Verksamhetsplan 2012 Villaägarna Södra Halland Org.nr 849202-4933 Antagen av styrelsen den...20 februari 2012... Behandlad på årsmötet den..22 mars 2012... Senast reviderad den
Verksamhetsplan 2012 Villaägarna Södra Halland Innehåll 1. Förbundets uppdrag och vision...3 1.1. Förbundets uppdrag...3 1.2. Förbundets vision...3 1.3. Våra värdeord...3 1.4. Våra kärnvärden 3 1.5 Våra övergripande mål 4 2. Regionen...4 2.1. Regional organisation...4 2.2. Planering och samordning...4 2.3. Specifikt för regionen...4 2.4. Regionstyrelse...5 2.5 Regionkontor.....5 3. Vision och mål för Villaägarna Södra Halland...6 3.1. Föreningens verksamhetsidé...6 3.2. Övergripande mål...6 3.3. Föreningens nyckeltal och mål 2011...6 4. Verksamhetsplan för Villaägarna Södra Halland...6 4.1. Intressepolitik / Opinionsbildning...6 4.2. Allmän rådgivning...7 4.3. Medlemsförmåner...7 4.4. Ekonomi...8 4.5. Medlemsservice...8 4.6. Extern kommunikation och marknadsföring...8 4.7. Intern kommunikation...8 4.8. Medlemsvärvning...9 4.9. Medlemsvård och medlemsaktiviteter...9 4.10 Föreningsutveckling...10 5. Budget...11 2
1 Förbundets vision, verksamhetsidé och övergripande mål 1.1 Inledning Villaägarnas Riksförbund är den största och ledande medlems- och intresseorganisationen för Sveriges småhusägare. Vi ägs av våra medlemmar och tillsammans med dem och alla anslutna lokalföreningar tillvaratas förutsättningarna för att kunna bo i eget hus vare sig det är permanent eller på fritiden utifrån ett lokalt, regionalt och rikstäckande perspektiv. Den långsiktiga strävan är att så många som möjligt som vill skall kunna välja att bo i eget hus men också att kunna investera i det hus man redan har för en trygg och stimulerande boendemiljö. För fortsatta framgångar utgående från demokratiska principer behöver organisationen utvecklas vidare inom ramen för gemensamma mål och grundläggande värderingar. 1.2 Förbundets vision Vår vision mot år 2025 är att kunna bidra till grundläggande generell allmänpolitisk samhällsinsikt om betydelsen av landets boendeförutsättningar för folkhälsa, välfärd och samhällsekonomi. Det uttrycks genom vår visionsformulering att Alla skall kunna förverkliga sina småhusdrömmar och kunna påverka sin lokala boendemiljö. För att kunna påverka boendeförutsättningarna i visionens riktning krävs en vidareutveckling mot en modern organisation som ligger rätt i tiden på det sätt som behövs för att ännu kraftfullare påverka och leverera nytta till medlemmarna. En fortsatt kraftfull verksamhets- och organisationsutveckling förutsätter ökande resurser och därmed ökande intäkter genom medlemsutveckling och kompletterande verksamhetsområden. Visionen för 2025 är att uppnå 500 000 medlemshushåll och kompletterande intäkter utöver medlemsavgifterna. Förbundsstyrelsen har startat upp ett visionsarbete för en sådan framtidsutveckling. 1.3 Verksamhetsidé Förbundets verksamhetsidé är att i samverkan med till förbundet anslutna lokalföreningar Leverera nytta till medlemmarna och förbättra villkoren för landets småhusägare. 1.4 Våra kärnvärden Vår organisationskultur präglas av våra kärnvärden. - Vi är Lyhörda för våra medlemmars behov och situation. - Vi är Hängivna i vår strävan att förbättra förutsättningarna för våra medlemmar så att de kan förverkliga sina husdrömmar. - Vi är N ärvarande i våra medlemmars vardag för att de hela tiden ska vara medvetna om det värde vi skapar för dem. - Vi är Tydliga i vårt påverkansarbete för att få genomslagskraft. 3
1.5 Våra övergripande mål Villaägarnas övergripande mål/inriktning är att: - I samverkan med till förbundet anslutna lokalföreningar maximera den av medlemmar och icke medlemmar upplevda medlemsnyttan i förhållande till nivån på medlemsavgiften. - Fortsatt upprätthålla en god kännedom om Villaägarnas roll som Sveriges största och kraftfullaste intresse- och konsumentorganisation i omvärlden och för landets småhusägare inkluderande att skapa en ökad lokal närvaro med goda möjligheter för småhusägarna att påverka sin lokala boendemiljö. - Öka antalet medlemshushåll till lägst 340 000 år 2015. - Uppnå förbättringar för landets småhusägare i enlighet med det bostadspolitiska programmet. - Öka samverkansgraden inom hela organisationen såväl horisontellt som vertikalt i syfte att öka effektivitet och verkningsgrad i resursinsatsen. 2 Regionen 2.1 Regional organisation Den regionala organisationen består dels av en regionstyrelse med förtroendevalda som är en del av förbundsstyrelsen, dels ett regionkontor med anställd personal underställd förbundsdirektören. 2.2 Planering och samordning Verksamhetens inriktning, och budgetramar samt medlemsavgifter för respektive kongressperiod beslutas av kongressen. Regionstyrelsens roll är att i samverkan med regionkontoret och på uppdrag av förbundsstyrelsen utifrån ett regionalt perspektiv, säkerställa en regional anpassning av verksamheten som sammanfaller med förbundets. Det sker genom framtagande av en plan för regional verksamhetsinriktning. Verksamhetsplanen godkänns av förbundsstyrelsen och är en del av den övergripande verksamhetsplanen. 2.3 Specifikt för regionen Region Väst omfattar Västra Götalands län (förutom f.d. Skaraborg) och Hallands län. Här finns närmare 295 000 småhusägare och av dessa är ca 45 000 medlemmar eller 14,1 %. Förnyelsegraden är 84,7 %. Totalt finns 40 kommuner i regionen med lokal föreningsrepresentation i 20 av dessa. En del föreningar omfattar flera kommuner. Ca 79 % av regionens medlemmar tillhör en lokal förening. Tillväxtpotentialen i regionen är fortsatt mycket stor, men kännedomen om Villaägarnas Riksförbund är relativt låg. Vi har genom en bred och kontinuerlig spridning av Villaägarnytt, tillsammans med en ökad medianärvaro i övrigt, förbättrat vår position. Vårt regionala förbättringsarbete fortgår i en ständig process. Det leder bl.a. till att krafterna och kompetenserna i förbundsorganisationen och den regionala förtroendemannaorganisationen samspelar och utvecklas tillsammans. Grundstenarna är tillit och förtroende och har byggts upp genom en nära kommunikation och samhörighet med våra föreningar. Vår tillväxtpotential är som tidigare nämnts stor och vi tycker att vi ser att vår regions positiva mottagande av Villaägarnytt i föreningarna nu ger resultat. Regionstyrelsen avser att verka för att tidningen ges ut i flera kommuner där det inte finns en lokal villaägarförening. Villaägarnytt kommunicerar lokala frågor som engagerar och berör, även där vi inte har lokala föreningar. 4
Alla föreningar i Region Väst har Villaägarnytt på sin agenda. Därför återkommer också Villaägarnytt i den följande verksamhetsplanen. Villaägarnytt är ett nav i kommunikationen och den regionala medienärvaron är högt prioriterad och det görs kontinuerligt regionala utspel och artiklar som bygger på förbundets intressepolitik och småhushusägarproblem, ofta med lokal närvaro. En ny föreningskultur växer fram och nya kommunikationskanaler till småhusägare bildas genom nätverkande. Exempel på sådana kanaler är interaktiva webbportaler, bloggar och Twitter. Nu när förbundets webb är på plats är vi väl förberedda att använda de nya tekniker som erbjuds. Fler samarbetspartners är prioriterat kopplat till den nya webben och lojalitetsprogrammet. Potentialen för medlemsutveckling är fortfarande mycket stor. 2.4 Regionstyrelse Regionstyrelsens roll är att i samverkan med regionkontoret och på uppdrag av förbundsstyrelsen utifrån ett regionalt perspektiv, säkerställa en regional anpassning av verksamheten. Regionstyrelsen består av totalt 7 ledamöter inkl ordförande: Ordf. Nils-Erik Grusell Vice ordf. Ulla Johansson Ekonomiansvarig Björn Tillander Sekreterare Folke Kambler Jacobsen Ledamot Tore Eskilsson Ledamot Hans Bäckström Ledamot Helena Glavmo Henriksson Ledamot Margrethe Hardenklo Ordf. Villaägarna Vänersborg Trollhättan Ordf. Villaägarna Kungsbacka Kassör Villaägarna Göteborg Kassör Villaägarna Falkenberg Ordf. Villaägarna Öckerö Ordf. Villaägarna Södra Halland Ordf. Villaägarna Göteborg och ledamot i förbundsstyrelsen invaldes i regionstyrelsen på regionmötet 2010 men avgick samma år. 2.5 Regionkontor Regionkontoret arbetar operativt med att verkställa de beslut som regionstyrelsen fattar utifrån fastställd verksamhetsinriktning/handlingsplan. Regionkontoret (RK) arbetar också med att stötta lokalföreningarna i deras arbete genom att medverka på möten, ge förslag på ökad lokal närvaro och vara med på aktiviteter som lokalföreningarna anordnar. RK arbetar dessutom aktivt med att göra omvärldsanalyser för att kunna agera i aktuella regionala/lokala frågor. På uppdrag av lokalföreningarna och i samråd med regionstyrelsen administrerar RK Villaägarnytt. Syftet är att göra lokalföreningarna mer etablerade och närvarande där de är verksamma och även nå ut i kommuner där vi inte har någon lokalförening. Lokala intressefrågor, medlemsförmåner, rådgivning och värvning går parallellt hand i hand. Villaägarnytt, som startade i februari 2008, har under 2011 getts ut i närmare 2 miljoner exemplar, varav ca 730 000 i Region Väst. Regionkontor bemannas av regionchef Stefan Stjernedal, föreningskonsulent/kommunikatör Clara Osvald och regionassistent Dorrit Andersson. På regionkontoret arbetar även tre av våra förbundsjurister Lars Guttman, Madeleine Arvidsson Wäli och Tommy Hultqvist. 5
3 Vision och mål för Villaägarna Södra Halland 3.1 Föreningens verksamhetsidé Villaägarna Södra Halland är en stark och obunden förening ansluten till Villaägarnas Riksförbund. Genom att samla alla villaägare i Halmstads, Laholms-, och Hylte kommuner i en stark och partipolitiskt obunden organisation som driver medlemmarnas intressen som villaägare, uppnår vi bättre villkor för småhusägandet. Föreningen är också kommunal remissinstans i bl. a. alla väsentliga plan- och byggärenden, taxefrågor och andra frågor som påverkar villaägare. Föreningens verksamhet ska utgå från den Verksamhetsinriktning/Handlingsplan kongressen 2011 fastställt. Föreningsstyrelsens roll är att med stöd av och i samverkan med regionkontoret och Regionstyrelsen säkerställa en lokal anpassning av verksamheten som sammanfaller med regionens övergripande verksamhetsinriktning. 3.2 Övergripande mål Föreningens uppgift är att tillvarata medlemmarnas intressen i enlighet med föreningens stadgar och de riktlinjer som fastställs av Regionstyrelsen. Föreningen ska verka för att regionens mål uppnås genom: att vara en stark lokal konsumentorganisation för opinionsbildning som med hög påverkansfaktor tillgodoser medlemmarnas intressen att påverka lokala myndigheter, kommunorgan och andra intressenter att åstadkomma lokal medlemsnytta genom medlemsaktiviteter och lokala medlemsförmåner 3.3 Föreningens nyckeltal och mål 2012 Utfall för 2011-12-31 Mål 2012-12-31 Medlemsantal 3.190 st 3.300 st Förnyelsegrad 82,8 % Marknadsandel 11,3 % Nya medlemmar 584 st Kännedom om lokalförening medlemsundersökning: Regionens mål 2012 45 047 4 Verksamhetsplan för Villaägarna Södra Halland 4.1 Intressepolitik/Opinionsbildning Bidra till att etablera Villaägarna som en viktig lokal intressepolitisk aktör och opinionsbildare genom egna och av regionkontoret samordnade intressepolitiska aktiviteter. 6
Ange aktiviteter och mål för lokal intressepolitisk verksamhet och opinionsbildning utifrån lokalt behov, exempelvis energifrågor/elpriser, tomträtter, snöröjning, placering av postlådor, källsortering nära boendet, m.m. Aktivera och stödja medlemmarna i lokala frågor och även enskilda problemfall som är viktiga för medlemmarna, exempelvis enstegstätade fasader, vindkraftetableringar, grannsamverkan, vägföreningar, samfälligheter, byggfusk, bergtäkter, VAanläggningar, m.m. Med hjälp av regionkontoret lokalanpassa förbundets intressepolitik i insändare och debattartiklar. Föreningen bevakar och besvarar med hjälp av regionkontoret medieinslag samt kommunala förslag som berör småhusägandet i verksamhetsområdet, t.ex. fördjupad översiktsplan. Föreningen arrangerar och marknadsför lokala intressepolitiska och opinionsbildande aktiviteter som upplevs som viktiga för medlemmarna. Viktigt är att säkerställa ett adekvat deltagande av publik genom bred marknadsföring och gärna anmälan om deltagande. Föreningen ger ut Villaägarnytt som intressepolitiskt kommunikationsverktyg. Arbetar även aktivt med att stödja och medverka i regionens intressepolitiska kampanjer genom den egna föreningen. 4.2 Allmän rådgivning Om förutsättningar finns kan föreningen upprätthålla en god servicegrad och kompetensnivå för allmän rådgivning till medlemmarna, som inte kräver specifika expertkunskaper. Övriga rådgivningsärende ska omgående hänvisas eller vidarebefordras till den centrala rådgivningen. Ärenden som kan återges i t.ex. Villaägarnytt rapporteras till regionkontoret. 4.3 Medlemsförmåner Erbjuda samtliga medlemmar attraktiva lokala medlemsförmåner utöver de förmåner som erbjuds från centralt eller regionalt håll, inom områden som berör boendet, samt eventuella andra villarelaterade områden med specifika lokala förutsättningar. Se till att alla lokala förmåner finns tillgängliga och uppdaterade på webben. Anordna medlemsaktiviteter i samverkan med samarbetspartner för lokal medlemsförmån. Vår målsättning 2012 är att ha minst 20 lokala medlemsförmåner. Vi kommer därför att skapa fler lokala medlemsförmåner inom följande områden: Byggmaterial, VVS, energi Trädgård, anläggning, stensättning Villanära tjänster Uthyrning av släpvagn Glas Befintliga och nya medlemsförmåner kommuniceras till medlemmarna via hemsida, välkomstbrev, Villaägarnytt och i samband med medlemsaktiviteter. 7
4.4 Ekonomi Föreningen svarar genom sin styrelse för en stabil ekonomi, väl ekonomiskt avvägt förhållningssätt mellan medlemsnytta och föreningskostnader samt en väl fungerande administration såväl gentemot medlemmarna som internt inom förbundet. Budgetera kostnader för Villaägarnytt som en viktig marknadskommunikation (inte medlemsblad) som därmed kan ges ut även om annonsintäkter helt eller delvis uteblir. Resultat- och balansräkning samt budgetplan redovisas för medlemmarna på årsmöte. Föreningen har eget ansvar för att bokförings- och skattelagar efterlevs. 4.5 Medlemsservice Föreningen ska upprätthålla en god tillgänglighet med god serviceanda i kontakten med sina medlemmar. Det ska finnas en tydlig kontaktinformation till föreningen och som är lätt att nå. Medlemmarna ska minst 2 gånger under 2012 få hemskickad information om föreningen och dess verksamhet. Det kan ske t.ex. genom Villaägarnytt. Medlemmarna ska genom föreningens hemsida kunna få aktuell information om kommande aktiviteter samt om föreningens stadgar, styrelse, årsmöte, lokala medlemsförmåner, m.m. Medlem som inte förnyat sitt medlemskap ska om möjligt kontaktas för att utröna anledningen Välkomstbrev till alla nya medlemmar, som kan samordnas med förbundets utskick. 4.6 Extern kommunikation och marknadsföring Vårt mål är att öka kunskapen om Villaägarna och nyttan med medlemskapet för såväl medlemmarna som övriga småhusägare i kommunen. Detta kan ske både med centralt, regionalt och eget framtaget material att användas i utskick och vid egna lokala mässor och aktiviteter. Ge ut den lokala kommunikationskanalen Villaägarnytt vid 4 tillfällen 2012, mars, Juni, september och november inom ramen för d.s.k testprojektet. Reg. Väst/syd. Utse och genom regionkontoret utbilda webbansvarig för att fortlöpande kunna uppdatera och driva sin lokala webbplattform som en aktiv marknadsföringsplats. Dela ut medlemstidningen Villaägaren med värvningssmaterial till mäklare, banker, frisörer, m.fl.. 4.7 Intern kommunikation Öka samverkansgraden mellan regionala och lokala verksamheten inom regionen. Upprätthålla kommunikation mellan föreningen och Regionstyrelsens kontaktansvariga. Delta i regionens föreningsaktiviteter som t.ex. utbildningar, förenings- och ordförandeträffar. Söka samverkan med andra förbundsanslutna villaägarföreningar i regionen. 8
Fortlöpande kommunicera styrelsekallelser och protokoll, årsmöteshandlingar, verksamhetsplan och resultatredovisning till regionkontoret. Aktivt ta del av och återkoppla till regionens information, t.ex. veckobrev, e-post, föreningspärmen, mm. Aktivt ta del av förbundets information på Villaägarnas intranät och Min sida. Vara ömsesidigt stödföreningar med närliggande villaägarföreningar. 4.8 Medlemsvärvning Mer än 97 % av medlemsvärvningen sker genom förbundets centrala värvningskanaler och värvningsaktiviteter. När föreningen kontinuerligt kommunicerar Villaägarnas varumärke och medlemsnyttan till alla småhusägare i föreningens upptagningsområde, t.ex. genom Villaägarnytt, förstärks värvningseffekten. Föreningen har som mål att själva värva 25 nya medlemmar under 2012 genom egna värvningsaktiviteter. Kontinuerlig utgivning av Villaägarnytt vid 4 tillfällen per år. Direktvärvning vid alla föreningsaktiviteter. Kontant- eller internetbetalning på plats. Kontakta andra villarelaterade lokala föreningar, t.ex. byalag, samfälligheter.. 4.9 Medlemsvård och medlemsaktiviteter Föreningens mål är att öka den upplevda medlemsnyttan. Ett brett utbud av lokala förmåner och medlemsaktiviteter, lokala artiklar i Villaägarnytt och en smidig och hög tillgänglighet för medlemskontakt, är exempel på upplevd medlemsnytta. Detta kan ske genom ökad skriftlig kontakt/information till medlemmarna, ökat antal aktiviteter inom speciellt intressanta områden t ex energi, trädgård och bygg. I samband med årsmötet anordnas något program, t.ex. föreläsning, minimässa, underhållning, lätt förtäring. Vid snösäsong informera om vad fastighetsägare har för skyldigheter och ansvar som villaägare och vad denne bör tänka på i samband med skottning, snö och issmältning. En artikel i Villaägarnytt eller ortspressen kan vara en lösning. Genomföra minst två större medlemsaktiviteter under verksamhetsåret. Med stöd av regionkontoret starta grannsamverkansgrupper. (Se Villaäg. Kom2010-10-20) Årsmöte hålls före april månads utgång enligt stadgarna. Program med underhållning och/eller föreläsningar Medverka vid events, d.v.s. vara på plats där arrangemangen och mycket folk redan finns. Lokala mässor är mer kostnadseffektiva och där ska vi medverka när möjlighet ges. 9
Årsmöte hålls 22 mars 2012 kl. 18,30. Plats Quality Hotel. Eurostop. Temat är Energikostnader, Blomster och Trädgårdsinfo. Samverkanspartner är Halmstads Energi och Miljö AB (HEM) L:a Tjärby Trädgård AB och IVT-Väst/ Energimannen IVT informerar och visar värmepumpar i utställningsvagn från kl. 16,30 HEM har inbjudits att medverka under temat Energikostnader och informera om energiräkningar och förklara vad som ligger bakom debiteringar mm, lite om spotmarknaden, skatter och avgifter. Något om fjärrvärmen och ev. medlemsförmåner. Blomster och trädgårdsinfo genom L:a Tjärby Trädgård AB, som förser oss med blomster till lotterier. Villaägarnas medlemmar förväntas på årsmötet få information om energikostnadsutvecklingen även utifrån den information som framkommer den 20 febr. 2012 på Halmstads Teater (kvällen) med focus på energikostnaderna. Villaägarnas Riksförbund inbjuder till Hearing i Halmstad den 20 febr.på Halmstad Teater (kvällen) med focus på Energikostnaderna med medverkande av bl.a. riksdagspolitiker från Alliansen och Opposition med anledning av att landet indelats i Elprisområden. Förbundet redovisar en konsekvensanalys som beräknas vara klar under januari månad. Media och allmänhet och medlemmar kommer att inbjudas. Mötesdeltagarna kommer att få ställa frågor till politikerna. Från förbundet deltar Joacim Olsson med Stefan Stjernedal som moderator. Riksdagspolitikerna som ställer upp är Ola Johansson (c ) Kungsbacka och Carina Adolfsson Elgestam (s) från Kronoberg län. Trädgårdsträff med beskärning och växtförädling planeras under maj mån hos företaget L:a Tjärby Trädgård AB, Laholm 4.10. Föreningsingsutveckling Säkerställa medlemmarnas upplevda nytta med sitt medlemskap i den lokala villaägarföreningen och säkerställa att medlemmarnas intressen tillvaratas. Utveckla det demokratiska styrelsearbetet och göra det roligare och mer stimulerande. Utveckla samarbetet med Studieförbundet Vuxenskolan. Hålla valberedningen aktiv genom möteskallelse och protokoll till alla möten och inbjudan till föreningsaktiviteter. Virtuella nätverk och samarbete med andra styrelser i villarelaterade lokala föreningar, t.ex. byalag, samfälligheter som källa till styrelsevärvning. Bilda arbetsgrupper för intressepolitik, media, förmåner, värvning, medlemsaktiviteter, grannsamverkan. Målsättning att hitta lokal representation från Hylte i styrelsen och en medlemsträff i Hylte planeras vid lämpligt tillfälle. 10
5 Budget Föreningen erhåller 400 kr för varje egen värvad medlem. Regionens verksamhetsbidrag (6 kr per medlem 2011) förutsätter utgivning av två Villaägarnytt, vår och höst, och regionstyrelsens godkännande av föreningens verksamhetsberättelse och verksamhetsplan. Bidraget förutsätter också att kallelser, protokoll, resultatredovisning och årsmöteshandlingar fortlöpande skickas till regionkontoret. Aktiviteter Intäkt Kostnad Saldo Balanserade medel från 2011 27 590 Medlemsavgifter 2 881 st à 55 kr 158 455 186 045 Egen värvning 25 st á 400 kr 10 000 196 045 Regionbidrag 6 kr per medlem 100630 17 286 213 331 Arvoden, sammanträdeskostnader m.m. 21 000 192 331 Kontorsmaterial, tryckning, mm. 20 000 172 331 Medlemsvård, utskick mm 10 000 50 000 132 331 Villaägarnytt 64 000 82 000 114 331 Medlemsaktiviteter 5 000 60 000 59 331 Övrigt. Bl.a. årsmöte.. 30 000 29 331 Överskott/Reserv 29 331 11