Dok-nr 24103 Författare Version Rolf Westermark, medicintekniker, Medicinsk teknik 3 Godkänd av Giltigt fr o m Robert Valtersson, bitr verksamhetschef, Medicinsk teknik 2019-08-30 Innehåll 1 Manual för att logga in i systemet...2 2 Manual för att hämta ut läkemedel...3 2.1 Hämta flytande läkemedel...7 2.2 Hämta läkemedel från kylskåp...11 2.3 Hämta läkemedel i externt skåp...11 2.4 Uttag av flera läkemedel samtidigt...11 2.5 Hämta läkemedel till akutväska/akutvagn...11 2.6 Hämta läkemedel till akut patient...12 2.7 Hämta ut läkemedel med annan kod...12 2.8 Utlån av läkemedel...12 3 Manual returnera läkemedel...13 4 Manual för bokning av läkemedel...15 5 Manual för felavhjälpning...18 6 Manual nödöppning...19 6.1 Nödöppning av toppskåp...20 6.2 Nödöppning av kylskåp och externa skåp....20 Manual Sida 1/20 3. Allmänheten
1 Manual för att logga in i systemet 1. Logga in med ditt E-tjänstkort genom att stoppa in den i kortläsaren på läkemedelsautomaten. 2. På skärmen i automaten står det då Ange PIN på kortläsaren, Försök 1 av 3 och ange din sexsiffriga kod som tillhör din E-tjänstekort samt verifiera med Enter (grön knapp). När inloggningen lyckats står det på skärmen Verifiering lyckats, vänligen ta ut kort. När kortet tas ut, kommer menyn fram: - Avsluta - Hämta läkemedel - Returnera till returlådan - Returnera till kassation - Hämta bokat läkemedel Vid behov välj aktuell klinik/avdelning och bekräfta med OK. (Arbetar du endast på en avdelning kommer det att vara förvalt och du behöver inte välja.) Manual Sida 2/20 3. Allmänheten
2 Manual för att hämta ut läkemedel Här följer grundläggande instruktioner för att hämta läkemedel, för specialfall se kapitel: Vid hämtning av läkemedel trycker man på Hämta läkemedel. Listan över läkemedel som finns i automaten kommer då fram. 1. Specificera en vara genom att antingen trycka på preparatet eller genom att skriva i det önskade preparatet i sökrutan överst. Tryck sedan på förstoringsglaset med en blixt över. 2. För läkemedel klassade som narkotika scannas sedan patientens personnummer genom att hålla scannern över patientetiketten och trycka på scannerns knapp på handtaget, eller skriv in patientens personnummer för hand i den vita rutan. Manual Sida 3/20 3. Allmänheten
3. Om patientens personnummer skrivs in för hand i automaten ska alla tolv siffror anges. [ÅÅMMDDNNNN] eller som F-/U-nummer. Fördefinierade uttagskoder kan även användas i vissa situationer. Se Hämta läkemedel till akutväska/akutvagn. Manual Sida 4/20 3. Allmänheten
4. När personnumret angivits, kommer skärmen visa Hämta läkemedel antal. Välj då det antal av preparatet du vill hämta ut. Obs! Uttag i buffertförråd görs på hel förpackning. När du tryckt in antalet du ska hämta ut, kommer det fram en beskrivning av varukorgen innehållande vilket preparat du valt, läkemedlets styrka samt antal. Om antalet du skulle hämta inte stämmer med antalet du tryckte på/fyllde i, kan du ändra registrerat antal du ska hämta ut genom att trycka på ruta under Antal. Om du råkat trycka på att hämta, får du göra ett nytt uttag eller en retur för att få ut rätt antal av preparatet du ska ha. Manual Sida 5/20 3. Allmänheten
5. Om allt stämmer kan du trycka på Hämta. Bilden som kommer fram på skärmen visar i vilket fack i den öppnade lådan läkemedlet ligger. Samtidigt som det visas på skärmen Hämta läkemedel i Låda öppen, lådan du ska öppna markeras med en gul lampa. Dra ut lådan så långt det går tills ett klickljud hörs och det tar stopp. Efter du plockat ut läkemedlet ska lådan stängas igen. Manual Sida 6/20 3. Allmänheten
Väntar du för länge innan du öppnar lådan så stängs den. Via skärmen kan du då göra ett nytt försök på den blå knappen Öppna igen. Efter att sista varan plockats loggas du automatiskt ut ur läkemedelsautomaten. 2.1 Hämta flytande läkemedel Följ steg 1-3 på 2. hämta läkemedel 1. När personnumret angivits, kommer skärmen visa Hämta läkemedel antal. Ange då det antal av preparatet du vill hämta ut. Observera att uttag sker på antal milliliter som ska hämtas ut, i detta exempel 3ml. 2. Om allt stämmer kan du trycka på Hämta. Bilden som kommer fram på skärmen visar i vilket fack i den öppnade lådan läkemedlet ligger. Läkemedelsautomaten visar denna bild och du ska välja öppna låda för att få tillgång till läkemedlet. Samtidigt som det visas på skärmen Hämta läkemedel i Låda öppen, lådan du ska öppna markeras med en gul lampa Manual Sida 7/20 3. Allmänheten
3. Hämta ut läkemedel genom att mäta upp läkemedel i en spruta för att säkerställa korrekt mängd. Manual Sida 8/20 3. Allmänheten
4. För flytande läkemedel ska kvarvarande mängd kontrollmätas, använd kontrollstickan och mät mot flaskan. Uppskatta kvarvarande mängd. 5. När läkemedlet är uttaget finns samma dialogruta kvar i displayen. För att ange återstående antal ska man trycka på den röda rutan Antal: Okänd. Därefter kommer denna bild att visas. Manual Sida 9/20 3. Allmänheten
6. Ange den uppskattade kvarvarande mängden läkemedel i flaskan. I detta exempel 213ml. Om flera flaskor med samma läkemedel finns ska den totala kvarvarande mängden av läkemedlet anges. Observera! Om du inte anger kvarvarande mängden läkemedel kommer Läkemedelsautomaten inte låta dig gå vidare utan visar denna bild. 7. Kontroller att kvarvarande mängd i grön rutan nedan är angiven korrekt, du kan då välja att avsluta genom att trycka på ok. Manual Sida 10/20 3. Allmänheten
2.2 Hämta läkemedel från kylskåp 1. Om läkemedlet förvaras i kylskåp lyser en gul lampa på låset till kylskåpet och det går att öppna (annars låst). 2. Hämta läkemedlet i kylskåpet. 3. Tag handskanner och läs av streckkoden på förpackningen. Detta för att kontrollera att rätt läkemedel och mängd plockats. Vid eventuell restnotering av vara, följ instruktion på hyllkanten för verifikation av rätt varunummer. 4. Stäng därefter kylskåpet. 5. Efter korrekt skanning av vara loggas du automatiskt ut från läkemedelsautomaten. 2.3 Hämta läkemedel i externt skåp 1. Om läkemedlet förvaras i extent skåp lyser en gul lampa på låset till skåpet och det går att öppna (annars låst). 2. Hämta läkemedlet i skåpet. 3. Tag handskanner och läs av streckkoden på förpackningen. Detta för att kontrollera att rätt läkemedel och mängd plockats. Vid eventuell restnotering av vara, följ instruktion på hyllkanten för verifikation av rätt varunummer. 4. Stäng därefter skåpet. 5. Efter korrekt skanning av vara loggas du automatiskt ut från läkemedelsautomaten. 2.4 Uttag av flera läkemedel samtidigt Det går bra att hämta ut olika sorters läkemedel under ett tillfälle du är inloggad i automaten. När du däremot ska hämta ut samma sort läkemedel med samma styrka till olika patienter måste du göra ett inlogg/uthämtning per patient. Om du råkar registrera exakt samma preparat på två olika patienter, kommer automaten registrera det sista personnummer som skannats in men då flera av preparatet på den patienten. Gör då retur om det blivit fel antal och gör ett nytt uttag på första personnumret som inte registrerades. 2.5 Hämta läkemedel till akutväska/akutvagn Uttag till akutväska/akutvagn kan göras i tre situationer: 1. Ersättning av gammalt läkemedel. Hämta ut läkemedel med kod 1150 istället för personnummer. Kassera det gamla läkemedlet enligt rutin för kassation. 2. Läkemedel är använt och ska återfyllas. Hämta ut läkemedel på patientens personnummer. Manual Sida 11/20 3. Allmänheten
3. Vid ändring av sortiment och den nya varan finns i automaten. Hämta ut läkemedel med kod 1150 istället för personnummer. OBS! Varje uttagskod måste aktiveras på läkemedelsautomaten för att fungera. Enhetschefen beställer detta av Medicinsk teknik. 2.6 Hämta läkemedel till akut patient För att hämta ut läkemedel till en patient i en akut situation då patientens personnummer saknas används kod 0000. OBS! Varje uttagskod måste aktiveras på läkemedelsautomaten för att fungera. Enhetschefen beställer detta av Medicinsk teknik. 2.7 Hämta ut läkemedel med annan kod I några verksamheter kan det finnas behov av någon mer uttagskod. OBS! Varje uttagskod måste aktiveras på läkemedelsautomaten för att fungera. Enhetschefen skickar önskemål om ytterligare koder till Läkemedelsenheten. Medicinsk teknik aktiverar en sådan kod efter godkännande av Läkemedelsenheten. Beskrivning av lokal kod Kod 2.8 Utlån av läkemedel Utlån av läkemedel sker som vanligt uttag där sjuksköterska loggar in och hämtar ur läkemedel och anger patientens personnummer. Om enhet vill dokumentera vem som lånar läkemedel kan detta göra manuellt på blankett Läkemedelsautomat - Journal vid utlån av läkemedel Manual Sida 12/20 3. Allmänheten
3 Manual returnera läkemedel 1. För att returnera ett läkemedel loggar du in i automaten som vanligt och i menyn väljer du Returnera till returlåda. 2. Välj sedan vilket preparat samt styrka du ska returnera. Hittar du inte det läkemedlet du vill returnera, tryck på det röda X på nedre raden i högra hörnet. Listan kommer att visa alla läkemedel som hämtats ut ifrån automaten, oavsett vilken personal som hämtat ut tidigare. 3. Välj rätt preparat som ska returneras och skanna in/mata in patientens personnummer. Därefter kommer det visas valt preparat, styrka och antal du ska returnera/kassera. OBS! Tänk på att redigera antalet du ska returnera/kassera genom att trycka i vyn på rutan under Ant. 4. Tryck sedan på Returnera (grön knapp). Även här kan retur göras på fler preparat samtidigt, tryck då på lägg till ytterligare vara. 5. När du tryckt på Returnera kommer det upp följande vy. Tryck på Jag vill göra retur samt OK. Manual Sida 13/20 3. Allmänheten
6. Det kommer att öppnas en låda i automaten dit du ska returnera läkemedlet. På skärmen visas att du ska lämna det antal du valt att returnera. Manual Sida 14/20 3. Allmänheten
4 Manual för bokning av läkemedel Bokning av läkemedel kan göras i läkemedelsautomaterna. Bokning på avdelningsautomater är giltig i 45 minuter. Bokning på buffertautomater är giltig i 2 timmar. 1. Logga in i bokningsfunktionen a. Logga in i PC:n med ditt HSAID och 6-siffriga kod b. Öppna sida för bokningsfunktionen i. (LISA-> Applikationer -> Läkemedelsautomaten) c. Logga in i bokningsfunktionen med ditt HSAID och 6-siffriga kod. d. Klicka på Inloggning bokningsfunktion. OBS! Ej gröna knappen login 2. Välj enhet a. Välj enhet, endast de enheter man är anställd på visas. b. Välj automat i listan Manual Sida 15/20 3. Allmänheten
3. Välj läkemedel a. Klicka på lägg till ny i vänsterkanten. b. Välj/markera vara i rullisten c. Efter att ha valt vara och antal, kontrollera att rätt automat/lagerautomat är förvald och klicka sedan på spara. Manual Sida 16/20 3. Allmänheten
d. Lägg till ytterligare läkemedel genom att upprepa steg 1-3. Manual Sida 17/20 3. Allmänheten
5 Manual för felavhjälpning - Du kan inte logga in. Om du får ett felmeddelande kan det bero på att du inte har behörighet till den här automaten. Om ingenting händer när du sätter i kortet och automaten verkar ha hängt sig, gå till nästa punkt. - Har automaten på något sätt låst sig? Starta då om den genom att trycka på den gröna ikonen uppe till vänster och tryck OK. - Det hjälper inte. Ring CVU Direkt (36 000). Se till att meddela följande uppgifter för att Medicinsk Teknik ska kunna felsöka: Vilken automat det gäller. (Automatens plats t ex US NIVA är bäst för MT) MT-nummer (den lilla gråa etiketten med en fem-siffrigkod) Klockslag för händelsen HSA-ID på den som gjorde transaktionen Vilket läkemedel inklusive styrka Kontaktuppgifter om MT behöver ställa frågor Vid behov att manuellt dokumentera ett fel i uttag ur läkemedelsautomaten kan blankett Läkemedelsautomat - Journal vid felaktigt uttag i läkemedelsautomat användas. Manual Sida 18/20 3. Allmänheten
6 Manual nödöppning OBS! Nödöppning får bara göras om annan felavhjälpning inte hjälpt. Vid uttag ur läkemedelsautomat vid nödöppning ska uttag dokumenteras i blankett Läkemedelsautomat - Förbrukningsjournal vid nödöppning OBS! Vid nödöppning, meddela alltid ansvarigt apotek: Linköping: sjukhusapoteket.linkoping@apoteket.se Norrköping: sjukhusapoteket.norrkoping@apoteket.se Motala: sjukhusapoteket.motala@apoteket.se Orsaken till att Apoteket måste kontaktas är för att det måste utföras en inventering efter varje nödöppning. Nyckeln till LMA kopplat till denna läkemedelsautomat förvaras: Hämta nyckeln. Läs i Översikt utseende automat som finns i pärmen var i automaten önskat läkemedel finns. Öppna vredens lås på båda sidor av den modul det gäller. Lyft ut vreden och vrid dem ett havt varv så att de pekar rakt uppåt. Alla lådor i den berörda modulen är nu öppnade. Man drar ut en hel kassett med alla lådor för en rad på en gång. Lättast är att ta tag i båda lådhandtagen till vänster och höger samtidigt och drar ut. Ta ut läkemedlet och skriv upp i Förbrukningsjournal vid nödöppning som också finns i pärmen. Stäng handtagen igen, lås automaten och lämna tillbaka nyckeln. Manual Sida 19/20 3. Allmänheten
6.1 Nödöppning av toppskåp För att öppna - Lås upp nödhantagen - Dra ut skåpet ca. 15-20 cm - På vänster sida finns en svart skruv. Vrid denna medsols tills det tar stopp. - Nu kan dörren öppnas För att stänga - Vrid skruven med svart skalle cirka 5 varv motsols - Skjut in skåpet på plats i maskinen - Lås skåpet igen Om problem uppstår att öppna toppskåpet efter en nödöppning och stängning Felanmälan ske till CVU Direkt enligt rutin. Tekniker kommer då ut och justerar låset så det åter går att öppna och stänga OBS! Detta måste ske efter varje nödöppning som problem uppstår. 6.2 Nödöppning av kylskåp och externa skåp. Varje skåp har ett eget lås som öppnas med nyckel. Det kan finnas gamla lås på t ex kylskåp som sitter på framsidan det ska inte användas. Det är det elektriskt styrda låset på sidan eller ovanpå skåpet som ska låsas upp. Manual Sida 20/20 3. Allmänheten