Beskrivning av uppgifter (excel)

Transkript

1 Beskrivning av uppgifter (excel) OBS!: Uppgifterna om dem som avlägger grundläggande utbildning, grundläggande utbildningens påbyggnadsundervisning och övriga förberedande utbildningar lagras i KOSKI tjänsten. Uppgifterna överförs inte längre till prestationsregistret. KOSKI-tjänstens dokumentation hittas på adressen: Anvisningar för bildande av överföringsfil med personuppgifter via Excel-programmet samt beskrivnin g av uppgifter som överförs Här beskrivs hur personuppgifter för grundläggande utbildningens avgångsklassister, dem som genomför grundläggande utbildningens påbyggnadsundervisning (tionde klassen), utbildning som handleder för grundläggande yrkesutbildning (VALMA), utbildning för invandrare som förbereder för gymnasium (LUVA) samt utbildning som förbereder för arbete och ett självständigt liv (TELMA) överförs elektroniskt till Studieinfosystemet genom att bilda en överföringsfil i Excel. OBS! Om upgifterna har överförts till KOSKI-tjänsten, bör uppgifterna inte överföras till prestationsregistret, eftersom uppgifterna från KOSKI överförs till prestationsregistret. Personuppgifterna kan överföras fr.o.m Uppgifterna kan överföras enligt egen tidtabell, men för att följa med ansökningarna måste uppgifterna överföras senast För överföringen krävs ett användarnamn och lösenord samt en för användarnamnet definierad Dataöverförare överföringsroll på läroanstalt- utbildningsaktörnivå. Den egna organisationens ansvarsanvändare hjälper i frågor som gäller användaradministrationen. Observera att dessa anvisningar inte gäller skolor som gör överföringen av personuppgifter med hjälp av ett elevadministrationsprogram. Samma anvisning gäller om ni använder Open Office Calc -programmet. Om ni använder Open Office Calc ska filen lagras i xls-format. Beskrivning av personuppgifter som överförs Obligatoriska uppgifter Observera att uppgifterna bör anges i samma ordning som i beskrivningen och innehållet skall motsvara beskrivningen. Även ett felaktigt tecken kan leda till att överföringen misslyckas. Uppgift som överförs (inom parentes anges kolumnens bokstav i Beskrivning Obligatorisk Innehåll Obs! (kolumn A) identifikation(ko lumn C) Födelsetid (kolumn D) ex. personoid en Måste anges om personen saknar personbeteckning T.ex ÅÅÅÅ-MM-DD Om både krävs denna identifikation

2 Kön (kolumn E) Nuvarande skola (kolumn F) Klass (kolumn G) Efternamn (kolumn H) Förnamn (kolumn I) Tilltalsnamn (kolumn J) Hemkommun (kolumn K) Modersmål (kolumn L) Måste anges om personen saknar personbeteckning Nuvarande skolans läroanstaltskod Klassidentifikation som används av läroanstalten. Siffror, text både och. efternamn T.ex. Lindström Elevens förnamn T.ex. Olle Kalle Elevens tilltalsnamn T.ex: Olle Elevens hemkommun, enligt statistikcentralens officiella kommunkoder Elevens modersmål, enligt Om personbeteckning finns, behövövs inte uppgift som angår kön anges T.ex En femsiffrig kod som används av Statistikcentralen (ej gea-koden), vid behov anges en nolla framför koden. Om läroanstaltens kod t.ex. är 1234, anges här koden Klassidentifikation som används av läroanstalten. Siffror, text både och. T.ex. 9A Tilltalsnamn bör vara någon av de förnamn som angetts, skrivet i samma form T.ex. 091 För skyddselever och utlänningar, som har en utländsk näradress, kan man vid behov ange 999 (okänd) XX SV = svenska 99 = okänd (Skrivs med stora Uppgifter som inte är obligatoriska Vi rekommenderar att dessa ej obligatoriska uppgifter inte överförs. Observera att om uppgifterna trots det överförs, bör uppgifterna anges i samma ordning som i beskrivningen och innehållet skall motsvara beskrivningen. Även ett felaktigt tecken kan leda till att överföringen misslyckas. Uppgift som överförs (inom parentes anges kolumnens bokstav i Beskrivning Inte obligatorisk Innehåll Obs! Medborgarskap (kolumn M) Elevens medborgarskap, enligt officiella landkoder Inte obligatoriskt 246 = Finland SFS-EN ISO kodförteckning Näradress (kolumn N) Postnummer (kolumn O) Elevens näradress Inte obligatoriskt Inte obligatoriskt För skyddselever och utlänningar, som har en utländsk näradress, anges postnumret = okänt Land (kolumn P) Mobiltelefon (kolumn Q) Annan telefon (kolumn R) Elevens hemland, enligt officiella landkoder Sökandes mobiltelefonnummer Sökandes annat telefonnummer Inte obligatoriskt 246 = Finland SFS-EN ISO kodförteckning. Inte obligatoriskt Man kan använda mellanslag Inte obligatoriskt Riktnumret bör anges. Man kan använda mellanslag. Beskrivning av betygsuppgifter som överförs Observera att uppgifterna bör anges i samma ordning som i beskrivningen och innehållet skall motsvara beskrivningen. Även ett felaktigt tecken kan leda till att överföringen misslyckas. För varje elev överförs uppgifterna om den prestation som eleven genomför. T.ex. för grundskolans niondeklassister överförs grundläggande utbildningens lärokurs, uppskattad dimissionsdag, status för grundläggande

3 utbildning (INTE FÄRDIG ÄNNU), läroanstalt som beviljar betyget samt uppgift över individualiserade läroämnen. Beskriving av uppgifterna finns i tabna nedan. Grundläggande utbildningens lärokurs Grundläggande utbildnin gens lärokurs kolumnens bokstav i Personen har genomfört genomför under pågående läsår den grundläggande utbildningens lärokurs identifikation / Studieinfos personnummer identifierar personen i det sändande systemet. T. ex. personoid en T.ex Om både identifikation Uppskattad dimissionsdag ÅÅÅÅ-MM-DD T.ex Om saknas, uppskattat datum. Läroanstaltskod Den skola som beviljar/har beviljat grundläggande utbildningens avgångsbetyg. En femsiffrig kod som används av Statistikcentralen (ej geakoden), vid behov anges en nolla framför koden. Om läroanstaltens kod t. ex. är 1234, anges här koden undervisningsspråk, enligt XX SV = svenska Studerande i grundläggande utbildningen som blir färdiga på våren överförs med status KESKEN (inte färdig ännu). Om betyget har avlagts tidigare under våren är status VALMIS (färdig). VALMIS KESKEN Om grundläggande utbildningen har slutförts tidigare är status VALMIS (färdig). Individualisering (koulumn H) EI (nej) = Inga individualiserade läroämnen OSITTAIN (delvis) = Delvis individualiserad lärokurs ALUEITTAIN (enligt område) = Individualiserad lärokurs, undervisningen utgår från verksamhetsområden KOKONAAN (helt) = Helt till största delen individualiserad lärokurs Grundläggande utbildningens påbyggnadsundervisning

4 Grundläggande utbildningens påbyggnadsundervisning Personen genomför grundläggande utbildningens påbyggnadsundervisning identifikation ex. personoid en T.ex Om både krävs denna identifikation Uppskattad dimissionsdag ÅÅÅÅ-MM-DD T.ex Om Läroanstaltskod femsiffriga kod. Vid behov anges en nolla framför koden. Om läroanstaltens kod t.ex. är 1234, anges här koden Individualisering (koulumn H) undervisnin gsspråk, enligt Studerande i påbyggnadsundervisningen som blir färdiga på våren överförs med status KESKEN (inte färdig ännu) EI (nej) = Inga individualiserade läroämnen OSITTAIN (delvis) = Delvis individualiserad lärokurs ALUEITTAIN (enligt område) = Individualiserad lärokurs, undervisningen utgår från verksamhetsområden KOKONAAN (helt) = Helt till största delen individualiserad lärokurs XX SV = svenska KESKEN Utbildning som handleder för grundläggande yrkesutbildning (VALMA) VALMA Personen studerar i utbildning som handleder för grundläggande yrkesutbild ning

5 identifikation ex. personoid en T.ex Om både identifikation ÅÅÅÅ-MM-DD T.ex Om Läroanstaltskod En femsiffrig kod som används av Statistikcentralen (ej gea-koden), vid behov anges en nolla framför koden. Om läroanstaltens kod t.ex. är 1234, anges här koden undervisningsspråk, enligt Studerande som på våren genomför VALMAutbildning som omfattar minst 30 kompetenspoäng överförs med status KESKEN (inte färdig ännu) XX SV = svenska KESKEN Utbildning som förbereder invandrare och personer med främmande språk som modersmål för gymnasieutbildning (LUVA) LUVA Personen studerar i utbildning som förbereder invandrare och personer med främmande språk som modersmål för gymnasieutbildning identifikation ex. personoid en T.ex Denna identifikation krävs om både Uppskattad dimissionsdag ÅÅÅÅ-MM-DD T.ex Om Läroanstaltskod En femsiffrig kod som används av Statistikcentralen (ej geakoden), vid behov anges en nolla framför koden. Om läroanstaltens kod t. ex. är 1234, anges här koden undervisningsspråk, enligt XX SV = svenska

6 Studerande som på våren slutför LUVA-utbildning som omfattar minst 25 kurser överförs med status KESKEN (inte färdig ännu) KESKEN Utbildning som förbereder för arbete och ett självständigt liv (TELMA) TELMA Personen studerar i utbildning som förbereder för arbete och ett självständigt liv identifikation ex. personoid en T.ex Denna identifikation krävs om både Uppskattad dimissionsdag ÅÅÅÅ-MM-DD T.ex Om Läroanstaltskod En femsiffrig kod som används av Statistikcentralen (ej geakoden), vid behov anges en nolla framför koden. Om läroanstaltens kod t. ex. är 1234, anges här koden undervisningsspråk, enligt Studerande som på våren genomför TELMAutbildning som omfattar minst 30 kompetenspoäng överförs med status KESKEN (inte färdig ännu) XX SV = svenska KESKEN Dataöverföringen steg för steg 1. Skriv uppgifterna i Excel-bastabellen Använd bastabellen. Det går att ladda ner Excel-bastabellen från Studieinfo, under Register och dataöverföringar >> Dataöverföring >> Basuppgifter >>Excel-botten för dataöverföring. Mata in alla kolumner enligt anvisningstabellen ovan. Uppgifterna lagras i Excel-tabellen så, att det på en rad finns uppgifter om en elev. Uppgifterna om eleven skrivs i kolumnerna. I en kolumn ges endast en uppgift. De uppgifter som ska anges nämns i tabellen ovan i Uppgift som överförs -kolumnen. Observera att uppgifterna bör anges i samma ordning som i beskrivningen och innehållet skall motsvara beskrivningen. Även ett felaktigt tecken kan leda till att överföringen misslyckas. För varje elev överförs uppgifterna om den prestation som eleven genomför. T.ex. för grundskolans niondeklassister överförs grundläggande utbildningens lärokurs, uppskattad dimissionsdag, status för grundläggande utbildning (INTE FÄRDIG ÄNNU), läroanstalt som beviljar betyget samt uppgift över individualiserade läroämnen. Överföringsfilen kan innehålla uppgifter från flera skolor. Filen får innehålla elever från både nionde och tionde klass. Det är även möjligt att överföra uppgifter för dem som genomför utbildning som handleder för grundläggande yrkesutbildning (VALMA), utbildning för invandrare som förbereder för gymnasium (LUVA) samt utbildning som förbereder för arbete och ett självständigt liv (TELMA)

7 Överföringen görs endast för de elevers del, som gett tillstånd till överföringen. Läroanstalten väljer hur man ber eleverna/deras vårdnadshavare om tillstånd till överföringen 2. Lagra filen på önskat ställe i xls- xlsx-format Ni kan fritt namnge överföringsfilen för personuppgifter, dock så att den innehåller läroanstaltskoden (t.ex. eleverna09999). Med hjälp av namnet går det lättare att hitta filen t.ex. ifall det uppstår problem. Om det finns flera läroanstalters uppgifter i överföringsfilen, namnges filen med koden för någon av dessa läroanstalter. Namnet används endast för identifiering av filen. Studieinfo kontrollerar elevernas uppgift om läroanstalt via filen. Filformatet måste absolut vara xls ( ) xlsx (ms-excel). 3. Överför filen till Studieinfo Logga in i Studieinfo på adressen virkailija.opintopolku.fi och välj Register och dataöverföringar >> Dataöverföringar. Sök filen du har skapat från den plats där den är lagrad med knappen Välj fil. Funktionen Sänd filen startar överföringen. Studieinfo kontrollerar användarnamnets fullmakt att föra över uppgifter för läroanstalten och den överförda filens tekniska struktur. Du får ett meddelande om överföringen har lyckats om eventuella fel. Studieinfo sekretessbelägger automatiskt förbindelsen. Överföringen sker alltid genom en skyddad dataöverföringsbuss. 4. Kontrollera i Studieinfo att elevernas personuppgifter överförts En person med rollen dataöverförare, bör i fönstret Dataöverföringarnas status (Register och dataöverföring >> Dataöverföringar) kontrollera att överföringen har lyckats. I fönstret syns antalet lyckade elever som har överförts "Behandlad OK xx" samt antalet ev. icke överförda elever "Behandlad NOK xx". Utöver detta bör en person med rollen dataöverförare studiehandledare kontrollera att de överförda uppgifterna i prestationsregistret (Register och dataöverföring >> Prestationsregister) är korrekta. Enstaka fel kan korrigeras direkt i prestationsregistret. Eftersom uppgifterna överförs med en viss fördröjning, lönar det sig att kontrollera uppgifterna först nästa dag. 5. Ifall överföringen inte lyckas Ett enda tecken på fel ställe i fel format kan leda till ett fel. Studieinfo meddelar om eventuella fel och orsaken till felet i samband med överföringen av uppgifterna. Ev. felaktiga uppgifter bör korrigeras i den ursprungliga filen. Om överföringen inte lyckas vid första försöket, kontrollera att varje uppgift lagrats enligt anvisningarna. Korrigera den felaktiga uppgiften i den ursprungliga filen och gör överföringen på nytt. Enstaka fel kan korrigeras direkt i prestationsregistret (rekommenderas).