Handledning Octo Anmälan

Handledning Octo Anmälan Senast uppdaterad: 2010-12-17 Introduktion Octo Anmälan har implementerats i Octo Statistik för att underlätta anmälningsförfarandet till en tävling, både för arrangörer och anmälande föreningar. Arrangören kan enkelt skapa en tävling, genom att använda grenfilen (Lenex-format) som skapats i till exempel WinGrodan. Sedan kan föreningarna göra sina anmälningar direkt i Octo Anmälan och anmälningstiderna blir de resultat som finns sparade i statistikdatabasen. Från och med 2009, ska alla anmälningar till SM, JSM, Sum-Sim (50m) och GP göras med Octo Anmälan. Arrangera en tävling (arrangör) Det är enkelt och går snabbt att skapa en tävling i Octo Anmälan. På några få minuter har tävlingen skapats och deltagande föreningar kan börja göra sina anmälningar. Gör så här: 1. Grenfil (Lenex-format) Skapa en grenfil i Lenex format som innehåller tävlingsgrenarna. Till exempel genom att först lägga upp tävlingen i WinGrodan och ange informationen under GrundData (Rubriker, Allmänna uppgifter och Grenar). Skapa sedan grenfilen genom att välja GrundData -> Grenar -> Skapa grenfil. Det är grenfilen i Lenex format (Invitation*.lef) som används av Octo Anmälan. 2. Starta Octo Anmälan Logga in på www.octostatistik.com med föreningens inloggningsuppgifter. Välj sedan Tävlingar -> Anmälan och klicka på knappen Skapa tävling. 3. Skapa tävling och ange Tävlingsinställningar Här anges de grundläggande tävlingsinställningarna, såsom tävlingsdatum, kvalperiod, kontaktinformation etc. Grenfil Klicka på länken Grenfil och leta upp aktuell grenfil som innehåller tävlingsgrenarna (se punkt 1 ovan). Använd knappen Bläddra för att söka efter grenfilen. Ange även en text under Visa som. Denna text bör vara tydlig och till exempel innehålla tävlingens namn. Klicka sedan på Skicka fil. 2010-12-17 Sida 1/8

Tävlingsinställningar Tävlingens namn, tävlingsdatum, kvalperiod etc som grenfilen innehåller, fylls nu automatiskt i respektive fält. Kontaktinformationen måste dock anges manuellt, såsom Kontaktperson, Telefon och E-post. Status Under Status, anger man om tävlingen är Öppen för anmälningar, Genomförd etc: Status Öppen för anmälningar Stängd för anmälningar Tillfälligt stängd för anmälningar Öppen för efteranmälningar Inställd Förklaring Tävlingen är öppen för anmälningar Tävlingen är stängd för anmälningar Tävlingen är tillfälligt stängd för anmälningar Efteranmälningar till tävlingen kan göras Tävlingen har ställts in. Länkar och informationsfiler Man kan även ange länkar till önskad hemsida samt LiveTiming. En egen välkomst text kan läggas in (knappen Ändra) samt aktuella informationsfiler för tävlingen. Informationsfiler kan vara inbjudan, PM, resultatfiler osv. Detta görs genom att klicka på Lägg till under rubriken Tävlingsinformation. Spara Klicka på Spara, för att tävlingen ska läggas upp i Octo Anmälan. Nu är tävlingen upplagd och anmälningarna kan börja göras! - De fält som är markerade med en * är obligatoriska och måste fyllas i. - Informationen kan ändras eller kompletteras i efterhand, även ladda upp ny grenfil (se punkt 4 nedan). Laddar man upp en ny grenfil, tas eventuellt redan gjorda anmälningar bort! Därför ska man först kontrollera vilka föreningar som redan gjort anmälningar samt ladda ner anmälningsfilen innehållande samtliga anmälningar, innan man laddar upp en ny grenfil. Om man vill att föreningarna ska göra om sina anmälningar, kan man kontakta dem genom att klicka på deras e-post i fönstret Anmälningar för aktuell tävling som finns under rubriken Administration i Octo Anmälans huvudfönster. - Vill man ta bort tävlingen, klicka på Ta bort och bekräfta borttagningen. 2010-12-17 Sida 2/8

4. Ändra inställningar och information Om man vill ändra eller komplettera tävlingsinformationen i efterhand, söker man upp aktuell tävling och klickar på Ändra under rubriken Administration. Status Status för tävlingen måste ändras manuellt. Till exempel från Öppen för anmälningar till Öppen för efteranmälningar eller Stängd för anmälningar. Om tävlingen är avslutad, ändra status till Genomförd. TIPS! När tävlingen avslutats, är det lämpligt att ladda upp resultatfilerna samt ändra status för tävlingen till Genomförd. 5. Anmälningar Vill man titta på gjorda anmälningar eller ladda ner anmälningsfiler, söker man upp aktuell tävling och klickar på Anmälningar under rubriken Administration. Skapa och hämta Excel fil med befintliga anmälningar Här kan man titta på eller ladda ner ett Excel-dokument som innehåller gjorda anmälningar. Anmälningsfiler Har anmälningstiden gått ut och det är dags att läsa in anmälningarna i tävlingsprogrammet, till exempel WinGrodan, väljer man antingen att ladda ner en komprimerad fil som innehåller alla föreningars anmälningar i en enda anmälningsfil eller ladda ner varje förenings anmälningsfil för sig. Om man laddar ner en komprimerad fil med föreningarnas anmälningar, måste den packas upp med till exempel WinZip innan anmälningarna kan importeras i aktuellt tävlingsprogram (till exempel WinGrodan). - Om någon förening gjort efteranmälningar, sparas dessa i en separat anmälningsfil för föreningen. Detta för att man ska kunna särskilja anmälningarna vid importen i tävlingsprogrammet. - Det är viktigt att inte ladda ner och läsa in anmälningarna före tiden för att göra anmälningar gått ut. Detta eftersom anmälande föreningar kan skapa, ändra och ta bort anmälningar fram till att status för tävlingen ändras från Öppen för anmälan. 2010-12-17 Sida 3/8

Anmäla till en tävling (anmälande föreningar) När tävlingsarrangören lagt upp tävlingen i Octo Anmälan, går det enkelt och snabbt att göra sina anmälningar. Octo Anmälan har tillgång till alla tävlingar och resultat som finns i statistikdatabasen Octo. Med hjälp av arrangörens tävlingsinställningar, tar Octo Anmälan automatiskt fram de tider simmarna är anmälningsbara med. Octo Anmälan kontrollerar till exempel kvalperiod, tidgränser, åldersbegränsningar och åldersgruppsindelningar. - Anmälningar kan göras av både Föreningsadministratörer och personer med behörighet som Tränare. Skillnaden är att den som loggat in som Tränare, inte kan skapa nya individuella simmare, utan endast nya lagkappslag. - Om en simmare ska byta till er förening och övergångsperioden pågår, så kan man anmäla simmaren i aktuell tävling om tävlingen startar efter att föreningsbytet är slutfört. 1. Starta Octo Anmälan och sök tävling Logga in med föreningens inloggningsuppgifter på www.octostatistik.com. Välj sedan Tävlingar -> Anmälan. Sök tävling Ange eventuella sökvillkor, till exempel datum eller tävlingens namn och klicka på Sök. Klicka på Nollställ om du vill nollställa inlagda värden. Föreslagna sökdatum är från en vecka bakåt i tiden till en månad framåt. De tävlingar som finns i Octo Anmälan och som matchar dina sökvillkor visas i en lista. Denna kan sorteras på Namn (tävlingsnamn) eller Datum (tävlingsdatum), genom att klicka på aktuellt rubriknamn. 2. Anmäl till en tävling När man sökt upp aktuell tävling, se punkt 1 ovan, klickar man på aktuell tävlings namn. Nu visas information om tävlingen, såsom arrangör, kontaktinformation etc. Anmäl simmare till tävling Klicka på knappen Anmäl simmare till tävling. Nu visas föreningens simmare och deras anmälbara grenar samt de simmare som redan anmälts i någon gren. Överst i fönstret visas information om aktuell tävling, såsom eventuell kvalperiod, sista anmälningsdag etc. Från och med 2009 används både A- och B-kvaltider för SM, JSM och SM/JSM. Detta visas i ett separat fält, om tävlingen använder A- och B-kvaltider samt vilken typ (SM, JSM eller SM/JSM). Den anmälande föreningen måste också uppge en fungerande e-post, där arrangören kan kontakta föreningen vid eventuella frågor etc. 2010-12-17 Sida 4/8

Grenfilens kriterier Om man vill se vilka grenar som ingår i tävlingen eller vill veta tidgränser för respektive åldersgrupp i en gren, välj länken Grenfilens kriterier. Ny simmare Om simmaren inte tidigare finns i Octo Statistik, välj knappen Ny simmare. Ange önskad information, men kom ihåg att fält markerade med en * är obligatoriska och måste fyllas i. Spara sedan genom att klicka på knappen Spara simmare. Simmaren läggs upp i Octo Statistik och placeras i kön för tilldelning av licens. Man kan anmäla simmaren i tävlingen, trots att den ännu inte tilldelats licens. För att korrekt licens ska tilldelas, är det viktigt att korrekt klass och födelseår anges. Det är också viktigt att korrekt adress anges, eftersom till exempel tidningen Aqua skickas till denna adress. - Det är bara föreningsadministratörer som har rättighet att skapa nya simmare. Om man loggat in med behörighet för Tränare, så kan man inte skapa nya simmare och knappen är dold. - Om Octo hittar en simmare med samma namn och födelsedatum registrerad för föreningen, ställs en kompletterande fråga om simmaren verkligen ska läggas till. Nytt lagkappslag Nederst i listan med anmälningsbara simmare, visas anmälningsbara lagkappslag och allra sist finns möjligheten att skapa et nytt lag. Detta gör man genom att klicka på Nytt lag damer, Nytt lag herrar eller Nytt lag mixed, beroende på vilken klass laget ska ha. Sedan klickar man på aktuell gren som laget ska anmälas i. Avslutningsvis anges övrig information såsom laguppställning, tid etc. Se vidare under Anmäl lagkapp. Visa Under Visa, kan man till exempel välja att visa simmare i en viss klass eller Endast aktiva etc. Genom att använda kryssrutan Visa bästa tid i 25m-, 50m och Yard-bassäng, väljer man att visa: (X) Bästa anmälbara tid, både i 25m-, 50m- och Yard-bassäng ( ) Endast bästa anmälningstid visas, oavsett i vilken bassäng den simmats Välj simmare Under Välj simmare, listas föreningens simmare enligt det urval som gjorts under rubriken Visa (klass etc). Klicka på önskad simmare eller lagkapp, så visas anmälningsbara grenar under rubriken Välj gren. Om en av dina simmare inte finns med i listan, kan detta bero på följande: - Simmaren är inte Aktiv och kryssrutan Endast aktiva är ibockad. - Simmaren är inte anmälbar till någon av grenarna i aktuell tävling. - Gäller det lagkapper, finns inget lagkappslag med korrekt födelseår för att 2010-12-17 Sida 5/8

delta i någon gren. Välj gren Här visas anmälbara grenar för aktuell simmare: - Grennummer - Grenens namn med eventuell åldersbegränsning inom [] - Eventuell tidgräns med aktuell åldersgrupp inom [] - Bästa anmälningsbara tid inom kvalperiod i bassänglängd inom [] - Datum då tiden simmades Klicka på de grenar du vill att simmaren ska anmälas till. Gäller anmälningen en lagkappsgren, så anges anmälningstid, datum, laguppställning etc i ett separat fönster, se vidare Anmäl lagkapp nedan. Om tävlingen har både A- och B-kvaltider, så är det A-kvaltiden som visas som tidgräns. Anmäl lagkapp Vid anmälning till lagkappgren, klickar man på aktuell gren som anmälning ska göras till och ett nytt fönster öppnas. I detta fönster visas: - Greninformation Gren med grennummer, grennamn och eventuella tidgränser. - Namn Lagets namn visas och kan ändras. Om namnet ändras kommer ett nytt lag skapas som kan anmälas till kommande tävlingar. - År Ange aktuellt år. Till exempel aktuellt födelseår då den äldste i laget är född eller för Masters totala åldern. - Beräkna anm.tid med valda simmare i laguppställningens tider (X) Om denna kryssruta är ibockad, beräknas lagets anmälningstid och bassäng ut automatiskt. Anmälningstiden baseras på de resultat som simmarna i laget har sedan tidigare i Octo. ( ) Om kryssrutan inte är ibockad, får man själv ange anmälningstid, bassäng etc. - Anmälningstid, Datum och Bassängtyp Om kryssrutan ovan inte är ibockad, kan dessa värden anges manuellt. Annars görs det med automatik, när man klickar på Spara eller på knappen Beräkna anm.tid med valda simmare i laguppställningens tider. - Visa simmarnas anmälningstider Klicka på denna knapp för att se de anmälningsbara simmarnas anmälningstider. Denna knapp är inte åtkomlig för Medley lagkapper eller så kallade udda lagkapper (ej officiella sträckor, såsom 10x50m Frisim etc). - Endast aktiva (X) Visar endast aktiva simmare i listan med anmälningsbara simmare i laget 2010-12-17 Sida 6/8

( ) Visar både Aktiva och Ej aktiva simmare i listan med anmälningsbara simmare till laget. - Visa även simmare yngre än aktuell åldersgrupp (X) Även simmare yngre än i aktuell åldersgrupp visas bland anmälbara simmare till laguppställningen ( ) Endast simmare som har den ålder som ingår i aktuell åldersgrupp visas bland anmälbara simmare till laguppställningen. - Anmälningsbara simmare I denna lista visas de simmare som är anmälningsbara till laget. Det kan bland annat finnas en åldersbegränsning etc. Markera vilken simmare som ska anmälas i laget och klicka på höger pil. Simmaren flyttas från listan Anmälningsbara och placeras sist i listan med Anmälda simmare i laget. - Anmälda simmare Här visas vilka simmare som ska ingå i laget. Om man vill flytta bort någon simmare, markerar man aktuell simmare och klickar på vänsterpil, så flyttas simmaren tillbaka till listan med Anmälningsbara simmare. Vill man byta ordningsföljd mellan simmare i laget, markerar man aktuell simmare och klickar på Flytta upp respektive Flytta ner, beroende på om simmaren ska flyttas upp eller ner i laguppställningen. Klickar man på knappen Beräkna anm.tid, räknas anmälningstid och bassäng ut automatiskt. Tid, bassäng och datum då tiden simmades, visas också för varje simmare i laguppställningen. - Spara Om kryssrutan Beräkna anm.tid är ibockad, räknas anmälningstid och bassäng ut automatiskt. Kontroll av ålder, tidgränser, antal simmare i laget etc görs och eventuella fel visas. Lagdeltagarnas individuella tider etc, sparas bara om kryssrutan Beräkna anm.tid är ibockad. Det innebär att man inte behöver skicka ett separat mejl med denna information till Svenska Simförbundet vid mästerskapstävlingar. Om kryssrutan inte är ibockad, sparas bara vilka simmare som ingår i laget. - Avsluta Klicka på denna knapp, om aktuell anmälnings ska avbrytas utan att sparas. Anmälningar Under rubriken Anmälningar, visas vilka som föreningen redan anmält till tävlingen. Man kan välja att visa anmälda grenar för Alla anmälda, Vald simmare eller anmälningar gjorda i respektive gren. Efteranmälda simmare markeras med en *. Avanmäl Om man vill ta bort en redan gjord anmälning. Klicka på Avanmäl för den 2010-12-17 Sida 7/8

anmälning som ska tas bort. Laguppställning Laguppställningen visas med aktuella simmare och deras licenser. Redigera laguppställning Fönstret Anmäl till lagkapp ovan visas, men man kan inte ändra lagets namn, år etc. Däremot kan man ändra laguppställning med mera. Tillbaka När önskade anmälningar är gjorda, klicka på knappen Tillbaka. 3. Anmälda simmare / Skapa en anmälningsfil / Skriv ut anmälningslista Om man vill kontrollera vilka anmälningar man gjort till en tävling, skriva ut en anmälningslista eller vill skapa en anmälningsfil som man till exempel vill skicka till en arrangör utomlands. Så söker man upp tävlingen enligt punkt 1 ovan och klickar på aktuell tävlings namn. Sedan väljer man knappen Anmälda simmare. Anmälningsfil I Sverige laddar arrangören ner anmälningsfilerna själva, utan man behöver bara skapa en anmälningsfil när man ska skicka den till en arrangör utanför Sverige. Inom Europa ska alla arrangörer kunna skapa en grenfil i Lenex format som sedan kan laddas in i Octo Anmälan. För mer detaljerad information, se Arrangera en tävling. Anmälningslista Här kan man öppna eller spara ett Excel-dokument som innehåller föreningens anmälningar till aktuell tävling. Dokumentet är anpassad till ett utskriftsvänligt format. A- och B-kvaltider Simkommittén har tagit fram nya kvaltider för perioden 2009-2012, gällande SSF:s mästerskapstävlingar (SM, JSM och SUM-SIM). En nyhet är att det blir A- och B- kvaltider för respektive distans och simsätt. Dvs en bättre (lägre) A-kvaltid och en något sämre B-kvaltid för varje distans och simsätt. Om en simmare har klarat minst en grens A-kvaltid, har denne möjlighet att anmäla sig i andra grenar där B-kvaltiden uppnåtts och inte A-kvaltiden. A- och B-kvaltider används bara vid SM och JSM tävlingar. 2010-12-17 Sida 8/8