Så här skickar du in esara-filer till FPA

Transkript

1 Så här skickar du in esara-filer till FPA E-tjänstguide till för arbetsgivare

2 Innehåll Krav på löneprogrammet Krav på användaren Filerna som skickas in ökningar som skickas i esarafiler Meddelanden som skickas i esara-filer Blanketter som inte kan skickas i esara-filer De olika faserna när filer skickas in Att beakta då filer skickas in Kontrollera sändningen Ny löneanmälan (XML-fil) Frågor och respons 2

3 Krav på löneprogrammet Den s.k. esara-funktionen ska vara integrerad i löneprogrammet Motsvarande uppgifter som på blanketterna Y17 och/eller SV18 FPA tar emot esara-filer i form av sekventiella filer, version 3.7 på XML-formspråk, version 1.0 och 1.1. Mottagningen av sekventiella filer upphör senast vid årsskiftet Tills vidare kan version användas för att skicka ansökningar med undantag för partiell rehabiliteringspenning och dagpenning vid smittsam sjukdom. 3

4 Krav på löneprogrammet esara-funktion 1/2017 Löneprogram Sekventiell fil 3.7 XML version 1.0 XML version 1.1 CGI Fenix x CGI Hijat x CGI Lön x CGI Satus och Sonet x CGI Pegasos x Mepco x x Personec F och W x EmCe x CGI Populus x CGI Prima x XML version 1.2 4

5 Villkor för avsändaren Avsändaren ska ha stark Katso-autentisering (Katso-kod) Behörighet av arbetsgivarorganisationen Katso-rollen (behörigheten) Ansökningar, betalningar och beslut. Katso-huvudanvändaren kan bevilja behörigheten och rollen också till en annan organisation, t.ex. En bokföringsbyrå, som kan föra över behörigheten till Katso-koden. Läs mer på yritys.tunnistus.fi. 5

6 Filer som skickas in Du kan skicka in valbart antal filer på samma gång. Du kan i en och samma fil samla så många blanketter/poster du vill från en eller flera arbetsgivare som har beviljat auktorisering. Filer som skickats in visas under Arkiv på Ilmoitin.fi direkt efter sändning. - Filer som skickats in visas på Ilmoitin.fi endast för avsändaren Sända filer visas i e-tjänsten samma dag. Det lönar sig att börja med små filer när flera filer skickas in. Kom överens i din organisation om vem/vilka som får skicka in filer. 6

7 Ansökningar som skickas i esara-filer Följande förmåner kan sökas till arbetsgivare med esara-filer (inom parentes förmånens beskrivningskod) Sjukdagpenning (01), partiell sjukdagpenning (02), dagpenning vid smittsam sjukdom (07) och donationsdagpenning (08) Moderskaps-, faderskaps- och föräldradagpenning (03) samt särskild moderskapspenning (04) Rehabiliteringspenning (05) Ansökan genom att meddela lönen för frånvarotiden på esara-blanketten (t.ex. XML-blankett eller Y17r) Semesterkostnadsersättning och familjeledighetsersättning Ersättning för semesterkostnader för föräldradagpenningstid och familjeledighetsersättning för minst 1 månad avlönad moderskaps-ledighet (blankett SV 18). 7

8 Meddelanden som skickas i esara-filer I esara-filer kan man skicka meddelanden med förmånskoderna Den s.k. 6 månaders arbetsinkomsten som ska uppges i ansökan Frånvaro utan lön En tilläggsutredning som hänför sig till en ansökan som skickats in tidigare (på blanketten skapas endast textfältet Ytterligare uppgifter Tilläggsuppgifter som hänför sig till semesterkostnadsersättning (SV18) kan än så länge skickas endast i form av en sekventiell fil 8

9 Blanketter som inte kan skickas i esara-filer Följande blanketter kan skickas elektroniskt till FPA endast via e-tjänsten för arbetsgivare (fpa.fi) Ansökan om familjeledighetsersättning och kompletterande meddelande Meddelande om avtal om deltidsarbete med tanke på föräldradagpenning Meddelande om avtal om deltidsarbete med tanke på partiell sjukdagpenning Arbete utomlands Intyg över arbetstiden med tanke på barnavårdsstöd 9

10 De olika faserna när filer skickas in Om löneprogrammet inte har någon gränssnitts-applikation ska du sammanställa filen och spara den i löneprogrammet eller på det sätt som man kommit överens om inom organisationen, och skicka in den via tjänsten Ilmoitin.fi enligt följande: 1. Logga in på tjänsten Ilmoitin.fi 2. Välj Katso OTP-autentisering 3. Autentisera dig med dina personliga Katso-koder 4. Välj Inlämnande av materialet 5. Kontrollera att filerna är korrekta 6. Skicka in en eller flera felfria filer 7. Kontrollera att sändningen lyckades med arkivfunktionen 8. Kontrollera de inskickade blanketterna i e-tjänsten följande dag Yksikkö/Projekti/Esittäjä Esityksen otsikko

11 De olika faserna när filer skickas in Logga in på tjänsten Ilmoitin.fi Man kan logga in på tjänsten endast med Katso-koder. 11

12 De olika faserna när filer skickas in Välj Katso OPT-autentisering Välj OTP 12

13 De olika faserna när filer skickas in Autentisera dig med personliga Katso-koder Efter att du loggat in ber systemet att du ger ditt personliga engångslösenord. 13

14 De olika faserna när filer skickas in Välj Inlämnande av materialet Välj Inlämnande av materialet om du skickar en esara-fil eller vill kontrollera filens formella riktighet Yksikkö/Projekti/Esittäjä Esityksen otsikko

15 De olika faserna när filer skickas in Kontrollera den formella riktigheten av filerna Du kan skicka ett felfritt material, kontrollera flera filer och ta bort kontrollerade filer. 15

16 De olika faserna när filer skickas in Skicka in en felfri fil Med knappen Skicka överförs filen till FPA:s server. Förnamn Efternamn 16

17 Att observera när filer skickas in Skicka inte samma fil på nytt 1 Filer som visas under Arkiv har överförts till FPA. Filer som har skickats in tidigare visas bara för avsändaren A 2 Avbryt insändandet om du får detta meddelande 17

18 Att observera när filer skickas in Red ut felen Öppna felförteckningen ochtaredapåvadfelet beror på. Rätta felen i löneprogrammet. Det räcker med en enda felaktig blankett för att materialet inte ska gå att skicka. 18

19 Att observera när filer skickas in Rätta felen i löneprogrammet Fel markeras med rött Anmärkningar markeras med gult I beskrivningen av felet visas den personbeteckning som ingår i blanketten där det angivna felet finns (XML) Rätta felet i löneprogrammet och sammanställ filen på nytt. Välj i Ilmoitin-tjänsten en ny kontroll av filen <-123A 19

20 Kontrollera inskickat material i Ilmoitin.fi Inskickade filer visas endast för den person som skickade dem. En fil som skickats in visas omedelbart efteråt under Arkiv. När filen visas under Arkiv betyder det att sändningen lyckades. Ilmoitin överför filerna till FPA. FPA överför filerna till sina förmånssystem på vardagar från ungefär kl

21 Kontrollera inskickade blanketter i e-tjänsten för arbetsgivare Du kan kontrollera inskickade esara-blanketter i e-tjänsten för arbetsgivare (fpa.fi) enligt enskilda arbetsgivare och enligt enskilda personbeteckningar: 1. Logga in på e-tjänsten för arbetsgivare med Katso OTP-kod. 2. Välj den arbetsgivare för vars räkning du har skickat in en esara-fil. 3. Välj alternativet "Jag loggar in på tjänsten med arbetstagarens personbeteckning". 4. I navigatorn väljer du "Tidigare ärenden". 5. Välj den förmån som den inskickade esara-blanketten gällde. 6. Välj det datum då blanketten skickades in. 7. Kontrollera innehållet i blanketten. 21

22 Kontrollera inskickat material - Logga in på e-tjänsten för arbetsgivare Om du har beviljats auktorisering av flera organisationer ska du välja rätt FOnummer. Om du har flera olika behörigheter för organisationen i fråga ska du välja alternativet "Lähetän hakemuksia tai ilmoituksia tai tarkistan työntekijäkohtaisia tietoja (Jag skickar ansökningar och meddelanden eller kontrollerar arbetstagaravisa uppgifter) Närdu hartrycktok kandu bytaspråktill svenska

23 Kontrollera inskickat material Välj Tidigare meddelanden Du kan se de ansökningar och meddelanden som tidigare har skickats in elektroniskt för samma arbetsgivares räkning och som gäller enskilda arbetstagare. I e-tjänsten för arbetsgivare syns de skickade blanketerna genast. Sända esara-filer syns följande dag. 23

24 Kontrollera inskickat material Välj förmån Välj den förmån som den tidigare blanketten gällde. Namnet på förmånen visas om blanketter har skickats in under innevarande år eller under de 2 föregående kalenderåren. I menyn visas också de förmåner för vilka blanketter kan skickas in endast via e-tjänsten för arbetsgivare. 24

25 Kontrollera inskickat material Öppna blanketten enligt datum Klicka på datum för att öppna pdf-blanketten. I förteckningen visas också de blanketter som skickats in via e-tjänsten för arbetsgivare. 25

26 Kontrollera pdf-blanketten 1 2 Blankettens kod börjar med ESR om den har skickats som esara-fil och med ESA om den har skickats in via e-tjänsten för arbetsgivare. 1 1 Ange arbetsgivarens namn i esara-filen på samma sätt som det har angetts i Katsotjänsten Kontonummer som uppges i filen syns inte i pdf-blanketten. Det är obligatoriskt att uppge kontonumret tills det görs uppdatering i meddelandefilen. Rubriken Uppgifter om förmånsbetalningen syns ifall Referensnummer eller Specifikation har uppgetts. 26

27 Kontrollera pdf-blanketten Observera hur valet av "Ny löneanmälan" inverkar på texten i blanketten Om löneprogrammet använder formspråket XML är det alltid frivilligt att välja Ny löneanmälan. Om alternativet Ny löneanmälan inte har valts och inget datum har angetts tolkas uppgiften som ett Nej-alternativ, och dagpenningen betalas till arbetstagaren efter den angivna löneperioden. Om sekventiella filer används i löneprogrammet är det obligatoriskt att göra ett val, ifall den angivna löneperioden inte täcker hela tiden för arbetsfrånvaron. 27

28 Frågor och respons Arbetsgivarlinjen, servicenumret för arbetsgivare mån fre kl Chatten mån fre 9 15 E-post: Frågor om e-tjänstens innehåll: esara(a)kela.fi Problemsituationer: tekninentuki(at)kela.fi Prenumerera på Työnantajainfo, nyhetsbrevet för arbetsgivarkunder med avsnitt på svenska > 28

29 Guider för arbetsgivarens e-tjänster