Upprättad Reviderad Utfärdad av Godkänd av 2018-02-27 2018-12-19 Anna Andersson, Charlotte Bengtsson, Charlotta Clemmensen, Fredrik Ekman, Sofia Johansson, Lotta Kjellner, Maria Molin, Catharina Sagré, Christina Studt, Sofia Wirdmo Förvaltningsledningen Arbetsrutin Combine Innehållsförteckning Arbetsrutin Combine... 1 IBIC-processen... 2 Processbild... 2 Biståndshandläggare:... 2 Bosamordnaren:... 2 Samordnande funktion - beställningsmottagare kvarboende:... 2 Samordnande funktion - beställningsmottagare på vård- och omsorgsboende:... 3 Samordnande funktion - på Korttid/ Växelvårdsenhet:... 3 Omsorgspersonal eller av chefen utsedd person:... 3 Omsorgspersonal:... 3 Återrapporterade insatser som ska granskas och godkännas av myndighet är:... 4 HSL-processen... 5 Processbild... 5 Legitimerad personal:... 5 Samordnande funktion på omsorgsenheten:... 5 Omsorgspersonal:... 6 Säkerhetskopiering av insatskalender... 6 Överrapportering... 6 Dokumentation... 7 Omsorgspersonalens dokumentation av hälso- och sjukvård... 8 Kontakt med biståndshandläggare vid förändrat behov hos kund... 9 Uppmärksamhetssymbolen... 9 Delegeringsbeslut... 10 Driftstopp... 10 Bedömning av patient vid driftstopp... 10 Support... 11 1
IBIC-processen Processbild Flödet i Combine - Vem gör vad Biståndshandläggare: utreder och fattar beslut enligt Socialtjänstlagen gör utförarval på beställning av SoL-insatser och skickar till utförare, direkt till berört vård- och omsorgsboende eller till hemtjänstkluster skickar ett meddelande till utföraren om att beställning är skickad, meddelandet ska bekräftas av utföraren (telefonkontakt tas med utförare om Combine är off-line) informerar larminstallatör om ny kund vid behov av trygghetslarm via meddelande i Combine gör utförarval för särskilt boende, korttidsplats och växelvård - sedan tar Bosamordnaren över följer upp och omprövar beslut meddelar utförare vid avslut av insats Bosamordnaren: erbjuder och placerar kund på boende, korttidsplats eller växelvård skickar sedan boendebeställningen och därefter beställningen på insatser till utföraren loggar in på utförarvyn och tar emot beställning samt verkställer insatser för de mindre externa utförarna som ännu inte har tillgång till Combine hanterar kunder med tillfällig vistelse inom eller utom kommun Samordnande funktion - beställningsmottagare kvarboende: tar emot och bekräftar nya och förändrade beställningar samt besvarar meddelande från biståndshandläggare om meddelande av misstag skickats fel så ska det skickas vidare till rätt person godkänner beställningen och grovplanerar insatser efter färdigställ steg överförs insatsen automatiskt till Intraphone alternativt planeras manuellt in i planeringsverktyget vid förändringsbeställningar planeras förändrad insats i grovplanen och sedan trycks på färdigställ steg alternativt upprättar en ny genomförandeplan och planerar upp förändrad insats och avger sedan genomförandeplanen kontrollerar att insatsen i planeringsverktyget överensstämmer med insatsen i Combine 2
vid trygghetslarm skickas beställning till hemtjänstgrupp och bistånd meddelar larminstallatörerna och larmpersonal verkställer larmbeslut planerar ut insats till omsorgspersonal registrerar ej beställd insats på nya kunder, 2 timmar uppstartstid återrapporterar vissa insatser som dagomsorg/resor till och från dagomsorg, matdistribution, ledsagning, avlösarservice i hemmet, mertid Omsorg och mertid Service rapporterar eventuell frånvaro på kund Samordnande funktion - beställningsmottagare på vård- och omsorgsboende: tar emot och bekräftar nya och förändrade beställningar samt besvarar meddelande från biståndshandläggare om meddelande av misstag skickats fel så ska det skickas vidare till rätt person godkänner beställningen och grovplanerar insatser efter färdigställ steg överförs insatsen automatiskt till Intraphone alternativt planeras manuellt in i planeringsverktyget vid förändringsbeställningar planeras förändrad insats i grovplanen och sedan trycks på färdigställ steg alternativt upprättar en ny genomförandeplan och planerar upp förändrat insats och avger sedan genomförandeplanen kontrollerar att insatsen i planeringsverktyget överensstämmer med insatsen i Combine planerar ut insats till omsorgspersonal rapporterar eventuell frånvaro på kund Samordnande funktion - på Korttid/ Växelvårdsenhet: tar emot och bekräftar beställningar samt besvarar meddelande från biståndshandläggare om meddelande av misstag skickats fel så ska det skickas vidare till rätt person återrapporterar antal dagar kund befunnit sig på enheten rapporterar frånvaro på kund Omsorgspersonal eller av chefen utsedd person: utför insatser dokumenterar upprättar genomförandeplaner uppföljning av genomförandeplan var 6:e månad eller vid behov Omsorgspersonal: är påläst om den enskildes behov, aktuella insatser och genomförandeplan dokumenterar löpande i journal, det innebär att om dokumentation ska ske, ska detta göras innan arbetspassets slut läser senaste anteckning arbetar enligt de upprättade genomförandeplanerna 3
Återrapporterade insatser som ska granskas och godkännas av myndighet är: dagar på korttidsplats dagar på växelvårdsplats uppstart 2 timmar för nya kunder dagomsorg resor till dagomsorg matportioner/matdistribution ledsagning avlösning avliden i hemmet HSL-tid (externa) mertid Omsorg mertid Service 4
HSL-processen -för instruerade och delegerade omvårdnads- och rehabiliteringsinsatser Processbild Flödet i Combine - Vem gör vad Legitimerad personal: dokumenterar instruerad (i) eller delegerad (d) insats och säkerställer att rätt KVÅ-kod är vald innan den skickas skickar instruerad (i) eller delegerad (d) insats som ska utföras av omsorgspersonal genom att signera insatsen säkerställer att insatsen har skickats till insatskalendern genom att kontrollera att insatsen har statusmeddelande skickad alternativt bekräftad skickar instruerad (i) eller delegerad(d) till ordinarie utförare såsom hemtjänst dag, vård- och omsorgsboende, boende med särskild service skickar hälso- och sjukvårdsinsatser som utförs på nattetid eller på daglig verksamhet till den utförare som ansvarar för insatsen på dagtid (hemtjänst, vård- och omsorgsboende, boende med särskild service). Ordinarie utförare säkerställer att natten eller daglig verksamhet får till sig insatsen rapporterar också alltid hälso- och sjukvårdsinsatser som kräver instruktion samt vak muntligt till utföraren ska senast kl. 15:00 dagen innan insatsen ska utföras se till att den är skickad och inlagd i insatskalendern (gäller ej helger). Efter kl. 15:00 och på helger tas även en muntlig kontakt med utföraren för att få bekräftat att insatsen har tagits emot. Samordnande funktion på omsorgsenheten: håller sig uppdaterad på insatser och instruktioner i insatskalendern 5
kontrollerar insatskalendern efter kl. 15:00 för att bekräfta nya insatser till efterkommande dag samt håller sig uppdaterad på förändringar när det gäller befintliga insatser, måndag till fredag, och säkerställer att personal finns som får utföra insatsen kontaktar ansvarig legitimerad personal om en ordinerad insats inte kan utföras bevakar om insats som inte är instruerbar (i) eller delegerbar (d) skickats av misstag. I så fall ska återkoppling ske till berörd legitimerad personal för korrigering kontrollerar att insatsen i planeringsverktyget överensstämmer med insatsen i Combine kontrollerar meddelanden angående eventuella avslutade insatser (fungerar inte i nuläget och det är inrapporterat till Pulsen) förmedlar insatser som ska utföras av exempelvis dagomsorg, nattpatrull till respektive enhet Omsorgspersonal: ska vara påläst om den enskildes behov och aktuella insatser ska vara uppdaterad på hälsoärenden som påverkar den enskilde ska utföra delegerade och instruerade insatser samt signera på aktuella signeringslistor ska kontakta ansvarig legitimerad personal om en ordinerad insats inte kan utföras ska dokumentera om det har tillkommit omständigheter eller inträffat händelser som har medfört att hälso- och sjukvårdsinsatsen helt eller delvis inte har kunnat genomföras som planerat Säkerhetskopiering av insatskalender Utsedd person hos legitimerad personal drar efter kl. 14:00 ut insatskalendern för kommande dygn kl. 16:00-16:00. Insatskalendern sparas ner på en USB-sticka som förvaras inlåst. Överrapportering Hemtjänsten: Social dokumentation från det senaste dygnet skrivs på vardagar ut från verksamhetssystemet av enhetschef eller utsedd person och läses vid rapporteringstillfällena. På helgen skrivs anteckningarna ut av vikarieenheten. Vård- och omsorgsboende: Överrapportering sker enligt upprättade rutiner på de olika vård- och omsorgsboendena. Legitimerad personal: Sjuksköterska som arbetar dagtid uppdaterar sig i Combine om det som hänt sedan tidigare arbetspass. Arbetsterapeut, fysioterapeut och sjuksköterska som arbetar jourtid uppdaterar sig i Combine om de patienter som ska besökas under dagen. 6
Dokumentation Social dokumentation samt hälso- och sjukvårdsdokumentation sker enligt riktlinjer. I enlighet med befintlig riktlinje för dokumentation ska lokal rutin upprättas av enhetschef på enheten tillsammans med legitimerad personal för att tydliggöra hur hälsoärendet ska överlämnas till omsorgspersonal och vem som sätter in hälsoärendet i Hemdok eller motsvarande pärm. Om rutin inte finns på enheten behöver en sådan upprättas. Aktuella hälsoärenden ska finnas lätt tillgängliga för omsorgspersonal. När informationen i hälsoärenden är av vikt för vård, behandling och/eller rehabilitering för patienten ska hälsoärendet finnas i Hemdok under gul eller grön flik eller i motsvarande pärm hos patienten När omsorgspersonal ska utföra delegerade eller instruerade insatser ska hälsoärendet finnas i Hemdok under gul och grön flik eller i motsvarande pärm hos patienten Signeringslista för delegerade eller instruerade insatser sätts in på samma plats i Hemdok eller i motsvarande pärm Vid läkemedelsövertag ska ordinationshandling och signeringslista sättas in under gul flik i Hemdok eller i motsvarande pärm hos patienten Utförare är tilldelade behörighet att läsa hälsoärenden. Hälsoärende När legitimerad personal skapar ett nytt hälsoärende måste denne kontrollera att hälsoärendet syns. Det görs genom att stänga ner HSL-Grundvy på patienten och sedan öppna upp den igen och kontrollera att hälsoärendet syns. Om hälsoärendet inte syns i HSL-Grundvy, kontrollera i Urvalet om hälsoärendet visas där. Kontakta sedan Combine-supporten per telefon 4444 samt skriv en avvikelse om att hälsoärendet inte syns i HSL-Grundvy. 7
Omsorgspersonalens dokumentation av hälso- och sjukvård När omsorgspersonal utför en hälso- och sjukvårdsinsats som ordinerats av en sjuksköterska, fysioterapeut eller arbetsterapeut har omsorgspersonalen skyldighet att dokumentera enligt patientdatalagen. Den som utför insatsen har ansvar för att själv dokumentera den. Dokumentationen ska röra den vård, behandling och rehabilitering som patienten får. Övrig dokumentation som till exempel rör brist på material och andra praktiska moment ska inte finnas i dokumentationen. Inom hälso- och sjukvården sker dokumentation av utförd insats vid signering på signeringslista samt när återkoppling sker genom dokumentation via insatskalendern i verksamhetssystemet. Dokumentationen på signeringslistan ska ske i direkt anslutning till att insatsen har utförts, övrig dokumentation ska ske under arbetspasset. Planerade eller akuta HSL-insatser: De insatser som legitimerad personal bedömer att omsorgspersonal ska utföra kan vara planerade eller akuta. Omsorgspersonal ska alltid dokumentera då de tagit kontakt med legitimerad personal oavsett om insatsen är planerad eller akut. Kontakten ska dokumenteras i den sociala dokumentationen. 1. Planerade delegerade insatser De planerade delegerade insatserna ska signeras på signeringslista hos patienten. Dokumentation ska ske om det har tillkommit omständigheter eller inträffat händelser som har medfört att hälso- och sjukvårdsinsatsen helt eller delvis inte har kunnat genomföras som planerat. Dokumentation för de planerade insatserna sker via insatskalendern i verksamhetssystemet. Exempel på planerade insatser är såromläggning, läkemedel, spolning av kateter och gångträning. 2. Planerade instruerade insatser De planerade instruerade insatserna ska signeras på signeringslista om sådan finns. I annat fall sker dokumentationen via insatskalendern exempelvis vikt, blodtryck och temp. 8
3. Akuta insatser Legitimerad personal kan kontakta omsorgspersonal och ordinera akuta insatser. Då dokumenterar legitimerad personal i hälso- och sjukvårdsjournalen. Om omsorgspersonal uppmärksammar förändrade behov under pågående akut insats dokumenteras detta enligt punkt 4. Kontakt med legitimerad personal. 4. Kontakt med legitimerad personal Omsorgspersonal ska enligt riktlinje kontakta legitimerad personal om patienten har ett förändrat hälsotillstånd. I dessa situationer sker alltid en dokumentation i social journal under kontakt med legitimerad personal. När kontakt är tagen tar legitimerad personals dokumentationsansvar över. Kontakt ska även tas vid utförande av en planerad insats då den inte kan utföras som planerat. Dokumentationen sker då: 1. i social journal under kontakt med legitimerad personal 2. och i insatskalendern som mer utförlig dokumentation gällande insatsen Instruktion för hur dokumentationen ska ske i verksamhetssystemet finns i manual. Kontakt med biståndshandläggare vid förändrat behov hos kund - Utföraren ansvarar för att akuta vård- och omsorgsbehov hos brukaren omedelbart åtgärdas. Handläggaren ska informeras samma dag eller nästkommande vardag. Ersättning för den akuta tid som utförts utbetalas förutsatt att handläggare gör bedömning att behov av ytterligare insats fanns vid den aktuella tidpunkten. - Vid förändringar av behov som bedöms varaktiga ska utföraren snarast informera handläggaren. - Vid varaktiga, förändrade behov hos den enskilde ska alltid biståndshandläggaren kontaktas och löpande dokumentation ska ske under tiden. Till varaktiga behov räknas behov som kvarstår i mer än två till tre veckor. Biståndshandläggaren avgör hur informationen hanteras, social journal, uppföljning, nytt beslut. Förändrade hälsotillstånd ska alltid informeras till legitimerad personal skyndsamt. Uppmärksamhetssymbolen Det ska säkerställas att patientjournalen innehåller en varnande markering i form av en symbol för uppmärksamhetsinformation till exempel vid smitta, överkänslighet och sådant som innebär en allvarlig risk för hans eller hennes liv eller hälsa. Detta ska dokumenteras i 9
uppmärksamhetsinformation av legitimerad personal. Samtlig personal som vårdar patienten ska ha tillgång till och vara uppdaterade på information som dokumenteras i uppmärksamhetsinformation. När uppmärksamhetsinformationen är av vikt så ska den också sättas in i patientens Hemdok eller motsvarande pärm samt vid behov skapas ett hälsoärende utifrån de åtgärder som ska vidtas. Delegeringsbeslut Delegeringsbesluten ligger i och sker tillsvidare i verksamhetssystemet Magna Cura. Det är enhetschefen och personen som har tagit emot delegeringen som ansvarar för att säkerställa att delegeringsbeslutet är aktuellt. Riktlinje för delegering av medicinska arbetsuppgifter finns på G: > VO > Begränsad > Styrdokument FVL > Delegering Driftstopp Vid nätverksavbrott går det att internetdela från arbetsmobilen till datorn. Följ manual Internetdelning Mobil-Dator. Manualen beskriver tillvägagångsättet för de olika typerna av telefon. Manualen finns på G: > VO > Begränsad > Styrdokument FVL i mapparna Dokumentation hälso- och sjukvård samt Dokumentation Socialtjänst Om det ändå inte går att komma in i verksamhetssystemet så ska dokumentation ske enligt rutiner vid driftstopp. Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal dokumenterar på Journalblad för dokumentation vid driftstopp. Den dokumentation som bedöms viktig att känna till kopieras och lämnas till jourverksamheten för kännedom. Kommunikation gällande insatser sker muntligen mellan legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal och omsorgspersonal. Biståndshandläggare följer Rutin för myndighet vid avbrott i verksamhetssystem. Dokumentation sker på papper. Om kund planeras hem från sjukhus skickas krypterad information om insats till berörd enhetschef samt muntlig kontakt tas. Omsorgspersonal dokumenterar på papper enligt Riktlinje för social dokumentation för verkställigheten IBIC, stycke 4.3 Avbrott i verksamhetssystem. När avbrottet är avhjälpt ska dokumentationen skrivas in ordagrant i verksamhetssystemet så snart som möjligt av tjänstgörande personal. I dokumentationen ska framgå datum och klockslag för händelsen samt vem som skrev i pappersdokumentationen. Efter införandet i verksamhetssystemet kan pappersdokumenten förstöras. Bedömning av patient vid driftstopp Om verksamhetssystemet ligger nere när legitimerad personal behöver göra en bedömning så sker bedömningen istället med stöd av information från NPÖ, Pascal, VISAM, läkemedelslista hos patient, omsorgspersonal och/eller läkare. 10
Support Support dagtid via: Telefon: Ring 4444 och välj IF, VO, GA verksamhetsstöd. Webbanmälan hittar du på: Insidan > Mina verktyg > Service direkt webbanmälan > Kungsbacka kommun > Nytt ärende > Ärendeanmälan Verksamhetsstöd IF, VO & GA Kvällar, nätter och helger: Kontakta Chef i beredskap om ärendet är av allvarlig karaktär och inte kan vänta till nästkommande dag. Uppdaterat från föregående version 2018-12-19: Reviderad och utökad 11