabiliteringspenning familjeledighetsersättning semesterkostnadsersättning och återkravsbeslut som gäller dessa.

9 E-postmeddelande om utfärdande av beslut Meddelandets rubrik Meddelandets innehåll Beslut från FPA kan läsas: Firma Oy FPA har utfärdat beslut som gäller sjukdagpenning, rehabiliteringspenning, föräldradagpenning, semesterkostnadsersättning eller familjeledighetsersättning. Läs beslutet i FPA:s e-tjänst för arbetsgivare på Det går inte att svara på det här meddelandet. Med vänlig hälsning Folkpensionsanstalten (FPA) Ett meddelande skickas automatiskt om det i e-tjänsten finns minst ett nytt beslut tillgängligt. Meddelandet skickas tidigt på morgonen vardagen efter den dag då beslutet utfärdades. Beslut som utfärdats på en fredag -> meddelande på måndag morgon Beslut som utfärdats på veckoslutet och på måndag -> meddelande på tisdag morgon Meddelandet skickas på svenska om arbetsgivarens kommunikationsspråk (i FODS) är svenska. 9

10 Vad förändras i ansökningarna? E-tjänsten för arbetsgivare På sidan Kontaktinformation i ansökan visas om arbetsgivaren har ett gällande samtycke för mottagande av elektroniska beslut och till vilken e-postadress meddelanden ska skickas. esara-xml Adressuppgifterna är fortfarande obligatoriska tills nästa version publiceras. Adressuppgifterna används inte om det finns ett giltigt samtycke då ansökan handläggs. Fr.o.m använder FPA 29 tecken (nu 20 tecken) ur elementet Pankkiyhteys/Tarkenne. Inga förändringar i sekventiella esara-filer Adressuppgifterna är fortfarande obligatoriska. Adressuppgifterna används inte om det finns ett giltigt samtycke då ansökan handläggs.

11 Att ansöka om dagpenningar via inkomstregistret Ändringar i skötseln av arbetsgivarnas dagpenningsärenden

12 Vilka förmåner kan man ansöka om via inkomstregistret? Sjukdagpenning Orsak till den avlönade frånvaron = 1 Sjukdom Moderskaps-, faderskaps- och föräldradagpenning Orsak till den avlönade frånvaron = 3 Moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet Särskild moderskapspenning Orsak till den avlönade frånvaron = 4 Särskild moderskapsledighet Ett intyg över arbetsförhållandena måste separat lämnas in till FPA Rehabiliteringspenning för heltidsfrånvaro Orsak till den avlönade frånvaron = 5 Rehabilitering

13 Vilka förmåner kan man inte ansöka om via inkomstregistret? 13 Partiell sjukdagpenning I uppgifterna i inkomstregistret kan man inte ange antalet timmar deltidsarbete i veckan och inte heller längden på deltidsarbetet Dagpenning vid smittsam sjukdom och donationsdagpenning Orsakerna till dessa typer av frånvaro kan inte anmälas i inkomstregistret på grund av att uppgifterna är känsliga Partiell rehabiliteringspenning I uppgifterna i inkomstregistret kan man inte ange tiden i arbete och arbetsfrånvaro Partiell föräldrapenning I uppgifterna i inkomstregistret kan man inte ange antalet timmar deltidsarbete i veckan och inte heller längden på deltidsarbetet Familjeledighetsersättning (tillsvidare) Semesterkostnadsersättning Via inkomstregistret kan man inte anmäla för vilken tid personen samlar in semesterrätt under moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledigheten och hur mycket semesterlön som betalas för den här tiden

14 Vilka uppgifter behövs i ansökningarna till FPA? 1/7 1. Betalarens typ av identifierare ska vara 1 = FO-nummer eller 2 = personbeteckning, finsk Om betalaren inte har ett FO-nummer eller en finsk personbeteckning, kan betalaren ansöka om förmåner endast med pappersblanketter (Y17r och SV28r). Om betalaren fungerar som ställföreträdande betalare, ska förmånerna tills vidare ansökas i den egentliga arbetsgivarens namn och på pappersblankett. 2. Inkomsttagarens typ av identifierare ska vara 2 = personbeteckning Om inkomsttagaren inte har en finsk personbeteckning kan arbetsgivaren råda honom eller henne att kontakta magistraten. De fyra sista tecknen i en finsk personbeteckning börjar aldrig med siffran 9, t.ex A.

15 Vilka uppgifter behövs i ansökningarna till FPA? 2/7 3. Namn, telefonnummer och e-postadress till kontaktpersonen för innehållsmässiga ärenden (ansvarsområde = 1) Om ansökningsblanketten som skickats är bristfällig eller om den t.ex. innehåller en uppgift som strider mot en annan uppgift som lämnats tidigare, tar FPA kontakt per telefon eller e- post och hänvisar i sitt meddelande till Betalarens anmälningsreferens.

16 Vilka uppgifter behövs i ansökningarna till FPA? 3/7 5. Avlöningsformen ska vara 1 = månadslön 2 = timlön 6. Anställningsförhållandets startdatum ska anges Anställningsförhållandet ska vara i kraft under den tid för vilken man ansöker om dagpenning från FPA.

17 Vilka uppgifter behövs i ansökningarna till FPA? 4/7 7. Yrkesklass eller -beteckning FPA använder yrkesklassificeringen TK10 Det är rekommendabelt att använda yrkesbeteckning, särskilt om något annat system än TK10-klassificeringen används 8. Anmälningsperiod för frånvaro Tidsperioden som ansökan gäller ska ingå i anmälningsperioden för frånvaro 9. Inga anmälda frånvaroperioder får överlappa varandra Om det finns flera orsaker till frånvaron ska man välja den orsak enligt vilken lönen för frånvaron i huvudsak bestäms. T.ex. om inkomsttagaren har semester och semestern avbryts på grund av sjukdom, anges sjukdom som orsak till frånvaron från och med den tidpunkt då arbetsgivaren börjar betala lön för sjukdomstid till inkomsttagaren.

18 Vilka uppgifter behövs i ansökningarna till FPA? 5/7 10. Datumet i punkten Frånvaron fortsätter till fylls i endast om arbetsgivaren för samma frånvaro kommer att betala lön för en längre tid än för den tid som har angetts i anmälan. T.ex. inkomsttagaren har lämnat in ett läkarintyg som gäller Under den här perioden betalas lön t.o.m och resten av tiden är oavlönad. I den första anmälan anger man lönerna för tiden , då Anmälningsperioden för frånvaro = Den oavlönade frånvaroperioden = Orsaken till frånvaron = 1 Sjukdom Den avlönade frånvaroperioden = Frånvaron fortsätter till = 31.5 Orsaken till frånvaron = 1 Sjukdom Lönebelopp för avlönad frånvaro = 4305,20 Typ av betalningsuppgift = 1 Specifikation av betalning = (FPA använder 29 tecken)

19 Vilka uppgifter behövs i ansökningarna till FPA? 6/7 11. Som typ av betalningsuppgift anges 1 = FPA, ansökan om dagpenning eller 2 = FPA, familjeledighetsersättning (tillsvidare) Alternativ 1 är tillåtet om man med anmälan ansöker om sjukdagpenning, moderskaps-, faderskaps- eller föräldrapenning, särskild moderskapspenning eller rehabiliteringspenning Med samma anmälan kan man ansöka om flera dagpenningar som gäller olika tidpunkter. Alternativ 2 är tillåtet om man med anmälan ansöker om familjeledighetsersättning. Notera anvisningarna om familjeledighetsersättning: Avlönad frånvaro med orsaken moderskaps-, faderskaps- eller föräldraledighet är med denna eller en tidigare anmälan sammanlagt minst 30 dagar och Anställningsförhållandet är enligt avtal minst ett år långt.

20 Vilka uppgifter behövs i ansökningarna till FPA? 7/7 12. FPA utnyttjar också andra obligatoriska uppgifter vid handläggningen av ansökningarna, t.ex. Typ av material I ansökningsdokumentet som bildas utifrån anmälan visas texten Makulerad handling, om en inkomstregisteranmälan som funnits i ansökan makuleras. Ersättande anmälan, om ansökningsuppgifterna har fåtts från en anmälan som har ersatt en inkomstregisteranmälan, eller om ansökningsuppgifterna har raderats från den ersättande anmälan. Prestationens betalningsdatum eller annat anmälningsdatum Betalarens anmälningsreferens Versionnummer för anmälan Källa

21 Hur skickas ansökan? Anvisningar för innehållet i ansökningarna finns på inkomstregistrets sidor: Anmälan av information till inkomstregistret: frånvarouppgifter Ansökningsuppgifterna skickas enligt löneprogrammets anvisningar. Det är också möjligt att anmäla ansökningsuppgifterna med inkomstregistrets användargränssnitt, men det är inte rekommendabelt. Inkomstregistrets användargränssnitt kontrollerar inte om uppgifterna i ansökan är tillräckliga och inte heller om de innehåller motsättningar. Om löneprogrammet inte möjliggör anmälande av frånvarouppgifter, skicka då ansökan via e-tjänsten för arbetsgivare, som esara-fil eller på en pappersblankett.

22 Ta reda på följande saker om löneprogrammet innan ni börjar skicka ansökningar via inkomstregistret Har löneprogrammet testats med FPA? Hur skapar löneprogrammet ansökningsuppgifter i inkomstregisteranmälan? Bl.a. Av vilka frånvaroperioder skapas ansökningarna? Kontrollera att ansökningarna skapas endast utifrån orsakskoderna 1,3,4 och 5 för avlönad frånvaro Kontrollera att självrisktiden för sjukdagpenningen har beräknats rätt i programmet eller att ansökan för sjukfrånvaro vid behov kan läggas till eller tas bort, t.ex. om sjukfrånvaron inte fortsätter över självrisktiden eller om det inte finns någon självrisktid. Hur korrigerar man ansökningsuppgifterna? Kan man till att börja med skicka endast några få ansökningar från löneprogrammet, så att eventuella fel i ansökningsprocessen upptäcks i tid?

23 Vilka uppgifter måste finnas i anmälan, så att den tas emot som en ansökan? En anmälan till inkomstregistret behandlas som en ansökan endast om anmälan innehåller följande uppgifter: Betalarens typ av identifierare är 1 = FO-nummer eller 2 = personbeteckning Behandlas inte om betalaren har en europeisk handelsregisterkod eller något annat organisationsnummer. Inkomsttagarens typ av identifierare är 2 = personbeteckning Behandlas inte om inkomsttagaren har en konstgjord beteckning eller ingen beteckning alls. Typ av betalningsuppgift har valts Behandlas inte om endast frånvarotiden och lönen har anmälts. Orsaken till den avlönade frånvaron är 1, 3, 4 eller 5 Behandlas inte om orsaken till frånvaron är någon annan än de ovannämnda orsakerna.

24 Att beakta när man ansöker via inkomstregistret 1/2 FPA utfärdar beslut om alla ansökningar som har inkommit (se dia 22). Onödigt arbete kan uppstå p.g.a. ansökningar utan grund och bristfälliga ansökningar. Det lönar sig att lämna in ansökningar för en sjukdom som har pågått under 9 vardagar om samma sjukdom har återkommit inom 30 dagar från det att dagpenning redan har beviljats eller sjukdomen börjar direkt efter rehabilitering eller tid med partiell sjukdagpenning eller beräkningen av självrisktiden är oklar

25 Att beakta när man ansöker via inkomstregistret 2/2 Arbetsgivaren kan ansöka om fastställande av dagpenningen utifrån arbetsinkomsterna i ansökan endast genom att till FPA lämna in uppgifter om arbetsinkomsterna. Om arbetstagaren ansöker om t.ex. moderskapspenning på basis av 6 månaders arbetsinkomster och om arbetsgivarens ansökan inte har inkommit, utreder FPA om tillräckliga uppgifter går att inhämta från inkomstregistret. Vid behov begär FPA tilläggsuppgifter av inkomsttagaren eller arbetsgivaren. Arbetsgivaren kan lägga fram arbetsinkomster för 6 månader på samma sätt som tidigare utan tidsfrist också efter att beslutet utfärdats (inkomstutredningar kan läggas fram enligt arbetsgivarens tidtabell t.ex. om sjukdagpenningen i sin helhet har betalats ut till arbetsgivaren). En ändring i sjukförsäkringslagen föreslås (RP 296/2018) från Dagpenningens storlek grundar sig i regel på de inkomster man haft under de 12 månaderna innan förmånen börjar betalas ut. Då får man löneinkomsterna från de obligatoriska uppgifterna i inkomstregistret.

26 Handläggning av ansökningar som har lämnats in via inkomstregistret Ändringar i skötseln av arbetsgivarnas dagpenningsärenden

27 Hur ser ansökningshandlingen ut? Utifrån uppgifterna i inkomstregisteranmälan skapas hos FPA en handling (pdf), om kriterierna på dia 22 uppfylls. Man kan se handlingen i e-tjänsten för arbetsgivare följande vardag genom att välja Tidigare ärenden. Dagpenningsansökningarna visas också för inkomsttagaren i e-tjänsten för privatpersoner. Förmånen betalas in på det konto som arbetsgivaren har meddelat FPA, och det visas inte i ansökan. 27

28 1 1 esara-ansökan FPA-ansökan som skickats via inkomstregistret 28

29 1 1. Utifrån anmälan i inkomstregistret skapas en ansökan om sjukdagpenning om Typen av betalningsuppgift och Frånvaroperioden/Orsaken till frånvaron = 1 2. Datum då ansökan inkommit = Tidpunkt då anmälan har tagits emot (datum och klockslag då versionen av anmälan sparades i inkomstregistret) 3 3. Kontaktperson för materialet: Namn, Telefonnummer, E-postadress, Ansvarsområde = Yrkesklass eller -beteckning: Typ av yrkesklass eller -beteckning = 1, Identifierare för yrkesklassen eller -beteckningen Alternativt: Yrkesbeteckning (fritt formulerad) Anställningsförhållandets giltighet: Startdatum, Frånvaroperiod/Startdatum och Slutdatum 6. Avlönad frånvaro och lönebelopp under frånvaron 7. Frånvaron fortsätter till 9 8. Avlöningsformen (Timlön = Annan lön) 9. Identifikationsuppgifter som används i eventuella tilläggsutredningar.

30 Ersättande och makulerade anmälningar Om den ersättande anmälan innehåller en ansökan: Om man under en och samma dag har skickat en ny anmälan (inkl. ansökan) och en ersättande anmälan till den förstnämnda anmälan, skapar FPA en ansökan endast utifrån den ersättande anmälan. Om man en annan dag har skickat en ersättande anmälan (där ansökan har ändrats), skapar FPA en ansökan också utifrån den ersättande anmälan. Handlingen fogas till det arbete som är under behandling, eller, om ett avgörande redan har utfärdats, skapar man ett nytt arbete för att justera avgörandet. Om en anmälan som innehåller ansökningsuppgifter makuleras: Om man under samma dag har skickat en ny anmälan (inkl. ansökan) och en makulering av denna, skapar FPA ingen ansökan överhuvudtaget Om man har skickat en ansökan genom en ny eller ersättande anmälan och om man med anledning av detta en annan dag skickar en makulering, skapar FPA en pdf-blankett med ett meddelande om makuleringen. Handlingen fogas till det arbete som är under behandling, eller, om ett avgörande redan har utfärdats, skapar man ett nytt arbete för att justera avgörandet.

31 Hur utnyttjas övriga uppgifter i inkomstregistret vid behandlingen av dagpenningar? Handläggaren vid FPA kan kontrollera uppgifter i inkomstregistret, t.ex. om en person har uppgett en arbetsgivare i sin ansökan, men arbetsgivarens ansökan saknas. Ansökan får vänta på arbetsgivarens ansökan om det syns i inkomstregistret att lön har utbetalats för tiden som ansökan gäller och det inte verkar finnas något avdrag i förhållande till föregående lönebetalning. Ansökan begärs av arbetsgivaren om det är uppenbart att arbetsgivaren har betalat ut lön men ansökan inte har fåtts inom en skälig tid eller om den person som ansökt om förmånen påskyndar ärendet. 31

32 Kontroll av beslutsuppgifter och mottagande av elektroniska beslut

33 Kontroll av beslutsuppgifter 1/2 Välj Jag kontrollerar beslut till organisationen Alternativet syns om den inloggade användaren är Katsohuvudanvändare eller sekundär Katsohuvudanvändare eller har FPA:s behörighet "Ansökningar, betalningar och beslut".

34 Sammandrag av beslutsuppgifterna Sammandraget underlättar kontrollen av besluten. I sammandraget visas uppgifter om de beslut som har utfärdats fr.o.m Beslutsuppgifterna kan kontrolleras av en person som har rätt att skicka ansökningar. Inom organisationen kan man komma överens om vem som söker beslutsuppgifterna och hur uppgifterna ska behandlas inom organisationen. Det skapas logguppgifter när man tittar på beslutsuppgifterna. Dessa kan organisationen övervaka. I sammandraget finns en länk till beslutshandlingen (pdf). Beslutet kan också kontrolleras på ett annat sätt: man loggar in i tjänsten med arbetstagarspecifika uppgifter och väljer Päätökset työnantajalle (Beslut till arbetsgivaren) Under 2019 förlängs tiden för hur länge beslut syns: I fortsättningen kan man kontrollera enskilda arbetstagares beslut för 5 föregående kalenderår. 34

35 Sökning av beslutsuppgifter

36 36 Sammandrag av beslutsuppgifter (exempel ur testmiljön)

37 Datumet vid uppgiften Betalas till Betalas till-datum visas inte i följande situationer: Återkravsbeslut som gäller förmånen Ansökan har avslagits Den tid ansökan gäller överskrider inte självrisktiden Det blir ingen förmån kvar att betala ut, t.ex. på grund av att en annan förmån har minskats Betalas till-datumet avser den tidpunkt fram till vilken arbetsgivaren får dagpenning enligt beslutet. Inte samma sak som Frånvaron fortsätter till-datumet som ska anges i inkomstregisteranmälan. Beslut till-datumet avser den tidpunkt till vilken beslutet gäller. Det lönar sig alltid att kontrollera beslutet när Beslut till-datumet är en annan dag än Betalas till-datumet

38 Länk till beslutet I beslutet visas ingen adress om arbetsgivaren har gett sitt samtycke till elektroniska beslut. Besvärsanvisningen utgör alltid den sista hela sidan. Besvärsanvisningen är likadan i pappersbeslutet som i det elektroniska beslutet.

39 Från Katso till Suomi.fi Ändringar i skötseln av arbetsgivarnas dagpenningsärenden

40 Från Katso till Suomi.fi E-tjänsten för arbetsgivare övergår i oktober 2019 till att använda suomi.fiidentifiering och -fullmakter. Information om de praktiska inverkningarna kommer att finnas på bl.a. fpa.fi och i FPA:s nyhetsbrev för arbetsgivare Työnantajainfo (avsnitt på svenska), t.ex. om övergången kommer att ske på en gång eller om det är möjligt att också använda Katso under övergångsperioden om vilken inverkan övergången har på sekventiella esara-filer. Om övergången till Suomi.fi orsakar ändringar i sekventiella filer, slutar man ta emot dem.

41 Ytterligare information Ändringar i skötseln av arbetsgivarnas dagpenningsärenden

42 Ytterligare information och påminnelser Följ med nyheterna på fpa.fi/arbetsgivare och i Työnantajainfo, nyhetsbrevet för arbetsgivare (avsnitt på svenska ingår) Läs guiden om hur man meddelar samtycke till elektroniska dagpenningsbeslut och övriga guider för arbetsgivare på adressen På samma sida kan du också läsa det här presentationsmaterialet. Anmäl eventuella tekniska problem till tekninentuki(at)kela.fi Arbetsgivare rekommenderas att ta kontakt med FPA för att komma överens om testning av löneprogrammet, innan det blir möjligt att skicka ansökningar via löneprogrammet. esara(at)kela.fi eller jaakko.makela(at)kela.fi 42

43 Tack!