- information om. aktörer inom. Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda. ibruktagande för privata. småbarnspedagogik

Transkript

1 Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda - information om ibruktagande för privata aktörer inom småbarnspedagogik Projektchef Kukka-Maaria Berg Specialsakkunnig Elisa Alanen Specialsakkunnig Laura von der Hagen

2 Presentationens målgrupp och innehåll Webbinariet är avsett för privata aktörer inom småbarnspedagogiken (privata småbarnspedagogikproducenter) daghem, gruppfamiljedaghem och familjedaghem samt systemleverantörer av småbarnspedagogiksystem Webbinariets innehåll: vad är informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda vem är skyldig att föra in uppgifter i Varda hurdan är tidsplanen för ibruktagandet av Varda vilka uppgifter förs in i Varda och hur hur Utbildningsstyrelsen reglerar och ger anvisningar åt privata aktörer inom småbarnspedagogiken i fråga om Varda hur används Vardas uppgifter vad avses med gemensamt personuppgiftsansvarig vad innebär ibruktagandet av Varda för privata aktörer inom småbarnspedagogiken hur lönar det sig att förbereda sig inför ibruktagandet av Varda vilka uppgifter sköter Utbildningsstyrelsen i fråga om Varda varifrån får man hjälp i frågor som gäller Varda och ibruktagandet av Varda Utbildningsstyrelsen 2

3 Webbinariets mål Målet är att privata aktörer inom småbarnspedagogik får en uppfattning om Varda och ibruktagandet av Varda får en uppfattning om uppgifter, ansvarsområden och rollen gällande Varda samt tidsscheman lär känna innehållet som produceras till Varda samt hur informationen produceras får en uppfattning om Utbildningsstyrelsens uppgifter och Utbildningsstyrelsens föreskrift gällande Varda får en tydligare bild av hur uppgifterna om förskoleundervisning produceras, uppgifterna och ansvarsområdena får en uppfattning om Utbildningsstyrelsens stöd för aktörerna inom småbarnspedagogik vid ibrukatagandet Utbildningsstyrelsen 3

4 Småbarnspedagogikuppgifter centraliserat i en riksomfattande tjänst Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda samlar in nationellt småbarnspedagogikuppgifter på en plats Genom Varda fås kommensurabel, jämförbar och högklassig information till exempel om antalet barn i olika former för att ordna småbarnspedagogik till exempel om personalstyrka och utbildningsbakgrund Förutsätter av aktörer inom småbarnspedagogik att uppgifter produceras enligt lagen om småbarnspedagogik och uppgiftsförteckningen för Varda. Om informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik (540/2018) Utbildningsstyrelsen 4

5 De som för in uppgifter och Vardas innehåll Uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken förs in av: kommuner samkommuner privata aktörer inom småbarnspedagogiken från och med Uppgifter som sparas i informationsresursen inom småbarnspedagogiken om anordnare av småbarnspedagogik verksamhetsställen barn inom småbarnspedagogik personal vårdnadshavare För ibruktagandet finns detaljerade uppgifter om informationsinnehåll i fråga om anordnare av småbarnspedagogik, verksamhetsställe och barn inom småbarnspedagogiken i uppgiftsförteckningen uppgiftsförteckning kommer att uppdateras före ibruktagandet Utbildningsstyrelsen 5 förberedelse inför Varda utifrån uppgiftsförteckningen

6 Övergripande tidsschema för utvecklingen av Varda Kommunala aktörer inom småbarnspedagogik Privata aktörer inom småbarnspedagogik Den nya lagen om småbarnspedagogik träder i kraft uppgifter om anordnare uppgifter om verksamhetsställen uppgifter om barn uppgifter om vårdnadshavare Betalningsuppgifter uppgifter om anordnare uppgifter om verksamhetsställen uppgifter om barn uppgifter om personal uppgifter om vårdnadshavare betalningsuppgifter uppgifter om personal Utbildningsstyrelsen 6

7 Uppgiftsproducentens skyldigheter 70 1 mom. (Verksamhetsställen och anordnare) 2 mom. (Personal) 3 mom. (Uppgifter som gäller barnet) 4 mom. (Vårdnadshavare) 5 mom. (Servicesedel- Kommun/samkomm un Servicesedelaktör Köptjänstaktör Anordnas med stöd för privat vård X X X X X X X X X X Punkt 2, Kommun eller samkommun punkter 1 samt punkterna 3 7 Kommunen eller samkommunen för in Punkt 2, Kommun eller samkommun punkter 1 samt punkterna 3 7 Kommunen eller samkommunen för in Utbildningsstyrelsen 7 X X Punkt 1 och 2 (3 och 4 samlas inte in) Det är möjligt för kommunen/samkommunen att ingå ett avtal om genomförande av uppgiften att överföra uppgifter till/föra in dem i Varda med den organisation av vilken den skaffar småbarnspedagogik som genomförs som köpt tjänst och med servicesedel. Då har kommunen/samkommunen fortfarande ansvaret för att överföra/föra in uppgifter i Varda.

8 Sätt att föra in uppgifter För att föra in privata småbarnspedagogikaktörers uppgifter på FO-nummernivå ska aktören registrera sig i Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst via användargränssnittet Utbildningsstyrelsen ger anvisningar om registrering under hösten 2019 Uppgifterna förs in i Varda på två sätt: automatiska överföringar av uppgifter direkt från det operativa informationssystemet hos anordnaren av småbarnspedagogik i samarbete med IT-partnern till aktören inom småbarnspedagogik eller aktören inom småbarnspedagogik producerar själv uppgifterna direkt i Varda med hjälp av användargränssnittet - Vardas användargränssnitt ingår i Utbildningsstyrelsens Studieinfo.fi-servicehelhet och finns på adressen uppgiftsproducenten kan själv besluta på vilket sätt uppgifterna förs in i Varda uppgifter förs in i Varda regelbundet och då de är aktuella Utbildningsstyrelsen 8

9 Utbildningsstyrelsens föreskrift och anvisning om Varda Utbildningsstyrelsen ger en föreskrift och anvisning om Varda åt privata aktörer inom småbarnspedagogik under hösten 2019 I föreskriften är det sista datumet för att föra in informationsinnehåll för första gången - till exempel i fråga om ibruktagande i kommuner och samkommuner är DL för att föra in uppgifter tidpunkter för att föra in informationsinnehåll - via integrationer en gång per dygn - via användargränssnitt senast månadens 15:e dag samt senast månadens sista dag sätten att föra in uppgifter i Varda I anvisningen finns bland annat vägledning om informering av registrerade Läs föreskriften och anvisningar som getts åt kommuner och samkommuner på adressen Utbildningsstyrelsen 9

10 Att producera information i Varda Aktör inom småbarnspedagogik (kommun, samkommun, privat aktör inom småbarnspedagogik) Organisationsuppgifter Verksamhetsställen (daghem, familjedaghem, gruppfamiljedaghem) Barn Personal Vårdnadshavare Informationsöverföring via integration Att föra in uppgifter via användargränssnittet Informationsresursen inom småbarnspedagogik VARDA virkailija.opintopolku.fi/varda Vardas offentliga uppgifter i Vipunentjänstens användargränssnitt Användargränssnitt för personuppgiftsansvariga Studieinfo användargränssnitt för de registrerade och deras vårdnadshavare Överlämning av uppgifter till myndigheter Överlämning av uppgifter i forskningssyften Utbildningsstyrelsen 10

11 Bakgrund för utvecklingen av Varda Före 2019: Uppgifter som gäller småbarnspedagogik i småbarnspedagogikaktörers egna system Flera informationsbegäranden till aktörer inom småbarnspedagogik till exempel från olika myndigheter Kvaliteten på informationsinnehållet varierade Behovet att utveckla informationsresursen togs upp på undervisnings- och kulturministeriet och förberedning av Varda inleddes Utbildningsstyrelsen 11

12 Utnyttjande av uppgifter Genom Varda fås kommensurabel, jämförbar och högklassig information som utnyttjas i den nationella planeringen och styrningen av småbarnspedagogik kommunala och riksomfattande utvecklingen av småbarnspedagogik myndigheternas lagstadgade verksamhet, till exempel FPA forskning om småbarnspedagogik nationell och internationell rapportering och statistikföring Småbarnspedagogikens innehåll övergripande och riksomfattande i Varda från och med Utbildningsstyrelsen 12

13 Användning av Varda i myndighetsverksamhet Uppgifter från Varda överlämnas endast till myndighetssyften och forskning Myndigheternas användning av uppgifter förutsätter ett avtal med Utbildningsstyrelsen Uppgifter från Varda till myndigheter: FPA behandling av stöd för vård av barn (lagen om stöd för hemvård och privat vård av barn 1128/1996) Statistikcentralen THL Då uppgifter förmedlas till andra myndigheter, informeras personuppgiftsansvariga Det finns redan ett intresse för användning av uppgifter i Varda i forskningssyften Mer information om överlämning av uppgifter: Utbildningsstyrelsen 13

14 Aktör inom småbarnspedagogik som gemensamt personuppgiftsansvarig i Varda En aktör inom småbarnspedagogik svarar i fråga om de uppgifter som den sparar i informationsresursen för deras innehåll och felfrihet samt för att uppgifterna är aktuella svarar för sin del att de registrerade (och deras vårdnadshavare) informeras - Utbildningsstyrelsen har redan tagit fram för kommuner och samkommuner material för informering av de registrerade. Materialet finns i Utbildningsstyrelsens bilagor till Vardaanvisningen på sidan Om en aktör inom småbarnspedagogiken upphör som registeransvarig och den aktuella registeransvariges uppgifter inte övergår på någon annan, är Utbildningsstyrelsen registeransvarig för de aktuella uppgifterna som införts i informationsresursen Utbildningsstyrelsen 14

15 Privata aktörers förberedelser inför Varda 1/2 1. Ange senast för Utbildningsstyrelsens kommunikation Varda-kontaktpersoner (uppgiftsansvarig i Varda och systemansvarig i Varda) det operativa system/register som ni använder för småbarnspedagogik och det valda sättet att föra in informationsinnehåll i Varda 2. Delta i de utbildningar som Utbildningsstyrelsen ordnar för ibruktagandet (webbinarier och kliniker) hösten Utbildningsstyrelsen informerar om tidtabeller 3. Bekanta dig med uppgiftsförteckningen som innehåller uppgifter om organisationen, verksamhetsstället och barnen på finska eller på svenska 4. Se till att det operativa system/register inom småbarnspedagogik som ni använder innehåller alla de innehåll som nämns i uppgiftsförteckningen i det format som krävs och börja producera dem i ert system/register om de fattas. (Uppgiftsansvarig i Varda) Utbildningsstyrelsen 15

16 Privata aktörers förberedelser inför Varda 2/2 5. Då ni överför uppgifter via integrationen försäkra er om att det system ni använder kan överföra allt innehåll som Varda kräver. Uppdatera vid behov systemet så att det är kompatibelt med Varda i god tid före årsskiftet. (Systemansvarig i Varda) 6. Ta emot och lär igenom Utbildningsstyrelsens föreskrift och anvisning som gäller privata aktörer inom småbarnspedagogik ges åt privata aktörer inom småbarnspedagogik under hösten Se till som personuppgiftsansvarig att de registrerade får information enligt Utbildningsstyrelsens anvisningar. Se till att personalen utbildas i att informera de registrerade. 8. Ordna behörigheter till Varda enligt den anvisning som Utbildningsstyrelsen ger i november december. 9. Januari 2020: Börja föra in uppgifter i Varda samt försäkra dig om att överföringen av uppgifter lyckas (testning av datakvalitet) enligt Utbildningsstyrelsens anvisning För in uppgifterna första gången senast den sista dagen då de ska föras in 10.För in regelbundet de uppgifter som krävs i Varda Utbildningsstyrelsen 16

17 Aktörens inom småbarnspedagogik kontaktpersoner med Utbildningsstyrelsen 1. Uppgiftsansvarig i Varda: samordnar och svarar för att de informationsinnehåll som Varda förutsätter finns i det register/system som aktören inom småbarnspedagogik använder i det format som Varda kräver ser till att de informationsinnehåll som Varda kräver förs in/överförs till Vardas uppgiftsförteckning, enligt föreskriften och anvisningen genomför testning av datakvalitet i fråga om uppgifter som förts in i Varda, dvs. jämför att de uppgifter som upprätthållits i systemet och de aktörers inom småbarnspedagogik uppgifter som förts in i Varda är korrekta enligt Utbildningsstyrelsens anvisning 2. Systemansvarig i Varda: samordnar och ansvarar för de tekniska förberedelserna för ibruktagandet av Varda tillsammans med leverantören för systemet för småbarnspedagogik och samordnar kontakten med systemleverantören, om man använder ett operativt system inom småbarnspedagogik är administratör för Varda-behörigheter i sin organisation 3. Vid behov kan en person sköta uppgifterna som båda kontaktpersoner Utbildningsstyrelsen 17

18 De informationsinnehåll som organisationstjänsten kräver Privata aktörer inom småbarnspedagogik registrerar sig för Varda i Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst för att föra in uppgifter på FO-nummernivå Den största delen av uppgifterna kommer från Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) via integrationen som används mellan Organisationstjänsten och YTJ FO-nummer (aktören lägger till manuellt) Företagsform Typ av organisation (automatiskt: Anordnare av småbarnspedagogik) Organisationens namn (från urvalsförteckningen) Giltighet Hemort Land Undervisningsspråk (= administrativt språk, kan väljas bland finska, svenska, samiska, engelska, finska/svenska) Kontaktuppgifter - Obs. till exempel e-postadress är en obligatorisk uppgift, men den finns inte alltid i YTJ Utbildningsstyrelsen 18 Utbildningsstyrelsen ger anvisningar om registrering under hösten 2019

19 Informationsinnehåll som krävs av Varda anordnarens uppgifter 1. FO-nummer 2. Anordnarens namn 3. Kommunkod 4. Kontaktuppgifter - E-post - Kontonummer - IP-adress - Adressuppgifter (besöksadress och postadress) - Telefonnummer 5. Begynnelse- och slutdatum Utbildningsstyrelsen 19

20 Informationsinnehåll som krävs av Varda verksamhetsställets uppgifter 1/2 1. Verksamhetsställets namn 2. Kontaktuppgifter - Adressuppgifter (besöksadress och postadress) - Telefonnummer - E-post 3. Form för anordnande på verksamhetsstället - Anordnas av kommun eller samkommun - Köpt tjänst i kommun eller samkommun - Anordnas med servicesedel - Anordnas med stöd för privat vård 4. Verksamhetsställets verksamhetsform - Daghem, familjedaghem, gruppfamiljedaghem Utbildningsstyrelsen 20

21 Informationsinnehåll som krävs av Varda verksamhetsställets uppgifter 2/2 1. Verksamhetsställets kontaktspråk 2. Verksamhetsställets prioriteringar inom småbarnspedagogik - Enligt pedagogiskt system - Verksamhetsprioritering - Språkprioritering 3. Antal platser inom småbarnspedagogiken 4. Begynnelse- och slutdatum Utbildningsstyrelsen 21

22 Informationsinnehåll som krävs av Varda barnets uppgifter 1. Personbeteckning 2. Förnamn, tilltalsnamn, efternamn 3. Modersmål 4. Kön 5. Hemkommun 6. Kontaktuppgifter (gatuadress, postnummer och postanstalt) 7. Barnets studentnummer 8. Datum då småbarnspedagogikansökan lämnades in 9. Beslut om småbarnspedagogik med begynnelse- och slutdagar 10. Förverkligande av grunden för rätten till småbarnspedagogik i. Timantal per vecka ii. Skiftomsorg iii. Daglig eller en del av veckan iv. Småbarnspedagogik på heltid (över 5.01 h per dag) eller på deltid (5.0 h eller mindre per dag) Utbildningsstyrelsen 11. Form för anordnande av småbarnspedagogik 22

23 Uppgifter om förskoleundervisning i KOSKItjänsten Utbildningsstyrelsens KOSKI-tjänst sammanställer uppgifter om alla elevers och studerandes utbildning, från enskilda studieprestationer till avlagda examina. Enligt lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) ska uppgifter om förskoleundervisning föras in i KOSKI-tjänsten. Den aktör som har anordnartillstånd till förskoleundervisning svarar för införandet av uppgifter om förskoleundervisning. Informationsinnehållen förs in i KOSKI-tjänsten via integrationen eller användargränssnittet Skyldigheten att föra in uppgifter om förskoleundervisning har börjat I fråga om privata aktörer inom småbarnspedagogik som ordnar förskoleundervisning förs uppgifter in efter efter att småbarnspedagogiska verksamhetsställen först har förts in i Varda Mer information om KOSKI-tjänsten: Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017): På nätet: Utbildningsstyrelsen 23 KOSKI-tjänstens kundtjänst koski@opintopolku.fi

24 Utbildningsstyrelsens uppgifter i Varda Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda är Utbildningsstyrelsens tjänst. Utbildningsstyrelsen bland annat ansvarar för bl.a. informationsresursens allmänna drift (administration av tjänsten och tillhörande kundtjänst och utbildning samt rapportering och statistikföring) utvecklar tjänsten tillsammans med undervisnings- och kulturministeriets och Vardas instans som ansvarar för det tekniska ansvarar för informationsresursens användbarhet, integritet och stabilitet samt skydd och förvaring beslutar hur de som registrerar uppgifter ska hålla de uppgifter som registreras uppdaterade samlar in loggdata om användningen av tjänsten och är registeransvarig för loggdataregistret producerar informationsmaterial av uppgifter som sparats i informationsresursen för myndigheter, personuppgiftsansvariga samt statistik för offentligt bruk (Utbildningsstyrelsens Vipunen-tjänst) ansvarar för programmeringsgränssnitt för inmatning, behandling och utlämning av uppgifter samt lagenlig utlämning av uppgifter och undersökning av förutsättningarna för att öppna programmeringsgränssnitten ansvarar för beviljande av forskningstillstånd för utlämning av uppgifter Styrning av Varda från undervisnings- och kulturministeriet (styrgrupp) Utbildningsstyrelsen 24

25 Vardas kundtjänst i Utbildningsstyrelsen Per e-post tjänstetid vardagar på adressen varda@opintopolku.fi Klinikverksamhet på nätet fredagar kl , se Webbinarier (informationsmöten, utbildningar) och evenemang, se På nätet: oph.fi/varda oph.fi/utvecklingsprojekt/varda och (UBS nya webbtjänst) confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvatuksen+tietovaranto - Vanliga frågor: Anvisningar: - Aktuellt: Inspelningar youtube.com/playlist?list=plsbm4tvhwd2h88oorgjh2ozjka5i_zeu3 E-postkommunikation till dem som för in uppgifter Nyhetsbrev ca en gång om månaden Utbildningsstyrelsen 25

26 Material från webbinarier på nätet Material (bildspel och inspelning) finns på webbinariesidan på finska och svenska Svenskspråkigt material samt inspelning delas vanligen ut cirka två veckor efter webbinariet Utbildningsstyrelsen 26

27 Tack