KARLSKOGA KOMMUN Kommunstyrelsen 2012-12- 1 4 ~ KARLSKOGA KOMMUN ~ Revl!Jlonen 2012-12-11 Till: Kommunstyrelsen Diarienr Handl.l'\;~~;~.':~ Kopia... :1\)\'2.0"13\...... För kännedom: Kommunfullmäktige Rapport fran kommunrevisorerna avseende granskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-huset och badhuset På uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Karlskoga kommun har Deloitte granskat slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-huset och badhuset. Granskningen har haft foljande huvudinriktningar:./ Uppfoljning av slutredovisningarna för dessa båda avslutade projekt. Säkerställa att slutredovisningarna verkligen är slutliga d v s att inga ytterligare kostnader tillkommer../ Stickprovsvis genomgång av kostnadsförda fakturor för reparationer/underhåll for att säkerställa att eventuella kostnader som tillhör investeringsprojekten inte belastat kommunens underhållsbudget. I de fall en fördelning mellan underhåll/investering gjorts kontrollera hur fördelning skett. Efter genomford granskning rekommenderar vi korrnnunen att:./ Tillse att projekteringsarbeten är genomförda innan framtida ombyggnationer/investeringar../ Upprätta instruktioner for att tydliggöra gränsdragningen mellan kostnader for underhåll respektive investering../ I slutrapporter ange ursprunglig budget samt totalt utfall för projektet Övriga iakttagelser och övrig information kring granskningen redovisas i rapporten. Vi emotser svar om vilka åtgärder korrnnunen korrnner att vidta med anledning av de i rapporten redovisade iakttagelserna. Svar önskas senast 2013 02-11. För revl.sol.~.a 1;//.oga kommun [tufje Boo Thuvander Ordf. Kommunrevisionen Il,, 1~ /G~V\./" Sören Jons~on Bilaga: Revisionsrapport avseende granskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-huset och badhuset
Deloitte Rapport avseende granskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-huset och badhuset. Karlskoga kommun November 2012 Audit Tax. Consulting. Finandal Advisory.
Innehåll Sammanfattning... 1 l. Inledning... 2 1.1 Bakgrund... 2 1.2 Syfte, revisionsfråga... 2 1.3 Revisionskriterier och metod... 2 la Avgränsning... 2 2. Granskning... 3 2.1 Bakgrund... 3 2.2 Projektens slutrapporter... 4 2.3 Granskning av fakturor... 5 4 Kommentarer... 6
Sammanfattning Kommunrevisionen har i tidigare projekt granskat planerings- och beslutsprocessen i samband med ombyggnad av kommunstyrelsehuset (i fortsättningen KS-huset) och Strandbadet (i fortsättningen badhuset) samt genomfort nulägesanalys i projektets slutskede. Granskningen har haft följande huvudinriktningar: Uppfoljning av slutredovisningarna for dessa båda avslutade projekt. Säkerställa att slutredovisningarna verkligen är slutliga d v s att inga ytterligare kostnader tillkommer. Stickprovsvis genomgång av kostnadsförda fakturor for reparationer/underhåll for att säkerställa att eventuella kostnader som tillhör investeringsprojekten inte belastat kommunens underhållsbudget. I de fall en fordelning mellan underhåll/investering gjorts kontrollera hur fordelning skett. Mot bakgrund av vår granskning avseende KS-husets och badhusets slutredovisningar for ombyggnationema rekommenderar vi kommunen att:./ Tillse att projekteringsarbeten är genomforda innan framtida ombyggnationer/investeringar../ Upprätta instruktioner for att tydliggöra gränsdragningen mellan kostnader for underhåll respektive investering../ I slutrapporter ange ursprunglig budget samt totalt utfall for proj ektet Karlstad den 27 november 0cx1A ~~~ Wahlstedt Revlsor ~~.1tJ?); (/:L(f~cker Certifierad kommunal revisor Deloitte IGranskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-huset och badhuset Karlskoga kommun I I
1. Irlledning 1.1 Bakgrund Kommunrevisionen har i tidigare projekt granskat planerings- och beslutsprocessen i samband med ombyggnad av kommunstyrelsehuset (i fortsättningen KS-huset) och Strandbadet (i fortsättningen badhuset) samt genomfort nulägesanalys i projektets slutskede. 1.2 Syfte, revisionsfråga Granskningen har haft foljande huvudinriktningar: UppfOljning av slutredovisningarna for dessa båda avslutade projekt. Säkerställa att slutredovisningarna verkligen är slutliga d v s att inga ytterligare kostnader tillkommer. Stickprovsvis genomgång av kostnadsforda fakturor for reparationer/underhåll for att säkerställa att eventuella kostnader som tillhör investeringsprojekten inte belastat kommunens underhållsbudget. I de fall en fordelning mellan underhåll/investering gjorts kontrollera hur fordelning skett. 1.3 Revisionskriterier och metod De bedönmingsgrunder som bildat underlag for våra analyser, slutsatser och bedömningar har i första hand varit det material som vi erhållit från olika dokument och från våra frågor/intervjuer. 1.4 Avgränsning Granskningen av kostnader har genomförts enligt följande: Granskning har skett for de år projekten har pågått, det vill säga för KS-huset mellan 2007 och 2011 samt for badhuset mellan 2009 och 2011. Vidare har uppföljning skett mellan budgeterade kostnader enligt upphandlingar och utfall enligt slutrapporter. Kostnader bokforda under ovan nänmda perioder har stickprovsvis granskats for att säkerställa att kostnader som tillhör de båda investeringsprojekten inte belastat kommunens underhållsbudget for de aktuella åren. Deloitte IGranskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-huset och badhuset Karlskoga kommun I 2
2. Granskning 2.1 Bakgrund Deloitte har sedan tidigare genomfört tre granskningar på området, två berör KS-huset och en badhuset. 1. Granskning av KS-huset, granskning nr 1: Syftet har då varit att via politiska beslut, kalkyler, avstämning av budget och utfall, avtal, tidsplaner etc. få konstaterat hur projektet avseende ombyggnation av KS-huset framskridit hittills. Granskningen medforde foljande rekommendationer:./ Involvera samtliga berörda parter för samrådpå ett tidigt stadium i projekteringsarbetet./ Tillse alt projekteringsarbeten är genomförda innan framtida ombyggnationerlinvesteringar påbörjas. 2. Granskning av KS-huset, granskning nr 2: Syftet har varit att utföra en uppföljning av den ekonomiska slutredovisningen av ombyggnaden av KS-huset liksom datum för färdigställande. Slutliga avvikelser och ändrings- och tilläggsbeställningar har följts upp liksom en grundligare uppfoljning av redovisningen iforhållande till beslutad budget för respektive år. Granskningen medforde följande rekommendationer:./ Kartlägga berörda verksamheters behov, beakta eventuella organisatoriska förändringar samt eftersträva en tydlig helhetsbild över kommunens lokalförsörjning innan större investeringsprojekt påbörjas./ l samband med större investeringsprojekt löpande kommunicera hur projektet framskrider samt i det fall detförekommer förändringar bl. a avseende avvikelser från tidplan Deloitte IGranskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-hu.<;et och badhuset Karlskoga kommun I 3
3. Granskning av badhuset: För tidigare rapport avseende ombyggnationen av badhuset var syftet att granska planerings- och beslutsprocessen vid investeringen. Vi ställde revisionsfrågan om de beslutsunderlag som KS och KF grundar sina beslut på var så fullständiga att resultat och konsekvenser i form av investering och framtida driftkostnader kan bedömas. Fokus låg på behovsprocessen, granskning av beslutsprocessen och granskning av uppföljning och återrapportering. Granskningen medforde foljande rekommendationer:./ Involvera samtliga berörda parter för samrådpå ett tidigt stadium i projekteringsarbetet samt beakta verksamheternas behov under byggtiden../ Tillse att projekteringsarbeten är genomförda innan definitiva beslut om framtida ombyggnationer/investeringar fattas. I syfte alt säkerställa atl beslut fattas med så korrekta underlag som möjligt. Med detta avses både tidsåtgång för projektet liksom projektets kostnad. Projektet är en uppfoljning av tidigare granskningar. 2.2 Projektens slutrapporter 2.2.1 KS-huset Projektet avseende ombyggnationen av KS-huset har genomforts mellan 2007 och 2011 och har delats in i två olika etapper, ett och två. Etapp ett slutbesiktigades 2009-02-04 och etapp två 2011-10-28. Slutrapporten forväntas bli behandlad av KF 2012-11-27. Tidsramarna for projektet har forlängts flera gånger och berodde främst på att delar av kommunstyrelsens ledningskontor behövde omlokaliseras vilket drog ut på tiden, särskilt processen med att flytta IT -avdelningen. Ytterligare anledning till denna fordröjning var att kommunstyrelsens personal under ombyggnationen skulle sitta kvar i befintliga lokaler vilket resulterade i en mindre rationell process där arbetet fick avbrytas ett flertal gånger för att frigöra tillgängliga ytor for ombyggnaden. Den sista anledningen till att arbetet fordröjdes var att projektet stod still under sex månader 2010 då en hiss skulle installeras. Först inväntades semestertider for att minimera störningar i arbetet och sedan krävdes det att hissens placering ändrades vilket i sin tur krävde vissa omtag i ombyggnationen. Den slutliga kostnaden for projektet uppgår till 22 136013 kronor som jämfors mot budgeterad kostnad efter upphandling som uppgick till 22 100000. Avvikelsen är marginell. Slutrapporten har korrigerats en gång, till nuvarande totalkostnad, den första slutrapporten resulterade i en totalkostnad om 22 105 364 kr. Ombyggnationen av kommunstyrelsehuset har bland annat medf6rt foljande förbättringar:./ Ändamålsenliga och funktionella lokaler./ Ökad tillgänglighet./ Ökad IT -säkerhet./ Förbättring av klimatet i huset Deloitte igmnskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-huset och badhuset Karlskoga kommun I 4
Samhällsbyggnadsnämnden föreslog per 2012-03-12 att kommunfullmäktige skulle godkänna slutredovisningen av projektet "Ombyggnation av kommunstyrelsens hus". 2.2.2 Badhuset Projektet avseende ombyggnation/ teknisk upprustning av badhuset pågick mellan 2009 och 2011 varav ombyggnationen skedde mellan 2010 och 2011. Det framgår inte av slutrapporten om projektet överskridit tidsplanen. Total kostnad för investeringsprojektet uppgår till 35 898000 kr, vilken jämförs med ursprunglig investeringsbudget om 35600000 kr. Kommunfullmäktige har dock två gånger beslutat om omfördelning av kostnader om totalt 3 900 000 kr, varav 900 000 kr avser en modernisering av hoppbassäng och resterande 3 000 000 kronor avser merkostnader, d v s ej specificerade utgifter. Total avvikelse uppgår till 298 000 kr eller 0,8 % av total budget KF behandlade slutrapporten 2012-03-27 (KF 49 ). Ombyggnationen av badhuset har bland annat medfort följande förbättringar:../ Ny sim- och hoppbassäng../ Ny hopputrustning../ Ett nytt reningsverk och sim- och hoppbassängen har byggts samt../ Utrustning for avancerad övervakning av badvattenkvalit6 och vattenreningsprocesser. Samhällsbyggnadsnämnden föreslog 2012-04-18 att kommunfullmäktige skulle godkänna slutredovisningen av projektet ''Teknisk upprustning av Strandbadet". 2.3 Granskning av fakturor Vi har gått igenom fakturor för båda investeringsprojekten under samtliga år som projekteten pågått. Granskning har skett av fakturor som avser såväl investeringskostnader som kostnader för reparation och underhåll. Granskningen av fakturor, har skett stickprovsvis utifrån en statistisk urvalsmetod baserad på en population som bygger på projektens totala kostnader. Investeringskostnader För KS-huset har vi granskat 39 fakturor avseende investeringskostnader. Under granskningen har fokus varit att undersöka att kostnaden faktiskt är en investeringskostnad. I några fall har det varit svårt att via fakturan utläsa vad kostnaden avser, vilket i sin tur gör det svårt att avgöra om kostnaden utgör en investeringskostnad eller inte. Av projektets totala kostnader utgör detta dock ett ej väsentligt belopp. För Badhuset har vi granskat 42 fakturor som enligt kommunens bokföring avser investeringskostnader. Även här har fokus varit att undersöka om kostnaden faktiskt är en investeringskostnad. Utifrån fakturaunderlaget bedömer vi att de granskade fakturorna tillhör investeringsprojektet. Underhåll och reparation Urval av fakturor har skett på samma sätt som ovan men i mindre omfattning. För KShuset är vår bedömning att bokförda kostnader avser reparation och underhåll Deloitte IGranskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojek1en KS-huset och badhuset Karlskoga kommun I 5
4 Kommentarer Ombyggnationen av KS-huset fårdigställdes 2011, betydligt senare än vad som ursprungligen planerats. Den ursprungliga planen var att projektet skulle varit avslutat kring årsskiftet 2009-2010. Det var flera faktorer som foranledde förseningen. Av slutrapporten går det inte att utläsa ursprunglig budget för projektet och inte heller den totala avvikelsen mellan utfall och budget. Kostnaden for hela ombyggnationen beräknades från början uppgå till 15 700 OOOkr. Totalt budgeterad investering uppgår till 22 100 000 kr. Kommunen har mallar för kalkyler inför investeringar för såväl investeringskostnaden som driftskostnader. De kostnadsuppföljningar som gjorts pekar på att investeringen totalt sett ryms inom beslutad budgeterad kostnad. Under vår granskning har det dock varit svårt att genom fakturor utläsa vad kostnaden utgörs av och om kostnaden faktiskt utgör en investering. Vi saknar en j ämförelse mot investeringsbudget i slutrapporterna. Ombyggnationen av badhuset fårdigställdes enligt ursprunglig tidplan, 2011. Den slutliga kostnaden för ombyggnationen av badhuset uppgick till 35 898 000 vilket jämförs mot korrigerad budget om 35600000 kr. I vår rapport från 2010 har vi skrivit följande: "Det kan konstateras att det inom vissa områden kraftigt avviker mellan vad som budgeterats och upphandlad kostnad Efter att de olika tjänsterna handlats upp finns det inte utrymme för några oförutsedda kostnader. Vissa delar av kostnaderna kommer sannolikt att bok}oras som underhållskostnader för att inte överskrida det av KF beslutade belopp för investeringen på 31, 7 Mkr. Det har i projekteringsfasen uppkommit frågor som inte behandlats i utredningen såsom exempelvisförslag till ändrad utformning av hoppbassängens konstruktion. Frågan är om inte projekteringen bör genomföras innan beslut om investeringfattas för ett så pass stort projekt. " Under granskningen av kostnader har vi, som nämnts ovan, konstaterat att gränsdragningen mellan investering samt reparation och underhåll är svår att avgöra. Avseende ombyggnationen av badhuset har vi noterat flera fakturor där det inte går att utläsa vad kostnaden avser, vilket gör vår bedömning betydligt svårare. Enligt RKR(Rådet för kommunal redovisning) 11.3 Materiella anläggningstillgångar skall denna typ av kostnader som ombyggnationer innebär egentligen utgöra reparationskostnader och således kostnadsforas direkt: "Tillkommande utgifter för materiell anläggningstillgång ska läggas till anskaffningsvärdet till den del tillgångens prestanda och/eller servicepotential förbättras jämfört medprestandanivån och/eller servicepotentialen vid anskafjningstillfället. Alla andra tillkommande utgifter ska redovisas som kostnader i den period då de uppkommer. Exempel på åtgärder som kan anses medföra en sådan ökning av tillgångens prestanda och/eller service potential att utgiften ska läggas till anskaffningsvärdet är Deloitte IGranskning av slutredovisningar av ombyggnadsprojekten KS-huset och badlluset Karlskoga kommun I 6
- modifiering av tillgången som förlänger den beräknade nyttjandeperioden eller som höjer tillgångens kapacitet och/eller servicepotential, - förändringar som medfär avsevärd färbättring av kvaliteten hos producerade produkter eller tjänster eller - förändringar som medfär en avsevärd minskning av produktionskostnaderna." Utgifterför reparationer och underhåll aven materiell anläggningstillgång som syftar till att vidmakthålla eller återställa tillgångens egenskaper ska redovisas som en Kostnad den period de uppkommer. Vi kan inte med säkerhet bedöma huruvida fördelningen mellan investering och reparation/underhåll som skett för dessa båda projekt är korrekt. Mot bakgrund av vår granskning avseende KS-husets och badhusets ombyggnad rekommenderar vi kommunen att:.i Tillse att projekteringsarbeten är genomfårda innan framtida ombyggnationer/investeringar..i Upprätta instruktioner för att tydliggöra gränsdragningen mellan kostnader får underhåll respektive investering. Detta för att underlätta hanteringen och säkerställa att god redovisning fåljs..i I slutrapporter ange ursprunglig budget samt totalt utfall får projektet. Deloitte i Granskning av slutredovisningar av ornbyggnadsprojekten KS-huset och badhuset Karlskoga kommun i 7