Arbetsförmedlingens Återrapportering 2014

Arbetsförmedlingens Återrapportering 2014 INTERN STYRNING OCH KONTROLL PLANERING OCH GENOMFÖRDA INSATSER 2014-05-15

Sida: 3 av 38 Dnr: Af-2013/508922 Datum: 2014-05-15 kontroll planering och Arbetsförmedlingen ska ha en väl fungerande uppföljning samt intern styrning och kontroll. Arbetsförmedlingen ska redovisa resultat samt planerade och genomförda insatser för att fortsatt förbättra den interna styrningen och kontrollen den 15 maj 2014 och i samband med årsredovisningen för 2014. Arbetsförmedlingen ska vid ovan nämnda tillfällen även redovisa: - hur myndigheten arbetar för att motverka, hantera och följa upp fel i handläggningen avseende arbetssökande, arbetsmarknadspolitiska stöd till arbetsgivare respektive ersättning till externa leverantörer, inklusive oegentligheter och överutnyttjande av arbetsmarknadspolitiska stöd, och - vilka behov och möjligheter myndigheten bedömer att det finns att stärka kontrollsystemet i myndighetens samlade verksamhet. Arbetsförmedlingens styrelse har fattat beslut i detta ärende vid möte den 25 april 2014. I den slutliga handläggningen har biträdande generaldirektör Clas Olsson, chefen för ledningsstaben Thomas Hagman och Camilla Sandberg arbetsförmedlare vid Af Kalmar deltagit. Föredragande i ärendet har varit Lisa Wedin. Styrelsens beslut verkställs härmed. Mikael Sjöberg Generaldirektör Lisa Wedin Föredragande

Sida: 4 av 38 Innehållsförteckning Sammanfattning... 5 1. Inledning... 6 2. Arbetsförmedlingens system för arbetet med intern styrning och kontroll 7 2.1 Kontrollmiljö... 7 2.2 Riskanalys... 8 2.3 Kontrollåtgärder... 10 2.4 Information & Kommunikation... 10 2.5 Uppföljning & Utvärdering... 11 3. Arbetsförmedlingens planerade och för att fortsatt förbättra den interna styrningen och kontrollen... 11 3.1 Arbetsförmedlingens prioriterade risker på myndighetsnivå 2014... 11 3.2 Handlingsplan för att åtgärda identifierade brister...12 3.2.1 Säkerställa korrekt tillämpning av lagar och förordningar... 14 3.2.2 Förhindra felaktiga utbetalningar... 14 3.2.3 Kvalitetssäkra de tjänster som levereras av kompletterande aktörer... 16 3.2.4 Förbättra styrningen av utvecklingsverksamheten... 16 3.2.5 Förbättra införandet av utvecklingsinsatser... 16 3.2.6 Öka beredskapen för att hantera störningar i myndighetens IT-system... 17 4. Diskussion... 18 Bilaga 1... 19

Sida: 5 av 38 Sammanfattning För att identifiera förbättringsområden och ge styrelsen en samlad bild av Arbetsförmedlingens interna styrning och kontroll, utvärderar myndigheten årligen den interna styrningen och kontrollen. Arbetsförmedlingen har ett system för att göra denna utvärdering. Arbetsförmedlingen har fastställt en modell för riskhantering och implementerat en riskhanteringsprocess som fångar de risker som har identifierats i verksamheten. Myndigheten har systematiserat arbetet med att ta fram åtgärder som ska reducera de identifierade riskerna och uppföljningen har integrerats med uppföljningen av verksamheten. Den senaste utvärderingen av Arbetsförmedlingens interna styrning och kontroll avsåg verksamhetsåret 2013 och presenterades i myndighetens årsredovisning 2013. Vid utvärderingen framkom att myndigheten på följande tre punkter uppvisar brister avseende den interna styrningen och kontrollen: Brister i det förebyggande arbetet och uppföljningen av verksamheten för att säkerställa korrekt tillämpning av lagar och förordningar, förhindra felaktiga utbetalningar och kvalitetssäkra de tjänster som levereras av kompletterande aktörer. Brister i styrningen av utvecklingsverksamheten vilket under 2013 bland annat visade sig genom brister vid införandet av några utvecklingsinsatser. Brister i beredskapen för att hantera störningar i myndighetens kritiska ITsystem. I regleringsbrevet för 2014 gavs Arbetsförmedlingen ett uppdrag att redovisa hur myndigheten arbetar för att motverka, hantera och följa upp fel i handläggningen avseende arbetssökande, arbetsmarknadspolitiska stöd till arbetsgivare respektive ersättning till externa leverantörer, inklusive oegentligheter och överutnyttjande av arbetsmarknadspolitiska stöd. Arbetsförmedlingen ska också redovisa vilka behov och möjligheter myndigheten bedömer att det finns för att stärka kontrollsystemet i myndighetens samlade verksamhet. I syfte att dels åtgärda de brister som redovisas i årsredovisningen och dels motverka felaktiga utbetalningar, kommer Arbetsförmedlingen att genomföra en rad åtgärder under 2014. Bland annat kommer en funktion med ett övergripande samordningsansvar för kontrollarbetet inom myndigheten att inrättas. En viktig del i detta arbete är att stärka myndighetens systematiska arbete så att resultaten av de kontroller som genomförs och den uppföljning som sker, leder till en förbättring av verksamheten.

Sida: 6 av 38 Arbetsförmedlingen kommer att fördjupa de delar i de nyanställdas introduktionsutbildning som har bäring mot regelefterlevnad och statstjänstemannarollen, utveckla värdegrunden samt driva ett förbättringsarbete vad gäller myndighetens styrande och stödjande dokument. Återkravshanteringen kommer att centraliseras och myndigheten kommer att utveckla stickprovskontroller för att rikta dessa till de områden där risken för felaktiga utbetalningar bedöms vara störst. Arbetsförmedlingen utökar även sitt deltagande i myndighetssamverkan mot grov organiserad brottslighet. För att förbättra kontrollen och uppföljningen av de kompetterande aktörerna har Arbetsförmedlingen utvecklat en myndighetsgemensam modell för uppföljning av upphandlade avtal och leverantörer, vilken kommer att införas i hela myndigheten. Resurserna för leverantörsuppföljning har utökats både centralt och inom marknadsorganisationen. Arbetet med att genomföra de planerade aktiviteterna har till viss del redan påbörjats. Därutöver finns ett flertal förslag på aktiviteter för att förbättra Arbetsförmedlingens verksamhet. I ett nästa steg behöver Arbetsförmedlingen ta ställning till de enskilda förslagen för fortsatt hantering. 1. Inledning Arbetsförmedlingen är en av de myndigheter som har att följa förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll. I förordningen definieras intern styrning och kontroll som den process som syftar till att myndigheter med rimlig säkerhet fullgör de krav på effektivitet, regeltillämpning, tillförlitlig och rättvisande rapportering samt krav på god hushållning som framgår av myndighetsförordningen (2007:515). I enlighet med förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag ska Arbetsförmedlingens styrelse dessutom i samband med årsredovisningens undertecknande göra en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen inom myndigheten är betryggande. Grundtanken i förordningen om intern styrning och kontroll är att all verksamhet ska planeras, styras och följas upp med beaktande av de grundläggande momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och det som framkommer av den dokumentation som upprättas. Sedan förordningen om intern styrning och kontroll infördes, har Arbetsförmedlingen arbetat systematiskt med frågorna inom området. Arbetsförmedlingen har fastställt en modell för arbetet med myndighetens interna styrning och kontroll och tillsett att processerna för myndighetens riskhantering integrerats med verksamhetens processer för

Sida: 7 av 38 planering och uppföljning. Arbetsförmedlingens modell för att årligen utvärdera den interna styrningen och kontrollen skapar en struktur som underlättar jämförbarhet och kontinuitet samt förbättrad kommunikation kring frågorna inom området. 2. Arbetsförmedlingens system för arbetet med intern styrning och kontroll Arbetsförmedlingens arbete med intern styrning och kontroll utgår från COSO-modellen, som är den modell som ligger till grund för lagstiftningen inom området intern styrning och kontroll och som också är den mest internationellt accepterade modellen inom såväl offentlig som privat verksamhet 1. COSO-modellen ska ses som ett ramverk som består av de fem komponenterna: Kontrollmiljö, Riskanalyser, Kontrollåtgärder, Information & Kommunikation, samt Uppföljning & Utvärdering. Innebörden i varje komponent och hur Arbetsförmedlingen har arbetat med respektive område beskrivs nedan. 2.1 Kontrollmiljö En väl fungerande kontrollmiljö är grundläggande i arbetet med att åstadkomma en betryggande intern styrning och kontroll. För att åstadkomma en väl fungerande kontrollmiljö krävs strukturer och ansvar för en god intern styrning och kontroll, att medarbetarna har förutsättningar och kompetens att utföra sina arbetsuppgifter samt att myndighetens styrande och stödjande dokument stödjer ett effektivt, enhetligt och rättssäkert arbetssätt. En förutsättning är också att ledningen i sin styrning av verksamheten visar att dessa områden är viktiga. Som en del i att stärka Arbetsförmedlingens interna styrning och kontroll ingår en tvådagarsmodul i myndighetens utbildning för alla nya chefer. I modulen betonas vikten av att arbeta systematiskt och att analysera orsakerna till de identifierade riskerna för att de mest adekvata åtgärderna ska vidtas. 1 Den så kallade COSO-modellen utvecklades av the Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission i USA och publicerades i sin första version i början av 1990-talet.

Sida: 8 av 38 Myndigheten har inrättat ett nätverk av de verksamhetscontrollers som sedan 2013 finns anställda på varje avdelning och i varje marknadsområde. Controllernätverket syftar till att stärka verksamhetscontrollers i rollen som nära stöd till myndighetens chefer. Genom gemensamma utbildningsinsatser, diskussioner och erfarenhetsutbyten har verksamhetscontrollers möjlighet att lyfta aktuella frågor och öka sin kompetens inom styrning, planering och uppföljning. Nätverket är också ett forum där olika delar av myndighetens verksamhetsplaneringsprocess kan utvärderas och diskuteras för att standardisera, förenkla och effektivisera processen. 2.2 Riskanalys Riskanalyser syftar till att ge organisationers ledningar ett säkrare beslutsunderlag för prioritering av insatser som ska reducera de risker som negativt kan påverka verksamhetens förutsättningar att uppnå fastställda mål. Väl genomförda riskanalyser upprätthåller myndighetsförordningens krav på att verksamheten ska bedrivas effektivt och rättssäkert och att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt. I syfte att tydliggöra vilka krav som ställs på riskanalysarbetet inom Arbetsförmedlingen och ge ett praktiskt stöd vid genomförandet, har myndigheten fastställt ett handläggarstöd för riskhantering. I handläggarstödet beskrivs den modell för riskanalysarbete som Arbetsförmedlingen har tagit fram. För att få en enhetlig hantering av risker och möjliggöra samordning av riskerna, är modellen styrande för allt riskarbete inom Arbetsförmedlingen. Riskanalysarbetet startar med att risker identifieras. Identifieringen sker på alla nivåer inom myndigheten. De risker som har identifierats, ska värderas i enlighet med de fastställda värderingskriterierna. Tabellen nedan illustrerar den modell Arbetsförmedlingen tillämpar vid riskvärdering. Varje risk erhåller ett värde mellan ett och fyra utifrån hur stor sannolikheten är att risken inträffar samt vilken konsekvens det blir för verksamheten om risken verkligen inträffar. Värdet för sannolikheten multipliceras med värdet för konsekvensen och utgör riskfaktorn.

Sida: 9 av 38 Tabell 1 Arbetsförmedlingens kriterier för värdering av de identifierade riskernas sannolikhet och konsekvens Sannolikhet Konsekvens 4 Mycket stor Mycket allvarlig Sannolikheten att risken inträffar är så stor att det bara är en fråga om när den inträffar och i vilken omfattning. 3 Stor Allvarlig Kan mycket väl inträffa. 2 Liten Lindrig Inträffar inte under normala omständigheter eller inte frekvent. 1 Osannolik Försumbar Praktiskt taget obefintlig risk. Negativ påverkan på verksamheten. Mål eller uppdrag kan inte uppfyllas under en längre tid eller att en majoritet av medarbetarna påverkas påtagligt. Negativ påverkan på verksamheten. Mål eller uppdrag kan inte uppfyllas under en begränsad tid eller att en större grupp av medarbetarna påverkas påtagligt. Negativ påverkan på verksamheten, men påverkar inte uppfyllnad av mål och uppdrag eller att en mindre grupp av medarbetarna påverkas påtagligt. Möjlig påverkan på verksamheten, men påverkar inte uppfyllnad av mål och uppdrag. Utifrån värderingen av de identifierade riskerna, görs en prioritering i syfte att i första hand hantera de risker som anses mest angeläget att åtgärda. De risker som erhåller ett riskvärde mellan 12 och 16 ska åtgärdas enligt myndighetens fastställda riskacceptans, se tabellen nedan. Tabell 2 Arbetsförmedlingens fastställda riskacceptans Riskvärde 12 16 Åtgärda 4 11 Bevaka Riskacceptans 1 3 Acceptera Risken ska åtgärdas och finnas med i verksamhetsplan/aktivitetsplan, där förbättringsåtgärder ska beskrivas för att begränsa identifierade risker. Åtgärden ska följas upp genom uppföljningen av verksamhetsplan/aktivitetsplan. Risken ska bevakas för omvärdering vid nästa riskanalys. Risken kan accepteras. Till varje risk som behöver åtgärdas, ska kontrollåtgärder tas fram. Utgångspunkten är att riskerna ska åtgärdas på den organisatoriska nivå där de har identifierats. Identifierade risker med en hög riskfaktor som inte kan hanteras inom ramen för den egna verksamheten, ska rapporteras vidare till en högre organisatorisk nivå. I samband med

Sida: 10 av 38 den årliga verksamhetsplaneringsprocessen rapporteras samtliga risker som har identifierats inom avdelningar och marknadsorganisationen till central nivå för bedömning av vilka av riskerna som kräver hantering centralt eller som bedöms som strategiskt viktiga för myndigheten. Dessa risker sammanställs till den myndighetsövergripande riskanalysen. De myndighetsövergripande riskerna ses över och omvärderas två gånger per år eller vid behov. Nya risker identifieras och de befintliga följs upp. Värderingen av riskerna på nationell nivå görs av myndighetens ledningsgrupp och beslutas av Arbetsförmedlingens styrelse, som ger generaldirektören i uppdrag att vidta åtgärder för att reducera riskerna. Uppföljning av om beslutade åtgärder har genomförts görs i de kvartalsrapporter som avdelningarna levererar till generaldirektören. Kvartalsrapporterna utgör underlag till efterföljande resultatdialoger. Uppföljningen av åtgärderna presenteras för styrelsen två gånger per år i samband med att den omvärderade riskanalysen beslutas. 2.3 Kontrollåtgärder Med kontrollåtgärder avses de aktiviteter som vidtas i syfte att hantera de risker som inte kan accepteras, utan som kräver någon form av åtgärd för att myndighetens uppgifter ska kunna genomföras med ett tillfredsställande resultat. Av Arbetsförmedlingens handläggarstöd för riskhantering framgår att kontrollåtgärder ska tas fram för att minimera de risker som myndigheten ska åtgärda enligt den fastställda riskacceptansen. Åtgärderna kan syfta till att förebygga att risk överhuvudtaget uppstår, exempelvis informationsinsatser, kompetensutveckling eller åtgärder för att skapa handlingsberedskap. Åtgärderna kan också utgöras av efterkontroller, exempelvis stickprov, inventeringar eller resultatanalys. Åtgärderna ska dokumenteras och följas upp i samband med avdelningarnas kvartalsrapportering. 2.4 Information & Kommunikation En viktig förutsättning för en effektiv intern styrning och kontroll är att det finns en väl fungerande information och kommunikation, både internt inom Arbetsförmedlingen och externt gentemot myndighetens uppdragsgivare, kunder och samarbetspartners samt de som granskar och följer upp myndighetens verksamhet. Två av de viktigaste kommunikationskanalerna inom Arbetsförmedlingen är intranätet och myndighetens chefsled. På intranätet finns utförlig information, bland annat nyheter samt styrande dokument och handläggarstöd. Under 2013 har intranätet utökats med ytterligare en del, det digitala chefsrummet, som innehåller lednings- och styrningsinformation samt stöd och instruktioner för cheferna i deras dagliga arbete.

Sida: 11 av 38 2.5 Uppföljning & Utvärdering Arbetsförmedlingens planering och löpande uppföljning av verksamheten under året, interna och externa granskningar samt den årliga utvärderingen av intern styrning och kontroll, bidrar till att identifiera brister i den interna styrningen och kontrollen och att initiera förbättringsarbete. Verksamhetsuppföljningen utgår från den årliga verksamhetsplanen och innefattar uppföljning av resultat, ekonomiskt utfall, åtgärder utifrån identifierade risker samt uppföljning av utvecklingsverksamheten. Arbetsförmedlingen bedriver ett arbete för att tydligare koppla uppföljningen till myndighetens uppdrag och prioriteringar. Den årliga utvärderingen av Arbetsförmedlingens interna styrning och kontroll syftar till att ge styrelsen en samlad bild av de olika delarna i myndighetens system för arbetet inom området. Utifrån denna information gör styrelsen sin bedömning och ges också möjlighet att ställa krav och sätta mål på Arbetsförmedlingens nivå på arbetet med den interna styrningen och kontrollen. 3. Arbetsförmedlingens planerade och för att fortsatt förbättra den interna styrningen och kontrollen Arbetsförmedlingens utvärdering av den interna styrningen och kontrollen baseras på uppföljningar, utvärderingar och rapporteringar av verksamheten, internrevisionens granskningar, granskningar och yttranden från externa granskare samt aktuell riskbild. I Arbetsförmedlingens årsredovisning 2013 finns en utförlig redogörelse av utvärderingen samt myndighetens prioriterade risker och hur dessa risker ska åtgärdas. Ett utdrag ur Arbetsförmedlingens årsredovisning 2013 återfinns i bilaga 1. 3.1 Arbetsförmedlingens prioriterade risker på myndighetsnivå 2014 I arbetet med intern styrning och kontroll har Arbetsförmedlingen identifierat ett antal risker som hanteras genom åtgärder i verksamhetsplanen för 2014. Därutöver identifierades i samband med utvärderingen av intern styrning och kontroll ett antal

Sida: 12 av 38 brister som redovisades i årsredovisningen för 2013. För dessa har en särskild handlingsplan tagits fram. Skillnaden mellan risk och brist är, enkelt uttryckt, att en risk är ett tänkbart hot mot att fullgöra ansvaret för verksamheten medan en brist är en konstaterad avsaknad av något som anses väsentligt för verksamheten. Det innebär att en konstaterad brist ökar sannolikheten för att en risk ska inträffa, det medför också att när en brist åtgärdas påverkar det oftast en eller flera identifierade risker i verksamheten. Arbetsförmedlingen har beslutat att myndigheten aktivt kommer att hantera elva risker under 2014. Dessa risker och de åtgärder som Arbetsförmedlingen har beslutat att vidta för att reducera riskerna, framgår av bilaga 1. En första uppföljning av de åtgärder som Arbetsförmedlingen har beslutat att vidta för att reducera riskerna har nyligen genomförts och håller på att sammanställas. Uppföljningen kommer att utgöra underlag till myndighetens omvärdering av de myndighetsövergripande riskerna. Den uppdaterade riskanalysen kommer därefter att beslutas av styrelsen. 3.2 Handlingsplan för att åtgärda identifierade brister Vid utvärderingen av Arbetsförmedlingens interna styrning och kontroll som genomfördes inför årsredovisningen 2013, identifierades ett antal utvecklingsområden, vilka finns beskrivna i årsredovisningen. Utifrån dessa områden har Arbetsförmedlingen formulerat följande tre brister: Brister i det förebyggande arbetet och uppföljningen av verksamheten för att säkerställa korrekt tillämpning av lagar och förordningar, förhindra felaktiga utbetalningar och kvalitetssäkra de tjänster som levereras av kompletterande aktörer. Brister i styrningen av utvecklingsverksamheten vilket under 2013 bland annat visade sig genom brister vid införandet av några utvecklingsinsatser. Brister i beredskapen för att hantera störningar i myndighetens kritiska ITsystem. Ett första steg i myndighetens förbättringsarbete har varit att identifiera de aktiviteter som bedöms nödvändiga att genomföra för att myndigheten ska komma tillrätta med bristerna. Dessa aktiviteter har sammanställts i en handlingsplan. Utvecklingsarbetet enligt handlingsplanen har redan påbörjats. Handlingsplanen kan komma att kompletteras med ytterligare åtgärder som myndigheten anser är nödvändiga att vidta för att åtgärda brister i kommande interna och externa granskningar. Huvuddragen i den framtagna handlingsplanen presenteras nedan och sammanfattas i tabell 3.

Sida: 13 av 38 Tabell 3 Arbetsförmedlingens planerade och pågående åtgärder Brist Säkerställa korrekt tillämpning av lagar och förordningar Förhindra felaktiga utbetalningar Kvalitetssäkra de tjänster som levereras av kompletterande aktörer Förbättra styrningen av utvecklingsverksamheten Förbättra införandet av utvecklingsinsatser Öka beredskapen för att hantera störningar i myndighetens IT-system Åtgärd Introduktionsutbildningen med utökat fokus på Arbetsförmedlingens uppdrag och värdegrund, statstjänstemannarollen och förvaltningslagstiftning Utökade möjligheter att uppdatera och komplettera kompetens Översyn av värdegrund inklusive plan för implementering Utveckla strategisk kompetensplanering Översyn av styrande och stödjande dokument Systemstöd som stödjer ett effektivt och rättssäkert arbetssätt Utvecklad uppföljning, bl a genom översyn mål, mått och indikatorer Inrätta funktion med övergripande samordningsansvar för kontrollarbetet inom myndigheten Centraliserad återkravshantering Fler riktade stickprovskontroller Utökat deltagande i myndighetssamverkan mot grov organiserad brottslighet SOU 2014:16, ställningstagande till enskilda förslag för fortsatt hantering Utvecklad modell för uppföljning av upphandlade avtal och leverantörer Utökade resurser för leverantörsuppföljning Nytt verktyg för tjänsteleverantörsuppföljning Framtagning av övergripande strategi för utveckling av myndigheten Inrättande av utvecklings- och förvaltningsledning Fortsatt utveckling av nytto- och effektberäkningar Tydligare koppla planering av reform- och regeländringar till myndighetens leveranskapacitet Öka användandet av förstudier inför beslut om start av större projekt Inrätta en central förändrings- och införandeorganisation Utveckla arbetet med releaseplaner Enhetligt metodstöd för framtagning och dokumentation av kontinuitetsplaner Identifiera och fastställa myndighetens kritiska verksamheter Definiera systemstöd Identifiera IT-infrastruktur Fortsatt arbete med Service Level Agreement Byte av datorhall

Sida: 14 av 38 3.2.1 Säkerställa korrekt tillämpning av lagar och förordningar I Arbetsförmedlingens årsredovisning 2013 beskrivs att den årliga utvärderingen av intern styrning och kontroll har identifierat brister i medarbetarnas kompetens inom områden som krävs för en rättssäker handläggning. För att åtgärda dessa brister kommer myndigheten att utöka introduktionsutbildningen för alla nyanställda med utökat fokus på Arbetsförmedlingens uppdrag och värdegrund, statstjänstemannarollen och förvaltningslagstiftning. Även erfarna arbetsförmedlare kommer ges möjlighet att delta för att uppdatera och komplettera sin kompetens. Arbetsförmedlingen kommer att se över myndighetens värdegrund, ta fram en kommunikationsplan och verktyg för implementering av värdegrunden i verksamheten. Myndigheten bedriver också ett arbete för att stärka den strategiska kompetensplaneringen. För att åtgärda bristerna i myndighetens styrande och stödjande dokument, kommer rutinerna för att ta fram dessa dokument att ses över. Inom de områden där det har identifierats att styrande och stödjande dokument saknas eller är otillräckliga, kommer dokumenten att revideras och förtydligas. I utvecklingen av Arbetsförmedlingens nya ärendehanteringssystem och vid uppdatering av det nuvarande, är en målbild att systemen stödjer ett effektivt och rättssäkert arbetssätt. Avgörande för att lyckas är emellertid att uppföljningen av verksamheten inte bara fokuserar på kvantitativa resultat utan i större utsträckning fokuserar på en rättssäker handläggning och att uppföljningen kopplas samman med styrningen som helhet. Ett första steg i detta arbete är att renodla bland de omfattande mål, mått och indikatorer som Arbetsförmedlingen följer upp samt att tydliggöra vilka resultat som eftersträvas och vad som driver dessa resultat. En viktig del i arbetet med att stärka Arbetsförmedlingens kontroll och uppföljning av verksamheten är att bygga upp och säkerställa att det finns en sammanhållen kontrollstruktur. Kontrollstrukturen bör innefatta hela myndighetens verksamhetsområde och ingå i alla delar av verksamhetens arbetsprocesser. Det är också av vikt att stärka myndighetens systematiska arbete så att resultatet av de kontroller som genomförs och den uppföljning som sker, leder till en förbättring av verksamheten. Som ett led i detta arbete avser Arbetsförmedlingen att inrätta en funktion med ett övergripande samordningsansvar för kontrollarbetet inom myndigheten. 3.2.2 Förhindra felaktiga utbetalningar En stor del av myndighetens arbete med att motverka felaktiga utbetalningar sker med det proaktiva arbetet, exempelvis genom utbildningsinsatser och förbättrade styrande och stödjande dokument, vilket beskrivits ovan. Som ett komplement till att förhindra fel genom den ordinarie ärendehandläggningen, görs även kontrollutredningar för att fånga systematiska överutnyttjande av arbetsmarknadspolitiska stöd. I Arbetsförmedlingens

Sida: 15 av 38 årsredovisning 2013 beskrivs det arbete som myndigheten hittills har genomfört för att motverka felaktiga utbetalningar, bidragsbrott och bedrägerier (se även bilaga 1). Arbetsförmedlingen planerar att vidta ytterligare åtgärder under året för att förhindra felaktiga utbetalningar. Bland annat kommer återkravshanteringen att centraliseras, fler riktade stickprovskontroller kommer att genomföras och Arbetsförmedlingen kommer att utöka sitt deltagande i myndighetssamverkan mot grov organiserad brottslighet. Utredningen om åtgärder mot felaktiga utbetalningar inom den arbetsmarknadspolitiska verksamheten (SOU 2014:16) har haft regeringens uppdrag att kartlägga förekomst och omfattning av oegentligheter, överutnyttjande och andra felaktigheter i samband med utbetalning av ekonomiska ersättningar som lämnas till arbetsgivare och externa leverantörer av tjänster för stöd till personer med svag förankring på arbetsmarknaden. Utredningen har också haft i uppdrag att analysera om de rutiner som finns på Arbetsförmedlingen inför beslut om stöd är tillräckliga och ändamålsenliga. Resultatet presenterades den 28 mars 2014. Utredningen konstaterar att det finns behov av att stärka Arbetsförmedlingens kontrollstruktur. Utredningens rekommendation till Arbetsförmedlingen är övergripande att överväga en sammanhållen kontrollpolicy och kontrollstruktur för alla arbetsmarknadspolitiska program. Andra rekommendationer som ges är bland annat att fortsätta värdegrundsarbetet och att genomföra kompetensutvecklingsinsatser för myndighetens medarbetare. Utredningen lyfter fram ett enklare regelverk och ett förbättrat systemstöd samt en tydlig insyn i hur myndighetens kontrollverksamhet är uppbyggd som en grund för detta arbete. Arbetsförmedlingen rekommenderas även att tydliggöra informationen om vad effekterna blir om de arbetsgivare, anordnare och externa leverantörer som är aktuella för att få ekonomisk ersättning inte följer de regler som gäller, samt vilka granskningar som Arbetsförmedlingen avser göra. Arbetsförmedlingen ser utredningen och de förslag som presenteras i utredningen som en utgångpunkt för myndighetens fortsatta förbättringsarbete inom området. I syfte att kartlägga det kontrollarbete som idag finns på Arbetsförmedlingen och att identifiera vilka behov och möjligheter det finns att stärka kontrollstrukturen, har myndigheten nyligen genomfört en intern utredning. Kartläggningen visar att Arbetsförmedlingen måste förbättra alla delar i myndighetens kontrollstruktur, vilket innebär allt från att skapa förutsättning för medarbetarna att göra rätt från början till att säkerställa att myndigheten har kontroller som förhindrar att det blir fel och som upptäcker och korrigerar de fel som redan gjorts. Även systematiken för att återföra erfarenheter från de genomförda kontrollerna behöver förbättras. I kartläggningsarbetet föreslås ett antal konkreta åtgärder för att stärka kontrollstrukturen i syfte att motverka felaktiga utbetalningar. Några exempel på förslag är att Arbetsförmedlingen bör överväga ökad specialisering av arbetsförmedlarrollen, att utveckla systematiken i hur

Sida: 16 av 38 myndigheten kartlägger och identifierar riskområden i ärendehandläggningen samt att förtydliga informationen till mottagaren om förutsättningarna för att få och behålla utbetalat stöd. I ett nästa steg behöver Arbetsförmedlingen ta ställning till de enskilda förslagen för fortsatt hantering. 3.2.3 Kvalitetssäkra de tjänster som levereras av kompletterande aktörer För att förbättra kontrollen och uppföljningen av de kompletterande aktörerna, har Arbetsförmedlingen utvecklat en myndighetsgemensam modell för uppföljning av upphandlade avtal och leverantörer. Under 2014 kommer denna modell att införas i hela myndigheten och resurserna för leverantörsuppföljning kommer att utökas både centralt och inom marknadsorganisationen. Myndigheten genomför en förstudie rörande ett nytt verktyg för tjänsteleverantörsuppföljning som beräknas vara färdigställt första halvåret 2014. 3.2.4 Förbättra styrningen av utvecklingsverksamheten Arbetsförmedlingens förmåga att utveckla myndigheten, till exempel vad gäller att implementera och genomföra nya uppdrag samt utveckla IT-infrastrukturen, har en påverkan på myndighetens förmåga att bedriva verksamheten. Arbetsförmedlingen ska under 2014 ta fram en övergripande strategi för utveckling av myndigheten. Ett utskott till ledningsgruppen har inrättats med myndighetens biträdande generaldirektör som ordförande. I arbetsordningen har ansvaret för att säkerställa att utvecklingsverksamheten bedrivs utifrån myndighetens strategiska inriktning och att prioriteringar sker utifrån ett helhetsperspektiv tydliggjorts. För att öka ledningens möjligheter till prioritering av nya utvecklingsprojekt kommer former och rutiner för beräkning av nytta och effekter fortsätta att utvecklas. För att skapa förutsättningar för väl genomförda utvecklingsprojekt ser myndigheten ett behov av att förstärka kompetens och öka resurserna för att genomföra utvecklingsprojekt. Hur och i vilken omfattning detta ska genomföras är ännu inte fastställt, men det kan exempelvis handla om utbildningsinsatser, mentorstöd, att utöka antalet projektledare och att förstärka utvecklingsprojekten med externt stöd vid tillfälliga arbetstoppar. 3.2.5 Förbättra införandet av utvecklingsinsatser Arbetsförmedlingen har under det senaste året uppmärksammat att alla utvecklingsprojekt inte har implementerats på ett bra sätt i myndigheten. För att öka myndighetens handlingsutrymme att vidta nödvändiga åtgärder, ska Arbetsförmedlingen tydligare koppla planering av reform- och regeländringar till myndighetens

Sida: 17 av 38 leveranskapacitet och de konsekvenser som införandet kan medföra. Genom att bedriva tidiga utvecklingsaktiviteter i form av förstudier, ökar möjligheten att skapa bra beslutsunderlag inför start av större projekt. Arbetsförmedlingen har fattat ett beslut om att inrätta en central förändrings- och införandeorganisation för att säkerställa att implementeringen av nya utvecklingsprojekt kommer att fungera tillfredsställande. I syfte att skapa en överblickbar plan över vilka förändringar som ska implementeras och när, utvecklar nu Arbetsförmedlingen arbetet med releaseplaner. För att säkerställa ett framgångsrikt införande i verksamheten ska slutanvändarna involveras tidigare i utvecklingsarbetet och utbildning och stöd i samband med införandet kommer att stärkas. 3.2.6 Öka beredskapen för att hantera störningar i myndighetens ITsystem I årsredovisningen lyfter Arbetsförmedlingen brister i beredskapen för att hantera störningar i myndighetens kritiska IT-system. Arbetsförmedlingens internrevision har i sina granskningar gjort iakttagelser avseende myndighetens förmåga och beredskap för att hantera avbrott i verksamheten, vilket även inkluderar avbrott i myndighetens ITsystem. Arbetsförmedlingen har tagit fram kontinuitetsplaner på förvaltningsobjektsnivå. I syfte att säkerställa att Arbetsförmedlingens samtliga verksamheter kan hanteras även vid eventuella störningar, har myndigheten fastställt ett enhetligt metodstöd för hur kontinuitetsplaner fortsättningsvis ska tas fram och dokumenteras. Arbetsförmedlingen har genomfört ett arbete för att identifiera myndighetens kritiska verksamheter och därmed stärka myndighetens förmåga att hantera störningar i verksamheten. I nästa steg ska dessa kritiska verksamheter fastställas för att arbetet med att definiera de systemstöd som stödjer dessa kritiska verksamheter ska kunna påbörjas. Myndigheten avser att därefter identifiera den IT-infrastruktur som ingår i dessa systemstöd. Internrevisionen rekommenderar också Arbetsförmedlingen att klargöra innehåll och servicenivåer i de IT-tjänster som myndigheten tillhandahåller internt och externt. Arbetsförmedlingen fortsätter arbetet med att ta fram tjänstebeskrivningar och tydliggöra servicenivån för dessa tjänster, vilket sker med dokumenterade överenskommelser inom myndigheten. Dock återstår en del arbete för att internrevisionens rekommendation ska anses vara omhändertagen. En förutsättning för att kunna slutföra arbetet är att ansvaret för vissa tjänster tydliggörs. I syfte att ytterligare stärka Arbetsförmedlingens driftsäkerhet planerar myndigheten ett byte av datorhall.

Sida: 18 av 38 4. Diskussion Arbetsförmedlingen har under de senaste åren bedrivit ett arbete för att bygga upp ett system och skapa en struktur för arbetet med myndighetens interna styrning och kontroll. Detta långsiktiga arbete har resulterat i att myndigheten nu har genomarbetade modeller och processer för arbetet med den interna styrningen och kontrollen. En förutsättning för att denna uppbyggda struktur ska leda till förbättringar av verksamheten är att denna används i styrning och uppföljning av myndigheten, att det finns en riskmedvetenhet som genomsyrar hela verksamheten och att identifierade brister och risker leder till åtgärder som följs upp och utvärderas. kontroll ska inte ses som ett sidospår som ska hanteras vid sidan av den verkliga styrningen och uppföljningen av verksamheten. Under det senaste året har därför myndighetens utveckling av processen för intern styrning och kontroll fokuserat på att integrera arbetet med riskhantering och den årliga utvärderingen med myndighetens övriga styrning och uppföljning. Styrelsen har i samband med undertecknandet av årsredovisning 2013 gjort bedömningen att ett antal brister föreligger inom myndigheten. Bristerna har identifierats i den utvärdering som myndigheten själv genomfört av verksamheten. Arbetsförmedlingen ser denna ökade transparens som en förutsättning för att myndighetens ledning ska kunna ta sitt ansvar enligt 3 i myndighetsförordningen (2007:515) och en utgångspunkt för att kunna bedriva ett förbättringsarbete inom området. Arbetsförmedlingens verksamhet granskas löpande av den egna internrevisionen, externa granskare och andra externa aktörer. Därför är det viktigt att fortsätta samarbetet med myndighetens internrevisionsfunktion och hantera externa granskningar för att löpande följa upp och utvärdera det förbättringsarbete som nu har påbörjats inom myndigheten. Vid nästa återrapporteringstillfälle i samband med årsredovisningen 2014, kommer Arbetsförmedlingen att redovisa vilka insatser myndigheten har genomfört för att fortsatt förbättra den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten. Arbetsförmedlingen kommer vid detta tillfälle också att redovisa resultatet av de uppföljningar som har gjorts under året vad gäller uppföljningen av de prioriterade riskerna och de aktiviteter som myndigheten beslutat att vidta för att åtgärda de identifierade bristerna.

Sida: 19 av 38 BILAGA 1 Bilaga 1 Utdrag ur Arbetsförmedlingens årsredovisning 2013 kontroll I förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll definieras intern styrning och kontroll som den process som syftar till att myndigheter med rimlig säkerhet fullgör de krav på effektivitet, regeltillämpning, tillförlitlig och rättvisande rapportering samt krav på god hushållning som framgår av myndighetsförordningen (2007:515). Arbetsförmedlingen är en av de myndigheter som har att följa förordningen om intern styrning och kontroll. I enlighet med förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag ska Arbetsförmedlingens styrelse dessutom i samband med att årsredovisningen undertecknas göra en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen inom myndigheten är betryggande. Grundtanken i förordningen om intern styrning och kontroll är att all verksamhet ska planeras, styras och följas upp med beaktande av de grundläggande momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och det som framkommer av den dokumentation som upprättas. Modell för arbetet med intern styrning och kontroll Sedan förordningen om intern styrning och kontroll infördes, har Arbetsförmedlingen arbetat systematiskt med intern styrning och kontroll. COSO-modellen, som är den modell som ligger till grund för lagstiftningen inom området intern styrning och kontroll och som också är den mest internationellt accepterade modellen, har fastställts som gemensam modell för myndighetens arbete med intern styrning och kontroll. COSOmodellen ska ses som ett ramverk som består av fem komponenter: kontrollmiljö riskanalys kontrollåtgärder information & kommunikation uppföljning & utvärdering

Sida: 20 av 38 BILAGA 1 För att tydliggöra vilka krav som ställs inom Arbetsförmedlingen vad gäller myndighetens arbete med intern styrning och kontroll, har en intern instruktion avseende detta arbete tagits fram. Arbetsförmedlingen har tagit fram en modell för riskhantering och implementerat en riskhanteringsprocess som fångar de risker som har identifierats i verksamheten. Myndigheten har också systematiserat arbetet med att ta fram ändamålsenliga åtgärder som ska eliminera eller minimera de identifierade riskerna, samt strukturerat uppföljningen av myndighetens arbete med den interna styrningen och kontrollen. I och med detta systematiska arbete med riskhantering, som ovan har beskrivits, är nu processerna för intern styrning och kontroll en del av verksamhetsplaneringsprocessen och en integrerad del av myndighetens styrning. Modell och metod för utvärdering av den interna styrningen och kontrollen Arbetsförmedlingen har tagit fram en modell för att kunna utvärdera den interna styrningen och kontrollen inom myndigheten på ett systematiskt sätt. Utvärderingen syftar till att ge Arbetsförmedlingens styrelse en samlad bild av myndighetens arbete när det gäller olika delar i kontrollsystemet. Utifrån denna information gör styrelsen sin bedömning och ges också möjlighet att ställa krav och sätta mål på Arbetsförmedlingens nivå på arbetet med den interna styrningen och kontrollen. Den modell för utvärdering av den interna styrningen och kontrollen som har fastställts för att bedöma Arbetsförmedlingens arbete inom området, bygger på COSO-modellens fem komponenter, och för var och en av de fem komponenterna i COSO-modellen har underliggande bedömningsområden fastställts. Arbetsförmedlingen har valt att använda tre bedömningsnivåer vid utvärdering av den interna styrningen och kontrollen: bristfällig, grundläggande och etablerad nivå. Den årliga utvärderingen baseras på fortlöpande uppföljningar, utvärderingar och rapporteringar av verksamheten, internrevisionens granskningar samt granskningar och yttranden från externa granskare. Arbetsförmedlingen genomförde under hösten 2013 en intern uppföljning i form av en enkätundersökning, där ett urval av myndighetens chefer och medarbetare besvarade ett antal frågor i syfte att belysa vad som fungerar bra inom Arbetsförmedlingen och vad myndigheten framöver behöver förändra för att förbättra den interna styrningen och kontrollen.

Sida: 21 av 38 BILAGA 1 Resultat av utvärderingen 2013 Arbetsförmedlingen har utvärderat myndighetens interna styrning och kontroll 2013. Resultatet av utvärderingen presenteras nedan. Redogörelsen följer COSO-modellens indelning. Kontrollmiljö En väl fungerande kontrollmiljö är grundläggande för framgång i arbetet med att åstadkomma en betryggande intern styrning och kontroll. För att åstadkomma en väl fungerande kontrollmiljö krävs strukturer och ansvar för en god intern styrning och kontroll, att medarbetarna har förutsättningar och kompetens att utföra sina arbetsuppgifter samt att myndighetens styrande och stödjande dokument stödjer ett effektivt, enhetligt och rättssäkert arbetssätt. En förutsättning är också att ledningen i sin styrning av verksamheten visar att dessa områden är viktiga. Arbetsförmedlingen upprättar årligen en verksamhetsplan för myndigheten. I verksamhetsplaneringsprocessen ingår budgetering och medelsfördelning, utvecklingsportfölj, riskhantering, kompetensplanering samt myndighetens balanserade styrkort. Under 2013 har Arbetsförmedlingen bedrivit ett arbete för att integrera framförallt budgetering, utvecklingsportfölj och riskhantering i myndighetens verksamhetsplanering. Arbetet fortsätter med att integrera framtagningen av styrkortsmått och målnivåer, att stärka den strategiska kompetensplaneringen samt att utveckla formerna för uppföljning av verksamheten. Med syfte att säkerställa att utvecklingsverksamheten ligger i linje med myndighetens uppdrag, utvecklingsstrategi och prioriteringar, har arbetet med utvecklingsportföljen utvecklats under 2013. Myndigheten har svårigheter att säkerställa att förvaltnings-, utvecklings- och IT-verksamhet bedrivs utifrån ett helhetsperspektiv, samt att säkerställa att kapacitet finns för den lokala implementeringen. Beredning och beslut i den här typen av frågor har ofta en direkt påverkan på myndighetens förmåga att genomföra sitt uppdrag. Ett utskott till ledningsgruppen har inrättats för att säkerställa att prioriteringen sker utifrån myndighetens övergripande strategiska inriktning. Införandekapacitet hos mottagaren har införts som en parameter vid portföljplaneringen. Former och rutiner för beräkning av nytta och effekter av utvecklingsverksamheten kommer att fortsätta utvecklas. Arbetsförmedlingen har gjort iakttagelsen att det interna utbudet av utbildningar inte till fullo tillgodoser Arbetsförmedlingens kompetensbehov utifrån myndighetens uppdrag. Det utökade förvaltningsanslaget för 2012 möjliggjorde nyanställning av över 2 700 medarbetare. Denna omfattande rekrytering ställde höga krav på den interna

Sida: 22 av 38 BILAGA 1 utbildningsproduktionen och den introduktion nya medarbetare fick på de lokala kontoren, vilket kan vara en av orsakerna till glappet mellan behovet och utbudet av internutbildningar. Arbetsförmedlingen har inlett en översyn av basutbildningen för nyanställda, vilket beskrivs under kapitlet Kompetensförsörjning. Under året har en omfattande kartläggning av chefernas kompetens genomförts. Kartläggningen visar på ett utvecklingsbehov. Under 2014 kommer Arbetsförmedlingens utbud av kompetenshöjande insatser för chefer därför att förstärkas för att möta det utvecklingsbehov som kartläggningen visar. Interna och externa granskningar av Arbetsförmedlingens verksamhet under 2013, visar på brister i kunskapen om, och tillämpningen av, myndighetens dokument- och akthantering. Bland annat görs iakttagelsen att handläggarstöd ibland saknas eller inte ger en sammanhållen information om vad som krävs för en fullgod dokumentation. Även personalens kunskaper om och förståelse för grundläggande förvaltningsrätt lyfts fram som en orsak till bristerna. Arbetsförmedlingen tar allvarligt på de signaler som granskningarna pekar på och kommer att se över de interna utbildningarna samt de styrande och stödjande dokument som finns generellt inom förvaltningsrätt och specifikt för dokument- och akthantering. Brister i Arbetsförmedlingens styrande och stödjande dokument är en återkommande synpunkt i internrevisionens granskningar. Interna uppföljningar visar att styrande och stödjande dokument inte revideras löpande i enlighet med Arbetsförmedlingens styrande dokument vid förändringar. Ett exempel är Arbetsförmedlingens arbetsordning som publicerades på intranätet först sex månader efter en större förändring i organisationen. Utifrån detta resultat behöver Arbetsförmedlingen utreda inom vilka områden myndigheten saknar eller behöver förbättra de interna instruktionerna och handläggarstöden. Bedömning av kontrollmiljö Utvärderingen av Arbetsförmedlingens kontrollmiljö visar på brister i det förebyggande arbetet med att säkerställa en korrekt tillämpning av lagar, förordningar och interna styrande och stödjande dokument. Bristerna som har identifierats är brister i att säkra att medarbetare får utbildning och har kompetens inom de områden som krävs för en rättssäker handläggning, brister i styrande och stödjande dokument för att stödja detta samt brister i styrningen av verksamheten för att ge medarbetaren stöd för att prioritera en rättssäker handläggning. Utvärderingen visar även på brister i styrning av utvecklingsverksamheten för att säkerställa att förvaltnings-, utvecklings- och IT-verksamheten bedrivs utifrån ett

Sida: 23 av 38 BILAGA 1 helhetsperspektiv, samt brister i att säkerställa att kapacitet finns för implementering i verksamheten. Riskanalys Riskanalyser syftar till att ge organisationers ledningar ett säkrare beslutsunderlag för prioritering av insatser som ska reducera de risker som negativt kan påverka verksamhetens förutsättningar att uppnå fastställda mål samt för att upprätthålla kraven på rättssäkerhet, effektivitet och en rättvisande redovisning och rapportering. Under 2013 har Arbetsförmedlingen ytterligare integrerat riskanalysarbetet i myndighetens löpande planering och uppföljning. Inför verksamhetsplan 2014 har ett utökat samarbete med internrevisionen genomförts, där även de risker som internrevisionen har identifierat har utgjort underlag till Arbetsförmedlingens riskanalys på myndighetsnivå. Arbetsförmedlingen ser ett behov av att öka det systematiska arbetet med riskanalyser på underliggande organisatoriska nivåer och att skapa en förståelse och acceptans för riskanalysarbetet inom myndigheten. Internrevisionens granskning av Arbetsförmedlingens riskanalysprocess visar att internrevisionen ser positivt på att riskanalysen har samordnats med verksamhetsplaneringen. Internrevisionen lyfter dock ett behov av att samordna den myndighetsövergripande riskanalysen med de övriga förordningsstyrda riskanalyserna för att identifiera samordningsvinster. Utifrån internrevisionens rekommendation har riskanalysprocessen setts över och arbetet har resulterat i ett reviderat handläggarstöd, som tydliggör när riskanalyser ska genomföras och hur arbetet kan samordnas utifrån de krav på riskanalyser som finns i ett antal förordningar. Utöver den årliga riskanalysen som Arbetsförmedlingen genomför i samband med verksamhetsplaneringen, ska myndigheten även genomföra riskanalyser inför större förändringar. Erfarenheter under året visar att Arbetsförmedlingen behöver förstärka arbetet med att skapa förståelse och acceptans samt planera för utbildning och stöd i samband med införandet av förändringar. En framgångsfaktor i detta arbete är att tidigare i processen involvera slutanvändaren av exempelvis nya systemstöd. Detta skulle öka handlingsutrymmet för åtgärder som kan reducera eller eliminera riskerna, säkerställa att förändringen sker på ett kontrollerat sätt och tillse att förändringen ger avsedd effekt. Risk- och konsekvensanalyser kan också ge Arbetsförmedlingen ett bättre underlag för dialog med myndighetens uppdragsgivare inför nya uppdrag. Under 2013 förändrades Arbetsförmedlingens systemstöd och arbetsmetoder för att säkerställa att myndigheten lever upp till kraven om kundernas personliga integritet i enlighet med personuppgiftslagen. Processen för att införa dessa förändringar påbörjades

Sida: 24 av 38 BILAGA 1 tidigt, involverade olika funktioner inom myndigheten och information om förändringarna gavs löpande till samtliga medarbetare. Dessa goda erfarenheter ligger till grund för att Arbetsförmedlingen nu inrättar en central förändrings- och införandeorganisation med förankring i Arbetsförmedlingens marknadsorganisation. Bedömning av riskanalys Utvärderingen av Arbetsförmedlingens arbete med riskanalyser visar att det finns en uppbyggd struktur för att identifiera risker inom verksamheten samt att värdera, hantera och följa upp risker på övergripande nivå. Arbetsförmedlingens arbete med risk- och konsekvensanalyser inför mottagandet av nya uppdrag har visat på brister, vilket påverkat införandet av förändringar negativt. Kontrollåtgärder Med kontrollåtgärder, eller förbättringsåtgärder, avses de aktiviteter som vidtas i syfte att hantera de risker som inte kan accepteras, utan som kräver någon form av åtgärd för att myndighetens uppgifter ska kunna genomföras med ett tillfredsställande resultat. Arbetsförmedlingen tar fram åtgärder, utser ansvarig för åtgärdernas genomförande och fastställer en tidplan för när åtgärderna ska vara genomförda för de risker som inte kan accepteras på myndighetsövergripande nivå. Åtgärderna följs upp genom den löpande uppföljningen av verksamheten. På underliggande organisatoriska nivåer behöver uppföljningen av åtgärder kopplat till identifierade risker förbättras. För att utveckla arbetet med kontrollåtgärder kopplat till risken för felaktiga utbetalningar, bidragsbrott och bedrägerier, har ett förbättringsarbete bedrivits på Arbetsförmedlingen. Detta beskrivs mer utförligt under avsnittet Arbetet med att motverka felaktiga utbetalningar, bidragsbrott och bedrägerier. Arbetsförmedlingen behöver utveckla arbetet för att förhindra felaktiga utbetalningar genom att säkerställa en korrekt intern handläggning samt öka riskmedvetenheten om bidragsbrott, bedrägerier och interna oegentligheter. Kontrollåtgärder för att säkerställa regelefterlevnad finns på flera nivåer inom myndigheten. En nationell kontroll av handläggningen av lönebidrag har initierats under året. De brister som identifierades har lett till åtgärder både lokalt och nationellt. Kontrollen av de leverantörer som levererar kompletterande arbetsförmedlingstjänster har under året visat på brister. Detta har föranlett en utveckling för att förstärka kontrollen och uppföljningen av kompletterande aktörer. Samordningen av kontrollarbetet för att identifiera och åtgärda brister av strukturell karaktär som finns inom olika ansvarsområden kan förbättras. Internrevisionen har i sina